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Prüfungsakte (früher: Dokumente für Studierende)

In dieser Seite findet sich die digitale Prüfungsakte für Studierende. Sie ist zum 1. Dezember 2022 in den Regelbetrieb gegangen und generell verfügbar. In der Prüfungsakte können damit nun zusätzlich zu den im System generierten Transcripts, Zeugnisse und Urkunde sowieso Diploma Supplements alle weiteren Dokumente digital abgelegt werden, die in eine Prüfungsakte gehören. Siehe dazu den folgenden Abschnitt:

Generelle Hinweise

Ziel der digitalen Prüfungsakte ist es alle Dokumente und Informationen aufnehmen und langfristig archivieren zu können, die zur ordnungsgemäßen Führung der Prüfungsakte gehören. Generelle Hinweise zur Prüfungsakte finden sich im Hilfeportal für Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt. Die digitale Prüfungsakte schafft dabei einheitliche Verfahren zum Teilen entsprechender Dokumente innerhalb eines Prüfungsamt, bringt den Datenschutz und die Datensicherheit auf ein sehr hohes Niveau und soll alle für die Aufgabenerfüllung im Prüfungsamt relevanten Informationen in der Prüfungsverwaltung verfügbar machen.

Die Dokumente der Prüfungsakte können dabei auf zwei Arten entstehen:

1. Dokumente, die von der Prüfungsverwaltung selbst generiert werden (Transcripts, Zeugnisse und Urkunden, Diploma Supplements)
2. Dokumente, die von Ihnen selbst hochgeladen werden (die in 2022 ergänzte Prüfungsaktenfunktion)

In Zukunft wird es noch weitere Dokumente geben, die von Studierenden oder Gutachter*innen hochgeladen wurden.

Anzeige der Dokumente in der Prüfungakte

Der Hauptinhalt der Seite stellt die Auflistung der Akteninhalte dar. Die Dokumente werden dabei in zwei Ebenen gegliedert:

Studienphase

• Die erste Gliederungsebene wird durch die Studienphasen erzeugen, zu denen die Dokumente gehören. Die Studienphasen stammen aus den Studiengängen, zu denen ein Dokument gehört
• Es findet dabei eine Einteilung ein in 'Bachelor', 'Staatsprüfung', 'Master of Arts / Science', 'Master of Education', 'Promotion' und 'Weitere Dokumente'. Unter die weiteren Dokumente fallen dabei die, die keinem Studiengang zugeordnet wurden, sondern nur einer Einrichtung
• Die Studienphasen werden so sortiert, dass die vermutlich aktuellsten Dokumente am Seitenanfang stehen. So werden Promotionsdokumente vor Masterdokumenten gezeigt und Masterdokumente wiederum vor Bachelor- und Staatsprüfungsdokumenten

Kategorien

• Unterhalb der Studienphase wird wiederum in die einzelnen Kategorien gegliedert, die dort vorkommen. Neben die Kategorien für die generierten Dokumente werden auch die Kategorien gezeigt, die bei hochgeladenen Dokumenten zugeordnet wurden
• Die Kategorien haben eine feste Sortierung, die in der Administration der Prüfungsverwaltung eingestellt ist
• Bei der Abschlussarbeitskategorie wird in der Überschrift ein Link in die Übersicht aller Abschlussarbeiten angeboten um einen direkten Zugriff zu ermöglichen

Sortierung der Dokumente

• Innerhalb einer Kategorie werden die Dokumente chronologisch sortiert, auch hier so, dass die neuesten Dokumente am Anfang stehen
• Wenn Sie also z. B. ein Transcript generieren und es vorher schon eine andere Version davon gab, so wird die neuere Version immer am Anfang der Liste stehen

Jedes Dokument wird in einer eigenen Zeile gezeigt und hat diese Aktionsmöglichkeiten, die in folgenden Abschnitten jeweils genauer erläutert werden:

Spalte 1 - Status der Freigabe für Studierende

• Hier wird durch ein Symbol angezeigt, ob das Dokument für die Studierende / den Studierenden abrufbar ist. Sie können mit der Maus einen Moment über den Symbol verharren und erhalten dann einen Tooltip der erläutert, wie der Status ist

Spalte 2 - Titel und Dokumentenabruf

• Hier wird der Titel des Dokuments gezeigt. Bei generierten Dokumenten ist er teilweise sehr lang, weil er alle Studiengänge nennt, die darin enthalten sind
• Durch Anklicken des Titels rufen Sie das Dokument ab und können es lesen oder ausdrucken

Spalte 3 - Datum

• Bei generierten Dokumenten ist es das Datum der Generierung, bei manuell hochgeladenen Dokumenten das eingetragene Datum

Spalte 4/5 - Dokument für Studierende freigeben oder zurückziehen

• Hier können Sie ein Dokument für die Studierende / den Studierenden zum Abruf freigeben oder es auch wieder zurückziehen. Das Icon verändert sich je nach Status des Dokuments

