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Prüfungsakte

In dieser Seite findet sich die digitale Prüfungsakte für Studierende. Sie ist zum 1. Dezember 2022 in den Regelbetrieb gegangen und generell verfügbar. In der Prüfungsakte können damit nun zusätzlich zu den im System generierten Transcripts, Diploma Supplements, Zeugnissen und Urkunden alle weiteren Dokumente digital abgelegt werden, die in eine Prüfungsakte gehören. Siehe dazu den folgenden Abschnitt:

Generelle Hinweise

Ziel der digitalen Prüfungsakte ist es alle Dokumente und Informationen aufnehmen und langfristig archivieren zu können, die zur ordnungsgemäßen Führung der Prüfungsakte gehören. Generelle Hinweise zur Prüfungsakte finden sich im Hilfeportal für Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt. Die digitale Prüfungsakte schafft dabei einheitliche Verfahren zum Teilen entsprechender Dokumente innerhalb eines Prüfungsamt, bringt den Datenschutz und die Datensicherheit auf ein sehr hohes Niveau und soll alle für die Aufgabenerfüllung im Prüfungsamt relevanten Informationen in der Prüfungsverwaltung verfügbar machen.

Die Dokumente der Prüfungsakte können dabei auf zwei Arten entstehen:

1. Dokumente, die von der Prüfungsverwaltung selbst generiert werden (Transcripts, Zeugnisse, Urkunden und Rechtsbehelfsbelehrungen, Diploma Supplements)
2. Dokumente, die von Ihnen selbst hochgeladen werden (die in 2022 ergänzte Prüfungsaktenfunktion)

In Zukunft wird es noch weitere Dokumente geben, die von Studierenden oder Gutachter*innen hochgeladen wurden.

Anzeige der Dokumente in der Prüfungakte

Der Hauptinhalt der Seite stellt die Auflistung der Akteninhalte dar. Die Dokumente werden dabei per Voreinstellung in zwei Ebenen gegliedert:

Studienphase

• Die erste Gliederungsebene wird durch die Studienphasen erzeugt, zu denen die Dokumente gehören. Die Studienphasen stammen aus den Studiengängen, zu denen ein Dokument gehört
• Es findet dabei eine Einteilung ein in 'Bachelor', 'Staatsprüfung', 'Master of Arts / Science', 'Master of Education', 'Promotion' und 'Weitere Dokumente'. Unter die weiteren Dokumente fallen dabei die, die keinem Studiengang zugeordnet wurden, sondern nur einer Einrichtung
• Die Studienphasen werden so sortiert, dass die vermutlich aktuellsten Dokumente am Seitenanfang stehen. So werden Promotionsdokumente vor Masterdokumenten gezeigt und Masterdokumente wiederum vor Bachelor- und Staatsprüfungsdokumenten

Kategorien

• Unterhalb der Studienphase wird wiederum in die einzelnen Kategorien gegliedert, die dort vorkommen. Neben die Kategorien für die generierten Dokumente werden auch die Kategorien gezeigt, die bei hochgeladenen Dokumenten zugeordnet wurden
• Die Kategorien haben eine feste Sortierung, die in der Administration der Prüfungsverwaltung eingestellt ist
• Bei der Abschlussarbeitskategorie wird in der Überschrift ein Link in die Übersicht aller Abschlussarbeiten angeboten um einen direkten Zugriff zu ermöglichen

Sortierung der Dokumente

• Innerhalb einer Kategorie werden die Dokumente chronologisch sortiert, auch hier so, dass die neuesten Dokumente am Anfang stehen
• Dokumente von gleichen Tag werden wiederum nach ihrem Titel sortiert

Jedes Dokument wird in einer eigenen Zeile gezeigt und hat diese Aktionsmöglichkeiten, die in folgenden Abschnitten jeweils genauer erläutert werden:

Spalte 1 - Status der Freigabe für Studierende

• Hier wird durch ein Symbol angezeigt, ob das Dokument für die Studierende / den Studierenden abrufbar ist. Sie können mit der Maus einen Moment über den Symbol verharren und erhalten dann einen Tooltip der erläutert, wie der Status ist

Spalte 2 - Titel und Dokumentenabruf

• Hier wird der Titel des Dokuments gezeigt. Bei generierten Dokumenten ist er teilweise sehr lang, weil er alle Studiengänge nennt, die darin enthalten sind
• Durch Anklicken des Titels rufen Sie das Dokument ab und können es lesen oder ausdrucken

