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E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen

2026-02-09T14:35:09Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Für jede Veranstaltung im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV] wird automatisch ein E-Mailverteiler zur Verfügung gestellt. Dieser Verteiler erreicht alle Studierenden (auch Gastbenutzer), welche die Veranstaltung im eigenen eKVV Stundenplan gespeichert haben oder denen in der BIS Prüfungsverwaltung eine Leistung bei der Veranstaltung verbucht wurde. Zusätzlich werden immer auch die Lehrenden der Veranstaltung in die Empfängerliste einbezogen.

Wenn das [[FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden|eKVV-Teilnehmermanagement]] bei einer Veranstaltung verwendet wird, gibt es zwei weitere Verteiler, über welche ausschließlich die zugelassenen Teilnehmer*innen erreicht werden bzw. die nicht-zugelassenen/auf der Warteliste stehenden.

Wie sie frei gewählte Gruppen von Teilnehmer*innen adressieren können wird in der Seite '[[Kommunikation mit Studierenden]]' beschrieben.

|sender=Die Verteiler einer Veranstaltung können zunächst von den Lehrenden und ihren Sekretariaten beschickt werden. Die Verbindung zu den Lehrenden erfolgt automatisch über die Zuordnung im eKVV.

Die Verteiler sollen allerdings '''den kompletten Lebenszyklus''' einer Lehrveranstaltung von der Planung bis zur Prüfungsdokumentation unterstützten und können daher auch von den eKVV Verantwortlichen der jeweiligen Fakultät, von Verantwortlichen für Platzvergabeverfahren (Belegmanagement), den Moderator*innen der fakultätsweiten Mailverteiler, den zuständigen Prüfungsämtern wie auch bei Klinikveranstaltungen von den Lehrkoordinationen genutzt werden. Auch der zentralen Raumvergabe stehen diese Verteiler zur Verfügung.

Lehrende, Sekretariate und die zuvor genannten Verantwortlichen können die Verteiler unter ihren im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Home.jsp Personen- und Einrichtungsverzeichnis] eingetragenen E-Mailadressen beschicken.

Lehrende können zusätzlich einzelne E-Mailadressen als absendeberechtigt eintragen. Auf diese Weise kann Tutorinnen und Tutoren die Nutzung ermöglicht werden (Hinweise dazu siehe [[E-Mailverteiler_für_Lehrveranstaltungen#Wie_erhalten_Tutor*innen_einen_Zugang_zu_den_E-Mailverteilern|unten]]).

Sie brauchen dazu einen {{BIS Zugang}}. In der Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] finden Sie dann bei jeder Veranstaltung entsprechende Links.
|wo=Die Adressen der E-Mailverteiler finden Sie am einfachsten im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV]. Suchen Sie dort die gewünschte Veranstaltung heraus, öffnen Sie die Detailansicht und gehen Sie zum entsprechenden Abschnitt in der Seite.

Die beiden zusätzlichen Verteiler, die durch eine Nutzung des Teilnehmermanagements verfügbar werden, finden Sie nicht im öffentlichen eKVV, sondern nur in den geschützten eKVV Eingabeseiten. In der Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] sehen Sie zum Beispiel bei jeder Veranstaltung einen Link zu den E-Mailverteilern.

|archivierung=Wenn Sie eine E-Mail mit der Archivierungsoption freigeben wird sie in das E-Mailarchiv der Veranstaltung im eKVV kopiert. Grundsätzlich wird die Nutzung der Archivierungsoption empfohlen, damit auch Studierende ohne eingetragene E-Mailadresse eine Chance haben Informationen zu erhalten. Der Zugriff auf die Anzeige im öffentlichen eKVV ist nur Personen möglich, die sich am eKVV angemeldet haben. Es findet dabei aber keine Beschränkung auf die Teilnehmer*innen der Veranstaltung statt.

Archivierte E-Mails werden automatisch nach 2 Jahren entfernt. Als Lehrende/r einer Veranstaltung können Sie archivierte E-Mails auch selbst wieder löschen, gehen Sie dazu über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]' in das jeweilige E-Mailarchiv. Wenn Sie Informationen zu Veranstaltungen über einen längeren Zeitraum behalten möchten, sollten Sie die Foren oder den Ankündigungsbereich in den ans eKVV angeschlossenen [[Lernraum|Lernräume]] nutzen.

Hinweis: An E-Mails angehängte Dateien können heute nicht im eKVV archiviert werden.
}}
== Wie erhalten Tutor*innen einen Zugang zu den E-Mailverteilern ==

Als Lehrende können Sie Ihren Tutor*innen die Nutzung der E-Mailverteiler bei einzelnen Veranstaltungen eröffnen. Dazu benötigen Sie einen {{BIS Zugang}}. Wenn Sie diesen haben gehen Sie so vor:

* Gehen Sie im eKVV auf die Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"]
* Suchen Sie dort die Veranstaltung heraus, für die Sie Tutor*innen freischalten wollen
* Klicken Sie bei der Veranstaltung auf den 'bearbeiten' Link unter Kommunikation / E-Mailverteiler
* Auf dem folgenden Formular können Sie E-Mailadressen der Tutor*innen eintragen, die dann sofort sendeberechtigt für den Verteiler sind. Sie können auf dem gleichen Wege diese Sendeberechtigungen auch wieder entfernen

Die auf diese Weise hinzugefügten Adressen sind ''nicht'' selbst im Verteiler enthalten. Sie bekommen aber - wenn von diesen Adressen E-Mails an den Verteiler verschickt werden - ihre E-Mail in Kopie.

== Was passiert, wenn eine Belegnummer bei mehreren Veranstaltungen verwendet wird ==

Die Adressen der E-Mailverteiler der Veranstaltungen enthalten als wesentliches Merkmal zur Identifizierung der Veranstaltung die Belegnummer. Falls eine '''Belegnummer''' in einem Semester '''bei mehreren Veranstaltungen''' verwendet wird, so haben diese Veranstaltungen '''einen gemeinsamen Verteiler'''. Dies hat in manchen Anwendungsfällen den Vorteil, dass alle Teilnehmer*innen der entsprechenden Veranstaltungen erreicht werden, auch wenn sie nicht jede der betreffenden Veranstaltungen im Stundenplan haben.

Wenn es hingegen wichtig ist, dass nur die Teilnehmer*innen einer ganz bestimmten Veranstaltung erreicht werden, dann bietet das eKVV alternative Verteileradressen an, welche die '''immer eindeutige Veranstaltungs-ID''' enthalten. Da die ID einfach eine lange Zahlenkette ist sind diese Verteileradressen nicht gut merkbar und für die EmpfängerInnen auch nicht direkt mit einer bestimmten Veranstaltung in Beziehung zu setzen. Sie sollten daher wirklich nur verwendet werden, wenn genau eine bestimmte Veranstaltung von mehreren Veranstaltungen mit identischer Belegnummer adressiert werden muss. Fallbeispiele sind hier Übungsgruppen oder Klausuranmeldeveranstaltungen.

Sie finden diese alternativen Verteileradressen in der internen [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe]. Suche Sie dort die entsprechende Veranstaltung und gehen Sie in die Detailseite der gewünschten Veranstaltung. Am Ende gibt es den Bereich zu den Mailverteilern und dort einen Abschnitt '''Wenn die Belegnummer mehrfach vorkommt''<nowiki/>'. Hier werden die Adressen der Verteilervarianten mit und ohne Berücksichtigung des Teilnahmemanagements angezeigt.

E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in bestimmten Gebäuden

2026-02-06T12:39:11Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Über diesen Verteiler erreichen Sie alle Personen, die im {{PEVZ}} mit einem Büro in einem bestimmten Gebäude eingetragen sind. Ebenfalls in den Verteiler einbezogen werden Funktions-E-Mailadressen, die bei ihren Kontaktdaten das entsprechende Gebäude eingetragen haben.

== Für welche Gebäude sind Verteiler verfügbar ==

Heute gibt es diese Gebäudeverteiler:

;Universitätshauptgebäude (UHG)
:''gebaeude_uhg@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Dieser Verteiler enthält alle Bauteile, die auch auf [http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/hallenplan.html dem Lageplan] dargestellt sind.

;CeBiTec
:''gebaeude_uhg_g@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Das CeBiTec wird im PEVZ als Bauteil 'G' des Universitätshauptgebäudes bezeichnet

;Verhaltensforschung ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=VHF Lageplan])
:''gebaeude_vhf@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude X ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=X Lageplan])
:''gebaeude_x@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude Z ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/campusplan.html?zeige=Z Lageplan])
:''gebaeude_z@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H-Gebäude ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=H Lageplan])
:''gebaeude_h@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H1-Gebäude/Hochaus am Phillip-Reis-Platz
:''h1hochhaus@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R-Gebäude
:Siehe unten

Die Verteiler für Gebäude werden einzeln vom {{BISKontakt|BIS Support}} eingerichtet. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Verteiler für andere Gebäude benötigen.

== Verteiler für bestimmte Bauteile ==

Es ist möglich innerhalb eines Gebäudes nur die Personen zu adressieren, deren Büros in bestimmten Bauteilen liegen. Dazu wird an die Adresse des Gebäudeverteilers der Bauteilname angehängt, getrennt mit einem Unterstrich '_'. Beispiel:

;Universitätshauptgebäude, Bauteil U
:''gebaeude_uhg_u@ekvv.uni-bielefeld.de''

Die Bauteilbezeichnung darf genau ein Zeichen lang sein. Wenn Sie mehrere Bauteile adressieren wollen müssen Sie diese separat anschreiben, es ist keine Kombination mehrerer Bauteile innerhalb einer Adresse möglich.

|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation={{MailverteilerTBZentraleModeration}}
|wo=Siehe oben.|archivierung={{MailverteilerArchivierung}}}}

== Mitarbeitende in einigen wenigen Büros erreichen ==

Wenn Sie nur Personen in einer geringen Anzahl von Büros ansprechen wollen, dann gibt es auch die Option sich im PEVZ herauszusuchen, wer in diesen Büros sitzt und dann die Personen direkt anzuschreiben:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/SucheRaum.jsp

Das ist etwas mühsamer, aber bei kleinen Zielgruppen ist das eine Alternative dazu, dass ggf. viele Kolleg*innen Ihre Mail erhalten, die davon überhaupt nicht betroffen sind.

== Verteiler für die R-Gebäude ==

Für die Gebäude der Medizinischen Fakultät existieren ebenfalls Verteiler, allerdings funktionieren sie nach anderen Regelungen:

* An die Verteiler können nur bestimmte Mailadressen E-Mails schicken. Wenn Ihre Adresse nicht zugelassen ist, aber Sie eine Information an diese Verteiler verschicken müssen, sprechen Sie bitte diese Adresse an: gebaeude-medizin@uni-bielefeld.de
* Die Verteiler haben auf der anderen Seite keine Moderation, als zugelassene Absenderin geben Sie selbst Ihre E-Mails frei
* Die Zusammensetzung dieser Verteiler ist genauso, wie bei den oben beschriebenen Verteilern
* Die Archivierungsfunktion kann genutzt werden, siehe die Beschreibung dazu oben

Diese Verteiler sind heute vefügbar:

;R.1 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R1 Lageplan]),
:''r1@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R.2 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R2 Lageplan])
:''r2@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R.4 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R4 Lageplan])
:''r4@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R.5 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R5 Lageplan])
:''r5@ekvv.uni-bielefeld.de''

E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in bestimmten Gebäuden

2026-02-06T12:38:24Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Über diesen Verteiler erreichen Sie alle Personen, die im {{PEVZ}} mit einem Büro in einem bestimmten Gebäude eingetragen sind. Ebenfalls in den Verteiler einbezogen werden Funktions-E-Mailadressen, die bei ihren Kontaktdaten das entsprechende Gebäude eingetragen haben.

== Für welche Gebäude sind Verteiler verfügbar ==

Heute gibt es diese Gebäudeverteiler:

;Universitätshauptgebäude (UHG)
:''gebaeude_uhg@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Dieser Verteiler enthält alle Bauteile, die auch auf [http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/hallenplan.html dem Lageplan] dargestellt sind.

;CeBiTec
:''gebaeude_uhg_g@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Das CeBiTec wird im PEVZ als Bauteil 'G' des Universitätshauptgebäudes bezeichnet

;Verhaltensforschung ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=VHF Lageplan])
:''gebaeude_vhf@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude X ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=X Lageplan])
:''gebaeude_x@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude Z ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/campusplan.html?zeige=Z Lageplan])
:''gebaeude_z@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H-Gebäude ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=H Lageplan])
:''gebaeude_h@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H1-Gebäude/Hochaus am Phillip-Reis-Platz
:''h1hochhaus@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R-Gebäude
:Siehe unten

Die Verteiler für Gebäude werden einzeln vom {{BISKontakt|BIS Support}} eingerichtet. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Verteiler für andere Gebäude benötigen.

== Verteiler für bestimmte Bauteile ==

Es ist möglich innerhalb eines Gebäudes nur die Personen zu adressieren, deren Büros in bestimmten Bauteilen liegen. Dazu wird an die Adresse des Gebäudeverteilers der Bauteilname angehängt, getrennt mit einem Unterstrich '_'. Beispiel:

;Universitätshauptgebäude, Bauteil U
:''gebaeude_uhg_u@ekvv.uni-bielefeld.de''

Die Bauteilbezeichnung darf genau ein Zeichen lang sein. Wenn Sie mehrere Bauteile adressieren wollen müssen Sie diese separat anschreiben, es ist keine Kombination mehrerer Bauteile innerhalb einer Adresse möglich.

|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation={{MailverteilerTBZentraleModeration}}
|wo=Siehe oben.|archivierung={{MailverteilerArchivierung}}}}

== Mitarbeitende in einigen wenigen Büros erreichen ==

Wenn Sie nur Personen in einer geringen Anzahl von Büros ansprechen wollen, dann gibt es auch die Option sich im PEVZ herauszusuchen, wer in diesen Büros sitzt und dann die Personen direkt anzuschreiben:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/SucheRaum.jsp

Das ist etwas mühsamer, aber bei kleinen Zielgruppen ist das eine Alternative dazu, dass ggf. viele Kolleg*innen Ihre Mail erhalten, die davon überhaupt nicht betroffen sind.

== Verteiler für die R-Gebäude ==

Für die Gebäude der Medizinischen Fakultät existieren ebenfalls Verteiler, allerdings funktionieren sie nach anderen Regelungen:

* An die Verteiler kann nur bestimmte Mailadressen E-Mails schicken. Wenn Ihre Adresse nicht zugelassen ist, aber Sie eine Information an diese Verteiler verschicken müssen, sprechen Sie bitte diese Adresse an: gebaeude-medizin@uni-bielefeld.de
* Die Verteiler haben auf der anderen Seite keine Moderation, als zugelassene Absenderin geben Sie selbst Ihre E-Mails frei
* Die Zusammensetzung dieser Verteiler ist genauso, wie bei den oben beschriebenen Verteilern
* Die Archivierungsfunktion kann genutzt werden, siehe die Beschreibung dazu oben

Diese Verteiler sind heute vefügbar:

;R.1 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R1 Lageplan]),
:''r1@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R.2 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R2 Lageplan])
:''r2@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R.4 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R4 Lageplan])
:''r4@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R.5 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R5 Lageplan])
:''r5@ekvv.uni-bielefeld.de''

E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in bestimmten Gebäuden

2026-02-06T12:35:05Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Über diesen Verteiler erreichen Sie alle Personen, die im {{PEVZ}} mit einem Büro in einem bestimmten Gebäude eingetragen sind. Ebenfalls in den Verteiler einbezogen werden Funktions-E-Mailadressen, die bei ihren Kontaktdaten das entsprechende Gebäude eingetragen haben.

== Für welche Gebäude sind Verteiler verfügbar ==

Heute gibt es diese Gebäudeverteiler:

;Universitätshauptgebäude (UHG)
:''gebaeude_uhg@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Dieser Verteiler enthält alle Bauteile, die auch auf [http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/hallenplan.html dem Lageplan] dargestellt sind.

;CeBiTec
:''gebaeude_uhg_g@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Das CeBiTec wird im PEVZ als Bauteil 'G' des Universitätshauptgebäudes bezeichnet

;Verhaltensforschung ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=VHF Lageplan])
:''gebaeude_vhf@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude X ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=X Lageplan])
:''gebaeude_x@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude Z ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/campusplan.html?zeige=Z Lageplan])
:''gebaeude_z@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H-Gebäude ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=H Lageplan])
:''gebaeude_h@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H1-Gebäude/Hochaus am Phillip-Reis-Platz
:''h1hochhaus@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R-Gebäude
:Siehe unten

Die Verteiler für Gebäude werden einzeln vom {{BISKontakt|BIS Support}} eingerichtet. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Verteiler für andere Gebäude benötigen.

== Verteiler für bestimmte Bauteile ==

Es ist möglich innerhalb eines Gebäudes nur die Personen zu adressieren, deren Büros in bestimmten Bauteilen liegen. Dazu wird an die Adresse des Gebäudeverteilers der Bauteilname angehängt, getrennt mit einem Unterstrich '_'. Beispiel:

;Universitätshauptgebäude, Bauteil U
:''gebaeude_uhg_u@ekvv.uni-bielefeld.de''

Die Bauteilbezeichnung darf genau ein Zeichen lang sein. Wenn Sie mehrere Bauteile adressieren wollen müssen Sie diese separat anschreiben, es ist keine Kombination mehrerer Bauteile innerhalb einer Adresse möglich.

|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation={{MailverteilerTBZentraleModeration}}
|wo=Siehe oben.|archivierung={{MailverteilerArchivierung}}}}

== Mitarbeitende in einigen wenigen Büros erreichen ==

Wenn Sie nur Personen in einer geringen Anzahl von Büros ansprechen wollen, dann gibt es auch die Option sich im PEVZ herauszusuchen, wer in diesen Büros sitzt und dann die Personen direkt anzuschreiben:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/SucheRaum.jsp

Das ist etwas mühsamer, aber bei kleinen Zielgruppen ist das eine Alternative dazu, dass ggf. viele Kolleg*innen Ihre Mail erhalten, die davon überhaupt nicht betroffen sind.

== Verteiler für die R-Gebäude ==

Für die Gedäude der Medizinischen Fakultät existieren ebenfalls Verteiler, allerdings funktionieren sie nach anderen Regelungen:

* An die Verteiler kann nur bestimmte Mailadressen E-Mails schicken. Wenn Ihre Adresse nicht zugelassen ist, aber Sie eine Information an diese Verteiler verschicken müssen, sprechen Sie bitte diese Adresse an: gebaeude-medizin@uni-bielefeld.de
* Die Verteiler haben auf der anderen Seite keine Moderation, als zugelassene Absenderin geben Sie selbst Ihre E-Mails frei
* Die Zusammensetzung dieser Verteiler ist genauso, wie bei den oben beschriebenen Verteilern
* Die Archivierungsfunktion kann genutzt werden, siehe die Beschreibung dazu oben

Diese Verteiler sind heute vefügbar:

;R.1 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R1 Lageplan]),
:''r1@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R.2 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R2 Lageplan])
:''r2@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R.4 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R4 Lageplan])
:''r4@ekvv.uni-bielefeld.de''

;R.5 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R5 Lageplan])
:''r5@ekvv.uni-bielefeld.de''

My Account

2025-12-15T15:41:48Z

Ihbrune:

[[Category:Sicherheit]][[Category:In english]]
AUTOMATIC TRANSLATION OF [[Mein Account|THIS PAGE IN GERMAN]]

Here you will find information about the page 'My Account', which can be accessed in the account management at this address:

:https://login.uni-bielefeld.de/kv/

On this page, you can see the logins or login attempts with your login data and information on other security-related events such as password changes. For the individual events, you will receive further information about the device you are using and the IP address from which the event was triggered.

This overview should help you to recognise possible theft or attempted theft of your login data. You may also be here because of an account lockout notification or a [[Unknown device|login from an unknown device]]. On this page, we explain what information appears here and how it can be interpreted:

== Someone is trying to steal my password ==
If someone tries to steal your web password and tries through passwords, you will see a lot of incorrect login attempts on this page that you cannot explain with your own activities. The login form slows down attackers here so that they cannot try out as many passwords as they like in a short space of time. You may also have received a notification that your login has been temporarily blocked because too many incorrect logins have been attempted. Nevertheless, in such a case you should:
* Get an even [https://login.uni-bielefeld.de/kv/password stronger web password]
* Enable two-factor authentication (see the following section)
* Keep an eye on the 'My Activities' page in the following days

== Someone has already stolen my password! ==

If a password theft has already occurred and your access is being misused, you would see successful logins at times that you cannot explain by your own activities. You should also have received an email notifying you of a [[Unknown device|login from an unknown device]].

Here you need to '''act quickly''' so that you do not lose control over your access and to stop the activities that a foreign person is carrying out in your name in the system:

* [https://login.uni-bielefeld.de/kv/password Set a new, stronger web password immediately]
* Activate two-factor authentication (see the following section)
* Follow the further instructions on the page on notifications for [[Unknown device|logins from unknown devices]]

== Secure passwords and two-factor authentication ==

We have gathered tips for choosing a secure password [[My secure password|on this page]] for you.

An even more effective means of increasing the security of your access is the {{2FA_en|use of two-factor authentication}}, which can be activated in a few steps.

== My current device ==
Under this item you will see two details about the device you are currently using (laptop / smartphone), which can be particularly helpful for checking [[Unknown device|Notifications for logins from unknown devices]]:

* The operating system and web browser you are currently using
* The current IP address of your device

You can compare this information with the information you find in the e-mail notifications for unknown devices. Please also note the [[Unknown device#Operating system and web browser|further information]] on the interpretation of this information.

== My devices ==
This point leads to the page with the list of devices that have access to your account. These are normally the devices on which you have installed the [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-hilfeseiten/bis-app/ 'Meine Uni' app]. You can delete devices that are no longer used here.

== Notifications from the login system ==

The login system sends you emails in certain cases to inform you about important events for the security of your login:

=== Temporary lock of your login ===

To prevent the theft of your web password, a temporary lock of your login is created after a certain number of failed login attempts. During the lock period, no logins are possible. You will be informed about the lock and its duration via email.

=== Login with your login from an unknown device ===

Since August 21, 2024, the login system sends notifications when you log in for the first time on a new device. This is intended to enable you to recognize and stop the theft of your login data yourself. You can find extensive descriptions of how this function works in [[Unknown device|this comprehensive page]]

=== Activation and deactivation of two-factor authentication ===

Changes to the use of {{2FA_en}} also trigger notifications to provide usage hints, but also to recognize when outsiders are tampering with your login.

== Email address for security-related information ==

The email address to which the system sends security-related information is displayed in the page menu. The system determines the address from several sources, in this order:

* The address registered in the eKVV, see the eKVV page '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Benvw_EMail_Einstellungen.jsp?login=x My Email Address]'. Employees can also generally enter their own addresses here.
* The personal address registered in the PEVZ. No functional addresses are used.
* Your own BITS mailbox.
* The private email address registered in the [https://prisma.uni-bielefeld.de/ PRISMA portal] (found in the 'Meine Daten' section).

The first address found in this sequence will be used. The display shows from which source the email address originates. If you want security-related emails to go to a different address, changing the eKVV address is the simplest way.

== The additional password ==

The so-called 'additional password' is a password for some special BIS applications. This function is only relevant for persons who have received corresponding instructions from BIS Support.

The purpose of the additional password is to be able to use a secure password in places where the other security functions of the login cannot take effect. The password is therefore not entered by you, but is generated by the system as a random value.

You can enter an additional password on the page '[https://login.uni-bielefeld.de/kv/ My Account]', the corresponding option is available in the right-hand side menu. The additional password is displayed on the page immediately after it has been generated; you can copy it out here and save it in a password manager, for example.

If you no longer know the additional password, you can simply delete it and generate a new one, which replaces the form additional password.

Mein Account

2025-12-15T15:41:24Z

Ihbrune:

[[Category:Sicherheit]]
[[My Account|ENGLISH VERSION]]

Hier finden Sie Informationen zu der Seite 'Mein Account'''',''' die in der Kontenverwaltung unter dieser Adresse aufgerufen werden kann:

:https://login.uni-bielefeld.de/kv/

Auf dieser Seite sehen Sie die Logins oder Loginversuche mit Ihren Anmeldedaten und Informationen zu weiteren, sicherheitsrelevanten Ereignissen wie z. B. Passwortänderungen. Zu den einzelnen Ereignissen erhalten Sie weitere Informationen über das von Ihnen verwendete Gerät und die IP-Adresse, von der aus das Ergeignis ausgelöst wurde.

Diese Übersicht soll Ihnen helfen, mögliche Diebstähle oder versuchte Diebstähle Ihrer Logindaten zu erkennen. Vielleicht sind Sie auch wegen der Benachrichtigung zu einer Kontosperrung oder einem [[Fremdlogin|Login von einem unbekannten Gerät]] hier. Auf dieser Seite erklären wir, welche Informationen hier erscheinen und wie sie interpretiert werden können:

== Jemand versucht mein Passwort zu stehlen ==

Falls jemand versucht Ihr Web-Passwort zu stehlen und dazu Passworte durchprobiert, so würden Sie in dieser Seite eine Menge von fehlerhaften Loginversuchen sehen, die Sie sich nicht durch Ihre eigenen Aktivitäten erklären können. Das Loginformular bremst Angreifer hier aus, so dass diese nicht beliebig viele Passworte in kurzer Zeit durchprobieren können. Vielleicht haben Sie auch eine Benachrichtigung erhalten, dass Ihr Login temporär gesperrt wurde, weil zu viel fehlerhafte Logins versucht wurden. Trotzdem sollten Sie in so einem Fall:

# Sich ein noch [https://login.uni-bielefeld.de/kv/password stärkeres Web-Passwort zulegen]
# Die 2-Faktor-Authentifizierung anschalten (siehe dazu den folgenden Absatz)
# In den folgenden Tagen die Seite 'Meine Account' im Auge behalten

== Jemand hat mein Passwort bereits gestohlen! ==

Wenn ein Passwortdiebstahl bereits erfolgt ist und Ihr Zugang missbräuchlich verwendet wird würden Sie in der Seite erfolgreiche Logins zu Zeitpunkten sehen, die Sie sich nicht durch Ihre eigenen Aktivitäten erklären können. Sie sollten hier auch eine E-Mail mit einer Benachrichtigung zu einem [[Fremdlogin|Login von einem unbekannten Gerät]] erhalten haben.

Hier müssen Sie '''schnell handeln''', damit Sie nicht die Kontrolle über Ihren Zugang verlieren und damit die Aktivitäten, die eine fremde Person in Ihrem Namen im System durchführt, gestoppt werden:

# [https://login.uni-bielefeld.de/kv/password Stellen Sie sich] sofort ein neues, stärkeres Web-Passwort ein
# Aktivieren Sie die 2-Faktor-Authentifizierung (siehe dazu den folgenden Absatz)
# Folgen Sie den weitergehenden Hinweisen, die Sie in der Seite zu [[Fremdlogin|Benachrichtigungen bei Logins von unbekannten Geräten]] finden

== Sichere Passworte und Zwei-Faktor-Authentifizierung ==

Hinweise zur Wahl eines sicheren Passwort haben wir in [[Mein sicheres Passwort|in dieser Seite]] für Sie gesammelt.

Ein noch wirksameres Mittel um die Sicherheit des eigenen Zugangs zu erhöhen ist die {{2FA|Nutzung der Zwei-Faktor-Authentifizierung}}, die sich in wenigen Schritten aktivieren lässt.

== Mein aktuelles Gerät ==
Unter diesem Punkt sehen Sie zwei Angaben zu Ihrem aktuell verwendeten Gerät (Laptop / Smartphone), die insbesondere für die Prüfung der [[Fremdlogin|Benachrichtigungen bei Logins von unbekannten Geräten]] hilfreich sein können:

* Das Betriebssystem und der Webbrowser, den Sie aktuell verwenden
* Die aktuelle IP-Adresse Ihres Geräts

Diese Angaben können Sie mit den Angaben vergleichen, die Sie in den E-Mailbenachrichtigungen zu unbekannten Geräten finden. Beachten Sie hier auch die [[Fremdlogin#Betriebssystem und Webbrowser|weiteren Hinweise]] zur Interpretation dieser Angaben.

== Meine Geräte ==
Dieser Punkt führt in die Seite mit der Auflistung der Geräte, die Zugriff auf Ihr Konto haben. Das sind im Normalfall die Geräte, auf denen Sie die [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-hilfeseiten/bis-app/ ''Meine Uni'' App] installiert haben. Hier können Sie nicht mehr verwendete Geräte ausgetragen.

== Benachrichtigungen des Loginsystems ==
Das Loginsystem schickt Ihnen in bestimmten Fällen E-Mails, um Sie über für die Sicherheit Ihres Logins wichtige Ereignisse zu informieren:

=== Temporäre Sperrung ihres Logins ===
Um einen Diebstahl Ihres Web-Passworts zu verhindern wird nach einer bestimmten Anzahl von fehlgeschlagenen Loginversuchen eine temporäre Sperrung Ihres Logins erzeugt. innerhalb der Sperrungszeit sind keine Anmeldungen möglich. Sie werden über die Sperrung und die Dauer per E-Mail informiert.

=== Anmeldung mit Ihrem Login von einem unbekannten Gerät ===
Seit dem 21. August 2024 verschickt das Loginsystem Benachrichtigungen, wenn Sie sich zum ersten Mail auf einem neuen Gerät anmelden. Dies soll Sie in die Lage versetzen einen Diebstahl Ihrer Logindaten selbst zu erkennen und zu stoppen.

In der Seite '[[Fremdlogin|Anmeldung von einem unbekannten Gerät - Was ist zu tun?]]' finden Sie dazu eine weitergehende Beschreibung.

=== Aktivierung und Deaktivierung der 2-Faktor-Authentifizierung ===
Veränderungen an der Nutzung der [https://www.uni-bielefeld.de/2fa 2-Faktor-Authentifizierung] verursachen ebenfalls Benachrichtigungen, um Hinweise zur Nutzung zu geben, aber auch hier um erkennen zu können, wenn sich Fremde an Ihrem Login zu schaffen machen.

== E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen ==
Im Seitenmenü wird die E-Mailadresse angezeigt, an die das System sicherheitsrelevante Informationen verschickt. Zum Beispiel:

* Die zuvor genannten Benachrichtigungen zu Kontensperrungen und Logins von unbekannten Geräten
* Hinweise zur Aktivierung und Deaktivierung der 2-Faktor-Authentifizierung und zum Verbrauch von Ersatzcodes ([https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/2-faktor-authentifizierung-neue-benachrichtigungen#mainSection weitere Informationen])

Das System ermittelt die Adresse aus mehreren Quellen, und zwar in dieser Reihenfolge:

# Die selbst im eKVV eingetragene Adresse, siehe die eKVV Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Benvw_EMail_Einstellungen.jsp?login=x Meine E-Mailadresse]'. Auch Mitarbeitende können hier grundsätzlich eigene Adressen eintragen
# Die im PEVZ eingetragene, persönliche Adresse. Es werden keine Funktionsadressen verwendet
# Das eigene BITS Mailadresse
# Die im [https://prisma.uni-bielefeld.de/ PRISMA-Portal] eingetragene, private E-Mailadresse (im Bereich 'Meine Daten' zu finden)

Die erste in dieser Abfolge gefundene Adresse wird verwendet. In der Anzeige wird dargestellt, aus welcher Quelle die E-Mailadresse stammt. Falls Sie sicherheitsrelevante E-Mails an eine andere Adresse gehen lassen wollen, so ist die Änderung der eKVV Adresse der einfachste Weg.

== Das Zusatzpasswort ==

Das sogn. ''Zusatzpasswort'' ist ein zusätzliches Passwort für einige spezielle BIS Anwendungen. Diese Funktion ist nur für Personen relevant, die entsprechende Hinweise vom BIS Support bekommen haben.

Der Sinn des Zusatzpasswortes ist es ein sicheres Passwort an Stellen verwenden zu können, an denen die sonstigen Sicherheitsfunktionen des Logins nicht greifen können. Das Passwort wird daher nicht von Ihnen selbst eingetragen, sondern vom System als Zufallswert generiert.

Sie können sich ein Zusatzpasswort auf der Seite '[https://login.uni-bielefeld.de/kv/ Mein Account]' geben, die entsprechende Option ist im rechten Seitenmenü vorhanden. Das Zusatzpasswort wird direkt nach der Generierung in der Seite angezeigt, hier können Sie es kopieren und z. B. in einem Passwortmanager abspeichern.

Wenn Sie das Zusatzpasswort nicht mehr kennen, so können Sie es einfach löschen und ein neues generieren, welches das vorherige Zusatzpasswort dann ersetzt.

E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen

2025-11-13T08:12:36Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Für jede Veranstaltung im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV] wird automatisch ein E-Mailverteiler zur Verfügung gestellt. Dieser Verteiler erreicht alle Studierenden (auch Gastbenutzer), welche die Veranstaltung im eigenen eKVV Stundenplan gespeichert haben oder denen in der BIS Prüfungsverwaltung eine Leistung bei der Veranstaltung verbucht wurde. Zusätzlich werden immer auch die Lehrenden der Veranstaltung in die Empfängerliste einbezogen.

Wenn das [[FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden|eKVV-Teilnehmermanagement]] bei einer Veranstaltung verwendet wird, gibt es zwei weitere Verteiler, über welche ausschließlich die zugelassenen Teilnehmer*innen erreicht werden bzw. die nicht-zugelassenen/auf der Warteliste stehenden.

Wie sie frei gewählte Gruppen von Teilnehmer*innen adressieren können wird in der Seite '[[Kommunikation mit Studierenden]]' beschrieben.

|sender=Die Verteiler einer Veranstaltung können zunächst von den Lehrenden und ihren Sekretariaten beschickt werden. Die Verbindung zu den Lehrenden erfolgt automatisch über die Zuordnung im eKVV.

Die Verteiler sollen allerdings '''den kompletten Lebenszyklus''' einer Lehrveranstaltung von der Planung bis zur Prüfungsdokumentation unterstützten und können daher auch von den eKVV Verantwortlichen der jeweiligen Fakultät, von Verantwortlichen für Platzvergabeverfahren (Belegmanagement), den Moderator*innen der fakultätsweiten Mailverteiler, den zuständigen Prüfungsämtern wie auch bei Klinikveranstaltungen von den Lehrkoordinationen genutzt werden. Auch der zentralen Raumvergabe stehen diese Verteiler zur Verfügung.

Lehrende, Sekretariate und die zuvor genannten Verantwortlichen können die Verteiler unter ihren im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Home.jsp Personen- und Einrichtungsverzeichnis] eingetragenen E-Mailadressen beschicken.

Lehrende können zusätzlich einzelne E-Mailadressen als absendeberechtigt eintragen. Auf diese Weise kann Tutorinnen und Tutoren die Nutzung ermöglicht werden (Hinweise dazu siehe [[E-Mailverteiler_für_Lehrveranstaltungen#Wie_erhalten_Tutor*innen_einen_Zugang_zu_den_E-Mailverteilern|unten]]).

Sie brauchen dazu einen {{BIS Zugang}}. In der Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] finden Sie dann bei jeder Veranstaltung entsprechende Links.
|wo=Die Adressen der E-Mailverteiler finden Sie am einfachsten im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV]. Suchen Sie dort die gewünschte Veranstaltung heraus, öffnen Sie die Detailansicht und gehen Sie zum entsprechenden Abschnitt in der Seite.

Die beiden zusätzlichen Verteiler, die durch eine Nutzung des Teilnehmermanagements verfügbar werden, finden Sie nicht im öffentlichen eKVV, sondern nur in den geschützten eKVV Eingabeseiten. In der Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] sehen Sie zum Beispiel bei jeder Veranstaltung einen Link zu den E-Mailverteilern.

|archivierung=Wenn Sie eine E-Mail mit der Archivierungsoption freigeben wird sie in das öffentlich einsehbare E-Mailarchiv der Veranstaltung im eKVV kopiert. Grundsätzlich wird die Nutzung der Archivierungsoption empfohlen, damit auch Studierende ohne eingetragene E-Mailadresse eine Chance haben Informationen zu erhalten. Der Zugriff auf die Anzeige im öffentlichen eKVV ist nur Personen möglich, die sich am eKVV angemeldet haben. Es findet dabei keine Beschränkung auf die Teilnehmer*innen der Veranstaltung statt.

Archivierte E-Mails werden automatisch nach 2 Jahren entfernt. Als Lehrende/r einer Veranstaltung können Sie archivierte E-Mails auch selbst wieder löschen, gehen Sie dazu über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]' in das jeweilige E-Mailarchiv. Wenn Sie Informationen zu Veranstaltungen über einen längeren Zeitraum behalten möchten, sollten Sie die Foren oder den Ankündigungsbereich in den ans eKVV angeschlossenen [[Lernraum|Lernräume]] nutzen.

Hinweis: An E-Mails angehängte Dateien können heute nicht im eKVV archiviert werden.
}}
== Wie erhalten Tutor*innen einen Zugang zu den E-Mailverteilern ==

Als Lehrende können Sie Ihren Tutor*innen die Nutzung der E-Mailverteiler bei einzelnen Veranstaltungen eröffnen. Dazu benötigen Sie einen {{BIS Zugang}}. Wenn Sie diesen haben gehen Sie so vor:

* Gehen Sie im eKVV auf die Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"]
* Suchen Sie dort die Veranstaltung heraus, für die Sie Tutor*innen freischalten wollen
* Klicken Sie bei der Veranstaltung auf den 'bearbeiten' Link unter Kommunikation / E-Mailverteiler
* Auf dem folgenden Formular können Sie E-Mailadressen der Tutor*innen eintragen, die dann sofort sendeberechtigt für den Verteiler sind. Sie können auf dem gleichen Wege diese Sendeberechtigungen auch wieder entfernen

Die auf diese Weise hinzugefügten Adressen sind ''nicht'' selbst im Verteiler enthalten. Sie bekommen aber - wenn von diesen Adressen E-Mails an den Verteiler verschickt werden - ihre E-Mail in Kopie.

== Was passiert, wenn eine Belegnummer bei mehreren Veranstaltungen verwendet wird ==

Die Adressen der E-Mailverteiler der Veranstaltungen enthalten als wesentliches Merkmal zur Identifizierung der Veranstaltung die Belegnummer. Falls eine '''Belegnummer''' in einem Semester '''bei mehreren Veranstaltungen''' verwendet wird, so haben diese Veranstaltungen '''einen gemeinsamen Verteiler'''. Dies hat in manchen Anwendungsfällen den Vorteil, dass alle Teilnehmer*innen der entsprechenden Veranstaltungen erreicht werden, auch wenn sie nicht jede der betreffenden Veranstaltungen im Stundenplan haben.

Wenn es hingegen wichtig ist, dass nur die Teilnehmer*innen einer ganz bestimmten Veranstaltung erreicht werden, dann bietet das eKVV alternative Verteileradressen an, welche die '''immer eindeutige Veranstaltungs-ID''' enthalten. Da die ID einfach eine lange Zahlenkette ist sind diese Verteileradressen nicht gut merkbar und für die EmpfängerInnen auch nicht direkt mit einer bestimmten Veranstaltung in Beziehung zu setzen. Sie sollten daher wirklich nur verwendet werden, wenn genau eine bestimmte Veranstaltung von mehreren Veranstaltungen mit identischer Belegnummer adressiert werden muss. Fallbeispiele sind hier Übungsgruppen oder Klausuranmeldeveranstaltungen.

Sie finden diese alternativen Verteileradressen in der internen [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe]. Suche Sie dort die entsprechende Veranstaltung und gehen Sie in die Detailseite der gewünschten Veranstaltung. Am Ende gibt es den Bereich zu den Mailverteilern und dort einen Abschnitt '''Wenn die Belegnummer mehrfach vorkommt''<nowiki/>'. Hier werden die Adressen der Verteilervarianten mit und ohne Berücksichtigung des Teilnahmemanagements angezeigt.

EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

2025-11-04T07:15:24Z

Ihbrune: /* Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt? */

Auf dieser Seite findet sich das eKVV Benutzerhandbuch für die Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen. Eine Beschreibung der Raumvergabe für Raumnutzer*innen aus den Fakultäten und Einrichtungen findet sich [[Raumvergabe|hier]].

:Zur [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe]

== Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg ==

[[File:ekvv_link_zr.png|right|Link zur Startseite der Raumvergabe]]

Das eKVV ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot.

Das eKVV ist das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für (Lehr-)Veranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der Mitarbeiter*innen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Spezielle eKVV Startseite] für Mitarbeitende in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück. Die Seite lässt sich in jeder eKVV Seite im Menü am rechten Rand über den Link 'Startseite ZR' erreichen.

=== Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe ===

Die Raumvergabe ist ein zentrales Element des in jedem Semester stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die {{Onlinebedarfserhebung}} hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu. Diese Zuteilung erfolgt in mehreren, genau aufeinander abgestimmten Schritten und nach festgelegten Regeln. Gebucht wird hierbei nicht manuell, sondern mithilfe einer Software, die in der Lage ist, große Mengen von Veranstaltungen auf die zur Verfügung stehenden Räume zu verteilen.

Es existiert eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: {{Raumvergabe|Die Raumvergabe}}

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}}. Dieser beruht auf gemeinsamen Vereinbarungen zwischen den Fakultäten einerseits und der zentralen Raumvergabe andererseits, und wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt.

=== Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt? ===

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

;Die zentrale Raumvergabe
:Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

;Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen
:Dies sind die Mitarbeiter*innen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und für diese Lehrveranstaltungen Räume anfordern. Diese Personen bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe, die über die Zuteilung von Räumen zu Veranstaltungen entscheidet.
:Je nach Fakultät ist die Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können, unterschiedlich groß. Die jeweiligen Ansprechpersonen lassen sich über die [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Einrichtung_Tabelle.jsp Einrichtungsübersicht] des eKVVs in den Einrichtungsdetailseiten finden.
:Es gibt einen automatischen E-Mailverteiler für alle Personen mit eKVV Bearbeitungsrechten, über den die zentrale Raumvergabe Informationen an diese Gruppe verschicken kann. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe.

;Dezentrale Raumverwalter*innen
:In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nur dann mit der Raumvergabe im eKVV zu tun, wenn diese Räume im eKVV verwaltet werden und entsprechende Berechtigungen vergeben wurden.
:Im Zuge der Digitalisierung der Auslastungskontrollen zum Wintersemester 2025/26 sind sowohl dezentrale Räume wie auch entsprechende Rollen erstmals in größerem Umfang im eKVV entstanden. Personen mit diesen Rechten können ''ihre'' Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wie die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.
:Ebenfalls zum Wintersemester 2025/26 wurde als weitere Abstufung bei den im eKVV verwalteten Räumen die Abstufung des ''dezentral verwalteten Raums'' eingeführt. Diese Räume werden aus den meisten Prozessen der zentralen Raumvergabe herausgehalten, z. B. der Selbstbuchung.

;Externe Raumnutzer*innen
:Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

;Hausmeister und Leitwarte
:Die MitarbeiterInnen in diesen Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

;Die Studierenden und die Lehrenden
:Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.
:Die digitalen Türschilder an Hörsälen und Seminarräumen erhalten

=== Kommunikation mit den Nutzergruppen ===

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

== Die Buchung von Räumen ==

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

=== Veranstaltungen und Termine: Die eKVV Grundelemente der Raumvergabe ===

Die Strukturen des eKVVs lassen sich vereinfacht so darstellen:

* Semester (Wintersemester 2025/2026, Sommersemester 2026, ...)
** Einrichtung (Fakultät für Biologie, Fakultät für Chemie, ...)
*** Veranstaltung ('BWL I', ....)
**** '''Veranstaltungstermin''' ('Einführungsveranstaltung', 'wöchentlicher Termin an Mittwoch', '1. Klausurtermin', ...)
***** '''Raum''' ('H1', ...)

Das eKVV ist also grob gesagt nach Semestern und Einrichtungen gegliedert und unterhalb der Einrichtungen gibt es die verschiedenen (Lehr-)Veranstaltungen. Jede Lehrveranstaltung kann einen oder mehrere Termine haben.

Auf der Ebene der Termine spielt sich nun die eKVV Raumvergabe ab, hier werden Räume durch die zentrale Raumvergabe zugewiesen. Dabei definieren die Termineigenschaften wie der Zeitraum, der Tag und die Uhrzeit den Umfang der Raumzuweisung. Wichtig ist es, an dieser Stelle noch zu betonen, dass es im eKVV auch viele Termine gibt bei denen keine zentrale Raumvergabe erfolgt (Beispiele sind Exkursionen oder Veranstaltungen, die in dezentral verwalteten Fakultätsräumen stattfinden). Auf diese Termine hat die zentrale Raumvergabe keinen Zugriff.
=== Semesterorientierung vs. Datumsorientierung ===

Der Semesterrhythmus, der für den Lehrbetrieb der Hochschule eine so grundlegende Rolle spielt, ist insbesondere bei der Frage wichtig, wann welche Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Dieser Aspekt der Raumvergabe wird im kommenden Abschnitt separat behandelt.

Völlig unwichtig ist das Semester hingegen in technischer Hinsicht bei der Frage, welche Zeiträume ein Veranstaltungstermin belegen kann. Dies bedeutet, dass eine Veranstaltungen, die im eKVV beispielsweise dem Wintersemester 2010/11 zugeordnet ist, Veranstaltungstermine besitzen kann, die in der Vorlesungszeit des folgenden Sommersemesters liegen. Dies bedeutet für die Raumvergabe, dass bei den Raumbuchungen allein der bei einem konkreten Termin eingetragene Zeitraum relevant ist, aber nicht in welchem Semester die zugehörige Veranstaltung eingetragen wurde.

=== Wann dürfen welche Raumanforderungen gebucht werden? ===

Der Semesterrhythmus spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Frage, wann Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Entscheidend ist hier nicht allein die Frage, ob der ''Termin'', für den ein Raum benötigt wird, innerhalb eines Semesters liegt, sondern gleichzeitig auch, ob die Raum''anforderung'' innerhalb oder vor den großen Vergaberunden (irgend)eines Semesters liegt oder nicht. Termine außerhalb der Vorlesungszeiten sind unproblematisch und können jederzeit gebucht werden. Termine innerhalb der Vorlesungszeit können aber nur in solchen Zeiträumen gebucht werden, in denen sie die großen Vergaberunden nicht stören. Eine Übersicht der Vorlesungszeiten findet sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Semester_Auswahl.jsp Semestertabelle].

Die Frage ob eine Buchung erfolgen kann, hängt ganz entscheidend vom {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} ab. Je nachdem, ob man sich vor, mittendrin oder außerhalb der großen Vergaberunden befindet, können keine, ein Teil oder alle Raumanforderungen gebucht werden.

Während oder vor den großen Vergaberunden dürfen keine Einzelbuchungen für Veranstaltungen des kommenden Semesters gebucht werden, weil dadurch die automatisierte Vergabe behindert werden können. Dies soll am Beispiel der konkreten Daten des Sommersemester 2011 durchgespielt werden:

Die Vorlesungszeit des SoSe 2011 geht vom 04.04. bis zum 15.07.2011. Für alle Raumbuchungen in diesem Zeitraum hängt die Entscheidung ob sie gebucht werden können oder nicht, von folgendem Zeitraster ab, welches der Kalender der Lehrplanung vorgibt:

;Keine Buchungen vor dem 17.02.2011 (Vor Beginn der großen Vergaberunden)
:An diesem Tag findet die erste Runde der großen Raumvergaben statt. Vor diesem Tag dürfen keinerlei Buchungen (abgesehen von Blockungen, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt) vorgenommen werden.
:Der Grund ist hier, dass jede Buchung vor den großen Vergaberunden bereits Räume blockiert, die dann nicht mehr für die Verteilung zur Verfügung stünden.

;Buchungen für Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen zwischen dem 17.02. und dem 28.02.2011 (Nach der ersten Vergaberunde)
:In diesem Zeitraum, der nach der ersten Vergaberunde für Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare liegt und vor der zweiten Vergaberunde für Tutorien und Übungen, dürfen die Raumbuchungen bearbeitet werden, die die in der ersten Runde behandelten Veranstaltungstermine betreffen.
:Sinn dieser Phase ist es, den Fakultäten die Möglichkeit zu geben, für die Veranstaltungen, die in der ersten Runde nicht mit Räumen versorgt werden konnten, Nachbesserungen vorzunehmen.

;Zusätzliche Buchungen für Übungen und Tutorien zwischen dem 28.02. und dem 10.03.2011 (Nach der zweiten Vergaberunde)
:Dieser Zeitraum beginnt nach der zweiten Vergaberunde und geht bis zur dritten Runde, die dann auch Einzeltermine einbezieht.
:Wie bei der vorherigen Phase, wird auch hier den Fakultäten die Möglichkeit gegeben, bei den in der zweiten Runde leer ausgegangenen Veranstaltungen Umplanungen vorzunehmen und dann Räume anzufordern. Natürlich können auch weiterhin Buchungen für die schon zuvor genannten Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen vorgenommen werden, die Gruppe der buchbaren Termine vergrößert sich also.

;Ab dem 10.03.2011 ist alles buchbar (Nach der dritte Vergaberunde)
:Sobald die dritte und letzte Runde der großen Vergaberunden abgeschlossen ist sind alle Raumbuchungen für das Semester buchbar.

Es ist für den Ablauf also wichtig, zu bestimmen in welche Kategorie eine Raumbuchung fällt. In den ersten Runden geht es immer nur um Raumanforderungen, die die komplette Vorlesungszeit abdecken (wöchentlich oder 14täglich). Die Belegnummern der Pflichtveranstaltungen müssen die Fakultäten vorher bei der Raumvergabe abgeben. Erst mit der dritten Runde kommen einmalige Veranstaltungen wie Klausuren oder Blöcke zur Zuteilung, da diese ansonsten komplette Zeitspuren in den Raumbelegungplänen blockieren würden.

=== Berücksichtigung der Raumeignungen ===

Bei der Einzelbuchung von Raumanforderungen der Fakultäten muss normalerweise nicht darauf geachtet werden, ob die Ausstattung des Raumes wie z. B. die Anzahl der Plätze für die speziellen Anforderungen einer Veranstaltung passend ist, da die Fakultäten sich den Raum explizit ausgesucht haben (wenn die zentrale Raumvergabe selbst Räume, z. B. für Externe, bucht, muss dies natürlich beachtet werden).

Trotzdem muss bei der Buchung überprüft werden ob ein Raum grundsätzlich für die Veranstaltung geeignet bzw. für Buchungen verfügbar ist. Ein Beispiel sind hier die verwalteten Rechnerräume, in denen sich zwar prinzipiell auch Veranstaltungen durchführen lassen, die keine Rechnerausstattung erfordern, eine solche Nutzung aber normalerweise nicht erfolgen soll. Andere Beispiele können Räume sein, die erst noch vorbereitet werden müssen oder die zu einem Stichtag aus der Raumvergabe ausscheiden. Entsprechende Angaben sollten in der Raumtabelle bei den Raumeigenschaften eingetragen werden. Diese Eintragungen macht die zentrale Raumvergabe selbst, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt.

Eine letzte Besonderheit sind schließlich die einzelnen Fakultäten zugeordneten Räume. Hier können ggf. Vereinbarungen mit der jeweiligen Fakultät existieren wann und wie diese Räume vergeben werden können.

In der Buchungsmaske werden alle Informationen zu den entsprechenden Räumen angezeigt, so dass hier immer die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
=== Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten ===

Der Anlass für eine Raumbuchung ist - abgesehen von den großen Raumvergaberunden - immer ein Anstoß von Seiten der Fakultäten oder genereller gesagt von den Raumnutzern (die Ausnahme sind Buchungen von Externen, siehe den späteren Abschnitt dazu). Die Fakultäten sollen dabei heute bevorzugt die {{Selbstbuchung}} nutzen. Es wird aber weiterhin Fälle geben, in denen eine Buchung nur von der zentralen Raumvergabe durchgeführt werden kann. In diesem Fällen können die Fakultät eine eKVV Funktion nutzen, die eine speziell für die zentrale Raumvergabe vorkonfektionierte eMail erzeugt. Das folgende Bildschirmfoto zeigt so eine eMail:

[[File:ekvv raumbuchungsmail.jpg|center|Standardemail mit einer Raumbuchungsaufforderung]]

[[File:ekvv_terminlinks.png|right|Links bei einem Termin]]

Im Betreff der eMail sieht man eine Zusammenfassung der Anfrage, also um welchen Raum es geht und um welche Zeit. In der eMail selbst befindet sich ein Link, der direkt in das Buchungsformular der zentralen Raumvergabe führt. Auf diese Weise sind keine Irrtümer möglich etwa bei der Frage, in welchem Semester die Veranstaltung zu finden ist oder um welchen der verschiedenen Termine einer Veranstaltung es geht.

'''Die bei der zentralen Raumvergabe eintreffenden Buchungen werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.'''

Wenn Buchungsanfragen telefonisch behandelt werden - was eine Ausnahme sein sollte - so kann im eKVV über die Schnellsuchfunktion am rechten Rand zu der betreffenden Veranstaltung gefunden werden, die Belegnummer ist dabei das einfachste Suchkriterium. Dabei ist es wichtig, das richtige Semester auszuwählen, dazu kann etwa auf das oberhalb der Schnellsuche angezeigte Semester geklickt werden.

In der Detailseite der Veranstaltung findet sich dann bei jedem einzelnen Termin ein Link 'Raum zuteilen' über welchen die Bearbeitungsmaske für die zentrale Raumvergabe erreicht wird. Dies ist die gleiche Seite die auch über den Link in den Standardemails angesteuert wird.

=== Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen ===

Die eigentliche Buchungsmaske soll alle für die Raumzuweisung notwendigen Informationen auf einer Seite bündeln. Auf dieser Seite können:

* Raumanfragen zugewiesen oder abgelehnt,
* Überschneidungen mit anderen Buchungen angezeigt,
* Teile der Termindaten bearbeitet und
* Bearbeitungen durch andere KollegInnen in der Raumvergabe erkannt werden.
[[File:ekvv raumzuteilung.jpg|600px|Die Raumbuchungsmaske]]

Das Bildschirmfoto zeigt dabei diese Maske mit einem Termin, bei dem noch keine Raumbuchung erfolgt ist. Die konkrete Beschreibung der Funktion der Seite finden Sie heute in der Kontexthilfe, die in der eKVV Seite oben rechts abrufbar ist.

=== Checkliste Raumbuchung kompakt ===

Hier noch einmal in einer Kurzfassung die Punkte, die bei einer konkreten Buchungen jeweils durchgegangen werden müssen:

# Hat schon eine Kollegin oder ein Kollege die Buchung bearbeitet? Wenn bereits eine erst kürzlich erfolgte Bearbeitung angezeigt wird sollte ggf. erst Rücksprache gehalten werden.

# Grundsätzliche Konsistenzprüfung: Erscheinen die Termindaten ''normal'', sind also keine Ausreißer bei Uhrzeiten oder Datum vorhanden etc.? Ist es eine spezielle Veranstaltung wie ein Platzhalter?

# Liegt der Termin in einer Vorlesungszeit? Wenn ja muss an Hand des [[Kalender der Lehrplanung an der Universität Bielefeld|Kalenders]] der Lehrplanung und der Veranstaltungsart entschieden werden ob schon gebucht werden darf
#:[[File:ekvv raumzuteilung vorlesungszeiten.jpg|Hinweise zum Verhältnis eines Termines zu den bekannten Vorlesungszeiten]]

# Ist der gewünschte Raum grundsätzlich verfügbar oder gibt es spezielle Regelungen zur Vergabe? Hier kann durch einen Blick in die Raumeigenschaften eine entsprechende Entscheidung gefällt werden:
#: [[File:ekvv raumzuteilung raumhinweise.jpg|Raum mit seinen Eigenschaften]]

# Gibt es Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen? Wenn ja muss beurteilt werden ob die konkurrierenden Veranstaltungen Platzhalterveranstaltungen sind, die ggf. ignoriert werden können, oder ob die Überschneidungen in Kauf genommen und bereinigt werden können (z. B. wenn sie nur einzelne Tage betreffen)
#:[[File:ekvv ueberschneidung bei buchung.png|Überschneidungswarnung bei einer Buchung]]

=== Bearbeiten von Terminen nach der Raumbuchungen ===

Die Fakultäten können Termine mit zugeteiltem Raum nur noch eingeschränkt bearbeiten. Die Grundregel ist hier, dass eine erfolgte Raumzuweisung nur verkleinert werden kann, also etwa durch Reduktion des Zeitraums oder der Uhrzeit.

