Dokumentation der Ausgabe von Zeugnisdokumenten

In dieser Seite dokumentieren Sie die Ausgabe der Zeugnisdokumente zu einem bestimmten Studienabschluss. Dieser Vorgang ersetzt das zuvor notwendige Einscannen der unterzeichneten Zeugnisdokumente samt Hochladen in die Prüfungsakte. Im Zuge der Einführung dieses Verfahren am 15.02.2024 wurde auch die Umstellung von der Empfangsbestätigung, die Studierende unterschreiben mussten, auf die Rechtsbehelfsbelehrung durchgeführt, die nur noch ausgehändigt und nicht mehr zu den Akten genommen wird. Schließlich wird diese Meldung auch verwendet um dem StudSek automatisiert mitzuteilen, dass ein Studienabschluss erfolgt ist. Das Formular hat dabei zwei Schritte:

Schritt 1: Angaben zu den Zeugnissen

Die digitale Dokumentation der Zeugnisausgabe benötigt alle Angaben, die sich (nur) auf den ausgedruckten und unterschriebenen Zeugnisdokumenten befinden. Nur dadurch kann diese Dokumentation das Einscannen dieser Dokumente plus Ablage in der Prüfungsakte komplett ersetzen. Dazu sind eine Reihe von Angaben notwendig, die aber in den allermeisten Fällen schon automatisch vorausgefüllt sind und nur bestätigt werden müssen:

Unterzeichner*innen

Hier wird die Angabe, die schon beim Einfrieren des Studienabschlusses gemacht wurde, voreingestellt
Im dem Fall, dass eine andere Person letztendlich unterzeichnet hat, muss hier eine Anpassung erfolgen

Ausgebende Person

Hier wird Ihr Name voreingestellt. Falls Sie die Zeugnisausgabe vertretungsweise dokumentieren, so tragen Sie hier den Namen der Kollegin/des Kollegen ein, der sie tatsächlich vorgenommen hat

Ausgabedatum

Hier wird der heutige Tag voreingestellt, bitte passen Sie das Datum ggf. an den konkreten Tag der Zeugnisausgabe bzw. des Tages, an dem Sie das Zeugnis in die Post gegeben haben, an

Art der Ausgabe

Hier haben Sie die Option zwischen der persönlichen Übergabe und der postalischen Zusendung zu unterscheiden.
Bei der Auswahl der postalischen Zusendung erhalten Sie weitere Eingabefelder um zu dokumentieren, an welche Adresse die Zeugnisse geschickt wurden. Diese Angaben werden dabei aus den Studierendendaten vorausgefüllt

Sonstige Angaben

Hier können Sie weitere Besonderheiten vermerken

Ausgegebene Dokumente - Deutsch

Für die Dokumentation der Zeugnisausgabe müssen alle 5 Zeugnisdokumente in der Prüfungsakte vorliegen. Falls das noch nicht der Fall ist erhalten Sie einen Hinweis und müssen dies erst nachholen.
Mit den 5 Dokumenten sind diese gemeint: Zeugnis, Urkunde, Rechtsbehelfsbelehrung, Transcript nach Modulen und Diploma Supplement
Hier müssen Sie keine Auswahl treffen, es wird Ihnen aber angezeigt an welchem Tag die Dokumente erstellt wurden

Ausgegebene Dokumente - Englisch

Falls Sie auch die englischsprachigen Dokumente ausgeben, so dokumentieren Sie dies in dieser Liste durch anwählen der jeweiligen Checkbox
Das System merkt sich ihre Auswahl und schlägt sie Ihnen beim nächsten Mal genauso wieder vor. Das gilt auch für weitere Einstellungen in diesem Dialog

Schritt 2: Überprüfung der Angaben und Bestätigung

In der folgenden Seite werden Ihnen alle Eingaben und Auswahlen noch einmal gezeigt. Bitte prüfen Sie die Eingaben sorgfältig, sie gehen nach dem endgültigen Abschicken in das Dokument zur Dokumentation der Zeugnisausgabe ein und lassen sich dort nicht mehr verändern (außer durch eine Rücknahme der Zeugnisausgabe, die aber die Ausnahme bleiben sollte).

Wenn die Zeugnisdokumente postalisch zugeschickt wurden haben Sie die Option an die Studierende/den Studierenden direkt eine entsprechende Nachricht zu schicken. Sie gelangen dann direkt in die Seite zum Nachrichtenversand an Studierende, die Nachricht wird dabei bereits weitgehend vorausgefüllt und dabei insbesondere die Adresse gezeigt, an die die Dokumente geschickt wurden.

Die Benachrichtigung sollte unbedingt genutzt werden, damit die Studierenden wissen, dass die Dokumente aus dem Weg sind und ggf. frühzeitig eine Rückmeldung geben können, wenn etwas mit der Adresse nicht stimmen sollte.

Dokumente in der Prüfungsakte

In der Prüfungsakte ist danach ein neues Dokument vorhanden, welches alle Informationen zur Zeugnisausgabe bündelt. Es enthält dabei so viele Informationen, dass immer eine zweifelsfreie Rekonstruktion der ausgegebenen Dokumente möglich ist.

Wo sehe ich, bei welchen Abschlüssen noch keine Zeugnisausgabe erfolgt ist

In der Auflistung der Studienabschlüsse gibt es eine Spalte mit dem Zeugnisausgabedatum die nur gefüllt ist, wenn die Zeugnisausgabe auf diese Weise dokumentiert wurde. Da diese Funktion am 15.02.2024 verfügbar gemacht wurde sollten alle danach erstellten Abschlüsse diese Angabe haben.

Wie erreiche ich diese Seite

Sie erreichen diese Funktion aus dem Transcript nach Modulen, hier wird bei den Studienabschlüssen die entsprechende Funktion über das Brief-und-grüner-Pfeil-Symbol angeboten.