Spalte 3 - Datum

• Bei generierten Dokumenten ist es das Datum der Generierung, bei manuell hochgeladenen Dokumenten das von Ihnen eingetragene Datum

Spalte 4/5 - Dokument für Studierende freigeben oder zurückziehen

• Hier können Sie ein Dokument für die Studierende / den Studierenden zum Abruf freigeben oder es auch wieder zurückziehen. Das Icon verändert sich je nach Status des Dokuments. Eine Freigabe löst eine Benachrichtigung an die Studierenden aus, siehe dazu den entsprechenden Abschnitt unten

Spalte 6 - Detailansicht eines Dokuments

• Hier öffnen Sie die Detailseite des Dokuments um weitere Informationen dazu einzusehen, z. B. die interne Beschreibung oder den Bearbeitungsverlauf

Spalte 7 - Bearbeitung eines Dokuments

• Bei hochgeladenen Dokumenten öffnen Sie hier die Bearbeitungsseite des Dokuments um die weiteren Informationen dazu zu bearbeiten

Spalte 8 - Löschen eines Dokuments

• Hier können Sie Dokumente löschen bzw. in den Papierkorb verschieben

Änderung der Sortierung

Wenn Sie eine chronologische Sortierung der Dokumente ohne Zwischenüberschriften bevorzugen, so können Sie dazu das Symbol rechts neben der Schalterleiste am Seitenanfang anklicken. Mit jedem Klick wird in eine andere Sortierung gewechselt. Heute stehen diese 3 Sortierungen zur Verfügung:

1. Die Standardsortierung nach Studienphasen und Kategorien
2. Eine einfache Dokumentenliste, die nach dem Datum absteigend sortiert wird
3. Eine einfache Dokumentenliste, die nach dem Datum aufsteigend sortiert wird

Die Prüfungsverwaltung merkt sich ihre letzte Sortierungseinstellung und behält sie bei, bis Sie sie wieder ändern.

Filterung: Nur eigene Dokumente anzeigen

Neben dem Schalter, der zum Papierkorb führt, gibt es einen weiteren Schalter, über den Sie generierte Dokumente, für Sie keine Schreibrechte besitzen, aus der Anzeige ausblenden können. Der Schalter hat eine Beschriftung in dieser Art:

Nur eigene Dokumente zeigen (-5)

Die -5 bezieht sich auf die konkrete Prüfungsakte und sagt aus, wie viele Dokumente nicht mehr angezeigt werden, so lange Sie diese Filterung aktiv haben. Die Einstellung wird dabei ähnlich wie die Sortierung dauerhaft gespeichert, wird also auch bei folgenden Aufrufen von Prüfungsakten ausgeführt. So lange die Filterung aktiv ist wird nun dieser Schalter gezeigt:

Alle Dokumente zeigen (+5)

Hier bedeutet das +5 entsprechend, dass es 5 Dokumente gibt, die Sie prinzipiell einsehen können, die aber aktuell ausgeblendet wird. Die Filterung auf die eigenen Dokumente kann praktisch sein, wenn Sie z. B. ausschließlich für Promotionsverfahren zuständig sind und die Transcripts, Diploma Supplements etc. der Bachelor- und Masterphase nicht benötigen. Auch wenn Sie eher Nebenfachabschlüsse anfertigen reduziert sich durch diese Einstellung der Inhalt der Prüfungsakte erheblich und wird so übersichtlicher.

Dokumentenerstellung 1: Erzeugung durch die Prüfungsverwaltung

Die Erzeugung von PDF Versionen der Transcripts, der Diploma Supplements und der Zeugnisse und Urkunden kann über die Schalter am Seitenanfang angestoßen werden. Alternativ kann dies auch direkt in den jeweiligen Seiten angestoßen werden.

Bei der Generierung der Transcripts und der Diploma Supplements werden immer gleich zwei Dokumente erzeugt, eines in deutscher und eines in englischer Sprache. Bei der Generierung der Zeugnisse und Urkunden werden 6 Dokumente auf einmal erzeugt. Die erzeugten Dokumente erhalten automatisch einen Namen, der sich auf die enthaltenen Studiengänge bezieht, sowie den Zeitpunkt ihrer Generierung. Diese kann nicht bearbeitet werden, es ist nur möglich neue Versionen dieser Dokumente zu erstellen, die dann die vorhandenen Versionen aktualisieren:

Zusammenfassung aller Versionen eines generierten Dokuments

Mit der Umstellung der generierten Dokumente auf die Struktur der neuen Prüfungsakte, die in 04/2023 erfolgte, wurde der Umgang mit den verschiedenen Versionen eines Dokuments geändert: Seit dieser Umstellung führt eine neue Version z. B. eines Modultranscripts für eine bestimmte Fächerkombination, nicht generell zu einem separaten Dokument in der Prüfungsakte. Sofern in der Vergangenheit bereits einmal ein entsprechendes Dokument generiert wurde wird in diesem Dokument die neue Dateiversion gespeichert, das Datum aktualisiert und ggf. eine Veröffentlichung rückgängig gemacht. Dabei werden auch in den Papierkob gelegte Dokumente einbezogen und dabei wieder aus dem Papierkorb geholt.

