Dokument in der Prüfungsakte anlegen und bearbeiten

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Dokuments in der Prüfungsakte sind eine Reihe von Angaben über das jeweilige Dokument notwendig. Diese Angaben strukturieren die ggf. zahlreichen Dokument in der Akte einer*s Studierenden und ermöglichen es auch Vorgänge zu dokumentieren:

Datei (Pflichtfeld): Hier wählen Sie die Datei aus, die Sie in der Akte ergänzen wollen. Hier gibt es Beschränkungen beim Format (aktuell sind nur PDF Dateien erlaubt) und bei der maximalen Größe (der Wert wird Ihnen in der Seite angezeigt). Es ist möglich per Drag and Drop Dateien in die Seite zu ziehen, Sie müssen die Datei dabei genau über dem 'Datei auswählen'-Schalter fallen lassen. Das funktioniert grundsätzlich auch direkt aus einem E-Mailprogramm heraus, so dass ein separates Herunterladen entfallen kann; Hinweis zum Firefox Browser: Hier funktioniert das Drag and Drop z. B. aus Outlook heraus nicht, was leider am Webbrowser liegt und nicht von der Prüfungsverwaltung beeinflusst werden kann. In Webbrowsern wie Chrome oder Microsoft Edge funktioniert dies hingegen wie gewünscht; Der Name, den die Datei auf Ihrem Rechner vor dem Hochladen hat, spielt übrigens keine Rolle! Wenn Sie die Datei später abrufen wird ein einheitlicher Name generiert, siehe die Beschreibung in der Dokumentendetailseite. Sie müssen sich als nicht die Mühe machen der Datei einen sprechenden Namen zu geben; Sie können die Datei an einem Dokument der Prüfungsakte austauschen, z. B. wenn ein erster Scan nicht gut genug war. Die früheren Versionen der Datei bleiben dabei über den Verlauf erreichbar

Titel des Dokuments (Pflichtfeld): Der Dokumententitel wird in der Übersicht der Dokumente einer Prüfungsakte gezeigt und sollte so weit aussagekräftig sein, dass Sie oder Ihre Kolleg*innen auch ohne das Dokument zu öffnen erkennen können worum es sich handelt; Nicht notwendig ist es in den Titel das Datum einzuarbeiten oder Name und Matrikelnummer, da diese Angaben separat gespeichert und an den entsprechenden Stellen angezeigt werden

Kategorie (Pflichtfeld): Über die Kategorie werden die Dokumente innerhalb einer Prüfungsakte untergliedert, sie ist also eine wichtige Eigenschaft um thematisch verwandte Dokumente gemeinsam in der Prüfungsakte einer*s Studierenden zeigen zu können; Zum Start der Prüfungsakte ist eine eher kleine Anzahl von Kategorien eingerichtet worden, aber falls notwendig kann diese Liste über den BIS Support Erweiterungen erfahren; Hier finden sich auch die Kategorien, in denen die aus dem System heraus generierten Dokumente wie Transcripts einsortiert werden. Sie können diese Kategorien genauso verwenden wie alle anderen, wenn dies sinnvoll ist; Eine Erläuterung der einzelnen Kategorien und der Dokumente, die dort normalerweise einsortiert werden sollen finden sie im folgenden Abschnitt

Zuordnung Studienfach / Einrichtung (Pflichtfeld): In dieser Liste sehen Sie die Studiengänge der*s Studierenden, für die Sie Berechtigungen besitzen, sowie die Fakultät(en) in Ihrem Zuständigkeitsbereich; Es muss entweder ein Studiengang oder eine Fakultät / Einrichtung gewählt werden, auf diese Weise wird bei dem Dokument dokumentiert in welchen Zuständigkeitbereich es gehört und in weiteren Ausbaustufen der Prüfungsakte kann diese Angabe für die Strukturierung der Dokumentenliste verwendet werden; Generell sollte - sofern verfügbar - das Dokument einen Studiengang zugeordnet werden und nicht nur der Fakultät, auf diese Weise können z. B. bei Studierenden, die sowohl ein Bachelor- wie auch ein Masterstudium absolvieren entsprechende Dokumente getrennt dargestellt werden

Interne Beschreibung: Hier können Sie in großem Umfang Anmerkungen zu dem Dokument vornehmen, dabei kann die Wiki Formatierung verwendet werden, die einfache Strukturierungen und Hervorhebungen ermöglicht; Über die Beschreibung lassen sich auch laufende Vorgangsinformationen bei dem Dokument ergänzen, die Entwicklung dieser Dokumentation ist dabei über den Verlauf ggf. nachvollziehbar; Der Inhalt dieses Feldes wird Studierenden auch dann nicht gezeigt, wenn das Dokument der*dem Studierenden freigegeben wurde. Bitte bedenken Sie aber, dass solche Angaben etwa über Anfragen auf Informationsauskunft nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchaus den Betroffenen bekannt werden können

