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Detailansicht eines Dokuments in der Prüfungsakte

In dieser Seite werden alle Informationen zu einem Dokument in der Prüfungsakte gezeigt.

Welche Dokumenteneigenschaften werden gezeigt

Eine Beschreibung der einzelnen Angaben findet Sie in der Hilfe zur Dokumentenbearbeitung.

In dieser Seite wird außerdem der automatisch generierte Dateiname gezeigt, der sich aus diesen Bestandteilen zusammensetzt:

• Datum in der Schreibweise Jahr, Monat, Tag
• Matrikelnummer
• Kategorie in einer Kurzform
• Interne ID, die den Dateinamen immer eindeutig macht

Der Name, den die Datei beim Hochladen hatte, spielt keine Rolle in der Prüfungsakte.

Zusätzlich werden am Ende der Seite noch diese Eigenschaften gezeigt, die aber für die tägliche Arbeit im Prüfungsamt nicht so relevant sind und eher technische Bedeutung haben:

Dokumenten-ID

• Diese Zahl ist der systeminterne Schlüssel des Dokumentendatensatzes. Bei Supportanfragen kann er genutzt werden um eindeutig zu klären um welches Dokument es geht

Prüfsumme der Datei

• Diese lange Zeichenkette aus Buchstaben und Zahlen ist eine sogn. Prüfsumme der Datei, die zu dem Dokument gehört. Die Prüfsumme kann verwendet werden um zu validieren, dass die Datei in genau der gleichen Form im System gespeichert ist, in der sie hochgeladen wurden
• Die Prüfungsverwaltung verwendet dabei heute eine Prüfsumme im SHA-256 Format. Wenn Sie mit einem entsprechenden Programm auf Ihrem PC diese Prüfsumme auf der Datei berechnen, die Sie hochgeladen haben, muss dabei genau der gleiche Wert herauskommen, der in der Prüfungsverwaltung gezeigt wird

Dateigröße

• Die Größe der beim Dokument hochgeladenen Datei

Status der Verschlüsselung

• Die Dateien in der Prüfungsakte werden im System verschlüsselt abgelegt. Die Verschlüsselung geschieht dabei nach der ersten Prüfung auf potentiell gefährliche Dateiinhalte (Viren) und hier wird angezeigt ob die Verschlüsselung bereits erfolgt ist. Normalerweise geschieht dies innerhalb von wenigen Sekunden nach dem Hochladen einer Datei

Virenscan

• Ebenfalls im Zuge des Hochladens einer Datei wird ein Virusscan ausgeführt. Dies dauert etwas länger als die Verschlüsselung, aber im Regelfall sollte 30-60 Sekunden nach dem Hochladen einer Datei das Ergebnis an dieser Stelle angezeigt werden
• Dies sollte im Normalfall der Text 'Virusscan durchgeführt, es wurden keine schädlichen Inhalte gefunden' sein gefolgt von dem Datum, an dem die letzte Überprüfung erfolgt ist
• Andere Hinweise werden gezeigt, wenn der Scanvorgang noch nicht abgeschlossen ist, oder wenn der Scan zu dem Ergebnis geführt hat, dass der Inhalt gefährlich sein könnte. In diesem Fall wird der Download der Datei unterbunden bis eine Überprüfung durch das BITS stattgefunden hat. In so einem Fall wenden Sie sich an den BIS Support, falls Sie die Datei vorher schon auf Ihrem Rechner geöffnet haben ist nun große Vorsicht notwendig

Welche Aktionsmöglichkeiten habe ich auf der Seite

• Die zum Dokument gehörende Datei kann abgerufen werden
• Das Dokument kann in allen Eigenschaften bearbeitet werden
• Das Dokument kann in den Papierkorb gelegt werden
• Wenn das Dokument der Abschlussarbeitenkategorie zugeordnet ist, wird ein direkter Link in die Seite aller Abschlussarbeiten neben dem Kategoriennamen angeboten

Neues Dokument anlegen / Massenfunktion

Sie finden zwei Möglichkeiten, um direkt hier das nächste Dokument in die Prüfungsakte zu laden:

'Neues Dokument hinzufügen'

• Dieser Schalter öffnet das Formular für die Anlage eines neuen Dokuments genauso, als wenn Sie von der Startseite der Prüfungsakte ausgehend ein neues Dokument erstellen
• Hier werden also die Formularfelder nur in geringem Umfang voreinstellt, siehe die Beschreibung der Bearbeitungsseite

Massenfunktion - 'Gleiches Dokument für Matrikelnummer anlegen'

• Legt eine Kopie des aktuellen Dokuments kann für eine Matrikelnummer an. Dabei werden alle Angaben übernommen außer der angehängten Datei. Diese Option ist vor allem dann hilfreich, wenn eine ganze Reihe von identischen Dokumenten für unterschiedliche Matrikelnummern hochgeladen werden sollen, die sich im wesentlichen in der eingescannten Datei unterscheiden
• Per Voreinstellung ist hier die Matrikelnummer der Person eingetragen, zu der das gerade gezeigte Dokument gehört. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie einen ganze Reihe von Dokumenten zu einer Person hochladen und dabei chronologisch und innerhalb der gleichen Kategorie vorgehen

Verlauf der Bearbeitung

Am Ende der Seite finden Sie den Verlauf der Bearbeitung des Dokuments. Hier gezeigt welche Veränderungen es gab, dabei werden manuelle Bearbeitungen durch Sie und andere Prüfungsamtmitarbeiter*innen gemeinsam gezeigt mit vom System erzeugten Einträgen zum Beispiel aus der Dateiverschlüsselung oder der Virusprüfung.

Bei jedem Eintrag wird in zusammengefasster Form beschrieben welche Änderungen oder Aktivitäten hier stattgefunden haben und wann und von wem sie ausgelöst wurden. Auch wenn bei der Zeitangabe nur der Tag angezeigt wird entspricht die Reihenfolge der Verlaufseinträge der Bearbeitungschronologie, die letzten Bearbeitungen werden dabei als erstes gezeigt und die ältesten am Ende.

Über den 'Details'-Link wird die Anzeige des jeweiligen Verlaufseintrags geöffnet. Über diese Detailseite können z. B. frühere Versionen der zum Dokument gehörenden Datei wieder aufgerufen werden.

Wie erreiche ich diese Seite

Die Detailseite eines Dokuments wird von der Prüfungsaktenseite aus erreicht.