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[[Category:Prüfungsverwaltung der Prüfungsämter]]
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In dieser Seite findet sich die digitale Prüfungsakte für Studierende. Sie ist zum 1. Dezember 2022 in den Regelbetrieb gegangen und generell verfügbar. In der Prüfungsakte können damit nun zusätzlich zu den im System generierten Transcripts, Zeugnisse und Urkunde sowieso Diploma Supplements alle weiteren Dokumente digital abgelegt werden, die in eine Prüfungsakte gehören. Siehe dazu den folgenden Abschnitt:
In dieser Seite findet sich die digitale Prüfungsakte für Studierende. Sie ist zum 1. Dezember 2022 in den Regelbetrieb gegangen und generell verfügbar. In der Prüfungsakte können damit nun zusätzlich zu den im System generierten Transcripts, Diploma Supplements, Zeugnissen und Urkunden alle weiteren Dokumente digital abgelegt werden, die in eine Prüfungsakte gehören. Siehe dazu den folgenden Abschnitt:


== Generelle Hinweise ==
== Generelle Hinweise ==


Ziel der digitalen Prüfungsakte ist es alle Dokumente und Informationen aufnehmen und langfristig archivieren zu können, die zur ordnungsgemäßen Führung der Prüfungsakte gehören. Generelle [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/digiPruefAkte/ Hinweise zur Prüfungsakte finden sich im Hilfeportal für Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt]. Die digitale Prüfungsakte schafft dabei einheitliche Verfahren zum Teilen entsprechender Dokumente innerhalb eines Prüfungsamt, bringt den Datenschutz und die Datensicherheit auf ein sehr hohes Niveau und soll alle für die Aufgabenerfüllung im Prüfungsamt relevanten Informationen in der Prüfungsverwaltung verfügbar machen.
Ziel der digitalen Prüfungsakte ist es alle Dokumente und Informationen aufnehmen und langfristig archivieren zu können, die zur ordnungsgemäßen Führung der Prüfungsakte gehören. Generelle [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/digiPruefAkte/ Hinweise zur Prüfungsakte finden sich im Hilfeportal für Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt]. Die digitale Prüfungsakte schafft dabei einheitliche Verfahren zum Teilen entsprechender Dokumente innerhalb eines Prüfungsamt, bringt den Datenschutz und die Datensicherheit auf ein sehr hohes Niveau und soll alle für die Aufgabenerfüllung im Prüfungsamt relevanten Informationen in der Prüfungsverwaltung verfügbar machen.
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Die Dokumente der Prüfungsakte können dabei auf zwei Arten entstehen:  
Die Dokumente der Prüfungsakte können dabei auf zwei Arten entstehen:  


# Dokumente, die von der Prüfungsverwaltung selbst generiert werden (Transcripts, Zeugnisse und Urkunden, Diploma Supplements)
# Dokumente, die von der Prüfungsverwaltung selbst generiert werden (Transcripts, Zeugnisse, Urkunden und Rechtsbehelfsbelehrungen, Diploma Supplements)
# Dokumente, die von Ihnen selbst hochgeladen werden (die in 2022 ergänzte Prüfungsaktenfunktion)
# Dokumente, die von Ihnen selbst hochgeladen werden (die in 2022 ergänzte Prüfungsaktenfunktion)


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== Anzeige der Dokumente in der Prüfungakte ==
== Anzeige der Dokumente in der Prüfungakte ==


Der Hauptinhalt der Seite stellt die Auflistung der Akteninhalte dar. Die Dokumente werden dabei in zwei Ebenen gegliedert:
Der Hauptinhalt der Seite stellt die Auflistung der Akteninhalte dar. Die Dokumente werden dabei per Voreinstellung in zwei Ebenen gegliedert:


;Studienphase
;Studienphase
* Die erste Gliederungsebene wird durch die Studienphasen erzeugen, zu denen die Dokumente gehören. Die Studienphasen stammen aus den Studiengängen, zu denen ein Dokument gehört
* Die erste Gliederungsebene wird durch die Studienphasen erzeugt, zu denen die Dokumente gehören. Die Studienphasen stammen aus den Studiengängen, zu denen ein Dokument gehört
* Es findet dabei eine Einteilung ein in 'Bachelor', 'Staatsprüfung', 'Master of Arts / Science', 'Master of Education', 'Promotion' und 'Weitere Dokumente'. Unter die weiteren Dokumente fallen dabei die, die keinem Studiengang zugeordnet wurden, sondern nur einer Einrichtung
* Es findet dabei eine Einteilung ein in 'Bachelor', 'Staatsprüfung', 'Master of Arts / Science', 'Master of Education', 'Promotion' und 'Weitere Dokumente'. Unter die weiteren Dokumente fallen dabei die, die keinem Studiengang zugeordnet wurden, sondern nur einer Einrichtung
* Die Studienphasen werden so sortiert, dass die vermutlich aktuellsten Dokumente am Seitenanfang stehen. So werden Promotionsdokumente vor Masterdokumenten gezeigt und Masterdokumente wiederum vor Bachelor- und Staatsprüfungsdokumenten
* Die Studienphasen werden so sortiert, dass die vermutlich aktuellsten Dokumente am Seitenanfang stehen. So werden Promotionsdokumente vor Masterdokumenten gezeigt und Masterdokumente wiederum vor Bachelor- und Staatsprüfungsdokumenten
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;Sortierung der Dokumente
;Sortierung der Dokumente
* Innerhalb einer Kategorie werden die Dokumente chronologisch sortiert, auch hier so, dass die neuesten Dokumente am Anfang stehen
* Innerhalb einer Kategorie werden die Dokumente chronologisch sortiert, auch hier so, dass die neuesten Dokumente am Anfang stehen
* Wenn Sie also z. B. ein Transcript generieren und es vorher schon eine andere Version davon gab, so wird die neuere Version immer am Anfang der Liste stehen
* Dokumente von gleichen Tag werden wiederum nach ihrem Titel sortiert


Jedes Dokument wird in einer eigenen Zeile gezeigt und hat diese Aktionsmöglichkeiten, die in folgenden Abschnitten jeweils genauer erläutert werden:
Jedes Dokument wird in einer eigenen Zeile gezeigt und hat diese Aktionsmöglichkeiten, die in folgenden Abschnitten jeweils genauer erläutert werden:


