PveditStudMail

Nachricht an Studierende*n senden

In dieser Seite können Sie aus der Prüfungsverwaltung heraus Nachrichten bzw. E-Mails an Studierende verschicken. Die E-Mails gehen dabei direkt in die Prüfungsakte ein, es ist also kein zusätzlicher Schritt zur Archivierung notwendig. Diese Funktion soll es Ihnen ermöglichen auf die Nutzung des normalen Mailprogramms im Kontext der Aufgaben eines Prüfungsamts in vielen Fällen zu verzichten und so helfen den Aufwand für das Führen der digitalen Prüfungsakte zu verringern. Die Funktion wurde parallel zur Serienmailfunktion im eKVV entwickelt und teilt sich Eigenschaften und Einstellungen mit ihr.

Schritt 1: Verfassen der E-Mail / Nachricht

Wenn Sie die Seite öffnen werden Ihnen zuerst die Eingabefelder für das Betreff und den Inhalt der E-Mail angeboten. Im Inhalt wird die Anrede für die Studierende/den Studierenden vorausgefüllt, dabei wird die (ggf. fehlende) Geschlechtsangabe berücksichtigt.

Hier tragen Sie zuerst den Inhalt der Nachricht ein. Es sind keine Formatierungen möglich, auch Anhänge können nicht mitgegeben werden. Das Versenden von Anhängen im personenbezogenen Daten sollte allerdings generell vermieden werden, siehe dazu den folgenden Abschnitt. Falls Sie Bedarfe bei der Formulierung der E-Mail haben, die sich hier nicht abdecken lassen, dann versenden Sie die E-Mail über Ihr normales Mailprogramm und nutzen dafür die auf der Detailseite der Studierenden angezeigte Aliasadresse.

Als drittes Feld wird die Eingabe einer Signatur ermöglicht, also eines Teils der E-Mail, der unabhängig vom konkreten Mailinhalt gleich bleibt. Der Inhalt, den Sie hier eintragen, wird in Ihren Einstellungen gespeichert und steht Ihnen beim nächsten Mal wieder zur Verfügung.

Umgang mit Anhängen

Mit der Einführung der Prüfungsakte wurde der in datenschutzrechtlicher Hinsicht bedenkliche Versand von Dokumenten mit sensiblen, personbezogenen Daten per E-Mail unnötig, die Dokumente können nun sicher auf dem Weg der Freigabe für die Studierenden übermittelt werden. Sie sollten daher beim Versand von Dokumenten so vorgehen:

• Zuerst laden Sie die Dokumente in die Prüfungsakte hoch und machen sie für die Studierenden sichtbar
• Auch wenn die Studierenden darüber eine automatische Benachrichtigung erhalten können Sie hier zusätzlich noch eine Nachricht versenden, um weitere Hinweise zu geben bzw. eine laufende Kommunikation abzuschließen

Angaben zur Prüfungsakte: Kategorie und Studiengang / Einrichtung

Analog zum Hochladen eines Dokuments in die Prüfungsakte müssen hier 2 Einstellungen vorgenommen werden und zwar die Kategorie und die Zuordnung zu einem Studiengang / einer Einrichtung.

Die Auswahl der Kategorie - z. B. 'Schriftverkehr' - wird in Ihren Benutzereinstellungen gespeichert und bei zukünftigen Aufrufen der Seite vorausgewählt.

Absenderdaten

Schließlich müssen Sie noch eintragen, unter welcher Absenderadresse und mit welchem Absendernamen die Mails verschickt werden sollen. Hier werden Ihre Daten aus dem PEVZ vorausgefüllt. Aber Sie können hier auch eine Funktionsmailadresse und einen Absendernamen wie 'Prüfungsamt XY' eingetragen. Um Fehleingaben zu verhindern wird hier geprüft, ob die Adresse grundsätzlich im PEVZ eingetragen ist. Zur Prüfung wird das gesamte PEVZ herangezogen, nicht nur Ihr Eintrag. Die verschickten E-Mails erhalten dann diese Adresse als Absenderadresse, so dass Antworten auf die E-Mail an dieser Adresse ankommen.

