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Prüfungsakte (früher: Dokumente für Studierende)

In dieser Seite findet sich die digitale Prüfungsakte für Studierende. Aktuell - Stand August 2022 - befindet sich die Prüfungsakte im Pilotbetrieb und die Möglichkeit Dokumente hochzuladen soll nur von den Prüfungsämtern genutzt werden, die an der Pilotphase teilnehmen. Geplant ist ab Dezember 2022 die Prüfungsakte generell verfügbar zu machen. Die zuvor bereits vorhandenen Funktionen wie der Abruf und die Veröffentlichung von im System generierten Transcripts, Zeugnissen und Urkunden sowieso Diploma Supplements bleiben natürlich für alle nutzbar.

Generelle Hinweise

Ziel der digitalen Prüfungsakte ist es alle Dokumente und Informationen aufnehmen und langfristig archivieren zu können, die zur ordnungsgemäßen Führung der Prüfungsakte gehören. Generelle Hinweise zur Prüfungsakte finden sich im Hilfeportal für Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt. Die digitale Prüfungsakte wird dabei einheitliche Verfahren zum Teilen entsprechender Dokumente innerhalb eines Prüfungsamt schaffen, den Datenschutz und die Datensicherheit auf ein sehr hohes Niveau bringen und soll alle für die Aufgabenerfüllung im Prüfungsamt relevanten Informationen in der Prüfungsverwaltung verfügbar machen.

Die Dokumente der Prüfungsakte können dabei auf zwei Arten entstehen:

1. Dokumente, die von der Prüfungsverwaltung selbst generiert werden (Transcripts, Zeugnisse und Urkunden, Diploma Supplements)
2. Dokumente, die von Ihnen selbst hochgeladen werden (die neue Prüfungsaktenfunktion)

In Zukunft wird es noch weitere Dokumente geben, die von Studierenden oder Gutachter*innen hochgeladen wurden.

Freigabe von Dokumenten für Studierende

Dokumente können für die Studierenden über die Prüfungsakte verfügbar gemacht werden. In der aktuellen Version der Prüfungsakte gilt das nur für die im System generierten Transcripts, Zeugnisse und Urkunden sowieso Diploma Supplements. In Zukunft wird diese Option aber für weitere Dokumente verfügbar gemacht.

Die Verfügbarmachung von Dokumenten auf diesem Weg ist datenschutzkonform, da die Dokumente nur für die jeweiligen Studierenden abrufbar sind. Die Datenübertragung ist auch jederzeit verschlüsselt, im Gegensatz etwa zu einem Versand per E-Mail. Zusätzlich dokumentiert die Prüfungsakte welche Dokumente Studierenden verfügbar gemacht wurden, so dass hier nachvollziehbar bleibt welche Dokumente verfügbar gemacht wurden.

Studierende können auf die Dokumente nur so lange zugreifen, wie sie grundsätzlich auf die BIS-Prüfungsverwaltung Zugriff haben. Dies ist nach heutigem Stand noch 6 Monate nach der Exmatrikulierung der Fall.

Dokumentenerstellung 1: Erzeugung durch die Prüfungsverwaltung

Die Erzeugung dieser Dokumente wird auf den Seiten für die Bearbeitung der Transcripts, der Diploma Supplements und der Zeugnisse und Urkunden angestoßen.

Bei der Generierung der Diploma Supplements werden immer gleich zwei Dokumente erzeugt, eines in deutscher und eines in englischer Sprache. Bei der Generierung der Zeugnisse und Urkunden werden bis zu 5 Dokumente auf einmal erzeugt. Bei den Transcripts müssen hingegen die deutsch- und englischsprachigen Version bei Bedarf separat erzeugt werden.

Die erzeugten Dokumente erhalten automatisch einen Namen, der sich auf die enthaltenen Studiengänge bezieht, sowie den Zeitpunkt ihrer Generierung.

Berechtigungen bei erzeugten Dokumenten

Auch wenn die Seite mit den abgespeicherten Dokumenten für alle Prüfungsämter zugänglich ist, die die grundsätzlichen Rechte zum Zugriff auf die Transcripts haben, unterliegt die Erzeugung und Bearbeitung dieser Dokumente strikteren Regelungen:

1. Es sind nur Transcripts speicherbar, die eine gültige Erfüllung eines Studiengangstyps - also einer entsprechenden Auswahl von Fächern - darstellen. Dies impliziert u.a., dass sich Studiengänge aus dem alten und dem neuen Modell in den abgespeicherten Dokumenten nicht mischen lassen. Auch sind dadurch Transcripts mit Fächern unterschiedlicher Abschlüsse unmöglich. Semestertranscripts gehorchen dabei den gleichen Regeln wie Transcripts nach Modulen.
2. Die Rechte an einem Dokument hat nur das federführende Prüfungsamt, welches über die in dem Dokument steckenden Fächer ermittelt wird.
3. Auch Diploma Supplements können nur vom federführenden Prüfungsamt gespeichert werden.
4. Das Prüfungsamt, welches die Rechte an der Bearbeitung eines Studienabschlusses hat - also das federführende Prüfungsamt bzw. das Prüfungsamt, in dessen Fach die Abschlussarbeit geschrieben wurde - hat auch die Rechte für die Erzeugung von Zeugnissen und Urkunden.