Spalte 6 - Detailansicht eines Dokuments

• Bei hochgeladenen Dokumenten öffnen Sie hier die Detailseite des Dokuments um weitere Informationen dazu einzusehen

Spalte 7 - Bearbeitung eines Dokuments

• Bei hochgeladenen Dokumenten öffnen Sie hier die Bearbeitungsseite des Dokuments um die weiteren Informationen dazu zu bearbeiten

Spalte 8 - Löschen eines Dokuments

• Hier können Sie Dokumente löschen. Die Funktion dieses Schalters ist etwas unterschiedlich zwischen generierten und hochgeladenen Dokumenten, siehe dazu die Beschreibungen im Folgenden

Dokumentenerstellung 1: Erzeugung durch die Prüfungsverwaltung

Die Erzeugung von PDF Versionen der Transcripts, der Diploma Supplements und der Zeugnisse und Urkunden kann über die Schalter am Seitenanfang angestoßen werden. Alternativ kann dies auch direkt in den jeweiligen Seiten angestoßen werden.

Bei der Generierung der Diploma Supplements werden immer gleich zwei Dokumente erzeugt, eines in deutscher und eines in englischer Sprache. Bei der Generierung der Zeugnisse und Urkunden werden bis zu 5 Dokumente auf einmal erzeugt. Bei den Transcripts müssen hingegen die deutsch- und englischsprachigen Version bei Bedarf separat erzeugt werden.

Die erzeugten Dokumente erhalten automatisch einen Namen, der sich auf die enthaltenen Studiengänge bezieht, sowie den Zeitpunkt ihrer Generierung.

Berechtigungen bei erzeugten Dokumenten

Auch wenn die generierten Dokumente für alle Prüfungsämter zugänglich ist, die die grundsätzlichen Rechte zum Zugriff auf die Transcripts haben, unterliegt die Erzeugung und Bearbeitung dieser Dokumente strikteren Regelungen:

1. Es sind nur Transcripts speicherbar, die eine gültige Erfüllung eines Studiengangstyps - also einer entsprechenden Auswahl von Fächern - darstellen. Dies impliziert u.a., dass sich Studiengänge aus unterschiedlichen Abschlüssen in den abgespeicherten Dokumenten nicht mischen lassen. Semestertranscripts gehorchen dabei den gleichen Regeln wie Transcripts nach Modulen mit einer Ausnahme: Es ist hier möglich Transcripts ohne ausgewählte Fächer abzuspeichern, die ist für Fälle relevant, die nicht in grundständigen Studienangeboten eingeschrieben sind
2. Die Rechte an einem Dokument hat nur das federführende Prüfungsamt, welches über die in dem Dokument steckenden Fächer ermittelt wird. Im Sonderfall der Semestertranscripts, die ohne Fächerzuordnung gespeichert werden, haben prinzipiell alle an der*m Studierenden berechtigten Prüfungsämter die Zugriffsrechte
3. Auch Diploma Supplements können nur vom federführenden Prüfungsamt gespeichert werden.
4. Das Prüfungsamt, welches die Rechte an der Bearbeitung eines Studienabschlusses hat - also das federführende Prüfungsamt bzw. das Prüfungsamt, in dessen Fach die Abschlussarbeit geschrieben wurde - hat auch die Rechte für die Erzeugung von Zeugnissen und Urkunden.

Veröffentlichung von generierten Dokumenten

Neu erzeugte Dokumente sind zunächst nicht für die Studierenden sichtbar, sie müssen explizit freigeben werden. Bei den Dokumenten, bei denen eine Veröffentlichung möglich ist, findet sich dazu ein entsprechender Schalter. Siehe hier auch den folgenden Abschnitt über das automatische Zurückziehen von Dokumenten gleichen Typs.

Die Verfügbarmachung von Dokumenten auf diesem Weg ist datenschutzkonform, da die Dokumente nur für die jeweiligen Studierenden abrufbar sind. Die Datenübertragung ist auch jederzeit verschlüsselt, im Gegensatz etwa zu einem Versand per E-Mail. Zusätzlich dokumentiert die Prüfungsakte welche Dokumente Studierenden verfügbar gemacht wurden, so dass hier nachvollziehbar bleibt welche Dokumente verfügbar gemacht wurden.

Mit der Veröffentlichung eines Dokuments können Studierende dieses sofort in ihrer eigenen Sicht aufrufen und speichern. Studierende können auf die Dokumente dabei so lange zugreifen, wie sie grundsätzlich auf die BIS-Prüfungsverwaltung Zugriff haben. Dies ist nach heutigem Stand noch 6 Monate nach der Exmatrikulation der Fall.

Zur Information von Studierenden über bereitgestellte Dokumente können Sie die E-Mail-Funktion nutzen, die Sie auf der Studierendendetailseite finden.

