PveditStudMail

E-Mail an Studierende*n senden

In dieser Seite können Sie aus der Prüfungsverwaltung heraus E-Mails an Studierende verschicken. Die E-Mails gehen dabei direkt in die Prüfungsakte ein, es ist also kein zusätzlicher Schritt zur Archivierung notwendig. Diese Funktion soll es Ihnen ermöglichen auf die Nutzung des normalen Mailprogramms im Kontext der Aufgaben eines Prüfungsamts in vielen Fällen zu verzichten und so helfen den Aufwand für das Führen der digitalen Prüfungsakte zu verringern. Die Funktion wurde parallel zur Serienmailfunktion im eKVV entwickelt und teilt sich Eigenschaften und Einstellungen mit ihr.

Schritt 1: Verfassen der E-Mail

Wenn Sie die Seite öffnen werden Ihnen zuerst die Eingabefelder für das Betreff und den Inhalt der E-Mail angeboten. Im Inhalt wird die Anrede für den*die Studierende vorausgefüllt, dabei wird die (ggf. fehlende) Geschlechtsangabe berücksichtigt.

Hier tragen Sie zuerst den Inhalt der Nachricht ein. Es sind keine Formatierungen möglich, auch Anhänge können nicht mitgegeben werden. Wenn Sie entsprechende Bedarfe haben, dann versenden Sie die E-Mail über Ihr normales Mailprogramm und nutzen dafür die auf der Detailseite der Studierenden angezeigt Aliasadresse.

Als drittes Feld wird die Eingabe einer Signatur ermöglicht, also eines Teils der E-Mail, der unabhängig vom konkreten Mailinhalt gleich bleibt. Der Inhalt, den Sie hier eintragen, wird in Ihren Einstellungen gespeichert und steht Ihnen beim nächsten Mal wieder zur Verfügung.

Angaben zur Prüfungsakte: Kategorie und Studiengang / Einrichtung

Analog zum Hochladen eines Dokuments in die Prüfungsakte müssen hier 2 Einstellungen vorgenommen werden und zwar die Kategorie und die Zuordnung zu einem Studiengang / einer Einrichtung.

Die Auswahl der Kategorie - z. B. 'Schriftverkehr' - wird in Ihren Benutzereinstellungen gespeichert und wird bei zukünftigen Aufrufen der Seite vorausgewählt.

Absenderdaten

Schließlich müssen Sie noch eintragen, unter welcher Absenderadresse und mit welchem Absendernamen die Mails verschickt werden sollen. Hier werden Ihre Daten aus dem PEVZ vorausgefüllt. Aber Sie können hier auch eine Funktionsmailadresse und einen Absendernamen wie 'Prüfungsamt XY' eingetragen. Um Fehleingaben zu verhindern wird hier geprüft, ob die Adresse grundsätzlich im PEVZ eingetragen ist. Zur Prüfung wird das gesamte PEVZ herangezogen, nicht nur Ihr Eintrag. Die verschickten E-Mails erhalten dann diese Adresse als Absenderadresse, so dass Antworten auch an dieser Adresse ankommen. Zusätzlich könnten Sie hier Ihre Signatur eintragen, die dann ans Ende der E-Mail gestellt wird.

Auch Absendername und -adresse werden in Ihren persönlichen Benutzereinstellungen gespeichert, so dass Sie sie normalerweise nur ein einziges Mal eintragen müssen, bei der nächsten Verwendung der Funktion werden sie wieder automatisch eingetragen.

Mailkopie und weitere Empfänger*innen

Bei den Absenderdaten können Sie einstellen, ob Sie eine Kopie der verschickten E-Mail erhalten wollen. Wenn Sie diese Option wählen, dann wird eine Kopie der Mail an die eingetragen Absenderadresse geschickt. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn Sie auch in Ihrem E-Mailprogramm sehen möchten, welche E-Mails Sie verschickt haben.

Falls die E-Mail auch für weitere Empfänger*innen relevant ist, so können sie deren Adressen hier zusätzlich eintragen. Ein Beispiel könnten Gutachter*innen sein. Sie können mehrere Adressen eintragen, die Sie durch Komma oder Leerzeichen trennen. Achtung: Diese E-Mailadressen werden nicht weiter auf Korrektheit geprüft.

Schritt 2: Überprüfung und Versand

Vor dem Versand der E-Mail erhalten Sie eine Vorschau, die insbesondere zeigt, wie Mailinhalt und Signatur zusammengefügt aussehen. Wenn Sie hier den Versand bestätigen, dann geht die E-Mail raus und wird direkt in die Prüfungsakte geschrieben. Dabei wird sie als sichtbar eingestellt, Studierende können die E-Mail also in ihrer Prüfungsakte noch einmal einsehen. Danach werden Sie auf die Detailseite des gerade generierten Dokuments geleitet. Hier können Sie ggf. noch Anpassungen vornehmen, falls notwendig.

Wenn keine E-Mailadresse bekannt ist

Sollte der*die Studierende keine E-Mail-Adresse im eKVV eingetragen haben, so kann kein E-Mailversand durchgeführt werden. Die Seite zeigt dann direkt einen entsprechenden Hinweis.

Wie erreiche ich diese Seite

Sowohl in der Detailseite zu Studierenden wie auch in der Prüfungsakte finden sich Links in diese Funktion.

Der Zugriff ist dann möglich, wenn die Berechtigungen vorhanden sind für die jeweilige Matrikelnummer Dokumente in der Prüfungsakte anzulegen.