;Spalte 1 - Status der Freigabe für Studierende
;Spalte 1 - Status der Freigabe für Studierende / Gültigkeit
* Hier wird durch ein Symbol angezeigt, ob das Dokument für die Studierende / den Studierenden abrufbar ist. Sie können mit der Maus einen Moment über den Symbol verharren und erhalten dann einen Tooltip der erläutert, wie der Status ist
* Hier wird durch ein Symbol angezeigt, ob das Dokument für die Studierende / den Studierenden abrufbar ist. Sie können mit der Maus einen Moment über den Symbol verharren und erhalten dann einen Tooltip der erläutert, wie der Status ist
* Bei Dokumenten, die als nicht mehr gültig gekennzeichnet wurden, ist hier ein anderes Symbol zu sehen. Wann Dokumente ungültig werden können wird [[PveditPAkteDetail|hier beschrieben]]


;Spalte 2 - Titel und Dokumentenabruf
;Spalte 2 - Titel und Dokumentenabruf
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;Spalte 3 - Datum
;Spalte 3 - Datum
* Bei generierten Dokumenten ist es das Datum der Generierung, bei manuell hochgeladenen Dokumenten das eingetragene Datum
* Bei generierten Dokumenten ist es das Datum der Generierung, bei manuell hochgeladenen Dokumenten das von Ihnen eingetragene Datum


;Spalte 4/5 - Dokument für Studierende freigeben oder zurückziehen
;Spalte 4/5 - Dokument für Studierende freigeben oder zurückziehen
* Hier können Sie ein Dokument für die Studierende / den Studierenden zum Abruf freigeben oder es auch wieder zurückziehen. Das Icon verändert sich je nach Status des Dokuments
* Hier können Sie ein Dokument für die Studierende / den Studierenden zum Abruf freigeben oder es auch wieder zurückziehen. Das Icon verändert sich je nach Status des Dokuments. Eine Freigabe löst eine Benachrichtigung an die Studierenden aus, siehe dazu den entsprechenden Abschnitt unten


;Spalte 6 - Detailansicht eines Dokuments
;Spalte 6 - Detailansicht eines Dokuments
* Bei hochgeladenen Dokumenten öffnen Sie hier die [[PveditPAkteDetail|Detailseite des Dokuments]] um weitere Informationen dazu einzusehen
* Hier öffnen Sie die [[PveditPAkteDetail|Detailseite des Dokuments]] um weitere Informationen dazu einzusehen, z. B. die interne Beschreibung oder den Bearbeitungsverlauf


;Spalte 7 - Bearbeitung eines Dokuments
;Spalte 7 - Bearbeitung eines Dokuments
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;Spalte 8 - Löschen eines Dokuments
;Spalte 8 - Löschen eines Dokuments
* Hier können Sie Dokumente löschen. Die Funktion dieses Schalters ist etwas unterschiedlich zwischen generierten und hochgeladenen Dokumenten, siehe dazu die Beschreibungen im Folgenden
* Hier können Sie Dokumente löschen bzw. in [[PveditPAkteMuelleimer|den Papierkorb]] verschieben


== Dokumentenerstellung 1: Erzeugung durch die Prüfungsverwaltung ==
== Änderung der Sortierung ==


Die Erzeugung von PDF Versionen der [[Transcripts]], der [[pveditDS|Diploma Supplements]] und der [[pveditZeugnisDokumente|Zeugnisse und Urkunden]] kann über die Schalter am Seitenanfang angestoßen werden. Alternativ kann dies auch direkt in den jeweiligen Seiten angestoßen werden.  
Wenn Sie eine chronologische Sortierung der Dokumente ohne Zwischenüberschriften bevorzugen, so können Sie dazu das Symbol rechts neben der Schalterleiste am Seitenanfang anklicken. Mit jedem Klick wird in eine andere Sortierung gewechselt. Heute stehen diese 3 Sortierungen zur Verfügung:


Bei der Generierung der Diploma Supplements werden immer gleich zwei Dokumente erzeugt, eines in deutscher und eines in englischer Sprache. Bei der Generierung der Zeugnisse und Urkunden werden bis zu 5 Dokumente auf einmal erzeugt. Bei den Transcripts müssen hingegen die deutsch- und englischsprachigen Version bei Bedarf separat erzeugt werden.
# Die Standardsortierung nach Studienphasen und Kategorien
# Eine einfache Dokumentenliste, die nach dem Datum absteigend sortiert wird
# Eine einfache Dokumentenliste, die nach dem Datum aufsteigend sortiert wird


Die erzeugten Dokumente erhalten automatisch einen Namen, der sich auf die enthaltenen Studiengänge bezieht, sowie den Zeitpunkt ihrer Generierung.
Die Prüfungsverwaltung merkt sich ihre letzte Sortierungseinstellung und behält sie bei, bis Sie sie wieder ändern.  


=== Berechtigungen bei erzeugten Dokumenten ===
== Filterung: Nur eigene Dokumente anzeigen ==


Auch wenn die generierten Dokumente für alle Prüfungsämter zugänglich ist, die die grundsätzlichen Rechte zum Zugriff auf die Transcripts haben, unterliegt die Erzeugung und Bearbeitung dieser Dokumente strikteren Regelungen:
Neben dem Schalter, der zum [[PveditPAkteMuelleimer|Papierkorb]] führt, gibt es einen weiteren Schalter, über den Sie generierte Dokumente, für Sie keine Schreibrechte besitzen, aus der Anzeige ausblenden können. Der Schalter hat eine Beschriftung in dieser Art:


# Es sind nur Transcripts speicherbar, die eine gültige Erfüllung eines Studiengangstyps - also einer entsprechenden Auswahl von Fächern - darstellen. Dies impliziert u.a., dass sich Studiengänge aus unterschiedlichen Abschlüssen in den abgespeicherten Dokumenten nicht mischen lassen. Semestertranscripts gehorchen dabei den gleichen Regeln wie Transcripts nach Modulen mit einer Ausnahme: Es ist hier möglich Transcripts ohne ausgewählte Fächer abzuspeichern, die ist für Fälle relevant, die nicht in grundständigen Studienangeboten eingeschrieben sind
:''Nur eigene Dokumente zeigen (-5)''
# Die Rechte an einem Dokument hat nur das federführende Prüfungsamt, welches über die in dem Dokument steckenden Fächer ermittelt wird. Im Sonderfall der Semestertranscripts, die ohne Fächerzuordnung gespeichert werden, haben prinzipiell alle an der*m Studierenden berechtigten Prüfungsämter die Zugriffsrechte
# Auch Diploma Supplements können nur vom federführenden Prüfungsamt gespeichert werden.
# Das Prüfungsamt, welches die Rechte an der Bearbeitung eines Studienabschlusses hat - also das federführende Prüfungsamt bzw. das Prüfungsamt, in dessen Fach die Abschlussarbeit geschrieben wurde - hat auch die Rechte für die Erzeugung von Zeugnissen und Urkunden.


=== Veröffentlichung von generierten Dokumenten ===
Die ''-5'' bezieht sich auf die konkrete Prüfungsakte und sagt aus, wie viele Dokumente nicht mehr angezeigt werden, so lange Sie diese Filterung aktiv haben. Die Einstellung wird dabei ähnlich wie die Sortierung dauerhaft gespeichert, wird also auch bei folgenden Aufrufen von Prüfungsakten ausgeführt. So lange die Filterung aktiv ist wird nun dieser Schalter gezeigt:


Neu erzeugte Dokumente sind zunächst nicht für die Studierenden sichtbar, sie müssen explizit freigeben werden. Bei den Dokumenten, bei denen eine Veröffentlichung möglich ist, findet sich dazu ein entsprechender Schalter. Siehe hier auch den folgenden Abschnitt über das automatische Zurückziehen von Dokumenten gleichen Typs.
:''Alle Dokumente zeigen (+5)''


Die Verfügbarmachung von Dokumenten auf diesem Weg ist datenschutzkonform, da die Dokumente nur für die jeweiligen Studierenden abrufbar sind. Die Datenübertragung ist auch jederzeit verschlüsselt, im Gegensatz etwa zu einem Versand per E-Mail. Zusätzlich dokumentiert die Prüfungsakte welche Dokumente Studierenden verfügbar gemacht wurden, so dass hier nachvollziehbar bleibt welche Dokumente verfügbar gemacht wurden.  
Hier bedeutet das ''+5'' entsprechend, dass es 5 Dokumente gibt, die Sie prinzipiell einsehen können, die aber aktuell ausgeblendet wird. Die Filterung auf die eigenen Dokumente kann praktisch sein, wenn Sie z. B. ausschließlich für Promotionsverfahren zuständig sind und die Transcripts, Diploma Supplements etc. der Bachelor- und Masterphase nicht benötigen. Auch wenn Sie eher Nebenfachabschlüsse anfertigen reduziert sich durch diese Einstellung der Inhalt der Prüfungsakte erheblich und wird so übersichtlicher.


Mit der Veröffentlichung eines Dokuments können Studierende dieses sofort in ihrer eigenen Sicht aufrufen und speichern. Studierende können auf die Dokumente dabei so lange zugreifen, wie sie grundsätzlich auf die BIS-Prüfungsverwaltung Zugriff haben. Dies ist nach heutigem Stand noch 6 Monate nach der Exmatrikulation der Fall.
Wenn Sie 'Nur eigene Dokumente zeigen' wählen, dann werden auch als ungültig gekennzeichnete Dokumente nicht angezeigt. Dies spielt insbesondere bei den Zeugnissen und Urkunden aus [[PveditTranscriptEFSMAbschluss|gelöschten Studienabschlüssen]] eine Rolle und bei wieder [[PveditTranscriptEFZeugnisausgabe|rückgängig gemachten Zeugnisausgaben]].


Zur Information von Studierenden über bereitgestellte Dokumente können Sie die E-Mail-Funktion nutzen, die Sie auf der [[pvedit001|Studierendendetailseite]] finden.
== Dokumentenerstellung 1: Erzeugung durch die Prüfungsverwaltung ==


Nicht alle Dokumentenarten können für die Studierenden sichtbar gemacht werden, z. B. sind die Zeugnisse und Urkunden nicht für eine Veröffentlichung gedacht, da sie nur die Textbestandteile enthalten, aber keine Elemente des Corporate Designs. Hier findet sich daher keine Funktion zur Veröffentlichung.
Die Erzeugung von PDF Versionen der [[Transcripts]], der [[pveditDS|Diploma Supplements]] und der [[pveditZeugnisDokumente|Zeugnisse und Urkunden]] kann über die Schalter am Seitenanfang angestoßen werden. Alternativ kann dies auch direkt in den jeweiligen Seiten angestoßen werden.  


=== Zurückziehen von generierten Dokumenten ===
Bei der Generierung der Transcripts und der Diploma Supplements werden immer gleich zwei Dokumente erzeugt, eines in deutscher und eines in englischer Sprache. Bei der Generierung der Zeugnisse und Urkunden werden 6 Dokumente auf einmal erzeugt. Die erzeugten Dokumente erhalten automatisch einen Namen, der sich auf die enthaltenen Studiengänge bezieht, sowie den Zeitpunkt ihrer Generierung. Diese kann nicht bearbeitet werden, es ist nur möglich neue Versionen dieser Dokumente zu erstellen, die dann die vorhandenen Versionen aktualisieren:


Einmal freigegebene Dokumente können nicht mehr gelöscht werden, sie lassen sich aber aus der Sicht der Studierenden wieder zurückziehen. Bei den Dokumenten findet sich dazu ein entsprechender Schalter.
=== Zusammenfassung aller Versionen eines generierten Dokuments ===


=== Ein vollständiges Archiv der veröffentlichten Dokumente ===
Mit der Umstellung der generierten Dokumente auf die Struktur der neuen Prüfungsakte, die in 04/2023 erfolgte, wurde der Umgang mit den verschiedenen Versionen eines Dokuments geändert: Seit dieser Umstellung führt eine neue Version z. B. eines Modultranscripts für eine bestimmte Fächerkombination, nicht generell zu einem separaten Dokument in der Prüfungsakte. Sofern in der Vergangenheit bereits einmal ein entsprechendes Dokument generiert wurde wird in diesem Dokument die neue Dateiversion gespeichert, das Datum aktualisiert und ggf. eine Veröffentlichung rückgängig gemacht. Dabei werden auch in den Papierkob gelegte Dokumente einbezogen und dabei wieder aus dem Papierkorb geholt.


