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Detailansicht eines Dokuments in der Prüfungsakte

In dieser Seite werden alle Informationen zu einem Dokument in der Prüfungsakte gezeigt.

Welche Dokumenteneigenschaften werden gezeigt

Eine Beschreibung der einzelnen Angaben findet Sie in der Hilfe zur Dokumentenbearbeitung.

In dieser Seite wird außerdem der automatisch generierte Dateiname gezeigt, der sich aus diesen Bestandteilen zusammensetzt:

• Datum in der Schreibweise Jahr, Monat, Tag
• Matrikelnummer
• Kategorie in einer Kurzform
• Interne ID, die den Dateinamen immer eindeutig macht

Der Name, den die Datei beim Hochladen hatte, spielt keine Rolle in der Prüfungsakte.

Zusätzlich werden am Ende der Seite noch diese Eigenschaften gezeigt, die aber für die tägliche Arbeit im Prüfungsamt nicht so relevant sind und eher technische Bedeutung haben:

Dokumenten-ID

Diese Zahl ist der systeminterne Schlüssel des Dokumentendatensatz. Bei Supportanfragen kann er genutzt werden um eindeutig zu klären um welches Dokument es geht

Prüfsumme der Datei

Diese lange Zeichenkette auf Buchstaben und Zahlen ist eine sogn. Prüfsumme der Datei, die zu dem Dokument gehört. Die Prüfsumme kann verwendet werden um zu validieren, dass die Datei in genau der gleichen Form im System gespeichert ist, in der sie hochgeladen wurden

Die Prüfungsverwaltung verwendet dabei heute eine Prüfsume im SHA-256 Format. Wenn Sie mit einem entsprechenden Programm auf Ihrem PC diese Prüfsumme auf der Datei berechnen, die Sie hochgeladen haben, muss dabei genau der gleiche Wert herauskommen, der in der Prüfungsverwaltung gezeigt wird

Dateigröße

Die Größe der beim Dokument hochgeladenen Datei

Status der Verschlüsselung

Die Datei in der Prüfungsakte werden im System verschlüsselt abgelegt. Die Verschlüsselung geschieht dabei nach der ersten Prüfung auf potentiell gefährliche Dateiinhalte (Viren) und hier wird angezeigt ob die Verschlüsselung bereits erfolgt ist. Normalerweise geschieht dies innerhalb von wenigen Sekunden nach dem Hochladen einer Datei

Welche Aktionsmöglichkeiten habe ich auf der Seite

• Die zum Dokument gehörende Datei kann abgerufen werden
• Das Dokument kann in allen Eigenschaften bearbeitet werden
• Das Dokument kann in den Papierkorb gelegt werden
• Es ist möglich direkt ein neues Dokument anzulegen
• Eine Kopie des Dokuments kann für eine andere Matrikelnummer angelegt werden. Dabei werden alle Angaben übernommen außer der angehängten Datei. Diese Option ist vor allem dann hilfreich, wenn eine ganze Reihe von identischen Dokumenten für unterschiedliche Matrikelnummern hochgeladen werden sollen, die sich nur in der eingescannten Datei unterscheiden

Verlauf der Bearbeitung

Am Ende der Seite finden Sie den Verlauf der Bearbeitung des Dokuments. Hier gezeigt welche Veränderungen es gab, dabei werden manuelle Bearbeitungen durch Sie und andere Prüfungsamtmitarbeiter*innen gemeinsam gezeigt mit vom System erzeugten Einträgen zum Beispiel aus der Dateiverschlüsselung oder der Virusprüfung.

Bei jedem Eintrag wird in zusammengefasster Form beschrieben welche Änderungen oder Aktivitäten hier stattgefunden haben und wann und von wem sie ausgelöst wurden. Auch wenn bei der Zeitangabe nur der Tag angezeigt wird entspricht die Reihenfolge der Verlaufseinträge der Bearbeitungschronologie, die letzten Bearbeitungen werden dabei als erstes gezeigt und die ältesten am Ende.

Über den 'Details'-Link wird die Anzeige des jeweiligen Verlaufseintrags geöffnet. Über diese Detailseite können z. B. frühere Versionen der zum Dokument gehörenden Datei wieder aufgerufen werden.

Wie erreiche ich diese Seite

Die Detailseite eines Dokuments wird von der Prüfungsaktenseite aus erreicht.