Über den Dokumentenverlauf, der in der Detailseite des Dokuments gezeigt wird, lässt sich dies nachvollziehen und dort ist auch der Zugriff auf frühere Versionen des Dokuments möglich.

Weitere Informationen dazu, wie im Detail bei der Überführung der vorher existierenden generierten Dokumente in die neue Prüfungsakte vorgegangen wurde, finden Sie hier.

Berechtigungen bei erzeugten Dokumenten

Auch wenn die generierten Dokumente in der Prüfungsakte für alle Prüfungsämter einsehbar ist, die die grundsätzlichen Rechte zum Zugriff auf die Transcripts haben, unterliegt die Erzeugung und Bearbeitung dieser Dokumente strikteren Regelungen:

1. Es sind nur Transcripts speicherbar, die eine gültige Erfüllung eines Studiengangstyps - also einer entsprechenden Auswahl von Fächern - darstellen. Dies impliziert u.a., dass sich Studiengänge aus unterschiedlichen Abschlüssen in den abgespeicherten Dokumenten nicht mischen lassen. Semestertranscripts gehorchen dabei den gleichen Regeln wie Transcripts nach Modulen mit einer Ausnahme: Es ist hier möglich Transcripts ohne ausgewählte Fächer abzuspeichern. Dies ist bei Studierenden relevant, die nicht in grundständigen Studienangeboten eingeschrieben sind
2. Die Rechte an einem Dokument hat nur das federführende Prüfungsamt, welches über die in dem Dokument steckenden Fächer ermittelt wird. Im Sonderfall der Semestertranscripts, die ohne Fächerzuordnung gespeichert werden, haben prinzipiell alle an der*m Studierenden berechtigten Prüfungsämter die Zugriffsrechte
3. Auch Diploma Supplements können nur vom federführenden Prüfungsamt gespeichert werden.
4. Das Prüfungsamt, welches die Rechte an der Bearbeitung eines Studienabschlusses hat - also das federführende Prüfungsamt bzw. das Prüfungsamt, in dessen Fach die Abschlussarbeit geschrieben wurde - hat auch die Rechte für die Erzeugung von Zeugnissen und Urkunden

Dokumentenerstellung 2: Hochladen von Dokumenten durch das Prüfungsamt

Mit der Einführung der Prüfungsaktenfunktion in 2022 wurde die Option ergänzt manuell Dateien in der Prüfungsverwaltung abzulegen. Diese Dokumente ergänzen die generierten Dokumente und unterscheiden sich in bestimmten Punkten deutlich von diesen:

• Beim Hochladen einer Datei in die Akte über den Schalter Neues Dokument müssen Informationen über das Dokument angegeben werden, z. B. auf welchen Studiengang es sich bezieht, da die Prüfungsverwaltung diese Informationen nicht selbstständig ermitteln kann. Über die Kategorien, denen die Dokumente zugeordnet werden, entstehen Zwischenüberschriften in der Prüfungsaktenseite
• Die Dokumente können nachträglich bearbeitet werden und es lassen sich sowohl die Angaben über das Dokument wie auch die Datei selbst verändern / korrigieren

Dokumentenerstellung 3: Versand von E-Mails aus dem System heraus

Schließlich können Dokumente in der Prüfungsakte auch durch den Versand von E-Mails aus dem System heraus entstehen, wenn dieser von einer automatischen Archivierung der E-Mails in der Prüfungsakte verbunden ist. Dazu gibt heute zwei Wege:

• Die Generierung von Serienmails im eKVV
• Der Versand einzelner E-Mails an Studierende in der Prüfungsverwaltung

Die dabei erzeugten Prüfungsaktendokumente werden zwar vom System generiert, verhalten sich aber danach wie hochgeladene Dokumente, so lassen sich die Angaben dazu bearbeiten.