Da einmal veröffentlichte Dokumente nicht mehr gelöscht werden können, stellt die Dokumentenablage ein vollständiges Archiv aller jemals an Studierende ausgegebenen Dokumente dar. Als Prüfungsamt können Sie auch zurückgezogene Dokumente herunterladen und noch einmal einsehen.  
Über den Dokumentenverlauf, der in der [[PveditPAkteDetail|Detailseite des Dokuments]] gezeigt wird, lässt sich dies nachvollziehen und dort ist auch der Zugriff auf frühere Versionen des Dokuments möglich.


Dokumente wie Zeugnisse und Urkunden, die nicht veröffentlich werden, lassen sich im Prinzip immer löschen. Hier sollte aber nur dann gelöscht werden, wenn die entsprechenden Dokumente nie an Studierenden ausgegeben wurden, damit die Funktion dieser Seite als Archiv wirksam werden kann.
Weitere Informationen dazu, wie im Detail bei der Überführung der vorher existierenden generierten Dokumente in die neue Prüfungsakte vorgegangen wurde, [[pvEditMigrationGenerierteDokumente2023_04|finden Sie hier]].


=== Automatisches Zurückziehen von generierten Dokumenten gleichen Typs ===
=== Berechtigungen bei erzeugten Dokumenten ===


Wenn neue Versionen eines bestimmten Dokuments freigegeben werden, so werden automatisch alle anderen Dokumente des gleichen Typs zurückgezogen, so dass Studierende immer nur ein Dokument - im Normalfall das aktuellste - eines Typs sehen. Dies lässt sich aber durch manuelle Eingriffe ändern.
Auch wenn die generierten Dokumente in der Prüfungsakte für alle Prüfungsämter einsehbar ist, die die grundsätzlichen Rechte zum Zugriff auf die Transcripts haben, unterliegt die Erzeugung und Bearbeitung dieser Dokumente strikteren Regelungen:


Bei Dokumenten in deutsch- und englischsprachigen Versionen - insbesondere den Transcripts - muss ggf. darauf geachtet werden, dass beide Versionen den Studierenden mit dem gleichen Stand zur Verfügung gestellt werden.
# Es sind nur Transcripts speicherbar, die eine gültige Erfüllung eines Studiengangstyps - also einer entsprechenden Auswahl von Fächern - darstellen. Dies impliziert u.a., dass sich Studiengänge aus unterschiedlichen Abschlüssen in den abgespeicherten Dokumenten nicht mischen lassen. Semestertranscripts gehorchen dabei den gleichen Regeln wie Transcripts nach Modulen mit einer Ausnahme: Es ist hier möglich Transcripts ohne ausgewählte Fächer abzuspeichern. Dies ist bei Studierenden relevant, die nicht in grundständigen Studienangeboten eingeschrieben sind
# Die Rechte an einem Dokument hat nur das federführende Prüfungsamt, welches über die in dem Dokument steckenden Fächer ermittelt wird. Im Sonderfall der Semestertranscripts, die ohne Fächerzuordnung gespeichert werden, haben prinzipiell alle an der*m Studierenden berechtigten Prüfungsämter die Zugriffsrechte
# Auch Diploma Supplements können nur vom federführenden Prüfungsamt gespeichert werden.
# Das Prüfungsamt, welches die Rechte an der Bearbeitung eines Studienabschlusses hat - also das federführende Prüfungsamt bzw. das Prüfungsamt, in dessen Fach die Abschlussarbeit geschrieben wurde - hat auch die Rechte für die Erzeugung von Zeugnissen und Urkunden


== Dokumentenerstellung 2: Hochladen von Dokumenten durch das Prüfungsamt ==
== Dokumentenerstellung 2: Hochladen von Dokumenten durch das Prüfungsamt ==
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* Beim [[PveditPAkteEdit|Hochladen einer Datei]] in die Akte über den Schalter ''Neues Dokument'' müssen Informationen über das Dokument angegeben werden, z. B. auf welchen Studiengang es sich bezieht, da die Prüfungsverwaltung diese Informationen nicht selbstständig ermitteln kann. Über die Kategorien, denen die Dokumente zugeordnet werden, entstehen Zwischenüberschriften in der Prüfungsaktenseite
* Beim [[PveditPAkteEdit|Hochladen einer Datei]] in die Akte über den Schalter ''Neues Dokument'' müssen Informationen über das Dokument angegeben werden, z. B. auf welchen Studiengang es sich bezieht, da die Prüfungsverwaltung diese Informationen nicht selbstständig ermitteln kann. Über die Kategorien, denen die Dokumente zugeordnet werden, entstehen Zwischenüberschriften in der Prüfungsaktenseite
* Die Dokumente können nachträglich bearbeitet werden und es lassen sich sowohl die Angaben über das Dokument wie auch die Datei selbst verändern / korrigieren
* Die Dokumente können nachträglich bearbeitet werden und es lassen sich sowohl die Angaben über das Dokument wie auch die Datei selbst verändern / korrigieren
* Es gibt eine [[PveditPAkteDetail|Detailansicht der Dokumente]], in der sich insbesondere auch der [[PveditPAkteProtokoll|Bearbeitungsverlauf]] einsehen lässt und auch frühere Versionen der Dokuments später abrufen lassen
* Gelöschte Dokumente werden nicht vollständig gelöscht, sondern landen im [[PveditPAkteMuelleimer|Papierkorb]]. Dort lassen sie sich auch wieder herstellen


Die Optionen zur Veröffentlichung sind aktuell noch nicht verfügbar, da die Sicht der Studierenden auf diese Dokumente noch nicht existiert.
== Dokumentenerstellung 3: Versand von E-Mails aus dem System heraus ==
 
Schließlich können Dokumente in der Prüfungsakte auch durch den Versand von E-Mails aus dem System heraus entstehen, wenn dieser von einer automatischen Archivierung der E-Mails in der Prüfungsakte verbunden ist. Dazu gibt heute zwei Wege:
 
* [[PveditStudMail|Die Generierung von Serienmails im eKVV]]
* [[PveditStudMail|Der Versand einzelner E-Mails an Studierende in der Prüfungsverwaltung]]
 
Die dabei erzeugten Prüfungsaktendokumente werden zwar vom System generiert, verhalten sich aber danach wie hochgeladene Dokumente, so lassen sich die Angaben dazu bearbeiten.