Die zentrale Raumvergabe kann die Termindaten der Raumbuchungen in größerem, aber immer noch eingeschränktem Umfang bearbeiten. Diese Bearbeitung darf aber nur in Absprache mit den Fakultäten erfolgen und sollte grundsätzlich die Ausnahme bleiben. Terminverlegungen sollten eigentlich immer komplett in den Fakultäten erfolgen, da nur so sichergestellt werden kann, dass Absprachen etwa zur Überschneidungsfreiheit mit anderen Teilen des Lehrangebots eingehalten werden.
=== Rückgabe und Umbuchung von Räumen ===

Wenn Fakultäten Räume doch nicht benötigen so können sie diese jederzeit selbst und ohne Inanspruchnahme der zentralen Raumvergabe zurückgeben. Dazu befindet sich in dem Terminbearbeitungsformular für die Fakultäten ein entsprechenden Schalter. Falls eine Veranstaltung ausfällt und im eKVV entsprechend gekennzeichnet wird, so werden die zugeteilten Räume automatisch freigegeben und stehen damit anderen Raumnutzern wieder zur Verfügung.

Fakultäten haben hingegen nicht die Möglichkeit zugewiesene Räume selbstständig von einer Veranstaltung auf eine andere zu übertragen. Solche Umbuchungen müssen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. An dieser Stelle wird ein wichtiges Prinzip der elektronischen Raumverwaltung sichtbar:

Ein Raum wird einer Fakultät für die Durchführung einer ganz bestimmten Veranstaltungen zugeteilt. Wenn der Raum für diese Veranstaltung nicht mehr benötigt wird, so fällt er zunächst wieder in den allgemeinen Raumpool zurück, auch wenn er nach Absprache mit der zentralen Raumvergabe ggf. auf eine andere Veranstaltung übertragen werden kann.
== Buchung von Räumen für Externe und Nicht-Lehrveranstaltungen ==

Bisher ging es ausschließlich darum Raumbuchungen von Fakultäten und Einrichtungen zu bearbeiten. Bei diesen Buchungen muss (und kann) die zentrale Raumvergabe die eigentlichen Termindaten nicht eintragen, diese Aufgabe obliegt den Fakultäten.

Zusätzlich gibt es allerdings Raumnutzungen durch Externe oder auch durch Hochschulangehörige, die keine regulären Lehrveranstaltungen darstellen. Gerade bei den Externen ist es die Aufgabe der zentralen Raumvergabe die kompletten Veranstaltungsdaten einzutragen, da erst dann eine Raumbuchung erfolgen kann. Auch in solchen Fällen muss das eKVV genutzt werden, damit keine 'Nebenraumvergabe' entsteht und immer durch einen Blick in das eKVV geklärt werden kann, ob und wenn ja wie ein Raum vergeben wurde.

=== Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen ===

Damit die Raumnutzung eines externen Veranstalters gebucht werden kann muss zunächst eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden, welcher im zweiten Schritt der entsprechende Termin mit der Raumbuchung zugeordnet wird.

In technischer Hinsicht ist es dabei gleichgültig, ob unter einer Veranstaltung die Buchungen für viele verschiedene externe Nutzer gesammelt werden, oder ob für jeden Zweck eine eigene Veranstaltung angelegt wird. Da aber der Titel der Veranstaltung in den meisten Darstellung zunächst die einzige weitere Information zu einer Buchung ist, ist es sinnvoll zumindest für jeden unterschiedlichen Nutzungszweck eine eigene Veranstaltung mit einem entsprechenden aussagekräftigen Titel anzulegen. Unterhalb einer solchen Veranstaltung können dann die einzelnen Buchungen des gleichen Veranstalters übersichtlich gebündelt werden.

Eine weitere Frage ist die, in welchem Semester eine Veranstaltung für externe Buchungen angelegt wird, wobei dies in technischer Hinsicht für die Buchung keine Rolle spielt. Allerdings kann es für die verschiedenen Personen in der zentralen Raumvergabe einfacher sein die entsprechenden Veranstaltungen für Buchungen zu finden, wenn hier Regeln zum Anlegen von neuen Veranstaltungen definiert werden. Die Schnellsuche am rechten Rand der eKVV Seiten arbeitet nämlich immer bezogen auf das gerade eingestellt Semester, eine Suche über viele Semester ist hier eher mühsam.

Das eigentliche Anlegen einer neuen Veranstaltung beginnt auf der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Startseite] mit dem Schalter 'Neue Veranstaltung'. Dabei wird das in der Startseite gewählte Semester übernommen und kann später nicht mehr geändert werden.

Der erste Schritt beim Anlegen einer Veranstaltung führt in die Maske zur Eingabe der Grunddaten. Diese Maske dient normalerweise der Eingabe von Lehrveranstaltungen und enthält daher etliche Eingabefelder, die für die Raumvergabe irrelevant sind. Wichtig sind folgende Felder:

;Einrichtung
:Hier wird Dez. FM voreingestellt, auf diese Weise können alle von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen einfach gefunden werden.

;Titel/Thema
:Ist wie beschrieben sehr wichtig um den Anlass der zugeordneten Raumbuchungen zu beschreiben.

;Belegnummer
:Dez. FM ist der Nummernbereich '04****' zugeordnet. Hier kann das eKVV selbstständig eine Nummer vergeben, nur falls eine der speziellen Platzhalterbelegnummern (siehe unten beim Abschnitt zum Blocken von Räumen) verwendet werden soll muss hier explizit die entsprechende Zahl eingetragen werden.

Alle weitere Felder können leer bleiben bzw. die voreingestellten Werte behalten (auch der Datumsbereich). Zum Speichern der Veranstaltung stehen zwei Schalter zur Verfügung: Über den ersten gelangt man direkt in die Termineingabe, über den zweiten zunächst zur Detailseite der neu angelegten Veranstaltung. In der Detailseite kommt man über den 'Bearbeiten' Link neben der '''Termine''' Überschrift zur Eingabe von einzelnen Terminen.

[[File:ekvv termineingabe.png|thumb|Die Maske zur Terminbearbeitung]]

Die eigentliche Raumbuchung erfolgt nun über die Eingabe von Veranstaltungsterminen. In der entsprechenden Maske müssen dazu für jeden Termin eine Reihe von Angaben gemacht werden. Eine Veranstaltung kann dabei eine beliebige Anzahl von Terminen haben, die alle einzelne Raumbuchungen darstellen. Jeder Termin braucht folgende Angaben:

;Wochentag, Rhythmus, Zeit und Zeitraum
:Diese Termingrunddaten erklären sich von selbst, die Angabe 's.t.' hat dabei für die Raumbuchung keine Relevanz.
:Falls bei komplizierten Terminen (Blöcke) Unsicherheit darüber herrscht, wie das eKVV die Termindaten interpretiert, so kann nach der Speicherung eines Termins in der unter der Maske oder auch in der Veranstaltungsdetailseite stehenden Terminliste auf den 'Details' Link geklickt werden, der eine Einzeltermindarstellung zeigt.

;Raum
:Hier wird der Raum oder auch die Räume eingetragen, die gebucht werden. In technischer Hinsicht ist es gleichwertig, ob bei einer Buchung für mehr als einen Raum für jeden Raum ein eigener Termin angelegt wird oder ob bei einem Termin alle Räume (durch Komma getrennt) eingetragen werden.
:Beim Speichern des Termins wird geprüft, ob die Raumnamen bekannt sind.

;Zentrale Raumvergabe
:Wichtig ist es die Option 'ein zentral vergebener Raum wird benötigt' anzuwählen (im Bildschirmfoto rot markiert). Nur dann kann bei den Termin eine Raumvergabe erfolgen.

;Raumausstattung<nowiki>:</nowiki> Raumgröße
:Von der Raumausstattung ist meist nur die Raumgröße relevant (im Bildschirmfoto blau markiert). Falls hier kein Eintrag erfolgt, so wird das Feld mit '1' vorbelegt. Da dieser Wert für die Klimasteuerung relevant ist (siehe den entsprechenden Abschnitt dazu unten) sollte hier wenn möglich ein realistischer Wert eingetragen werden.

Beim Speichern des Termins erfolgt, wenn alle Angaben und auch ein Raum eingetragen sind, '''sofort die Raumbuchung!''' Wobei an dieser Stelle keine Überschneidungsprüfung erfolgt.

Die Eingabemaske wechselt dabei in den eingeschränkten Bearbeitungsmodus, den auch die Fakultäten sehen, wenn einem ihrer Termine ein Raum zugeordnet wurde. Falls die Buchung rückgängig gemacht werden soll so kann dies in der Seite durch den 'Raum zurückgeben' Schalter gemacht werden. Alternativ kann in der Terminliste am Ende der Seite über den Link 'Raum zuteilen' bei dem entsprechenden Termin in das gewohnte Raumbuchungsformular gewechselt werden. Dort können auch eventuell vorhandene Überschneidungen eingesehen werden.

=== Wer kann die Buchungsveranstaltungen sehen ===

Die von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen sollten normalerweise nicht veröffentlicht werden. Über die Veröffentlichung werden Veranstaltungen erst im eKVV der Studierenden sichtbar. Die Buchungsveranstaltungen sollten dort nicht erscheinen, da sie nur zu Irritationen führen können.

In der eKVV Eingabeseite sind die Veranstaltungen hingegen für alle Personen mit einem BIS Passwort sichtbar, also im Prinzip für alle MitarbeiterInnen der Hochschule.

=== Formulare für Externe ===

In den Internetseiten der zentralen Raumvergabe befindet sich heute ein Formular, über welches externe Raumnutzer ihre Raumbedarfe anmelden können:

:http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Raeume/infos.html

Dieses Formular ist nicht mit dem eKVV gekoppelt und wird auch nicht vom BIS betreut.
== Blocken von Räumen ==

Mit dem Blocken von Räumen ist eine vorsorgliche Belegung mit Platzhalterveranstaltungen gemeint, durch die der entsprechende Raum in den betroffenen Zeiten als nicht verfügbar gewertet wird. Solche Blockungen sind z. B. in den Fällen notwendig in denen die zentrale Raumvergabe für eine bestimmte Fakultät die Verwaltung von deren Räumen übernimmt. In solchen Fällen müssen ggf. bestimmte Zeitfenster für die Fakultät zur eigenen Nutzung freigehalten werden. Wichtig ist dabei, dass eine Blockung keine überschneidende Buchung anderer Termine durch die zentrale Raumvergabe verhindert. Eine Blockung ist in diesem Sinne eher eine 'Gedächtnisstütze' zur Abbildung entsprechender Raumnutzungsvereinbarungen. Eine weitere Anwendung von Blockungen kann die Kennzeichnung von Zeiträumen sein, an denen ein Raum auf Grund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist.

=== Wie funktioniert eine Blockung ===

Für eine Blockung werden normalerweise von der zentralen Raumvergabe spezielle Veranstaltungen angelegt, ähnlich wie für die Buchung von externen Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen werden oft als ''Platzhalterveranstaltungen'' bezeichnet. Bei diesen Veranstaltungen werden dann entsprechende Termine zur Belegung der betreffenden Räume angelegt.

Damit diese Veranstaltungen nicht in den Schließ- und Reinigungsplänen und Überschneidungslisten (siehe unten) auftauchen - was normalerweise keinen Sinn machen würde - sind im eKVV bestimmte Belegnummern konfiguriert, die für Platzhalterveranstaltungen verwendet werden sollen. Die Termine bei diesen Belegnummern tauchen nie in Schließ- und Reiniungsplänen und Überschneidungslisten auf. Heute (07/2025) sind dies folgende Belegnummern:

:041111
:042222
:995000
:500005
:510046

In der eKVV [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Startseite für die zentrale Raumvergabe] werden die aktuell eingestellten Belegnummern angezeigt.

=== Die Spezialseite für Raumblockungen ===

Um einen Raum zu Blocken könnte man zwar einfach einen einzigen Blocktermin anlegen, der über viele Wochen oder Monate und von 8 bis 20 Uhr geht. So eine Lösung würde aber jegliche Flexibilität nehmen um den geblockten Raum später stückweise wieder freizugeben. Besser wäre es einzelne Termine für jeden Tag und für jede Stunde anzulegen, damit man so durch Löschen der entsprechenden Blockungstermine einzelne Zeitfenster schnell wieder öffnen kann.

Da das manuelle Anlegen solcher Terminstrukturen sehr aufwändig wäre gibt es im eKVV eine [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Blocken_Vst_Auswahl.jsp spezielle Seite] für die Generierung solcher Blockungen. In der Seite müssen mehrere Schritte durchlaufen werden und es muss immer eine bereits existierende Veranstaltung genutzt werden können. Weitere Erklärungen zur Nutzung finden sich in der Seite selbst.

=== Aufheben von Raumblockungen ===

Das Aufheben von Blockungen geschieht einfach durch Löschung oder Bearbeitung der Blockungstermine.
== Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail ==

Die Raumvergabe hat die Funktionsemailadresse:

:[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adresse.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

=== Keine Löschung von eMails ===

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Kontext der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

=== Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails ===

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zur Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

=== Einstellungen in eigenen eMailprogramm ===

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

* eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
* Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.
== Die Suche nach freien Räumen ==

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

=== Ausgangspunkt Raumliste ===

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

=== Suche nach Räumen für fixe Termine ===

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumfrei_Suche.jsp Freie Räume]' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über ein [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS Passwort]] verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkret definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung '''alle Räume''' an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System '''prüft also nicht''', ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

[[File:ekvv freie raeume link.png|right|Link 'Freie Räume']]

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind (Blöcke können in der Übersicht nämlich nicht angezeigt werden). Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

=== Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung ===

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite '[http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Frei_Liste.jsp Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen]' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die zahlreichen Funktionen dieser Seite existiert eine [[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV|umfangreiche Beschreibung]] für die NutzerInnen in den Fakultäten.

=== Suche nach unter- oder überbelegten Räumen ===

[[File:eKVV Farbcodes Raumauslastung.jpg|thumb|Farbcodes Auslastung]]

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumliste.jsp Raumliste]' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite '[[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV]]' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschriebenen Raumsuche für definierte Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden. Einschränkend muss zu dieser Anzeige gesagt werden, dass sie sich auf die von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragenen Raumgrößen bezieht und normalerweise nicht auf die tatsächlichen Teilnehmerzahlen.
== Die Raumliste und ihre Bearbeitung ==

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Tabelle.jsp Passwortgeschütze Übersicht]
* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Öffentliche Übersicht]

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

=== Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen ===

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

=== Die Eigenschaften von Räumen ===

Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:

;Name
:Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen

;Plätze
:Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe

;Kategorie
:Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen

;Ausstattung
:Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder

;Fläche und Tafelfläche
:Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist

;Einrichtung
:Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn der Raum komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.
:Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden

;Klimagruppe
:Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.
:Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie als Gruppe identifiziert werden können

;Kommentar
:Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.

;Info extern
:Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden

;Sitzplan extern
:Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden

Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das {{BISKontakt|BIS}} verändert werden können:

;Sitzplan
:Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen diese möglichst umgehend an das BIS geschickt werden

;Sichtbarkeit
:Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden

;Berücksichtigung in Schließplänen
:Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss

=== Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV ===

Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS durchgeführt werden:

# Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
# Anlegen neuer Räume
# Umbennen von Räumen
# Löschen von Räumen

Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.
== Kontrolle der Überschneidungen ==

Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden oder wenn bei zwei Veranstaltung die jeweilige Klausur gemeinsam geschrieben wird und bei beiden Veranstaltungen der Klausurtermin ausgewiesen werden muss. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier wurden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.

[[File:eKVV Einzeltermine Ueberschneidung.jpg|right|Überschneidung bei einem Einzeltermin]]

Die Überschneidungsliste findet sich [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raumueberschneidungen.jsp im öffentlichen eKVV]. Die zuvor genannten speziellen Blockungsbelegnummern werden hier nicht berücksichtigt.

Um solche Überschneidungen zu bereinigen muss in die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe] gewechselt werden. Dort kann über die Schnellsuche eine der betreffenden Veranstaltungen gefunden und über die Detailansicht der Veranstaltung bei dem entsprechenden Termin auf den 'Detail'-Link geklickt werden. In der dann folgenden Einzeltermindarstellung werden bei jedem einzelnen Termin die jeweiligen Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen gezeigt. Dabei wird nur in die Zukunft geschaut, für vergangene Einzeltermine erfolgt keine Überschneidungsprüfung.

Wie einzelne Termine zur Bereinigung von Überschneidungen gestrichen werden können erläutert der folgende Abschnitt:
== Streichung von Einzelterminen ==

[[File:eKVV Einzeltermine Streichen.jpg|right|Streichen von Einzelterminen]]

Bisher ging es nur darum für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.

Diese ''Einzeltermine'' oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den ''Detail'' Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:

:''Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: '''Details''' ''

In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.

Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen ''streichen'' Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen. Auch erfolgt hier - wie im vorherigen Abschnitt gezeigt - eine Darstellung von Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen.

Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.

Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine ''immer'' streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.

=== Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin ===

Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.

Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:

# Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
# Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
# Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin
=== Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung ===

Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.

Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Tagestermine_Streichung.jsp Seite] im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.

== Vorbuchung von Terminen in fakultätseigenen Räumen ==

Zum Wintersemester 2012/13 wurde in das [[Raumvergabe|Verfahren der Raumvergabe]] ein weiterer Zwischenschritt eingebaut, in dem explizite Raumbuchungen von Fakultäten in ihren fakultätseigenen Räumen vor den automatisierten Raumvergaberunden gebucht werden. Im eKVV wurde daher eine eigene Seite aufgebaut, welche die Buchung dieser Veranstaltungstermine unterstützt. Sie ist in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Verwendung erfolgt in diesen Schritten:

=== Auswahl der Datumsbereichs ===

In der Seite muss zunächst der Datumsbereich eingestellt werden, innerhalb dessen Termine gesucht werden. Voreingestellt ist dabei die Vorlesungszeit des nächsten Semesters, welches noch nicht begonnen hat. Es sind aber beliebige andere Zeiträume wählbar. Nach der Eingabe des Datumsbereichs kann die Suche nach entsprechenden Terminen gestartet werden.

=== Angezeigte Termine ===

Nach der Raumsuche werden alle Einrichtungen angezeigt, denen im eKVV Räume zugeordnet sind. Es werden immer alle dieser Einrichtungen gezeigt, unabhängig davon, ob tatsächlich Termine für die Buchung vorhanden sind. Bei jeder Einrichtung wird eine Liste der zugeordneten Räume angezeigt, hier kann noch einmal kontrolliert werden, ob eventuell Räume fehlen oder zu viel sind.

Bei den Einrichtungen werden dann nur solche Termine gezeigt, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:

# Sie liegen mindestens teilweise im gesuchten Datumsbereich (das Semester der Veranstaltung eines Termins ist hingegen unwichtig)
# Sie fordern eine zentrale Raumvergabe an
# Sie haben noch keine Raumzuteilung oder -ablehnung erfahren (sind also im Status ''Raumvergabe noch offen'')
# Sie haben einen konkreten Raum eingetragen (oder mehrere)
# Alle eingetragenen Räume gehören zu der Einrichtung, von welcher der Termin kommt

Keine Rolle spielt der Rhythmus der Termine, es können auch einmalige Termine oder Blöcke erscheinen.

=== Die Buchung ===

Am Ende der Seite findet sich ein Schalter, über den die Buchung der ausgewählten Termine durchgeführt werden kann. Die Termine sind am Anfang nicht angewählt, es gibt aber sowohl auf Ebene der Einrichtungen wie auch global einen Schalter um sie gruppenweise auszuwählen.

Vor dem Anklicken des Buchungsschalters erfolgt noch eine Rückfrage, dann wird gebucht. Die Seite wird danach erneut geladen und alle gebuchten Termine sind dann aus der Seite verschwunden (da sie ja nun gebucht sind). Am Seitenanfang erfolgt eine Anzeige der Anzahl der gebuchten Termine.
== Pläne für Schließung und Reinigung ==

Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden. In diesen Plänen tauchen nie die Termine der ''Platzhalterveranstaltungen'' auf, siehe den entsprechenden Abschnitt zu Raumblockungen oben.

=== Die Schließpläne ===

Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:

# Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
# Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
# Raumbelegung für ein Wochenende

Allen Formaten ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:

* Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
* Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesen Fällen früher aufgeschlossen werden muss

Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.

Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.

=== Raumreinigung ===

Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).
== Die Klimasteuerung ==

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 [http://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/klimatisierung_der_hoersaele_energiesparen_mit eingeführt]. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine [[Klima|ausführlich Beschreibung]] wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auch der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.

Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.

Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld '''Belegung''' bearbeitet werden.

In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragene Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.

Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.

Als zweite hier relevante Termineigenschaft wurde zum Wintersemester 2011/12 die Anforderung einer ''Experiment'' Ausstattung für die zentralen Raumvergabe bearbeitbar gemacht. Über dieses Attribut wird in entsprechend ausgestatteten Hörsälen die Freigabe der Abzugsanlagen für den Experimentbereich gesteuert. Bei Terminen von Veranstaltungen, bei denen die Experimentausstattung tatsächlich genutzt wird, muss daher dieses Attribut ausgewählt sein.

== Statistische Auswertungen ==

Um einen tieferen Blick in die Raumbuchungen und Raumauslastungen werfen zu können wurde eine [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Statistik.jsp spezielle Seite] aufgebaut, über die sich die Informationen zu den Terminen mit Anforderungen an die zentrale Raumvergabe abrufen und exportieren lassen. Die Beschreibung dazu finden Sie nun [[BISHilfe:EKVVZRStatistik|in dieser Hilfeseite]].

== Import von Raumvergabedaten aus S-PLUS ==

Die Übernahme der Raumvergabedaten aus der S-Plus Software erfolgt über ein eigenes Formular im eKVV. Diese Seite arbeitet in drei Schritten:

# Auswahl der aus S-Plus generierten Datei, die importiert werden soll

# Der Dateiinhalt wird analysiert und eine kleine Statistik gezeigt darüber, wie viele Termine enthalten sind, wieviele davon Raumzuteilungen und wie viele Raumablehnungen sind. Bei diesem Schritt werden noch ''keine Änderungen'' im eKVV gemacht, man kann diesen Schritt also gut verwenden um eine S-Plus Datei grob zu testen. Es werden dann auch Links zu allen enthaltenen Terminen angeboten, aufgeteilt in Ablehnungen und Zuteilungen

# In diesem Schritt wird der eigentliche Import durchgeführt und damit auch Änderungen im eKVV gemacht. Der Import dauert meist einige Minuten, daher zeigt die Seite regelmäßig den Fortschritt der Verarbeitung an und auch wenn die Verarbeitung abgeschlossen wurde. Der Import kann zwischendurch abgebrochen werden, allerdings nimmt das nicht die bereits gemachten Änderungen zurück. Beim Import werden nur die Termine tatsächlich im eKVV verändert, bei denen in S-Plus Änderungen gemacht wurden. Bei diesen Terminen wird auch die Option zur Selbstbuchung in der Nachsteuerung gesetzt (siehe dazu den folgenden Abschnitt). In der angezeigten Statistik wird aufgeschlüsselt, wie viele Termine in der Runde wirklich im eKVV verändert wurden
== Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten ==

Zu der zum Sommersemester 2015 eingeführten [[Selbstbuchung]] durch die Fakultäten gehört eine Steuerungsfunktion auf Semesterebene, die die zentrale Raumvergabe ausüben muss. Erst durch die Freigabe der Selbstbuchung in wenigstens einem Semester können die eKVV Beauftragten der Fakultäten diese Funktion nutzen. Die Freigabe der Selbstbuchungsfunktion muss in jedem Semester mehrmals geändert werden. Das sind die drei unterschiedlichen Zustände, die die Selbstbuchungsoption auf Semesterebene haben kann:

;Keine Selbstbuchung
:Dies ist der Standardzustand eines Semesters. Hier kann für keinen Termin die Selbstbuchung ausgeübt werden.

;Nur Termine in Nachsteuerung
:Dieser Zustand wird in den Nachsteuerungsphasen verwendet. Er erlaubt es den Fakultäten die Selbstbuchung für die Termine auszuüben, die aus dem S-Plus Import heraus entsprechend gekennzeichnet wurden.

;Alle Termine
:Dieser Zustand ermöglicht die Selbstbuchung aller Termine in einem Semester und wird normalerweise nach der letzten Raumvergaberunde erreicht.

Die Selbstbuchung kann dabei immer nur auf Terminen ausgeübt werden, die '''komplett innerhalb der Vorlesungszeit''' eines Semesters stattfinden (dies gilt auch bei Terminen, die in die Nachsteuerung fallen).

Die zentrale Raumvergabe muss die Selbstbuchung vor jeder Raumvergaberunde wieder abschalten bevor die eKVV Daten in die S-Plus Software importiert werden, damit während der Planung in S-Plus keine Änderungen im eKVV stattfinden können.

Die Seite zur Steuerung der Selbstbuchungseinstellungen findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe unter dem Link 'Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten'. Hier werden die Semester in einer Auswahlliste angezeigt. Das freizuschaltende Semester wird gewählt und dann über einen der beiden Schalter in dem gewünschten Zustand freigegeben.

Darunter wird in einer Liste angezeigt welche Semester aktuell freigebenen sind. Hier findet sich auch eine Möglichkeit die Freigabe wieder zu entfernen. Vergangene Semester können freigegeben bleiben, sie haben aber faktisch keinen Einfluss, da die Selbstbuchung nur für noch stattfindende Termine ausgeübt werden kann.

== Fussnoten ==

<references />

EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

2025-11-04T07:05:19Z

Ihbrune: /* Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe */

Auf dieser Seite findet sich das eKVV Benutzerhandbuch für die Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen. Eine Beschreibung der Raumvergabe für Raumnutzer*innen aus den Fakultäten und Einrichtungen findet sich [[Raumvergabe|hier]].

:Zur [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe]

== Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg ==

[[File:ekvv_link_zr.png|right|Link zur Startseite der Raumvergabe]]

Das eKVV ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot.

Das eKVV ist das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für (Lehr-)Veranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der Mitarbeiter*innen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Spezielle eKVV Startseite] für Mitarbeitende in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück. Die Seite lässt sich in jeder eKVV Seite im Menü am rechten Rand über den Link 'Startseite ZR' erreichen.

=== Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe ===

Die Raumvergabe ist ein zentrales Element des in jedem Semester stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die {{Onlinebedarfserhebung}} hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu. Diese Zuteilung erfolgt in mehreren, genau aufeinander abgestimmten Schritten und nach festgelegten Regeln. Gebucht wird hierbei nicht manuell, sondern mithilfe einer Software, die in der Lage ist, große Mengen von Veranstaltungen auf die zur Verfügung stehenden Räume zu verteilen.

Es existiert eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: {{Raumvergabe|Die Raumvergabe}}

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}}. Dieser beruht auf gemeinsamen Vereinbarungen zwischen den Fakultäten einerseits und der zentralen Raumvergabe andererseits, und wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt.

=== Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt? ===

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

;Die zentrale Raumvergabe
:Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

;Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen
:Dies sind die Mitarbeiter*innen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und für diese Lehrveranstaltungen Räume anfordern. Diese Personen bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe, die über die Zuteilung von Räumen zu Veranstaltungen entscheidet.
:Je nach Fakultät ist die Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können, unterschiedlich groß. Die jeweiligen Hauptansprechpersonen finden sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Einrichtung_Tabelle.jsp Fakultätenübersicht] des eKVVs.
:Es gibt einen automatischen eMailverteiler für alle Personen mit eKVV Bearbeitungsrechten, über den die zentrale Raumvergabe Informationen an diese Gruppe verschicken kann. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe.

;Dezentrale Raumverwalter*innen
:In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.
:Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ''ihre'' Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wie die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.

;Externe Raumnutzer
:Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

;Hausmeister und Leitwarte
:Die MitarbeiterInnen in diesen Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

;Die Studierenden und die Lehrenden
:Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

=== Kommunikation mit den Nutzergruppen ===

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

== Die Buchung von Räumen ==

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

=== Veranstaltungen und Termine: Die eKVV Grundelemente der Raumvergabe ===

Die Strukturen des eKVVs lassen sich vereinfacht so darstellen:

* Semester (Wintersemester 2010/2011, Sommersemester 2011, ...)
** Einrichtung (Fakultät für Biologie, Fakultät für Chemie, ...)
*** Veranstaltung ('BWL I', ....)
**** '''Veranstaltungstermin''' ('Einführungsveranstaltung', 'wöchentlicher Termin an Mittwoch', '1. Klausurtermin', ...)
***** '''Raum''' ('H1', ...)

Das eKVV ist also grob gesagt nach Semestern und Einrichtungen gegliedert und unterhalb der Einrichtungen gibt es die verschiedenen (Lehr-)Veranstaltungen. Jede Lehrveranstaltung kann einen oder mehrere Termine haben.

Auf der Ebene der Termine spielt sich nun die eKVV Raumvergabe ab, hier werden Räume durch die zentrale Raumvergabe zugewiesen. Dabei definieren die Termineigenschaften wie der Zeitraum, der Tag und die Uhrzeit den Umfang der Raumzuweisung. Wichtig ist es, an dieser Stelle noch zu betonen, dass es im eKVV auch viele Termine gibt bei denen keine zentrale Raumvergabe erfolgt (Beispiele sind Exkursionen oder Veranstaltungen, die in dezentral verwalteten Fakultätsräumen stattfinden). Auf diese Termine hat die zentrale Raumvergabe keinen Zugriff.
=== Semesterorientierung vs. Datumsorientierung ===

Der Semesterrhythmus, der für den Lehrbetrieb der Hochschule eine so grundlegende Rolle spielt, ist insbesondere bei der Frage wichtig, wann welche Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Dieser Aspekt der Raumvergabe wird im kommenden Abschnitt separat behandelt.

Völlig unwichtig ist das Semester hingegen in technischer Hinsicht bei der Frage, welche Zeiträume ein Veranstaltungstermin belegen kann. Dies bedeutet, dass eine Veranstaltungen, die im eKVV beispielsweise dem Wintersemester 2010/11 zugeordnet ist, Veranstaltungstermine besitzen kann, die in der Vorlesungszeit des folgenden Sommersemesters liegen. Dies bedeutet für die Raumvergabe, dass bei den Raumbuchungen allein der bei einem konkreten Termin eingetragene Zeitraum relevant ist, aber nicht in welchem Semester die zugehörige Veranstaltung eingetragen wurde.

=== Wann dürfen welche Raumanforderungen gebucht werden? ===

Der Semesterrhythmus spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Frage, wann Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Entscheidend ist hier nicht allein die Frage, ob der ''Termin'', für den ein Raum benötigt wird, innerhalb eines Semesters liegt, sondern gleichzeitig auch, ob die Raum''anforderung'' innerhalb oder vor den großen Vergaberunden (irgend)eines Semesters liegt oder nicht. Termine außerhalb der Vorlesungszeiten sind unproblematisch und können jederzeit gebucht werden. Termine innerhalb der Vorlesungszeit können aber nur in solchen Zeiträumen gebucht werden, in denen sie die großen Vergaberunden nicht stören. Eine Übersicht der Vorlesungszeiten findet sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Semester_Auswahl.jsp Semestertabelle].

Die Frage ob eine Buchung erfolgen kann, hängt ganz entscheidend vom {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} ab. Je nachdem, ob man sich vor, mittendrin oder außerhalb der großen Vergaberunden befindet, können keine, ein Teil oder alle Raumanforderungen gebucht werden.

Während oder vor den großen Vergaberunden dürfen keine Einzelbuchungen für Veranstaltungen des kommenden Semesters gebucht werden, weil dadurch die automatisierte Vergabe behindert werden können. Dies soll am Beispiel der konkreten Daten des Sommersemester 2011 durchgespielt werden:

Die Vorlesungszeit des SoSe 2011 geht vom 04.04. bis zum 15.07.2011. Für alle Raumbuchungen in diesem Zeitraum hängt die Entscheidung ob sie gebucht werden können oder nicht, von folgendem Zeitraster ab, welches der Kalender der Lehrplanung vorgibt:

;Keine Buchungen vor dem 17.02.2011 (Vor Beginn der großen Vergaberunden)
:An diesem Tag findet die erste Runde der großen Raumvergaben statt. Vor diesem Tag dürfen keinerlei Buchungen (abgesehen von Blockungen, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt) vorgenommen werden.
:Der Grund ist hier, dass jede Buchung vor den großen Vergaberunden bereits Räume blockiert, die dann nicht mehr für die Verteilung zur Verfügung stünden.

;Buchungen für Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen zwischen dem 17.02. und dem 28.02.2011 (Nach der ersten Vergaberunde)
:In diesem Zeitraum, der nach der ersten Vergaberunde für Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare liegt und vor der zweiten Vergaberunde für Tutorien und Übungen, dürfen die Raumbuchungen bearbeitet werden, die die in der ersten Runde behandelten Veranstaltungstermine betreffen.
:Sinn dieser Phase ist es, den Fakultäten die Möglichkeit zu geben, für die Veranstaltungen, die in der ersten Runde nicht mit Räumen versorgt werden konnten, Nachbesserungen vorzunehmen.

;Zusätzliche Buchungen für Übungen und Tutorien zwischen dem 28.02. und dem 10.03.2011 (Nach der zweiten Vergaberunde)
:Dieser Zeitraum beginnt nach der zweiten Vergaberunde und geht bis zur dritten Runde, die dann auch Einzeltermine einbezieht.
:Wie bei der vorherigen Phase, wird auch hier den Fakultäten die Möglichkeit gegeben, bei den in der zweiten Runde leer ausgegangenen Veranstaltungen Umplanungen vorzunehmen und dann Räume anzufordern. Natürlich können auch weiterhin Buchungen für die schon zuvor genannten Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen vorgenommen werden, die Gruppe der buchbaren Termine vergrößert sich also.

;Ab dem 10.03.2011 ist alles buchbar (Nach der dritte Vergaberunde)
:Sobald die dritte und letzte Runde der großen Vergaberunden abgeschlossen ist sind alle Raumbuchungen für das Semester buchbar.

Es ist für den Ablauf also wichtig, zu bestimmen in welche Kategorie eine Raumbuchung fällt. In den ersten Runden geht es immer nur um Raumanforderungen, die die komplette Vorlesungszeit abdecken (wöchentlich oder 14täglich). Die Belegnummern der Pflichtveranstaltungen müssen die Fakultäten vorher bei der Raumvergabe abgeben. Erst mit der dritten Runde kommen einmalige Veranstaltungen wie Klausuren oder Blöcke zur Zuteilung, da diese ansonsten komplette Zeitspuren in den Raumbelegungplänen blockieren würden.

=== Berücksichtigung der Raumeignungen ===

Bei der Einzelbuchung von Raumanforderungen der Fakultäten muss normalerweise nicht darauf geachtet werden, ob die Ausstattung des Raumes wie z. B. die Anzahl der Plätze für die speziellen Anforderungen einer Veranstaltung passend ist, da die Fakultäten sich den Raum explizit ausgesucht haben (wenn die zentrale Raumvergabe selbst Räume, z. B. für Externe, bucht, muss dies natürlich beachtet werden).

Trotzdem muss bei der Buchung überprüft werden ob ein Raum grundsätzlich für die Veranstaltung geeignet bzw. für Buchungen verfügbar ist. Ein Beispiel sind hier die verwalteten Rechnerräume, in denen sich zwar prinzipiell auch Veranstaltungen durchführen lassen, die keine Rechnerausstattung erfordern, eine solche Nutzung aber normalerweise nicht erfolgen soll. Andere Beispiele können Räume sein, die erst noch vorbereitet werden müssen oder die zu einem Stichtag aus der Raumvergabe ausscheiden. Entsprechende Angaben sollten in der Raumtabelle bei den Raumeigenschaften eingetragen werden. Diese Eintragungen macht die zentrale Raumvergabe selbst, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt.

Eine letzte Besonderheit sind schließlich die einzelnen Fakultäten zugeordneten Räume. Hier können ggf. Vereinbarungen mit der jeweiligen Fakultät existieren wann und wie diese Räume vergeben werden können.

In der Buchungsmaske werden alle Informationen zu den entsprechenden Räumen angezeigt, so dass hier immer die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
=== Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten ===

Der Anlass für eine Raumbuchung ist - abgesehen von den großen Raumvergaberunden - immer ein Anstoß von Seiten der Fakultäten oder genereller gesagt von den Raumnutzern (die Ausnahme sind Buchungen von Externen, siehe den späteren Abschnitt dazu). Die Fakultäten sollen dabei heute bevorzugt die {{Selbstbuchung}} nutzen. Es wird aber weiterhin Fälle geben, in denen eine Buchung nur von der zentralen Raumvergabe durchgeführt werden kann. In diesem Fällen können die Fakultät eine eKVV Funktion nutzen, die eine speziell für die zentrale Raumvergabe vorkonfektionierte eMail erzeugt. Das folgende Bildschirmfoto zeigt so eine eMail:

[[File:ekvv raumbuchungsmail.jpg|center|Standardemail mit einer Raumbuchungsaufforderung]]

[[File:ekvv_terminlinks.png|right|Links bei einem Termin]]

Im Betreff der eMail sieht man eine Zusammenfassung der Anfrage, also um welchen Raum es geht und um welche Zeit. In der eMail selbst befindet sich ein Link, der direkt in das Buchungsformular der zentralen Raumvergabe führt. Auf diese Weise sind keine Irrtümer möglich etwa bei der Frage, in welchem Semester die Veranstaltung zu finden ist oder um welchen der verschiedenen Termine einer Veranstaltung es geht.

'''Die bei der zentralen Raumvergabe eintreffenden Buchungen werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.'''

Wenn Buchungsanfragen telefonisch behandelt werden - was eine Ausnahme sein sollte - so kann im eKVV über die Schnellsuchfunktion am rechten Rand zu der betreffenden Veranstaltung gefunden werden, die Belegnummer ist dabei das einfachste Suchkriterium. Dabei ist es wichtig, das richtige Semester auszuwählen, dazu kann etwa auf das oberhalb der Schnellsuche angezeigte Semester geklickt werden.

In der Detailseite der Veranstaltung findet sich dann bei jedem einzelnen Termin ein Link 'Raum zuteilen' über welchen die Bearbeitungsmaske für die zentrale Raumvergabe erreicht wird. Dies ist die gleiche Seite die auch über den Link in den Standardemails angesteuert wird.

=== Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen ===

Die eigentliche Buchungsmaske soll alle für die Raumzuweisung notwendigen Informationen auf einer Seite bündeln. Auf dieser Seite können:

* Raumanfragen zugewiesen oder abgelehnt,
* Überschneidungen mit anderen Buchungen angezeigt,
* Teile der Termindaten bearbeitet und
* Bearbeitungen durch andere KollegInnen in der Raumvergabe erkannt werden.
[[File:ekvv raumzuteilung.jpg|600px|Die Raumbuchungsmaske]]

Das Bildschirmfoto zeigt dabei diese Maske mit einem Termin, bei dem noch keine Raumbuchung erfolgt ist. Die konkrete Beschreibung der Funktion der Seite finden Sie heute in der Kontexthilfe, die in der eKVV Seite oben rechts abrufbar ist.

=== Checkliste Raumbuchung kompakt ===

Hier noch einmal in einer Kurzfassung die Punkte, die bei einer konkreten Buchungen jeweils durchgegangen werden müssen:

# Hat schon eine Kollegin oder ein Kollege die Buchung bearbeitet? Wenn bereits eine erst kürzlich erfolgte Bearbeitung angezeigt wird sollte ggf. erst Rücksprache gehalten werden.

# Grundsätzliche Konsistenzprüfung: Erscheinen die Termindaten ''normal'', sind also keine Ausreißer bei Uhrzeiten oder Datum vorhanden etc.? Ist es eine spezielle Veranstaltung wie ein Platzhalter?

# Liegt der Termin in einer Vorlesungszeit? Wenn ja muss an Hand des [[Kalender der Lehrplanung an der Universität Bielefeld|Kalenders]] der Lehrplanung und der Veranstaltungsart entschieden werden ob schon gebucht werden darf
#:[[File:ekvv raumzuteilung vorlesungszeiten.jpg|Hinweise zum Verhältnis eines Termines zu den bekannten Vorlesungszeiten]]

# Ist der gewünschte Raum grundsätzlich verfügbar oder gibt es spezielle Regelungen zur Vergabe? Hier kann durch einen Blick in die Raumeigenschaften eine entsprechende Entscheidung gefällt werden:
#: [[File:ekvv raumzuteilung raumhinweise.jpg|Raum mit seinen Eigenschaften]]

# Gibt es Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen? Wenn ja muss beurteilt werden ob die konkurrierenden Veranstaltungen Platzhalterveranstaltungen sind, die ggf. ignoriert werden können, oder ob die Überschneidungen in Kauf genommen und bereinigt werden können (z. B. wenn sie nur einzelne Tage betreffen)
#:[[File:ekvv ueberschneidung bei buchung.png|Überschneidungswarnung bei einer Buchung]]

=== Bearbeiten von Terminen nach der Raumbuchungen ===

Die Fakultäten können Termine mit zugeteiltem Raum nur noch eingeschränkt bearbeiten. Die Grundregel ist hier, dass eine erfolgte Raumzuweisung nur verkleinert werden kann, also etwa durch Reduktion des Zeitraums oder der Uhrzeit.

Die zentrale Raumvergabe kann die Termindaten der Raumbuchungen in größerem, aber immer noch eingeschränktem Umfang bearbeiten. Diese Bearbeitung darf aber nur in Absprache mit den Fakultäten erfolgen und sollte grundsätzlich die Ausnahme bleiben. Terminverlegungen sollten eigentlich immer komplett in den Fakultäten erfolgen, da nur so sichergestellt werden kann, dass Absprachen etwa zur Überschneidungsfreiheit mit anderen Teilen des Lehrangebots eingehalten werden.
=== Rückgabe und Umbuchung von Räumen ===

Wenn Fakultäten Räume doch nicht benötigen so können sie diese jederzeit selbst und ohne Inanspruchnahme der zentralen Raumvergabe zurückgeben. Dazu befindet sich in dem Terminbearbeitungsformular für die Fakultäten ein entsprechenden Schalter. Falls eine Veranstaltung ausfällt und im eKVV entsprechend gekennzeichnet wird, so werden die zugeteilten Räume automatisch freigegeben und stehen damit anderen Raumnutzern wieder zur Verfügung.

Fakultäten haben hingegen nicht die Möglichkeit zugewiesene Räume selbstständig von einer Veranstaltung auf eine andere zu übertragen. Solche Umbuchungen müssen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. An dieser Stelle wird ein wichtiges Prinzip der elektronischen Raumverwaltung sichtbar:

Ein Raum wird einer Fakultät für die Durchführung einer ganz bestimmten Veranstaltungen zugeteilt. Wenn der Raum für diese Veranstaltung nicht mehr benötigt wird, so fällt er zunächst wieder in den allgemeinen Raumpool zurück, auch wenn er nach Absprache mit der zentralen Raumvergabe ggf. auf eine andere Veranstaltung übertragen werden kann.
== Buchung von Räumen für Externe und Nicht-Lehrveranstaltungen ==

Bisher ging es ausschließlich darum Raumbuchungen von Fakultäten und Einrichtungen zu bearbeiten. Bei diesen Buchungen muss (und kann) die zentrale Raumvergabe die eigentlichen Termindaten nicht eintragen, diese Aufgabe obliegt den Fakultäten.

Zusätzlich gibt es allerdings Raumnutzungen durch Externe oder auch durch Hochschulangehörige, die keine regulären Lehrveranstaltungen darstellen. Gerade bei den Externen ist es die Aufgabe der zentralen Raumvergabe die kompletten Veranstaltungsdaten einzutragen, da erst dann eine Raumbuchung erfolgen kann. Auch in solchen Fällen muss das eKVV genutzt werden, damit keine 'Nebenraumvergabe' entsteht und immer durch einen Blick in das eKVV geklärt werden kann, ob und wenn ja wie ein Raum vergeben wurde.

=== Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen ===

Damit die Raumnutzung eines externen Veranstalters gebucht werden kann muss zunächst eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden, welcher im zweiten Schritt der entsprechende Termin mit der Raumbuchung zugeordnet wird.

In technischer Hinsicht ist es dabei gleichgültig, ob unter einer Veranstaltung die Buchungen für viele verschiedene externe Nutzer gesammelt werden, oder ob für jeden Zweck eine eigene Veranstaltung angelegt wird. Da aber der Titel der Veranstaltung in den meisten Darstellung zunächst die einzige weitere Information zu einer Buchung ist, ist es sinnvoll zumindest für jeden unterschiedlichen Nutzungszweck eine eigene Veranstaltung mit einem entsprechenden aussagekräftigen Titel anzulegen. Unterhalb einer solchen Veranstaltung können dann die einzelnen Buchungen des gleichen Veranstalters übersichtlich gebündelt werden.

Eine weitere Frage ist die, in welchem Semester eine Veranstaltung für externe Buchungen angelegt wird, wobei dies in technischer Hinsicht für die Buchung keine Rolle spielt. Allerdings kann es für die verschiedenen Personen in der zentralen Raumvergabe einfacher sein die entsprechenden Veranstaltungen für Buchungen zu finden, wenn hier Regeln zum Anlegen von neuen Veranstaltungen definiert werden. Die Schnellsuche am rechten Rand der eKVV Seiten arbeitet nämlich immer bezogen auf das gerade eingestellt Semester, eine Suche über viele Semester ist hier eher mühsam.

Das eigentliche Anlegen einer neuen Veranstaltung beginnt auf der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Startseite] mit dem Schalter 'Neue Veranstaltung'. Dabei wird das in der Startseite gewählte Semester übernommen und kann später nicht mehr geändert werden.

Der erste Schritt beim Anlegen einer Veranstaltung führt in die Maske zur Eingabe der Grunddaten. Diese Maske dient normalerweise der Eingabe von Lehrveranstaltungen und enthält daher etliche Eingabefelder, die für die Raumvergabe irrelevant sind. Wichtig sind folgende Felder:

;Einrichtung
:Hier wird Dez. FM voreingestellt, auf diese Weise können alle von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen einfach gefunden werden.

;Titel/Thema
:Ist wie beschrieben sehr wichtig um den Anlass der zugeordneten Raumbuchungen zu beschreiben.

;Belegnummer
:Dez. FM ist der Nummernbereich '04****' zugeordnet. Hier kann das eKVV selbstständig eine Nummer vergeben, nur falls eine der speziellen Platzhalterbelegnummern (siehe unten beim Abschnitt zum Blocken von Räumen) verwendet werden soll muss hier explizit die entsprechende Zahl eingetragen werden.

Alle weitere Felder können leer bleiben bzw. die voreingestellten Werte behalten (auch der Datumsbereich). Zum Speichern der Veranstaltung stehen zwei Schalter zur Verfügung: Über den ersten gelangt man direkt in die Termineingabe, über den zweiten zunächst zur Detailseite der neu angelegten Veranstaltung. In der Detailseite kommt man über den 'Bearbeiten' Link neben der '''Termine''' Überschrift zur Eingabe von einzelnen Terminen.

[[File:ekvv termineingabe.png|thumb|Die Maske zur Terminbearbeitung]]

Die eigentliche Raumbuchung erfolgt nun über die Eingabe von Veranstaltungsterminen. In der entsprechenden Maske müssen dazu für jeden Termin eine Reihe von Angaben gemacht werden. Eine Veranstaltung kann dabei eine beliebige Anzahl von Terminen haben, die alle einzelne Raumbuchungen darstellen. Jeder Termin braucht folgende Angaben:

;Wochentag, Rhythmus, Zeit und Zeitraum
:Diese Termingrunddaten erklären sich von selbst, die Angabe 's.t.' hat dabei für die Raumbuchung keine Relevanz.
:Falls bei komplizierten Terminen (Blöcke) Unsicherheit darüber herrscht, wie das eKVV die Termindaten interpretiert, so kann nach der Speicherung eines Termins in der unter der Maske oder auch in der Veranstaltungsdetailseite stehenden Terminliste auf den 'Details' Link geklickt werden, der eine Einzeltermindarstellung zeigt.

;Raum
:Hier wird der Raum oder auch die Räume eingetragen, die gebucht werden. In technischer Hinsicht ist es gleichwertig, ob bei einer Buchung für mehr als einen Raum für jeden Raum ein eigener Termin angelegt wird oder ob bei einem Termin alle Räume (durch Komma getrennt) eingetragen werden.
:Beim Speichern des Termins wird geprüft, ob die Raumnamen bekannt sind.

;Zentrale Raumvergabe
:Wichtig ist es die Option 'ein zentral vergebener Raum wird benötigt' anzuwählen (im Bildschirmfoto rot markiert). Nur dann kann bei den Termin eine Raumvergabe erfolgen.

;Raumausstattung<nowiki>:</nowiki> Raumgröße
:Von der Raumausstattung ist meist nur die Raumgröße relevant (im Bildschirmfoto blau markiert). Falls hier kein Eintrag erfolgt, so wird das Feld mit '1' vorbelegt. Da dieser Wert für die Klimasteuerung relevant ist (siehe den entsprechenden Abschnitt dazu unten) sollte hier wenn möglich ein realistischer Wert eingetragen werden.

Beim Speichern des Termins erfolgt, wenn alle Angaben und auch ein Raum eingetragen sind, '''sofort die Raumbuchung!''' Wobei an dieser Stelle keine Überschneidungsprüfung erfolgt.

Die Eingabemaske wechselt dabei in den eingeschränkten Bearbeitungsmodus, den auch die Fakultäten sehen, wenn einem ihrer Termine ein Raum zugeordnet wurde. Falls die Buchung rückgängig gemacht werden soll so kann dies in der Seite durch den 'Raum zurückgeben' Schalter gemacht werden. Alternativ kann in der Terminliste am Ende der Seite über den Link 'Raum zuteilen' bei dem entsprechenden Termin in das gewohnte Raumbuchungsformular gewechselt werden. Dort können auch eventuell vorhandene Überschneidungen eingesehen werden.

=== Wer kann die Buchungsveranstaltungen sehen ===

Die von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen sollten normalerweise nicht veröffentlicht werden. Über die Veröffentlichung werden Veranstaltungen erst im eKVV der Studierenden sichtbar. Die Buchungsveranstaltungen sollten dort nicht erscheinen, da sie nur zu Irritationen führen können.

In der eKVV Eingabeseite sind die Veranstaltungen hingegen für alle Personen mit einem BIS Passwort sichtbar, also im Prinzip für alle MitarbeiterInnen der Hochschule.

=== Formulare für Externe ===

In den Internetseiten der zentralen Raumvergabe befindet sich heute ein Formular, über welches externe Raumnutzer ihre Raumbedarfe anmelden können:

:http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Raeume/infos.html

Dieses Formular ist nicht mit dem eKVV gekoppelt und wird auch nicht vom BIS betreut.
== Blocken von Räumen ==

Mit dem Blocken von Räumen ist eine vorsorgliche Belegung mit Platzhalterveranstaltungen gemeint, durch die der entsprechende Raum in den betroffenen Zeiten als nicht verfügbar gewertet wird. Solche Blockungen sind z. B. in den Fällen notwendig in denen die zentrale Raumvergabe für eine bestimmte Fakultät die Verwaltung von deren Räumen übernimmt. In solchen Fällen müssen ggf. bestimmte Zeitfenster für die Fakultät zur eigenen Nutzung freigehalten werden. Wichtig ist dabei, dass eine Blockung keine überschneidende Buchung anderer Termine durch die zentrale Raumvergabe verhindert. Eine Blockung ist in diesem Sinne eher eine 'Gedächtnisstütze' zur Abbildung entsprechender Raumnutzungsvereinbarungen. Eine weitere Anwendung von Blockungen kann die Kennzeichnung von Zeiträumen sein, an denen ein Raum auf Grund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist.

=== Wie funktioniert eine Blockung ===

Für eine Blockung werden normalerweise von der zentralen Raumvergabe spezielle Veranstaltungen angelegt, ähnlich wie für die Buchung von externen Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen werden oft als ''Platzhalterveranstaltungen'' bezeichnet. Bei diesen Veranstaltungen werden dann entsprechende Termine zur Belegung der betreffenden Räume angelegt.

Damit diese Veranstaltungen nicht in den Schließ- und Reinigungsplänen und Überschneidungslisten (siehe unten) auftauchen - was normalerweise keinen Sinn machen würde - sind im eKVV bestimmte Belegnummern konfiguriert, die für Platzhalterveranstaltungen verwendet werden sollen. Die Termine bei diesen Belegnummern tauchen nie in Schließ- und Reiniungsplänen und Überschneidungslisten auf. Heute (07/2025) sind dies folgende Belegnummern:

:041111
:042222
:995000
:500005
:510046

In der eKVV [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Startseite für die zentrale Raumvergabe] werden die aktuell eingestellten Belegnummern angezeigt.

=== Die Spezialseite für Raumblockungen ===

Um einen Raum zu Blocken könnte man zwar einfach einen einzigen Blocktermin anlegen, der über viele Wochen oder Monate und von 8 bis 20 Uhr geht. So eine Lösung würde aber jegliche Flexibilität nehmen um den geblockten Raum später stückweise wieder freizugeben. Besser wäre es einzelne Termine für jeden Tag und für jede Stunde anzulegen, damit man so durch Löschen der entsprechenden Blockungstermine einzelne Zeitfenster schnell wieder öffnen kann.

Da das manuelle Anlegen solcher Terminstrukturen sehr aufwändig wäre gibt es im eKVV eine [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Blocken_Vst_Auswahl.jsp spezielle Seite] für die Generierung solcher Blockungen. In der Seite müssen mehrere Schritte durchlaufen werden und es muss immer eine bereits existierende Veranstaltung genutzt werden können. Weitere Erklärungen zur Nutzung finden sich in der Seite selbst.

=== Aufheben von Raumblockungen ===

Das Aufheben von Blockungen geschieht einfach durch Löschung oder Bearbeitung der Blockungstermine.
== Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail ==

Die Raumvergabe hat die Funktionsemailadresse:

:[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adresse.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

=== Keine Löschung von eMails ===

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Kontext der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

=== Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails ===

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zur Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

=== Einstellungen in eigenen eMailprogramm ===

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

* eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
* Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.
== Die Suche nach freien Räumen ==

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

=== Ausgangspunkt Raumliste ===

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

=== Suche nach Räumen für fixe Termine ===

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumfrei_Suche.jsp Freie Räume]' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über ein [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS Passwort]] verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkret definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung '''alle Räume''' an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System '''prüft also nicht''', ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

[[File:ekvv freie raeume link.png|right|Link 'Freie Räume']]

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind (Blöcke können in der Übersicht nämlich nicht angezeigt werden). Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

=== Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung ===

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite '[http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Frei_Liste.jsp Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen]' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die zahlreichen Funktionen dieser Seite existiert eine [[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV|umfangreiche Beschreibung]] für die NutzerInnen in den Fakultäten.

=== Suche nach unter- oder überbelegten Räumen ===

[[File:eKVV Farbcodes Raumauslastung.jpg|thumb|Farbcodes Auslastung]]

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumliste.jsp Raumliste]' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite '[[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV]]' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschriebenen Raumsuche für definierte Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden. Einschränkend muss zu dieser Anzeige gesagt werden, dass sie sich auf die von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragenen Raumgrößen bezieht und normalerweise nicht auf die tatsächlichen Teilnehmerzahlen.
== Die Raumliste und ihre Bearbeitung ==

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Tabelle.jsp Passwortgeschütze Übersicht]
* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Öffentliche Übersicht]

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

=== Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen ===

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

=== Die Eigenschaften von Räumen ===

Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:

;Name
:Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen

;Plätze
:Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe

;Kategorie
:Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen

;Ausstattung
:Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder

;Fläche und Tafelfläche
:Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist

;Einrichtung
:Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn der Raum komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.
:Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden

;Klimagruppe
:Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.
:Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie als Gruppe identifiziert werden können

;Kommentar
:Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.

;Info extern
:Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden

;Sitzplan extern
:Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden

Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das {{BISKontakt|BIS}} verändert werden können:

;Sitzplan
:Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen diese möglichst umgehend an das BIS geschickt werden

;Sichtbarkeit
:Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden

;Berücksichtigung in Schließplänen
:Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss

=== Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV ===

Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS durchgeführt werden:

# Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
# Anlegen neuer Räume
# Umbennen von Räumen
# Löschen von Räumen

Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.
== Kontrolle der Überschneidungen ==

Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden oder wenn bei zwei Veranstaltung die jeweilige Klausur gemeinsam geschrieben wird und bei beiden Veranstaltungen der Klausurtermin ausgewiesen werden muss. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier wurden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.

[[File:eKVV Einzeltermine Ueberschneidung.jpg|right|Überschneidung bei einem Einzeltermin]]

Die Überschneidungsliste findet sich [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raumueberschneidungen.jsp im öffentlichen eKVV]. Die zuvor genannten speziellen Blockungsbelegnummern werden hier nicht berücksichtigt.

