eKVV: Neue Termine anlegen

Auf dieser Seite legen Sie neue Terminangebote bzw. Buchungsmöglichkeiten an. Die ausführliche Beschreibung dazu liefert diese Seite im Campus Support

Einstellungen

Die folgenden Felder können für Ihre Terminserie ausgewählt werden:

Erstes/Letztes Datum

Der Zeitraum, über den Sie Ihre Sprechzeiten anbieten wollen. Bei einmaligen Terminen reicht es aus nur das erste Datum zu setzen, das letzte Datum wird dann auf den gleichen Wert gesetzt. Wenn das letzte Datum leer gelassen wird, wird von einem einmaligen Termin ausgegangen.

Rhythmus

Der Rhythmus, in dem Sie Ihre Termine anbieten. Bei den wöchentlichen und 14-täglichen Terminen ergibt sich der Wochentag aus dem zuvor eingetragenen ersten Datum. Termine am Samstag oder Sonntag werden nur erzeugt beim Format 'wöchentlich', wenn als Erstes Datum ein Samstag oder Sonntag eingestellt ist,

Start und Ende der Termine

In welchem Zeitraum (Uhrzeit) werden die Termine angeboten? Wie viele Termine innerhalb dieses Zeitfensters angeboten werden hängt vom folgenden Parameter ab:

Dauer der einzelnen Termine (in Minuten)

Wie lange soll ein einzelner Termin dauern? Wenn Sie dieses Feld leer lassen, so wird nur ein Termin in den Grenzen der Start- und Endeuhrzeit erzeugt. Wenn Sie hier aber einen Wert wie z. B. 15 Minuten eingeben, so werden beginnend von der Startuhrzeit Termine mit jeweils 15 Minuten Länge erzeugt. So lange, bis der letzte Termin die Endezeit erreicht oder überschreitet.

Beschreibung

Hier können Sie Hinweise an die Terminbucher*innen eingeben, die für alle Termine gleich sind. Wir haben hier beschrieben, wie Sie Freitextfelder in den BIS-Anwendungen formatieren können: Wiki-Formatierung

Format

Wählen Sie hier aus, ob Ihre Termine online, per Telefon oder vor Ort stattfinden:

Wählen Sie "Online" aus, öffnet sich ein Feld zur Aufnahme von Videokonferenzinformationen. Sie können hier einen Zoom-Link einfügen, oder ein neues Meeting erzeugen (s. auch diese Hilfeseite: Zoom-Meetings im eKVV). Diese Information wird in allen generierten Terminen eingetragen, alle Terminbucher*innen erhalten also denselben Meetinglink. Wenn Sie lieber für jeden Termin eine eigene Videokonferenz anlegen wollen, so können Sie dies auch später noch nach einer Terminbuchung eintragen.
Wählen Sie "Telefon" aus, können Sie im Beschreibungsfeld eine Telefonnummer hinterlegen. Dies ist aber nicht nötig, wenn im PEVZ für Sie eine Nummer hinterlegt ist, unter der Sie erreichbar sind, weil in der Anzeige der Terminbucher*innen unter "Treffpunkt" Ihr PEVZ-Eintrag verlinkt ist.
Wählen Sie "vor Ort" aus, können Sie im folgenden Feld Raumdaten angeben.

Erweitert

Unter diesem Reiter finden Sie zusätzliche Einstellungen, die die Anwendungsnmöglichkeiten der Terminvereinbarungsfunktion deutlich erweitern:

Buchbar ab/für

Buchbar frühestens

Geben Sie hier an, ab wann ein Termin buchbar sein soll (Angabe in Tagen vor Beginn des Termins)

Verteiler, die Termine buchen können

Um die Buchung auf einen bestimmten Personenkreis zu beschränken, nutzen Sie die Adressen der BIS-Mailverteiler. Geben Sie die Mailadresse des Verteilers, der Ihre Zielgruppe beschreibt, in das entsprechende Feld ein. Nur Personen, die in dem jeweiligen Verteiler vorkommen, können dann diese Termine buchen. Falls Sie generell die loginlose Buchung bei Ihren Terminen freigeschaltet haben, so sind solche Termine trotzdem nur mit Login buchbar, da sonst keine ÜBerprüfung erfolgen kann ob eine Person zur Zielgruppe gehört.