=== Berechtigungen bei hochgeladenen Dokumenten ===
=== Berechtigungen bei hochgeladenen Dokumenten ===


Im Gegensatz zu den generierten Dokumenten - siehe oben - ist der Zugriff auf hochgeladene Dokumente generell nicht für verschiedene Prüfungsämter möglich, sondern nur für das Prüfungsamt, welches sie hochgeladen hat. Genauer gesagt werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt, die
Im Gegensatz zu den generierten Dokumenten - siehe oben - ist der Zugriff auf hochgeladene Dokumente generell nicht für verschiedene Prüfungsämter möglich, sondern nur für das Prüfungsamt, welches sie hochgeladen hat. Es gibt hier heute nur wenige Ausnahmen, speziell die übergreifenden Berechtigungen im Sachunterricht. Genauer gesagt werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt, die


* einem Studiengang oder
* einem Studiengang oder
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zugeordnet sind, für die Sie [[Pveditzustaendigkeiten|Berechtigungen in der Prüfungsverwaltung]] besitzen. Für unterschiedliche Prüfungsämter sieht damit die Prüfungsakte der gleichen Matrikelnummer ggf. ganz unterschiedlich aus, da in jedem Bereich nur die eigenen Dokumente sichtbar sind.  
zugeordnet sind, für die Sie [[Pveditzustaendigkeiten|Berechtigungen in der Prüfungsverwaltung]] besitzen. Für unterschiedliche Prüfungsämter sieht damit die Prüfungsakte der gleichen Matrikelnummer ggf. ganz unterschiedlich aus, da in jedem Bereich nur die eigenen Dokumente sichtbar sind.  
== Veröffentlichen und Zurückziehen von Dokumenten / Benachrichtigung von Studierenden ==
Neu erzeugte Dokumente sind zunächst nicht für die Studierenden sichtbar, das gilt sowohl für hochgeladene Dokumente wie auch für generierte. Bei den generierten Dokumenten gibt es noch die Besonderheit, dass sie bei der Erstellung einer neuen Version - siehe die Beschreibung dazu oben - zunächst einmal wieder zurückgezogen werden. Bei den Dokumenten, bei denen eine Veröffentlichung möglich ist, findet sich dazu ein entsprechender Schalter. Bitte bedenken Sie aber, dass nicht jedes Dokument aus der Prüfungsakte für das Freigeben für Studierende geeignet ist, so gibt es z.B. für die Freigabe von Gutachten in Promotionsverfahren explizite Regelungen in den entsprechenden Prüfungsordnungen.
Ist ein Dokument für die Studierenden sichtbar gemacht, so können diese es der Prüfungsverwaltung der Studierenden unter dieser Adresse einsehen:
:https://ekvv.uni-bielefeld.de/pv_publ/publ/Dokumente.jsp
Die Verfügbarmachung von Dokumenten auf diesem Weg ist datenschutzkonform, da die Dokumente nur für die jeweiligen Studierenden abrufbar sind. Die Datenübertragung ist jederzeit verschlüsselt, im Gegensatz etwa zu einem Versand per E-Mail. Zusätzlich dokumentiert die Prüfungsakte, welche Dokumente Studierenden sichtbar gemacht wurden, so dass hier nachvollziehbar bleibt welche Dokumente jemals ausgegeben wurden.
Mit der Veröffentlichung eines Dokuments können Studierende dieses sofort in ihrer eigenen Sicht aufrufen und speichern. Die Studierenden erhalten mit einer Verzögerung von ca. 15 Minuten eine Benachrichtigung über die Veröffentlichung per E-Mail, in der auch die Titel der Dokumente genannt werden. Falls mehrere Dokument hintereinander veröffentlicht werden, so versucht das System diese zu einer einzigen E-Mail zusammenzufassen. In der [[PveditPAkteDetail| Detailansicht eines Dokuments in der Prüfungsakte]] finden Sie dann im Verlauf einen entsprechenden Eintrag, der dokumentiert, dass die Benachrichtigung erfolgt ist. Die Benachrichtigung zu neuen Dokumenten können Studierenden im Gegensatz zur Benachrichtung zu neuen Leistungen ''nicht'' abstellen, erhalten sie also immer.
Die automatische Benachrichtigung ist auch der Grund, warum bei der erneuten Generierung etwa eines Transcripts die Veröffentlichung einer früheren Version des gleichen Dokuments wieder rückgängig gemacht wird. Durch die erneute Veröffentlichung erfolgt dann wieder eine Benachrichtigung der Studierenden. Falls Sie eine Veröffentlichung innerhalb der 15-Minuten-Frist bis zur Benachrichtigung wieder zurückziehen, so wird keine Benachrichtigung verschickt.
Studierende können auf die Dokumente dabei so lange zugreifen, wie sie grundsätzlich auf die BIS-Prüfungsverwaltung Zugriff haben. Dies ist nach heutigem Stand noch 6 Monate nach der Exmatrikulation der Fall.
Nicht alle Dokumentenarten können für die Studierenden sichtbar gemacht werden, z. B. sind die Zeugnisse und Urkunden heute nicht für eine Veröffentlichung gedacht, da sie nur die Textbestandteile enthalten, aber keine Elemente des Corporate Designs. In diese Form sind sie nicht sinnvoll durch die Studierenden nutzbar und sollen daher auch nicht bei ihnen ankommen.
Eine Veröffentlichung lässt sich wieder zurückziehen und das Dokument damit wieder aus der Sichtbarkeit für die Studierenden zurückziehen. Im Bearbeitungsverlauf eines Dokuments lässt sich aber nachvollziehen, ob ein Dokument jemals sichtbar war.