Datum (Pflichtfeld): Das Datum wird bei der Anlage eines Dokuments auf den aktuellen Tag eingestellt. Das Datumsfeld entspricht dem Eingangsstempel. Es soll das Datum gewählt werden, an dem das Dokument angefallen ist, z. B. bei der Abgabe des Zeugnisantrags der nächste Werktag, beim Anerkennungsbescheid das Datum der Entscheidung. Das Feld ist vorbelegt mit dem aktuellen Datum, das Sie nach Bedarf anpassen. Das Datum wird in der Übersicht der Dokumente für die Sortierung verwendet und prominent dargestellt, bei einem Abruf der Datei auch in dem automatisch generierten Dateinamen verwendet

Sichtbarkeit für Studierende*n: Hier können Sie einstellen, ob das Dokument direkt für die*den Studierende*n sichtbar sein soll. Per Vorstellung wird das Dokument nicht veröffentlicht. Diese Einstellung können Sie aber auch auf der Prüfungsaktenseite mit einem Klick ändern

Nach dem Speichern des Dokuments gelangen Sie auf die Dokumentendetailseite, in der Sie alle gerade getätigten Angaben sehen.

Erläuterung der Kategorien

Aktuell gibt es diese Kategorien in der Prüfungsakte und wie zuvor erläutert ist es wichtig diese Zuordnungen möglichst einheitlich zu verwenden, damit ähnliche Dokumente bei den verschiedenen Studierenden möglichst unterhalb der gleichen Kategorie abgelegt werden. Hier werden jeweils Beispiele für Dokumente genannt, die zu den Kategorien passen:

Schriftverkehr: Schriftverkehr aus verschiedenen Anlässe wie Beratung, Anerkennungsprozess; Widerspruch; Widerspruchsbescheid; Antrag auf Verlängerung der Promotionsdauer; Gebührenrechnung Zweitschrift

Abschlussarbeit - Die besondere Kartegorie: Die Abschlussarbeit selbst; Gutachten; Anmeldung der Abschlussarbeit; Antrag auf Fristverlängerung; Weiterleitung der Abschlussarbeit; Anschreiben für Weiterleitung der Abschlussarbeit; Empfangsbestätigung bei Ausgabe der Abschlussarbeit; WICHTIG: Diese Kategorie hat in der Prüfungsverwaltung eine spezielle Funktion im Zusammenspiel mit der Verwaltung der Abschlussarbeiten. Bei Dokumenten in dieser Kategorie werden direkte Links in die Übersicht der Abschlussarbeiten angeboten, gleichzeitig können nur Dokumente in dieser Kategorie direkt bei den Abschlussarbeiten gezeigt werden

Anerkennung: Antrag auf Anerkennung; Transcript anderer Hochschulen; Anerkennungstabelle; Einstufungsbescheid; Anerkennungsbescheid; Brief zu nachzuweisenden Angleichungsstudien; Learning Agreement

Bescheinigung: Bescheinigung Ausländerbehörde (Visa Verlängerung); Abschlussbescheinigung über BA Abschluss für Hochschulwechsler (extern); Abschlussbescheinigung über BA Abschluss für Wechsel in den MA (intern); Bescheinigung für Semesterapparat; Verlängerung Wohnheim; Zulassung Zweithörerschaft (Bescheinigung)

BAföG Leistungsbescheinigung: Hier werden Leistungsbescheinigungen - das sogn. "Formblatt 5" - einsortiert

Diploma Supplements: Hier werden die im System generierten Diploma Supplements zusammengefasst

Einreichung Dissertation: Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens mit Anlagen (Dissertation, Summarium, CV, Publikationsliste, Erklärung, Liste der Ko-Autoren...; Bestellung Prüfungskommission für Promotionsverfahren; Bestätigung der Eröffnung

Leistungsmeldung: Mitteilung z. B. Notenkorrektur; Leistungen im Rahmen von Studierenden ab 16

Nachteilsausgleich: Antrag Nachteilsausgleich; Entscheidung zum Nachteilsausgleich

Protokolle: Protokolle mündlicher Prüfungen; ..

Transcripts nach Modulen und nach Semestern: In diesen beiden Rubriken werden die im System generierten Transcripts zugeordnet. Weitere Dokumente könnten diese sein:; Antrag Zwischentranscript; Zwischentranscript

Zeugnisse & Urkunden & sonstige Abschlussdokumente: Hier werden zum einen die im System generierten Zeugnisse und Urkunden und Vorlagen für Empfangsbestätigungen zugeordnet. Weitere Dokumente könnten diese sein:; Zeugnisantrag; ausgefüllte Empfangsbestätigung

Zulassung Promovierende: Antrag auf Annahme als Doktorand*in mit Anlagen (CV, Exposé, Motivationsschreiben, Betreuungszusage, Hochschulzeugnisse, Erklärung...); Zulassung als Doktorand*in; Annahme als Doktorand*in; Betreuungsvereinbarung

Progresstest Medizin: Wird nur innerhalb der Medizinischen Fakultät verwendet für Unterlagen des Progresstests

Wie erreiche ich diese Seite

Neue Dokumente werden ausgehend von der Prüfungsaktenseite angelegt. Ebenfalls kann von dort aus die Bearbeitung eines vorhandenen Dokuments erfolgen. Auch aus der Dokumentendetailsicht heraus kann die Bearbeitung ausgerufen werden.