Prüfungsakte - Überführung der generierten Transcripts, etc. in die neue Prüfungsaktenstruktur

In dieser Seite wird dokumentierte, wie bei der Überführung der generierten Transcripts, Diploma Supplements, Zeugnis und Urkunden in die neue Struktur der Prüfungsakte im April 2023 vorgegangen wurde.

Hintergrund

Die Prüfungsverwaltung verfügte bereits seit ca. 10 Jahren über die Option, die im System erzeugten Zeugnisdokumente auch in der Prüfungsverwaltung abzuspeichern und so zu archivieren und den Studierenden freizugeben. Mit dem Ausbau der digitalen Prüfungsakte, der Ende 2022 erfolgt und Anfang 2023 in den Regelbetrieb ging, stand dann im System eine leistungsfähigere Dokumentenablage zur Verfügung.

Die generierten Dokumente wurden Anfang April 2023 in diese Struktur überführt und gewannen dadurch deren Eigenschaften, zum Beispiel die damit erstmals verfügbare Dokumentendetailseite und den einen sichtbaren Bearbeitungsverlauf. Auch die neuen Sicherheitsaspekte der Prüfungsakte würden damit für die generierten Dokumente wirksam.

Es wurde damit auch möglich bereits einmal den Studierenden sichtbar gemacht Dokumente wieder zu löschen bzw. in den Papierkorb zu legen, während diese Dokumente zuvor dauerhaft in der Prüfungsakte verblieben. Zugleich sind damit die generierten Dokumente auch nicht mehr vollständig löschbar und bleiben generell erhalten, womit die Prüfungsakte erst zur der Grundlage für eine jederzeit nachvollziehbare Dokumentation der Zeugnisausgabe werden konnte.

Umgang mit mehreren Versionen eines Dokuments =

Vor der Umstellung ....