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Aktuelle Version vom 18. Februar 2024, 16:05 Uhr


Prüfungsakte

In dieser Seite findet sich die digitale Prüfungsakte für Studierende. Sie ist zum 1. Dezember 2022 in den Regelbetrieb gegangen und generell verfügbar. In der Prüfungsakte können damit nun zusätzlich zu den im System generierten Transcripts, Diploma Supplements, Zeugnissen und Urkunden alle weiteren Dokumente digital abgelegt werden, die in eine Prüfungsakte gehören. Siehe dazu den folgenden Abschnitt:

Generelle Hinweise

Ziel der digitalen Prüfungsakte ist es alle Dokumente und Informationen aufnehmen und langfristig archivieren zu können, die zur ordnungsgemäßen Führung der Prüfungsakte gehören. Generelle Hinweise zur Prüfungsakte finden sich im Hilfeportal für Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt. Die digitale Prüfungsakte schafft dabei einheitliche Verfahren zum Teilen entsprechender Dokumente innerhalb eines Prüfungsamt, bringt den Datenschutz und die Datensicherheit auf ein sehr hohes Niveau und soll alle für die Aufgabenerfüllung im Prüfungsamt relevanten Informationen in der Prüfungsverwaltung verfügbar machen.

Die Dokumente der Prüfungsakte können dabei auf zwei Arten entstehen:

  1. Dokumente, die von der Prüfungsverwaltung selbst generiert werden (Transcripts, Zeugnisse, Urkunden und Rechtsbehelfsbelehrungen, Diploma Supplements)
  2. Dokumente, die von Ihnen selbst hochgeladen werden (die in 2022 ergänzte Prüfungsaktenfunktion)

In Zukunft wird es noch weitere Dokumente geben, die von Studierenden oder Gutachter*innen hochgeladen wurden.

Anzeige der Dokumente in der Prüfungakte

Der Hauptinhalt der Seite stellt die Auflistung der Akteninhalte dar. Die Dokumente werden dabei per Voreinstellung in zwei Ebenen gegliedert:

Studienphase
  • Die erste Gliederungsebene wird durch die Studienphasen erzeugt, zu denen die Dokumente gehören. Die Studienphasen stammen aus den Studiengängen, zu denen ein Dokument gehört
  • Es findet dabei eine Einteilung ein in 'Bachelor', 'Staatsprüfung', 'Master of Arts / Science', 'Master of Education', 'Promotion' und 'Weitere Dokumente'. Unter die weiteren Dokumente fallen dabei die, die keinem Studiengang zugeordnet wurden, sondern nur einer Einrichtung
  • Die Studienphasen werden so sortiert, dass die vermutlich aktuellsten Dokumente am Seitenanfang stehen. So werden Promotionsdokumente vor Masterdokumenten gezeigt und Masterdokumente wiederum vor Bachelor- und Staatsprüfungsdokumenten
Kategorien
  • Unterhalb der Studienphase wird wiederum in die einzelnen Kategorien gegliedert, die dort vorkommen. Neben die Kategorien für die generierten Dokumente werden auch die Kategorien gezeigt, die bei hochgeladenen Dokumenten zugeordnet wurden
  • Die Kategorien haben eine feste Sortierung, die in der Administration der Prüfungsverwaltung eingestellt ist
  • Bei der Abschlussarbeitskategorie wird in der Überschrift ein Link in die Übersicht aller Abschlussarbeiten angeboten um einen direkten Zugriff zu ermöglichen
Sortierung der Dokumente
  • Innerhalb einer Kategorie werden die Dokumente chronologisch sortiert, auch hier so, dass die neuesten Dokumente am Anfang stehen
  • Dokumente von gleichen Tag werden wiederum nach ihrem Titel sortiert

Jedes Dokument wird in einer eigenen Zeile gezeigt und hat diese Aktionsmöglichkeiten, die in folgenden Abschnitten jeweils genauer erläutert werden:

Spalte 1 - Status der Freigabe für Studierende / Gültigkeit
  • Hier wird durch ein Symbol angezeigt, ob das Dokument für die Studierende / den Studierenden abrufbar ist. Sie können mit der Maus einen Moment über den Symbol verharren und erhalten dann einen Tooltip der erläutert, wie der Status ist
  • Bei Dokumenten, die als nicht mehr gültig gekennzeichnet wurden, ist hier ein anderes Symbol zu sehen. Wann Dokumente ungültig werden können wird hier beschrieben
Spalte 2 - Titel und Dokumentenabruf
  • Hier wird der Titel des Dokuments gezeigt. Bei generierten Dokumenten ist er teilweise sehr lang, weil er alle Studiengänge nennt, die darin enthalten sind
  • Durch Anklicken des Titels rufen Sie das Dokument ab und können es lesen oder ausdrucken
Spalte 3 - Datum
  • Bei generierten Dokumenten ist es das Datum der Generierung, bei manuell hochgeladenen Dokumenten das von Ihnen eingetragene Datum
Spalte 4/5 - Dokument für Studierende freigeben oder zurückziehen
  • Hier können Sie ein Dokument für die Studierende / den Studierenden zum Abruf freigeben oder es auch wieder zurückziehen. Das Icon verändert sich je nach Status des Dokuments. Eine Freigabe löst eine Benachrichtigung an die Studierenden aus, siehe dazu den entsprechenden Abschnitt unten
Spalte 6 - Detailansicht eines Dokuments
  • Hier öffnen Sie die Detailseite des Dokuments um weitere Informationen dazu einzusehen, z. B. die interne Beschreibung oder den Bearbeitungsverlauf
Spalte 7 - Bearbeitung eines Dokuments
Spalte 8 - Löschen eines Dokuments
  • Hier können Sie Dokumente löschen bzw. in den Papierkorb verschieben

Änderung der Sortierung

Wenn Sie eine chronologische Sortierung der Dokumente ohne Zwischenüberschriften bevorzugen, so können Sie dazu das Symbol rechts neben der Schalterleiste am Seitenanfang anklicken. Mit jedem Klick wird in eine andere Sortierung gewechselt. Heute stehen diese 3 Sortierungen zur Verfügung:

  1. Die Standardsortierung nach Studienphasen und Kategorien
  2. Eine einfache Dokumentenliste, die nach dem Datum absteigend sortiert wird
  3. Eine einfache Dokumentenliste, die nach dem Datum aufsteigend sortiert wird

Die Prüfungsverwaltung merkt sich ihre letzte Sortierungseinstellung und behält sie bei, bis Sie sie wieder ändern.