Um solche Überschneidungen zu bereinigen muss in die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe] gewechselt werden. Dort kann über die Schnellsuche eine der betreffenden Veranstaltungen gefunden und über die Detailansicht der Veranstaltung bei dem entsprechenden Termin auf den 'Detail'-Link geklickt werden. In der dann folgenden Einzeltermindarstellung werden bei jedem einzelnen Termin die jeweiligen Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen gezeigt. Dabei wird nur in die Zukunft geschaut, für vergangene Einzeltermine erfolgt keine Überschneidungsprüfung.

Wie einzelne Termine zur Bereinigung von Überschneidungen gestrichen werden können erläutert der folgende Abschnitt:
== Streichung von Einzelterminen ==

[[File:eKVV Einzeltermine Streichen.jpg|right|Streichen von Einzelterminen]]

Bisher ging es nur darum für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.

Diese ''Einzeltermine'' oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den ''Detail'' Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:

:''Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: '''Details''' ''

In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.

Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen ''streichen'' Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen. Auch erfolgt hier - wie im vorherigen Abschnitt gezeigt - eine Darstellung von Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen.

Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.

Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine ''immer'' streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.

=== Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin ===

Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.

Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:

# Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
# Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
# Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin
=== Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung ===

Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.

Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Tagestermine_Streichung.jsp Seite] im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.

== Vorbuchung von Terminen in fakultätseigenen Räumen ==

Zum Wintersemester 2012/13 wurde in das [[Raumvergabe|Verfahren der Raumvergabe]] ein weiterer Zwischenschritt eingebaut, in dem explizite Raumbuchungen von Fakultäten in ihren fakultätseigenen Räumen vor den automatisierten Raumvergaberunden gebucht werden. Im eKVV wurde daher eine eigene Seite aufgebaut, welche die Buchung dieser Veranstaltungstermine unterstützt. Sie ist in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Verwendung erfolgt in diesen Schritten:

=== Auswahl der Datumsbereichs ===

In der Seite muss zunächst der Datumsbereich eingestellt werden, innerhalb dessen Termine gesucht werden. Voreingestellt ist dabei die Vorlesungszeit des nächsten Semesters, welches noch nicht begonnen hat. Es sind aber beliebige andere Zeiträume wählbar. Nach der Eingabe des Datumsbereichs kann die Suche nach entsprechenden Terminen gestartet werden.

=== Angezeigte Termine ===

Nach der Raumsuche werden alle Einrichtungen angezeigt, denen im eKVV Räume zugeordnet sind. Es werden immer alle dieser Einrichtungen gezeigt, unabhängig davon, ob tatsächlich Termine für die Buchung vorhanden sind. Bei jeder Einrichtung wird eine Liste der zugeordneten Räume angezeigt, hier kann noch einmal kontrolliert werden, ob eventuell Räume fehlen oder zu viel sind.

Bei den Einrichtungen werden dann nur solche Termine gezeigt, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:

# Sie liegen mindestens teilweise im gesuchten Datumsbereich (das Semester der Veranstaltung eines Termins ist hingegen unwichtig)
# Sie fordern eine zentrale Raumvergabe an
# Sie haben noch keine Raumzuteilung oder -ablehnung erfahren (sind also im Status ''Raumvergabe noch offen'')
# Sie haben einen konkreten Raum eingetragen (oder mehrere)
# Alle eingetragenen Räume gehören zu der Einrichtung, von welcher der Termin kommt

Keine Rolle spielt der Rhythmus der Termine, es können auch einmalige Termine oder Blöcke erscheinen.

=== Die Buchung ===

Am Ende der Seite findet sich ein Schalter, über den die Buchung der ausgewählten Termine durchgeführt werden kann. Die Termine sind am Anfang nicht angewählt, es gibt aber sowohl auf Ebene der Einrichtungen wie auch global einen Schalter um sie gruppenweise auszuwählen.

Vor dem Anklicken des Buchungsschalters erfolgt noch eine Rückfrage, dann wird gebucht. Die Seite wird danach erneut geladen und alle gebuchten Termine sind dann aus der Seite verschwunden (da sie ja nun gebucht sind). Am Seitenanfang erfolgt eine Anzeige der Anzahl der gebuchten Termine.
== Pläne für Schließung und Reinigung ==

Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden. In diesen Plänen tauchen nie die Termine der ''Platzhalterveranstaltungen'' auf, siehe den entsprechenden Abschnitt zu Raumblockungen oben.

=== Die Schließpläne ===

Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:

# Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
# Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
# Raumbelegung für ein Wochenende

Allen Formaten ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:

* Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
* Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesen Fällen früher aufgeschlossen werden muss

Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.

Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.

=== Raumreinigung ===

Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).
== Die Klimasteuerung ==

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 [http://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/klimatisierung_der_hoersaele_energiesparen_mit eingeführt]. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine [[Klima|ausführlich Beschreibung]] wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auch der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.

Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.

Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld '''Belegung''' bearbeitet werden.

In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragene Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.

Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.

Als zweite hier relevante Termineigenschaft wurde zum Wintersemester 2011/12 die Anforderung einer ''Experiment'' Ausstattung für die zentralen Raumvergabe bearbeitbar gemacht. Über dieses Attribut wird in entsprechend ausgestatteten Hörsälen die Freigabe der Abzugsanlagen für den Experimentbereich gesteuert. Bei Terminen von Veranstaltungen, bei denen die Experimentausstattung tatsächlich genutzt wird, muss daher dieses Attribut ausgewählt sein.

== Statistische Auswertungen ==

Um einen tieferen Blick in die Raumbuchungen und Raumauslastungen werfen zu können wurde eine [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Statistik.jsp spezielle Seite] aufgebaut, über die sich die Informationen zu den Terminen mit Anforderungen an die zentrale Raumvergabe abrufen und exportieren lassen. Die Beschreibung dazu finden Sie nun [[BISHilfe:EKVVZRStatistik|in dieser Hilfeseite]].

== Import von Raumvergabedaten aus S-PLUS ==

Die Übernahme der Raumvergabedaten aus der S-Plus Software erfolgt über ein eigenes Formular im eKVV. Diese Seite arbeitet in drei Schritten:

# Auswahl der aus S-Plus generierten Datei, die importiert werden soll

# Der Dateiinhalt wird analysiert und eine kleine Statistik gezeigt darüber, wie viele Termine enthalten sind, wieviele davon Raumzuteilungen und wie viele Raumablehnungen sind. Bei diesem Schritt werden noch ''keine Änderungen'' im eKVV gemacht, man kann diesen Schritt also gut verwenden um eine S-Plus Datei grob zu testen. Es werden dann auch Links zu allen enthaltenen Terminen angeboten, aufgeteilt in Ablehnungen und Zuteilungen

# In diesem Schritt wird der eigentliche Import durchgeführt und damit auch Änderungen im eKVV gemacht. Der Import dauert meist einige Minuten, daher zeigt die Seite regelmäßig den Fortschritt der Verarbeitung an und auch wenn die Verarbeitung abgeschlossen wurde. Der Import kann zwischendurch abgebrochen werden, allerdings nimmt das nicht die bereits gemachten Änderungen zurück. Beim Import werden nur die Termine tatsächlich im eKVV verändert, bei denen in S-Plus Änderungen gemacht wurden. Bei diesen Terminen wird auch die Option zur Selbstbuchung in der Nachsteuerung gesetzt (siehe dazu den folgenden Abschnitt). In der angezeigten Statistik wird aufgeschlüsselt, wie viele Termine in der Runde wirklich im eKVV verändert wurden
== Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten ==

Zu der zum Sommersemester 2015 eingeführten [[Selbstbuchung]] durch die Fakultäten gehört eine Steuerungsfunktion auf Semesterebene, die die zentrale Raumvergabe ausüben muss. Erst durch die Freigabe der Selbstbuchung in wenigstens einem Semester können die eKVV Beauftragten der Fakultäten diese Funktion nutzen. Die Freigabe der Selbstbuchungsfunktion muss in jedem Semester mehrmals geändert werden. Das sind die drei unterschiedlichen Zustände, die die Selbstbuchungsoption auf Semesterebene haben kann:

;Keine Selbstbuchung
:Dies ist der Standardzustand eines Semesters. Hier kann für keinen Termin die Selbstbuchung ausgeübt werden.

;Nur Termine in Nachsteuerung
:Dieser Zustand wird in den Nachsteuerungsphasen verwendet. Er erlaubt es den Fakultäten die Selbstbuchung für die Termine auszuüben, die aus dem S-Plus Import heraus entsprechend gekennzeichnet wurden.

;Alle Termine
:Dieser Zustand ermöglicht die Selbstbuchung aller Termine in einem Semester und wird normalerweise nach der letzten Raumvergaberunde erreicht.

Die Selbstbuchung kann dabei immer nur auf Terminen ausgeübt werden, die '''komplett innerhalb der Vorlesungszeit''' eines Semesters stattfinden (dies gilt auch bei Terminen, die in die Nachsteuerung fallen).

Die zentrale Raumvergabe muss die Selbstbuchung vor jeder Raumvergaberunde wieder abschalten bevor die eKVV Daten in die S-Plus Software importiert werden, damit während der Planung in S-Plus keine Änderungen im eKVV stattfinden können.

Die Seite zur Steuerung der Selbstbuchungseinstellungen findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe unter dem Link 'Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten'. Hier werden die Semester in einer Auswahlliste angezeigt. Das freizuschaltende Semester wird gewählt und dann über einen der beiden Schalter in dem gewünschten Zustand freigegeben.

Darunter wird in einer Liste angezeigt welche Semester aktuell freigebenen sind. Hier findet sich auch eine Möglichkeit die Freigabe wieder zu entfernen. Vergangene Semester können freigegeben bleiben, sie haben aber faktisch keinen Einfluss, da die Selbstbuchung nur für noch stattfindende Termine ausgeübt werden kann.

== Fussnoten ==

<references />

Vorlage:Raumvergabe

2025-11-04T07:04:18Z

Ihbrune:

[https://www.uni-bielefeld.de/themen/lehr-studienorganisation/lehrorganisation/fuer-lehrplanerinnen/raumvergabe/ {{{1|Raumvergabe}}}]

Vorlage:Lehrplanung

2025-11-04T07:04:01Z

Ihbrune:

[https://www.uni-bielefeld.de/themen/lehr-studienorganisation/lehrorganisation/fuer-lehrplanerinnen/kalender/ {{{1|Lehrplanung}}}]

EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

2025-11-04T07:00:49Z

Ihbrune: /* Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe */

Auf dieser Seite findet sich das eKVV Benutzerhandbuch für die Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen. Eine Beschreibung der Raumvergabe für Raumnutzer*innen aus den Fakultäten und Einrichtungen findet sich [[Raumvergabe|hier]].

:Zur [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe]

== Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg ==

[[File:ekvv_link_zr.png|right|Link zur Startseite der Raumvergabe]]

Das eKVV ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot.

Das eKVV ist das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für (Lehr-)Veranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der Mitarbeiter*innen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Spezielle eKVV Startseite] für Mitarbeitende in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück. Die Seite lässt sich in jeder eKVV Seite im Menü am rechten Rand über den Link 'Startseite ZR' erreichen.

=== Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe ===

Die Raumvergabe ist ein zentrales Element des in jedem Semester stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die {{Onlinebedarfserhebung}} hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu. Diese Zuteilung erfolgt in mehreren, genau aufeinander abgestimmten Schritten und nach festgelegten Regeln. Gebucht wird hierbei nicht manuell, sondern mithilfe einer Software, die in der Lage ist, große Mengen von Veranstaltungen auf die zur Verfügung stehenden Räume zu verteilen.

Es existiert eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: {{Raumvergabe|Die Raumvergabe}}

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}}. Dieser beruht auf gemeinsamen Vereinbarungen zwischen den Fakultäten einerseits und der zentralen Raumvergabe andererseits, und wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt. Wenn nötig erfolgt hier für einzelne Termine noch eine Abstimmung mit dem BIS.

=== Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt? ===

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

;Die zentrale Raumvergabe
:Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

;Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen
:Dies sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und für diese Lehrveranstaltungen Räume anfordern. Diese Personen bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe, die über die Zuteilung von Räumen zu Veranstaltungen entscheidet.
:Je nach Fakultät ist die Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können, unterschiedlich groß. Die jeweiligen Hauptansprechpersonen finden sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Einrichtung_Tabelle.jsp Fakultätenübersicht] des eKVVs.
:Es gibt einen automatischen eMailverteiler für alle Personen mit eKVV Bearbeitungsrechten, über den die zentrale Raumvergabe Informationen an diese Gruppe verschicken kann. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe.

;Dezentrale Raumverwalter
:In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.
:Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ''ihre'' Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wie die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.

;Externe Raumnutzer
:Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

;Hausmeister und Leitwarte
:Die MitarbeiterInnen in diesen Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

;Die Studierenden und die Lehrenden
:Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

=== Kommunikation mit den Nutzergruppen ===

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

== Die Buchung von Räumen ==

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

=== Veranstaltungen und Termine: Die eKVV Grundelemente der Raumvergabe ===

Die Strukturen des eKVVs lassen sich vereinfacht so darstellen:

* Semester (Wintersemester 2010/2011, Sommersemester 2011, ...)
** Einrichtung (Fakultät für Biologie, Fakultät für Chemie, ...)
*** Veranstaltung ('BWL I', ....)
**** '''Veranstaltungstermin''' ('Einführungsveranstaltung', 'wöchentlicher Termin an Mittwoch', '1. Klausurtermin', ...)
***** '''Raum''' ('H1', ...)

Das eKVV ist also grob gesagt nach Semestern und Einrichtungen gegliedert und unterhalb der Einrichtungen gibt es die verschiedenen (Lehr-)Veranstaltungen. Jede Lehrveranstaltung kann einen oder mehrere Termine haben.

Auf der Ebene der Termine spielt sich nun die eKVV Raumvergabe ab, hier werden Räume durch die zentrale Raumvergabe zugewiesen. Dabei definieren die Termineigenschaften wie der Zeitraum, der Tag und die Uhrzeit den Umfang der Raumzuweisung. Wichtig ist es, an dieser Stelle noch zu betonen, dass es im eKVV auch viele Termine gibt bei denen keine zentrale Raumvergabe erfolgt (Beispiele sind Exkursionen oder Veranstaltungen, die in dezentral verwalteten Fakultätsräumen stattfinden). Auf diese Termine hat die zentrale Raumvergabe keinen Zugriff.
=== Semesterorientierung vs. Datumsorientierung ===

Der Semesterrhythmus, der für den Lehrbetrieb der Hochschule eine so grundlegende Rolle spielt, ist insbesondere bei der Frage wichtig, wann welche Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Dieser Aspekt der Raumvergabe wird im kommenden Abschnitt separat behandelt.

Völlig unwichtig ist das Semester hingegen in technischer Hinsicht bei der Frage, welche Zeiträume ein Veranstaltungstermin belegen kann. Dies bedeutet, dass eine Veranstaltungen, die im eKVV beispielsweise dem Wintersemester 2010/11 zugeordnet ist, Veranstaltungstermine besitzen kann, die in der Vorlesungszeit des folgenden Sommersemesters liegen. Dies bedeutet für die Raumvergabe, dass bei den Raumbuchungen allein der bei einem konkreten Termin eingetragene Zeitraum relevant ist, aber nicht in welchem Semester die zugehörige Veranstaltung eingetragen wurde.

=== Wann dürfen welche Raumanforderungen gebucht werden? ===

Der Semesterrhythmus spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Frage, wann Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Entscheidend ist hier nicht allein die Frage, ob der ''Termin'', für den ein Raum benötigt wird, innerhalb eines Semesters liegt, sondern gleichzeitig auch, ob die Raum''anforderung'' innerhalb oder vor den großen Vergaberunden (irgend)eines Semesters liegt oder nicht. Termine außerhalb der Vorlesungszeiten sind unproblematisch und können jederzeit gebucht werden. Termine innerhalb der Vorlesungszeit können aber nur in solchen Zeiträumen gebucht werden, in denen sie die großen Vergaberunden nicht stören. Eine Übersicht der Vorlesungszeiten findet sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Semester_Auswahl.jsp Semestertabelle].

Die Frage ob eine Buchung erfolgen kann, hängt ganz entscheidend vom {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} ab. Je nachdem, ob man sich vor, mittendrin oder außerhalb der großen Vergaberunden befindet, können keine, ein Teil oder alle Raumanforderungen gebucht werden.

Während oder vor den großen Vergaberunden dürfen keine Einzelbuchungen für Veranstaltungen des kommenden Semesters gebucht werden, weil dadurch die automatisierte Vergabe behindert werden können. Dies soll am Beispiel der konkreten Daten des Sommersemester 2011 durchgespielt werden:

Die Vorlesungszeit des SoSe 2011 geht vom 04.04. bis zum 15.07.2011. Für alle Raumbuchungen in diesem Zeitraum hängt die Entscheidung ob sie gebucht werden können oder nicht, von folgendem Zeitraster ab, welches der Kalender der Lehrplanung vorgibt:

;Keine Buchungen vor dem 17.02.2011 (Vor Beginn der großen Vergaberunden)
:An diesem Tag findet die erste Runde der großen Raumvergaben statt. Vor diesem Tag dürfen keinerlei Buchungen (abgesehen von Blockungen, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt) vorgenommen werden.
:Der Grund ist hier, dass jede Buchung vor den großen Vergaberunden bereits Räume blockiert, die dann nicht mehr für die Verteilung zur Verfügung stünden.

;Buchungen für Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen zwischen dem 17.02. und dem 28.02.2011 (Nach der ersten Vergaberunde)
:In diesem Zeitraum, der nach der ersten Vergaberunde für Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare liegt und vor der zweiten Vergaberunde für Tutorien und Übungen, dürfen die Raumbuchungen bearbeitet werden, die die in der ersten Runde behandelten Veranstaltungstermine betreffen.
:Sinn dieser Phase ist es, den Fakultäten die Möglichkeit zu geben, für die Veranstaltungen, die in der ersten Runde nicht mit Räumen versorgt werden konnten, Nachbesserungen vorzunehmen.

;Zusätzliche Buchungen für Übungen und Tutorien zwischen dem 28.02. und dem 10.03.2011 (Nach der zweiten Vergaberunde)
:Dieser Zeitraum beginnt nach der zweiten Vergaberunde und geht bis zur dritten Runde, die dann auch Einzeltermine einbezieht.
:Wie bei der vorherigen Phase, wird auch hier den Fakultäten die Möglichkeit gegeben, bei den in der zweiten Runde leer ausgegangenen Veranstaltungen Umplanungen vorzunehmen und dann Räume anzufordern. Natürlich können auch weiterhin Buchungen für die schon zuvor genannten Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen vorgenommen werden, die Gruppe der buchbaren Termine vergrößert sich also.

;Ab dem 10.03.2011 ist alles buchbar (Nach der dritte Vergaberunde)
:Sobald die dritte und letzte Runde der großen Vergaberunden abgeschlossen ist sind alle Raumbuchungen für das Semester buchbar.

Es ist für den Ablauf also wichtig, zu bestimmen in welche Kategorie eine Raumbuchung fällt. In den ersten Runden geht es immer nur um Raumanforderungen, die die komplette Vorlesungszeit abdecken (wöchentlich oder 14täglich). Die Belegnummern der Pflichtveranstaltungen müssen die Fakultäten vorher bei der Raumvergabe abgeben. Erst mit der dritten Runde kommen einmalige Veranstaltungen wie Klausuren oder Blöcke zur Zuteilung, da diese ansonsten komplette Zeitspuren in den Raumbelegungplänen blockieren würden.

=== Berücksichtigung der Raumeignungen ===

Bei der Einzelbuchung von Raumanforderungen der Fakultäten muss normalerweise nicht darauf geachtet werden, ob die Ausstattung des Raumes wie z. B. die Anzahl der Plätze für die speziellen Anforderungen einer Veranstaltung passend ist, da die Fakultäten sich den Raum explizit ausgesucht haben (wenn die zentrale Raumvergabe selbst Räume, z. B. für Externe, bucht, muss dies natürlich beachtet werden).

Trotzdem muss bei der Buchung überprüft werden ob ein Raum grundsätzlich für die Veranstaltung geeignet bzw. für Buchungen verfügbar ist. Ein Beispiel sind hier die verwalteten Rechnerräume, in denen sich zwar prinzipiell auch Veranstaltungen durchführen lassen, die keine Rechnerausstattung erfordern, eine solche Nutzung aber normalerweise nicht erfolgen soll. Andere Beispiele können Räume sein, die erst noch vorbereitet werden müssen oder die zu einem Stichtag aus der Raumvergabe ausscheiden. Entsprechende Angaben sollten in der Raumtabelle bei den Raumeigenschaften eingetragen werden. Diese Eintragungen macht die zentrale Raumvergabe selbst, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt.

Eine letzte Besonderheit sind schließlich die einzelnen Fakultäten zugeordneten Räume. Hier können ggf. Vereinbarungen mit der jeweiligen Fakultät existieren wann und wie diese Räume vergeben werden können.

In der Buchungsmaske werden alle Informationen zu den entsprechenden Räumen angezeigt, so dass hier immer die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
=== Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten ===

Der Anlass für eine Raumbuchung ist - abgesehen von den großen Raumvergaberunden - immer ein Anstoß von Seiten der Fakultäten oder genereller gesagt von den Raumnutzern (die Ausnahme sind Buchungen von Externen, siehe den späteren Abschnitt dazu). Die Fakultäten sollen dabei heute bevorzugt die {{Selbstbuchung}} nutzen. Es wird aber weiterhin Fälle geben, in denen eine Buchung nur von der zentralen Raumvergabe durchgeführt werden kann. In diesem Fällen können die Fakultät eine eKVV Funktion nutzen, die eine speziell für die zentrale Raumvergabe vorkonfektionierte eMail erzeugt. Das folgende Bildschirmfoto zeigt so eine eMail:

[[File:ekvv raumbuchungsmail.jpg|center|Standardemail mit einer Raumbuchungsaufforderung]]

[[File:ekvv_terminlinks.png|right|Links bei einem Termin]]

Im Betreff der eMail sieht man eine Zusammenfassung der Anfrage, also um welchen Raum es geht und um welche Zeit. In der eMail selbst befindet sich ein Link, der direkt in das Buchungsformular der zentralen Raumvergabe führt. Auf diese Weise sind keine Irrtümer möglich etwa bei der Frage, in welchem Semester die Veranstaltung zu finden ist oder um welchen der verschiedenen Termine einer Veranstaltung es geht.

'''Die bei der zentralen Raumvergabe eintreffenden Buchungen werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.'''

Wenn Buchungsanfragen telefonisch behandelt werden - was eine Ausnahme sein sollte - so kann im eKVV über die Schnellsuchfunktion am rechten Rand zu der betreffenden Veranstaltung gefunden werden, die Belegnummer ist dabei das einfachste Suchkriterium. Dabei ist es wichtig, das richtige Semester auszuwählen, dazu kann etwa auf das oberhalb der Schnellsuche angezeigte Semester geklickt werden.

In der Detailseite der Veranstaltung findet sich dann bei jedem einzelnen Termin ein Link 'Raum zuteilen' über welchen die Bearbeitungsmaske für die zentrale Raumvergabe erreicht wird. Dies ist die gleiche Seite die auch über den Link in den Standardemails angesteuert wird.

=== Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen ===

Die eigentliche Buchungsmaske soll alle für die Raumzuweisung notwendigen Informationen auf einer Seite bündeln. Auf dieser Seite können:

* Raumanfragen zugewiesen oder abgelehnt,
* Überschneidungen mit anderen Buchungen angezeigt,
* Teile der Termindaten bearbeitet und
* Bearbeitungen durch andere KollegInnen in der Raumvergabe erkannt werden.
[[File:ekvv raumzuteilung.jpg|600px|Die Raumbuchungsmaske]]

Das Bildschirmfoto zeigt dabei diese Maske mit einem Termin, bei dem noch keine Raumbuchung erfolgt ist. Die konkrete Beschreibung der Funktion der Seite finden Sie heute in der Kontexthilfe, die in der eKVV Seite oben rechts abrufbar ist.

=== Checkliste Raumbuchung kompakt ===

Hier noch einmal in einer Kurzfassung die Punkte, die bei einer konkreten Buchungen jeweils durchgegangen werden müssen:

# Hat schon eine Kollegin oder ein Kollege die Buchung bearbeitet? Wenn bereits eine erst kürzlich erfolgte Bearbeitung angezeigt wird sollte ggf. erst Rücksprache gehalten werden.

# Grundsätzliche Konsistenzprüfung: Erscheinen die Termindaten ''normal'', sind also keine Ausreißer bei Uhrzeiten oder Datum vorhanden etc.? Ist es eine spezielle Veranstaltung wie ein Platzhalter?

# Liegt der Termin in einer Vorlesungszeit? Wenn ja muss an Hand des [[Kalender der Lehrplanung an der Universität Bielefeld|Kalenders]] der Lehrplanung und der Veranstaltungsart entschieden werden ob schon gebucht werden darf
#:[[File:ekvv raumzuteilung vorlesungszeiten.jpg|Hinweise zum Verhältnis eines Termines zu den bekannten Vorlesungszeiten]]

# Ist der gewünschte Raum grundsätzlich verfügbar oder gibt es spezielle Regelungen zur Vergabe? Hier kann durch einen Blick in die Raumeigenschaften eine entsprechende Entscheidung gefällt werden:
#: [[File:ekvv raumzuteilung raumhinweise.jpg|Raum mit seinen Eigenschaften]]

# Gibt es Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen? Wenn ja muss beurteilt werden ob die konkurrierenden Veranstaltungen Platzhalterveranstaltungen sind, die ggf. ignoriert werden können, oder ob die Überschneidungen in Kauf genommen und bereinigt werden können (z. B. wenn sie nur einzelne Tage betreffen)
#:[[File:ekvv ueberschneidung bei buchung.png|Überschneidungswarnung bei einer Buchung]]

=== Bearbeiten von Terminen nach der Raumbuchungen ===

Die Fakultäten können Termine mit zugeteiltem Raum nur noch eingeschränkt bearbeiten. Die Grundregel ist hier, dass eine erfolgte Raumzuweisung nur verkleinert werden kann, also etwa durch Reduktion des Zeitraums oder der Uhrzeit.

Die zentrale Raumvergabe kann die Termindaten der Raumbuchungen in größerem, aber immer noch eingeschränktem Umfang bearbeiten. Diese Bearbeitung darf aber nur in Absprache mit den Fakultäten erfolgen und sollte grundsätzlich die Ausnahme bleiben. Terminverlegungen sollten eigentlich immer komplett in den Fakultäten erfolgen, da nur so sichergestellt werden kann, dass Absprachen etwa zur Überschneidungsfreiheit mit anderen Teilen des Lehrangebots eingehalten werden.
=== Rückgabe und Umbuchung von Räumen ===

Wenn Fakultäten Räume doch nicht benötigen so können sie diese jederzeit selbst und ohne Inanspruchnahme der zentralen Raumvergabe zurückgeben. Dazu befindet sich in dem Terminbearbeitungsformular für die Fakultäten ein entsprechenden Schalter. Falls eine Veranstaltung ausfällt und im eKVV entsprechend gekennzeichnet wird, so werden die zugeteilten Räume automatisch freigegeben und stehen damit anderen Raumnutzern wieder zur Verfügung.

Fakultäten haben hingegen nicht die Möglichkeit zugewiesene Räume selbstständig von einer Veranstaltung auf eine andere zu übertragen. Solche Umbuchungen müssen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. An dieser Stelle wird ein wichtiges Prinzip der elektronischen Raumverwaltung sichtbar:

Ein Raum wird einer Fakultät für die Durchführung einer ganz bestimmten Veranstaltungen zugeteilt. Wenn der Raum für diese Veranstaltung nicht mehr benötigt wird, so fällt er zunächst wieder in den allgemeinen Raumpool zurück, auch wenn er nach Absprache mit der zentralen Raumvergabe ggf. auf eine andere Veranstaltung übertragen werden kann.
== Buchung von Räumen für Externe und Nicht-Lehrveranstaltungen ==

Bisher ging es ausschließlich darum Raumbuchungen von Fakultäten und Einrichtungen zu bearbeiten. Bei diesen Buchungen muss (und kann) die zentrale Raumvergabe die eigentlichen Termindaten nicht eintragen, diese Aufgabe obliegt den Fakultäten.

Zusätzlich gibt es allerdings Raumnutzungen durch Externe oder auch durch Hochschulangehörige, die keine regulären Lehrveranstaltungen darstellen. Gerade bei den Externen ist es die Aufgabe der zentralen Raumvergabe die kompletten Veranstaltungsdaten einzutragen, da erst dann eine Raumbuchung erfolgen kann. Auch in solchen Fällen muss das eKVV genutzt werden, damit keine 'Nebenraumvergabe' entsteht und immer durch einen Blick in das eKVV geklärt werden kann, ob und wenn ja wie ein Raum vergeben wurde.

=== Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen ===

Damit die Raumnutzung eines externen Veranstalters gebucht werden kann muss zunächst eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden, welcher im zweiten Schritt der entsprechende Termin mit der Raumbuchung zugeordnet wird.

In technischer Hinsicht ist es dabei gleichgültig, ob unter einer Veranstaltung die Buchungen für viele verschiedene externe Nutzer gesammelt werden, oder ob für jeden Zweck eine eigene Veranstaltung angelegt wird. Da aber der Titel der Veranstaltung in den meisten Darstellung zunächst die einzige weitere Information zu einer Buchung ist, ist es sinnvoll zumindest für jeden unterschiedlichen Nutzungszweck eine eigene Veranstaltung mit einem entsprechenden aussagekräftigen Titel anzulegen. Unterhalb einer solchen Veranstaltung können dann die einzelnen Buchungen des gleichen Veranstalters übersichtlich gebündelt werden.

Eine weitere Frage ist die, in welchem Semester eine Veranstaltung für externe Buchungen angelegt wird, wobei dies in technischer Hinsicht für die Buchung keine Rolle spielt. Allerdings kann es für die verschiedenen Personen in der zentralen Raumvergabe einfacher sein die entsprechenden Veranstaltungen für Buchungen zu finden, wenn hier Regeln zum Anlegen von neuen Veranstaltungen definiert werden. Die Schnellsuche am rechten Rand der eKVV Seiten arbeitet nämlich immer bezogen auf das gerade eingestellt Semester, eine Suche über viele Semester ist hier eher mühsam.

Das eigentliche Anlegen einer neuen Veranstaltung beginnt auf der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Startseite] mit dem Schalter 'Neue Veranstaltung'. Dabei wird das in der Startseite gewählte Semester übernommen und kann später nicht mehr geändert werden.

Der erste Schritt beim Anlegen einer Veranstaltung führt in die Maske zur Eingabe der Grunddaten. Diese Maske dient normalerweise der Eingabe von Lehrveranstaltungen und enthält daher etliche Eingabefelder, die für die Raumvergabe irrelevant sind. Wichtig sind folgende Felder:

;Einrichtung
:Hier wird Dez. FM voreingestellt, auf diese Weise können alle von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen einfach gefunden werden.

;Titel/Thema
:Ist wie beschrieben sehr wichtig um den Anlass der zugeordneten Raumbuchungen zu beschreiben.

;Belegnummer
:Dez. FM ist der Nummernbereich '04****' zugeordnet. Hier kann das eKVV selbstständig eine Nummer vergeben, nur falls eine der speziellen Platzhalterbelegnummern (siehe unten beim Abschnitt zum Blocken von Räumen) verwendet werden soll muss hier explizit die entsprechende Zahl eingetragen werden.

Alle weitere Felder können leer bleiben bzw. die voreingestellten Werte behalten (auch der Datumsbereich). Zum Speichern der Veranstaltung stehen zwei Schalter zur Verfügung: Über den ersten gelangt man direkt in die Termineingabe, über den zweiten zunächst zur Detailseite der neu angelegten Veranstaltung. In der Detailseite kommt man über den 'Bearbeiten' Link neben der '''Termine''' Überschrift zur Eingabe von einzelnen Terminen.

[[File:ekvv termineingabe.png|thumb|Die Maske zur Terminbearbeitung]]

Die eigentliche Raumbuchung erfolgt nun über die Eingabe von Veranstaltungsterminen. In der entsprechenden Maske müssen dazu für jeden Termin eine Reihe von Angaben gemacht werden. Eine Veranstaltung kann dabei eine beliebige Anzahl von Terminen haben, die alle einzelne Raumbuchungen darstellen. Jeder Termin braucht folgende Angaben:

;Wochentag, Rhythmus, Zeit und Zeitraum
:Diese Termingrunddaten erklären sich von selbst, die Angabe 's.t.' hat dabei für die Raumbuchung keine Relevanz.
:Falls bei komplizierten Terminen (Blöcke) Unsicherheit darüber herrscht, wie das eKVV die Termindaten interpretiert, so kann nach der Speicherung eines Termins in der unter der Maske oder auch in der Veranstaltungsdetailseite stehenden Terminliste auf den 'Details' Link geklickt werden, der eine Einzeltermindarstellung zeigt.

;Raum
:Hier wird der Raum oder auch die Räume eingetragen, die gebucht werden. In technischer Hinsicht ist es gleichwertig, ob bei einer Buchung für mehr als einen Raum für jeden Raum ein eigener Termin angelegt wird oder ob bei einem Termin alle Räume (durch Komma getrennt) eingetragen werden.
:Beim Speichern des Termins wird geprüft, ob die Raumnamen bekannt sind.

;Zentrale Raumvergabe
:Wichtig ist es die Option 'ein zentral vergebener Raum wird benötigt' anzuwählen (im Bildschirmfoto rot markiert). Nur dann kann bei den Termin eine Raumvergabe erfolgen.

;Raumausstattung<nowiki>:</nowiki> Raumgröße
:Von der Raumausstattung ist meist nur die Raumgröße relevant (im Bildschirmfoto blau markiert). Falls hier kein Eintrag erfolgt, so wird das Feld mit '1' vorbelegt. Da dieser Wert für die Klimasteuerung relevant ist (siehe den entsprechenden Abschnitt dazu unten) sollte hier wenn möglich ein realistischer Wert eingetragen werden.

Beim Speichern des Termins erfolgt, wenn alle Angaben und auch ein Raum eingetragen sind, '''sofort die Raumbuchung!''' Wobei an dieser Stelle keine Überschneidungsprüfung erfolgt.

Die Eingabemaske wechselt dabei in den eingeschränkten Bearbeitungsmodus, den auch die Fakultäten sehen, wenn einem ihrer Termine ein Raum zugeordnet wurde. Falls die Buchung rückgängig gemacht werden soll so kann dies in der Seite durch den 'Raum zurückgeben' Schalter gemacht werden. Alternativ kann in der Terminliste am Ende der Seite über den Link 'Raum zuteilen' bei dem entsprechenden Termin in das gewohnte Raumbuchungsformular gewechselt werden. Dort können auch eventuell vorhandene Überschneidungen eingesehen werden.

=== Wer kann die Buchungsveranstaltungen sehen ===

Die von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen sollten normalerweise nicht veröffentlicht werden. Über die Veröffentlichung werden Veranstaltungen erst im eKVV der Studierenden sichtbar. Die Buchungsveranstaltungen sollten dort nicht erscheinen, da sie nur zu Irritationen führen können.

In der eKVV Eingabeseite sind die Veranstaltungen hingegen für alle Personen mit einem BIS Passwort sichtbar, also im Prinzip für alle MitarbeiterInnen der Hochschule.

=== Formulare für Externe ===

In den Internetseiten der zentralen Raumvergabe befindet sich heute ein Formular, über welches externe Raumnutzer ihre Raumbedarfe anmelden können:

:http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Raeume/infos.html

Dieses Formular ist nicht mit dem eKVV gekoppelt und wird auch nicht vom BIS betreut.
== Blocken von Räumen ==

Mit dem Blocken von Räumen ist eine vorsorgliche Belegung mit Platzhalterveranstaltungen gemeint, durch die der entsprechende Raum in den betroffenen Zeiten als nicht verfügbar gewertet wird. Solche Blockungen sind z. B. in den Fällen notwendig in denen die zentrale Raumvergabe für eine bestimmte Fakultät die Verwaltung von deren Räumen übernimmt. In solchen Fällen müssen ggf. bestimmte Zeitfenster für die Fakultät zur eigenen Nutzung freigehalten werden. Wichtig ist dabei, dass eine Blockung keine überschneidende Buchung anderer Termine durch die zentrale Raumvergabe verhindert. Eine Blockung ist in diesem Sinne eher eine 'Gedächtnisstütze' zur Abbildung entsprechender Raumnutzungsvereinbarungen. Eine weitere Anwendung von Blockungen kann die Kennzeichnung von Zeiträumen sein, an denen ein Raum auf Grund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist.

=== Wie funktioniert eine Blockung ===

Für eine Blockung werden normalerweise von der zentralen Raumvergabe spezielle Veranstaltungen angelegt, ähnlich wie für die Buchung von externen Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen werden oft als ''Platzhalterveranstaltungen'' bezeichnet. Bei diesen Veranstaltungen werden dann entsprechende Termine zur Belegung der betreffenden Räume angelegt.

Damit diese Veranstaltungen nicht in den Schließ- und Reinigungsplänen und Überschneidungslisten (siehe unten) auftauchen - was normalerweise keinen Sinn machen würde - sind im eKVV bestimmte Belegnummern konfiguriert, die für Platzhalterveranstaltungen verwendet werden sollen. Die Termine bei diesen Belegnummern tauchen nie in Schließ- und Reiniungsplänen und Überschneidungslisten auf. Heute (07/2025) sind dies folgende Belegnummern:

:041111
:042222
:995000
:500005
:510046

In der eKVV [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Startseite für die zentrale Raumvergabe] werden die aktuell eingestellten Belegnummern angezeigt.

=== Die Spezialseite für Raumblockungen ===

Um einen Raum zu Blocken könnte man zwar einfach einen einzigen Blocktermin anlegen, der über viele Wochen oder Monate und von 8 bis 20 Uhr geht. So eine Lösung würde aber jegliche Flexibilität nehmen um den geblockten Raum später stückweise wieder freizugeben. Besser wäre es einzelne Termine für jeden Tag und für jede Stunde anzulegen, damit man so durch Löschen der entsprechenden Blockungstermine einzelne Zeitfenster schnell wieder öffnen kann.

Da das manuelle Anlegen solcher Terminstrukturen sehr aufwändig wäre gibt es im eKVV eine [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Blocken_Vst_Auswahl.jsp spezielle Seite] für die Generierung solcher Blockungen. In der Seite müssen mehrere Schritte durchlaufen werden und es muss immer eine bereits existierende Veranstaltung genutzt werden können. Weitere Erklärungen zur Nutzung finden sich in der Seite selbst.

=== Aufheben von Raumblockungen ===

Das Aufheben von Blockungen geschieht einfach durch Löschung oder Bearbeitung der Blockungstermine.
== Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail ==

Die Raumvergabe hat die Funktionsemailadresse:

:[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adresse.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

=== Keine Löschung von eMails ===

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Kontext der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

=== Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails ===

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zur Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

=== Einstellungen in eigenen eMailprogramm ===

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

* eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
* Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.
== Die Suche nach freien Räumen ==

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

=== Ausgangspunkt Raumliste ===

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

=== Suche nach Räumen für fixe Termine ===

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumfrei_Suche.jsp Freie Räume]' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über ein [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS Passwort]] verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkret definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung '''alle Räume''' an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System '''prüft also nicht''', ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

[[File:ekvv freie raeume link.png|right|Link 'Freie Räume']]

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind (Blöcke können in der Übersicht nämlich nicht angezeigt werden). Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

=== Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung ===

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite '[http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Frei_Liste.jsp Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen]' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die zahlreichen Funktionen dieser Seite existiert eine [[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV|umfangreiche Beschreibung]] für die NutzerInnen in den Fakultäten.

=== Suche nach unter- oder überbelegten Räumen ===

[[File:eKVV Farbcodes Raumauslastung.jpg|thumb|Farbcodes Auslastung]]

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumliste.jsp Raumliste]' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite '[[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV]]' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschriebenen Raumsuche für definierte Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden. Einschränkend muss zu dieser Anzeige gesagt werden, dass sie sich auf die von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragenen Raumgrößen bezieht und normalerweise nicht auf die tatsächlichen Teilnehmerzahlen.
== Die Raumliste und ihre Bearbeitung ==

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Tabelle.jsp Passwortgeschütze Übersicht]
* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Öffentliche Übersicht]

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

=== Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen ===

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

=== Die Eigenschaften von Räumen ===

Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:

;Name
:Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen

;Plätze
:Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe

;Kategorie
:Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen

;Ausstattung
:Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder

;Fläche und Tafelfläche
:Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist

;Einrichtung
:Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn der Raum komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.
:Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden

;Klimagruppe
:Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.
:Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie als Gruppe identifiziert werden können

;Kommentar
:Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.

;Info extern
:Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden

;Sitzplan extern
:Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden

Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das {{BISKontakt|BIS}} verändert werden können:

;Sitzplan
:Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen diese möglichst umgehend an das BIS geschickt werden

;Sichtbarkeit
:Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden

;Berücksichtigung in Schließplänen
:Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss

=== Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV ===

Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS durchgeführt werden:

# Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
# Anlegen neuer Räume
# Umbennen von Räumen
# Löschen von Räumen

Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.
== Kontrolle der Überschneidungen ==

Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden oder wenn bei zwei Veranstaltung die jeweilige Klausur gemeinsam geschrieben wird und bei beiden Veranstaltungen der Klausurtermin ausgewiesen werden muss. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier wurden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.

[[File:eKVV Einzeltermine Ueberschneidung.jpg|right|Überschneidung bei einem Einzeltermin]]

Die Überschneidungsliste findet sich [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raumueberschneidungen.jsp im öffentlichen eKVV]. Die zuvor genannten speziellen Blockungsbelegnummern werden hier nicht berücksichtigt.

Um solche Überschneidungen zu bereinigen muss in die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe] gewechselt werden. Dort kann über die Schnellsuche eine der betreffenden Veranstaltungen gefunden und über die Detailansicht der Veranstaltung bei dem entsprechenden Termin auf den 'Detail'-Link geklickt werden. In der dann folgenden Einzeltermindarstellung werden bei jedem einzelnen Termin die jeweiligen Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen gezeigt. Dabei wird nur in die Zukunft geschaut, für vergangene Einzeltermine erfolgt keine Überschneidungsprüfung.

Wie einzelne Termine zur Bereinigung von Überschneidungen gestrichen werden können erläutert der folgende Abschnitt:
== Streichung von Einzelterminen ==

[[File:eKVV Einzeltermine Streichen.jpg|right|Streichen von Einzelterminen]]

Bisher ging es nur darum für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.

Diese ''Einzeltermine'' oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den ''Detail'' Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:

:''Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: '''Details''' ''

In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.

Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen ''streichen'' Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen. Auch erfolgt hier - wie im vorherigen Abschnitt gezeigt - eine Darstellung von Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen.

Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.

Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine ''immer'' streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.

=== Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin ===

Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.

Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:

# Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
# Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
# Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin
=== Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung ===

Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.

Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Tagestermine_Streichung.jsp Seite] im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.

== Vorbuchung von Terminen in fakultätseigenen Räumen ==

Zum Wintersemester 2012/13 wurde in das [[Raumvergabe|Verfahren der Raumvergabe]] ein weiterer Zwischenschritt eingebaut, in dem explizite Raumbuchungen von Fakultäten in ihren fakultätseigenen Räumen vor den automatisierten Raumvergaberunden gebucht werden. Im eKVV wurde daher eine eigene Seite aufgebaut, welche die Buchung dieser Veranstaltungstermine unterstützt. Sie ist in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Verwendung erfolgt in diesen Schritten:

=== Auswahl der Datumsbereichs ===

In der Seite muss zunächst der Datumsbereich eingestellt werden, innerhalb dessen Termine gesucht werden. Voreingestellt ist dabei die Vorlesungszeit des nächsten Semesters, welches noch nicht begonnen hat. Es sind aber beliebige andere Zeiträume wählbar. Nach der Eingabe des Datumsbereichs kann die Suche nach entsprechenden Terminen gestartet werden.

=== Angezeigte Termine ===

Nach der Raumsuche werden alle Einrichtungen angezeigt, denen im eKVV Räume zugeordnet sind. Es werden immer alle dieser Einrichtungen gezeigt, unabhängig davon, ob tatsächlich Termine für die Buchung vorhanden sind. Bei jeder Einrichtung wird eine Liste der zugeordneten Räume angezeigt, hier kann noch einmal kontrolliert werden, ob eventuell Räume fehlen oder zu viel sind.

Bei den Einrichtungen werden dann nur solche Termine gezeigt, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:

# Sie liegen mindestens teilweise im gesuchten Datumsbereich (das Semester der Veranstaltung eines Termins ist hingegen unwichtig)
# Sie fordern eine zentrale Raumvergabe an
# Sie haben noch keine Raumzuteilung oder -ablehnung erfahren (sind also im Status ''Raumvergabe noch offen'')
# Sie haben einen konkreten Raum eingetragen (oder mehrere)
# Alle eingetragenen Räume gehören zu der Einrichtung, von welcher der Termin kommt

Keine Rolle spielt der Rhythmus der Termine, es können auch einmalige Termine oder Blöcke erscheinen.

=== Die Buchung ===

Am Ende der Seite findet sich ein Schalter, über den die Buchung der ausgewählten Termine durchgeführt werden kann. Die Termine sind am Anfang nicht angewählt, es gibt aber sowohl auf Ebene der Einrichtungen wie auch global einen Schalter um sie gruppenweise auszuwählen.

Vor dem Anklicken des Buchungsschalters erfolgt noch eine Rückfrage, dann wird gebucht. Die Seite wird danach erneut geladen und alle gebuchten Termine sind dann aus der Seite verschwunden (da sie ja nun gebucht sind). Am Seitenanfang erfolgt eine Anzeige der Anzahl der gebuchten Termine.
== Pläne für Schließung und Reinigung ==

Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden. In diesen Plänen tauchen nie die Termine der ''Platzhalterveranstaltungen'' auf, siehe den entsprechenden Abschnitt zu Raumblockungen oben.

=== Die Schließpläne ===

Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:

# Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
# Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
# Raumbelegung für ein Wochenende

Allen Formaten ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:

* Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
* Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesen Fällen früher aufgeschlossen werden muss

Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.

Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.

=== Raumreinigung ===

Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).
== Die Klimasteuerung ==

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 [http://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/klimatisierung_der_hoersaele_energiesparen_mit eingeführt]. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine [[Klima|ausführlich Beschreibung]] wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auch der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.

Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.

Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld '''Belegung''' bearbeitet werden.

In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragene Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.

Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.

Als zweite hier relevante Termineigenschaft wurde zum Wintersemester 2011/12 die Anforderung einer ''Experiment'' Ausstattung für die zentralen Raumvergabe bearbeitbar gemacht. Über dieses Attribut wird in entsprechend ausgestatteten Hörsälen die Freigabe der Abzugsanlagen für den Experimentbereich gesteuert. Bei Terminen von Veranstaltungen, bei denen die Experimentausstattung tatsächlich genutzt wird, muss daher dieses Attribut ausgewählt sein.

== Statistische Auswertungen ==

Um einen tieferen Blick in die Raumbuchungen und Raumauslastungen werfen zu können wurde eine [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Statistik.jsp spezielle Seite] aufgebaut, über die sich die Informationen zu den Terminen mit Anforderungen an die zentrale Raumvergabe abrufen und exportieren lassen. Die Beschreibung dazu finden Sie nun [[BISHilfe:EKVVZRStatistik|in dieser Hilfeseite]].

== Import von Raumvergabedaten aus S-PLUS ==

Die Übernahme der Raumvergabedaten aus der S-Plus Software erfolgt über ein eigenes Formular im eKVV. Diese Seite arbeitet in drei Schritten:

# Auswahl der aus S-Plus generierten Datei, die importiert werden soll

# Der Dateiinhalt wird analysiert und eine kleine Statistik gezeigt darüber, wie viele Termine enthalten sind, wieviele davon Raumzuteilungen und wie viele Raumablehnungen sind. Bei diesem Schritt werden noch ''keine Änderungen'' im eKVV gemacht, man kann diesen Schritt also gut verwenden um eine S-Plus Datei grob zu testen. Es werden dann auch Links zu allen enthaltenen Terminen angeboten, aufgeteilt in Ablehnungen und Zuteilungen

# In diesem Schritt wird der eigentliche Import durchgeführt und damit auch Änderungen im eKVV gemacht. Der Import dauert meist einige Minuten, daher zeigt die Seite regelmäßig den Fortschritt der Verarbeitung an und auch wenn die Verarbeitung abgeschlossen wurde. Der Import kann zwischendurch abgebrochen werden, allerdings nimmt das nicht die bereits gemachten Änderungen zurück. Beim Import werden nur die Termine tatsächlich im eKVV verändert, bei denen in S-Plus Änderungen gemacht wurden. Bei diesen Terminen wird auch die Option zur Selbstbuchung in der Nachsteuerung gesetzt (siehe dazu den folgenden Abschnitt). In der angezeigten Statistik wird aufgeschlüsselt, wie viele Termine in der Runde wirklich im eKVV verändert wurden
== Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten ==

Zu der zum Sommersemester 2015 eingeführten [[Selbstbuchung]] durch die Fakultäten gehört eine Steuerungsfunktion auf Semesterebene, die die zentrale Raumvergabe ausüben muss. Erst durch die Freigabe der Selbstbuchung in wenigstens einem Semester können die eKVV Beauftragten der Fakultäten diese Funktion nutzen. Die Freigabe der Selbstbuchungsfunktion muss in jedem Semester mehrmals geändert werden. Das sind die drei unterschiedlichen Zustände, die die Selbstbuchungsoption auf Semesterebene haben kann:

;Keine Selbstbuchung
:Dies ist der Standardzustand eines Semesters. Hier kann für keinen Termin die Selbstbuchung ausgeübt werden.

;Nur Termine in Nachsteuerung
:Dieser Zustand wird in den Nachsteuerungsphasen verwendet. Er erlaubt es den Fakultäten die Selbstbuchung für die Termine auszuüben, die aus dem S-Plus Import heraus entsprechend gekennzeichnet wurden.

;Alle Termine
:Dieser Zustand ermöglicht die Selbstbuchung aller Termine in einem Semester und wird normalerweise nach der letzten Raumvergaberunde erreicht.

Die Selbstbuchung kann dabei immer nur auf Terminen ausgeübt werden, die '''komplett innerhalb der Vorlesungszeit''' eines Semesters stattfinden (dies gilt auch bei Terminen, die in die Nachsteuerung fallen).

Die zentrale Raumvergabe muss die Selbstbuchung vor jeder Raumvergaberunde wieder abschalten bevor die eKVV Daten in die S-Plus Software importiert werden, damit während der Planung in S-Plus keine Änderungen im eKVV stattfinden können.

Die Seite zur Steuerung der Selbstbuchungseinstellungen findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe unter dem Link 'Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten'. Hier werden die Semester in einer Auswahlliste angezeigt. Das freizuschaltende Semester wird gewählt und dann über einen der beiden Schalter in dem gewünschten Zustand freigegeben.

Darunter wird in einer Liste angezeigt welche Semester aktuell freigebenen sind. Hier findet sich auch eine Möglichkeit die Freigabe wieder zu entfernen. Vergangene Semester können freigegeben bleiben, sie haben aber faktisch keinen Einfluss, da die Selbstbuchung nur für noch stattfindende Termine ausgeübt werden kann.

== Fussnoten ==

<references />

EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

2025-11-04T07:00:35Z

Ihbrune: /* Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg */

Auf dieser Seite findet sich das eKVV Benutzerhandbuch für die Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen. Eine Beschreibung der Raumvergabe für Raumnutzer*innen aus den Fakultäten und Einrichtungen findet sich [[Raumvergabe|hier]].

:Zur [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe]

== Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg ==

[[File:ekvv_link_zr.png|right|Link zur Startseite der Raumvergabe]]

Das eKVV ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot.

Das eKVV ist das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für (Lehr-)Veranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der Mitarbeiter*innen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Spezielle eKVV Startseite] für Mitarbeitende in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück. Die Seite lässt sich in jeder eKVV Seite im Menü am rechten Rand über den Link 'Startseite ZR' erreichen.

=== Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe ===

Die Raumvergabe ist ein zentrales Element des in jedem Semester stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die {{Onlinebedarfserhebung}} hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu. Diese Zuteilung erfolgt in mehreren, genau aufeinander abgestimmten Schritten und nach festgelegten Regeln. Gebucht wird hierbei nicht manuell, sondern mithilfe einer Software, die in der Lage ist, große Mengen von Veranstaltungen auf die zur Verfügung stehenden Räume zu verteilen.

Es existiert eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: {{Raumvergabe|Die Raumvergabe}}

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}}. Dieser beruht auf gemeinsamen Vereinbarungen zwischen den Fakultäten einerseits und der zentralen Raumvergabe andererseits, und wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt. Wenn nötig erfolgt hier für einzelne Termine noch eine Abstimmung mit dem BIS.

=== Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt? ===

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

;Die zentrale Raumvergabe
:Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

;Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen
:Dies sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und für diese Lehrveranstaltungen Räume anfordern. Diese Personen bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe, die über die Zuteilung von Räumen zu Veranstaltungen entscheidet.
:Je nach Fakultät ist die Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können, unterschiedlich groß. Die jeweiligen Hauptansprechpersonen finden sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Einrichtung_Tabelle.jsp Fakultätenübersicht] des eKVVs.
:Es gibt einen automatischen eMailverteiler für alle Personen mit eKVV Bearbeitungsrechten, über den die zentrale Raumvergabe Informationen an diese Gruppe verschicken kann. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe.

;Dezentrale Raumverwalter
:In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.
:Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ''ihre'' Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wie die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.

;Externe Raumnutzer
:Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

;Hausmeister und Leitwarte
:Die MitarbeiterInnen in diesen Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

;Die Studierenden und die Lehrenden
:Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

=== Kommunikation mit den Nutzergruppen ===

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

== Die Buchung von Räumen ==

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

=== Veranstaltungen und Termine: Die eKVV Grundelemente der Raumvergabe ===

Die Strukturen des eKVVs lassen sich vereinfacht so darstellen:

* Semester (Wintersemester 2010/2011, Sommersemester 2011, ...)
** Einrichtung (Fakultät für Biologie, Fakultät für Chemie, ...)
*** Veranstaltung ('BWL I', ....)
**** '''Veranstaltungstermin''' ('Einführungsveranstaltung', 'wöchentlicher Termin an Mittwoch', '1. Klausurtermin', ...)
***** '''Raum''' ('H1', ...)

Das eKVV ist also grob gesagt nach Semestern und Einrichtungen gegliedert und unterhalb der Einrichtungen gibt es die verschiedenen (Lehr-)Veranstaltungen. Jede Lehrveranstaltung kann einen oder mehrere Termine haben.

Auf der Ebene der Termine spielt sich nun die eKVV Raumvergabe ab, hier werden Räume durch die zentrale Raumvergabe zugewiesen. Dabei definieren die Termineigenschaften wie der Zeitraum, der Tag und die Uhrzeit den Umfang der Raumzuweisung. Wichtig ist es, an dieser Stelle noch zu betonen, dass es im eKVV auch viele Termine gibt bei denen keine zentrale Raumvergabe erfolgt (Beispiele sind Exkursionen oder Veranstaltungen, die in dezentral verwalteten Fakultätsräumen stattfinden). Auf diese Termine hat die zentrale Raumvergabe keinen Zugriff.
=== Semesterorientierung vs. Datumsorientierung ===

Der Semesterrhythmus, der für den Lehrbetrieb der Hochschule eine so grundlegende Rolle spielt, ist insbesondere bei der Frage wichtig, wann welche Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Dieser Aspekt der Raumvergabe wird im kommenden Abschnitt separat behandelt.

Völlig unwichtig ist das Semester hingegen in technischer Hinsicht bei der Frage, welche Zeiträume ein Veranstaltungstermin belegen kann. Dies bedeutet, dass eine Veranstaltungen, die im eKVV beispielsweise dem Wintersemester 2010/11 zugeordnet ist, Veranstaltungstermine besitzen kann, die in der Vorlesungszeit des folgenden Sommersemesters liegen. Dies bedeutet für die Raumvergabe, dass bei den Raumbuchungen allein der bei einem konkreten Termin eingetragene Zeitraum relevant ist, aber nicht in welchem Semester die zugehörige Veranstaltung eingetragen wurde.

=== Wann dürfen welche Raumanforderungen gebucht werden? ===

Der Semesterrhythmus spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Frage, wann Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Entscheidend ist hier nicht allein die Frage, ob der ''Termin'', für den ein Raum benötigt wird, innerhalb eines Semesters liegt, sondern gleichzeitig auch, ob die Raum''anforderung'' innerhalb oder vor den großen Vergaberunden (irgend)eines Semesters liegt oder nicht. Termine außerhalb der Vorlesungszeiten sind unproblematisch und können jederzeit gebucht werden. Termine innerhalb der Vorlesungszeit können aber nur in solchen Zeiträumen gebucht werden, in denen sie die großen Vergaberunden nicht stören. Eine Übersicht der Vorlesungszeiten findet sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Semester_Auswahl.jsp Semestertabelle].