Berechtigungen bei hochgeladenen Dokumenten

Im Gegensatz zu den generierten Dokumenten - siehe oben - ist der Zugriff auf hochgeladene Dokumente generell nicht für verschiedene Prüfungsämter möglich, sondern nur für das Prüfungsamt, welches sie hochgeladen hat. Es gibt hier heute nur wenige Ausnahmen, speziell die übergreifenden Berechtigungen im Sachunterricht. Genauer gesagt werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt, die

• einem Studiengang oder
• einer Einrichtung

zugeordnet sind, für die Sie Berechtigungen in der Prüfungsverwaltung besitzen. Für unterschiedliche Prüfungsämter sieht damit die Prüfungsakte der gleichen Matrikelnummer ggf. ganz unterschiedlich aus, da in jedem Bereich nur die eigenen Dokumente sichtbar sind.

Veröffentlichen und Zurückziehen von Dokumenten / Benachrichtigung von Studierenden

Neu erzeugte Dokumente sind zunächst nicht für die Studierenden sichtbar, das gilt sowohl für hochgeladene Dokumente wie auch für generierte. Bei den generierten Dokumenten gibt es noch die Besonderheit, dass sie bei der Erstellung einer neuen Version - siehe die Beschreibung dazu oben - zunächst einmal wieder zurückgezogen werden. Bei den Dokumenten, bei denen eine Veröffentlichung möglich ist, findet sich dazu ein entsprechender Schalter. Bitte bedenken Sie aber, dass nicht jedes Dokument aus der Prüfungsakte für das Freigeben für Studierende geeignet ist, so gibt es z.B. für die Freigabe von Gutachten in Promotionsverfahren explizite Regelungen in den entsprechenden Prüfungsordnungen.

Ist ein Dokument für die Studierenden sichtbar gemacht, so können diese es der Prüfungsverwaltung der Studierenden unter dieser Adresse einsehen:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/pv_publ/publ/Dokumente.jsp

Die Verfügbarmachung von Dokumenten auf diesem Weg ist datenschutzkonform, da die Dokumente nur für die jeweiligen Studierenden abrufbar sind. Die Datenübertragung ist jederzeit verschlüsselt, im Gegensatz etwa zu einem Versand per E-Mail. Zusätzlich dokumentiert die Prüfungsakte, welche Dokumente Studierenden sichtbar gemacht wurden, so dass hier nachvollziehbar bleibt welche Dokumente jemals ausgegeben wurden.

Mit der Veröffentlichung eines Dokuments können Studierende dieses sofort in ihrer eigenen Sicht aufrufen und speichern. Die Studierenden erhalten mit einer Verzögerung von ca. 15 Minuten eine Benachrichtigung über die Veröffentlichung per E-Mail, in der auch die Titel der Dokumente genannt werden. Falls mehrere Dokument hintereinander veröffentlicht werden, so versucht das System diese zu einer einzigen E-Mail zusammenzufassen. In der Detailansicht eines Dokuments in der Prüfungsakte finden Sie dann im Verlauf einen entsprechenden Eintrag, der dokumentiert, dass die Benachrichtigung erfolgt ist.

Die automatische Benachrichtigung ist auch der Grund, warum bei der erneuten Generierung etwa eines Transcripts die Veröffentlichung einer früheren Version des gleichen Dokuments wieder rückgängig gemacht wird. Durch die erneute Veröffentlichung erfolgt dann wieder eine Benachrichtigung der Studierenden. Falls Sie eine Veröffentlichung innerhalb der 15-Minuten-Frist bis zur Benachrichtigung wieder zurückziehen, so wird keine Benachrichtigung verschickt.

Studierende können auf die Dokumente dabei so lange zugreifen, wie sie grundsätzlich auf die BIS-Prüfungsverwaltung Zugriff haben. Dies ist nach heutigem Stand noch 6 Monate nach der Exmatrikulation der Fall.

Nicht alle Dokumentenarten können für die Studierenden sichtbar gemacht werden, z. B. sind die Zeugnisse und Urkunden heute nicht für eine Veröffentlichung gedacht, da sie nur die Textbestandteile enthalten, aber keine Elemente des Corporate Designs. In diese Form sind sie nicht sinnvoll durch die Studierenden nutzbar und sollen daher auch nicht bei ihnen ankommen.

Eine Veröffentlichung lässt sich wieder zurückziehen und das Dokument damit wieder aus der Sichtbarkeit für die Studierenden zurückziehen. Im Bearbeitungsverlauf eines Dokuments lässt sich aber nachvollziehen, ob ein Dokument jemals sichtbar war.

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