BIS Support: Verteileradministration (Warteschlangenanzeige)

Die Warteschlangenseite der BIS Mailverteiler soll die Bearbeitung von Supportfällen gut zu unterstützen und das aktuelle Geschehen im Mailverteilersystem leicht prüfbar zu machen. Die Seite zeigt zum einen die Liste der in der Warteschlagen befindlichen E-Mails und bietet zusätzlich eine Detailsicht auf einzelne E-Mails.

Warteschlange - Was ist darin enthalten

In der Warteschlange werden E-Mails, bei denen ein Freigabeschritt notwendig ist, für 72 Stunden angezeigt. Es werden auf Freigabe wartende, abgelehnte, abgebrochene und bereits verschickte E-Mails angezeigt. Es ist also keine reine Warteschlange von noch freizugebenden E-Mails.

E-Mails ohne Freigabeschritt - heute faktisch nur die Aliasadressen - werden nach dem Versand wieder gelöscht, damit sie auf Grund ihrer potentiell großen Menge die Warteschlange nicht verstopfen. Wenn sie in großer Zahl eintreffen kann die Bearbeitung aber einen Moment dauern und sie während dieser Zeit in der Liste im Status NEU zu sehen sein.

Die Warteschlange lässt sich über das Suchfeld am Anfang schnell auf bestimmte Einträge reduzieren und nach den verschiedenen Spalten sortieren.

Welche Status können E-Mails haben

Der aktuelle Status jeder E-Mail ist direkt erkennbar und hier können diese Angaben vorkommen:

NEU

Diese E-Mails wurden von uns angenommen, müssen aber noch weiterverarbeitet werden, hier ist z. B. noch keine Freigabemail verschickt worden. E-Mails im Status NEU sollten bei normaler Funktion des Systems nur in geringem Umfang vorhanden sein und schnell in den nächsten Status wechseln.

WARTEND

Dies sind E-Mails, bei denen die Freigabeaufforderung verschickt, aber die Freigabe noch nicht durchgeführt wurde.

IM VERSAND

Diese E-Mail wurde freigegeben und sie wird gerade paketweise an die Empfänger*innen verschickt. Der Mailversand erfolgt nicht auf einen Schlag, da dies bei großen Verteilern auf technischer Ebene nicht möglich ist. In der Detailseite einer E-Mail lässt sich nachvollziehen, wie viele Pakete noch verschickt werden müssen.

Auch bei großen Verteilern sollte dieser Status aber nur für kurze Zeit bestehen bleiben.

ABGESCHLOSSEN

E-Mails in diesem Zustand wurden freigegeben und an die Empfänger*innen verschickt. Sie werden hier trotzdem noch für die Vorhaltezeit von 72 Stunden gehalten, damit wir sie bei Supportanfragen verfügbar haben und damit die Freigabelinks noch ein Zeit lang funktionieren und die Absender*innen bzw. Moderator*innen sich auch nach der Freigabe noch einmal den Status anzeigen lassen können.

E-Mails ohne Freigabeschritte - also die Aliasverteiler - werden dabei direkt aus der Warteschlange gelöscht und erreichen diesen Status nicht, da sie zu zahlreich sind um hier sinnvollerweise dargestellt zu werden. Sie lassen sich ggf. in den Protokollierungen nachvollziehen.

ABGELEHNT

In diesem Status befinden sich alle E-Mails, die wir zwar zunächst angenommen, aber nicht weiterverarbeitet haben. Die Gründe dafür werden in der letzten Spalte gezeigt und hier sind z. B. diese Angaben möglich:

'Die Verteileradresse ist unbekannt': Die Adresse des Verteilers ist nicht (mehr) gültig

'Der Verteiler existiert nicht oder besitzt keine Empfänger*innen': Im Gegensatz zu dem vorherigen Fall hat hier die Adresse zwar formal eine gültige Form hat, es sind aber keine Empfangsadressen enthalten. Das kann z. B. bei veralteten Aliasadressen vorkommen oder auch bei PEVZ Verteilern für Einrichtungs-IDs, die nicht existieren. Diese etwas andere Meldung ist der Art der Prüfung der Adressen geschuldet, die erst in einem zweiten Schritt die vollständige Prüfung durchführt, ob eine Adresse gültig ist

'Wurde als Spam klassifiziert': Die E-Mail wurde als automatisch generiert eingestuft, z. B. durch eine falsch konfigurierte Abwesenheitsbenachrichtigung. In der Systemadministration wird dabei das Muster eingestellt, welches für die entsprechende Klassifizierung sorgt

'Wurde als automatische Antwort klassifiziert': Die E-Mail wurde als automatisch generiert eingestuft, z. B. durch eine falsch konfigurierte Abwesenheitsbenachrichtigung. In der Systemadministration wird dabei das Muster eingestellt, welches für die entsprechende Klassifizierung sorgt

'Moderation hat den E-Mailversand abgebrochen': Im Gegensatz zu den vorherigen Fällen wurde diese E-Mail nicht vom System abgelehnt, sondern manuell im Zuge des Freigabeprozesses

Das gleich gilt für die im Versand befindlichen E-Mails. Bei abgelehnten E-Mails wird der Grund dafür angezeigt

Die Verteiler- und Absenderadressen können aus der Detailansicht der Mails direkt analysiert, also in die Verteileranalyse bzw. die in die Suche nach einer bestimmten Adresse in unseren Anwendungen gesprungen werden E-Mails lassen sich in andere Status bringen, z. B. können sie abgebrochen werden, um einen Versand zu verhindern. Auch kann der Versand hier direkt ausgelöst werden, was hin und wieder bei dringenden E-Mails eine früher nicht mögliche Alternative sein kann Bei einem konkreten Supportfall sollte hier als erstes geprüft werden, ob die fragliche E-Mail in der Warteschlange ist und wenn sie es ist sollten sich die Fragen nach ihrem Verbleib schon auf Basis dieser Angaben beantworten lassen.

Detailanzeige einer E-Mail

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