Die Frage ob eine Buchung erfolgen kann, hängt ganz entscheidend vom {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} ab. Je nachdem, ob man sich vor, mittendrin oder außerhalb der großen Vergaberunden befindet, können keine, ein Teil oder alle Raumanforderungen gebucht werden.

Während oder vor den großen Vergaberunden dürfen keine Einzelbuchungen für Veranstaltungen des kommenden Semesters gebucht werden, weil dadurch die automatisierte Vergabe behindert werden können. Dies soll am Beispiel der konkreten Daten des Sommersemester 2011 durchgespielt werden:

Die Vorlesungszeit des SoSe 2011 geht vom 04.04. bis zum 15.07.2011. Für alle Raumbuchungen in diesem Zeitraum hängt die Entscheidung ob sie gebucht werden können oder nicht, von folgendem Zeitraster ab, welches der Kalender der Lehrplanung vorgibt:

;Keine Buchungen vor dem 17.02.2011 (Vor Beginn der großen Vergaberunden)
:An diesem Tag findet die erste Runde der großen Raumvergaben statt. Vor diesem Tag dürfen keinerlei Buchungen (abgesehen von Blockungen, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt) vorgenommen werden.
:Der Grund ist hier, dass jede Buchung vor den großen Vergaberunden bereits Räume blockiert, die dann nicht mehr für die Verteilung zur Verfügung stünden.

;Buchungen für Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen zwischen dem 17.02. und dem 28.02.2011 (Nach der ersten Vergaberunde)
:In diesem Zeitraum, der nach der ersten Vergaberunde für Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare liegt und vor der zweiten Vergaberunde für Tutorien und Übungen, dürfen die Raumbuchungen bearbeitet werden, die die in der ersten Runde behandelten Veranstaltungstermine betreffen.
:Sinn dieser Phase ist es, den Fakultäten die Möglichkeit zu geben, für die Veranstaltungen, die in der ersten Runde nicht mit Räumen versorgt werden konnten, Nachbesserungen vorzunehmen.

;Zusätzliche Buchungen für Übungen und Tutorien zwischen dem 28.02. und dem 10.03.2011 (Nach der zweiten Vergaberunde)
:Dieser Zeitraum beginnt nach der zweiten Vergaberunde und geht bis zur dritten Runde, die dann auch Einzeltermine einbezieht.
:Wie bei der vorherigen Phase, wird auch hier den Fakultäten die Möglichkeit gegeben, bei den in der zweiten Runde leer ausgegangenen Veranstaltungen Umplanungen vorzunehmen und dann Räume anzufordern. Natürlich können auch weiterhin Buchungen für die schon zuvor genannten Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen vorgenommen werden, die Gruppe der buchbaren Termine vergrößert sich also.

;Ab dem 10.03.2011 ist alles buchbar (Nach der dritte Vergaberunde)
:Sobald die dritte und letzte Runde der großen Vergaberunden abgeschlossen ist sind alle Raumbuchungen für das Semester buchbar.

Es ist für den Ablauf also wichtig, zu bestimmen in welche Kategorie eine Raumbuchung fällt. In den ersten Runden geht es immer nur um Raumanforderungen, die die komplette Vorlesungszeit abdecken (wöchentlich oder 14täglich). Die Belegnummern der Pflichtveranstaltungen müssen die Fakultäten vorher bei der Raumvergabe abgeben. Erst mit der dritten Runde kommen einmalige Veranstaltungen wie Klausuren oder Blöcke zur Zuteilung, da diese ansonsten komplette Zeitspuren in den Raumbelegungplänen blockieren würden.

=== Berücksichtigung der Raumeignungen ===

Bei der Einzelbuchung von Raumanforderungen der Fakultäten muss normalerweise nicht darauf geachtet werden, ob die Ausstattung des Raumes wie z. B. die Anzahl der Plätze für die speziellen Anforderungen einer Veranstaltung passend ist, da die Fakultäten sich den Raum explizit ausgesucht haben (wenn die zentrale Raumvergabe selbst Räume, z. B. für Externe, bucht, muss dies natürlich beachtet werden).

Trotzdem muss bei der Buchung überprüft werden ob ein Raum grundsätzlich für die Veranstaltung geeignet bzw. für Buchungen verfügbar ist. Ein Beispiel sind hier die verwalteten Rechnerräume, in denen sich zwar prinzipiell auch Veranstaltungen durchführen lassen, die keine Rechnerausstattung erfordern, eine solche Nutzung aber normalerweise nicht erfolgen soll. Andere Beispiele können Räume sein, die erst noch vorbereitet werden müssen oder die zu einem Stichtag aus der Raumvergabe ausscheiden. Entsprechende Angaben sollten in der Raumtabelle bei den Raumeigenschaften eingetragen werden. Diese Eintragungen macht die zentrale Raumvergabe selbst, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt.

Eine letzte Besonderheit sind schließlich die einzelnen Fakultäten zugeordneten Räume. Hier können ggf. Vereinbarungen mit der jeweiligen Fakultät existieren wann und wie diese Räume vergeben werden können.

In der Buchungsmaske werden alle Informationen zu den entsprechenden Räumen angezeigt, so dass hier immer die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
=== Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten ===

Der Anlass für eine Raumbuchung ist - abgesehen von den großen Raumvergaberunden - immer ein Anstoß von Seiten der Fakultäten oder genereller gesagt von den Raumnutzern (die Ausnahme sind Buchungen von Externen, siehe den späteren Abschnitt dazu). Die Fakultäten sollen dabei heute bevorzugt die {{Selbstbuchung}} nutzen. Es wird aber weiterhin Fälle geben, in denen eine Buchung nur von der zentralen Raumvergabe durchgeführt werden kann. In diesem Fällen können die Fakultät eine eKVV Funktion nutzen, die eine speziell für die zentrale Raumvergabe vorkonfektionierte eMail erzeugt. Das folgende Bildschirmfoto zeigt so eine eMail:

[[File:ekvv raumbuchungsmail.jpg|center|Standardemail mit einer Raumbuchungsaufforderung]]

[[File:ekvv_terminlinks.png|right|Links bei einem Termin]]

Im Betreff der eMail sieht man eine Zusammenfassung der Anfrage, also um welchen Raum es geht und um welche Zeit. In der eMail selbst befindet sich ein Link, der direkt in das Buchungsformular der zentralen Raumvergabe führt. Auf diese Weise sind keine Irrtümer möglich etwa bei der Frage, in welchem Semester die Veranstaltung zu finden ist oder um welchen der verschiedenen Termine einer Veranstaltung es geht.

'''Die bei der zentralen Raumvergabe eintreffenden Buchungen werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.'''

Wenn Buchungsanfragen telefonisch behandelt werden - was eine Ausnahme sein sollte - so kann im eKVV über die Schnellsuchfunktion am rechten Rand zu der betreffenden Veranstaltung gefunden werden, die Belegnummer ist dabei das einfachste Suchkriterium. Dabei ist es wichtig, das richtige Semester auszuwählen, dazu kann etwa auf das oberhalb der Schnellsuche angezeigte Semester geklickt werden.

In der Detailseite der Veranstaltung findet sich dann bei jedem einzelnen Termin ein Link 'Raum zuteilen' über welchen die Bearbeitungsmaske für die zentrale Raumvergabe erreicht wird. Dies ist die gleiche Seite die auch über den Link in den Standardemails angesteuert wird.

=== Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen ===

Die eigentliche Buchungsmaske soll alle für die Raumzuweisung notwendigen Informationen auf einer Seite bündeln. Auf dieser Seite können:

* Raumanfragen zugewiesen oder abgelehnt,
* Überschneidungen mit anderen Buchungen angezeigt,
* Teile der Termindaten bearbeitet und
* Bearbeitungen durch andere KollegInnen in der Raumvergabe erkannt werden.
[[File:ekvv raumzuteilung.jpg|600px|Die Raumbuchungsmaske]]

Das Bildschirmfoto zeigt dabei diese Maske mit einem Termin, bei dem noch keine Raumbuchung erfolgt ist. Die konkrete Beschreibung der Funktion der Seite finden Sie heute in der Kontexthilfe, die in der eKVV Seite oben rechts abrufbar ist.

=== Checkliste Raumbuchung kompakt ===

Hier noch einmal in einer Kurzfassung die Punkte, die bei einer konkreten Buchungen jeweils durchgegangen werden müssen:

# Hat schon eine Kollegin oder ein Kollege die Buchung bearbeitet? Wenn bereits eine erst kürzlich erfolgte Bearbeitung angezeigt wird sollte ggf. erst Rücksprache gehalten werden.

# Grundsätzliche Konsistenzprüfung: Erscheinen die Termindaten ''normal'', sind also keine Ausreißer bei Uhrzeiten oder Datum vorhanden etc.? Ist es eine spezielle Veranstaltung wie ein Platzhalter?

# Liegt der Termin in einer Vorlesungszeit? Wenn ja muss an Hand des [[Kalender der Lehrplanung an der Universität Bielefeld|Kalenders]] der Lehrplanung und der Veranstaltungsart entschieden werden ob schon gebucht werden darf
#:[[File:ekvv raumzuteilung vorlesungszeiten.jpg|Hinweise zum Verhältnis eines Termines zu den bekannten Vorlesungszeiten]]

# Ist der gewünschte Raum grundsätzlich verfügbar oder gibt es spezielle Regelungen zur Vergabe? Hier kann durch einen Blick in die Raumeigenschaften eine entsprechende Entscheidung gefällt werden:
#: [[File:ekvv raumzuteilung raumhinweise.jpg|Raum mit seinen Eigenschaften]]

# Gibt es Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen? Wenn ja muss beurteilt werden ob die konkurrierenden Veranstaltungen Platzhalterveranstaltungen sind, die ggf. ignoriert werden können, oder ob die Überschneidungen in Kauf genommen und bereinigt werden können (z. B. wenn sie nur einzelne Tage betreffen)
#:[[File:ekvv ueberschneidung bei buchung.png|Überschneidungswarnung bei einer Buchung]]

=== Bearbeiten von Terminen nach der Raumbuchungen ===

Die Fakultäten können Termine mit zugeteiltem Raum nur noch eingeschränkt bearbeiten. Die Grundregel ist hier, dass eine erfolgte Raumzuweisung nur verkleinert werden kann, also etwa durch Reduktion des Zeitraums oder der Uhrzeit.

Die zentrale Raumvergabe kann die Termindaten der Raumbuchungen in größerem, aber immer noch eingeschränktem Umfang bearbeiten. Diese Bearbeitung darf aber nur in Absprache mit den Fakultäten erfolgen und sollte grundsätzlich die Ausnahme bleiben. Terminverlegungen sollten eigentlich immer komplett in den Fakultäten erfolgen, da nur so sichergestellt werden kann, dass Absprachen etwa zur Überschneidungsfreiheit mit anderen Teilen des Lehrangebots eingehalten werden.
=== Rückgabe und Umbuchung von Räumen ===

Wenn Fakultäten Räume doch nicht benötigen so können sie diese jederzeit selbst und ohne Inanspruchnahme der zentralen Raumvergabe zurückgeben. Dazu befindet sich in dem Terminbearbeitungsformular für die Fakultäten ein entsprechenden Schalter. Falls eine Veranstaltung ausfällt und im eKVV entsprechend gekennzeichnet wird, so werden die zugeteilten Räume automatisch freigegeben und stehen damit anderen Raumnutzern wieder zur Verfügung.

Fakultäten haben hingegen nicht die Möglichkeit zugewiesene Räume selbstständig von einer Veranstaltung auf eine andere zu übertragen. Solche Umbuchungen müssen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. An dieser Stelle wird ein wichtiges Prinzip der elektronischen Raumverwaltung sichtbar:

Ein Raum wird einer Fakultät für die Durchführung einer ganz bestimmten Veranstaltungen zugeteilt. Wenn der Raum für diese Veranstaltung nicht mehr benötigt wird, so fällt er zunächst wieder in den allgemeinen Raumpool zurück, auch wenn er nach Absprache mit der zentralen Raumvergabe ggf. auf eine andere Veranstaltung übertragen werden kann.
== Buchung von Räumen für Externe und Nicht-Lehrveranstaltungen ==

Bisher ging es ausschließlich darum Raumbuchungen von Fakultäten und Einrichtungen zu bearbeiten. Bei diesen Buchungen muss (und kann) die zentrale Raumvergabe die eigentlichen Termindaten nicht eintragen, diese Aufgabe obliegt den Fakultäten.

Zusätzlich gibt es allerdings Raumnutzungen durch Externe oder auch durch Hochschulangehörige, die keine regulären Lehrveranstaltungen darstellen. Gerade bei den Externen ist es die Aufgabe der zentralen Raumvergabe die kompletten Veranstaltungsdaten einzutragen, da erst dann eine Raumbuchung erfolgen kann. Auch in solchen Fällen muss das eKVV genutzt werden, damit keine 'Nebenraumvergabe' entsteht und immer durch einen Blick in das eKVV geklärt werden kann, ob und wenn ja wie ein Raum vergeben wurde.

=== Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen ===

Damit die Raumnutzung eines externen Veranstalters gebucht werden kann muss zunächst eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden, welcher im zweiten Schritt der entsprechende Termin mit der Raumbuchung zugeordnet wird.

In technischer Hinsicht ist es dabei gleichgültig, ob unter einer Veranstaltung die Buchungen für viele verschiedene externe Nutzer gesammelt werden, oder ob für jeden Zweck eine eigene Veranstaltung angelegt wird. Da aber der Titel der Veranstaltung in den meisten Darstellung zunächst die einzige weitere Information zu einer Buchung ist, ist es sinnvoll zumindest für jeden unterschiedlichen Nutzungszweck eine eigene Veranstaltung mit einem entsprechenden aussagekräftigen Titel anzulegen. Unterhalb einer solchen Veranstaltung können dann die einzelnen Buchungen des gleichen Veranstalters übersichtlich gebündelt werden.

Eine weitere Frage ist die, in welchem Semester eine Veranstaltung für externe Buchungen angelegt wird, wobei dies in technischer Hinsicht für die Buchung keine Rolle spielt. Allerdings kann es für die verschiedenen Personen in der zentralen Raumvergabe einfacher sein die entsprechenden Veranstaltungen für Buchungen zu finden, wenn hier Regeln zum Anlegen von neuen Veranstaltungen definiert werden. Die Schnellsuche am rechten Rand der eKVV Seiten arbeitet nämlich immer bezogen auf das gerade eingestellt Semester, eine Suche über viele Semester ist hier eher mühsam.

Das eigentliche Anlegen einer neuen Veranstaltung beginnt auf der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Startseite] mit dem Schalter 'Neue Veranstaltung'. Dabei wird das in der Startseite gewählte Semester übernommen und kann später nicht mehr geändert werden.

Der erste Schritt beim Anlegen einer Veranstaltung führt in die Maske zur Eingabe der Grunddaten. Diese Maske dient normalerweise der Eingabe von Lehrveranstaltungen und enthält daher etliche Eingabefelder, die für die Raumvergabe irrelevant sind. Wichtig sind folgende Felder:

;Einrichtung
:Hier wird Dez. FM voreingestellt, auf diese Weise können alle von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen einfach gefunden werden.

;Titel/Thema
:Ist wie beschrieben sehr wichtig um den Anlass der zugeordneten Raumbuchungen zu beschreiben.

;Belegnummer
:Dez. FM ist der Nummernbereich '04****' zugeordnet. Hier kann das eKVV selbstständig eine Nummer vergeben, nur falls eine der speziellen Platzhalterbelegnummern (siehe unten beim Abschnitt zum Blocken von Räumen) verwendet werden soll muss hier explizit die entsprechende Zahl eingetragen werden.

Alle weitere Felder können leer bleiben bzw. die voreingestellten Werte behalten (auch der Datumsbereich). Zum Speichern der Veranstaltung stehen zwei Schalter zur Verfügung: Über den ersten gelangt man direkt in die Termineingabe, über den zweiten zunächst zur Detailseite der neu angelegten Veranstaltung. In der Detailseite kommt man über den 'Bearbeiten' Link neben der '''Termine''' Überschrift zur Eingabe von einzelnen Terminen.

[[File:ekvv termineingabe.png|thumb|Die Maske zur Terminbearbeitung]]

Die eigentliche Raumbuchung erfolgt nun über die Eingabe von Veranstaltungsterminen. In der entsprechenden Maske müssen dazu für jeden Termin eine Reihe von Angaben gemacht werden. Eine Veranstaltung kann dabei eine beliebige Anzahl von Terminen haben, die alle einzelne Raumbuchungen darstellen. Jeder Termin braucht folgende Angaben:

;Wochentag, Rhythmus, Zeit und Zeitraum
:Diese Termingrunddaten erklären sich von selbst, die Angabe 's.t.' hat dabei für die Raumbuchung keine Relevanz.
:Falls bei komplizierten Terminen (Blöcke) Unsicherheit darüber herrscht, wie das eKVV die Termindaten interpretiert, so kann nach der Speicherung eines Termins in der unter der Maske oder auch in der Veranstaltungsdetailseite stehenden Terminliste auf den 'Details' Link geklickt werden, der eine Einzeltermindarstellung zeigt.

;Raum
:Hier wird der Raum oder auch die Räume eingetragen, die gebucht werden. In technischer Hinsicht ist es gleichwertig, ob bei einer Buchung für mehr als einen Raum für jeden Raum ein eigener Termin angelegt wird oder ob bei einem Termin alle Räume (durch Komma getrennt) eingetragen werden.
:Beim Speichern des Termins wird geprüft, ob die Raumnamen bekannt sind.

;Zentrale Raumvergabe
:Wichtig ist es die Option 'ein zentral vergebener Raum wird benötigt' anzuwählen (im Bildschirmfoto rot markiert). Nur dann kann bei den Termin eine Raumvergabe erfolgen.

;Raumausstattung<nowiki>:</nowiki> Raumgröße
:Von der Raumausstattung ist meist nur die Raumgröße relevant (im Bildschirmfoto blau markiert). Falls hier kein Eintrag erfolgt, so wird das Feld mit '1' vorbelegt. Da dieser Wert für die Klimasteuerung relevant ist (siehe den entsprechenden Abschnitt dazu unten) sollte hier wenn möglich ein realistischer Wert eingetragen werden.

Beim Speichern des Termins erfolgt, wenn alle Angaben und auch ein Raum eingetragen sind, '''sofort die Raumbuchung!''' Wobei an dieser Stelle keine Überschneidungsprüfung erfolgt.

Die Eingabemaske wechselt dabei in den eingeschränkten Bearbeitungsmodus, den auch die Fakultäten sehen, wenn einem ihrer Termine ein Raum zugeordnet wurde. Falls die Buchung rückgängig gemacht werden soll so kann dies in der Seite durch den 'Raum zurückgeben' Schalter gemacht werden. Alternativ kann in der Terminliste am Ende der Seite über den Link 'Raum zuteilen' bei dem entsprechenden Termin in das gewohnte Raumbuchungsformular gewechselt werden. Dort können auch eventuell vorhandene Überschneidungen eingesehen werden.

=== Wer kann die Buchungsveranstaltungen sehen ===

Die von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen sollten normalerweise nicht veröffentlicht werden. Über die Veröffentlichung werden Veranstaltungen erst im eKVV der Studierenden sichtbar. Die Buchungsveranstaltungen sollten dort nicht erscheinen, da sie nur zu Irritationen führen können.

In der eKVV Eingabeseite sind die Veranstaltungen hingegen für alle Personen mit einem BIS Passwort sichtbar, also im Prinzip für alle MitarbeiterInnen der Hochschule.

=== Formulare für Externe ===

In den Internetseiten der zentralen Raumvergabe befindet sich heute ein Formular, über welches externe Raumnutzer ihre Raumbedarfe anmelden können:

:http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Raeume/infos.html

Dieses Formular ist nicht mit dem eKVV gekoppelt und wird auch nicht vom BIS betreut.
== Blocken von Räumen ==

Mit dem Blocken von Räumen ist eine vorsorgliche Belegung mit Platzhalterveranstaltungen gemeint, durch die der entsprechende Raum in den betroffenen Zeiten als nicht verfügbar gewertet wird. Solche Blockungen sind z. B. in den Fällen notwendig in denen die zentrale Raumvergabe für eine bestimmte Fakultät die Verwaltung von deren Räumen übernimmt. In solchen Fällen müssen ggf. bestimmte Zeitfenster für die Fakultät zur eigenen Nutzung freigehalten werden. Wichtig ist dabei, dass eine Blockung keine überschneidende Buchung anderer Termine durch die zentrale Raumvergabe verhindert. Eine Blockung ist in diesem Sinne eher eine 'Gedächtnisstütze' zur Abbildung entsprechender Raumnutzungsvereinbarungen. Eine weitere Anwendung von Blockungen kann die Kennzeichnung von Zeiträumen sein, an denen ein Raum auf Grund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist.

=== Wie funktioniert eine Blockung ===

Für eine Blockung werden normalerweise von der zentralen Raumvergabe spezielle Veranstaltungen angelegt, ähnlich wie für die Buchung von externen Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen werden oft als ''Platzhalterveranstaltungen'' bezeichnet. Bei diesen Veranstaltungen werden dann entsprechende Termine zur Belegung der betreffenden Räume angelegt.

Damit diese Veranstaltungen nicht in den Schließ- und Reinigungsplänen und Überschneidungslisten (siehe unten) auftauchen - was normalerweise keinen Sinn machen würde - sind im eKVV bestimmte Belegnummern konfiguriert, die für Platzhalterveranstaltungen verwendet werden sollen. Die Termine bei diesen Belegnummern tauchen nie in Schließ- und Reiniungsplänen und Überschneidungslisten auf. Heute (07/2025) sind dies folgende Belegnummern:

:041111
:042222
:995000
:500005
:510046

In der eKVV [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Startseite für die zentrale Raumvergabe] werden die aktuell eingestellten Belegnummern angezeigt.

=== Die Spezialseite für Raumblockungen ===

Um einen Raum zu Blocken könnte man zwar einfach einen einzigen Blocktermin anlegen, der über viele Wochen oder Monate und von 8 bis 20 Uhr geht. So eine Lösung würde aber jegliche Flexibilität nehmen um den geblockten Raum später stückweise wieder freizugeben. Besser wäre es einzelne Termine für jeden Tag und für jede Stunde anzulegen, damit man so durch Löschen der entsprechenden Blockungstermine einzelne Zeitfenster schnell wieder öffnen kann.

Da das manuelle Anlegen solcher Terminstrukturen sehr aufwändig wäre gibt es im eKVV eine [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Blocken_Vst_Auswahl.jsp spezielle Seite] für die Generierung solcher Blockungen. In der Seite müssen mehrere Schritte durchlaufen werden und es muss immer eine bereits existierende Veranstaltung genutzt werden können. Weitere Erklärungen zur Nutzung finden sich in der Seite selbst.

=== Aufheben von Raumblockungen ===

Das Aufheben von Blockungen geschieht einfach durch Löschung oder Bearbeitung der Blockungstermine.
== Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail ==

Die Raumvergabe hat die Funktionsemailadresse:

:[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adresse.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

=== Keine Löschung von eMails ===

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Kontext der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

=== Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails ===

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zur Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

=== Einstellungen in eigenen eMailprogramm ===

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

* eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
* Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.
== Die Suche nach freien Räumen ==

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

=== Ausgangspunkt Raumliste ===

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

=== Suche nach Räumen für fixe Termine ===

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumfrei_Suche.jsp Freie Räume]' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über ein [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS Passwort]] verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkret definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung '''alle Räume''' an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System '''prüft also nicht''', ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

[[File:ekvv freie raeume link.png|right|Link 'Freie Räume']]

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind (Blöcke können in der Übersicht nämlich nicht angezeigt werden). Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

=== Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung ===

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite '[http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Frei_Liste.jsp Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen]' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die zahlreichen Funktionen dieser Seite existiert eine [[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV|umfangreiche Beschreibung]] für die NutzerInnen in den Fakultäten.

=== Suche nach unter- oder überbelegten Räumen ===

[[File:eKVV Farbcodes Raumauslastung.jpg|thumb|Farbcodes Auslastung]]

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumliste.jsp Raumliste]' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite '[[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV]]' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschriebenen Raumsuche für definierte Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden. Einschränkend muss zu dieser Anzeige gesagt werden, dass sie sich auf die von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragenen Raumgrößen bezieht und normalerweise nicht auf die tatsächlichen Teilnehmerzahlen.
== Die Raumliste und ihre Bearbeitung ==

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Tabelle.jsp Passwortgeschütze Übersicht]
* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Öffentliche Übersicht]

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

=== Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen ===

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

=== Die Eigenschaften von Räumen ===

Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:

;Name
:Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen

;Plätze
:Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe

;Kategorie
:Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen

;Ausstattung
:Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder

;Fläche und Tafelfläche
:Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist

;Einrichtung
:Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn der Raum komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.
:Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden

;Klimagruppe
:Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.
:Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie als Gruppe identifiziert werden können

;Kommentar
:Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.

;Info extern
:Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden

;Sitzplan extern
:Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden

Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das {{BISKontakt|BIS}} verändert werden können:

;Sitzplan
:Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen diese möglichst umgehend an das BIS geschickt werden

;Sichtbarkeit
:Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden

;Berücksichtigung in Schließplänen
:Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss

=== Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV ===

Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS durchgeführt werden:

# Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
# Anlegen neuer Räume
# Umbennen von Räumen
# Löschen von Räumen

Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.
== Kontrolle der Überschneidungen ==

Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden oder wenn bei zwei Veranstaltung die jeweilige Klausur gemeinsam geschrieben wird und bei beiden Veranstaltungen der Klausurtermin ausgewiesen werden muss. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier wurden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.

[[File:eKVV Einzeltermine Ueberschneidung.jpg|right|Überschneidung bei einem Einzeltermin]]

Die Überschneidungsliste findet sich [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raumueberschneidungen.jsp im öffentlichen eKVV]. Die zuvor genannten speziellen Blockungsbelegnummern werden hier nicht berücksichtigt.

Um solche Überschneidungen zu bereinigen muss in die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe] gewechselt werden. Dort kann über die Schnellsuche eine der betreffenden Veranstaltungen gefunden und über die Detailansicht der Veranstaltung bei dem entsprechenden Termin auf den 'Detail'-Link geklickt werden. In der dann folgenden Einzeltermindarstellung werden bei jedem einzelnen Termin die jeweiligen Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen gezeigt. Dabei wird nur in die Zukunft geschaut, für vergangene Einzeltermine erfolgt keine Überschneidungsprüfung.

Wie einzelne Termine zur Bereinigung von Überschneidungen gestrichen werden können erläutert der folgende Abschnitt:
== Streichung von Einzelterminen ==

[[File:eKVV Einzeltermine Streichen.jpg|right|Streichen von Einzelterminen]]

Bisher ging es nur darum für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.

Diese ''Einzeltermine'' oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den ''Detail'' Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:

:''Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: '''Details''' ''

In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.

Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen ''streichen'' Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen. Auch erfolgt hier - wie im vorherigen Abschnitt gezeigt - eine Darstellung von Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen.

Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.

Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine ''immer'' streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.

=== Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin ===

Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.

Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:

# Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
# Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
# Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin
=== Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung ===

Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.

Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Tagestermine_Streichung.jsp Seite] im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.

== Vorbuchung von Terminen in fakultätseigenen Räumen ==

Zum Wintersemester 2012/13 wurde in das [[Raumvergabe|Verfahren der Raumvergabe]] ein weiterer Zwischenschritt eingebaut, in dem explizite Raumbuchungen von Fakultäten in ihren fakultätseigenen Räumen vor den automatisierten Raumvergaberunden gebucht werden. Im eKVV wurde daher eine eigene Seite aufgebaut, welche die Buchung dieser Veranstaltungstermine unterstützt. Sie ist in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Verwendung erfolgt in diesen Schritten:

=== Auswahl der Datumsbereichs ===

In der Seite muss zunächst der Datumsbereich eingestellt werden, innerhalb dessen Termine gesucht werden. Voreingestellt ist dabei die Vorlesungszeit des nächsten Semesters, welches noch nicht begonnen hat. Es sind aber beliebige andere Zeiträume wählbar. Nach der Eingabe des Datumsbereichs kann die Suche nach entsprechenden Terminen gestartet werden.

=== Angezeigte Termine ===

Nach der Raumsuche werden alle Einrichtungen angezeigt, denen im eKVV Räume zugeordnet sind. Es werden immer alle dieser Einrichtungen gezeigt, unabhängig davon, ob tatsächlich Termine für die Buchung vorhanden sind. Bei jeder Einrichtung wird eine Liste der zugeordneten Räume angezeigt, hier kann noch einmal kontrolliert werden, ob eventuell Räume fehlen oder zu viel sind.

Bei den Einrichtungen werden dann nur solche Termine gezeigt, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:

# Sie liegen mindestens teilweise im gesuchten Datumsbereich (das Semester der Veranstaltung eines Termins ist hingegen unwichtig)
# Sie fordern eine zentrale Raumvergabe an
# Sie haben noch keine Raumzuteilung oder -ablehnung erfahren (sind also im Status ''Raumvergabe noch offen'')
# Sie haben einen konkreten Raum eingetragen (oder mehrere)
# Alle eingetragenen Räume gehören zu der Einrichtung, von welcher der Termin kommt

Keine Rolle spielt der Rhythmus der Termine, es können auch einmalige Termine oder Blöcke erscheinen.

=== Die Buchung ===

Am Ende der Seite findet sich ein Schalter, über den die Buchung der ausgewählten Termine durchgeführt werden kann. Die Termine sind am Anfang nicht angewählt, es gibt aber sowohl auf Ebene der Einrichtungen wie auch global einen Schalter um sie gruppenweise auszuwählen.

Vor dem Anklicken des Buchungsschalters erfolgt noch eine Rückfrage, dann wird gebucht. Die Seite wird danach erneut geladen und alle gebuchten Termine sind dann aus der Seite verschwunden (da sie ja nun gebucht sind). Am Seitenanfang erfolgt eine Anzeige der Anzahl der gebuchten Termine.
== Pläne für Schließung und Reinigung ==

Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden. In diesen Plänen tauchen nie die Termine der ''Platzhalterveranstaltungen'' auf, siehe den entsprechenden Abschnitt zu Raumblockungen oben.

=== Die Schließpläne ===

Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:

# Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
# Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
# Raumbelegung für ein Wochenende

Allen Formaten ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:

* Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
* Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesen Fällen früher aufgeschlossen werden muss

Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.

Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.

=== Raumreinigung ===

Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).
== Die Klimasteuerung ==

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 [http://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/klimatisierung_der_hoersaele_energiesparen_mit eingeführt]. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine [[Klima|ausführlich Beschreibung]] wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auch der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.

Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.

Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld '''Belegung''' bearbeitet werden.

In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragene Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.

Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.

Als zweite hier relevante Termineigenschaft wurde zum Wintersemester 2011/12 die Anforderung einer ''Experiment'' Ausstattung für die zentralen Raumvergabe bearbeitbar gemacht. Über dieses Attribut wird in entsprechend ausgestatteten Hörsälen die Freigabe der Abzugsanlagen für den Experimentbereich gesteuert. Bei Terminen von Veranstaltungen, bei denen die Experimentausstattung tatsächlich genutzt wird, muss daher dieses Attribut ausgewählt sein.

== Statistische Auswertungen ==

Um einen tieferen Blick in die Raumbuchungen und Raumauslastungen werfen zu können wurde eine [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Statistik.jsp spezielle Seite] aufgebaut, über die sich die Informationen zu den Terminen mit Anforderungen an die zentrale Raumvergabe abrufen und exportieren lassen. Die Beschreibung dazu finden Sie nun [[BISHilfe:EKVVZRStatistik|in dieser Hilfeseite]].

== Import von Raumvergabedaten aus S-PLUS ==

Die Übernahme der Raumvergabedaten aus der S-Plus Software erfolgt über ein eigenes Formular im eKVV. Diese Seite arbeitet in drei Schritten:

# Auswahl der aus S-Plus generierten Datei, die importiert werden soll

# Der Dateiinhalt wird analysiert und eine kleine Statistik gezeigt darüber, wie viele Termine enthalten sind, wieviele davon Raumzuteilungen und wie viele Raumablehnungen sind. Bei diesem Schritt werden noch ''keine Änderungen'' im eKVV gemacht, man kann diesen Schritt also gut verwenden um eine S-Plus Datei grob zu testen. Es werden dann auch Links zu allen enthaltenen Terminen angeboten, aufgeteilt in Ablehnungen und Zuteilungen

# In diesem Schritt wird der eigentliche Import durchgeführt und damit auch Änderungen im eKVV gemacht. Der Import dauert meist einige Minuten, daher zeigt die Seite regelmäßig den Fortschritt der Verarbeitung an und auch wenn die Verarbeitung abgeschlossen wurde. Der Import kann zwischendurch abgebrochen werden, allerdings nimmt das nicht die bereits gemachten Änderungen zurück. Beim Import werden nur die Termine tatsächlich im eKVV verändert, bei denen in S-Plus Änderungen gemacht wurden. Bei diesen Terminen wird auch die Option zur Selbstbuchung in der Nachsteuerung gesetzt (siehe dazu den folgenden Abschnitt). In der angezeigten Statistik wird aufgeschlüsselt, wie viele Termine in der Runde wirklich im eKVV verändert wurden
== Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten ==

Zu der zum Sommersemester 2015 eingeführten [[Selbstbuchung]] durch die Fakultäten gehört eine Steuerungsfunktion auf Semesterebene, die die zentrale Raumvergabe ausüben muss. Erst durch die Freigabe der Selbstbuchung in wenigstens einem Semester können die eKVV Beauftragten der Fakultäten diese Funktion nutzen. Die Freigabe der Selbstbuchungsfunktion muss in jedem Semester mehrmals geändert werden. Das sind die drei unterschiedlichen Zustände, die die Selbstbuchungsoption auf Semesterebene haben kann:

;Keine Selbstbuchung
:Dies ist der Standardzustand eines Semesters. Hier kann für keinen Termin die Selbstbuchung ausgeübt werden.

;Nur Termine in Nachsteuerung
:Dieser Zustand wird in den Nachsteuerungsphasen verwendet. Er erlaubt es den Fakultäten die Selbstbuchung für die Termine auszuüben, die aus dem S-Plus Import heraus entsprechend gekennzeichnet wurden.

;Alle Termine
:Dieser Zustand ermöglicht die Selbstbuchung aller Termine in einem Semester und wird normalerweise nach der letzten Raumvergaberunde erreicht.

Die Selbstbuchung kann dabei immer nur auf Terminen ausgeübt werden, die '''komplett innerhalb der Vorlesungszeit''' eines Semesters stattfinden (dies gilt auch bei Terminen, die in die Nachsteuerung fallen).

Die zentrale Raumvergabe muss die Selbstbuchung vor jeder Raumvergaberunde wieder abschalten bevor die eKVV Daten in die S-Plus Software importiert werden, damit während der Planung in S-Plus keine Änderungen im eKVV stattfinden können.

Die Seite zur Steuerung der Selbstbuchungseinstellungen findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe unter dem Link 'Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten'. Hier werden die Semester in einer Auswahlliste angezeigt. Das freizuschaltende Semester wird gewählt und dann über einen der beiden Schalter in dem gewünschten Zustand freigegeben.

Darunter wird in einer Liste angezeigt welche Semester aktuell freigebenen sind. Hier findet sich auch eine Möglichkeit die Freigabe wieder zu entfernen. Vergangene Semester können freigegeben bleiben, sie haben aber faktisch keinen Einfluss, da die Selbstbuchung nur für noch stattfindende Termine ausgeübt werden kann.

== Fussnoten ==

<references />

Vorlage:Lehrplanung

2025-11-04T07:00:02Z

Ihbrune:

[https://www.uni-bielefeld.de/themen/lehr-studienorganisation/lehrorganisation/fuer-lehrplanerinnen/kalender/ Lehrplanung]

Vorlage:Onlinebedarfserhebung

2025-11-04T06:59:13Z

Ihbrune:

[https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-fur-lehrplanerinnen/onlinebedarfserhebung-leh/ Onlinebedarfserhebung]

EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

2025-11-04T06:56:34Z

Ihbrune:

Auf dieser Seite findet sich das eKVV Benutzerhandbuch für die Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen. Eine Beschreibung der Raumvergabe für Raumnutzer*innen aus den Fakultäten und Einrichtungen findet sich [[Raumvergabe|hier]].

:Zur [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe]

== Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg ==

[[File:ekvv_link_zr.png|right|Link zur Startseite der Raumvergabe]]

Das [[Das eKVV|eKVV]] ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot.

Das eKVV ist das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für (Lehr-)Veranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der MitarbeiterInnen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

:[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Spezielle eKVV Startseite] für die Personen in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück. Die Seite lässt sich in jeder eKVV Seite im Menü am rechten Rand über den Link 'Startseite ZR' erreichen.

=== Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe ===

Die Raumvergabe ist ein ganz zentrales Element des in jedem Jahr (jeweils in Vorbereitung des nächsten Semesters) zwei Mal stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die {{Onlinebedarfserhebung}} hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu. Diese Zuteilung erfolgt in mehreren, genau aufeinander abgestimmten Schritten und nach festgelegten Regeln. Gebucht wird hierbei nicht manuell, sondern mithilfe einer Software, die in der Lage ist, große Mengen von Veranstaltungen auf die zur Verfügung stehenden Räume zu verteilen.

Es existiert eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: {{Raumvergabe|Die Raumvergabe}}

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im sogenannten {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}}. Dieser beruht auf gemeinsamen Vereinbarungen zwischen den Fakultäten einerseits und der zentralen Raumvergabe andererseits, und wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt. Wenn nötig erfolgt hier für einzelne Termine noch eine Abstimmung mit dem BIS.

=== Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt? ===

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

;Die zentrale Raumvergabe
:Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

;Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen
:Dies sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und für diese Lehrveranstaltungen Räume anfordern. Diese Personen bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe, die über die Zuteilung von Räumen zu Veranstaltungen entscheidet.
:Je nach Fakultät ist die Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können, unterschiedlich groß. Die jeweiligen Hauptansprechpersonen finden sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Einrichtung_Tabelle.jsp Fakultätenübersicht] des eKVVs.
:Es gibt einen automatischen eMailverteiler für alle Personen mit eKVV Bearbeitungsrechten, über den die zentrale Raumvergabe Informationen an diese Gruppe verschicken kann. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe.

;Dezentrale Raumverwalter
:In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.
:Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ''ihre'' Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wie die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.

;Externe Raumnutzer
:Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

;Hausmeister und Leitwarte
:Die MitarbeiterInnen in diesen Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

;Die Studierenden und die Lehrenden
:Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

=== Kommunikation mit den Nutzergruppen ===

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

== Die Buchung von Räumen ==

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

=== Veranstaltungen und Termine: Die eKVV Grundelemente der Raumvergabe ===

Die Strukturen des eKVVs lassen sich vereinfacht so darstellen:

* Semester (Wintersemester 2010/2011, Sommersemester 2011, ...)
** Einrichtung (Fakultät für Biologie, Fakultät für Chemie, ...)
*** Veranstaltung ('BWL I', ....)
**** '''Veranstaltungstermin''' ('Einführungsveranstaltung', 'wöchentlicher Termin an Mittwoch', '1. Klausurtermin', ...)
***** '''Raum''' ('H1', ...)

Das eKVV ist also grob gesagt nach Semestern und Einrichtungen gegliedert und unterhalb der Einrichtungen gibt es die verschiedenen (Lehr-)Veranstaltungen. Jede Lehrveranstaltung kann einen oder mehrere Termine haben.

Auf der Ebene der Termine spielt sich nun die eKVV Raumvergabe ab, hier werden Räume durch die zentrale Raumvergabe zugewiesen. Dabei definieren die Termineigenschaften wie der Zeitraum, der Tag und die Uhrzeit den Umfang der Raumzuweisung. Wichtig ist es, an dieser Stelle noch zu betonen, dass es im eKVV auch viele Termine gibt bei denen keine zentrale Raumvergabe erfolgt (Beispiele sind Exkursionen oder Veranstaltungen, die in dezentral verwalteten Fakultätsräumen stattfinden). Auf diese Termine hat die zentrale Raumvergabe keinen Zugriff.
=== Semesterorientierung vs. Datumsorientierung ===

Der Semesterrhythmus, der für den Lehrbetrieb der Hochschule eine so grundlegende Rolle spielt, ist insbesondere bei der Frage wichtig, wann welche Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Dieser Aspekt der Raumvergabe wird im kommenden Abschnitt separat behandelt.

Völlig unwichtig ist das Semester hingegen in technischer Hinsicht bei der Frage, welche Zeiträume ein Veranstaltungstermin belegen kann. Dies bedeutet, dass eine Veranstaltungen, die im eKVV beispielsweise dem Wintersemester 2010/11 zugeordnet ist, Veranstaltungstermine besitzen kann, die in der Vorlesungszeit des folgenden Sommersemesters liegen. Dies bedeutet für die Raumvergabe, dass bei den Raumbuchungen allein der bei einem konkreten Termin eingetragene Zeitraum relevant ist, aber nicht in welchem Semester die zugehörige Veranstaltung eingetragen wurde.

=== Wann dürfen welche Raumanforderungen gebucht werden? ===

Der Semesterrhythmus spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Frage, wann Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Entscheidend ist hier nicht allein die Frage, ob der ''Termin'', für den ein Raum benötigt wird, innerhalb eines Semesters liegt, sondern gleichzeitig auch, ob die Raum''anforderung'' innerhalb oder vor den großen Vergaberunden (irgend)eines Semesters liegt oder nicht. Termine außerhalb der Vorlesungszeiten sind unproblematisch und können jederzeit gebucht werden. Termine innerhalb der Vorlesungszeit können aber nur in solchen Zeiträumen gebucht werden, in denen sie die großen Vergaberunden nicht stören. Eine Übersicht der Vorlesungszeiten findet sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Semester_Auswahl.jsp Semestertabelle].

Die Frage ob eine Buchung erfolgen kann, hängt ganz entscheidend vom {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} ab. Je nachdem, ob man sich vor, mittendrin oder außerhalb der großen Vergaberunden befindet, können keine, ein Teil oder alle Raumanforderungen gebucht werden.

Während oder vor den großen Vergaberunden dürfen keine Einzelbuchungen für Veranstaltungen des kommenden Semesters gebucht werden, weil dadurch die automatisierte Vergabe behindert werden können. Dies soll am Beispiel der konkreten Daten des Sommersemester 2011 durchgespielt werden:

Die Vorlesungszeit des SoSe 2011 geht vom 04.04. bis zum 15.07.2011. Für alle Raumbuchungen in diesem Zeitraum hängt die Entscheidung ob sie gebucht werden können oder nicht, von folgendem Zeitraster ab, welches der Kalender der Lehrplanung vorgibt:

;Keine Buchungen vor dem 17.02.2011 (Vor Beginn der großen Vergaberunden)
:An diesem Tag findet die erste Runde der großen Raumvergaben statt. Vor diesem Tag dürfen keinerlei Buchungen (abgesehen von Blockungen, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt) vorgenommen werden.
:Der Grund ist hier, dass jede Buchung vor den großen Vergaberunden bereits Räume blockiert, die dann nicht mehr für die Verteilung zur Verfügung stünden.

;Buchungen für Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen zwischen dem 17.02. und dem 28.02.2011 (Nach der ersten Vergaberunde)
:In diesem Zeitraum, der nach der ersten Vergaberunde für Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare liegt und vor der zweiten Vergaberunde für Tutorien und Übungen, dürfen die Raumbuchungen bearbeitet werden, die die in der ersten Runde behandelten Veranstaltungstermine betreffen.
:Sinn dieser Phase ist es, den Fakultäten die Möglichkeit zu geben, für die Veranstaltungen, die in der ersten Runde nicht mit Räumen versorgt werden konnten, Nachbesserungen vorzunehmen.

;Zusätzliche Buchungen für Übungen und Tutorien zwischen dem 28.02. und dem 10.03.2011 (Nach der zweiten Vergaberunde)
:Dieser Zeitraum beginnt nach der zweiten Vergaberunde und geht bis zur dritten Runde, die dann auch Einzeltermine einbezieht.
:Wie bei der vorherigen Phase, wird auch hier den Fakultäten die Möglichkeit gegeben, bei den in der zweiten Runde leer ausgegangenen Veranstaltungen Umplanungen vorzunehmen und dann Räume anzufordern. Natürlich können auch weiterhin Buchungen für die schon zuvor genannten Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen vorgenommen werden, die Gruppe der buchbaren Termine vergrößert sich also.

;Ab dem 10.03.2011 ist alles buchbar (Nach der dritte Vergaberunde)
:Sobald die dritte und letzte Runde der großen Vergaberunden abgeschlossen ist sind alle Raumbuchungen für das Semester buchbar.

Es ist für den Ablauf also wichtig, zu bestimmen in welche Kategorie eine Raumbuchung fällt. In den ersten Runden geht es immer nur um Raumanforderungen, die die komplette Vorlesungszeit abdecken (wöchentlich oder 14täglich). Die Belegnummern der Pflichtveranstaltungen müssen die Fakultäten vorher bei der Raumvergabe abgeben. Erst mit der dritten Runde kommen einmalige Veranstaltungen wie Klausuren oder Blöcke zur Zuteilung, da diese ansonsten komplette Zeitspuren in den Raumbelegungplänen blockieren würden.

=== Berücksichtigung der Raumeignungen ===

Bei der Einzelbuchung von Raumanforderungen der Fakultäten muss normalerweise nicht darauf geachtet werden, ob die Ausstattung des Raumes wie z. B. die Anzahl der Plätze für die speziellen Anforderungen einer Veranstaltung passend ist, da die Fakultäten sich den Raum explizit ausgesucht haben (wenn die zentrale Raumvergabe selbst Räume, z. B. für Externe, bucht, muss dies natürlich beachtet werden).

Trotzdem muss bei der Buchung überprüft werden ob ein Raum grundsätzlich für die Veranstaltung geeignet bzw. für Buchungen verfügbar ist. Ein Beispiel sind hier die verwalteten Rechnerräume, in denen sich zwar prinzipiell auch Veranstaltungen durchführen lassen, die keine Rechnerausstattung erfordern, eine solche Nutzung aber normalerweise nicht erfolgen soll. Andere Beispiele können Räume sein, die erst noch vorbereitet werden müssen oder die zu einem Stichtag aus der Raumvergabe ausscheiden. Entsprechende Angaben sollten in der Raumtabelle bei den Raumeigenschaften eingetragen werden. Diese Eintragungen macht die zentrale Raumvergabe selbst, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt.

Eine letzte Besonderheit sind schließlich die einzelnen Fakultäten zugeordneten Räume. Hier können ggf. Vereinbarungen mit der jeweiligen Fakultät existieren wann und wie diese Räume vergeben werden können.

In der Buchungsmaske werden alle Informationen zu den entsprechenden Räumen angezeigt, so dass hier immer die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
=== Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten ===

Der Anlass für eine Raumbuchung ist - abgesehen von den großen Raumvergaberunden - immer ein Anstoß von Seiten der Fakultäten oder genereller gesagt von den Raumnutzern (die Ausnahme sind Buchungen von Externen, siehe den späteren Abschnitt dazu). Die Fakultäten sollen dabei heute bevorzugt die {{Selbstbuchung}} nutzen. Es wird aber weiterhin Fälle geben, in denen eine Buchung nur von der zentralen Raumvergabe durchgeführt werden kann. In diesem Fällen können die Fakultät eine eKVV Funktion nutzen, die eine speziell für die zentrale Raumvergabe vorkonfektionierte eMail erzeugt. Das folgende Bildschirmfoto zeigt so eine eMail:

[[File:ekvv raumbuchungsmail.jpg|center|Standardemail mit einer Raumbuchungsaufforderung]]

[[File:ekvv_terminlinks.png|right|Links bei einem Termin]]

Im Betreff der eMail sieht man eine Zusammenfassung der Anfrage, also um welchen Raum es geht und um welche Zeit. In der eMail selbst befindet sich ein Link, der direkt in das Buchungsformular der zentralen Raumvergabe führt. Auf diese Weise sind keine Irrtümer möglich etwa bei der Frage, in welchem Semester die Veranstaltung zu finden ist oder um welchen der verschiedenen Termine einer Veranstaltung es geht.

'''Die bei der zentralen Raumvergabe eintreffenden Buchungen werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.'''

Wenn Buchungsanfragen telefonisch behandelt werden - was eine Ausnahme sein sollte - so kann im eKVV über die Schnellsuchfunktion am rechten Rand zu der betreffenden Veranstaltung gefunden werden, die Belegnummer ist dabei das einfachste Suchkriterium. Dabei ist es wichtig, das richtige Semester auszuwählen, dazu kann etwa auf das oberhalb der Schnellsuche angezeigte Semester geklickt werden.

In der Detailseite der Veranstaltung findet sich dann bei jedem einzelnen Termin ein Link 'Raum zuteilen' über welchen die Bearbeitungsmaske für die zentrale Raumvergabe erreicht wird. Dies ist die gleiche Seite die auch über den Link in den Standardemails angesteuert wird.

=== Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen ===

Die eigentliche Buchungsmaske soll alle für die Raumzuweisung notwendigen Informationen auf einer Seite bündeln. Auf dieser Seite können:

* Raumanfragen zugewiesen oder abgelehnt,
* Überschneidungen mit anderen Buchungen angezeigt,
* Teile der Termindaten bearbeitet und
* Bearbeitungen durch andere KollegInnen in der Raumvergabe erkannt werden.
[[File:ekvv raumzuteilung.jpg|600px|Die Raumbuchungsmaske]]

Das Bildschirmfoto zeigt dabei diese Maske mit einem Termin, bei dem noch keine Raumbuchung erfolgt ist. Die konkrete Beschreibung der Funktion der Seite finden Sie heute in der Kontexthilfe, die in der eKVV Seite oben rechts abrufbar ist.

=== Checkliste Raumbuchung kompakt ===

Hier noch einmal in einer Kurzfassung die Punkte, die bei einer konkreten Buchungen jeweils durchgegangen werden müssen:

# Hat schon eine Kollegin oder ein Kollege die Buchung bearbeitet? Wenn bereits eine erst kürzlich erfolgte Bearbeitung angezeigt wird sollte ggf. erst Rücksprache gehalten werden.

# Grundsätzliche Konsistenzprüfung: Erscheinen die Termindaten ''normal'', sind also keine Ausreißer bei Uhrzeiten oder Datum vorhanden etc.? Ist es eine spezielle Veranstaltung wie ein Platzhalter?

# Liegt der Termin in einer Vorlesungszeit? Wenn ja muss an Hand des [[Kalender der Lehrplanung an der Universität Bielefeld|Kalenders]] der Lehrplanung und der Veranstaltungsart entschieden werden ob schon gebucht werden darf
#:[[File:ekvv raumzuteilung vorlesungszeiten.jpg|Hinweise zum Verhältnis eines Termines zu den bekannten Vorlesungszeiten]]

# Ist der gewünschte Raum grundsätzlich verfügbar oder gibt es spezielle Regelungen zur Vergabe? Hier kann durch einen Blick in die Raumeigenschaften eine entsprechende Entscheidung gefällt werden:
#: [[File:ekvv raumzuteilung raumhinweise.jpg|Raum mit seinen Eigenschaften]]

# Gibt es Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen? Wenn ja muss beurteilt werden ob die konkurrierenden Veranstaltungen Platzhalterveranstaltungen sind, die ggf. ignoriert werden können, oder ob die Überschneidungen in Kauf genommen und bereinigt werden können (z. B. wenn sie nur einzelne Tage betreffen)
#:[[File:ekvv ueberschneidung bei buchung.png|Überschneidungswarnung bei einer Buchung]]

=== Bearbeiten von Terminen nach der Raumbuchungen ===

Die Fakultäten können Termine mit zugeteiltem Raum nur noch eingeschränkt bearbeiten. Die Grundregel ist hier, dass eine erfolgte Raumzuweisung nur verkleinert werden kann, also etwa durch Reduktion des Zeitraums oder der Uhrzeit.

Die zentrale Raumvergabe kann die Termindaten der Raumbuchungen in größerem, aber immer noch eingeschränktem Umfang bearbeiten. Diese Bearbeitung darf aber nur in Absprache mit den Fakultäten erfolgen und sollte grundsätzlich die Ausnahme bleiben. Terminverlegungen sollten eigentlich immer komplett in den Fakultäten erfolgen, da nur so sichergestellt werden kann, dass Absprachen etwa zur Überschneidungsfreiheit mit anderen Teilen des Lehrangebots eingehalten werden.
=== Rückgabe und Umbuchung von Räumen ===

Wenn Fakultäten Räume doch nicht benötigen so können sie diese jederzeit selbst und ohne Inanspruchnahme der zentralen Raumvergabe zurückgeben. Dazu befindet sich in dem Terminbearbeitungsformular für die Fakultäten ein entsprechenden Schalter. Falls eine Veranstaltung ausfällt und im eKVV entsprechend gekennzeichnet wird, so werden die zugeteilten Räume automatisch freigegeben und stehen damit anderen Raumnutzern wieder zur Verfügung.

Fakultäten haben hingegen nicht die Möglichkeit zugewiesene Räume selbstständig von einer Veranstaltung auf eine andere zu übertragen. Solche Umbuchungen müssen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. An dieser Stelle wird ein wichtiges Prinzip der elektronischen Raumverwaltung sichtbar:

Ein Raum wird einer Fakultät für die Durchführung einer ganz bestimmten Veranstaltungen zugeteilt. Wenn der Raum für diese Veranstaltung nicht mehr benötigt wird, so fällt er zunächst wieder in den allgemeinen Raumpool zurück, auch wenn er nach Absprache mit der zentralen Raumvergabe ggf. auf eine andere Veranstaltung übertragen werden kann.
== Buchung von Räumen für Externe und Nicht-Lehrveranstaltungen ==

Bisher ging es ausschließlich darum Raumbuchungen von Fakultäten und Einrichtungen zu bearbeiten. Bei diesen Buchungen muss (und kann) die zentrale Raumvergabe die eigentlichen Termindaten nicht eintragen, diese Aufgabe obliegt den Fakultäten.

Zusätzlich gibt es allerdings Raumnutzungen durch Externe oder auch durch Hochschulangehörige, die keine regulären Lehrveranstaltungen darstellen. Gerade bei den Externen ist es die Aufgabe der zentralen Raumvergabe die kompletten Veranstaltungsdaten einzutragen, da erst dann eine Raumbuchung erfolgen kann. Auch in solchen Fällen muss das eKVV genutzt werden, damit keine 'Nebenraumvergabe' entsteht und immer durch einen Blick in das eKVV geklärt werden kann, ob und wenn ja wie ein Raum vergeben wurde.

=== Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen ===

Damit die Raumnutzung eines externen Veranstalters gebucht werden kann muss zunächst eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden, welcher im zweiten Schritt der entsprechende Termin mit der Raumbuchung zugeordnet wird.

In technischer Hinsicht ist es dabei gleichgültig, ob unter einer Veranstaltung die Buchungen für viele verschiedene externe Nutzer gesammelt werden, oder ob für jeden Zweck eine eigene Veranstaltung angelegt wird. Da aber der Titel der Veranstaltung in den meisten Darstellung zunächst die einzige weitere Information zu einer Buchung ist, ist es sinnvoll zumindest für jeden unterschiedlichen Nutzungszweck eine eigene Veranstaltung mit einem entsprechenden aussagekräftigen Titel anzulegen. Unterhalb einer solchen Veranstaltung können dann die einzelnen Buchungen des gleichen Veranstalters übersichtlich gebündelt werden.

Eine weitere Frage ist die, in welchem Semester eine Veranstaltung für externe Buchungen angelegt wird, wobei dies in technischer Hinsicht für die Buchung keine Rolle spielt. Allerdings kann es für die verschiedenen Personen in der zentralen Raumvergabe einfacher sein die entsprechenden Veranstaltungen für Buchungen zu finden, wenn hier Regeln zum Anlegen von neuen Veranstaltungen definiert werden. Die Schnellsuche am rechten Rand der eKVV Seiten arbeitet nämlich immer bezogen auf das gerade eingestellt Semester, eine Suche über viele Semester ist hier eher mühsam.

Das eigentliche Anlegen einer neuen Veranstaltung beginnt auf der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Startseite] mit dem Schalter 'Neue Veranstaltung'. Dabei wird das in der Startseite gewählte Semester übernommen und kann später nicht mehr geändert werden.