Filterung: Nur eigene Dokumente anzeigen

Neben dem Schalter, der zum Papierkorb führt, gibt es einen weiteren Schalter, über den Sie generierte Dokumente, für Sie keine Schreibrechte besitzen, aus der Anzeige ausblenden können. Der Schalter hat eine Beschriftung in dieser Art:

Nur eigene Dokumente zeigen (-5)

Die -5 bezieht sich auf die konkrete Prüfungsakte und sagt aus, wie viele Dokumente nicht mehr angezeigt werden, so lange Sie diese Filterung aktiv haben. Die Einstellung wird dabei ähnlich wie die Sortierung dauerhaft gespeichert, wird also auch bei folgenden Aufrufen von Prüfungsakten ausgeführt. So lange die Filterung aktiv ist wird nun dieser Schalter gezeigt:

Alle Dokumente zeigen (+5)

Hier bedeutet das +5 entsprechend, dass es 5 Dokumente gibt, die Sie prinzipiell einsehen können, die aber aktuell ausgeblendet wird. Die Filterung auf die eigenen Dokumente kann praktisch sein, wenn Sie z. B. ausschließlich für Promotionsverfahren zuständig sind und die Transcripts, Diploma Supplements etc. der Bachelor- und Masterphase nicht benötigen. Auch wenn Sie eher Nebenfachabschlüsse anfertigen reduziert sich durch diese Einstellung der Inhalt der Prüfungsakte erheblich und wird so übersichtlicher.

Wenn Sie 'Nur eigene Dokumente zeigen' wählen, dann werden auch als ungültig gekennzeichnete Dokumente nicht angezeigt. Dies spielt insbesondere bei den Zeugnissen und Urkunden aus gelöschten Studienabschlüssen eine Rolle und bei wieder rückgängig gemachten Zeugnisausgaben.

Dokumentenerstellung 1: Erzeugung durch die Prüfungsverwaltung

Die Erzeugung von PDF Versionen der Transcripts, der Diploma Supplements und der Zeugnisse und Urkunden kann über die Schalter am Seitenanfang angestoßen werden. Alternativ kann dies auch direkt in den jeweiligen Seiten angestoßen werden.

Bei der Generierung der Transcripts und der Diploma Supplements werden immer gleich zwei Dokumente erzeugt, eines in deutscher und eines in englischer Sprache. Bei der Generierung der Zeugnisse und Urkunden werden 6 Dokumente auf einmal erzeugt. Die erzeugten Dokumente erhalten automatisch einen Namen, der sich auf die enthaltenen Studiengänge bezieht, sowie den Zeitpunkt ihrer Generierung. Diese kann nicht bearbeitet werden, es ist nur möglich neue Versionen dieser Dokumente zu erstellen, die dann die vorhandenen Versionen aktualisieren:

Zusammenfassung aller Versionen eines generierten Dokuments

Mit der Umstellung der generierten Dokumente auf die Struktur der neuen Prüfungsakte, die in 04/2023 erfolgte, wurde der Umgang mit den verschiedenen Versionen eines Dokuments geändert: Seit dieser Umstellung führt eine neue Version z. B. eines Modultranscripts für eine bestimmte Fächerkombination, nicht generell zu einem separaten Dokument in der Prüfungsakte. Sofern in der Vergangenheit bereits einmal ein entsprechendes Dokument generiert wurde wird in diesem Dokument die neue Dateiversion gespeichert, das Datum aktualisiert und ggf. eine Veröffentlichung rückgängig gemacht. Dabei werden auch in den Papierkob gelegte Dokumente einbezogen und dabei wieder aus dem Papierkorb geholt.

Über den Dokumentenverlauf, der in der Detailseite des Dokuments gezeigt wird, lässt sich dies nachvollziehen und dort ist auch der Zugriff auf frühere Versionen des Dokuments möglich.

Weitere Informationen dazu, wie im Detail bei der Überführung der vorher existierenden generierten Dokumente in die neue Prüfungsakte vorgegangen wurde, finden Sie hier.

Berechtigungen bei erzeugten Dokumenten

Auch wenn die generierten Dokumente in der Prüfungsakte für alle Prüfungsämter einsehbar ist, die die grundsätzlichen Rechte zum Zugriff auf die Transcripts haben, unterliegt die Erzeugung und Bearbeitung dieser Dokumente strikteren Regelungen:

  1. Es sind nur Transcripts speicherbar, die eine gültige Erfüllung eines Studiengangstyps - also einer entsprechenden Auswahl von Fächern - darstellen. Dies impliziert u.a., dass sich Studiengänge aus unterschiedlichen Abschlüssen in den abgespeicherten Dokumenten nicht mischen lassen. Semestertranscripts gehorchen dabei den gleichen Regeln wie Transcripts nach Modulen mit einer Ausnahme: Es ist hier möglich Transcripts ohne ausgewählte Fächer abzuspeichern. Dies ist bei Studierenden relevant, die nicht in grundständigen Studienangeboten eingeschrieben sind
  2. Die Rechte an einem Dokument hat nur das federführende Prüfungsamt, welches über die in dem Dokument steckenden Fächer ermittelt wird. Im Sonderfall der Semestertranscripts, die ohne Fächerzuordnung gespeichert werden, haben prinzipiell alle an der*m Studierenden berechtigten Prüfungsämter die Zugriffsrechte
  3. Auch Diploma Supplements können nur vom federführenden Prüfungsamt gespeichert werden.
  4. Das Prüfungsamt, welches die Rechte an der Bearbeitung eines Studienabschlusses hat - also das federführende Prüfungsamt bzw. das Prüfungsamt, in dessen Fach die Abschlussarbeit geschrieben wurde - hat auch die Rechte für die Erzeugung von Zeugnissen und Urkunden