Nicht alle Dokumentenarten können für die Studierenden sichtbar gemacht werden, z. B. sind die Zeugnisse und Urkunden nicht für eine Veröffentlichung gedacht, da sie nur die Textbestandteile enthalten, aber keine Elemente des Corporate Designs. Hier findet sich daher keine Funktion zur Veröffentlichung.

Zurückziehen von generierten Dokumenten

Einmal freigegebene Dokumente können nicht mehr gelöscht werden, sie lassen sich aber aus der Sicht der Studierenden wieder zurückziehen. Bei den Dokumenten findet sich dazu ein entsprechender Schalter.

Ein vollständiges Archiv der veröffentlichten Dokumente

Da einmal veröffentlichte Dokumente nicht mehr gelöscht werden können, stellt die Dokumentenablage ein vollständiges Archiv aller jemals an Studierende ausgegebenen Dokumente dar. Als Prüfungsamt können Sie auch zurückgezogene Dokumente herunterladen und noch einmal einsehen.

Dokumente wie Zeugnisse und Urkunden, die nicht veröffentlich werden, lassen sich im Prinzip immer löschen. Hier sollte aber nur dann gelöscht werden, wenn die entsprechenden Dokumente nie an Studierenden ausgegeben wurden, damit die Funktion dieser Seite als Archiv wirksam werden kann.

Automatisches Zurückziehen von generierten Dokumenten gleichen Typs

Wenn neue Versionen eines bestimmten Dokuments freigegeben werden, so werden automatisch alle anderen Dokumente des gleichen Typs zurückgezogen, so dass Studierende immer nur ein Dokument - im Normalfall das aktuellste - eines Typs sehen. Dies lässt sich aber durch manuelle Eingriffe ändern.

Bei Dokumenten in deutsch- und englischsprachigen Versionen - insbesondere den Transcripts - muss ggf. darauf geachtet werden, dass beide Versionen den Studierenden mit dem gleichen Stand zur Verfügung gestellt werden.

Dokumentenerstellung 2: Hochladen von Dokumenten durch das Prüfungsamt

Mit der Einführung der Prüfungsaktenfunktion in 2022 wurde die Option ergänzt manuell Dateien in der Prüfungsverwaltung abzulegen. Diese Dokumente ergänzen die generierten Dokumente und unterscheiden sich in bestimmten Punkten deutlich von diesen:

• Beim Hochladen einer Datei in die Akte über den Schalter Neues Dokument müssen Informationen über das Dokument angegeben werden, z. B. auf welchen Studiengang es sich bezieht, da die Prüfungsverwaltung diese Informationen nicht selbstständig ermitteln kann. Über die Kategorien, denen die Dokumente zugeordnet werden, entstehen Zwischenüberschriften in der Prüfungsaktenseite
• Die Dokumente können nachträglich bearbeitet werden und es lassen sich sowohl die Angaben über das Dokument wie auch die Datei selbst verändern / korrigieren
• Es gibt eine Detailansicht der Dokumente, in der sich insbesondere auch der Bearbeitungsverlauf einsehen lässt und auch frühere Versionen der Dokuments später abrufen lassen
• Gelöschte Dokumente werden nicht vollständig gelöscht, sondern landen im Papierkorb. Dort lassen sie sich auch wieder herstellen

Veröffentlichung von hochgeladenen Dokumenten

Auch hochgeladene Dokumente können Sie für die jeweiligen Studierenden freigeben und die Freigabe ggf. auch wieder zurückziehen. Hier gibt es keine Beschränkungen, Sie können im Gegensatz zu den generierten Dokumenten einmal veröffentlichte, hochgeladene Dokumente auch wieder löschen bzw. in den Papierkorb verschieben. Dadurch werden diese ebenfalls aus der Sichtbarkeit für die Studierenden entfernt. Bitte bedenken Sie aber, dass nicht jedes Dokument aus der Prüfungsakte für das Freigeben für Studierende geeignet ist, so gibt es z.B. für die Freigabe von Gutachten in Promotionsverfahren explizite Regelungen in den entsprechenden Prüfungsordnungen.

Berechtigungen bei hochgeladenen Dokumenten

Im Gegensatz zu den generierten Dokumenten - siehe oben - ist der Zugriff auf hochgeladene Dokumente generell nicht für verschiedene Prüfungsämter möglich, sondern nur für das Prüfungsamt, welches sie hochgeladen hat. Genauer gesagt werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt, die

• einem Studiengang oder
• einer Einrichtung

zugeordnet sind, für die Sie Berechtigungen in der Prüfungsverwaltung besitzen. Für unterschiedliche Prüfungsämter sieht damit die Prüfungsakte der gleichen Matrikelnummer ggf. ganz unterschiedlich aus, da in jedem Bereich nur die eigenen Dokumente sichtbar sind.

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