Der erste Schritt beim Anlegen einer Veranstaltung führt in die Maske zur Eingabe der Grunddaten. Diese Maske dient normalerweise der Eingabe von Lehrveranstaltungen und enthält daher etliche Eingabefelder, die für die Raumvergabe irrelevant sind. Wichtig sind folgende Felder:

;Einrichtung
:Hier wird Dez. FM voreingestellt, auf diese Weise können alle von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen einfach gefunden werden.

;Titel/Thema
:Ist wie beschrieben sehr wichtig um den Anlass der zugeordneten Raumbuchungen zu beschreiben.

;Belegnummer
:Dez. FM ist der Nummernbereich '04****' zugeordnet. Hier kann das eKVV selbstständig eine Nummer vergeben, nur falls eine der speziellen Platzhalterbelegnummern (siehe unten beim Abschnitt zum Blocken von Räumen) verwendet werden soll muss hier explizit die entsprechende Zahl eingetragen werden.

Alle weitere Felder können leer bleiben bzw. die voreingestellten Werte behalten (auch der Datumsbereich). Zum Speichern der Veranstaltung stehen zwei Schalter zur Verfügung: Über den ersten gelangt man direkt in die Termineingabe, über den zweiten zunächst zur Detailseite der neu angelegten Veranstaltung. In der Detailseite kommt man über den 'Bearbeiten' Link neben der '''Termine''' Überschrift zur Eingabe von einzelnen Terminen.

[[File:ekvv termineingabe.png|thumb|Die Maske zur Terminbearbeitung]]

Die eigentliche Raumbuchung erfolgt nun über die Eingabe von Veranstaltungsterminen. In der entsprechenden Maske müssen dazu für jeden Termin eine Reihe von Angaben gemacht werden. Eine Veranstaltung kann dabei eine beliebige Anzahl von Terminen haben, die alle einzelne Raumbuchungen darstellen. Jeder Termin braucht folgende Angaben:

;Wochentag, Rhythmus, Zeit und Zeitraum
:Diese Termingrunddaten erklären sich von selbst, die Angabe 's.t.' hat dabei für die Raumbuchung keine Relevanz.
:Falls bei komplizierten Terminen (Blöcke) Unsicherheit darüber herrscht, wie das eKVV die Termindaten interpretiert, so kann nach der Speicherung eines Termins in der unter der Maske oder auch in der Veranstaltungsdetailseite stehenden Terminliste auf den 'Details' Link geklickt werden, der eine Einzeltermindarstellung zeigt.

;Raum
:Hier wird der Raum oder auch die Räume eingetragen, die gebucht werden. In technischer Hinsicht ist es gleichwertig, ob bei einer Buchung für mehr als einen Raum für jeden Raum ein eigener Termin angelegt wird oder ob bei einem Termin alle Räume (durch Komma getrennt) eingetragen werden.
:Beim Speichern des Termins wird geprüft, ob die Raumnamen bekannt sind.

;Zentrale Raumvergabe
:Wichtig ist es die Option 'ein zentral vergebener Raum wird benötigt' anzuwählen (im Bildschirmfoto rot markiert). Nur dann kann bei den Termin eine Raumvergabe erfolgen.

;Raumausstattung<nowiki>:</nowiki> Raumgröße
:Von der Raumausstattung ist meist nur die Raumgröße relevant (im Bildschirmfoto blau markiert). Falls hier kein Eintrag erfolgt, so wird das Feld mit '1' vorbelegt. Da dieser Wert für die Klimasteuerung relevant ist (siehe den entsprechenden Abschnitt dazu unten) sollte hier wenn möglich ein realistischer Wert eingetragen werden.

Beim Speichern des Termins erfolgt, wenn alle Angaben und auch ein Raum eingetragen sind, '''sofort die Raumbuchung!''' Wobei an dieser Stelle keine Überschneidungsprüfung erfolgt.

Die Eingabemaske wechselt dabei in den eingeschränkten Bearbeitungsmodus, den auch die Fakultäten sehen, wenn einem ihrer Termine ein Raum zugeordnet wurde. Falls die Buchung rückgängig gemacht werden soll so kann dies in der Seite durch den 'Raum zurückgeben' Schalter gemacht werden. Alternativ kann in der Terminliste am Ende der Seite über den Link 'Raum zuteilen' bei dem entsprechenden Termin in das gewohnte Raumbuchungsformular gewechselt werden. Dort können auch eventuell vorhandene Überschneidungen eingesehen werden.

=== Wer kann die Buchungsveranstaltungen sehen ===

Die von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen sollten normalerweise nicht veröffentlicht werden. Über die Veröffentlichung werden Veranstaltungen erst im eKVV der Studierenden sichtbar. Die Buchungsveranstaltungen sollten dort nicht erscheinen, da sie nur zu Irritationen führen können.

In der eKVV Eingabeseite sind die Veranstaltungen hingegen für alle Personen mit einem BIS Passwort sichtbar, also im Prinzip für alle MitarbeiterInnen der Hochschule.

=== Formulare für Externe ===

In den Internetseiten der zentralen Raumvergabe befindet sich heute ein Formular, über welches externe Raumnutzer ihre Raumbedarfe anmelden können:

:http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Raeume/infos.html

Dieses Formular ist nicht mit dem eKVV gekoppelt und wird auch nicht vom BIS betreut.
== Blocken von Räumen ==

Mit dem Blocken von Räumen ist eine vorsorgliche Belegung mit Platzhalterveranstaltungen gemeint, durch die der entsprechende Raum in den betroffenen Zeiten als nicht verfügbar gewertet wird. Solche Blockungen sind z. B. in den Fällen notwendig in denen die zentrale Raumvergabe für eine bestimmte Fakultät die Verwaltung von deren Räumen übernimmt. In solchen Fällen müssen ggf. bestimmte Zeitfenster für die Fakultät zur eigenen Nutzung freigehalten werden. Wichtig ist dabei, dass eine Blockung keine überschneidende Buchung anderer Termine durch die zentrale Raumvergabe verhindert. Eine Blockung ist in diesem Sinne eher eine 'Gedächtnisstütze' zur Abbildung entsprechender Raumnutzungsvereinbarungen. Eine weitere Anwendung von Blockungen kann die Kennzeichnung von Zeiträumen sein, an denen ein Raum auf Grund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist.

=== Wie funktioniert eine Blockung ===

Für eine Blockung werden normalerweise von der zentralen Raumvergabe spezielle Veranstaltungen angelegt, ähnlich wie für die Buchung von externen Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen werden oft als ''Platzhalterveranstaltungen'' bezeichnet. Bei diesen Veranstaltungen werden dann entsprechende Termine zur Belegung der betreffenden Räume angelegt.

Damit diese Veranstaltungen nicht in den Schließ- und Reinigungsplänen und Überschneidungslisten (siehe unten) auftauchen - was normalerweise keinen Sinn machen würde - sind im eKVV bestimmte Belegnummern konfiguriert, die für Platzhalterveranstaltungen verwendet werden sollen. Die Termine bei diesen Belegnummern tauchen nie in Schließ- und Reiniungsplänen und Überschneidungslisten auf. Heute (07/2025) sind dies folgende Belegnummern:

:041111
:042222
:995000
:500005
:510046

In der eKVV [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Startseite für die zentrale Raumvergabe] werden die aktuell eingestellten Belegnummern angezeigt.

=== Die Spezialseite für Raumblockungen ===

Um einen Raum zu Blocken könnte man zwar einfach einen einzigen Blocktermin anlegen, der über viele Wochen oder Monate und von 8 bis 20 Uhr geht. So eine Lösung würde aber jegliche Flexibilität nehmen um den geblockten Raum später stückweise wieder freizugeben. Besser wäre es einzelne Termine für jeden Tag und für jede Stunde anzulegen, damit man so durch Löschen der entsprechenden Blockungstermine einzelne Zeitfenster schnell wieder öffnen kann.

Da das manuelle Anlegen solcher Terminstrukturen sehr aufwändig wäre gibt es im eKVV eine [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Blocken_Vst_Auswahl.jsp spezielle Seite] für die Generierung solcher Blockungen. In der Seite müssen mehrere Schritte durchlaufen werden und es muss immer eine bereits existierende Veranstaltung genutzt werden können. Weitere Erklärungen zur Nutzung finden sich in der Seite selbst.

=== Aufheben von Raumblockungen ===

Das Aufheben von Blockungen geschieht einfach durch Löschung oder Bearbeitung der Blockungstermine.
== Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail ==

Die Raumvergabe hat die Funktionsemailadresse:

:[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adresse.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

=== Keine Löschung von eMails ===

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Kontext der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

=== Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails ===

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zur Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

=== Einstellungen in eigenen eMailprogramm ===

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

* eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
* Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.
== Die Suche nach freien Räumen ==

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

=== Ausgangspunkt Raumliste ===

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

=== Suche nach Räumen für fixe Termine ===

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumfrei_Suche.jsp Freie Räume]' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über ein [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS Passwort]] verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkret definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung '''alle Räume''' an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System '''prüft also nicht''', ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

[[File:ekvv freie raeume link.png|right|Link 'Freie Räume']]

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind (Blöcke können in der Übersicht nämlich nicht angezeigt werden). Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

=== Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung ===

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite '[http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Frei_Liste.jsp Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen]' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die zahlreichen Funktionen dieser Seite existiert eine [[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV|umfangreiche Beschreibung]] für die NutzerInnen in den Fakultäten.

=== Suche nach unter- oder überbelegten Räumen ===

[[File:eKVV Farbcodes Raumauslastung.jpg|thumb|Farbcodes Auslastung]]

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumliste.jsp Raumliste]' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite '[[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV]]' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschriebenen Raumsuche für definierte Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden. Einschränkend muss zu dieser Anzeige gesagt werden, dass sie sich auf die von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragenen Raumgrößen bezieht und normalerweise nicht auf die tatsächlichen Teilnehmerzahlen.
== Die Raumliste und ihre Bearbeitung ==

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Tabelle.jsp Passwortgeschütze Übersicht]
* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Öffentliche Übersicht]

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

=== Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen ===

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

=== Die Eigenschaften von Räumen ===

Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:

;Name
:Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen

;Plätze
:Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe

;Kategorie
:Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen

;Ausstattung
:Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder

;Fläche und Tafelfläche
:Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist

;Einrichtung
:Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn der Raum komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.
:Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden

;Klimagruppe
:Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.
:Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie als Gruppe identifiziert werden können

;Kommentar
:Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.

;Info extern
:Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden

;Sitzplan extern
:Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden

Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das {{BISKontakt|BIS}} verändert werden können:

;Sitzplan
:Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen diese möglichst umgehend an das BIS geschickt werden

;Sichtbarkeit
:Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden

;Berücksichtigung in Schließplänen
:Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss

=== Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV ===

Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS durchgeführt werden:

# Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
# Anlegen neuer Räume
# Umbennen von Räumen
# Löschen von Räumen

Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.
== Kontrolle der Überschneidungen ==

Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden oder wenn bei zwei Veranstaltung die jeweilige Klausur gemeinsam geschrieben wird und bei beiden Veranstaltungen der Klausurtermin ausgewiesen werden muss. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier wurden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.

[[File:eKVV Einzeltermine Ueberschneidung.jpg|right|Überschneidung bei einem Einzeltermin]]

Die Überschneidungsliste findet sich [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raumueberschneidungen.jsp im öffentlichen eKVV]. Die zuvor genannten speziellen Blockungsbelegnummern werden hier nicht berücksichtigt.

Um solche Überschneidungen zu bereinigen muss in die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe] gewechselt werden. Dort kann über die Schnellsuche eine der betreffenden Veranstaltungen gefunden und über die Detailansicht der Veranstaltung bei dem entsprechenden Termin auf den 'Detail'-Link geklickt werden. In der dann folgenden Einzeltermindarstellung werden bei jedem einzelnen Termin die jeweiligen Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen gezeigt. Dabei wird nur in die Zukunft geschaut, für vergangene Einzeltermine erfolgt keine Überschneidungsprüfung.

Wie einzelne Termine zur Bereinigung von Überschneidungen gestrichen werden können erläutert der folgende Abschnitt:
== Streichung von Einzelterminen ==

[[File:eKVV Einzeltermine Streichen.jpg|right|Streichen von Einzelterminen]]

Bisher ging es nur darum für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.

Diese ''Einzeltermine'' oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den ''Detail'' Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:

:''Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: '''Details''' ''

In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.

Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen ''streichen'' Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen. Auch erfolgt hier - wie im vorherigen Abschnitt gezeigt - eine Darstellung von Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen.

Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.

Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine ''immer'' streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.

=== Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin ===

Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.

Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:

# Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
# Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
# Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin
=== Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung ===

Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.

Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Tagestermine_Streichung.jsp Seite] im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.

== Vorbuchung von Terminen in fakultätseigenen Räumen ==

Zum Wintersemester 2012/13 wurde in das [[Raumvergabe|Verfahren der Raumvergabe]] ein weiterer Zwischenschritt eingebaut, in dem explizite Raumbuchungen von Fakultäten in ihren fakultätseigenen Räumen vor den automatisierten Raumvergaberunden gebucht werden. Im eKVV wurde daher eine eigene Seite aufgebaut, welche die Buchung dieser Veranstaltungstermine unterstützt. Sie ist in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Verwendung erfolgt in diesen Schritten:

=== Auswahl der Datumsbereichs ===

In der Seite muss zunächst der Datumsbereich eingestellt werden, innerhalb dessen Termine gesucht werden. Voreingestellt ist dabei die Vorlesungszeit des nächsten Semesters, welches noch nicht begonnen hat. Es sind aber beliebige andere Zeiträume wählbar. Nach der Eingabe des Datumsbereichs kann die Suche nach entsprechenden Terminen gestartet werden.

=== Angezeigte Termine ===

Nach der Raumsuche werden alle Einrichtungen angezeigt, denen im eKVV Räume zugeordnet sind. Es werden immer alle dieser Einrichtungen gezeigt, unabhängig davon, ob tatsächlich Termine für die Buchung vorhanden sind. Bei jeder Einrichtung wird eine Liste der zugeordneten Räume angezeigt, hier kann noch einmal kontrolliert werden, ob eventuell Räume fehlen oder zu viel sind.

Bei den Einrichtungen werden dann nur solche Termine gezeigt, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:

# Sie liegen mindestens teilweise im gesuchten Datumsbereich (das Semester der Veranstaltung eines Termins ist hingegen unwichtig)
# Sie fordern eine zentrale Raumvergabe an
# Sie haben noch keine Raumzuteilung oder -ablehnung erfahren (sind also im Status ''Raumvergabe noch offen'')
# Sie haben einen konkreten Raum eingetragen (oder mehrere)
# Alle eingetragenen Räume gehören zu der Einrichtung, von welcher der Termin kommt

Keine Rolle spielt der Rhythmus der Termine, es können auch einmalige Termine oder Blöcke erscheinen.

=== Die Buchung ===

Am Ende der Seite findet sich ein Schalter, über den die Buchung der ausgewählten Termine durchgeführt werden kann. Die Termine sind am Anfang nicht angewählt, es gibt aber sowohl auf Ebene der Einrichtungen wie auch global einen Schalter um sie gruppenweise auszuwählen.

Vor dem Anklicken des Buchungsschalters erfolgt noch eine Rückfrage, dann wird gebucht. Die Seite wird danach erneut geladen und alle gebuchten Termine sind dann aus der Seite verschwunden (da sie ja nun gebucht sind). Am Seitenanfang erfolgt eine Anzeige der Anzahl der gebuchten Termine.
== Pläne für Schließung und Reinigung ==

Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden. In diesen Plänen tauchen nie die Termine der ''Platzhalterveranstaltungen'' auf, siehe den entsprechenden Abschnitt zu Raumblockungen oben.

=== Die Schließpläne ===

Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:

# Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
# Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
# Raumbelegung für ein Wochenende

Allen Formaten ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:

* Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
* Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesen Fällen früher aufgeschlossen werden muss

Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.

Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.

=== Raumreinigung ===

Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).
== Die Klimasteuerung ==

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 [http://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/klimatisierung_der_hoersaele_energiesparen_mit eingeführt]. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine [[Klima|ausführlich Beschreibung]] wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auch der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.

Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.

Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld '''Belegung''' bearbeitet werden.

In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragene Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.

Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.

Als zweite hier relevante Termineigenschaft wurde zum Wintersemester 2011/12 die Anforderung einer ''Experiment'' Ausstattung für die zentralen Raumvergabe bearbeitbar gemacht. Über dieses Attribut wird in entsprechend ausgestatteten Hörsälen die Freigabe der Abzugsanlagen für den Experimentbereich gesteuert. Bei Terminen von Veranstaltungen, bei denen die Experimentausstattung tatsächlich genutzt wird, muss daher dieses Attribut ausgewählt sein.

== Statistische Auswertungen ==

Um einen tieferen Blick in die Raumbuchungen und Raumauslastungen werfen zu können wurde eine [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Statistik.jsp spezielle Seite] aufgebaut, über die sich die Informationen zu den Terminen mit Anforderungen an die zentrale Raumvergabe abrufen und exportieren lassen. Die Beschreibung dazu finden Sie nun [[BISHilfe:EKVVZRStatistik|in dieser Hilfeseite]].

== Import von Raumvergabedaten aus S-PLUS ==

Die Übernahme der Raumvergabedaten aus der S-Plus Software erfolgt über ein eigenes Formular im eKVV. Diese Seite arbeitet in drei Schritten:

# Auswahl der aus S-Plus generierten Datei, die importiert werden soll

# Der Dateiinhalt wird analysiert und eine kleine Statistik gezeigt darüber, wie viele Termine enthalten sind, wieviele davon Raumzuteilungen und wie viele Raumablehnungen sind. Bei diesem Schritt werden noch ''keine Änderungen'' im eKVV gemacht, man kann diesen Schritt also gut verwenden um eine S-Plus Datei grob zu testen. Es werden dann auch Links zu allen enthaltenen Terminen angeboten, aufgeteilt in Ablehnungen und Zuteilungen

# In diesem Schritt wird der eigentliche Import durchgeführt und damit auch Änderungen im eKVV gemacht. Der Import dauert meist einige Minuten, daher zeigt die Seite regelmäßig den Fortschritt der Verarbeitung an und auch wenn die Verarbeitung abgeschlossen wurde. Der Import kann zwischendurch abgebrochen werden, allerdings nimmt das nicht die bereits gemachten Änderungen zurück. Beim Import werden nur die Termine tatsächlich im eKVV verändert, bei denen in S-Plus Änderungen gemacht wurden. Bei diesen Terminen wird auch die Option zur Selbstbuchung in der Nachsteuerung gesetzt (siehe dazu den folgenden Abschnitt). In der angezeigten Statistik wird aufgeschlüsselt, wie viele Termine in der Runde wirklich im eKVV verändert wurden
== Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten ==

Zu der zum Sommersemester 2015 eingeführten [[Selbstbuchung]] durch die Fakultäten gehört eine Steuerungsfunktion auf Semesterebene, die die zentrale Raumvergabe ausüben muss. Erst durch die Freigabe der Selbstbuchung in wenigstens einem Semester können die eKVV Beauftragten der Fakultäten diese Funktion nutzen. Die Freigabe der Selbstbuchungsfunktion muss in jedem Semester mehrmals geändert werden. Das sind die drei unterschiedlichen Zustände, die die Selbstbuchungsoption auf Semesterebene haben kann:

;Keine Selbstbuchung
:Dies ist der Standardzustand eines Semesters. Hier kann für keinen Termin die Selbstbuchung ausgeübt werden.

;Nur Termine in Nachsteuerung
:Dieser Zustand wird in den Nachsteuerungsphasen verwendet. Er erlaubt es den Fakultäten die Selbstbuchung für die Termine auszuüben, die aus dem S-Plus Import heraus entsprechend gekennzeichnet wurden.

;Alle Termine
:Dieser Zustand ermöglicht die Selbstbuchung aller Termine in einem Semester und wird normalerweise nach der letzten Raumvergaberunde erreicht.

Die Selbstbuchung kann dabei immer nur auf Terminen ausgeübt werden, die '''komplett innerhalb der Vorlesungszeit''' eines Semesters stattfinden (dies gilt auch bei Terminen, die in die Nachsteuerung fallen).

Die zentrale Raumvergabe muss die Selbstbuchung vor jeder Raumvergaberunde wieder abschalten bevor die eKVV Daten in die S-Plus Software importiert werden, damit während der Planung in S-Plus keine Änderungen im eKVV stattfinden können.

Die Seite zur Steuerung der Selbstbuchungseinstellungen findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe unter dem Link 'Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten'. Hier werden die Semester in einer Auswahlliste angezeigt. Das freizuschaltende Semester wird gewählt und dann über einen der beiden Schalter in dem gewünschten Zustand freigegeben.

Darunter wird in einer Liste angezeigt welche Semester aktuell freigebenen sind. Hier findet sich auch eine Möglichkeit die Freigabe wieder zu entfernen. Vergangene Semester können freigegeben bleiben, sie haben aber faktisch keinen Einfluss, da die Selbstbuchung nur für noch stattfindende Termine ausgeübt werden kann.

== Fussnoten ==

<references />

Raumvergabe

2025-11-04T06:56:14Z

Ihbrune:

Diese Seite ist in das [https://www.uni-bielefeld.de/themen/lehr-studienorganisation/lehrorganisation/fuer-lehrplanerinnen/raumvergabe/ Portal "Lehr und Studienorganisation"] umgezogen.

Der eKVV-Kalender in verschiedenen Kalenderprogrammen

2025-10-27T07:31:21Z

Ihbrune:

[[Category:eKVV]][[Category:Systemschnittstellen]]
Auf dieser Seite wird erklärt, welche Daten in welcher Form bei der [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-fur-studierende/kalenderintegration/index.xml Integration von eKVV-Kalendern] übertragen werden und wie die Integration bei den gängigsten elektronischen Kalendern abläuft.
== Welches Format haben die eKVV-Kalender? ==

Damit Sie die eKVV Kalenderintegration nutzen können muss Ihr Kalenderprogramm das Format unterstützen, welches das eKVV generiert. Wir haben uns hier für das iCalendar Format<ref>Weitere Informationen zum iCalendar Format finden Sie z. B. in dem [http://de.wikipedia.org/wiki/ICalendar ICalendar Artikel] der Wikipedia. Oft wird dieses Format auch nach seiner häufig verwendeten Dateiendung als 'ICS Format' bezeichnet.</ref> entschieden, welches von allen großen Kalenderanwendungen unterstützt wird. Falls Sie sehen möchten, wie dieses Format grundsätzlich aussieht, so rufen Sie doch einmal den [https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?raumId=271755386&ohneBlockungen=true Kalender des Hörsaals im Y-Gebäude] auf.

Getestet haben wir die Kalenderintegration mit den unten genannten Kalenderanwendungen. Falls Sie unsere Kalenderintegration in weiteren Kalendern erfolgreich getestet haben, so lassen Sie {{BISKontakt|uns davon wissen!}} Im Folgenden finden Sie generelle Hinweise zur Nutzung der eKVV Kalenderintegration sowie kurze Beschreibungen zur Verwendung in den unterschiedlichen Kalenderprogrammen.

== Grundsätzliches zur eKVV Kalenderintegration ==

Mit der Nutzung der eKVV Kalenderintegration binden Sie in technischer Hinsicht einen '''externen Kalender''' in Ihr Lieblingskalenderprogramm ein. Ein solcher ''externer Kalender'' unterscheidet sich in mehrerer Hinsicht von den ''eigenen'' Kalendern. Diese generellen Unterschiede werden hier behandelt:

=== Hinzufügen des eKVV Kalenders / Hinzufügen vieler Kalender ===

Damit Ihr eKVV Kalender in Ihrem Kalenderprogramm erscheint, muss er zum Programm hinzugefügt werden. Dies ist ein einmaliger Vorgang, danach erscheinen neue Termine und Terminänderungen automatisch (siehe dazu aber auch den späteren Abschnitt zur Aktualität und Aktualisierung). Wie in einem bestimmten Kalenderprogramm der eKVV Kalender hinzugefügt werden kann ist unterschiedlich. Für die bekannten Kalender beschreiben wir dies im Folgenden, falls Sie einen anderen Kalender verwenden, so müssten Sie ggf. im Handbuch nachsehen, ob Ihr Kalender das iCalendar Format grundsätzlich unterstützt und wie entsprechende Kalender eingebunden werden können.

Normalerweise lassen sich externe Kalender auch mit einem eigenen Namen und einer eigenen Farbe versehen. Auch können Sie normalerweise mehr als einen externen Kalender einbinden. Auf diese Weise könnten Sekretariate die Kalender aller ihrer Lehrenden in ihrem Kalenderprogramm verwalten und durch entsprechende Namensgebung leicht unterscheiden.

=== Inhalte der eKVV Kalender ===

In den gelieferten Termindaten finden sich nicht alle eKVV Daten der entsprechenden Veranstaltung bzw. Veranstaltungstermine, sondern nur die Informationen, die für eine Kalenderanzeige Sinn machen. In dem Kalenderformat sind dabei viel weniger Felder verfügbar als im eKVV, daher werden an einigen Stellen mehrere eKVV Attribute in ein Kalenderfeld gepackt.

Und so werden die eKVV Kalender konkret ausgefüllt. Die Benennung orientiert sich an den Bezeichnungen, die im iCalendar Format verwendet werden:

{| border="1" cellspacing="0" cellpadding="5"
! Feld
! Inhalt
|-
! Summary / Titel
| Die ''Summary'' ist das Attribut, welches in allen getesteten Kalendern als Termintitel verwendet wird. Es ist meist das einzige Attribut, welches in Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten angezeigt wird und ist damit besonders wichtig um möglichst auf den ersten Blick entscheiden zu können, um welchen Veranstaltungstermin es geht.
Da gleichzeitig der Darstellungsplatz in den meisten Kalendern eng begrenzt ist wird für dieses Feld eine automatisch gekürzte Version des Veranstaltungstitels zusammen mit den Veranstaltungsarten verwendet.
Eine Besonderheit gibt es bei Klausurterminen: Hier wird der Text 'KLAUSUR' vorangestellt.
|-
! Description / Beschreibung
| Die ''Description'' ist ein Attribut, welches in den getesteten Kalendern erst in der Detaildarstellung eines Termines sichtbar wird. Das eKVV füllt dieses Feld mit mehreren Zeilen, die zum einen eindeutig klar machen sollen, um welchen Termin es genau geht, und die wichtige zusätzliche Informationen zum Termin beeinhalten:

;Zeile 1 - s.t. (optional)
:Falls der Termin s.t. beginnt wird in der ersten Zeile ein entsprechender Hinweis anzeigt.

;Zeile 2 - Welche Veranstaltung
:In dieser Zeile wird die Veranstaltungsbezeichnung in einer Form geliefert die eindeutig klar machen soll, um welche Veranstaltung es geht. Hier werden das Semester, die Belegnummer, der komplette Titel sowie die Veranstaltungsarten dargestellt.

;Zeile 3 - Lehrende
:In dieser Zeile werden die Namen aller Lehrenden aufgeführt.

;Zeile 4 - Kommentar (optional)
:Falls bei dem Termin (nicht der Veranstaltung!) ein eigener Kommentartext eingetragen wurde, so erscheint er am Ende der Beschreibung.
|-
! Location / Raum oder Ort
| Die Raumangabe des Termins. Hier gelten die gleichen Regeln zur Veröffentlichung wie generell im {{eKVV}}: So lange ein Termin ohne Raumangaben veröffentlicht wurde, so wird der Raum nicht im eKVV Kalender angezeigt. Ebenfalls wird bei einem Termin mit zentraler Raumbuchung der Raum erst sichtbar, sobald die Raumbuchung erfolgt ist.
|-
! URL / Internetadresse
| In diesem Attribut wird ein Link zur Detailseite der Veranstaltung im eKVV geliefert. Allerdings wird dieses Feld nicht in allen Kalenderanwendungen angezeigt.
|-

|}

Grundsätzlich gilt für die eKVV Kalender, dass nur solche Termine enthalten sein können, die folgende Bedingungen erfüllen:

# Die zugehörige Veranstaltung wurde mitsamt der Termindaten veröffentlicht<ref>Die einzige Ausnahme bilden hier der eKVV Kalender mit den Raumbelegungen. Siehe den entsprechenden Abschnitt dazu.</ref>
# Die Terminangaben sind vollständig. Dazu muss ein auswertbarer Terminrhythmus und Wochentag vorhanden sind (z. B. nicht ''N.N.''), eine Uhrzeit und ein Datumsbereich

Veranstaltungen, die keinerlei entsprechend auswertbare Termine haben, können natürlich nicht in den eKVV Kalendern erscheinen. In den Kalendern werden auch Einzelterminstreichungen berücksichtigt und abgebildet.
=== Reichweite der Kalender in Zukunft und Vergangenheit ===

Bei den meisten der eKVV Kalender handelt es sich um solche, die im Prinzip über viele Jahre genutzt werden können. Am Beispiel einer Lehrenden, die bereits seit 2001 an der Hochschule tätig war, kann einfach eine grundsätzliche Frage illustriert werden:

:''Kann es sinnvoll sein in dem für die Lehrende erzeugten eKVV Kalender alle Termine dieser inzwischen mehr als 25 Semester zu liefern?''

Technisch wäre dies kein Problem, aber durch die große und mit jedem Semester wachsende Anzahl an Terminen würde sich der Umfang der gelieferten Daten stetig vergrößern und damit die Verarbeitung in den Kalenderanwendungen ausbremsen. Auf der anderen Seite werden solche alten Termine in einem Kalender wohl fast nie mehr abgefragt werden und falls man sie doch braucht, lassen sie sich einfach im eKVV wiederfinden. In den meisten eKVV Kalendern werden daher nur Termine geliefert, die spätestens vor 2 Wochen noch stattfanden. Die einzige Ausnahme sind hier die Kalender für einzelne Lehrveranstaltungen.

Auf der anderen Seite existiert keine derartige Beschränkung in der Zukunft. Es werden immer alle noch stattfindenden Termine in den eKVV Kalendern geliefert, unabhängig davon wie weit sie in der Zukunft liegen.
=== Aktualität und Aktualisierung der eKVV Kalender ===

Zwar spiegelt sich jede Änderung im eKVV<ref>Sei es die Streichung eines einzelnen Veranstaltungstermins, eine Raumänderung oder auch eine Änderung am Veranstaltungstitel</ref> ''sofort'' in den gelieferten eKVV Kalenderdaten wieder. Trotzdem wird aber der in Ihrem Kalenderprogramm angezeigte eKVV Kalender prinzipiell nie so aktuell sein wie das eKVV selbst, denn Ihr Kalenderprogramm kann nicht jede Sekunde nachprüfen, ob sich im eKVV etwas geändert hat. Eine sehr wichtige Frage ist daher:

:'''''Wie oft aktualisiert mein Kalenderprogramm meinen eKVV Kalender?'''''

Leider unterscheidet sich das Verhalten der verschiedenen Kalenderprogramme hier sehr stark. Es reicht von Kalenderprogrammen, bei denen überhaupt keine Steuerungsmöglichkeiten für Sie bestehen (z. B. der Google Kalender) bis hin zu Programmen, bei denen sich sowohl die Intervalle der automatischen Aktualisierung einstellen lassen, aber auch eine händische Aktualisierung möglich ist.

In den folgenden Beschreibungen der einzelnen Kalender wird auf den Punkt der Aktualisierung daher besonders eingegangen. Falls Ihr Kalenderprogramm eine Anpassung des Intervalls erlaubt, in welchem nach Aktualisierungen der eKVV Kalender gesucht wird, so empfehlen wir hier einen Wert zwischen 5 und 30 Minuten.

=== Änderungen an den eKVV Kalendern im Kalenderprogramm ===

In einigen Kalenderprogrammen ist es möglich die eingebundenen eKVV Kalender zu bearbeiten. Es ist allerdings '''in keinem Fall möglich''' über Änderungen im Kalenderprogramm irgendeine Änderung am eKVV zu verursachen. Weder können Sie als LehrendeR auf diese Weise Änderungen an Ihren Veranstaltungsdaten im eKVV durchführen, noch können Sie als StudierendeR auf diese Weise Ihren Stundenplan verändern. Insbesondere ist so keine Abmeldung von einer Veranstaltung, z. B. einer Klausur, möglich.

Aus unserer Sicht ist die Möglichkeit zur Bearbeitung von eingebundenen eKVV Kalendern sinnlos, da die Änderungen normalerweise bei der nächsten Aktualisierung verloren gehen. Im schlimmsten Fall könnten solche Änderungen ihr Kalenderprogramm daran hindern in Zukunft Aktualisierungen an den eKVV Kalendern abzufragen. Unser Rat wäre daher auf Änderungen an den eKVV Terminen in Ihrem Kalenderprogramm grundsätzlich zu verzichten, selbst wenn sie möglich sein sollten.

== Der eKVV-Kalender in gängigen Kalenderprogrammen ==
=== Google Kalender ===

Der [http://www.google.com/calendar/ Google Kalender] ist ein Internetdienst des Unternehmens Google, der neben der Verwaltung eigener Kalender von vorne herein auf die Einbindung externer Kalender wie den eKVV Kalendern ausgelegt ist.

;Einbindung der eKVV Kalender
:Der Google Kalender zeigt unter den eigenen Kalendern einen Kasten mit weiteren ('other') Kalendern. Dort findet sich ein Punkt 'Hinzufügen' bzw. 'Add'. Darunter gibt es die Option einen Kalender über eine URL (= Internetadresse) hinzuzufügen. Kopieren Sie in den sich öffnenden Dialog die Internetadresse Ihres Kalenders und bestätigen Sie das Hinzufügen. Eine sehr knappe Beschreibung dazu finden Sie in [http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=de&answer=37100 dieser Hilfeseite] des Google Kalenders.
:'''Wichtig:''' Das Hinzufügen kann nach unseren Erfahrungen 10 bis 20 Sekunden dauern! Danach sehen Sie unter den weiteren Kalendern Ihren eKVV Kalender. Sie können ihm dann einen sprechenden Namen geben, die Anzeigefarbe wählen und so weiter.

;Aktualisierung der eKVV Kalender
:Im Google Kalender kann weder eingestellt werden, wie oft externe Kalender aktualisiert werden sollen, noch ist eine manuelle Aktualisierung möglich. Google aktualisiert aber nach den Auswertungen des BIS externe Kalender mit großer Regelmäßigkeit vier Mal am Tag.

;Sonstiges
:Der Google Kalender verfügt heute (12/2009) auch über einen Offline Modus, in dem er ohne Internetanbindung betrieben werden kann. In dieser Ansicht sind externe Kalender wie der eKVV Kalender nicht sichtbar.
:Der Google Kalender bietet auch für externe Kalender die Möglichkeit diese über einen HTML Code in eigene Webseiten zu integrieren. Dies ist also ein möglicher Weg, wie Lehrende ihre eKVV Veranstaltungen in die eigene Homepage integrieren können.
=== Microsoft Outlook ===

Outlook ist die kombinierte eMail-, Kalender- und Kontaktverwaltung des Unternehmens Microsoft. Vom BIS erfolgreich getestet wurde die Einbindung in Outlook 2007 und 2013. Auf diese Versionen bezieht sich auch die folgende Anleitung.

;Einbindung der eKVV Kalender in Outlook 2013:
:Gehen Sie zunächst in die Kalenderansicht und wählen dann im oberen Menü die Option "Kalender öffnen... aus dem Internet". In das sich daraufhin öffnende Dialogfeld können Sie die URL für Ihren gewünschten Kalender eingeben.

;Aktualisierung der eKVV Kalender
:Kann in den Einstellungen angepasst werden.
=== Apple Kalender ===
In der ''Kalender'' Anwendung unter MacOS kann die Einbindung so vorgenommen werden:
;Einbindung der eKVV Kalender

:Wählen Sie im Menü ''Ablage'' die Option ''Neues Kalenderabonnement''. Daraufhin wird sich ein Dialogfeld öffnen - fügen Sie dort die URL des gewünschten Kalenders ein und klicken Sie auf den "Abonnieren"-Button. Anschließend können Sie dem Kalender einen Namen und eine Farbe zuweisen und einstellen, wie oft er automatisch aktualisiert werden soll. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "OK". Nun taucht der neue Kalender in der Spalte "Abonnements" auf und seine Termine werden angezeigt.

;Aktualisierung der eKVV Kalender
:Wie häufig der Kalender aktualisiert wird, ist von Ihren Angaben bei der Einrichtung des Abonnements (siehe oben) abhängig.
=== Nutzung in iPhone und iPad ===

Die Kalender App auf iPhone und iPad verfügt ebenfalls über eine entsprechende Einbindungsmöglichkeit. Gehen Sie dazu diese Schritte durch:

# Öffnen der 'Einstellungen' App, dort gehen Sie in die Rubrik 'Kalender' und dort in 'Accounts'
# Dann weiter über 'Account hinzufügen' -> 'Andere' -> 'Kalenderabo hinzufügen'
# Im sich öffnenden Dialog im Feld 'Server' die eigene Kalenderadresse eintragen/einkopieren
# Im folgenden Schritt kann man den Kalender noch benennen und weitere Einstellungen vornehmen (die Angaben zum Benutzernamen und Kennwort bleiben dabei leer), danach erscheint der eKVV Kalender in der Kalender App

Die Aktualisierung des eKVV Kalenders muss ggf. noch im Punkt 'Datenabgleich' eingestellt werden.
=== Nutzung in Android Handys ===

Die Mobilgeräte mit Android Betriebssystem können die Google Kalender des im Gerät verwendeten Google Kontos direkt synchronisieren. Dies geschieht normalerweise automatisch. Über die oben beschriebene Einbindung der eKVV Kalender in den Google Kalender ist es daher ohne weitere Schritte möglich das eKVV in den Handy Kalender zu holen.
== Referenzen ==

<references />

E-Mailverteiler für Personen mit bestimmten Zuständigkeiten in den BIS Anwendungen

2025-10-26T21:08:51Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Für bestimmten Rollen in den BIS Anwendungen gibt es automatische E-Mailverteiler, die alle Personen erreichen, die aktuell der jeweiligen Rolle zugeordnet sind. Beim Verteiler der Prüfungsämter gibt es zusätzlich eine Verknüpfung zum entsprechenden Funktionsträgerverteiler, siehe unten.
|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|wo=Diese Verteiler sind verfügbar:

;verantwortliche_personenverzeichnis@ekvv.uni-bielefeld.de
* Dieser Verteiler erreicht alle Personen, die das BIS Personenverzeichnis pflegen können (PEVZ Beauftragte)
* Hinweis: Wenn Sie die für bestimmte Einrichtungen oder Personen zuständigen PEVZ Beauftragten erreichen wollen, so finden Sie diese im {{PEVZ}} jeweils über den Link 'Kontaktpersonen für Korrekturwünsche'

;verantwortliche_ekvv@ekvv.uni-bielefeld.de
* Dieser Verteiler erreicht alle Personen, die das eKVV pflegen können (eKVV Verantwortliche)
* Hinweis: Wenn Sie die für bestimmte Einrichtungen oder Veranstaltungen zuständigen eKVV Verantwortlichen erreichen wollen, so finden Sie diese im {{eKVV}} direkt bei den Veranstaltungen und [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Einrichtung_Tabelle.jsp Einrichtungen]

;belegmanager@ekvv.uni-bielefeld.de
* Dieser Verteiler erreicht alle Personen, die im eKVV Belegmanagementrechte haben
* Hinweis: Wenn Sie die für bestimmte Einrichtungen oder Veranstaltungen zuständigen Belegmanager*innen erreichen wollen, so finden Sie diese in den [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp internen eKVV Seiten] direkt bei den Veranstaltungen und Einrichtungen

;moderatoren_ekvv@ekvv.uni-bielefeld.de
* Dieser Verteiler erreicht alle Personen, die im eKVV Moderationsrechte für Studierenden-E-Mailverteiler [[E-Mailverteiler aller Studierenden einer Einrichtung|auf Einrichtungs-]] oder [[E-Mailverteiler aller Studierenden eines Studiengangs|Studiengangsebene]] haben

;verantwortliche_terminbuchung@ekvv.uni-bielefeld.de
* Dieser Verteiler erreicht alle Personen, die in der Terminbuchungsfunktion erweiterte Rechte besitzen

;pruefungsaemter@ekvv.uni-bielefeld.de
* Dieser Verteiler erreicht alle Personen, die die BIS Prüfungsverwaltung pflegen können.
* Hier gibt es eine Kopplung mit dem [[E-Mailverteiler_der_Funktionsträger_und_-trägerinnen|Funktionsträgerverteiler]] der Prüfungsämter, beide Verteiler sind miteinander verknüpft und erreichen die gleichen Personen
* Hinweis: Wenn Sie die für bestimmte Einrichtungen oder Veranstaltungen zuständigen Prüfungsamtsmitarbeitenden erreichen wollen, so finden Sie diese in den [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp internen eKVV Seiten] direkt bei den Veranstaltungen und Einrichtungen

;blogger@ekvv.uni-bielefeld.de
* Dieser Verteiler erreicht alle Personen, die für die Nutzung der BIS Blogs zugelassen sind
}}

E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in bestimmten Gebäuden

2025-10-17T09:46:46Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Über diesen Verteiler erreichen Sie alle Personen, die im {{PEVZ}} mit einem Büro in einem bestimmten Gebäude eingetragen sind. Ebenfalls in den Verteiler einbezogen werden Funktions-E-Mailadressen, die bei ihren Kontaktdaten das entsprechende Gebäude eingetragen haben.

== Für welche Gebäude sind Verteiler verfügbar ==

Heute gibt es diese Gebäudeverteiler:

;Universitätshauptgebäude (UHG)
:''gebaeude_uhg@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Dieser Verteiler enthält alle Bauteile, die auch auf [http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/hallenplan.html dem Lageplan] dargestellt sind.

;CeBiTec
:''gebaeude_uhg_g@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Das CeBiTec wird im PEVZ als Bauteil 'G' des Universitätshauptgebäudes bezeichnet

;Verhaltensforschung ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=VHF Lageplan])
:''gebaeude_vhf@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude X ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=X Lageplan])
:''gebaeude_x@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude Z ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/campusplan.html?zeige=Z Lageplan])
:''gebaeude_z@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude R.1 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R1 Lageplan]), R.2 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R2 Lageplan]) und R.4 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R4 Lageplan])
:''gebaeude_r1@ekvv.uni-bielefeld.de''
:''gebaeude_r2@ekvv.uni-bielefeld.de''
:''gebaeude_r4@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H-Gebäude ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=H Lageplan])
:''gebaeude_h@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H1-Gebäude/Hochaus am Phillip-Reis-Platz
:''h1hochhaus@ekvv.uni-bielefeld.de''

Die Verteiler für Gebäude werden einzeln vom {{BISKontakt|BIS Support}} eingerichtet. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Verteiler für andere Gebäude benötigen.

== Verteiler für bestimmte Bauteile ==

Es ist möglich innerhalb eines Gebäudes nur die Personen zu adressieren, deren Büros in bestimmten Bauteilen liegen. Dazu wird an die Adresse des Gebäudeverteilers der Bauteilname angehängt, getrennt mit einem Unterstrich '_'. Beispiel:

;Universitätshauptgebäude, Bauteil U
:''gebaeude_uhg_u@ekvv.uni-bielefeld.de''

Die Bauteilbezeichnung darf genau ein Zeichen lang sein. Wenn Sie mehrere Bauteile adressieren wollen müssen Sie diese separat anschreiben, es ist keine Kombination mehrerer Bauteile innerhalb einer Adresse möglich.

|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation={{MailverteilerTBZentraleModeration}}
|wo=Siehe oben.|archivierung={{MailverteilerArchivierung}}}}

== Mitarbeitende in einigen wenigen Büros erreichen ==

Wenn Sie nur Personen in einer geringen Anzahl von Büros ansprechen wollen, dann gibt es auch die Option sich im PEVZ herauszusuchen, wer in diesen Büros sitzt und dann die Personen direkt anzuschreiben:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/SucheRaum.jsp

Das ist etwas mühsamer, aber bei kleinen Zielgruppen ist das eine Alternative dazu, dass ggf. viele Kolleg*innen Ihre Mail erhalten, die davon überhaupt nicht betroffen sind.

E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in bestimmten Gebäuden

2025-10-07T09:14:04Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Über diesen Verteiler erreichen Sie alle Personen, die im {{PEVZ}} mit einem Büro in einem bestimmten Gebäude eingetragen sind. Ebenfalls in den Verteiler einbezogen werden Funktions-E-Mailadressen, die bei ihren Kontaktdaten das entsprechende Gebäude eingetragen haben.

== Für welche Gebäude sind Verteiler verfügbar ==

Heute gibt es diese Gebäudeverteiler:

;Universitätshauptgebäude (UHG)
:''gebaeude_uhg@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Dieser Verteiler enthält alle Bauteile, die auch auf [http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/hallenplan.html dem Lageplan] dargestellt sind.

;CeBiTec
:''gebaeude_uhg_g@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Das CeBiTec wird im PEVZ als Bauteil 'G' des Universitätshauptgebäudes bezeichnet

;Verhaltensforschung ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=VHF Lageplan])
:''gebaeude_vhf@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude X ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=X Lageplan])
:''gebaeude_x@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude R.1 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R1 Lageplan]), R.2 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R2 Lageplan]) und R.4
:''gebaeude_r1@ekvv.uni-bielefeld.de''
:''gebaeude_r2@ekvv.uni-bielefeld.de''
:''gebaeude_r4@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H-Gebäude ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=H Lageplan])
:''gebaeude_h@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H1-Gebäude/Hochaus am Phillip-Reis-Platz
:''h1hochhaus@ekvv.uni-bielefeld.de''

Die Verteiler für Gebäude werden einzeln vom {{BISKontakt|BIS Support}} eingerichtet. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Verteiler für andere Gebäude benötigen.

== Verteiler für bestimmte Bauteile ==

Es ist möglich innerhalb eines Gebäudes nur die Personen zu adressieren, deren Büros in bestimmten Bauteilen liegen. Dazu wird an die Adresse des Gebäudeverteilers der Bauteilname angehängt, getrennt mit einem Unterstrich '_'. Beispiel:

;Universitätshauptgebäude, Bauteil U
:''gebaeude_uhg_u@ekvv.uni-bielefeld.de''

Die Bauteilbezeichnung darf genau ein Zeichen lang sein. Wenn Sie mehrere Bauteile adressieren wollen müssen Sie diese separat anschreiben, es ist keine Kombination mehrerer Bauteile innerhalb einer Adresse möglich.

|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation={{MailverteilerTBZentraleModeration}}
|wo=Siehe oben.|archivierung={{MailverteilerArchivierung}}}}

== Mitarbeitende in einigen wenigen Büros erreichen ==

Wenn Sie nur Personen in einer geringen Anzahl von Büros ansprechen wollen, dann gibt es auch die Option sich im PEVZ herauszusuchen, wer in diesen Büros sitzt und dann die Personen direkt anzuschreiben:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/SucheRaum.jsp

Das ist etwas mühsamer, aber bei kleinen Zielgruppen ist das eine Alternative dazu, dass ggf. viele Kolleg*innen Ihre Mail erhalten, die davon überhaupt nicht betroffen sind.

E-Mailverteiler aller weiblichen oder männlichen Studierenden

2025-09-29T12:56:44Z

Ihbrune:

[[Category:Mailverteiler]]
{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Varianten des [[E-Mailverteiler aller Studierenden|Verteilers aller Studierenden]] sind die beiden Verteiler, die nur weibliche bzw. nur männliche Studierende erreichen. ÜDas Geschlecht wird über die Einschreibungsdaten ermitteln. Gastbenutzer werden daher über diese E-Mailverteiler nicht erreicht.

Auch auf [[E-Mailverteiler aller Studierenden einer Einrichtung|Ebene eine Einrichtung]] können weibliche und männliche Studierende adressiert werden.
|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation={{MailverteilerTBZentraleModeration}}
|wo={{MailverteilerTBGrosseVerteiler}}
|archivierung={{MailverteilerTBGrosseStudVerteilerArchivierung}}
}}

E-Mailverteiler aller Studierenden

2025-09-29T12:55:59Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Über diesen Verteiler erreichen Sie alle Studierenden, die im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV] ihre E-Mailadresse eingetragen haben und noch eingeschrieben sind. Auch Gastbenutzer werden erreicht.
|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation={{MailverteilerTBZentraleModeration}}
|wo={{MailverteilerTBGrosseVerteiler}}
|archivierung={{MailverteilerTBGrosseStudVerteilerArchivierung}}
}}

E-Mailverteiler aller Studierenden einer Gruppe von Studiengängen

2025-08-23T10:42:04Z

Ihbrune:

[[Category:Mailverteiler]]{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Dieser Verteiler erreicht alle Studierenden einer bestimmten Gruppe von Studiengängen. Im Gegensatz zu den meisten anderen BIS E-Mailverteilern werden hier auch Studierende beschickt, die ihre E-Mailadresse '''nicht''' im {{eKVV}} eingetragen haben: Bei diesen Studierenden wird die Rechenzentrumsadresse verwendet.

Auch Gastbenutzer können erreicht werden, wenn diese sich einen der betroffenen Studiengänge im eKVV selbst zugeordnet haben.

Diese Art von Verteiler bietet sich an, falls regelmäßig eine bestimmte Gruppe von Studiengängen mit identischen Informationen beschickt werden muss und die Verwendung der [[E-Mailverteiler aller Studierenden eines Studiengangs|Verteiler für einzelne Studiengänge]] daher zu aufwendig und fehlerträchtig ist.

Die Studiengangsgruppen müssen durch das {{BISKontakt|BIS Team}} eingerichtet werden.
|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation=Die Freigabe von an die Verteiler geschickten E-Mails erfolgt immer über eine Moderation und nicht durch die Absender selbst. Angestrebt wird hier, dass jede Fakultät 2 Moderatorinnen/Moderatoren benennt, die dann die einzelnen E-Mails jeweils freigeben. Um die Moderation eines Verteilers zu übernehmen müssen Sie uns einen entsprechenden [[Zugang zum BIS|Antrag]] schicken.

Sie können z. Z. noch nicht öffentlich sehen, wie die Moderation bei einem bestimmten Verteiler erfolgt. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an den {{BISKontakt}}.
|wo=Die Adressen der Verteiler sind im internen eKVV in den Studiengangsdetailseiten sichtbar. Diese erreichen Sie aus der [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Studiengang_Tabelle.jsp Liste aller Studiengänge]. Öffentlich sind die Adressen der Verteiler sind z. Z. noch nicht sichtbar.

|archivierung={{MailverteilerTBStgStudVerteilerArchivierung}}
}}

E-Mailverteiler aller Studierenden eines Studiengangs

2025-08-23T10:40:33Z

Ihbrune:

[[Category:Mailverteiler]]
{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Dieser Verteiler erreicht alle Studierenden eines Studiengangs. Dazu werden zunächst die Einschreibungen der Studierenden ausgewertet.

Auch Gastbenutzer können erreicht werden, wenn diese sich den Studiengang im eKVV selbst zugeordnet haben. Genauso können in anderen Studiengängen eingeschriebene Studierende sich selbst bei Interesse in den Verteilern anderer Studiengänge registrieren.

Falls ein Verteiler gebraucht wird, der '''nur wirklich in den Studiengang eingeschriebene''' Studierende erreicht, so finden Sie dazu am Ende der Seite einen Hinweis.

Im Gegensatz zu den meisten anderen BIS E-Mailverteilern werden hier auch Studierende beschickt, die ihre E-Mailadresse '''nicht''' im {{eKVV}} eingetragen haben: Bei diesen Studierenden wird die BITS Mailadresse verwendet.
|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation=Die Freigabe von an die Verteiler geschickten E-Mails erfolgt immer über eine Moderation und nicht durch die Absender selbst. Angestrebt wird hier, dass jede Fakultät 2 Moderatorinnen/Moderatoren benennt, die dann die einzelnen E-Mails jeweils freigeben. Um die Moderation eines Verteilers zu übernehmen müssen Sie uns einen entsprechenden [[Zugang zum BIS|Antrag]] schicken.

Sie können z. Z. noch nicht öffentlich sehen, wie die Moderation bei einem bestimmten Verteiler erfolgt. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an den {{BISKontakt}}.
|wo=Die Adressen der Verteiler sind im internen eKVV in den Studiengangsdetailseiten sichtbar. Diese erreichen Sie aus der [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Studiengang_Tabelle.jsp Liste aller Studiengänge]. Dort ist auch erkennbar, ob für einen Studiengang ein [[E-Mailverteiler aller Studierenden einer Gruppe von Studiengängen|Studiengangsgruppenverteiler]] eingerichtet wurde.

Öffentlich sind die Adressen z. Z. noch nicht sichtbar. Sie lassen sich aber über folgende Regel konstruieren:

Zunächst benötigen Sie die ID-Nummer des jeweiligen Studiengangs bzw. der Studiengangsvariante. Diese können Sie herausfinden, indem Sie im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV] den Studiengang bzw. die entsprechende Variante auswählen. In der dann '''in Ihrem Webbrowser angezeigten Internetadresse''' finden Sie die ID-Nummer als Zahl ganz am Ende.

Sobald Sie diese Nummer haben (siehe die Detailbeschreibung im Folgenden), können Sie die Adresse des E-Mailverteilers wie folgt zusammensetzen:

studiengang_[ID-Nummer]@ekvv.uni-bielefeld.de

Hier die drei möglichen Fälle, die sich aus der Umstellung des eKVVs im Zuge der Studienstrukturreform 2011 ergeben:

;Anglistik<nowiki>:</nowiki> British and American Studies / Bachelor (Einschreibung ab WiSe 11/12)
:Ein Studiengang (FsB) im neuen Studienmodell
:eKVV Adresse ist https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Fsb_Detail.jsp?id=22952508
:Mailverteileradresse ist: studiengang_'''22952508'''@ekvv.uni-bielefeld.de

;Anglistik<nowiki>:</nowiki> British and American Studies / Bachelor (Einschreibung ab WiSe 11/12) Nebenfach (fw)
:Eine Studiengangsvariante im neuen Studienmodell
:eKVV Adresse ist https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/vvz?id=22953740
:Mailverteileradresse ist: studiengang_'''22953740'''@ekvv.uni-bielefeld.de

;Anglistik<nowiki>:</nowiki> British and American Studies / Bachelor (Kern- und Nebenfach) (Einschreibung bis SoSe 2011)
:Ein Studiengang im klassischen Studienmodell
:eKVV Adresse ist https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Studiengang_Vorlesungsverzeichnis.jsp?id=1042863
:Mailverteileradresse ist: studiengang_'''1042863'''@ekvv.uni-bielefeld.de

Eine Adressierung von Studierenden in einem bestimmten Profil ist dabei nicht möglich, da nicht bekannt ist in welchen Profilen sich Studierende befinden.

=== Was ist, wenn mehrere FsB Versionen eines Studiengangs vorhanden sind? ===

Im eKVV werden alle FsB Versionen abgebildet, so dass meist mehrere Versionen eines Studienganges gleichzeitig existieren. Nach der zuvor gegebenen Regel gibt es für jede dieser FsB bzw. Studiengangsversionen eigene Verteiler(adressen). '''Aber Achtung''': die Verteileradressen beruhen zwar auf unterschiedlichen FsB Versionen, erreichen aber die gleichen eingeschriebenen Studierenden. Das liegt daran, dass für die Verteilung der Mails die Einschreibungsdaten verwendet werden, die auch für unterschiedliche FsB-Versionen gleich sind. Deshalb werden automatisch auch die Studierenden in anderen FsB Version des Studiengangs berücksichtigt, egal ob es ältere oder neuere FsB Versionen sind.

Eine E-Mail darf daher nicht an mehrere FsB Versionen eines Studiengangs geschickt werden, da die Studierenden sie dann mehrmals erhalten würden. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass es keine Möglichkeit gibt eine Studierendenkohorte in einer bestimmten FsB Version gezielt anzusprechen.

''Ausnahme: Studierende, die sich einen Studiengang selbst zugeordnet haben''

Wie zuvor beschrieben erreichen die Verteiler auch Studierende bzw. Gastnutzer*innen, die sich im eKVV oder der Studieninformation Studiengänge selbst zugeordnet haben. Hier wird allerdings nicht der Brückenschlag über verschiedene FsB Versionen gemacht, sondern es werden nur die Personen adressiert, die sich genau die angeschriebene FsB Version zugeordnet haben. Der Grund ist hier, dass diese Zuordnungen im Gegensatz zu Einschreibungen keine zeitliche Begrenzung haben.