Es ist möglich mehrere Verteileradressen einzutragen, trennen Sie diese dazu mit einem Komma ','. Diese Funktion hat vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, z. B.:

Beschränkung der Buchungsmöglichkeit nur auf Mitarbeitende

Gruppenname

Über das Feld "Gruppenname, wenn nur eine Buchung pro Person erlaubt" können Sie die generierten Termine zu einer Gruppe zusammenfassen. Die Gruppe wird den Personen, die die Termine buchen wollen, nicht angezeigt, hat aber den Effekt, dass nur maximal ein Termin aus dieser Gruppe pro Person gebucht werden kann. Tragen Sie hier einfach einen Text ein, der für Sie Sinn macht.

Parallele Termine und Ticketerstellung

Anzahl Tickets/Anzahl paralleler Termine

Diese Einstellung wird auf '1' voreingestellt und muss nur dann angepasst werden, wenn mehrere Terminangebote gleichzeitig angeboten werden. Geben Sie die Anzahl der Tickets ein, die gleichzeitig zu einem Zeitpunkt vergeben werden können.

Vorangestellte Bezeichnung

Soll der fortlaufenden Ticketnummer eine gleichbleibende Bezeichnung vorangestellt werden?

Nummerierung beginnen ab Nummer

Start der Ticketnummern

Fragebogen

Wenden Sie sich an den BIS-Support, wenn Sie mit der Terminbuchung Informationen abfragen wollen. Nach der Konfiguration des Fragebogens können Sie diese aus der dann sichtbaren Auswahlliste wählen, die dann erzeugten Termine sind alle mit diesem Fragenbogen verknüpft.

Generierung aus eKVV Veranstaltungen

Dieser Reiter ist für spezielle Nutzungen gedacht, bei denen die Termine an Hand der Termine von eKVV Veranstaltungen erzeugt werden sollen. Hier wählen Sie das Semester aus und geben dann die Liste der Belegnummern ein, für die Sie Termine erzeugen wollen. Die Liste der Belegnummern wie 123456 wird durch Leerzeichen, Kommata, etc. getrennt eingetragen. Beim der Generierung der Vorschau werden dann für die Belegnummern die einzelnen Terminen generiert. Dabei gelten diese Punkte:

Unbekannte Belegnummern werden bemerkt und führen zu einem Abbruch. Vor der Termingenerierung müssen sie also korrigiert werden
Von den gefundenen Veranstaltungen werden alle Termine ausgewertet. Dabei werden Einzelterminstreichungen berücksichtigt und nur Termine einbezogen, die noch stattfinden. Veranstaltungen ohne auswertbare Termine werden in der Vorschau angezeigt und Sie können den Grund prüfen
In der Vorschau werden vor den Terminen die jeweiligen Veranstaltungen angezeigt, dadurch können Sie kontrollieren, ob die Ergebnisse so passen
Bei der Generierung werden Informationen aus den Veranstaltungsterminen genutzt wie die Angabe eines Raumes und das Format (Vorort/Online). In das Beschreibungsfeld wird der Name der Veranstaltung eingefügt und ein Links in die eKVV Detailseite
Ansonsten stehen Ihnen hier die gleichen Optionen zur Verfügung, wie unter 'Erweitert'. Eine Ausnahme ist das Videokonferenzfeld: Es steht hier nicht zur Verfügung, damit kein Konflikt mit den bei den Veranstaltungen hinterlegten Videokonferenzen entsteht.

Vorschau

Mit dem Button "Veröffentlichen" geben Sie die Termin frei und veröffentlichen Sie damit in eKVV und PEVZ. Sie können aber auch nach der Veröffentlichung noch Einstellungen vornehmen (z.B. die Buchung ohne Log-In freigeben), Termine bearbeiten oder streichen.

Wie erreiche ich diese Seite

Über die Seite 'Meine Terminvereinbarungen'.