E-Mailversand an Studierende

In der BIS-Prüfungsverwaltung finden Sie z. B. in der Studierendendetailseite E-Mail-Adressen, über die Sie die jeweiligen Studierenden erreichen können. Diese Adressen haben das Format 'Matrikelnummer' + '@ekvv.uni-bielefeld.de'. Das eKVV leitet an solche Adressen geschickte E-Mails an die Adressen weiter, welche die / der jeweilige Studierende aktuell im eKVV eingestellt hat. Jede E-Mail muss freigeschaltet werden.

Die meist bessere Alternative ist heute allerdings der direkte Nachrichtenversand aus der Prüfungsverwaltung heraus, der auch gleich in der Prüfungsakte dokumentiert wird.

Datenschutz

Bitte beachten Sie: Per E-Mail dürfen keine sensiblen Daten verschickt werden, wie z. B. Noten! Vom System vorformulierte Standardemails enthalten daher nur allgemeine Formulierungen und keine konkreten Informationen zu erbrachten Leistungen.

Wenn Sie Dokumente mit personenbezogenen Daten an die Studierenden geben müssen, so ist der Weg über die Prüfungsakte immer zu bevorzugen, da er sicher und datenschutzkonform ist.

Sind alle Studierenden auf diese Weise erreichbar?

Nicht alle Studierenden sind auf diese Weise erreichbar, da die Studierenden erst eine E-Mail-Adresse im eKVV eintragen müssen. In der Praxis ist dies aber bei einem sehr hohen Anteil der Fall. Bei Studierenden, die die Hochschule verlassen haben, werden die E-Mail-Adressen grundsätzlich entfernt.

Wenn keine E-Mail-Adresse vorliegt, wird dies in den entsprechenden Seiten direkt angezeigt.

Freigabe der E-Mails

Aus Sicherheitsgründen müssen Sie jede E-Mail freischalten. Sie erhalten dazu kurze Zeit nach dem Abschicken Ihrer E-Mail eine Antwort des eKVV's, in welcher der Freigabeschritt beschrieben ist. Die Frage nach der Archivierung der E-Mail können Sie dabei ignorieren, Ihre E-Mails an Studierende werden vom eKVV nie archiviert. Weitere Informationen zu diesen Verteilern finden Sie in dieser Seite.

Aliasadressen als Alternative ohne Freigabeschritt

In Seiten wie der Suche nach Studierenden in bestimmten FsB Versionen wird heute eine alternative eMailadresse für Studierende angezeigt, die sogn. Aliasadresse. Bei den Aliasadressen gibt es im Gegensatz zur zuvor beschriebenen Adresse mit der Matrikelnummer keinen Freigabeschritt, sie eigentlich sich daher besser für die Nutzung in Kontexten, in denen keine Freigabe erfolgen kann, z. B. Serienmails oder die Verwendung in Befragungsplattformen.

E-Mails an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Veranstaltung

Wenn Sie eine E-Mail an alle TeilnehmerInnen einer Veranstaltung schicken möchten, so können Sie dazu die Veranstaltungs-E-Mail-Verteiler des eKVV's nutzen. Sie finden diese Adressen auf der Detailseite einer Veranstaltung.