==Wie kann ich Studierende in bestimmten Fachsemestern adressieren?==

Es besteht die Möglichkeit nur Studierende eines Studiengangs zu adressieren, die sich in einem bestimmten Fachsemesterbereich befinden. Hierzu muss das oben angegebene Format des E-Mailverteilers erweitert werden und zwar mit der Angabe eines Mindest- und eines Maximalfachsemesters. Die Verteileradressen folgen dabei diesem Schema:

studiengang_[ID-Nummer].[Mindestfachsemester].[Maximalfachsemester]@ekvv.uni-bielefeld.de

Sollen beispielsweise nur die Studierenden des 3. Fachsemesters adressiert werden, würde die Adresse des Mailverteilers wie folgt aussehen:

studiengang_[ID-Nummer].3.3@ekvv.uni-bielefeld.de

Die Angabe von .0 hat dabei die besondere Bedeutung, dass dadurch eine fehlende Beschränkung beim Mindest- bzw. Maximalfachsemester ausgedrückt werden kann. Die Verteileradresse

studiengang_[ID-Nummer].5.0@ekvv.uni-bielefeld.de

würde z. B. Studierende erreichen, die im 5. Fachsemester und darüber eingeschrieben sind. Die Verteileradresse

studiengang_[ID-Nummer].0.1@ekvv.uni-bielefeld.de

hingegen Erstsemester erreichen.

Anonyme Gastbenutzer sind in diesen Verteilern '''nicht''' enthalten, da sie keinem Fachsemester zugeordnet werden können.

{{MailverteilerSemesterbezug}}

==Wie kann ich nur eingeschriebene Studierende adressieren?==

Falls es nicht gewünscht ist über den Verteiler Studierende und Gastbenutzer*innen zu erreichen, die sich selbstständig im Verteiler registriert haben, aber nicht im Studiengang eingeschrieben sind, so kann eine Variante der zuvor beschriebenen, fachsemesterbezogenen Verteiler verwendet werden:

studiengang_[ID-Nummer].0.0@ekvv.uni-bielefeld.de

In dieser Art der Verteileradresse werden faktisch keine Einschränkungen auf das Fachsemester gemacht - also alle eingeschriebenen Studierenden erreicht - aber gleichzeitig sichergestellt, dass niemand ohne entsprechende Einschreibung im Studiengang enthalten ist.

|archivierung={{MailverteilerTBStgStudVerteilerArchivierung}}
}}

Vorlage:MAStatusgruppen

2025-08-14T13:28:53Z

Ihbrune: BD und AQ ergänzt

<noinclude>
Auflistung der Mitarbeiterstatusgruppen aus SAP für die Dokumentation der Mailverteiler.
</noinclude><includeonly>
== Anhang: Statusgruppen ==

In der folgenden Tabelle werden die heute in der Personalverwaltung verwendeten Statusgruppen dokumentiert. Es werden dabei nur die Gruppen ausgeführt, die tatsächlich in relevantem Umfang vorkommen:

{| class="auflistung"
!Statusgruppe
!Beschreibung
|-
|AA
|Professor*innen (C-Besoldung)
|-
|AB
|Professor*innen (W-Besoldung)
|-
|AD
|Professor*innen DV (W-Besoldung)
|-
|AE
|LB-Beamte (A-Besoldung)
|-
|AG
|Zeitbeamte (A-Besoldung)
|-
|AI
|Zeitbeamte (W-Besoldung)
|-
|AJ
|Bibliothek (A-Besoldung)
|-
|AK
|Abgeordnete Lehrer*innen (Beamte)
|-
|AL
|Abgeordnete Lehrer*innen (TV-L)
|-
|AM
|Klinische Professuren I Vertreter*innen
|-
|AO
|Klinische Professuren II
|-
|AP
|Klinische Professuren I
|-
|AQ
|Klinische Professuren III
|-
|AS
|Seniorprofessuren
|-
|AZ
|Emeriti
|-
|BA
|Verwaltungsbeamte (A-Besoldung)
|-
|BB
|Kanzler*in
|-
|BC
|Bibliotheksbeamte
|-
|BD
|Beamtenanwärter*in
|-
|CA
|Prof. vertr. (NRW-B.)
|-
|CB
|Prof. vertr. üb.Bea.
|-
|CC
|Prof. vertr. soz.pfl.
|-
|LC
|Lehrkräfte für besondere Aufgaben
|-
|LA
|wissenschaftliche Tarifbeschäftigte
|-
|LB
|nichtwissenschaftliche Tarifbeschäftigte
|-
|LD
|Azubis
|-
|LE
|Praktikant*innen
|-
|LG
|Außertarifliche wissenschaftliche Beschäftigte
|-
|LH
|Außertarififliche nichtwissenschaftliche Beschäftigte
|-
|MA
|Studentische Hilfskräfte
|-
|MB
|wissenschaftliche Hilfskräfte (FH/BA)
|-
|MC
|wissenschaftliche Hilfskräfte
|-
|NA
|Lehrbeauftragte
|-
|NC
|Wird u. a. für Klinikangehörige verwendet, Emeriti, ...
|-
|NV
|Kurzfristige Beschäftigte
|}
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Die eKVV Raumverwaltung und die Klimasteuerung der Hörsäle und Seminarräume

2025-07-20T21:10:29Z

Ihbrune: /* Wie werden die eKVV Informationen ausgewertet und genutzt? */

[[Category:FAQ]]
[[Category:Raumplanung]]
Seit Beginn des Wintersemesters 2009/10 ist die Klimatisierung aller Hörsäle und eines Teils der Seminarräume an die im eKVV dokumentierte {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}} gekoppelt. Auf dieser Seite werden die Ziele und die Umsetzung dieses Verfahrens beschrieben.

== Ziel: Einsparung von Energiekosten ==

Für die Nutzung der eKVV Raumbuchungsinformationen zur Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle und Seminarräume wurde zuerst eine spezielle Auswertungsseite (siehe unten) für das in das eKVV integrierte Raummanagement zur Verfügung gestellt, welche die für die Steuerung der Klimatisierung notwendigen Informationen darstellte. Die tatsächliche Steuerung erfolgt aber inzwischen direkt über Schnittstellen zwischen dem eKVV und der Klimatechnik über die [[Hinweise zur Nutzung der BIS API|BIS API]].

Kern dieser Kopplung ist es die Klimatisierung nur in Zeiten durchzuführen, in denen die Räume tatsächlich genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich wesentliche Energiekosten einsparen, ohne dass die Nutzungsqualität der Räume in irgendeiner Weise beeinträchtigt würde.

Dieses Verfahren kann dann optimal funktionieren, wenn im eKVV eine aktuelle Darstellung der Lehrveranstaltungen und ihrer Raumnutzung vorhanden ist. Über die Klimatisierung können Lehrende der Universität also ganz reale Energiekosten sparen, in dem sie im eKVV (auch kurzfristige) Ausfälle einzelner Veranstaltungstermine eintragen. Wie dies funktioniert, wird im Folgenden beschrieben.
== Informationen für Lehrende ==

Als Lehrende*r an der Universität finden Sie hier Antworten auf Fragen, die sich Ihnen in Bezug auf die Klimasteuerung in Verbindung mit der eKVV Raumbuchung stellen könnten. Wie bereits zuvor betont, sind Sie als Lehrende*r besonders wichtig für das Funktionieren dieses Verfahrens.

=== Wo kann ich die Werte für meine eigenen Lehrveranstaltungen finden? ===

Wenn Sie auf einen Blick für alle Ihre Veranstaltungen sehen möchten, welche Belegungszahlen im eKVV eingetragen sind, so können Sie dies am einfachsten über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]'.

Auf dieser Seite werden Ihnen bei allen Ihren Veranstaltungen die Termine angezeigt, und bei den Terminen mit eKVV Raumvergabe, auch die Anzahl an Plätzen, die für die Raumvergabe angefordert bzw. eingetragen wurde.

Die absoluten Raumgrößen der einzelnen Räume können Sie in der [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Raumliste im eKVV] der Spalte ''Plätze'' entnehmen.

=== Wie kann ich Korrekturen erreichen? ===

Wenn die für die Klimasteuerung verwendete Belegung/Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltungen deutlich von der tatsächlichen Zahl abweicht, so sollten Sie dies korrigieren lassen. Die Korrekturen erledigt die zentrale {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}}

Bitte geben Sie bei einer Rückmeldung die Belegnummer der betreffenden Veranstaltung an. Falls im eKVV mehrere Termine bei Ihrer Veranstaltung eingetragen sind, so sollten Sie ggf. noch definieren, um welchen Tag es geht, oder ob der Änderungswunsch alle Termine gleichermaßen betrifft.

=== Streichen von einzelnen Terminen bei meinen Veranstaltungen ===

Als Lehrende*r können Sie bei Ihren eKVV Veranstaltungen selbstständig einzelne Termine von regelmäßigen Terminketten (z. B. wöchentliche oder 14-tägliche Veranstaltungen) streichen, wenn Sie bereits wissen, dass diese ausfallen oder verlegt werden. Diese Streichungen kommen zum einen anderen Lehrenden zu gute, da auch solche freien Räume in der {{Raumsuche|eKVV Raumsuche}} leicht gefunden werden können. Auch sehen die Studierenden solche Streichungen direkt in ihrem eKVV Stundenplan. Darstellungen wie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Jetzt.jsp eKVV Jetzt!] nutzen diese Informationen ebenso wie die [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-fur-studierende/kalenderintegration/index.xml eKVV Kalenderintegration].

Durch die Verknüpfung mit der Klimasteuerung können Sie durch die Streichung von Einzelterminen aber nun tatsächlich zu Einsparungen bei den Energieaufwendungen und den dadurch verursachten Kosten an der Hochschule beitragen.

Um einzelne Termine zu streichen gehen Sie auf die eKVV Seite

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]

Dort finden Sie bei allen Ihren Lehrveranstaltungen die eingetragenen Termine und hinter jedem Termin einen Link mit den Titel '''Einzeltermine bereinigen'''. Über diesen Link gelangen Sie in eine Seite, in der Sie die entsprechenden Streichungen durchführen können.

Übrigens: Auch Sekretariate können die Termine der Veranstaltungen ihrer Lehrenden bereinigen.

== Wie werden die eKVV Informationen ausgewertet und genutzt? ==

ACHTUNG: Diese Beschreibung betrifft die erste Auswertungsseite der Klimasteuerung im eKVV. Auch wenn diese Seite weiterhin erreichbar ist, ist sie nicht mehr die Grundlage für die konkrete Steuerung auf technischer Ebene!
----Im öffentlichen eKVV gibt es eine spezielle Seite mit dem '''Plan für die Klimasteuerung''', die Sie unter der folgenden Adresse erreichen:

:http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp

Diese Seite wird von Dez. FM verwendet, um die Klimatisierung der Räume zu steuern. Am Anfang der Seite finden Sie eine Datumsauswahl, in der Sie den Tag festlegen können, dessen Plan Sie anzeigen möchten. Beim ersten Aufruf der Seite wird das aktuelle Datum vorausgewählt. Den größten Raum der Seite nimmt der eigentliche Plan ein, der im folgenden Abschnitt im Detail erklärt wird. Am Ende finden Sie vor den Hinweisen, der Vollständigkeit halber, noch eine Liste der Räume im eKVV, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind und damit nicht Teil der hier beschriebenen Klimasteuerung sind. Sie können diese Räume anklicken um in den entsprechenden Raumbelegungsplan zu gelangen.

=== Aufbau des Plans für die Klimatisierung ===

Der eigentliche Plan für die Klimatisierung ist eine Tabelle, die in der Breite von den Uhrzeiten aufgespannt wird und in der Höhe von den sogn. '''Klimagruppen'''. Die Klimagruppen bezeichnen Gruppen von Räumen, die eine gemeinsame Klimatisierung haben und daher für die Klimasteuerung nicht getrennt werden können. Welche Räume zu einer Klimagruppe gehören, können Sie einfach in der ersten Spalte erkennen, da sie unterhalb der Namen der Klimagruppen aufgeführt werden.

Bei jeder Klimagruppe wird in einem Stundenraster dargestellt, ob wenigstens einer der Räume zu diesem Zeitpunkt belegt ist oder ob alle Räume leer sind. Falls alle Räume einer Gruppe leer sind, ist auch die entsprechende Tabellenzelle leer und die Klimatisierung kann für diesen Zeitraum unterbleiben. Für diese Auswertung werden nur im eKVV eingetragene Veranstaltungstermine gewertet, die eine Raumzuteilung erhalten haben.

Wenn mindestens einer der Räume in einer Gruppe belegt ist, so wird eine prozentuale Auslastung angezeigt, die als Vorgabe für den Umfang der Klimatisierung genutzt wird. Oder vereinfacht gesagt: je geringer die Auslastung eines Raumes ist, desto weniger Energie muss für die Klimatisierung aufgewendet werden.

=== Berechnung des Raumbelegungsgrades ===

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Der prozentuale Wert, der bei den Klimagruppen zum Zeitpunkt einer vorhandenen Raumbelegung angezeigt wird, wird nach folgenden Regeln errechnet:

;Der einfache Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht nur aus einem Raum
:In diesem Fall wird zur Berechnung des Belegungsgrades die in dem Raum vorhandene Sitzplatzanzahl (siehe dazu die [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp eKVV Raumtabelle]) ins Verhältnis zur bei dem konkreten Veranstaltungstermin angegebenen Raumbelegung gesetzt. Wenn der Raum optimal zur Teilnehmerzahl passt wird daher ein Wert nahe bei '100%' angezeigt werden. Werte größer als '100%' werden dabei niemals angezeigt, da die Klimatisierung nicht mehr als volle Leistung bringen kann.
:In dem rechts stehenden Ausschnitt der Planseite sehen Sie ein Beispiel: Hier wird ein Belegungsgrad von '78%' angezeigt. Wenn Sie die Maus einen Moment lang still über diesem Wert stehen lassen, so erscheint ein Tooltip, der die Details zeigt.
:Die Angaben zur Raumbelegung, also zur tatsächlichen Teilnehmerzahl, werden von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragen und können nachträglich von der {{Zentrale Raumvergabe|zentralen Raumvergabe}} korrigiert werden. In den späteren Abschnitten finden Sie Hinweise, wie Sie als Lehrende die bei Ihren Veranstaltungen eingetragenen Belegungswerte einsehen und korrigieren lassen können.

;Der schwierigere Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht aus mehreren Räumen
:In diesem Fall wird zunächst für jeden Raum in der Klimagruppe so vorgegangen, wie es zuvor für den einzelnen Raum beschrieben wurde. Für die Anzeige wird dann der größte bei den Räumen vorkommende Wert verwendet. Es werden also nicht etwa die Plätze aller Räume addiert und mit den TeilnehmerInnen in allen Räumen in Beziehung gesetzt.
:Dies kann im Ergebnis dazu führen, dass auch in einer Klimagruppe mit 3 Räumen, von denen 2 leer stehen, eine '100%' Belegung angezeigt wird.
:Über den Tooltip können Sie hier genau erkennen, welche Belegungen in den einzelnen Räumen vorliegen und wie das Ergebnis zu Stande kam.

;Die drei Fragezeichen (der unbekannte Fall)
:Schließlich kann es noch vorkommen, dass bei einer Raumbuchung nicht weiter definiert wurde, wie groß die Anzahl der TeilnehmerInnen sein wird. Dies wird vom eKVV dann angenommen, wenn bei einem Termin in der Belegung eine '1' eingetragen wurde. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Buchungen direkt über die zentrale Raumvergabe durchgeführt wurden. Da in solchen Fällen keine Aussage über die Belegung gemacht werden kann, wird dies durch die Anzeige von '''???%''' symbolisiert.
:Falls bei einer Klimagruppe mit mehreren Räumen wenigstens bei einem Raum keine Aussage über die konkrete Belegung gemacht werden kann, so wird '???%' unabhängig von der Belegung der anderen Räume angezeigt. Über den Tooltip lassen sich aber die Belegungen der anderen Räume einsehen bzw. erkennen, in welchem Raum die Belegung nicht ermittelt werden konnte.

;Klausuren (der rote Stern)
:Eine weitere Besonderheit in der Anzeige stellen noch Klausurtermine dar. Bei Klausuren werden die Räume früher geöffnet als zu normalen Lehrveranstaltungen, auch sind an die Klimatisierung andere Anforderungen zu stellen. Belegungsgrade von Klimagruppen, bei denen zu diesem Zeitpunkt wenigstens in einem Raum eine Klausur stattfindet, werden daher mit einem vorangestellten roten '*' gekennzeichnet.
:Wichtig: Damit diese Kennzeichnung erfolgen kann, müssen Klausuren im eKVV wirklich als ''Klausurtermine'' eingetragen werden und nicht als normale Lehrtermine.

Wenn Sie wissen möchten, welche Veranstaltungen genau in der Belegungsanzeige einer Klimagruppe gewertet wurden, so können Sie einfach auf die Raumnamen in der ersten Spalte klicken. Sie gelangen dann in den entsprechenden Raumbelegungsplan, der schon auf das von Ihnen gewählte Datum voreingestellt ist.

;Aktuelle Änderungen der heutigen Klimasteuerungsangaben
:Um kurzfristige Änderungen und Korrekturen besonders deutlich zu kennzeichnen, werden Auslastungsgrade, deren zu Grunde liegende Termindaten '''sich heute geändert''' haben, durch das folgende Symbol gekennzeichnet und mit roter Schrift dargestellt:
:[[File:exclamation.png]]
:Wichtig: Diese Hervorhebung erfolgt nur, falls der Plan für die Klimasteuerung '''für den heutigen Tag angezeigt''' wird. Wenn der Plan für kommende Tage aufgerufen wird, wird keine entsprechenden Markierung vorgenommen.

Die eKVV Raumverwaltung und die Klimasteuerung der Hörsäle und Seminarräume

2025-07-20T21:09:21Z

Ihbrune: /* Streichen von einzelnen Terminen bei meinen Veranstaltungen */

[[Category:FAQ]]
[[Category:Raumplanung]]
Seit Beginn des Wintersemesters 2009/10 ist die Klimatisierung aller Hörsäle und eines Teils der Seminarräume an die im eKVV dokumentierte {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}} gekoppelt. Auf dieser Seite werden die Ziele und die Umsetzung dieses Verfahrens beschrieben.

== Ziel: Einsparung von Energiekosten ==

Für die Nutzung der eKVV Raumbuchungsinformationen zur Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle und Seminarräume wurde zuerst eine spezielle Auswertungsseite (siehe unten) für das in das eKVV integrierte Raummanagement zur Verfügung gestellt, welche die für die Steuerung der Klimatisierung notwendigen Informationen darstellte. Die tatsächliche Steuerung erfolgt aber inzwischen direkt über Schnittstellen zwischen dem eKVV und der Klimatechnik über die [[Hinweise zur Nutzung der BIS API|BIS API]].

Kern dieser Kopplung ist es die Klimatisierung nur in Zeiten durchzuführen, in denen die Räume tatsächlich genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich wesentliche Energiekosten einsparen, ohne dass die Nutzungsqualität der Räume in irgendeiner Weise beeinträchtigt würde.

Dieses Verfahren kann dann optimal funktionieren, wenn im eKVV eine aktuelle Darstellung der Lehrveranstaltungen und ihrer Raumnutzung vorhanden ist. Über die Klimatisierung können Lehrende der Universität also ganz reale Energiekosten sparen, in dem sie im eKVV (auch kurzfristige) Ausfälle einzelner Veranstaltungstermine eintragen. Wie dies funktioniert, wird im Folgenden beschrieben.
== Informationen für Lehrende ==

Als Lehrende*r an der Universität finden Sie hier Antworten auf Fragen, die sich Ihnen in Bezug auf die Klimasteuerung in Verbindung mit der eKVV Raumbuchung stellen könnten. Wie bereits zuvor betont, sind Sie als Lehrende*r besonders wichtig für das Funktionieren dieses Verfahrens.

=== Wo kann ich die Werte für meine eigenen Lehrveranstaltungen finden? ===

Wenn Sie auf einen Blick für alle Ihre Veranstaltungen sehen möchten, welche Belegungszahlen im eKVV eingetragen sind, so können Sie dies am einfachsten über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]'.

Auf dieser Seite werden Ihnen bei allen Ihren Veranstaltungen die Termine angezeigt, und bei den Terminen mit eKVV Raumvergabe, auch die Anzahl an Plätzen, die für die Raumvergabe angefordert bzw. eingetragen wurde.

Die absoluten Raumgrößen der einzelnen Räume können Sie in der [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Raumliste im eKVV] der Spalte ''Plätze'' entnehmen.

=== Wie kann ich Korrekturen erreichen? ===

Wenn die für die Klimasteuerung verwendete Belegung/Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltungen deutlich von der tatsächlichen Zahl abweicht, so sollten Sie dies korrigieren lassen. Die Korrekturen erledigt die zentrale {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}}

Bitte geben Sie bei einer Rückmeldung die Belegnummer der betreffenden Veranstaltung an. Falls im eKVV mehrere Termine bei Ihrer Veranstaltung eingetragen sind, so sollten Sie ggf. noch definieren, um welchen Tag es geht, oder ob der Änderungswunsch alle Termine gleichermaßen betrifft.

=== Streichen von einzelnen Terminen bei meinen Veranstaltungen ===

Als Lehrende*r können Sie bei Ihren eKVV Veranstaltungen selbstständig einzelne Termine von regelmäßigen Terminketten (z. B. wöchentliche oder 14-tägliche Veranstaltungen) streichen, wenn Sie bereits wissen, dass diese ausfallen oder verlegt werden. Diese Streichungen kommen zum einen anderen Lehrenden zu gute, da auch solche freien Räume in der {{Raumsuche|eKVV Raumsuche}} leicht gefunden werden können. Auch sehen die Studierenden solche Streichungen direkt in ihrem eKVV Stundenplan. Darstellungen wie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Jetzt.jsp eKVV Jetzt!] nutzen diese Informationen ebenso wie die [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-fur-studierende/kalenderintegration/index.xml eKVV Kalenderintegration].

Durch die Verknüpfung mit der Klimasteuerung können Sie durch die Streichung von Einzelterminen aber nun tatsächlich zu Einsparungen bei den Energieaufwendungen und den dadurch verursachten Kosten an der Hochschule beitragen.

Um einzelne Termine zu streichen gehen Sie auf die eKVV Seite

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]

Dort finden Sie bei allen Ihren Lehrveranstaltungen die eingetragenen Termine und hinter jedem Termin einen Link mit den Titel '''Einzeltermine bereinigen'''. Über diesen Link gelangen Sie in eine Seite, in der Sie die entsprechenden Streichungen durchführen können.

Übrigens: Auch Sekretariate können die Termine der Veranstaltungen ihrer Lehrenden bereinigen.

== Wie werden die eKVV Informationen ausgewertet und genutzt? ==

Im öffentlichen eKVV gibt es eine spezielle Seite mit dem '''Plan für die Klimasteuerung''', die Sie unter der folgenden Adresse erreichen:

:http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp

Diese Seite wird von Dez. FM verwendet, um die Klimatisierung der Räume zu steuern. Am Anfang der Seite finden Sie eine Datumsauswahl, in der Sie den Tag festlegen können, dessen Plan Sie anzeigen möchten. Beim ersten Aufruf der Seite wird das aktuelle Datum vorausgewählt. Den größten Raum der Seite nimmt der eigentliche Plan ein, der im folgenden Abschnitt im Detail erklärt wird. Am Ende finden Sie vor den Hinweisen, der Vollständigkeit halber, noch eine Liste der Räume im eKVV, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind und damit nicht Teil der hier beschriebenen Klimasteuerung sind. Sie können diese Räume anklicken um in den entsprechenden Raumbelegungsplan zu gelangen.

=== Aufbau des Plans für die Klimatisierung ===

Der eigentliche Plan für die Klimatisierung ist eine Tabelle, die in der Breite von den Uhrzeiten aufgespannt wird und in der Höhe von den sogn. '''Klimagruppen'''. Die Klimagruppen bezeichnen Gruppen von Räumen, die eine gemeinsame Klimatisierung haben und daher für die Klimasteuerung nicht getrennt werden können. Welche Räume zu einer Klimagruppe gehören, können Sie einfach in der ersten Spalte erkennen, da sie unterhalb der Namen der Klimagruppen aufgeführt werden.

Bei jeder Klimagruppe wird in einem Stundenraster dargestellt, ob wenigstens einer der Räume zu diesem Zeitpunkt belegt ist oder ob alle Räume leer sind. Falls alle Räume einer Gruppe leer sind, ist auch die entsprechende Tabellenzelle leer und die Klimatisierung kann für diesen Zeitraum unterbleiben. Für diese Auswertung werden nur im eKVV eingetragene Veranstaltungstermine gewertet, die eine Raumzuteilung erhalten haben.

Wenn mindestens einer der Räume in einer Gruppe belegt ist, so wird eine prozentuale Auslastung angezeigt, die als Vorgabe für den Umfang der Klimatisierung genutzt wird. Oder vereinfacht gesagt: je geringer die Auslastung eines Raumes ist, desto weniger Energie muss für die Klimatisierung aufgewendet werden.

=== Berechnung des Raumbelegungsgrades ===

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Der prozentuale Wert, der bei den Klimagruppen zum Zeitpunkt einer vorhandenen Raumbelegung angezeigt wird, wird nach folgenden Regeln errechnet:

;Der einfache Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht nur aus einem Raum
:In diesem Fall wird zur Berechnung des Belegungsgrades die in dem Raum vorhandene Sitzplatzanzahl (siehe dazu die [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp eKVV Raumtabelle]) ins Verhältnis zur bei dem konkreten Veranstaltungstermin angegebenen Raumbelegung gesetzt. Wenn der Raum optimal zur Teilnehmerzahl passt wird daher ein Wert nahe bei '100%' angezeigt werden. Werte größer als '100%' werden dabei niemals angezeigt, da die Klimatisierung nicht mehr als volle Leistung bringen kann.
:In dem rechts stehenden Ausschnitt der Planseite sehen Sie ein Beispiel: Hier wird ein Belegungsgrad von '78%' angezeigt. Wenn Sie die Maus einen Moment lang still über diesem Wert stehen lassen, so erscheint ein Tooltip, der die Details zeigt.
:Die Angaben zur Raumbelegung, also zur tatsächlichen Teilnehmerzahl, werden von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragen und können nachträglich von der {{Zentrale Raumvergabe|zentralen Raumvergabe}} korrigiert werden. In den späteren Abschnitten finden Sie Hinweise, wie Sie als Lehrende die bei Ihren Veranstaltungen eingetragenen Belegungswerte einsehen und korrigieren lassen können.

;Der schwierigere Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht aus mehreren Räumen
:In diesem Fall wird zunächst für jeden Raum in der Klimagruppe so vorgegangen, wie es zuvor für den einzelnen Raum beschrieben wurde. Für die Anzeige wird dann der größte bei den Räumen vorkommende Wert verwendet. Es werden also nicht etwa die Plätze aller Räume addiert und mit den TeilnehmerInnen in allen Räumen in Beziehung gesetzt.
:Dies kann im Ergebnis dazu führen, dass auch in einer Klimagruppe mit 3 Räumen, von denen 2 leer stehen, eine '100%' Belegung angezeigt wird.
:Über den Tooltip können Sie hier genau erkennen, welche Belegungen in den einzelnen Räumen vorliegen und wie das Ergebnis zu Stande kam.

;Die drei Fragezeichen (der unbekannte Fall)
:Schließlich kann es noch vorkommen, dass bei einer Raumbuchung nicht weiter definiert wurde, wie groß die Anzahl der TeilnehmerInnen sein wird. Dies wird vom eKVV dann angenommen, wenn bei einem Termin in der Belegung eine '1' eingetragen wurde. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Buchungen direkt über die zentrale Raumvergabe durchgeführt wurden. Da in solchen Fällen keine Aussage über die Belegung gemacht werden kann, wird dies durch die Anzeige von '''???%''' symbolisiert.
:Falls bei einer Klimagruppe mit mehreren Räumen wenigstens bei einem Raum keine Aussage über die konkrete Belegung gemacht werden kann, so wird '???%' unabhängig von der Belegung der anderen Räume angezeigt. Über den Tooltip lassen sich aber die Belegungen der anderen Räume einsehen bzw. erkennen, in welchem Raum die Belegung nicht ermittelt werden konnte.

;Klausuren (der rote Stern)
:Eine weitere Besonderheit in der Anzeige stellen noch Klausurtermine dar. Bei Klausuren werden die Räume früher geöffnet als zu normalen Lehrveranstaltungen, auch sind an die Klimatisierung andere Anforderungen zu stellen. Belegungsgrade von Klimagruppen, bei denen zu diesem Zeitpunkt wenigstens in einem Raum eine Klausur stattfindet, werden daher mit einem vorangestellten roten '*' gekennzeichnet.
:Wichtig: Damit diese Kennzeichnung erfolgen kann, müssen Klausuren im eKVV wirklich als ''Klausurtermine'' eingetragen werden und nicht als normale Lehrtermine.

Wenn Sie wissen möchten, welche Veranstaltungen genau in der Belegungsanzeige einer Klimagruppe gewertet wurden, so können Sie einfach auf die Raumnamen in der ersten Spalte klicken. Sie gelangen dann in den entsprechenden Raumbelegungsplan, der schon auf das von Ihnen gewählte Datum voreingestellt ist.

;Aktuelle Änderungen der heutigen Klimasteuerungsangaben
:Um kurzfristige Änderungen und Korrekturen besonders deutlich zu kennzeichnen, werden Auslastungsgrade, deren zu Grunde liegende Termindaten '''sich heute geändert''' haben, durch das folgende Symbol gekennzeichnet und mit roter Schrift dargestellt:
:[[File:exclamation.png]]
:Wichtig: Diese Hervorhebung erfolgt nur, falls der Plan für die Klimasteuerung '''für den heutigen Tag angezeigt''' wird. Wenn der Plan für kommende Tage aufgerufen wird, wird keine entsprechenden Markierung vorgenommen.

Die eKVV Raumverwaltung und die Klimasteuerung der Hörsäle und Seminarräume

2025-07-20T21:08:07Z

Ihbrune: /* Informationen für Lehrende */

[[Category:FAQ]]
[[Category:Raumplanung]]
Seit Beginn des Wintersemesters 2009/10 ist die Klimatisierung aller Hörsäle und eines Teils der Seminarräume an die im eKVV dokumentierte {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}} gekoppelt. Auf dieser Seite werden die Ziele und die Umsetzung dieses Verfahrens beschrieben.

== Ziel: Einsparung von Energiekosten ==

Für die Nutzung der eKVV Raumbuchungsinformationen zur Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle und Seminarräume wurde zuerst eine spezielle Auswertungsseite (siehe unten) für das in das eKVV integrierte Raummanagement zur Verfügung gestellt, welche die für die Steuerung der Klimatisierung notwendigen Informationen darstellte. Die tatsächliche Steuerung erfolgt aber inzwischen direkt über Schnittstellen zwischen dem eKVV und der Klimatechnik über die [[Hinweise zur Nutzung der BIS API|BIS API]].

Kern dieser Kopplung ist es die Klimatisierung nur in Zeiten durchzuführen, in denen die Räume tatsächlich genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich wesentliche Energiekosten einsparen, ohne dass die Nutzungsqualität der Räume in irgendeiner Weise beeinträchtigt würde.

Dieses Verfahren kann dann optimal funktionieren, wenn im eKVV eine aktuelle Darstellung der Lehrveranstaltungen und ihrer Raumnutzung vorhanden ist. Über die Klimatisierung können Lehrende der Universität also ganz reale Energiekosten sparen, in dem sie im eKVV (auch kurzfristige) Ausfälle einzelner Veranstaltungstermine eintragen. Wie dies funktioniert, wird im Folgenden beschrieben.
== Informationen für Lehrende ==

Als Lehrende*r an der Universität finden Sie hier Antworten auf Fragen, die sich Ihnen in Bezug auf die Klimasteuerung in Verbindung mit der eKVV Raumbuchung stellen könnten. Wie bereits zuvor betont, sind Sie als Lehrende*r besonders wichtig für das Funktionieren dieses Verfahrens.

=== Wo kann ich die Werte für meine eigenen Lehrveranstaltungen finden? ===

Wenn Sie auf einen Blick für alle Ihre Veranstaltungen sehen möchten, welche Belegungszahlen im eKVV eingetragen sind, so können Sie dies am einfachsten über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]'.

Auf dieser Seite werden Ihnen bei allen Ihren Veranstaltungen die Termine angezeigt, und bei den Terminen mit eKVV Raumvergabe, auch die Anzahl an Plätzen, die für die Raumvergabe angefordert bzw. eingetragen wurde.

Die absoluten Raumgrößen der einzelnen Räume können Sie in der [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Raumliste im eKVV] der Spalte ''Plätze'' entnehmen.

=== Wie kann ich Korrekturen erreichen? ===

Wenn die für die Klimasteuerung verwendete Belegung/Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltungen deutlich von der tatsächlichen Zahl abweicht, so sollten Sie dies korrigieren lassen. Die Korrekturen erledigt die zentrale {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}}

Bitte geben Sie bei einer Rückmeldung die Belegnummer der betreffenden Veranstaltung an. Falls im eKVV mehrere Termine bei Ihrer Veranstaltung eingetragen sind, so sollten Sie ggf. noch definieren, um welchen Tag es geht, oder ob der Änderungswunsch alle Termine gleichermaßen betrifft.

=== Streichen von einzelnen Terminen bei meinen Veranstaltungen ===

Als Lehrende*r können Sie bei Ihren eKVV Veranstaltungen selbstständig einzelne Termine von regelmäßigen Terminketten (z. B. wöchentliche oder 14-tägliche Veranstaltungen) streichen, wenn Sie bereits wissen, dass diese ausfallen oder verlegt werden. Diese Streichungen kommen zum einen anderen Lehrenden zu gute, da auch solche freien Räume in der {{Raumsuche|eKVV Raumsuche}} leicht gefunden werden können. Auch sehen die Studierenden solche Streichungen direkt in ihrem eKVV Stundenplan. Darstellungen wie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Jetzt.jsp eKVV Jetzt!] nutzen diese Informationen ebenso wie die [[Kalender|eKVV Kalenderintegration]].

Durch die Verknüpfung mit der Klimasteuerung können Sie durch die Streichung von Einzelterminen aber nun tatsächlich zu Einsparungen bei den Energieaufwendungen und den dadurch verursachten Kosten an der Hochschule beitragen.

Um einzelne Termine zu streichen, brauchen Sie zunächst einen {{BIS Zugang|Zugang zum eKVV}}. Wenn Sie einen Zugang haben, gehen Sie auf die eKVV Seite

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]

Dort finden Sie bei allen Ihren Lehrveranstaltungen die eingetragenen Termine und hinter jedem Termin einen Link mit den Titel '''Einzeltermine bereinigen'''. Über diesen Link gelangen Sie in eine Seite, in der Sie die entsprechenden Streichungen durchführen können.

Übrigens: Auch Sekretariate können die Termine der Veranstaltungen ihrer Lehrenden bereinigen.

== Wie werden die eKVV Informationen ausgewertet und genutzt? ==

Im öffentlichen eKVV gibt es eine spezielle Seite mit dem '''Plan für die Klimasteuerung''', die Sie unter der folgenden Adresse erreichen:

:http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp

Diese Seite wird von Dez. FM verwendet, um die Klimatisierung der Räume zu steuern. Am Anfang der Seite finden Sie eine Datumsauswahl, in der Sie den Tag festlegen können, dessen Plan Sie anzeigen möchten. Beim ersten Aufruf der Seite wird das aktuelle Datum vorausgewählt. Den größten Raum der Seite nimmt der eigentliche Plan ein, der im folgenden Abschnitt im Detail erklärt wird. Am Ende finden Sie vor den Hinweisen, der Vollständigkeit halber, noch eine Liste der Räume im eKVV, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind und damit nicht Teil der hier beschriebenen Klimasteuerung sind. Sie können diese Räume anklicken um in den entsprechenden Raumbelegungsplan zu gelangen.

=== Aufbau des Plans für die Klimatisierung ===

Der eigentliche Plan für die Klimatisierung ist eine Tabelle, die in der Breite von den Uhrzeiten aufgespannt wird und in der Höhe von den sogn. '''Klimagruppen'''. Die Klimagruppen bezeichnen Gruppen von Räumen, die eine gemeinsame Klimatisierung haben und daher für die Klimasteuerung nicht getrennt werden können. Welche Räume zu einer Klimagruppe gehören, können Sie einfach in der ersten Spalte erkennen, da sie unterhalb der Namen der Klimagruppen aufgeführt werden.

Bei jeder Klimagruppe wird in einem Stundenraster dargestellt, ob wenigstens einer der Räume zu diesem Zeitpunkt belegt ist oder ob alle Räume leer sind. Falls alle Räume einer Gruppe leer sind, ist auch die entsprechende Tabellenzelle leer und die Klimatisierung kann für diesen Zeitraum unterbleiben. Für diese Auswertung werden nur im eKVV eingetragene Veranstaltungstermine gewertet, die eine Raumzuteilung erhalten haben.

Wenn mindestens einer der Räume in einer Gruppe belegt ist, so wird eine prozentuale Auslastung angezeigt, die als Vorgabe für den Umfang der Klimatisierung genutzt wird. Oder vereinfacht gesagt: je geringer die Auslastung eines Raumes ist, desto weniger Energie muss für die Klimatisierung aufgewendet werden.

=== Berechnung des Raumbelegungsgrades ===

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Der prozentuale Wert, der bei den Klimagruppen zum Zeitpunkt einer vorhandenen Raumbelegung angezeigt wird, wird nach folgenden Regeln errechnet:

;Der einfache Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht nur aus einem Raum
:In diesem Fall wird zur Berechnung des Belegungsgrades die in dem Raum vorhandene Sitzplatzanzahl (siehe dazu die [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp eKVV Raumtabelle]) ins Verhältnis zur bei dem konkreten Veranstaltungstermin angegebenen Raumbelegung gesetzt. Wenn der Raum optimal zur Teilnehmerzahl passt wird daher ein Wert nahe bei '100%' angezeigt werden. Werte größer als '100%' werden dabei niemals angezeigt, da die Klimatisierung nicht mehr als volle Leistung bringen kann.
:In dem rechts stehenden Ausschnitt der Planseite sehen Sie ein Beispiel: Hier wird ein Belegungsgrad von '78%' angezeigt. Wenn Sie die Maus einen Moment lang still über diesem Wert stehen lassen, so erscheint ein Tooltip, der die Details zeigt.
:Die Angaben zur Raumbelegung, also zur tatsächlichen Teilnehmerzahl, werden von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragen und können nachträglich von der {{Zentrale Raumvergabe|zentralen Raumvergabe}} korrigiert werden. In den späteren Abschnitten finden Sie Hinweise, wie Sie als Lehrende die bei Ihren Veranstaltungen eingetragenen Belegungswerte einsehen und korrigieren lassen können.

;Der schwierigere Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht aus mehreren Räumen
:In diesem Fall wird zunächst für jeden Raum in der Klimagruppe so vorgegangen, wie es zuvor für den einzelnen Raum beschrieben wurde. Für die Anzeige wird dann der größte bei den Räumen vorkommende Wert verwendet. Es werden also nicht etwa die Plätze aller Räume addiert und mit den TeilnehmerInnen in allen Räumen in Beziehung gesetzt.
:Dies kann im Ergebnis dazu führen, dass auch in einer Klimagruppe mit 3 Räumen, von denen 2 leer stehen, eine '100%' Belegung angezeigt wird.
:Über den Tooltip können Sie hier genau erkennen, welche Belegungen in den einzelnen Räumen vorliegen und wie das Ergebnis zu Stande kam.

;Die drei Fragezeichen (der unbekannte Fall)
:Schließlich kann es noch vorkommen, dass bei einer Raumbuchung nicht weiter definiert wurde, wie groß die Anzahl der TeilnehmerInnen sein wird. Dies wird vom eKVV dann angenommen, wenn bei einem Termin in der Belegung eine '1' eingetragen wurde. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Buchungen direkt über die zentrale Raumvergabe durchgeführt wurden. Da in solchen Fällen keine Aussage über die Belegung gemacht werden kann, wird dies durch die Anzeige von '''???%''' symbolisiert.
:Falls bei einer Klimagruppe mit mehreren Räumen wenigstens bei einem Raum keine Aussage über die konkrete Belegung gemacht werden kann, so wird '???%' unabhängig von der Belegung der anderen Räume angezeigt. Über den Tooltip lassen sich aber die Belegungen der anderen Räume einsehen bzw. erkennen, in welchem Raum die Belegung nicht ermittelt werden konnte.

;Klausuren (der rote Stern)
:Eine weitere Besonderheit in der Anzeige stellen noch Klausurtermine dar. Bei Klausuren werden die Räume früher geöffnet als zu normalen Lehrveranstaltungen, auch sind an die Klimatisierung andere Anforderungen zu stellen. Belegungsgrade von Klimagruppen, bei denen zu diesem Zeitpunkt wenigstens in einem Raum eine Klausur stattfindet, werden daher mit einem vorangestellten roten '*' gekennzeichnet.
:Wichtig: Damit diese Kennzeichnung erfolgen kann, müssen Klausuren im eKVV wirklich als ''Klausurtermine'' eingetragen werden und nicht als normale Lehrtermine.

Wenn Sie wissen möchten, welche Veranstaltungen genau in der Belegungsanzeige einer Klimagruppe gewertet wurden, so können Sie einfach auf die Raumnamen in der ersten Spalte klicken. Sie gelangen dann in den entsprechenden Raumbelegungsplan, der schon auf das von Ihnen gewählte Datum voreingestellt ist.

;Aktuelle Änderungen der heutigen Klimasteuerungsangaben
:Um kurzfristige Änderungen und Korrekturen besonders deutlich zu kennzeichnen, werden Auslastungsgrade, deren zu Grunde liegende Termindaten '''sich heute geändert''' haben, durch das folgende Symbol gekennzeichnet und mit roter Schrift dargestellt:
:[[File:exclamation.png]]
:Wichtig: Diese Hervorhebung erfolgt nur, falls der Plan für die Klimasteuerung '''für den heutigen Tag angezeigt''' wird. Wenn der Plan für kommende Tage aufgerufen wird, wird keine entsprechenden Markierung vorgenommen.

Die eKVV Raumverwaltung und die Klimasteuerung der Hörsäle und Seminarräume

2025-07-20T21:04:00Z

Ihbrune:

[[Category:FAQ]]
[[Category:Raumplanung]]
Seit Beginn des Wintersemesters 2009/10 ist die Klimatisierung aller Hörsäle und eines Teils der Seminarräume an die im eKVV dokumentierte {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}} gekoppelt. Auf dieser Seite werden die Ziele und die Umsetzung dieses Verfahrens beschrieben.

== Ziel: Einsparung von Energiekosten ==

Für die Nutzung der eKVV Raumbuchungsinformationen zur Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle und Seminarräume wurde zuerst eine spezielle Auswertungsseite (siehe unten) für das in das eKVV integrierte Raummanagement zur Verfügung gestellt, welche die für die Steuerung der Klimatisierung notwendigen Informationen darstellte. Die tatsächliche Steuerung erfolgt aber inzwischen direkt über Schnittstellen zwischen dem eKVV und der Klimatechnik über die [[Hinweise zur Nutzung der BIS API|BIS API]].

Kern dieser Kopplung ist es die Klimatisierung nur in Zeiten durchzuführen, in denen die Räume tatsächlich genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich wesentliche Energiekosten einsparen, ohne dass die Nutzungsqualität der Räume in irgendeiner Weise beeinträchtigt würde.

Dieses Verfahren kann dann optimal funktionieren, wenn im eKVV eine aktuelle Darstellung der Lehrveranstaltungen und ihrer Raumnutzung vorhanden ist. Über die Klimatisierung können Lehrende der Universität also ganz reale Energiekosten sparen, in dem sie im eKVV (auch kurzfristige) Ausfälle einzelner Veranstaltungstermine eintragen. Wie dies funktioniert, wird im Folgenden beschrieben.
== Informationen für Lehrende ==

Als LehrendeR an der Universität Bielefeld finden Sie hier Antworten auf Fragen, die sich Ihnen in Bezug auf die Klimasteuerung in Verbindung mit der eKVV Raumbuchung stellen könnten. Wie bereits zuvor betont, sind Sie als LehrendeR besonders wichtig für das Funktionieren dieses neuen Verfahrens!

=== Wo kann ich die Werte für meine eigenen Lehrveranstaltungen finden? ===

Wenn Sie herausfinden möchten, wie Ihre eigenen Veranstaltungen in der Klimasteuerung dargestellt werden, so können Sie in folgenden Schritten vorgehen:

# Rufen Sie den [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp Plan für die Klimasteuerung] auf
# Wählen Sie dort ein Datum aus, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet und suchen Sie Ihren Raum in den Klimagruppen. Welches Datum Sie wählen spielt bei einer regelmäßigen Veranstaltung keine Rolle, da die Werte immer identisch sind (''Wichtig:'' Falls Sie den Raum Ihrer Veranstaltung unter der Überschrift 'Räume, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind' oder gar nicht auf der Seite finden, so spielt die hier beschriebene Klimasteuerung keine Rolle für Sie!).
# Schauen Sie in die Spalte mit der Uhrzeit Ihrer Veranstaltung. Dort sehen Sie den Prozentwert, der aus der angegebenen Belegung und der tatsächlichen Platzanzahl errechnet wurde. Falls Ihr Raum mit anderen Räumen zusammen in der gleichen Klimagruppe ist, so können Sie die Maus einen Moment auf dem Prozentwert stillhalten, Sie erhalten dann detaillierte Angaben dazu, welche Belegungen in den einzelnen Räumen eingetragen sind

[[File:ScreenShot eKVV Raumbelegung.jpg|frame|Ausschnitt aus der Detailseite einer Veranstaltung im eKVV]]

Wenn Sie auf einen Blick für alle Ihre Veranstaltungen sehen möchten, welche Belegungszahlen im eKVV eingetragen sind, so können Sie dies am einfachsten mit einem {{BIS Zugang|Zugang zum eKVV}} über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]'.

Auf dieser Seite werden Ihnen bei allen Ihren Veranstaltungen die Termine angezeigt, und bei den Terminen mit eKVV Raumvergabe, auch die Anzahl an Plätzen, die für die Raumvergabe angefordert bzw. eingetragen wurde. In dem nebenstehenden Screenshot sehen Sie den entsprechenden Seitenausschnitt: Dort steht ''220 Plätze''. Dieser Wert wird für die Ermittlung der Raumbelegung verwendet.

Die absoluten Raumgrößen der einzelnen Räume können Sie in der [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Raumliste im eKVV] der Spalte ''Plätze'' entnehmen.

=== Wie kann ich Korrekturen erreichen? ===

Wenn die für die Klimasteuerung verwendete Belegung/Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltungen deutlich von der tatsächlichen Zahl abweicht, so sollten Sie dies korrigieren lassen. Die Korrekturen erledigt die {{Zentrale Raumvergabe|zentrale Raumvergabe}}.

Bitte geben Sie bei einer Rückmeldung die Belegnummer der betreffenden Veranstaltung an. Falls im eKVV mehrere Termine bei Ihrer Veranstaltung eingetragen sind, so sollten Sie ggf. noch definieren, um welchen Tag es geht, oder ob der Änderungswunsch alle Termine gleichermaßen betrifft.

=== Streichen von einzelnen Terminen bei "meinen Veranstaltungen" ===

Schon seit einigen Semestern können Sie als LehrendeR bei Ihren eKVV Veranstaltungen selbstständig einzelne Termine bei regelmäßigen Terminketten (z. B. wöchentliche oder 14-tägliche Veranstaltungen) streichen, wenn Sie bereits wissen, dass diese ausfallen oder verlegt werden. Diese Streichungen kamen bisher schon anderen Lehrenden zu gute, da auch solche freien Räume in der {{Raumsuche|eKVV Raumsuche}} leicht gefunden werden können. Auch sehen die Studierenden solche Streichungen direkt in ihrem eKVV Stundenplan. Darstellungen wie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Jetzt.jsp eKVV Jetzt!] nutzen diese Informationen ebenso wie die [[Kalender|eKVV Kalenderintegration]].

Durch die Verknüpfung mit der Klimasteuerung können Sie durch die Streichung von Einzelterminen aber nun tatsächlich zu Einsparungen bei den Energieaufwendungen und den dadurch verursachten Kosten an der Hochschule beitragen.

Um einzelne Termine zu streichen, brauchen Sie zunächst einen {{BIS Zugang|Zugang zum eKVV}}. Wenn Sie einen Zugang haben, gehen Sie auf die eKVV Seite

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]

Dort finden Sie bei allen Ihren Lehrveranstaltungen die eingetragenen Termine und hinter jedem Termin einen Link mit den Titel '''Einzeltermine bereinigen'''. Über diesen Link gelangen Sie in eine Seite, in der Sie die entsprechenden Streichungen durchführen können.

Übrigens: Auch Sekretariate können die Termine der Veranstaltungen ihrer Lehrenden bereinigen.

== Wie werden die eKVV Informationen ausgewertet und genutzt? ==

Im öffentlichen eKVV gibt es eine spezielle Seite mit dem '''Plan für die Klimasteuerung''', die Sie unter der folgenden Adresse erreichen:

:http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp

Diese Seite wird von Dez. FM verwendet, um die Klimatisierung der Räume zu steuern. Am Anfang der Seite finden Sie eine Datumsauswahl, in der Sie den Tag festlegen können, dessen Plan Sie anzeigen möchten. Beim ersten Aufruf der Seite wird das aktuelle Datum vorausgewählt. Den größten Raum der Seite nimmt der eigentliche Plan ein, der im folgenden Abschnitt im Detail erklärt wird. Am Ende finden Sie vor den Hinweisen, der Vollständigkeit halber, noch eine Liste der Räume im eKVV, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind und damit nicht Teil der hier beschriebenen Klimasteuerung sind. Sie können diese Räume anklicken um in den entsprechenden Raumbelegungsplan zu gelangen.

=== Aufbau des Plans für die Klimatisierung ===

Der eigentliche Plan für die Klimatisierung ist eine Tabelle, die in der Breite von den Uhrzeiten aufgespannt wird und in der Höhe von den sogn. '''Klimagruppen'''. Die Klimagruppen bezeichnen Gruppen von Räumen, die eine gemeinsame Klimatisierung haben und daher für die Klimasteuerung nicht getrennt werden können. Welche Räume zu einer Klimagruppe gehören, können Sie einfach in der ersten Spalte erkennen, da sie unterhalb der Namen der Klimagruppen aufgeführt werden.

Bei jeder Klimagruppe wird in einem Stundenraster dargestellt, ob wenigstens einer der Räume zu diesem Zeitpunkt belegt ist oder ob alle Räume leer sind. Falls alle Räume einer Gruppe leer sind, ist auch die entsprechende Tabellenzelle leer und die Klimatisierung kann für diesen Zeitraum unterbleiben. Für diese Auswertung werden nur im eKVV eingetragene Veranstaltungstermine gewertet, die eine Raumzuteilung erhalten haben.

Wenn mindestens einer der Räume in einer Gruppe belegt ist, so wird eine prozentuale Auslastung angezeigt, die als Vorgabe für den Umfang der Klimatisierung genutzt wird. Oder vereinfacht gesagt: je geringer die Auslastung eines Raumes ist, desto weniger Energie muss für die Klimatisierung aufgewendet werden.

=== Berechnung des Raumbelegungsgrades ===

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Der prozentuale Wert, der bei den Klimagruppen zum Zeitpunkt einer vorhandenen Raumbelegung angezeigt wird, wird nach folgenden Regeln errechnet:

;Der einfache Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht nur aus einem Raum
:In diesem Fall wird zur Berechnung des Belegungsgrades die in dem Raum vorhandene Sitzplatzanzahl (siehe dazu die [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp eKVV Raumtabelle]) ins Verhältnis zur bei dem konkreten Veranstaltungstermin angegebenen Raumbelegung gesetzt. Wenn der Raum optimal zur Teilnehmerzahl passt wird daher ein Wert nahe bei '100%' angezeigt werden. Werte größer als '100%' werden dabei niemals angezeigt, da die Klimatisierung nicht mehr als volle Leistung bringen kann.
:In dem rechts stehenden Ausschnitt der Planseite sehen Sie ein Beispiel: Hier wird ein Belegungsgrad von '78%' angezeigt. Wenn Sie die Maus einen Moment lang still über diesem Wert stehen lassen, so erscheint ein Tooltip, der die Details zeigt.
:Die Angaben zur Raumbelegung, also zur tatsächlichen Teilnehmerzahl, werden von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragen und können nachträglich von der {{Zentrale Raumvergabe|zentralen Raumvergabe}} korrigiert werden. In den späteren Abschnitten finden Sie Hinweise, wie Sie als Lehrende die bei Ihren Veranstaltungen eingetragenen Belegungswerte einsehen und korrigieren lassen können.

;Der schwierigere Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht aus mehreren Räumen
:In diesem Fall wird zunächst für jeden Raum in der Klimagruppe so vorgegangen, wie es zuvor für den einzelnen Raum beschrieben wurde. Für die Anzeige wird dann der größte bei den Räumen vorkommende Wert verwendet. Es werden also nicht etwa die Plätze aller Räume addiert und mit den TeilnehmerInnen in allen Räumen in Beziehung gesetzt.
:Dies kann im Ergebnis dazu führen, dass auch in einer Klimagruppe mit 3 Räumen, von denen 2 leer stehen, eine '100%' Belegung angezeigt wird.
:Über den Tooltip können Sie hier genau erkennen, welche Belegungen in den einzelnen Räumen vorliegen und wie das Ergebnis zu Stande kam.

;Die drei Fragezeichen (der unbekannte Fall)
:Schließlich kann es noch vorkommen, dass bei einer Raumbuchung nicht weiter definiert wurde, wie groß die Anzahl der TeilnehmerInnen sein wird. Dies wird vom eKVV dann angenommen, wenn bei einem Termin in der Belegung eine '1' eingetragen wurde. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Buchungen direkt über die zentrale Raumvergabe durchgeführt wurden. Da in solchen Fällen keine Aussage über die Belegung gemacht werden kann, wird dies durch die Anzeige von '''???%''' symbolisiert.
:Falls bei einer Klimagruppe mit mehreren Räumen wenigstens bei einem Raum keine Aussage über die konkrete Belegung gemacht werden kann, so wird '???%' unabhängig von der Belegung der anderen Räume angezeigt. Über den Tooltip lassen sich aber die Belegungen der anderen Räume einsehen bzw. erkennen, in welchem Raum die Belegung nicht ermittelt werden konnte.

;Klausuren (der rote Stern)
:Eine weitere Besonderheit in der Anzeige stellen noch Klausurtermine dar. Bei Klausuren werden die Räume früher geöffnet als zu normalen Lehrveranstaltungen, auch sind an die Klimatisierung andere Anforderungen zu stellen. Belegungsgrade von Klimagruppen, bei denen zu diesem Zeitpunkt wenigstens in einem Raum eine Klausur stattfindet, werden daher mit einem vorangestellten roten '*' gekennzeichnet.
:Wichtig: Damit diese Kennzeichnung erfolgen kann, müssen Klausuren im eKVV wirklich als ''Klausurtermine'' eingetragen werden und nicht als normale Lehrtermine.

Wenn Sie wissen möchten, welche Veranstaltungen genau in der Belegungsanzeige einer Klimagruppe gewertet wurden, so können Sie einfach auf die Raumnamen in der ersten Spalte klicken. Sie gelangen dann in den entsprechenden Raumbelegungsplan, der schon auf das von Ihnen gewählte Datum voreingestellt ist.

;Aktuelle Änderungen der heutigen Klimasteuerungsangaben
:Um kurzfristige Änderungen und Korrekturen besonders deutlich zu kennzeichnen, werden Auslastungsgrade, deren zu Grunde liegende Termindaten '''sich heute geändert''' haben, durch das folgende Symbol gekennzeichnet und mit roter Schrift dargestellt:
:[[File:exclamation.png]]
:Wichtig: Diese Hervorhebung erfolgt nur, falls der Plan für die Klimasteuerung '''für den heutigen Tag angezeigt''' wird. Wenn der Plan für kommende Tage aufgerufen wird, wird keine entsprechenden Markierung vorgenommen.

Die eKVV Raumverwaltung und die Klimasteuerung der Hörsäle und Seminarräume

2025-07-20T21:03:31Z

Ihbrune: /* Ziel: Einsparung von Energiekosten */

[[Category:FAQ]]
[[Category:Raumplanung]]
Seit Beginn des Wintersemesters 2009/10 ist die Klimatisierung aller Hörsäle und eines Teils der Seminarräume an die im eKVV dokumentierte {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}} gekoppelt. Auf dieser Seite werden die Ziele und die Umsetzung dieses Verfahrens beschrieben.