Veröffentlichung von generierten Dokumenten

Neu erzeugte Dokumente sind zunächst nicht für die Studierenden sichtbar, sie müssen explizit freigeben werden. Bei den Dokumenten, bei denen eine Veröffentlichung möglich ist, findet sich dazu ein entsprechender Schalter. Siehe hier auch den folgenden Abschnitt über das automatische Zurückziehen von Dokumenten gleichen Typs.

Mit der Veröffentlichung eines Dokuments können Studierende dieses sofort in ihrer eigenen Sicht aufrufen und speichern.

Zur Information von Studierenden über bereitgestellte Dokumente können Sie die E-Mail-Funktion nutzen, die Sie auf der Studierendendetailseite finden.

Nicht alle Dokumentenarten können für die Studierenden sichtbar gemacht werden, z. B. sind die Zeugnisse und Urkunden nicht für eine Veröffentlichung gedacht, da sie nur die Textbestandteile enthalten, aber keine Elemente des Corporate Designs. Hier findet sich daher keine Funktion zur Veröffentlichung.

Zurückziehen von generierten Dokumenten

Einmal freigegebene Dokumente können nicht mehr gelöscht werden, sie lassen sich aber aus der Sicht der Studierenden wieder zurückziehen. Bei den Dokumenten findet sich dazu ein entsprechender Schalter.

Ein vollständiges Archiv der veröffentlichten Dokumente

Da einmal veröffentlichte Dokumente nicht mehr gelöscht werden können, stellt die Dokumentenablage ein vollständiges Archiv aller jemals an Studierende ausgegebenen Dokumente dar. Als Prüfungsamt können Sie auch zurückgezogene Dokumente herunterladen und noch einmal einsehen.

Dokumente wie Zeugnisse und Urkunden, die nicht veröffentlich werden, lassen sich im Prinzip immer löschen. Hier sollte aber nur dann gelöscht werden, wenn die entsprechenden Dokumente nie an Studierenden ausgegeben wurden, damit die Funktion dieser Seite als Archiv wirksam werden kann.

Automatisches Zurückziehen von generierten Dokumenten gleichen Typs

Wenn neue Versionen eines bestimmten Dokuments freigegeben werden, so werden automatisch alle anderen Dokumente des gleichen Typs zurückgezogen, so dass Studierende immer nur ein Dokument - im Normalfall das aktuellste - eines Typs sehen. Dies lässt sich aber durch manuelle Eingriffe ändern.

Bei Dokumenten in deutsch- und englischsprachigen Versionen - insbesondere den Transcripts - muss ggf. darauf geachtet werden, dass beide Versionen den Studierenden mit dem gleichen Stand zur Verfügung gestellt werden.

Dokumentenerstellung 2: Hochladen von Dokumenten durch das Prüfungsamt

Mit der Einführung der Prüfungsaktenfunktion wird die Option ergänzt manuell Dateien in der Prüfungsverwaltung abzulegen. Diese Dokumente ergänzen die generierten Dokumente und unterscheiden sich in bestimmten Punkten deutlich von diesen:

• Beim Hochladen einer Datei in die Akte über den Schalter Neues Dokument hinzufügen müssen Informationen über das Dokument angegeben werden, z. B. auf welchen Studiengang es sich bezieht, da die Prüfungsverwaltung diese Informationen nicht selbstständig ermitteln kann. Über die Kategorien, denen die Dokumente zugeordnet werden, entstehen Zwischenüberschriften in der Prüfungsaktenseite
• Die Dokumente können nachträglich bearbeitet werden und es lassen sich sowohl die Angaben über das Dokument wie auch die Datei selbst verändern / korrigieren
• Es gibt eine Detailansicht der Dokumente, in der sich insbesondere auch der Bearbeitungsverlauf einsehen lässt und auch frühere Versionen der Dokuments später abrufen lassen
• Gelöschte Dokumente werden nicht vollständig gelöscht, sondern landen im Papierkorb. Dort lassen sie sich auch wieder herstellen

Die hochgeladenen Dokumente werden ggf. gemeinsam mit den generierten Dokumenten gezeigt, wenn sie in den Kategorien der Transcripts, Zeugnisse und Urkunden oder Diploma Supplements eingeordnet werden. Sie haben allerdings zusätzliche Optionen um zur Detail- und Bearbeitungsseite gelangen zu können. Die Optionen zur Veröffentlichung sind aktuell noch nicht verfügbar, da die Sicht der Studierenden auf diese Dokumente noch nicht existiert.

Berechtigungen bei hochgeladenen Dokumenten

Im Gegensatz zu den generierten Dokumenten - siehe oben - ist der Zugriff auf hochgeladene Dokumente generell nicht für verschiedene Prüfungsämter möglich, sondern nur für das Prüfungsamt, welches sie hochgeladen hat. Genauer gesagt werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt, die

• einem Studiengang oder
• einer Einrichtung

zugeordnet sind, für die Sie Berechtigungen in der Prüfungsverwaltung besitzen. Für unterschiedliche Prüfungämter sieht damit die Prüfungsakte der gleichen Matrikelnummer ggf. ganz unterschiedlich aus, da in jedem Bereich nur die eigenen Dokumente sichtbar sind.