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Dokument in der Prüfungsakte anlegen und bearbeiten

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Dokuments in der Prüfungsakte sind eine Reihe von Angaben über das jeweilige Dokument notwendig. Diese Angaben strukturieren die ggf. zahlreichen Dokument in der Akte einer*s Studierenden und ermöglichen es auch Vorgänge zu dokumentieren:

Datei (Pflichtfeld)

Hier wählen Sie die Datei aus, die Sie in der Akte ergänzen wollen. Hier gibt es Beschränkungen beim Format (aktuell sind nur PDF Dateien erlaubt) und bei der maximalen Größe (der Wert wird Ihnen in der Seite angezeigt)

Es ist möglich per Drag and Drop Dateien in die Seite zu ziehen, Sie müssen die Datei dabei genau über dem 'Datei auswählen'-Schalter fallen lassen

Sie können die Datei an einem Dokument der Prüfungsakte austauschen, z. B. wenn ein erster Scan nicht gut genug war. Die früheren Versionen der Datei bleiben dabei über den Verlauf erreichbar

Titel des Dokuments (Pflichtfeld)

Der Dokumententitel wird in der Übersicht der Dokumente einer Prüfungsakte gezeigt und sollte so weit aussagekräftig sein, dass Sie oder Ihre Kolleg*innen auch ohne das Dokument zu öffnen erkennen können worum es sich handelt

Nicht notwendig ist es in den Titel das Datum einzuarbeiten oder Name und Matrikelnummer, da diese Angaben separat gespeichert und an den entsprechenden Stellen angezeigt werden

Kategorie (Pflichtfeld)

Über die Kategorie werden die Dokumente innerhalb einer Prüfungsakte untergliedert, sie ist also eine wichtige Eigenschaft um thematisch verwandte Dokumente gemeinsam in der Prüfungsakte einer*s Studierenden zeigen zu können

Zum Start der Prüfungsakte ist eine eher kleine Anzahl von Kategorien eingerichtet worden, aber falls notwendig kann diese Liste über den BIS Support Erweiterungen erfahren

Hier finden sich auch die Kategorien, in denen die aus dem System heraus generierten Dokumente wie Transcripts einsortiert werden. Sie können diese Kategorien genauso verwenden wie alle anderen, wenn dies sinnvoll ist

Zuordnung Studienfach / Einrichtung (Pflichtfeld)

In dieser Liste sehen Sie die Studiengänge der*s Studierenden, für die Sie Berechtigungen besitzen, sowie die Fakultät(en) in Ihrem Zuständigkeitsbereich

Es muss entweder ein Studiengang oder eine Fakultät / Einrichtung gewählt werden, auf diese Weise bei dem Dokument dokumentiert in welchen Zuständigkeitbereich es gehört und in weiteren Ausbaustufen der Prüfungsakte kann diese Angabe für die Strukturierung der Dokumentenliste verwendet werden

Generell sollte - sofern verfügbar - das Dokument einen Studiengang zugeordnet werden und nicht nur der Fakultät, auf diese Weise können z. B. bei Studierenden, die sowohl ein Bachelor- wie auch ein Masterstudium absolvieren entsprechende Dokumente getrennt dargestellt werden

Interne Beschreibung

Hier können Sie in großem Umfang Anmerkungen zu dem Dokument vornehmen, dabei kann die Wiki Formatierung verwendet, die einfache Strukturierungen und Hervorhebungen ermöglicht

Über die Beschreibung lassen sich auch laufende Vorgangsinformationen bei dem Dokument ergänzen, die Entwicklung dieser Dokumentation ist dabei über den Verlauf ggf. nachvollziehbar

Der Inhalt dieses Feldes wird Studierenden auch dann nicht gezeigt, wenn das Dokument der*dem Studierenden freigegeben wurde. Bitte bedenken Sie aber, dass solche Angaben etwa über Anfragen auf Informationsauskunft nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchaus den Betroffenen bekannt werden können

Datum (Pflichtfeld)

Das Datum wird bei der Anlage eines Dokuments auf den aktuellen Tag eingestellt. Hier soll das Datum eingestellt werden, an dem das Dokument erstellt wurde. Das Datum wird in der Übersicht der Dokumente prominent dargestellt und bei einem Abruf der Datei auch in dem automatisch generierten Dateinamen verwendet

Nach dem Speichern des Dokuments gelangen Sie auf die Dokumentendetailseite, in der Sie alle gerade getätigten Angaben sehen.