== Ziel: Einsparung von Energiekosten ==

Für die Nutzung der eKVV Raumbuchungsinformationen zur Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle und Seminarräume wurde zuerst eine spezielle Auswertungsseite (siehe unten) für das in das eKVV integrierte Raummanagement zur Verfügung gestellt, welche die für die Steuerung der Klimatisierung notwendigen Informationen darstellte. Die tatsächliche Steuerung erfolgt aber inzwischen direkt über Schnittstellen zwischen dem eKVV und der Klimatechnik über die [[Hinweise zur Nutzung der BIS API|BIS API]].

Kern dieser Kopplung ist es die Klimatisierung nur in Zeiten durchzuführen, in denen die Räume tatsächlich genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich wesentliche Energiekosten einsparen, ohne dass die Nutzungsqualität der Räume in irgendeiner Weise beeinträchtigt würde.

Dieses Verfahren kann dann optimal funktionieren, wenn im eKVV eine aktuelle Darstellung der Lehrveranstaltungen und ihrer Raumnutzung vorhanden ist. Über die Klimatisierung können Lehrende der Universität also ganz reale Energiekosten sparen, in dem sie im eKVV (auch kurzfristige) Ausfälle einzelner Veranstaltungstermine eintragen. Wie dies funktioniert, wird im Folgenden beschrieben.

== Wie werden die eKVV Informationen ausgewertet und genutzt? ==

Im öffentlichen eKVV gibt es eine spezielle Seite mit dem '''Plan für die Klimasteuerung''', die Sie unter der folgenden Adresse erreichen:

:http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp

Diese Seite wird von Dez. FM verwendet, um die Klimatisierung der Räume zu steuern. Am Anfang der Seite finden Sie eine Datumsauswahl, in der Sie den Tag festlegen können, dessen Plan Sie anzeigen möchten. Beim ersten Aufruf der Seite wird das aktuelle Datum vorausgewählt. Den größten Raum der Seite nimmt der eigentliche Plan ein, der im folgenden Abschnitt im Detail erklärt wird. Am Ende finden Sie vor den Hinweisen, der Vollständigkeit halber, noch eine Liste der Räume im eKVV, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind und damit nicht Teil der hier beschriebenen Klimasteuerung sind. Sie können diese Räume anklicken um in den entsprechenden Raumbelegungsplan zu gelangen.

=== Aufbau des Plans für die Klimatisierung ===

Der eigentliche Plan für die Klimatisierung ist eine Tabelle, die in der Breite von den Uhrzeiten aufgespannt wird und in der Höhe von den sogn. '''Klimagruppen'''. Die Klimagruppen bezeichnen Gruppen von Räumen, die eine gemeinsame Klimatisierung haben und daher für die Klimasteuerung nicht getrennt werden können. Welche Räume zu einer Klimagruppe gehören, können Sie einfach in der ersten Spalte erkennen, da sie unterhalb der Namen der Klimagruppen aufgeführt werden.

Bei jeder Klimagruppe wird in einem Stundenraster dargestellt, ob wenigstens einer der Räume zu diesem Zeitpunkt belegt ist oder ob alle Räume leer sind. Falls alle Räume einer Gruppe leer sind, ist auch die entsprechende Tabellenzelle leer und die Klimatisierung kann für diesen Zeitraum unterbleiben. Für diese Auswertung werden nur im eKVV eingetragene Veranstaltungstermine gewertet, die eine Raumzuteilung erhalten haben.

Wenn mindestens einer der Räume in einer Gruppe belegt ist, so wird eine prozentuale Auslastung angezeigt, die als Vorgabe für den Umfang der Klimatisierung genutzt wird. Oder vereinfacht gesagt: je geringer die Auslastung eines Raumes ist, desto weniger Energie muss für die Klimatisierung aufgewendet werden.

=== Berechnung des Raumbelegungsgrades ===

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Der prozentuale Wert, der bei den Klimagruppen zum Zeitpunkt einer vorhandenen Raumbelegung angezeigt wird, wird nach folgenden Regeln errechnet:

;Der einfache Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht nur aus einem Raum
:In diesem Fall wird zur Berechnung des Belegungsgrades die in dem Raum vorhandene Sitzplatzanzahl (siehe dazu die [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp eKVV Raumtabelle]) ins Verhältnis zur bei dem konkreten Veranstaltungstermin angegebenen Raumbelegung gesetzt. Wenn der Raum optimal zur Teilnehmerzahl passt wird daher ein Wert nahe bei '100%' angezeigt werden. Werte größer als '100%' werden dabei niemals angezeigt, da die Klimatisierung nicht mehr als volle Leistung bringen kann.
:In dem rechts stehenden Ausschnitt der Planseite sehen Sie ein Beispiel: Hier wird ein Belegungsgrad von '78%' angezeigt. Wenn Sie die Maus einen Moment lang still über diesem Wert stehen lassen, so erscheint ein Tooltip, der die Details zeigt.
:Die Angaben zur Raumbelegung, also zur tatsächlichen Teilnehmerzahl, werden von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragen und können nachträglich von der {{Zentrale Raumvergabe|zentralen Raumvergabe}} korrigiert werden. In den späteren Abschnitten finden Sie Hinweise, wie Sie als Lehrende die bei Ihren Veranstaltungen eingetragenen Belegungswerte einsehen und korrigieren lassen können.

;Der schwierigere Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht aus mehreren Räumen
:In diesem Fall wird zunächst für jeden Raum in der Klimagruppe so vorgegangen, wie es zuvor für den einzelnen Raum beschrieben wurde. Für die Anzeige wird dann der größte bei den Räumen vorkommende Wert verwendet. Es werden also nicht etwa die Plätze aller Räume addiert und mit den TeilnehmerInnen in allen Räumen in Beziehung gesetzt.
:Dies kann im Ergebnis dazu führen, dass auch in einer Klimagruppe mit 3 Räumen, von denen 2 leer stehen, eine '100%' Belegung angezeigt wird.
:Über den Tooltip können Sie hier genau erkennen, welche Belegungen in den einzelnen Räumen vorliegen und wie das Ergebnis zu Stande kam.

;Die drei Fragezeichen (der unbekannte Fall)
:Schließlich kann es noch vorkommen, dass bei einer Raumbuchung nicht weiter definiert wurde, wie groß die Anzahl der TeilnehmerInnen sein wird. Dies wird vom eKVV dann angenommen, wenn bei einem Termin in der Belegung eine '1' eingetragen wurde. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Buchungen direkt über die zentrale Raumvergabe durchgeführt wurden. Da in solchen Fällen keine Aussage über die Belegung gemacht werden kann, wird dies durch die Anzeige von '''???%''' symbolisiert.
:Falls bei einer Klimagruppe mit mehreren Räumen wenigstens bei einem Raum keine Aussage über die konkrete Belegung gemacht werden kann, so wird '???%' unabhängig von der Belegung der anderen Räume angezeigt. Über den Tooltip lassen sich aber die Belegungen der anderen Räume einsehen bzw. erkennen, in welchem Raum die Belegung nicht ermittelt werden konnte.

;Klausuren (der rote Stern)
:Eine weitere Besonderheit in der Anzeige stellen noch Klausurtermine dar. Bei Klausuren werden die Räume früher geöffnet als zu normalen Lehrveranstaltungen, auch sind an die Klimatisierung andere Anforderungen zu stellen. Belegungsgrade von Klimagruppen, bei denen zu diesem Zeitpunkt wenigstens in einem Raum eine Klausur stattfindet, werden daher mit einem vorangestellten roten '*' gekennzeichnet.
:Wichtig: Damit diese Kennzeichnung erfolgen kann, müssen Klausuren im eKVV wirklich als ''Klausurtermine'' eingetragen werden und nicht als normale Lehrtermine.

Wenn Sie wissen möchten, welche Veranstaltungen genau in der Belegungsanzeige einer Klimagruppe gewertet wurden, so können Sie einfach auf die Raumnamen in der ersten Spalte klicken. Sie gelangen dann in den entsprechenden Raumbelegungsplan, der schon auf das von Ihnen gewählte Datum voreingestellt ist.

;Aktuelle Änderungen der heutigen Klimasteuerungsangaben
:Um kurzfristige Änderungen und Korrekturen besonders deutlich zu kennzeichnen, werden Auslastungsgrade, deren zu Grunde liegende Termindaten '''sich heute geändert''' haben, durch das folgende Symbol gekennzeichnet und mit roter Schrift dargestellt:
:[[File:exclamation.png]]
:Wichtig: Diese Hervorhebung erfolgt nur, falls der Plan für die Klimasteuerung '''für den heutigen Tag angezeigt''' wird. Wenn der Plan für kommende Tage aufgerufen wird, wird keine entsprechenden Markierung vorgenommen.
== Informationen für Lehrende ==

Als LehrendeR an der Universität Bielefeld finden Sie hier Antworten auf Fragen, die sich Ihnen in Bezug auf die Klimasteuerung in Verbindung mit der eKVV Raumbuchung stellen könnten. Wie bereits zuvor betont, sind Sie als LehrendeR besonders wichtig für das Funktionieren dieses neuen Verfahrens!

=== Wo kann ich die Werte für meine eigenen Lehrveranstaltungen finden? ===

Wenn Sie herausfinden möchten, wie Ihre eigenen Veranstaltungen in der Klimasteuerung dargestellt werden, so können Sie in folgenden Schritten vorgehen:

# Rufen Sie den [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp Plan für die Klimasteuerung] auf
# Wählen Sie dort ein Datum aus, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet und suchen Sie Ihren Raum in den Klimagruppen. Welches Datum Sie wählen spielt bei einer regelmäßigen Veranstaltung keine Rolle, da die Werte immer identisch sind (''Wichtig:'' Falls Sie den Raum Ihrer Veranstaltung unter der Überschrift 'Räume, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind' oder gar nicht auf der Seite finden, so spielt die hier beschriebene Klimasteuerung keine Rolle für Sie!).
# Schauen Sie in die Spalte mit der Uhrzeit Ihrer Veranstaltung. Dort sehen Sie den Prozentwert, der aus der angegebenen Belegung und der tatsächlichen Platzanzahl errechnet wurde. Falls Ihr Raum mit anderen Räumen zusammen in der gleichen Klimagruppe ist, so können Sie die Maus einen Moment auf dem Prozentwert stillhalten, Sie erhalten dann detaillierte Angaben dazu, welche Belegungen in den einzelnen Räumen eingetragen sind

[[File:ScreenShot eKVV Raumbelegung.jpg|frame|Ausschnitt aus der Detailseite einer Veranstaltung im eKVV]]

Wenn Sie auf einen Blick für alle Ihre Veranstaltungen sehen möchten, welche Belegungszahlen im eKVV eingetragen sind, so können Sie dies am einfachsten mit einem {{BIS Zugang|Zugang zum eKVV}} über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]'.

Auf dieser Seite werden Ihnen bei allen Ihren Veranstaltungen die Termine angezeigt, und bei den Terminen mit eKVV Raumvergabe, auch die Anzahl an Plätzen, die für die Raumvergabe angefordert bzw. eingetragen wurde. In dem nebenstehenden Screenshot sehen Sie den entsprechenden Seitenausschnitt: Dort steht ''220 Plätze''. Dieser Wert wird für die Ermittlung der Raumbelegung verwendet.

Die absoluten Raumgrößen der einzelnen Räume können Sie in der [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Raumliste im eKVV] der Spalte ''Plätze'' entnehmen.

=== Wie kann ich Korrekturen erreichen? ===

Wenn die für die Klimasteuerung verwendete Belegung/Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltungen deutlich von der tatsächlichen Zahl abweicht, so sollten Sie dies korrigieren lassen. Die Korrekturen erledigt die {{Zentrale Raumvergabe|zentrale Raumvergabe}}.

Bitte geben Sie bei einer Rückmeldung die Belegnummer der betreffenden Veranstaltung an. Falls im eKVV mehrere Termine bei Ihrer Veranstaltung eingetragen sind, so sollten Sie ggf. noch definieren, um welchen Tag es geht, oder ob der Änderungswunsch alle Termine gleichermaßen betrifft.

=== Streichen von einzelnen Terminen bei "meinen Veranstaltungen" ===

Schon seit einigen Semestern können Sie als LehrendeR bei Ihren eKVV Veranstaltungen selbstständig einzelne Termine bei regelmäßigen Terminketten (z. B. wöchentliche oder 14-tägliche Veranstaltungen) streichen, wenn Sie bereits wissen, dass diese ausfallen oder verlegt werden. Diese Streichungen kamen bisher schon anderen Lehrenden zu gute, da auch solche freien Räume in der {{Raumsuche|eKVV Raumsuche}} leicht gefunden werden können. Auch sehen die Studierenden solche Streichungen direkt in ihrem eKVV Stundenplan. Darstellungen wie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Jetzt.jsp eKVV Jetzt!] nutzen diese Informationen ebenso wie die [[Kalender|eKVV Kalenderintegration]].

Durch die Verknüpfung mit der Klimasteuerung können Sie durch die Streichung von Einzelterminen aber nun tatsächlich zu Einsparungen bei den Energieaufwendungen und den dadurch verursachten Kosten an der Hochschule beitragen.

Um einzelne Termine zu streichen, brauchen Sie zunächst einen {{BIS Zugang|Zugang zum eKVV}}. Wenn Sie einen Zugang haben, gehen Sie auf die eKVV Seite

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]

Dort finden Sie bei allen Ihren Lehrveranstaltungen die eingetragenen Termine und hinter jedem Termin einen Link mit den Titel '''Einzeltermine bereinigen'''. Über diesen Link gelangen Sie in eine Seite, in der Sie die entsprechenden Streichungen durchführen können.

Übrigens: Auch Sekretariate können die Termine der Veranstaltungen ihrer Lehrenden bereinigen.

Die eKVV Raumverwaltung und die Klimasteuerung der Hörsäle und Seminarräume

2025-07-20T21:01:15Z

Ihbrune:

[[Category:FAQ]]
[[Category:Raumplanung]]
Seit Beginn des Wintersemesters 2009/10 ist die Klimatisierung aller Hörsäle und eines Teils der Seminarräume an die im eKVV dokumentierte {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}} gekoppelt. Auf dieser Seite werden die Ziele und die Umsetzung dieses Verfahrens beschrieben.

== Ziel: Einsparung von Energiekosten ==

Für die Nutzung der eKVV Raumbuchungsinformationen zur Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle und Seminarräume wurde zuerst eine spezielle Auswertungsseite (siehe unten) für das in das eKVV integrierte Raummanagement zur Verfügung gestellt, welche die für die Steuerung der Klimatisierung notwendigen Informationen darstellte. Die tatsächliche Steuerung erfolgt aber inzwischen direkt über Schnittstellen zwischen dem eKVV und der Klimatechnik über die [[Hinweise zur Nutzung der BIS API|BIS API]].

Kern dieser Kopplung ist es die Klimatisierung nur in Zeiten durchzuführen, in denen die Räume tatsächlich genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich wesentliche Energiekosten einsparen, ohne dass die Nutzungsqualität der Räume in irgendeiner Weise beeinträchtigt würde.

Damit dieses neue Verfahren optimal funktionieren kann, ist die {{Zentrale Raumvergabe|zentrale Raumvergabe}} natürlich weiterhin auf möglichst genaue Rückmeldungen zur Raumnutzung von den Lehrenden und Fakultäten angewiesen. Durch die Kopplung der eKVV Raumbuchung mit der Klimatisierung können Lehrende der Hochschule ab sofort also ganz reale Energiekosten sparen, in dem sie im eKVV (auch kurzfristige) Ausfälle einzelner Veranstaltungstermine eintragen. Wie dies funktioniert, wird im Folgenden beschrieben.

== Wie werden die eKVV Informationen ausgewertet und genutzt? ==

Im öffentlichen eKVV gibt es eine spezielle Seite mit dem '''Plan für die Klimasteuerung''', die Sie unter der folgenden Adresse erreichen:

:http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp

Diese Seite wird von Dez. FM verwendet, um die Klimatisierung der Räume zu steuern. Am Anfang der Seite finden Sie eine Datumsauswahl, in der Sie den Tag festlegen können, dessen Plan Sie anzeigen möchten. Beim ersten Aufruf der Seite wird das aktuelle Datum vorausgewählt. Den größten Raum der Seite nimmt der eigentliche Plan ein, der im folgenden Abschnitt im Detail erklärt wird. Am Ende finden Sie vor den Hinweisen, der Vollständigkeit halber, noch eine Liste der Räume im eKVV, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind und damit nicht Teil der hier beschriebenen Klimasteuerung sind. Sie können diese Räume anklicken um in den entsprechenden Raumbelegungsplan zu gelangen.

=== Aufbau des Plans für die Klimatisierung ===

Der eigentliche Plan für die Klimatisierung ist eine Tabelle, die in der Breite von den Uhrzeiten aufgespannt wird und in der Höhe von den sogn. '''Klimagruppen'''. Die Klimagruppen bezeichnen Gruppen von Räumen, die eine gemeinsame Klimatisierung haben und daher für die Klimasteuerung nicht getrennt werden können. Welche Räume zu einer Klimagruppe gehören, können Sie einfach in der ersten Spalte erkennen, da sie unterhalb der Namen der Klimagruppen aufgeführt werden.

Bei jeder Klimagruppe wird in einem Stundenraster dargestellt, ob wenigstens einer der Räume zu diesem Zeitpunkt belegt ist oder ob alle Räume leer sind. Falls alle Räume einer Gruppe leer sind, ist auch die entsprechende Tabellenzelle leer und die Klimatisierung kann für diesen Zeitraum unterbleiben. Für diese Auswertung werden nur im eKVV eingetragene Veranstaltungstermine gewertet, die eine Raumzuteilung erhalten haben.

Wenn mindestens einer der Räume in einer Gruppe belegt ist, so wird eine prozentuale Auslastung angezeigt, die als Vorgabe für den Umfang der Klimatisierung genutzt wird. Oder vereinfacht gesagt: je geringer die Auslastung eines Raumes ist, desto weniger Energie muss für die Klimatisierung aufgewendet werden.

=== Berechnung des Raumbelegungsgrades ===

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Der prozentuale Wert, der bei den Klimagruppen zum Zeitpunkt einer vorhandenen Raumbelegung angezeigt wird, wird nach folgenden Regeln errechnet:

;Der einfache Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht nur aus einem Raum
:In diesem Fall wird zur Berechnung des Belegungsgrades die in dem Raum vorhandene Sitzplatzanzahl (siehe dazu die [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp eKVV Raumtabelle]) ins Verhältnis zur bei dem konkreten Veranstaltungstermin angegebenen Raumbelegung gesetzt. Wenn der Raum optimal zur Teilnehmerzahl passt wird daher ein Wert nahe bei '100%' angezeigt werden. Werte größer als '100%' werden dabei niemals angezeigt, da die Klimatisierung nicht mehr als volle Leistung bringen kann.
:In dem rechts stehenden Ausschnitt der Planseite sehen Sie ein Beispiel: Hier wird ein Belegungsgrad von '78%' angezeigt. Wenn Sie die Maus einen Moment lang still über diesem Wert stehen lassen, so erscheint ein Tooltip, der die Details zeigt.
:Die Angaben zur Raumbelegung, also zur tatsächlichen Teilnehmerzahl, werden von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragen und können nachträglich von der {{Zentrale Raumvergabe|zentralen Raumvergabe}} korrigiert werden. In den späteren Abschnitten finden Sie Hinweise, wie Sie als Lehrende die bei Ihren Veranstaltungen eingetragenen Belegungswerte einsehen und korrigieren lassen können.

;Der schwierigere Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht aus mehreren Räumen
:In diesem Fall wird zunächst für jeden Raum in der Klimagruppe so vorgegangen, wie es zuvor für den einzelnen Raum beschrieben wurde. Für die Anzeige wird dann der größte bei den Räumen vorkommende Wert verwendet. Es werden also nicht etwa die Plätze aller Räume addiert und mit den TeilnehmerInnen in allen Räumen in Beziehung gesetzt.
:Dies kann im Ergebnis dazu führen, dass auch in einer Klimagruppe mit 3 Räumen, von denen 2 leer stehen, eine '100%' Belegung angezeigt wird.
:Über den Tooltip können Sie hier genau erkennen, welche Belegungen in den einzelnen Räumen vorliegen und wie das Ergebnis zu Stande kam.

;Die drei Fragezeichen (der unbekannte Fall)
:Schließlich kann es noch vorkommen, dass bei einer Raumbuchung nicht weiter definiert wurde, wie groß die Anzahl der TeilnehmerInnen sein wird. Dies wird vom eKVV dann angenommen, wenn bei einem Termin in der Belegung eine '1' eingetragen wurde. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Buchungen direkt über die zentrale Raumvergabe durchgeführt wurden. Da in solchen Fällen keine Aussage über die Belegung gemacht werden kann, wird dies durch die Anzeige von '''???%''' symbolisiert.
:Falls bei einer Klimagruppe mit mehreren Räumen wenigstens bei einem Raum keine Aussage über die konkrete Belegung gemacht werden kann, so wird '???%' unabhängig von der Belegung der anderen Räume angezeigt. Über den Tooltip lassen sich aber die Belegungen der anderen Räume einsehen bzw. erkennen, in welchem Raum die Belegung nicht ermittelt werden konnte.

;Klausuren (der rote Stern)
:Eine weitere Besonderheit in der Anzeige stellen noch Klausurtermine dar. Bei Klausuren werden die Räume früher geöffnet als zu normalen Lehrveranstaltungen, auch sind an die Klimatisierung andere Anforderungen zu stellen. Belegungsgrade von Klimagruppen, bei denen zu diesem Zeitpunkt wenigstens in einem Raum eine Klausur stattfindet, werden daher mit einem vorangestellten roten '*' gekennzeichnet.
:Wichtig: Damit diese Kennzeichnung erfolgen kann, müssen Klausuren im eKVV wirklich als ''Klausurtermine'' eingetragen werden und nicht als normale Lehrtermine.

;Termine mit Nutzung der Experimentalausstattung (das grüne Reagenzglas)
:Einen weiteren Sonderfall in der Anzeige stellen schließlich Termine dar, bei denen eine Experimentalausstattung bei der Raumvergabe angefordert wurde. Diese Termine können nur in bestimmten Räumen stattfinden und bei einem Teil dieser Räume wird die '''Freigabe der Abzugsanlagen''' von dieser Einstellung abhängig gemacht. Oder anders gesagt: Die Abzugsanlagen lassen sich in diesen Räumen nur aktivieren, wenn im Plan der Klimasteuerung dieses Symbol angezeigt wird. Auf diese Weise wird wirkungsvoll verhindert, dass durch ein vergessenes Abschalten dieser Anlagen nach Ende einer Veranstaltung viel Energie verschwendet wird.
:[[File:experiment.png]]
:Es ist daher wichtig bei einem Veranstaltungstermin einen entsprechenden Bedarf auch nach den ersten Runden der zentralen Raumvergabe anzugeben. Gegebenenfalls kann die zentrale Raumvergabe nach bereits erfolgter Raumzuteilung diese Einstellung noch korrigieren.

Wenn Sie wissen möchten, welche Veranstaltungen genau in der Belegungsanzeige einer Klimagruppe gewertet wurden, so können Sie einfach auf die Raumnamen in der ersten Spalte klicken. Sie gelangen dann in den entsprechenden Raumbelegungsplan, der schon auf das von Ihnen gewählte Datum voreingestellt ist.

;Aktuelle Änderungen der heutigen Klimasteuerungsangaben
:Um kurzfristige Änderungen und Korrekturen besonders deutlich zu kennzeichnen, werden Auslastungsgrade, deren zu Grunde liegende Termindaten '''sich heute geändert''' haben, durch das folgende Symbol gekennzeichnet und mit roter Schrift dargestellt:
:[[File:exclamation.png]]
:Wichtig: Diese Hervorhebung erfolgt nur, falls der Plan für die Klimasteuerung '''für den heutigen Tag angezeigt''' wird. Wenn der Plan für kommende Tage aufgerufen wird, wird keine entsprechenden Markierung vorgenommen.
== Informationen für Lehrende ==

Als LehrendeR an der Universität Bielefeld finden Sie hier Antworten auf Fragen, die sich Ihnen in Bezug auf die Klimasteuerung in Verbindung mit der eKVV Raumbuchung stellen könnten. Wie bereits zuvor betont, sind Sie als LehrendeR besonders wichtig für das Funktionieren dieses neuen Verfahrens!

=== Wo kann ich die Werte für meine eigenen Lehrveranstaltungen finden? ===

Wenn Sie herausfinden möchten, wie Ihre eigenen Veranstaltungen in der Klimasteuerung dargestellt werden, so können Sie in folgenden Schritten vorgehen:

# Rufen Sie den [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp Plan für die Klimasteuerung] auf
# Wählen Sie dort ein Datum aus, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet und suchen Sie Ihren Raum in den Klimagruppen. Welches Datum Sie wählen spielt bei einer regelmäßigen Veranstaltung keine Rolle, da die Werte immer identisch sind (''Wichtig:'' Falls Sie den Raum Ihrer Veranstaltung unter der Überschrift 'Räume, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind' oder gar nicht auf der Seite finden, so spielt die hier beschriebene Klimasteuerung keine Rolle für Sie!).
# Schauen Sie in die Spalte mit der Uhrzeit Ihrer Veranstaltung. Dort sehen Sie den Prozentwert, der aus der angegebenen Belegung und der tatsächlichen Platzanzahl errechnet wurde. Falls Ihr Raum mit anderen Räumen zusammen in der gleichen Klimagruppe ist, so können Sie die Maus einen Moment auf dem Prozentwert stillhalten, Sie erhalten dann detaillierte Angaben dazu, welche Belegungen in den einzelnen Räumen eingetragen sind

[[File:ScreenShot eKVV Raumbelegung.jpg|frame|Ausschnitt aus der Detailseite einer Veranstaltung im eKVV]]

Wenn Sie auf einen Blick für alle Ihre Veranstaltungen sehen möchten, welche Belegungszahlen im eKVV eingetragen sind, so können Sie dies am einfachsten mit einem {{BIS Zugang|Zugang zum eKVV}} über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]'.

Auf dieser Seite werden Ihnen bei allen Ihren Veranstaltungen die Termine angezeigt, und bei den Terminen mit eKVV Raumvergabe, auch die Anzahl an Plätzen, die für die Raumvergabe angefordert bzw. eingetragen wurde. In dem nebenstehenden Screenshot sehen Sie den entsprechenden Seitenausschnitt: Dort steht ''220 Plätze''. Dieser Wert wird für die Ermittlung der Raumbelegung verwendet.

Die absoluten Raumgrößen der einzelnen Räume können Sie in der [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Raumliste im eKVV] der Spalte ''Plätze'' entnehmen.

=== Wie kann ich Korrekturen erreichen? ===

Wenn die für die Klimasteuerung verwendete Belegung/Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltungen deutlich von der tatsächlichen Zahl abweicht, so sollten Sie dies korrigieren lassen. Die Korrekturen erledigt die {{Zentrale Raumvergabe|zentrale Raumvergabe}}.

Bitte geben Sie bei einer Rückmeldung die Belegnummer der betreffenden Veranstaltung an. Falls im eKVV mehrere Termine bei Ihrer Veranstaltung eingetragen sind, so sollten Sie ggf. noch definieren, um welchen Tag es geht, oder ob der Änderungswunsch alle Termine gleichermaßen betrifft.

=== Streichen von einzelnen Terminen bei "meinen Veranstaltungen" ===

Schon seit einigen Semestern können Sie als LehrendeR bei Ihren eKVV Veranstaltungen selbstständig einzelne Termine bei regelmäßigen Terminketten (z. B. wöchentliche oder 14-tägliche Veranstaltungen) streichen, wenn Sie bereits wissen, dass diese ausfallen oder verlegt werden. Diese Streichungen kamen bisher schon anderen Lehrenden zu gute, da auch solche freien Räume in der {{Raumsuche|eKVV Raumsuche}} leicht gefunden werden können. Auch sehen die Studierenden solche Streichungen direkt in ihrem eKVV Stundenplan. Darstellungen wie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Jetzt.jsp eKVV Jetzt!] nutzen diese Informationen ebenso wie die [[Kalender|eKVV Kalenderintegration]].

Durch die Verknüpfung mit der Klimasteuerung können Sie durch die Streichung von Einzelterminen aber nun tatsächlich zu Einsparungen bei den Energieaufwendungen und den dadurch verursachten Kosten an der Hochschule beitragen.

Um einzelne Termine zu streichen, brauchen Sie zunächst einen {{BIS Zugang|Zugang zum eKVV}}. Wenn Sie einen Zugang haben, gehen Sie auf die eKVV Seite

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]

Dort finden Sie bei allen Ihren Lehrveranstaltungen die eingetragenen Termine und hinter jedem Termin einen Link mit den Titel '''Einzeltermine bereinigen'''. Über diesen Link gelangen Sie in eine Seite, in der Sie die entsprechenden Streichungen durchführen können.

Übrigens: Auch Sekretariate können die Termine der Veranstaltungen ihrer Lehrenden bereinigen.

Vorlage:Raumvergabe

2025-07-20T20:57:04Z

Ihbrune:

[https://www.uni-bielefeld.de/themen/lehr-studienorganisation/lehrorganisation/fuer-lehrplanerinnen/raumvergabe/ Raumvergabe]

Die eKVV Raumverwaltung und die Klimasteuerung der Hörsäle und Seminarräume

2025-07-20T20:56:11Z

Ihbrune:

[[Category:FAQ]]
[[Category:Raumplanung]]
Seit Beginn des Wintersemesters 2009/10 ist die Klimatisierung aller Hörsäle und eines Teils der Seminarräume an die im eKVV dokumentierte {{Raumvergabe|Raumbuchung und -belegung}} gekoppelt. Auf dieser Seite werden die Ziele und die Umsetzung dieses Verfahrens beschrieben.

== Ziel: Einsparung von Energiekosten ==

Bei der Nutzung der eKVV Raumbuchungsinformationen zur Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle und Seminare arbeiten das [[Einrichtung:10007|Dezernat Facility Management (FM)]] und das {{BISKontakt|BIS}} zusammen: Das BIS stellt dabei eine spezielle Auswertungsseite (siehe unten) für das in das eKVV integrierte Raummanagement zur Verfügung, welche die für die Steuerung der Klimatisierung notwendigen Informationen darstellt. Dez. FM ist unter anderem für die {{Zentrale Raumvergabe|zentrale Raumvergabe}} und generell für das Gebäudemanagement zuständig.

Im Dez. FM entstand dabei auch die Idee, die sehr genauen Informationen, die über die Raumnutzung im eKVV vorliegen, für die Klimasteuerung zu nutzen. Kern dieser Idee ist es, dass die Klimatisierung nur in Zeiten erfolgen muss, in denen die Räume tatsächlich genutzt werden, und in genau dem Umfang, in dem die Räume belegt sind. Auf diese Weise lassen sich wesentliche Energiekosten einsparen, ohne dass die Nutzungsqualität der Räume in irgendeiner Weise beeinträchtigt würde.

Damit dieses neue Verfahren optimal funktionieren kann, ist die {{Zentrale Raumvergabe|zentrale Raumvergabe}} natürlich weiterhin auf möglichst genaue Rückmeldungen zur Raumnutzung von den Lehrenden und Fakultäten angewiesen. Durch die Kopplung der eKVV Raumbuchung mit der Klimatisierung können Lehrende der Hochschule ab sofort also ganz reale Energiekosten sparen, in dem sie im eKVV (auch kurzfristige) Ausfälle einzelner Veranstaltungstermine eintragen. Wie dies funktioniert, wird im Folgenden beschrieben.

== Wie werden die eKVV Informationen ausgewertet und genutzt? ==

Im öffentlichen eKVV gibt es eine spezielle Seite mit dem '''Plan für die Klimasteuerung''', die Sie unter der folgenden Adresse erreichen:

:http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp

Diese Seite wird von Dez. FM verwendet, um die Klimatisierung der Räume zu steuern. Am Anfang der Seite finden Sie eine Datumsauswahl, in der Sie den Tag festlegen können, dessen Plan Sie anzeigen möchten. Beim ersten Aufruf der Seite wird das aktuelle Datum vorausgewählt. Den größten Raum der Seite nimmt der eigentliche Plan ein, der im folgenden Abschnitt im Detail erklärt wird. Am Ende finden Sie vor den Hinweisen, der Vollständigkeit halber, noch eine Liste der Räume im eKVV, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind und damit nicht Teil der hier beschriebenen Klimasteuerung sind. Sie können diese Räume anklicken um in den entsprechenden Raumbelegungsplan zu gelangen.

=== Aufbau des Plans für die Klimatisierung ===

Der eigentliche Plan für die Klimatisierung ist eine Tabelle, die in der Breite von den Uhrzeiten aufgespannt wird und in der Höhe von den sogn. '''Klimagruppen'''. Die Klimagruppen bezeichnen Gruppen von Räumen, die eine gemeinsame Klimatisierung haben und daher für die Klimasteuerung nicht getrennt werden können. Welche Räume zu einer Klimagruppe gehören, können Sie einfach in der ersten Spalte erkennen, da sie unterhalb der Namen der Klimagruppen aufgeführt werden.

Bei jeder Klimagruppe wird in einem Stundenraster dargestellt, ob wenigstens einer der Räume zu diesem Zeitpunkt belegt ist oder ob alle Räume leer sind. Falls alle Räume einer Gruppe leer sind, ist auch die entsprechende Tabellenzelle leer und die Klimatisierung kann für diesen Zeitraum unterbleiben. Für diese Auswertung werden nur im eKVV eingetragene Veranstaltungstermine gewertet, die eine Raumzuteilung erhalten haben.

Wenn mindestens einer der Räume in einer Gruppe belegt ist, so wird eine prozentuale Auslastung angezeigt, die als Vorgabe für den Umfang der Klimatisierung genutzt wird. Oder vereinfacht gesagt: je geringer die Auslastung eines Raumes ist, desto weniger Energie muss für die Klimatisierung aufgewendet werden.

=== Berechnung des Raumbelegungsgrades ===

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Der prozentuale Wert, der bei den Klimagruppen zum Zeitpunkt einer vorhandenen Raumbelegung angezeigt wird, wird nach folgenden Regeln errechnet:

;Der einfache Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht nur aus einem Raum
:In diesem Fall wird zur Berechnung des Belegungsgrades die in dem Raum vorhandene Sitzplatzanzahl (siehe dazu die [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp eKVV Raumtabelle]) ins Verhältnis zur bei dem konkreten Veranstaltungstermin angegebenen Raumbelegung gesetzt. Wenn der Raum optimal zur Teilnehmerzahl passt wird daher ein Wert nahe bei '100%' angezeigt werden. Werte größer als '100%' werden dabei niemals angezeigt, da die Klimatisierung nicht mehr als volle Leistung bringen kann.
:In dem rechts stehenden Ausschnitt der Planseite sehen Sie ein Beispiel: Hier wird ein Belegungsgrad von '78%' angezeigt. Wenn Sie die Maus einen Moment lang still über diesem Wert stehen lassen, so erscheint ein Tooltip, der die Details zeigt.
:Die Angaben zur Raumbelegung, also zur tatsächlichen Teilnehmerzahl, werden von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragen und können nachträglich von der {{Zentrale Raumvergabe|zentralen Raumvergabe}} korrigiert werden. In den späteren Abschnitten finden Sie Hinweise, wie Sie als Lehrende die bei Ihren Veranstaltungen eingetragenen Belegungswerte einsehen und korrigieren lassen können.

;Der schwierigere Fall<nowiki>:</nowiki> Die Klimagruppe besteht aus mehreren Räumen
:In diesem Fall wird zunächst für jeden Raum in der Klimagruppe so vorgegangen, wie es zuvor für den einzelnen Raum beschrieben wurde. Für die Anzeige wird dann der größte bei den Räumen vorkommende Wert verwendet. Es werden also nicht etwa die Plätze aller Räume addiert und mit den TeilnehmerInnen in allen Räumen in Beziehung gesetzt.
:Dies kann im Ergebnis dazu führen, dass auch in einer Klimagruppe mit 3 Räumen, von denen 2 leer stehen, eine '100%' Belegung angezeigt wird.
:Über den Tooltip können Sie hier genau erkennen, welche Belegungen in den einzelnen Räumen vorliegen und wie das Ergebnis zu Stande kam.

;Die drei Fragezeichen (der unbekannte Fall)
:Schließlich kann es noch vorkommen, dass bei einer Raumbuchung nicht weiter definiert wurde, wie groß die Anzahl der TeilnehmerInnen sein wird. Dies wird vom eKVV dann angenommen, wenn bei einem Termin in der Belegung eine '1' eingetragen wurde. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Buchungen direkt über die zentrale Raumvergabe durchgeführt wurden. Da in solchen Fällen keine Aussage über die Belegung gemacht werden kann, wird dies durch die Anzeige von '''???%''' symbolisiert.
:Falls bei einer Klimagruppe mit mehreren Räumen wenigstens bei einem Raum keine Aussage über die konkrete Belegung gemacht werden kann, so wird '???%' unabhängig von der Belegung der anderen Räume angezeigt. Über den Tooltip lassen sich aber die Belegungen der anderen Räume einsehen bzw. erkennen, in welchem Raum die Belegung nicht ermittelt werden konnte.

;Klausuren (der rote Stern)
:Eine weitere Besonderheit in der Anzeige stellen noch Klausurtermine dar. Bei Klausuren werden die Räume früher geöffnet als zu normalen Lehrveranstaltungen, auch sind an die Klimatisierung andere Anforderungen zu stellen. Belegungsgrade von Klimagruppen, bei denen zu diesem Zeitpunkt wenigstens in einem Raum eine Klausur stattfindet, werden daher mit einem vorangestellten roten '*' gekennzeichnet.
:Wichtig: Damit diese Kennzeichnung erfolgen kann, müssen Klausuren im eKVV wirklich als ''Klausurtermine'' eingetragen werden und nicht als normale Lehrtermine.

;Termine mit Nutzung der Experimentalausstattung (das grüne Reagenzglas)
:Einen weiteren Sonderfall in der Anzeige stellen schließlich Termine dar, bei denen eine Experimentalausstattung bei der Raumvergabe angefordert wurde. Diese Termine können nur in bestimmten Räumen stattfinden und bei einem Teil dieser Räume wird die '''Freigabe der Abzugsanlagen''' von dieser Einstellung abhängig gemacht. Oder anders gesagt: Die Abzugsanlagen lassen sich in diesen Räumen nur aktivieren, wenn im Plan der Klimasteuerung dieses Symbol angezeigt wird. Auf diese Weise wird wirkungsvoll verhindert, dass durch ein vergessenes Abschalten dieser Anlagen nach Ende einer Veranstaltung viel Energie verschwendet wird.
:[[File:experiment.png]]
:Es ist daher wichtig bei einem Veranstaltungstermin einen entsprechenden Bedarf auch nach den ersten Runden der zentralen Raumvergabe anzugeben. Gegebenenfalls kann die zentrale Raumvergabe nach bereits erfolgter Raumzuteilung diese Einstellung noch korrigieren.

Wenn Sie wissen möchten, welche Veranstaltungen genau in der Belegungsanzeige einer Klimagruppe gewertet wurden, so können Sie einfach auf die Raumnamen in der ersten Spalte klicken. Sie gelangen dann in den entsprechenden Raumbelegungsplan, der schon auf das von Ihnen gewählte Datum voreingestellt ist.

;Aktuelle Änderungen der heutigen Klimasteuerungsangaben
:Um kurzfristige Änderungen und Korrekturen besonders deutlich zu kennzeichnen, werden Auslastungsgrade, deren zu Grunde liegende Termindaten '''sich heute geändert''' haben, durch das folgende Symbol gekennzeichnet und mit roter Schrift dargestellt:
:[[File:exclamation.png]]
:Wichtig: Diese Hervorhebung erfolgt nur, falls der Plan für die Klimasteuerung '''für den heutigen Tag angezeigt''' wird. Wenn der Plan für kommende Tage aufgerufen wird, wird keine entsprechenden Markierung vorgenommen.
== Informationen für Lehrende ==

Als LehrendeR an der Universität Bielefeld finden Sie hier Antworten auf Fragen, die sich Ihnen in Bezug auf die Klimasteuerung in Verbindung mit der eKVV Raumbuchung stellen könnten. Wie bereits zuvor betont, sind Sie als LehrendeR besonders wichtig für das Funktionieren dieses neuen Verfahrens!

=== Wo kann ich die Werte für meine eigenen Lehrveranstaltungen finden? ===

Wenn Sie herausfinden möchten, wie Ihre eigenen Veranstaltungen in der Klimasteuerung dargestellt werden, so können Sie in folgenden Schritten vorgehen:

# Rufen Sie den [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp Plan für die Klimasteuerung] auf
# Wählen Sie dort ein Datum aus, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet und suchen Sie Ihren Raum in den Klimagruppen. Welches Datum Sie wählen spielt bei einer regelmäßigen Veranstaltung keine Rolle, da die Werte immer identisch sind (''Wichtig:'' Falls Sie den Raum Ihrer Veranstaltung unter der Überschrift 'Räume, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind' oder gar nicht auf der Seite finden, so spielt die hier beschriebene Klimasteuerung keine Rolle für Sie!).
# Schauen Sie in die Spalte mit der Uhrzeit Ihrer Veranstaltung. Dort sehen Sie den Prozentwert, der aus der angegebenen Belegung und der tatsächlichen Platzanzahl errechnet wurde. Falls Ihr Raum mit anderen Räumen zusammen in der gleichen Klimagruppe ist, so können Sie die Maus einen Moment auf dem Prozentwert stillhalten, Sie erhalten dann detaillierte Angaben dazu, welche Belegungen in den einzelnen Räumen eingetragen sind

[[File:ScreenShot eKVV Raumbelegung.jpg|frame|Ausschnitt aus der Detailseite einer Veranstaltung im eKVV]]

Wenn Sie auf einen Blick für alle Ihre Veranstaltungen sehen möchten, welche Belegungszahlen im eKVV eingetragen sind, so können Sie dies am einfachsten mit einem {{BIS Zugang|Zugang zum eKVV}} über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]'.

Auf dieser Seite werden Ihnen bei allen Ihren Veranstaltungen die Termine angezeigt, und bei den Terminen mit eKVV Raumvergabe, auch die Anzahl an Plätzen, die für die Raumvergabe angefordert bzw. eingetragen wurde. In dem nebenstehenden Screenshot sehen Sie den entsprechenden Seitenausschnitt: Dort steht ''220 Plätze''. Dieser Wert wird für die Ermittlung der Raumbelegung verwendet.

Die absoluten Raumgrößen der einzelnen Räume können Sie in der [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Raumliste im eKVV] der Spalte ''Plätze'' entnehmen.

=== Wie kann ich Korrekturen erreichen? ===

Wenn die für die Klimasteuerung verwendete Belegung/Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltungen deutlich von der tatsächlichen Zahl abweicht, so sollten Sie dies korrigieren lassen. Die Korrekturen erledigt die {{Zentrale Raumvergabe|zentrale Raumvergabe}}.

Bitte geben Sie bei einer Rückmeldung die Belegnummer der betreffenden Veranstaltung an. Falls im eKVV mehrere Termine bei Ihrer Veranstaltung eingetragen sind, so sollten Sie ggf. noch definieren, um welchen Tag es geht, oder ob der Änderungswunsch alle Termine gleichermaßen betrifft.

=== Streichen von einzelnen Terminen bei "meinen Veranstaltungen" ===

Schon seit einigen Semestern können Sie als LehrendeR bei Ihren eKVV Veranstaltungen selbstständig einzelne Termine bei regelmäßigen Terminketten (z. B. wöchentliche oder 14-tägliche Veranstaltungen) streichen, wenn Sie bereits wissen, dass diese ausfallen oder verlegt werden. Diese Streichungen kamen bisher schon anderen Lehrenden zu gute, da auch solche freien Räume in der {{Raumsuche|eKVV Raumsuche}} leicht gefunden werden können. Auch sehen die Studierenden solche Streichungen direkt in ihrem eKVV Stundenplan. Darstellungen wie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Jetzt.jsp eKVV Jetzt!] nutzen diese Informationen ebenso wie die [[Kalender|eKVV Kalenderintegration]].

Durch die Verknüpfung mit der Klimasteuerung können Sie durch die Streichung von Einzelterminen aber nun tatsächlich zu Einsparungen bei den Energieaufwendungen und den dadurch verursachten Kosten an der Hochschule beitragen.

Um einzelne Termine zu streichen, brauchen Sie zunächst einen {{BIS Zugang|Zugang zum eKVV}}. Wenn Sie einen Zugang haben, gehen Sie auf die eKVV Seite

:[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]

Dort finden Sie bei allen Ihren Lehrveranstaltungen die eingetragenen Termine und hinter jedem Termin einen Link mit den Titel '''Einzeltermine bereinigen'''. Über diesen Link gelangen Sie in eine Seite, in der Sie die entsprechenden Streichungen durchführen können.

Übrigens: Auch Sekretariate können die Termine der Veranstaltungen ihrer Lehrenden bereinigen.

EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

2025-06-29T15:10:37Z

Ihbrune: /* Wie funktioniert eine Blockung */

Auf dieser Seite findet sich das eKVV Benutzerhandbuch für die Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen. Eine Beschreibung der Raumvergabe für Raumnutzer aus den Fakultäten und Einrichtungen findet sich [[Raumvergabe|hier]].

:Zur [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe]

== Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg ==

[[File:ekvv_link_zr.png|right|Link zur Startseite der Raumvergabe]]

Das [[Das eKVV|eKVV]] ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot.

Das eKVV ist das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für (Lehr-)Veranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der MitarbeiterInnen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

:[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Spezielle eKVV Startseite] für die Personen in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück. Die Seite lässt sich in jeder eKVV Seite im Menü am rechten Rand über den Link 'Startseite ZR' erreichen.

=== Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe ===

Die Raumvergabe ist ein ganz zentrales Element des in jedem Jahr (jeweils in Vorbereitung des nächsten Semesters) zwei Mal stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die {{Onlinebedarfserhebung}} hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu. Diese Zuteilung erfolgt in mehreren, genau aufeinander abgestimmten Schritten und nach festgelegten Regeln. Gebucht wird hierbei nicht manuell, sondern mithilfe einer Software, die in der Lage ist, große Mengen von Veranstaltungen auf die zur Verfügung stehenden Räume zu verteilen.

Es existiert eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: {{Raumvergabe|Die Raumvergabe}}

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im sogenannten {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}}. Dieser beruht auf gemeinsamen Vereinbarungen zwischen den Fakultäten einerseits und der zentralen Raumvergabe andererseits, und wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt. Wenn nötig erfolgt hier für einzelne Termine noch eine Abstimmung mit dem BIS.

=== Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt? ===

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

;Die zentrale Raumvergabe
:Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

;Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen
:Dies sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und für diese Lehrveranstaltungen Räume anfordern. Diese Personen bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe, die über die Zuteilung von Räumen zu Veranstaltungen entscheidet.
:Je nach Fakultät ist die Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können, unterschiedlich groß. Die jeweiligen Hauptansprechpersonen finden sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Einrichtung_Tabelle.jsp Fakultätenübersicht] des eKVVs.
:Es gibt einen automatischen eMailverteiler für alle Personen mit eKVV Bearbeitungsrechten, über den die zentrale Raumvergabe Informationen an diese Gruppe verschicken kann. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe.

;Dezentrale Raumverwalter
:In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.
:Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ''ihre'' Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wie die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.

;Externe Raumnutzer
:Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

;Hausmeister und Leitwarte
:Die MitarbeiterInnen in diesen Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

;Die Studierenden und die Lehrenden
:Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

=== Kommunikation mit den Nutzergruppen ===

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

== Die Buchung von Räumen ==

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

=== Veranstaltungen und Termine: Die eKVV Grundelemente der Raumvergabe ===

Die Strukturen des eKVVs lassen sich vereinfacht so darstellen:

* Semester (Wintersemester 2010/2011, Sommersemester 2011, ...)
** Einrichtung (Fakultät für Biologie, Fakultät für Chemie, ...)
*** Veranstaltung ('BWL I', ....)
**** '''Veranstaltungstermin''' ('Einführungsveranstaltung', 'wöchentlicher Termin an Mittwoch', '1. Klausurtermin', ...)
***** '''Raum''' ('H1', ...)

Das eKVV ist also grob gesagt nach Semestern und Einrichtungen gegliedert und unterhalb der Einrichtungen gibt es die verschiedenen (Lehr-)Veranstaltungen. Jede Lehrveranstaltung kann einen oder mehrere Termine haben.

Auf der Ebene der Termine spielt sich nun die eKVV Raumvergabe ab, hier werden Räume durch die zentrale Raumvergabe zugewiesen. Dabei definieren die Termineigenschaften wie der Zeitraum, der Tag und die Uhrzeit den Umfang der Raumzuweisung. Wichtig ist es, an dieser Stelle noch zu betonen, dass es im eKVV auch viele Termine gibt bei denen keine zentrale Raumvergabe erfolgt (Beispiele sind Exkursionen oder Veranstaltungen, die in dezentral verwalteten Fakultätsräumen stattfinden). Auf diese Termine hat die zentrale Raumvergabe keinen Zugriff.
=== Semesterorientierung vs. Datumsorientierung ===

Der Semesterrhythmus, der für den Lehrbetrieb der Hochschule eine so grundlegende Rolle spielt, ist insbesondere bei der Frage wichtig, wann welche Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Dieser Aspekt der Raumvergabe wird im kommenden Abschnitt separat behandelt.

Völlig unwichtig ist das Semester hingegen in technischer Hinsicht bei der Frage, welche Zeiträume ein Veranstaltungstermin belegen kann. Dies bedeutet, dass eine Veranstaltungen, die im eKVV beispielsweise dem Wintersemester 2010/11 zugeordnet ist, Veranstaltungstermine besitzen kann, die in der Vorlesungszeit des folgenden Sommersemesters liegen. Dies bedeutet für die Raumvergabe, dass bei den Raumbuchungen allein der bei einem konkreten Termin eingetragene Zeitraum relevant ist, aber nicht in welchem Semester die zugehörige Veranstaltung eingetragen wurde.

=== Wann dürfen welche Raumanforderungen gebucht werden? ===

Der Semesterrhythmus spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Frage, wann Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Entscheidend ist hier nicht allein die Frage, ob der ''Termin'', für den ein Raum benötigt wird, innerhalb eines Semesters liegt, sondern gleichzeitig auch, ob die Raum''anforderung'' innerhalb oder vor den großen Vergaberunden (irgend)eines Semesters liegt oder nicht. Termine außerhalb der Vorlesungszeiten sind unproblematisch und können jederzeit gebucht werden. Termine innerhalb der Vorlesungszeit können aber nur in solchen Zeiträumen gebucht werden, in denen sie die großen Vergaberunden nicht stören. Eine Übersicht der Vorlesungszeiten findet sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Semester_Auswahl.jsp Semestertabelle].

Die Frage ob eine Buchung erfolgen kann, hängt ganz entscheidend vom {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} ab. Je nachdem, ob man sich vor, mittendrin oder außerhalb der großen Vergaberunden befindet, können keine, ein Teil oder alle Raumanforderungen gebucht werden.

Während oder vor den großen Vergaberunden dürfen keine Einzelbuchungen für Veranstaltungen des kommenden Semesters gebucht werden, weil dadurch die automatisierte Vergabe behindert werden können. Dies soll am Beispiel der konkreten Daten des Sommersemester 2011 durchgespielt werden:

Die Vorlesungszeit des SoSe 2011 geht vom 04.04. bis zum 15.07.2011. Für alle Raumbuchungen in diesem Zeitraum hängt die Entscheidung ob sie gebucht werden können oder nicht, von folgendem Zeitraster ab, welches der Kalender der Lehrplanung vorgibt:

;Keine Buchungen vor dem 17.02.2011 (Vor Beginn der großen Vergaberunden)
:An diesem Tag findet die erste Runde der großen Raumvergaben statt. Vor diesem Tag dürfen keinerlei Buchungen (abgesehen von Blockungen, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt) vorgenommen werden.
:Der Grund ist hier, dass jede Buchung vor den großen Vergaberunden bereits Räume blockiert, die dann nicht mehr für die Verteilung zur Verfügung stünden.

;Buchungen für Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen zwischen dem 17.02. und dem 28.02.2011 (Nach der ersten Vergaberunde)
:In diesem Zeitraum, der nach der ersten Vergaberunde für Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare liegt und vor der zweiten Vergaberunde für Tutorien und Übungen, dürfen die Raumbuchungen bearbeitet werden, die die in der ersten Runde behandelten Veranstaltungstermine betreffen.
:Sinn dieser Phase ist es, den Fakultäten die Möglichkeit zu geben, für die Veranstaltungen, die in der ersten Runde nicht mit Räumen versorgt werden konnten, Nachbesserungen vorzunehmen.

;Zusätzliche Buchungen für Übungen und Tutorien zwischen dem 28.02. und dem 10.03.2011 (Nach der zweiten Vergaberunde)
:Dieser Zeitraum beginnt nach der zweiten Vergaberunde und geht bis zur dritten Runde, die dann auch Einzeltermine einbezieht.
:Wie bei der vorherigen Phase, wird auch hier den Fakultäten die Möglichkeit gegeben, bei den in der zweiten Runde leer ausgegangenen Veranstaltungen Umplanungen vorzunehmen und dann Räume anzufordern. Natürlich können auch weiterhin Buchungen für die schon zuvor genannten Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen vorgenommen werden, die Gruppe der buchbaren Termine vergrößert sich also.

;Ab dem 10.03.2011 ist alles buchbar (Nach der dritte Vergaberunde)
:Sobald die dritte und letzte Runde der großen Vergaberunden abgeschlossen ist sind alle Raumbuchungen für das Semester buchbar.

Es ist für den Ablauf also wichtig, zu bestimmen in welche Kategorie eine Raumbuchung fällt. In den ersten Runden geht es immer nur um Raumanforderungen, die die komplette Vorlesungszeit abdecken (wöchentlich oder 14täglich). Die Belegnummern der Pflichtveranstaltungen müssen die Fakultäten vorher bei der Raumvergabe abgeben. Erst mit der dritten Runde kommen einmalige Veranstaltungen wie Klausuren oder Blöcke zur Zuteilung, da diese ansonsten komplette Zeitspuren in den Raumbelegungplänen blockieren würden.

=== Berücksichtigung der Raumeignungen ===

Bei der Einzelbuchung von Raumanforderungen der Fakultäten muss normalerweise nicht darauf geachtet werden, ob die Ausstattung des Raumes wie z. B. die Anzahl der Plätze für die speziellen Anforderungen einer Veranstaltung passend ist, da die Fakultäten sich den Raum explizit ausgesucht haben (wenn die zentrale Raumvergabe selbst Räume, z. B. für Externe, bucht, muss dies natürlich beachtet werden).

Trotzdem muss bei der Buchung überprüft werden ob ein Raum grundsätzlich für die Veranstaltung geeignet bzw. für Buchungen verfügbar ist. Ein Beispiel sind hier die verwalteten Rechnerräume, in denen sich zwar prinzipiell auch Veranstaltungen durchführen lassen, die keine Rechnerausstattung erfordern, eine solche Nutzung aber normalerweise nicht erfolgen soll. Andere Beispiele können Räume sein, die erst noch vorbereitet werden müssen oder die zu einem Stichtag aus der Raumvergabe ausscheiden. Entsprechende Angaben sollten in der Raumtabelle bei den Raumeigenschaften eingetragen werden. Diese Eintragungen macht die zentrale Raumvergabe selbst, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt.

Eine letzte Besonderheit sind schließlich die einzelnen Fakultäten zugeordneten Räume. Hier können ggf. Vereinbarungen mit der jeweiligen Fakultät existieren wann und wie diese Räume vergeben werden können.

In der Buchungsmaske werden alle Informationen zu den entsprechenden Räumen angezeigt, so dass hier immer die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
=== Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten ===

Der Anlass für eine Raumbuchung ist - abgesehen von den großen Raumvergaberunden - immer ein Anstoß von Seiten der Fakultäten oder genereller gesagt von den Raumnutzern (die Ausnahme sind Buchungen von Externen, siehe den späteren Abschnitt dazu). Die Fakultäten sollen dabei heute bevorzugt die {{Selbstbuchung}} nutzen. Es wird aber weiterhin Fälle geben, in denen eine Buchung nur von der zentralen Raumvergabe durchgeführt werden kann. In diesem Fällen können die Fakultät eine eKVV Funktion nutzen, die eine speziell für die zentrale Raumvergabe vorkonfektionierte eMail erzeugt. Das folgende Bildschirmfoto zeigt so eine eMail:

[[File:ekvv raumbuchungsmail.jpg|center|Standardemail mit einer Raumbuchungsaufforderung]]

[[File:ekvv_terminlinks.png|right|Links bei einem Termin]]

Im Betreff der eMail sieht man eine Zusammenfassung der Anfrage, also um welchen Raum es geht und um welche Zeit. In der eMail selbst befindet sich ein Link, der direkt in das Buchungsformular der zentralen Raumvergabe führt. Auf diese Weise sind keine Irrtümer möglich etwa bei der Frage, in welchem Semester die Veranstaltung zu finden ist oder um welchen der verschiedenen Termine einer Veranstaltung es geht.