Auch Absendername und -adresse werden in Ihren persönlichen Benutzereinstellungen gespeichert, so dass Sie sie normalerweise nur ein einziges Mal eintragen müssen, bei der nächsten Verwendung der Funktion werden sie wieder automatisch eingetragen.

Mailkopie und weitere Empfänger*innen

Bei den Absenderdaten können Sie einstellen, ob Sie eine Kopie der verschickten E-Mail erhalten wollen. Wenn Sie diese Option wählen, dann wird eine Kopie der Mail an die eingetragen Absenderadresse geschickt. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn Sie auch in Ihrem E-Mailprogramm sehen möchten, welche E-Mails Sie verschickt haben.

Falls die E-Mail auch für weitere Empfänger*innen relevant ist, so können sie deren Adressen hier zusätzlich eintragen. Ein Beispiel könnten Gutachter*innen sein. Sie können mehrere Adressen eintragen, die Sie durch Komma oder Leerzeichen trennen. Achtung: Diese E-Mailadressen werden nicht weiter auf Korrektheit geprüft.

Schritt 2: Überprüfung und Versand

Vor dem Versand der E-Mail erhalten Sie eine Vorschau, die insbesondere zeigt, wie Mailinhalt und Signatur zusammengefügt aussehen und an welche Adressen die E-Mail in Kopie geht. Wenn Sie hier den Versand bestätigen, dann geht die E-Mail raus und wird direkt in die Prüfungsakte geschrieben. Dabei wird sie als sichtbar eingestellt, Studierende können die E-Mail also in ihrer Prüfungsakte noch einmal einsehen. Danach werden Sie auf die Detailseite des gerade generierten Dokuments geleitet. Hier können Sie ggf. noch Anpassungen vornehmen.

Aufbau der verschickten E-Mail

Die verschickte E-Mail ist an einer Stelle ungewöhnlich und zwar wird als AN-Adresse die Aliasadresse verwendet, die Sie auch auf der Studierendendetailseite sehen. In technischer Hinsicht wird die E-Mail aber direkt an die Adresse verschickt, die von der*dem Studierenden zu diesem Zeitpunkt im eKVV eingetragen ist. Hier ist also keine nachträgliche Freigabe der E-Mail erforderlich.

Aufbau des Eintrags in der Prüfungsakte

Der Prüfungsakteneintrag dokumentiert diese Teile der E-Mail:

• Betreff und Inhalt samt Signatur. Dem Betreff wird dabei der Text 'Nachricht:' vorangestellt, auf diese Weise lassen sich die archivierten E-Mails leicht in der Übersicht der Prüfungsakte erkennen
• Absenderadresse und -name
• An welche Adressen die E-Mail in Kopie ging, sofern Kopien verschickt wurden

Die Empfänger*innen werden mit ihrem Namen und ihrer Matrikelnummer dargestellt.

Wenn keine E-Mailadresse bekannt ist

Sollte der*die Studierende keine E-Mail-Adresse im eKVV eingetragen haben, so kann kein E-Mailversand durchgeführt werden. Die Seite zeigt dann direkt einen entsprechenden Hinweis.

Wie erreiche ich diese Seite

Sowohl in der Detailseite zu Studierenden wie auch in der Prüfungsakte finden sich Links in diese Funktion. In der Übersicht der Abschlussarbeiten einer*eines Studierenden führt der 'Studierende*n informieren' Schalter ebenfalls in diese Seite und füllt die E-Mail bereits weitgehend aus.

Der Zugriff ist dann möglich, wenn die Berechtigungen vorhanden sind für die jeweilige Matrikelnummer Dokumente in der Prüfungsakte anzulegen.