Dokumentenerstellung 2: Hochladen von Dokumenten durch das Prüfungsamt

Mit der Einführung der Prüfungsaktenfunktion in 2022 wurde die Option ergänzt manuell Dateien in der Prüfungsverwaltung abzulegen. Diese Dokumente ergänzen die generierten Dokumente und unterscheiden sich in bestimmten Punkten deutlich von diesen:

  • Beim Hochladen einer Datei in die Akte über den Schalter Neues Dokument müssen Informationen über das Dokument angegeben werden, z. B. auf welchen Studiengang es sich bezieht, da die Prüfungsverwaltung diese Informationen nicht selbstständig ermitteln kann. Über die Kategorien, denen die Dokumente zugeordnet werden, entstehen Zwischenüberschriften in der Prüfungsaktenseite
  • Die Dokumente können nachträglich bearbeitet werden und es lassen sich sowohl die Angaben über das Dokument wie auch die Datei selbst verändern / korrigieren

Dokumentenerstellung 3: Versand von E-Mails aus dem System heraus

Schließlich können Dokumente in der Prüfungsakte auch durch den Versand von E-Mails aus dem System heraus entstehen, wenn dieser von einer automatischen Archivierung der E-Mails in der Prüfungsakte verbunden ist. Dazu gibt heute zwei Wege:

Die dabei erzeugten Prüfungsaktendokumente werden zwar vom System generiert, verhalten sich aber danach wie hochgeladene Dokumente, so lassen sich die Angaben dazu bearbeiten.

Berechtigungen bei hochgeladenen Dokumenten

Im Gegensatz zu den generierten Dokumenten - siehe oben - ist der Zugriff auf hochgeladene Dokumente generell nicht für verschiedene Prüfungsämter möglich, sondern nur für das Prüfungsamt, welches sie hochgeladen hat. Es gibt hier heute nur wenige Ausnahmen, speziell die übergreifenden Berechtigungen im Sachunterricht. Genauer gesagt werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt, die

  • einem Studiengang oder
  • einer Einrichtung

zugeordnet sind, für die Sie Berechtigungen in der Prüfungsverwaltung besitzen. Für unterschiedliche Prüfungsämter sieht damit die Prüfungsakte der gleichen Matrikelnummer ggf. ganz unterschiedlich aus, da in jedem Bereich nur die eigenen Dokumente sichtbar sind.

Veröffentlichen und Zurückziehen von Dokumenten / Benachrichtigung von Studierenden

Neu erzeugte Dokumente sind zunächst nicht für die Studierenden sichtbar, das gilt sowohl für hochgeladene Dokumente wie auch für generierte. Bei den generierten Dokumenten gibt es noch die Besonderheit, dass sie bei der Erstellung einer neuen Version - siehe die Beschreibung dazu oben - zunächst einmal wieder zurückgezogen werden. Bei den Dokumenten, bei denen eine Veröffentlichung möglich ist, findet sich dazu ein entsprechender Schalter. Bitte bedenken Sie aber, dass nicht jedes Dokument aus der Prüfungsakte für das Freigeben für Studierende geeignet ist, so gibt es z.B. für die Freigabe von Gutachten in Promotionsverfahren explizite Regelungen in den entsprechenden Prüfungsordnungen.

Ist ein Dokument für die Studierenden sichtbar gemacht, so können diese es der Prüfungsverwaltung der Studierenden unter dieser Adresse einsehen:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/pv_publ/publ/Dokumente.jsp

Die Verfügbarmachung von Dokumenten auf diesem Weg ist datenschutzkonform, da die Dokumente nur für die jeweiligen Studierenden abrufbar sind. Die Datenübertragung ist jederzeit verschlüsselt, im Gegensatz etwa zu einem Versand per E-Mail. Zusätzlich dokumentiert die Prüfungsakte, welche Dokumente Studierenden sichtbar gemacht wurden, so dass hier nachvollziehbar bleibt welche Dokumente jemals ausgegeben wurden.

Mit der Veröffentlichung eines Dokuments können Studierende dieses sofort in ihrer eigenen Sicht aufrufen und speichern. Die Studierenden erhalten mit einer Verzögerung von ca. 15 Minuten eine Benachrichtigung über die Veröffentlichung per E-Mail, in der auch die Titel der Dokumente genannt werden. Falls mehrere Dokument hintereinander veröffentlicht werden, so versucht das System diese zu einer einzigen E-Mail zusammenzufassen. In der Detailansicht eines Dokuments in der Prüfungsakte finden Sie dann im Verlauf einen entsprechenden Eintrag, der dokumentiert, dass die Benachrichtigung erfolgt ist. Die Benachrichtigung zu neuen Dokumenten können Studierenden im Gegensatz zur Benachrichtung zu neuen Leistungen nicht abstellen, erhalten sie also immer.

Die automatische Benachrichtigung ist auch der Grund, warum bei der erneuten Generierung etwa eines Transcripts die Veröffentlichung einer früheren Version des gleichen Dokuments wieder rückgängig gemacht wird. Durch die erneute Veröffentlichung erfolgt dann wieder eine Benachrichtigung der Studierenden. Falls Sie eine Veröffentlichung innerhalb der 15-Minuten-Frist bis zur Benachrichtigung wieder zurückziehen, so wird keine Benachrichtigung verschickt.

Studierende können auf die Dokumente dabei so lange zugreifen, wie sie grundsätzlich auf die BIS-Prüfungsverwaltung Zugriff haben. Dies ist nach heutigem Stand noch 6 Monate nach der Exmatrikulation der Fall.

Nicht alle Dokumentenarten können für die Studierenden sichtbar gemacht werden, z. B. sind die Zeugnisse und Urkunden heute nicht für eine Veröffentlichung gedacht, da sie nur die Textbestandteile enthalten, aber keine Elemente des Corporate Designs. In diese Form sind sie nicht sinnvoll durch die Studierenden nutzbar und sollen daher auch nicht bei ihnen ankommen.

Eine Veröffentlichung lässt sich wieder zurückziehen und das Dokument damit wieder aus der Sichtbarkeit für die Studierenden zurückziehen. Im Bearbeitungsverlauf eines Dokuments lässt sich aber nachvollziehen, ob ein Dokument jemals sichtbar war.

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