'''Die bei der zentralen Raumvergabe eintreffenden Buchungen werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.'''

Wenn Buchungsanfragen telefonisch behandelt werden - was eine Ausnahme sein sollte - so kann im eKVV über die Schnellsuchfunktion am rechten Rand zu der betreffenden Veranstaltung gefunden werden, die Belegnummer ist dabei das einfachste Suchkriterium. Dabei ist es wichtig, das richtige Semester auszuwählen, dazu kann etwa auf das oberhalb der Schnellsuche angezeigte Semester geklickt werden.

In der Detailseite der Veranstaltung findet sich dann bei jedem einzelnen Termin ein Link 'Raum zuteilen' über welchen die Bearbeitungsmaske für die zentrale Raumvergabe erreicht wird. Dies ist die gleiche Seite die auch über den Link in den Standardemails angesteuert wird.

=== Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen ===

Die eigentliche Buchungsmaske soll alle für die Raumzuweisung notwendigen Informationen auf einer Seite bündeln. Auf dieser Seite können:

* Raumanfragen zugewiesen oder abgelehnt,
* Überschneidungen mit anderen Buchungen angezeigt,
* Teile der Termindaten bearbeitet und
* Bearbeitungen durch andere KollegInnen in der Raumvergabe erkannt werden.
[[File:ekvv raumzuteilung.jpg|600px|Die Raumbuchungsmaske]]

Das Bildschirmfoto zeigt dabei diese Maske mit einem Termin, bei dem noch keine Raumbuchung erfolgt ist. Die konkrete Beschreibung der Funktion der Seite finden Sie heute in der Kontexthilfe, die in der eKVV Seite oben rechts abrufbar ist.

=== Checkliste Raumbuchung kompakt ===

Hier noch einmal in einer Kurzfassung die Punkte, die bei einer konkreten Buchungen jeweils durchgegangen werden müssen:

# Hat schon eine Kollegin oder ein Kollege die Buchung bearbeitet? Wenn bereits eine erst kürzlich erfolgte Bearbeitung angezeigt wird sollte ggf. erst Rücksprache gehalten werden.

# Grundsätzliche Konsistenzprüfung: Erscheinen die Termindaten ''normal'', sind also keine Ausreißer bei Uhrzeiten oder Datum vorhanden etc.? Ist es eine spezielle Veranstaltung wie ein Platzhalter?

# Liegt der Termin in einer Vorlesungszeit? Wenn ja muss an Hand des [[Kalender der Lehrplanung an der Universität Bielefeld|Kalenders]] der Lehrplanung und der Veranstaltungsart entschieden werden ob schon gebucht werden darf
#:[[File:ekvv raumzuteilung vorlesungszeiten.jpg|Hinweise zum Verhältnis eines Termines zu den bekannten Vorlesungszeiten]]

# Ist der gewünschte Raum grundsätzlich verfügbar oder gibt es spezielle Regelungen zur Vergabe? Hier kann durch einen Blick in die Raumeigenschaften eine entsprechende Entscheidung gefällt werden:
#: [[File:ekvv raumzuteilung raumhinweise.jpg|Raum mit seinen Eigenschaften]]

# Gibt es Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen? Wenn ja muss beurteilt werden ob die konkurrierenden Veranstaltungen Platzhalterveranstaltungen sind, die ggf. ignoriert werden können, oder ob die Überschneidungen in Kauf genommen und bereinigt werden können (z. B. wenn sie nur einzelne Tage betreffen)
#:[[File:ekvv ueberschneidung bei buchung.png|Überschneidungswarnung bei einer Buchung]]

=== Bearbeiten von Terminen nach der Raumbuchungen ===

Die Fakultäten können Termine mit zugeteiltem Raum nur noch eingeschränkt bearbeiten. Die Grundregel ist hier, dass eine erfolgte Raumzuweisung nur verkleinert werden kann, also etwa durch Reduktion des Zeitraums oder der Uhrzeit.

Die zentrale Raumvergabe kann die Termindaten der Raumbuchungen in größerem, aber immer noch eingeschränktem Umfang bearbeiten. Diese Bearbeitung darf aber nur in Absprache mit den Fakultäten erfolgen und sollte grundsätzlich die Ausnahme bleiben. Terminverlegungen sollten eigentlich immer komplett in den Fakultäten erfolgen, da nur so sichergestellt werden kann, dass Absprachen etwa zur Überschneidungsfreiheit mit anderen Teilen des Lehrangebots eingehalten werden.
=== Rückgabe und Umbuchung von Räumen ===

Wenn Fakultäten Räume doch nicht benötigen so können sie diese jederzeit selbst und ohne Inanspruchnahme der zentralen Raumvergabe zurückgeben. Dazu befindet sich in dem Terminbearbeitungsformular für die Fakultäten ein entsprechenden Schalter. Falls eine Veranstaltung ausfällt und im eKVV entsprechend gekennzeichnet wird, so werden die zugeteilten Räume automatisch freigegeben und stehen damit anderen Raumnutzern wieder zur Verfügung.

Fakultäten haben hingegen nicht die Möglichkeit zugewiesene Räume selbstständig von einer Veranstaltung auf eine andere zu übertragen. Solche Umbuchungen müssen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. An dieser Stelle wird ein wichtiges Prinzip der elektronischen Raumverwaltung sichtbar:

Ein Raum wird einer Fakultät für die Durchführung einer ganz bestimmten Veranstaltungen zugeteilt. Wenn der Raum für diese Veranstaltung nicht mehr benötigt wird, so fällt er zunächst wieder in den allgemeinen Raumpool zurück, auch wenn er nach Absprache mit der zentralen Raumvergabe ggf. auf eine andere Veranstaltung übertragen werden kann.
== Buchung von Räumen für Externe und Nicht-Lehrveranstaltungen ==

Bisher ging es ausschließlich darum Raumbuchungen von Fakultäten und Einrichtungen zu bearbeiten. Bei diesen Buchungen muss (und kann) die zentrale Raumvergabe die eigentlichen Termindaten nicht eintragen, diese Aufgabe obliegt den Fakultäten.

Zusätzlich gibt es allerdings Raumnutzungen durch Externe oder auch durch Hochschulangehörige, die keine regulären Lehrveranstaltungen darstellen. Gerade bei den Externen ist es die Aufgabe der zentralen Raumvergabe die kompletten Veranstaltungsdaten einzutragen, da erst dann eine Raumbuchung erfolgen kann. Auch in solchen Fällen muss das eKVV genutzt werden, damit keine 'Nebenraumvergabe' entsteht und immer durch einen Blick in das eKVV geklärt werden kann, ob und wenn ja wie ein Raum vergeben wurde.

=== Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen ===

Damit die Raumnutzung eines externen Veranstalters gebucht werden kann muss zunächst eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden, welcher im zweiten Schritt der entsprechende Termin mit der Raumbuchung zugeordnet wird.

In technischer Hinsicht ist es dabei gleichgültig, ob unter einer Veranstaltung die Buchungen für viele verschiedene externe Nutzer gesammelt werden, oder ob für jeden Zweck eine eigene Veranstaltung angelegt wird. Da aber der Titel der Veranstaltung in den meisten Darstellung zunächst die einzige weitere Information zu einer Buchung ist, ist es sinnvoll zumindest für jeden unterschiedlichen Nutzungszweck eine eigene Veranstaltung mit einem entsprechenden aussagekräftigen Titel anzulegen. Unterhalb einer solchen Veranstaltung können dann die einzelnen Buchungen des gleichen Veranstalters übersichtlich gebündelt werden.

Eine weitere Frage ist die, in welchem Semester eine Veranstaltung für externe Buchungen angelegt wird, wobei dies in technischer Hinsicht für die Buchung keine Rolle spielt. Allerdings kann es für die verschiedenen Personen in der zentralen Raumvergabe einfacher sein die entsprechenden Veranstaltungen für Buchungen zu finden, wenn hier Regeln zum Anlegen von neuen Veranstaltungen definiert werden. Die Schnellsuche am rechten Rand der eKVV Seiten arbeitet nämlich immer bezogen auf das gerade eingestellt Semester, eine Suche über viele Semester ist hier eher mühsam.

Das eigentliche Anlegen einer neuen Veranstaltung beginnt auf der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Startseite] mit dem Schalter 'Neue Veranstaltung'. Dabei wird das in der Startseite gewählte Semester übernommen und kann später nicht mehr geändert werden.

Der erste Schritt beim Anlegen einer Veranstaltung führt in die Maske zur Eingabe der Grunddaten. Diese Maske dient normalerweise der Eingabe von Lehrveranstaltungen und enthält daher etliche Eingabefelder, die für die Raumvergabe irrelevant sind. Wichtig sind folgende Felder:

;Einrichtung
:Hier wird Dez. FM voreingestellt, auf diese Weise können alle von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen einfach gefunden werden.

;Titel/Thema
:Ist wie beschrieben sehr wichtig um den Anlass der zugeordneten Raumbuchungen zu beschreiben.

;Belegnummer
:Dez. FM ist der Nummernbereich '04****' zugeordnet. Hier kann das eKVV selbstständig eine Nummer vergeben, nur falls eine der speziellen Platzhalterbelegnummern (siehe unten beim Abschnitt zum Blocken von Räumen) verwendet werden soll muss hier explizit die entsprechende Zahl eingetragen werden.

Alle weitere Felder können leer bleiben bzw. die voreingestellten Werte behalten (auch der Datumsbereich). Zum Speichern der Veranstaltung stehen zwei Schalter zur Verfügung: Über den ersten gelangt man direkt in die Termineingabe, über den zweiten zunächst zur Detailseite der neu angelegten Veranstaltung. In der Detailseite kommt man über den 'Bearbeiten' Link neben der '''Termine''' Überschrift zur Eingabe von einzelnen Terminen.

[[File:ekvv termineingabe.png|thumb|Die Maske zur Terminbearbeitung]]

Die eigentliche Raumbuchung erfolgt nun über die Eingabe von Veranstaltungsterminen. In der entsprechenden Maske müssen dazu für jeden Termin eine Reihe von Angaben gemacht werden. Eine Veranstaltung kann dabei eine beliebige Anzahl von Terminen haben, die alle einzelne Raumbuchungen darstellen. Jeder Termin braucht folgende Angaben:

;Wochentag, Rhythmus, Zeit und Zeitraum
:Diese Termingrunddaten erklären sich von selbst, die Angabe 's.t.' hat dabei für die Raumbuchung keine Relevanz.
:Falls bei komplizierten Terminen (Blöcke) Unsicherheit darüber herrscht, wie das eKVV die Termindaten interpretiert, so kann nach der Speicherung eines Termins in der unter der Maske oder auch in der Veranstaltungsdetailseite stehenden Terminliste auf den 'Details' Link geklickt werden, der eine Einzeltermindarstellung zeigt.

;Raum
:Hier wird der Raum oder auch die Räume eingetragen, die gebucht werden. In technischer Hinsicht ist es gleichwertig, ob bei einer Buchung für mehr als einen Raum für jeden Raum ein eigener Termin angelegt wird oder ob bei einem Termin alle Räume (durch Komma getrennt) eingetragen werden.
:Beim Speichern des Termins wird geprüft, ob die Raumnamen bekannt sind.

;Zentrale Raumvergabe
:Wichtig ist es die Option 'ein zentral vergebener Raum wird benötigt' anzuwählen (im Bildschirmfoto rot markiert). Nur dann kann bei den Termin eine Raumvergabe erfolgen.

;Raumausstattung<nowiki>:</nowiki> Raumgröße
:Von der Raumausstattung ist meist nur die Raumgröße relevant (im Bildschirmfoto blau markiert). Falls hier kein Eintrag erfolgt, so wird das Feld mit '1' vorbelegt. Da dieser Wert für die Klimasteuerung relevant ist (siehe den entsprechenden Abschnitt dazu unten) sollte hier wenn möglich ein realistischer Wert eingetragen werden.

Beim Speichern des Termins erfolgt, wenn alle Angaben und auch ein Raum eingetragen sind, '''sofort die Raumbuchung!''' Wobei an dieser Stelle keine Überschneidungsprüfung erfolgt.

Die Eingabemaske wechselt dabei in den eingeschränkten Bearbeitungsmodus, den auch die Fakultäten sehen, wenn einem ihrer Termine ein Raum zugeordnet wurde. Falls die Buchung rückgängig gemacht werden soll so kann dies in der Seite durch den 'Raum zurückgeben' Schalter gemacht werden. Alternativ kann in der Terminliste am Ende der Seite über den Link 'Raum zuteilen' bei dem entsprechenden Termin in das gewohnte Raumbuchungsformular gewechselt werden. Dort können auch eventuell vorhandene Überschneidungen eingesehen werden.

=== Wer kann die Buchungsveranstaltungen sehen ===

Die von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen sollten normalerweise nicht veröffentlicht werden. Über die Veröffentlichung werden Veranstaltungen erst im eKVV der Studierenden sichtbar. Die Buchungsveranstaltungen sollten dort nicht erscheinen, da sie nur zu Irritationen führen können.

In der eKVV Eingabeseite sind die Veranstaltungen hingegen für alle Personen mit einem BIS Passwort sichtbar, also im Prinzip für alle MitarbeiterInnen der Hochschule.

=== Formulare für Externe ===

In den Internetseiten der zentralen Raumvergabe befindet sich heute ein Formular, über welches externe Raumnutzer ihre Raumbedarfe anmelden können:

:http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Raeume/infos.html

Dieses Formular ist nicht mit dem eKVV gekoppelt und wird auch nicht vom BIS betreut.
== Blocken von Räumen ==

Mit dem Blocken von Räumen ist eine vorsorgliche Belegung mit Platzhalterveranstaltungen gemeint, durch die der entsprechende Raum in den betroffenen Zeiten als nicht verfügbar gewertet wird. Solche Blockungen sind z. B. in den Fällen notwendig in denen die zentrale Raumvergabe für eine bestimmte Fakultät die Verwaltung von deren Räumen übernimmt. In solchen Fällen müssen ggf. bestimmte Zeitfenster für die Fakultät zur eigenen Nutzung freigehalten werden. Wichtig ist dabei, dass eine Blockung keine überschneidende Buchung anderer Termine durch die zentrale Raumvergabe verhindert. Eine Blockung ist in diesem Sinne eher eine 'Gedächtnisstütze' zur Abbildung entsprechender Raumnutzungsvereinbarungen. Eine weitere Anwendung von Blockungen kann die Kennzeichnung von Zeiträumen sein, an denen ein Raum auf Grund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist.

=== Wie funktioniert eine Blockung ===

Für eine Blockung werden normalerweise von der zentralen Raumvergabe spezielle Veranstaltungen angelegt, ähnlich wie für die Buchung von externen Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen werden oft als ''Platzhalterveranstaltungen'' bezeichnet. Bei diesen Veranstaltungen werden dann entsprechende Termine zur Belegung der betreffenden Räume angelegt.

Damit diese Veranstaltungen nicht in den Schließ- und Reinigungsplänen und Überschneidungslisten (siehe unten) auftauchen - was normalerweise keinen Sinn machen würde - sind im eKVV bestimmte Belegnummern konfiguriert, die für Platzhalterveranstaltungen verwendet werden sollen. Die Termine bei diesen Belegnummern tauchen nie in Schließ- und Reiniungsplänen und Überschneidungslisten auf. Heute (07/2025) sind dies folgende Belegnummern:

:041111
:042222
:995000
:500005
:510046

In der eKVV [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Startseite für die zentrale Raumvergabe] werden die aktuell eingestellten Belegnummern angezeigt.

=== Die Spezialseite für Raumblockungen ===

Um einen Raum zu Blocken könnte man zwar einfach einen einzigen Blocktermin anlegen, der über viele Wochen oder Monate und von 8 bis 20 Uhr geht. So eine Lösung würde aber jegliche Flexibilität nehmen um den geblockten Raum später stückweise wieder freizugeben. Besser wäre es einzelne Termine für jeden Tag und für jede Stunde anzulegen, damit man so durch Löschen der entsprechenden Blockungstermine einzelne Zeitfenster schnell wieder öffnen kann.

Da das manuelle Anlegen solcher Terminstrukturen sehr aufwändig wäre gibt es im eKVV eine [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Blocken_Vst_Auswahl.jsp spezielle Seite] für die Generierung solcher Blockungen. In der Seite müssen mehrere Schritte durchlaufen werden und es muss immer eine bereits existierende Veranstaltung genutzt werden können. Weitere Erklärungen zur Nutzung finden sich in der Seite selbst.

=== Aufheben von Raumblockungen ===

Das Aufheben von Blockungen geschieht einfach durch Löschung oder Bearbeitung der Blockungstermine.
== Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail ==

Die Raumvergabe hat die Funktionsemailadresse:

:[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adresse.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

=== Keine Löschung von eMails ===

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Kontext der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

=== Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails ===

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zur Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

=== Einstellungen in eigenen eMailprogramm ===

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

* eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
* Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.
== Die Suche nach freien Räumen ==

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

=== Ausgangspunkt Raumliste ===

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

=== Suche nach Räumen für fixe Termine ===

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumfrei_Suche.jsp Freie Räume]' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über ein [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS Passwort]] verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkret definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung '''alle Räume''' an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System '''prüft also nicht''', ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

[[File:ekvv freie raeume link.png|right|Link 'Freie Räume']]

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind (Blöcke können in der Übersicht nämlich nicht angezeigt werden). Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

=== Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung ===

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite '[http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Frei_Liste.jsp Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen]' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die zahlreichen Funktionen dieser Seite existiert eine [[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV|umfangreiche Beschreibung]] für die NutzerInnen in den Fakultäten.

=== Suche nach unter- oder überbelegten Räumen ===

[[File:eKVV Farbcodes Raumauslastung.jpg|thumb|Farbcodes Auslastung]]

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumliste.jsp Raumliste]' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite '[[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV]]' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschriebenen Raumsuche für definierte Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden. Einschränkend muss zu dieser Anzeige gesagt werden, dass sie sich auf die von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragenen Raumgrößen bezieht und normalerweise nicht auf die tatsächlichen Teilnehmerzahlen.
== Die Raumliste und ihre Bearbeitung ==

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Tabelle.jsp Passwortgeschütze Übersicht]
* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Öffentliche Übersicht]

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

=== Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen ===

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

=== Die Eigenschaften von Räumen ===

Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:

;Name
:Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen

;Plätze
:Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe

;Kategorie
:Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen

;Ausstattung
:Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder

;Fläche und Tafelfläche
:Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist

;Einrichtung
:Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn der Raum komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.
:Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden

;Klimagruppe
:Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.
:Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie als Gruppe identifiziert werden können

;Kommentar
:Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.

;Info extern
:Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden

;Sitzplan extern
:Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden

Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das {{BISKontakt|BIS}} verändert werden können:

;Sitzplan
:Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen diese möglichst umgehend an das BIS geschickt werden

;Sichtbarkeit
:Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden

;Berücksichtigung in Schließplänen
:Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss

=== Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV ===

Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS durchgeführt werden:

# Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
# Anlegen neuer Räume
# Umbennen von Räumen
# Löschen von Räumen

Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.
== Kontrolle der Überschneidungen ==

Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden oder wenn bei zwei Veranstaltung die jeweilige Klausur gemeinsam geschrieben wird und bei beiden Veranstaltungen der Klausurtermin ausgewiesen werden muss. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier wurden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.

[[File:eKVV Einzeltermine Ueberschneidung.jpg|right|Überschneidung bei einem Einzeltermin]]

Die Überschneidungsliste findet sich [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raumueberschneidungen.jsp im öffentlichen eKVV]. Die zuvor genannten speziellen Blockungsbelegnummern werden hier nicht berücksichtigt.

Um solche Überschneidungen zu bereinigen muss in die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe] gewechselt werden. Dort kann über die Schnellsuche eine der betreffenden Veranstaltungen gefunden und über die Detailansicht der Veranstaltung bei dem entsprechenden Termin auf den 'Detail'-Link geklickt werden. In der dann folgenden Einzeltermindarstellung werden bei jedem einzelnen Termin die jeweiligen Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen gezeigt. Dabei wird nur in die Zukunft geschaut, für vergangene Einzeltermine erfolgt keine Überschneidungsprüfung.

Wie einzelne Termine zur Bereinigung von Überschneidungen gestrichen werden können erläutert der folgende Abschnitt:
== Streichung von Einzelterminen ==

[[File:eKVV Einzeltermine Streichen.jpg|right|Streichen von Einzelterminen]]

Bisher ging es nur darum für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.

Diese ''Einzeltermine'' oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den ''Detail'' Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:

:''Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: '''Details''' ''

In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.

Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen ''streichen'' Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen. Auch erfolgt hier - wie im vorherigen Abschnitt gezeigt - eine Darstellung von Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen.

Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.

Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine ''immer'' streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.

=== Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin ===

Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.

Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:

# Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
# Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
# Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin
=== Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung ===

Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.

Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Tagestermine_Streichung.jsp Seite] im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.

== Vorbuchung von Terminen in fakultätseigenen Räumen ==

Zum Wintersemester 2012/13 wurde in das [[Raumvergabe|Verfahren der Raumvergabe]] ein weiterer Zwischenschritt eingebaut, in dem explizite Raumbuchungen von Fakultäten in ihren fakultätseigenen Räumen vor den automatisierten Raumvergaberunden gebucht werden. Im eKVV wurde daher eine eigene Seite aufgebaut, welche die Buchung dieser Veranstaltungstermine unterstützt. Sie ist in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Verwendung erfolgt in diesen Schritten:

=== Auswahl der Datumsbereichs ===

In der Seite muss zunächst der Datumsbereich eingestellt werden, innerhalb dessen Termine gesucht werden. Voreingestellt ist dabei die Vorlesungszeit des nächsten Semesters, welches noch nicht begonnen hat. Es sind aber beliebige andere Zeiträume wählbar. Nach der Eingabe des Datumsbereichs kann die Suche nach entsprechenden Terminen gestartet werden.

=== Angezeigte Termine ===

Nach der Raumsuche werden alle Einrichtungen angezeigt, denen im eKVV Räume zugeordnet sind. Es werden immer alle dieser Einrichtungen gezeigt, unabhängig davon, ob tatsächlich Termine für die Buchung vorhanden sind. Bei jeder Einrichtung wird eine Liste der zugeordneten Räume angezeigt, hier kann noch einmal kontrolliert werden, ob eventuell Räume fehlen oder zu viel sind.

Bei den Einrichtungen werden dann nur solche Termine gezeigt, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:

# Sie liegen mindestens teilweise im gesuchten Datumsbereich (das Semester der Veranstaltung eines Termins ist hingegen unwichtig)
# Sie fordern eine zentrale Raumvergabe an
# Sie haben noch keine Raumzuteilung oder -ablehnung erfahren (sind also im Status ''Raumvergabe noch offen'')
# Sie haben einen konkreten Raum eingetragen (oder mehrere)
# Alle eingetragenen Räume gehören zu der Einrichtung, von welcher der Termin kommt

Keine Rolle spielt der Rhythmus der Termine, es können auch einmalige Termine oder Blöcke erscheinen.

=== Die Buchung ===

Am Ende der Seite findet sich ein Schalter, über den die Buchung der ausgewählten Termine durchgeführt werden kann. Die Termine sind am Anfang nicht angewählt, es gibt aber sowohl auf Ebene der Einrichtungen wie auch global einen Schalter um sie gruppenweise auszuwählen.

Vor dem Anklicken des Buchungsschalters erfolgt noch eine Rückfrage, dann wird gebucht. Die Seite wird danach erneut geladen und alle gebuchten Termine sind dann aus der Seite verschwunden (da sie ja nun gebucht sind). Am Seitenanfang erfolgt eine Anzeige der Anzahl der gebuchten Termine.
== Pläne für Schließung und Reinigung ==

Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden. In diesen Plänen tauchen nie die Termine der ''Platzhalterveranstaltungen'' auf, siehe den entsprechenden Abschnitt zu Raumblockungen oben.

=== Die Schließpläne ===

Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:

# Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
# Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
# Raumbelegung für ein Wochenende

Allen Formaten ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:

* Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
* Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesen Fällen früher aufgeschlossen werden muss

Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.

Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.

=== Raumreinigung ===

Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).
== Die Klimasteuerung ==

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 [http://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/klimatisierung_der_hoersaele_energiesparen_mit eingeführt]. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine [[Klima|ausführlich Beschreibung]] wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auch der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.

Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.

Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld '''Belegung''' bearbeitet werden.

In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragene Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.

Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.

Als zweite hier relevante Termineigenschaft wurde zum Wintersemester 2011/12 die Anforderung einer ''Experiment'' Ausstattung für die zentralen Raumvergabe bearbeitbar gemacht. Über dieses Attribut wird in entsprechend ausgestatteten Hörsälen die Freigabe der Abzugsanlagen für den Experimentbereich gesteuert. Bei Terminen von Veranstaltungen, bei denen die Experimentausstattung tatsächlich genutzt wird, muss daher dieses Attribut ausgewählt sein.

== Statistische Auswertungen ==

Um einen tieferen Blick in die Raumbuchungen und Raumauslastungen werfen zu können wurde eine [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Statistik.jsp spezielle Seite] aufgebaut, über die sich die Informationen zu den Terminen mit Anforderungen an die zentrale Raumvergabe abrufen und exportieren lassen. Die Beschreibung dazu finden Sie nun [[BISHilfe:EKVVZRStatistik|in dieser Hilfeseite]].

== Import von Raumvergabedaten aus S-PLUS ==

Die Übernahme der Raumvergabedaten aus der S-Plus Software erfolgt über ein eigenes Formular im eKVV. Diese Seite arbeitet in drei Schritten:

# Auswahl der aus S-Plus generierten Datei, die importiert werden soll

# Der Dateiinhalt wird analysiert und eine kleine Statistik gezeigt darüber, wie viele Termine enthalten sind, wieviele davon Raumzuteilungen und wie viele Raumablehnungen sind. Bei diesem Schritt werden noch ''keine Änderungen'' im eKVV gemacht, man kann diesen Schritt also gut verwenden um eine S-Plus Datei grob zu testen. Es werden dann auch Links zu allen enthaltenen Terminen angeboten, aufgeteilt in Ablehnungen und Zuteilungen

# In diesem Schritt wird der eigentliche Import durchgeführt und damit auch Änderungen im eKVV gemacht. Der Import dauert meist einige Minuten, daher zeigt die Seite regelmäßig den Fortschritt der Verarbeitung an und auch wenn die Verarbeitung abgeschlossen wurde. Der Import kann zwischendurch abgebrochen werden, allerdings nimmt das nicht die bereits gemachten Änderungen zurück. Beim Import werden nur die Termine tatsächlich im eKVV verändert, bei denen in S-Plus Änderungen gemacht wurden. Bei diesen Terminen wird auch die Option zur Selbstbuchung in der Nachsteuerung gesetzt (siehe dazu den folgenden Abschnitt). In der angezeigten Statistik wird aufgeschlüsselt, wie viele Termine in der Runde wirklich im eKVV verändert wurden
== Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten ==

Zu der zum Sommersemester 2015 eingeführten [[Selbstbuchung]] durch die Fakultäten gehört eine Steuerungsfunktion auf Semesterebene, die die zentrale Raumvergabe ausüben muss. Erst durch die Freigabe der Selbstbuchung in wenigstens einem Semester können die eKVV Beauftragten der Fakultäten diese Funktion nutzen. Die Freigabe der Selbstbuchungsfunktion muss in jedem Semester mehrmals geändert werden. Das sind die drei unterschiedlichen Zustände, die die Selbstbuchungsoption auf Semesterebene haben kann:

;Keine Selbstbuchung
:Dies ist der Standardzustand eines Semesters. Hier kann für keinen Termin die Selbstbuchung ausgeübt werden.

;Nur Termine in Nachsteuerung
:Dieser Zustand wird in den Nachsteuerungsphasen verwendet. Er erlaubt es den Fakultäten die Selbstbuchung für die Termine auszuüben, die aus dem S-Plus Import heraus entsprechend gekennzeichnet wurden.

;Alle Termine
:Dieser Zustand ermöglicht die Selbstbuchung aller Termine in einem Semester und wird normalerweise nach der letzten Raumvergaberunde erreicht.

Die Selbstbuchung kann dabei immer nur auf Terminen ausgeübt werden, die '''komplett innerhalb der Vorlesungszeit''' eines Semesters stattfinden (dies gilt auch bei Terminen, die in die Nachsteuerung fallen).

Die zentrale Raumvergabe muss die Selbstbuchung vor jeder Raumvergaberunde wieder abschalten bevor die eKVV Daten in die S-Plus Software importiert werden, damit während der Planung in S-Plus keine Änderungen im eKVV stattfinden können.

Die Seite zur Steuerung der Selbstbuchungseinstellungen findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe unter dem Link 'Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten'. Hier werden die Semester in einer Auswahlliste angezeigt. Das freizuschaltende Semester wird gewählt und dann über einen der beiden Schalter in dem gewünschten Zustand freigegeben.

Darunter wird in einer Liste angezeigt welche Semester aktuell freigebenen sind. Hier findet sich auch eine Möglichkeit die Freigabe wieder zu entfernen. Vergangene Semester können freigegeben bleiben, sie haben aber faktisch keinen Einfluss, da die Selbstbuchung nur für noch stattfindende Termine ausgeübt werden kann.

== Fussnoten ==

<references />

E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in bestimmten Gebäuden

2025-06-17T09:39:47Z

Ihbrune: R.4 ergänzt

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Über diesen Verteiler erreichen Sie alle Personen, die im {{PEVZ}} mit einem Büro in einem bestimmten Gebäude eingetragen sind. Ebenfalls in den Verteiler einbezogen werden Funktions-E-Mailadressen, die bei ihren Kontaktdaten das entsprechende Gebäude eingetragen haben.

== Für welche Gebäude sind Verteiler verfügbar ==

Heute gibt es diese Gebäudeverteiler:

;Universitätshauptgebäude (UHG)
:''gebaeude_uhg@ekvv.uni-bielefeld.de''
:Dieser Verteiler enthält alle Bauteile, die auch auf [http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/plan/hallenplan.html dem Lageplan] dargestellt sind.

;Verhaltensforschung ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=VHF Lageplan])
:''gebaeude_vhf@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude X ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=X Lageplan])
:''gebaeude_x@ekvv.uni-bielefeld.de''

;Gebäude R.1 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R1 Lageplan]), R.2 ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=R2 Lageplan]) und R.4
:''gebaeude_r1@ekvv.uni-bielefeld.de''
:''gebaeude_r2@ekvv.uni-bielefeld.de''
:''gebaeude_r4@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H-Gebäude ([https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Campusplan.jsp?zeige=H Lageplan])
:''gebaeude_h@ekvv.uni-bielefeld.de''

;H1-Gebäude/Hochaus am Phillip-Reis-Platz
:''h1hochhaus@ekvv.uni-bielefeld.de''

Die Verteiler für Gebäude werden einzeln vom {{BISKontakt|BIS Support}} eingerichtet. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Verteiler für andere Gebäude benötigen.

== Verteiler für bestimmte Bauteile ==

Es ist möglich innerhalb eines Gebäudes nur die Personen zu adressieren, deren Büros in bestimmten Bauteilen liegen. Dazu wird an die Adresse des Gebäudeverteilers der Bauteilname angehängt, getrennt mit einem Unterstrich '_'. Beispiel:

;Universitätshauptgebäude, Bauteil U
:''gebaeude_uhg_u@ekvv.uni-bielefeld.de''

Die Bauteilbezeichnung darf genau ein Zeichen lang sein. Wenn Sie mehrere Bauteile adressieren wollen müssen Sie diese separat anschreiben, es ist keine Kombination mehrerer Bauteile innerhalb einer Adresse möglich.

|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation={{MailverteilerTBZentraleModeration}}
|wo=Siehe oben.|archivierung={{MailverteilerArchivierung}}}}

== Mitarbeitende in einigen wenigen Büros erreichen ==

Wenn Sie nur Personen in einer geringen Anzahl von Büros ansprechen wollen, dann gibt es auch die Option sich im PEVZ herauszusuchen, wer in diesen Büros sitzt und dann die Personen direkt anzuschreiben:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/SucheRaum.jsp

Das ist etwas mühsamer, aber bei kleinen Zielgruppen ist das eine Alternative dazu, dass ggf. viele Kolleg*innen Ihre Mail erhalten, die davon überhaupt nicht betroffen sind.

EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

2025-06-04T09:32:29Z

Ihbrune:

Auf dieser Seite findet sich das eKVV Benutzerhandbuch für die Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen. Eine Beschreibung der Raumvergabe für Raumnutzer aus den Fakultäten und Einrichtungen findet sich [[Raumvergabe|hier]].

:Zur [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe]

== Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg ==

[[File:ekvv_link_zr.png|right|Link zur Startseite der Raumvergabe]]

Das [[Das eKVV|eKVV]] ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot.

Das eKVV ist das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für (Lehr-)Veranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der MitarbeiterInnen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

:[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp Spezielle eKVV Startseite] für die Personen in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück. Die Seite lässt sich in jeder eKVV Seite im Menü am rechten Rand über den Link 'Startseite ZR' erreichen.

=== Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe ===

Die Raumvergabe ist ein ganz zentrales Element des in jedem Jahr (jeweils in Vorbereitung des nächsten Semesters) zwei Mal stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die {{Onlinebedarfserhebung}} hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu. Diese Zuteilung erfolgt in mehreren, genau aufeinander abgestimmten Schritten und nach festgelegten Regeln. Gebucht wird hierbei nicht manuell, sondern mithilfe einer Software, die in der Lage ist, große Mengen von Veranstaltungen auf die zur Verfügung stehenden Räume zu verteilen.

Es existiert eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: {{Raumvergabe|Die Raumvergabe}}

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im sogenannten {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}}. Dieser beruht auf gemeinsamen Vereinbarungen zwischen den Fakultäten einerseits und der zentralen Raumvergabe andererseits, und wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt. Wenn nötig erfolgt hier für einzelne Termine noch eine Abstimmung mit dem BIS.

=== Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt? ===

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

;Die zentrale Raumvergabe
:Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

;Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen
:Dies sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und für diese Lehrveranstaltungen Räume anfordern. Diese Personen bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe, die über die Zuteilung von Räumen zu Veranstaltungen entscheidet.
:Je nach Fakultät ist die Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können, unterschiedlich groß. Die jeweiligen Hauptansprechpersonen finden sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Einrichtung_Tabelle.jsp Fakultätenübersicht] des eKVVs.
:Es gibt einen automatischen eMailverteiler für alle Personen mit eKVV Bearbeitungsrechten, über den die zentrale Raumvergabe Informationen an diese Gruppe verschicken kann. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe.

;Dezentrale Raumverwalter
:In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.
:Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ''ihre'' Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wie die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.

;Externe Raumnutzer
:Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

;Hausmeister und Leitwarte
:Die MitarbeiterInnen in diesen Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

;Die Studierenden und die Lehrenden
:Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

=== Kommunikation mit den Nutzergruppen ===

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

== Die Buchung von Räumen ==

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

=== Veranstaltungen und Termine: Die eKVV Grundelemente der Raumvergabe ===

Die Strukturen des eKVVs lassen sich vereinfacht so darstellen:

* Semester (Wintersemester 2010/2011, Sommersemester 2011, ...)
** Einrichtung (Fakultät für Biologie, Fakultät für Chemie, ...)
*** Veranstaltung ('BWL I', ....)
**** '''Veranstaltungstermin''' ('Einführungsveranstaltung', 'wöchentlicher Termin an Mittwoch', '1. Klausurtermin', ...)
***** '''Raum''' ('H1', ...)

Das eKVV ist also grob gesagt nach Semestern und Einrichtungen gegliedert und unterhalb der Einrichtungen gibt es die verschiedenen (Lehr-)Veranstaltungen. Jede Lehrveranstaltung kann einen oder mehrere Termine haben.

Auf der Ebene der Termine spielt sich nun die eKVV Raumvergabe ab, hier werden Räume durch die zentrale Raumvergabe zugewiesen. Dabei definieren die Termineigenschaften wie der Zeitraum, der Tag und die Uhrzeit den Umfang der Raumzuweisung. Wichtig ist es, an dieser Stelle noch zu betonen, dass es im eKVV auch viele Termine gibt bei denen keine zentrale Raumvergabe erfolgt (Beispiele sind Exkursionen oder Veranstaltungen, die in dezentral verwalteten Fakultätsräumen stattfinden). Auf diese Termine hat die zentrale Raumvergabe keinen Zugriff.
=== Semesterorientierung vs. Datumsorientierung ===

Der Semesterrhythmus, der für den Lehrbetrieb der Hochschule eine so grundlegende Rolle spielt, ist insbesondere bei der Frage wichtig, wann welche Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Dieser Aspekt der Raumvergabe wird im kommenden Abschnitt separat behandelt.

Völlig unwichtig ist das Semester hingegen in technischer Hinsicht bei der Frage, welche Zeiträume ein Veranstaltungstermin belegen kann. Dies bedeutet, dass eine Veranstaltungen, die im eKVV beispielsweise dem Wintersemester 2010/11 zugeordnet ist, Veranstaltungstermine besitzen kann, die in der Vorlesungszeit des folgenden Sommersemesters liegen. Dies bedeutet für die Raumvergabe, dass bei den Raumbuchungen allein der bei einem konkreten Termin eingetragene Zeitraum relevant ist, aber nicht in welchem Semester die zugehörige Veranstaltung eingetragen wurde.

=== Wann dürfen welche Raumanforderungen gebucht werden? ===

Der Semesterrhythmus spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Frage, wann Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Entscheidend ist hier nicht allein die Frage, ob der ''Termin'', für den ein Raum benötigt wird, innerhalb eines Semesters liegt, sondern gleichzeitig auch, ob die Raum''anforderung'' innerhalb oder vor den großen Vergaberunden (irgend)eines Semesters liegt oder nicht. Termine außerhalb der Vorlesungszeiten sind unproblematisch und können jederzeit gebucht werden. Termine innerhalb der Vorlesungszeit können aber nur in solchen Zeiträumen gebucht werden, in denen sie die großen Vergaberunden nicht stören. Eine Übersicht der Vorlesungszeiten findet sich in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Semester_Auswahl.jsp Semestertabelle].

Die Frage ob eine Buchung erfolgen kann, hängt ganz entscheidend vom {{Lehrplanung|Kalender der Lehrplanung}} ab. Je nachdem, ob man sich vor, mittendrin oder außerhalb der großen Vergaberunden befindet, können keine, ein Teil oder alle Raumanforderungen gebucht werden.

Während oder vor den großen Vergaberunden dürfen keine Einzelbuchungen für Veranstaltungen des kommenden Semesters gebucht werden, weil dadurch die automatisierte Vergabe behindert werden können. Dies soll am Beispiel der konkreten Daten des Sommersemester 2011 durchgespielt werden:

Die Vorlesungszeit des SoSe 2011 geht vom 04.04. bis zum 15.07.2011. Für alle Raumbuchungen in diesem Zeitraum hängt die Entscheidung ob sie gebucht werden können oder nicht, von folgendem Zeitraster ab, welches der Kalender der Lehrplanung vorgibt:

;Keine Buchungen vor dem 17.02.2011 (Vor Beginn der großen Vergaberunden)
:An diesem Tag findet die erste Runde der großen Raumvergaben statt. Vor diesem Tag dürfen keinerlei Buchungen (abgesehen von Blockungen, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt) vorgenommen werden.
:Der Grund ist hier, dass jede Buchung vor den großen Vergaberunden bereits Räume blockiert, die dann nicht mehr für die Verteilung zur Verfügung stünden.

;Buchungen für Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen zwischen dem 17.02. und dem 28.02.2011 (Nach der ersten Vergaberunde)
:In diesem Zeitraum, der nach der ersten Vergaberunde für Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare liegt und vor der zweiten Vergaberunde für Tutorien und Übungen, dürfen die Raumbuchungen bearbeitet werden, die die in der ersten Runde behandelten Veranstaltungstermine betreffen.
:Sinn dieser Phase ist es, den Fakultäten die Möglichkeit zu geben, für die Veranstaltungen, die in der ersten Runde nicht mit Räumen versorgt werden konnten, Nachbesserungen vorzunehmen.

;Zusätzliche Buchungen für Übungen und Tutorien zwischen dem 28.02. und dem 10.03.2011 (Nach der zweiten Vergaberunde)
:Dieser Zeitraum beginnt nach der zweiten Vergaberunde und geht bis zur dritten Runde, die dann auch Einzeltermine einbezieht.
:Wie bei der vorherigen Phase, wird auch hier den Fakultäten die Möglichkeit gegeben, bei den in der zweiten Runde leer ausgegangenen Veranstaltungen Umplanungen vorzunehmen und dann Räume anzufordern. Natürlich können auch weiterhin Buchungen für die schon zuvor genannten Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen vorgenommen werden, die Gruppe der buchbaren Termine vergrößert sich also.

;Ab dem 10.03.2011 ist alles buchbar (Nach der dritte Vergaberunde)
:Sobald die dritte und letzte Runde der großen Vergaberunden abgeschlossen ist sind alle Raumbuchungen für das Semester buchbar.

Es ist für den Ablauf also wichtig, zu bestimmen in welche Kategorie eine Raumbuchung fällt. In den ersten Runden geht es immer nur um Raumanforderungen, die die komplette Vorlesungszeit abdecken (wöchentlich oder 14täglich). Die Belegnummern der Pflichtveranstaltungen müssen die Fakultäten vorher bei der Raumvergabe abgeben. Erst mit der dritten Runde kommen einmalige Veranstaltungen wie Klausuren oder Blöcke zur Zuteilung, da diese ansonsten komplette Zeitspuren in den Raumbelegungplänen blockieren würden.

=== Berücksichtigung der Raumeignungen ===

Bei der Einzelbuchung von Raumanforderungen der Fakultäten muss normalerweise nicht darauf geachtet werden, ob die Ausstattung des Raumes wie z. B. die Anzahl der Plätze für die speziellen Anforderungen einer Veranstaltung passend ist, da die Fakultäten sich den Raum explizit ausgesucht haben (wenn die zentrale Raumvergabe selbst Räume, z. B. für Externe, bucht, muss dies natürlich beachtet werden).

Trotzdem muss bei der Buchung überprüft werden ob ein Raum grundsätzlich für die Veranstaltung geeignet bzw. für Buchungen verfügbar ist. Ein Beispiel sind hier die verwalteten Rechnerräume, in denen sich zwar prinzipiell auch Veranstaltungen durchführen lassen, die keine Rechnerausstattung erfordern, eine solche Nutzung aber normalerweise nicht erfolgen soll. Andere Beispiele können Räume sein, die erst noch vorbereitet werden müssen oder die zu einem Stichtag aus der Raumvergabe ausscheiden. Entsprechende Angaben sollten in der Raumtabelle bei den Raumeigenschaften eingetragen werden. Diese Eintragungen macht die zentrale Raumvergabe selbst, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt.

Eine letzte Besonderheit sind schließlich die einzelnen Fakultäten zugeordneten Räume. Hier können ggf. Vereinbarungen mit der jeweiligen Fakultät existieren wann und wie diese Räume vergeben werden können.

In der Buchungsmaske werden alle Informationen zu den entsprechenden Räumen angezeigt, so dass hier immer die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
=== Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten ===

Der Anlass für eine Raumbuchung ist - abgesehen von den großen Raumvergaberunden - immer ein Anstoß von Seiten der Fakultäten oder genereller gesagt von den Raumnutzern (die Ausnahme sind Buchungen von Externen, siehe den späteren Abschnitt dazu). Die Fakultäten sollen dabei heute bevorzugt die {{Selbstbuchung}} nutzen. Es wird aber weiterhin Fälle geben, in denen eine Buchung nur von der zentralen Raumvergabe durchgeführt werden kann. In diesem Fällen können die Fakultät eine eKVV Funktion nutzen, die eine speziell für die zentrale Raumvergabe vorkonfektionierte eMail erzeugt. Das folgende Bildschirmfoto zeigt so eine eMail:

[[File:ekvv raumbuchungsmail.jpg|center|Standardemail mit einer Raumbuchungsaufforderung]]

[[File:ekvv_terminlinks.png|right|Links bei einem Termin]]

Im Betreff der eMail sieht man eine Zusammenfassung der Anfrage, also um welchen Raum es geht und um welche Zeit. In der eMail selbst befindet sich ein Link, der direkt in das Buchungsformular der zentralen Raumvergabe führt. Auf diese Weise sind keine Irrtümer möglich etwa bei der Frage, in welchem Semester die Veranstaltung zu finden ist oder um welchen der verschiedenen Termine einer Veranstaltung es geht.

'''Die bei der zentralen Raumvergabe eintreffenden Buchungen werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.'''

Wenn Buchungsanfragen telefonisch behandelt werden - was eine Ausnahme sein sollte - so kann im eKVV über die Schnellsuchfunktion am rechten Rand zu der betreffenden Veranstaltung gefunden werden, die Belegnummer ist dabei das einfachste Suchkriterium. Dabei ist es wichtig, das richtige Semester auszuwählen, dazu kann etwa auf das oberhalb der Schnellsuche angezeigte Semester geklickt werden.

In der Detailseite der Veranstaltung findet sich dann bei jedem einzelnen Termin ein Link 'Raum zuteilen' über welchen die Bearbeitungsmaske für die zentrale Raumvergabe erreicht wird. Dies ist die gleiche Seite die auch über den Link in den Standardemails angesteuert wird.

=== Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen ===

Die eigentliche Buchungsmaske soll alle für die Raumzuweisung notwendigen Informationen auf einer Seite bündeln. Auf dieser Seite können:

* Raumanfragen zugewiesen oder abgelehnt,
* Überschneidungen mit anderen Buchungen angezeigt,
* Teile der Termindaten bearbeitet und
* Bearbeitungen durch andere KollegInnen in der Raumvergabe erkannt werden.
[[File:ekvv raumzuteilung.jpg|600px|Die Raumbuchungsmaske]]

Das Bildschirmfoto zeigt dabei diese Maske mit einem Termin, bei dem noch keine Raumbuchung erfolgt ist. Die konkrete Beschreibung der Funktion der Seite finden Sie heute in der Kontexthilfe, die in der eKVV Seite oben rechts abrufbar ist.

=== Checkliste Raumbuchung kompakt ===

Hier noch einmal in einer Kurzfassung die Punkte, die bei einer konkreten Buchungen jeweils durchgegangen werden müssen:

# Hat schon eine Kollegin oder ein Kollege die Buchung bearbeitet? Wenn bereits eine erst kürzlich erfolgte Bearbeitung angezeigt wird sollte ggf. erst Rücksprache gehalten werden.

# Grundsätzliche Konsistenzprüfung: Erscheinen die Termindaten ''normal'', sind also keine Ausreißer bei Uhrzeiten oder Datum vorhanden etc.? Ist es eine spezielle Veranstaltung wie ein Platzhalter?

# Liegt der Termin in einer Vorlesungszeit? Wenn ja muss an Hand des [[Kalender der Lehrplanung an der Universität Bielefeld|Kalenders]] der Lehrplanung und der Veranstaltungsart entschieden werden ob schon gebucht werden darf
#:[[File:ekvv raumzuteilung vorlesungszeiten.jpg|Hinweise zum Verhältnis eines Termines zu den bekannten Vorlesungszeiten]]

# Ist der gewünschte Raum grundsätzlich verfügbar oder gibt es spezielle Regelungen zur Vergabe? Hier kann durch einen Blick in die Raumeigenschaften eine entsprechende Entscheidung gefällt werden:
#: [[File:ekvv raumzuteilung raumhinweise.jpg|Raum mit seinen Eigenschaften]]

# Gibt es Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen? Wenn ja muss beurteilt werden ob die konkurrierenden Veranstaltungen Platzhalterveranstaltungen sind, die ggf. ignoriert werden können, oder ob die Überschneidungen in Kauf genommen und bereinigt werden können (z. B. wenn sie nur einzelne Tage betreffen)
#:[[File:ekvv ueberschneidung bei buchung.png|Überschneidungswarnung bei einer Buchung]]

=== Bearbeiten von Terminen nach der Raumbuchungen ===

Die Fakultäten können Termine mit zugeteiltem Raum nur noch eingeschränkt bearbeiten. Die Grundregel ist hier, dass eine erfolgte Raumzuweisung nur verkleinert werden kann, also etwa durch Reduktion des Zeitraums oder der Uhrzeit.

Die zentrale Raumvergabe kann die Termindaten der Raumbuchungen in größerem, aber immer noch eingeschränktem Umfang bearbeiten. Diese Bearbeitung darf aber nur in Absprache mit den Fakultäten erfolgen und sollte grundsätzlich die Ausnahme bleiben. Terminverlegungen sollten eigentlich immer komplett in den Fakultäten erfolgen, da nur so sichergestellt werden kann, dass Absprachen etwa zur Überschneidungsfreiheit mit anderen Teilen des Lehrangebots eingehalten werden.
=== Rückgabe und Umbuchung von Räumen ===

Wenn Fakultäten Räume doch nicht benötigen so können sie diese jederzeit selbst und ohne Inanspruchnahme der zentralen Raumvergabe zurückgeben. Dazu befindet sich in dem Terminbearbeitungsformular für die Fakultäten ein entsprechenden Schalter. Falls eine Veranstaltung ausfällt und im eKVV entsprechend gekennzeichnet wird, so werden die zugeteilten Räume automatisch freigegeben und stehen damit anderen Raumnutzern wieder zur Verfügung.

Fakultäten haben hingegen nicht die Möglichkeit zugewiesene Räume selbstständig von einer Veranstaltung auf eine andere zu übertragen. Solche Umbuchungen müssen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. An dieser Stelle wird ein wichtiges Prinzip der elektronischen Raumverwaltung sichtbar:

Ein Raum wird einer Fakultät für die Durchführung einer ganz bestimmten Veranstaltungen zugeteilt. Wenn der Raum für diese Veranstaltung nicht mehr benötigt wird, so fällt er zunächst wieder in den allgemeinen Raumpool zurück, auch wenn er nach Absprache mit der zentralen Raumvergabe ggf. auf eine andere Veranstaltung übertragen werden kann.
== Buchung von Räumen für Externe und Nicht-Lehrveranstaltungen ==

Bisher ging es ausschließlich darum Raumbuchungen von Fakultäten und Einrichtungen zu bearbeiten. Bei diesen Buchungen muss (und kann) die zentrale Raumvergabe die eigentlichen Termindaten nicht eintragen, diese Aufgabe obliegt den Fakultäten.

Zusätzlich gibt es allerdings Raumnutzungen durch Externe oder auch durch Hochschulangehörige, die keine regulären Lehrveranstaltungen darstellen. Gerade bei den Externen ist es die Aufgabe der zentralen Raumvergabe die kompletten Veranstaltungsdaten einzutragen, da erst dann eine Raumbuchung erfolgen kann. Auch in solchen Fällen muss das eKVV genutzt werden, damit keine 'Nebenraumvergabe' entsteht und immer durch einen Blick in das eKVV geklärt werden kann, ob und wenn ja wie ein Raum vergeben wurde.

=== Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen ===

Damit die Raumnutzung eines externen Veranstalters gebucht werden kann muss zunächst eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden, welcher im zweiten Schritt der entsprechende Termin mit der Raumbuchung zugeordnet wird.

In technischer Hinsicht ist es dabei gleichgültig, ob unter einer Veranstaltung die Buchungen für viele verschiedene externe Nutzer gesammelt werden, oder ob für jeden Zweck eine eigene Veranstaltung angelegt wird. Da aber der Titel der Veranstaltung in den meisten Darstellung zunächst die einzige weitere Information zu einer Buchung ist, ist es sinnvoll zumindest für jeden unterschiedlichen Nutzungszweck eine eigene Veranstaltung mit einem entsprechenden aussagekräftigen Titel anzulegen. Unterhalb einer solchen Veranstaltung können dann die einzelnen Buchungen des gleichen Veranstalters übersichtlich gebündelt werden.

Eine weitere Frage ist die, in welchem Semester eine Veranstaltung für externe Buchungen angelegt wird, wobei dies in technischer Hinsicht für die Buchung keine Rolle spielt. Allerdings kann es für die verschiedenen Personen in der zentralen Raumvergabe einfacher sein die entsprechenden Veranstaltungen für Buchungen zu finden, wenn hier Regeln zum Anlegen von neuen Veranstaltungen definiert werden. Die Schnellsuche am rechten Rand der eKVV Seiten arbeitet nämlich immer bezogen auf das gerade eingestellt Semester, eine Suche über viele Semester ist hier eher mühsam.

Das eigentliche Anlegen einer neuen Veranstaltung beginnt auf der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Startseite] mit dem Schalter 'Neue Veranstaltung'. Dabei wird das in der Startseite gewählte Semester übernommen und kann später nicht mehr geändert werden.

Der erste Schritt beim Anlegen einer Veranstaltung führt in die Maske zur Eingabe der Grunddaten. Diese Maske dient normalerweise der Eingabe von Lehrveranstaltungen und enthält daher etliche Eingabefelder, die für die Raumvergabe irrelevant sind. Wichtig sind folgende Felder:

;Einrichtung
:Hier wird Dez. FM voreingestellt, auf diese Weise können alle von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen einfach gefunden werden.

;Titel/Thema
:Ist wie beschrieben sehr wichtig um den Anlass der zugeordneten Raumbuchungen zu beschreiben.

;Belegnummer
:Dez. FM ist der Nummernbereich '04****' zugeordnet. Hier kann das eKVV selbstständig eine Nummer vergeben, nur falls eine der speziellen Platzhalterbelegnummern (siehe unten beim Abschnitt zum Blocken von Räumen) verwendet werden soll muss hier explizit die entsprechende Zahl eingetragen werden.

Alle weitere Felder können leer bleiben bzw. die voreingestellten Werte behalten (auch der Datumsbereich). Zum Speichern der Veranstaltung stehen zwei Schalter zur Verfügung: Über den ersten gelangt man direkt in die Termineingabe, über den zweiten zunächst zur Detailseite der neu angelegten Veranstaltung. In der Detailseite kommt man über den 'Bearbeiten' Link neben der '''Termine''' Überschrift zur Eingabe von einzelnen Terminen.

[[File:ekvv termineingabe.png|thumb|Die Maske zur Terminbearbeitung]]

Die eigentliche Raumbuchung erfolgt nun über die Eingabe von Veranstaltungsterminen. In der entsprechenden Maske müssen dazu für jeden Termin eine Reihe von Angaben gemacht werden. Eine Veranstaltung kann dabei eine beliebige Anzahl von Terminen haben, die alle einzelne Raumbuchungen darstellen. Jeder Termin braucht folgende Angaben:

;Wochentag, Rhythmus, Zeit und Zeitraum
:Diese Termingrunddaten erklären sich von selbst, die Angabe 's.t.' hat dabei für die Raumbuchung keine Relevanz.
:Falls bei komplizierten Terminen (Blöcke) Unsicherheit darüber herrscht, wie das eKVV die Termindaten interpretiert, so kann nach der Speicherung eines Termins in der unter der Maske oder auch in der Veranstaltungsdetailseite stehenden Terminliste auf den 'Details' Link geklickt werden, der eine Einzeltermindarstellung zeigt.

;Raum
:Hier wird der Raum oder auch die Räume eingetragen, die gebucht werden. In technischer Hinsicht ist es gleichwertig, ob bei einer Buchung für mehr als einen Raum für jeden Raum ein eigener Termin angelegt wird oder ob bei einem Termin alle Räume (durch Komma getrennt) eingetragen werden.
:Beim Speichern des Termins wird geprüft, ob die Raumnamen bekannt sind.

;Zentrale Raumvergabe
:Wichtig ist es die Option 'ein zentral vergebener Raum wird benötigt' anzuwählen (im Bildschirmfoto rot markiert). Nur dann kann bei den Termin eine Raumvergabe erfolgen.

;Raumausstattung<nowiki>:</nowiki> Raumgröße
:Von der Raumausstattung ist meist nur die Raumgröße relevant (im Bildschirmfoto blau markiert). Falls hier kein Eintrag erfolgt, so wird das Feld mit '1' vorbelegt. Da dieser Wert für die Klimasteuerung relevant ist (siehe den entsprechenden Abschnitt dazu unten) sollte hier wenn möglich ein realistischer Wert eingetragen werden.

Beim Speichern des Termins erfolgt, wenn alle Angaben und auch ein Raum eingetragen sind, '''sofort die Raumbuchung!''' Wobei an dieser Stelle keine Überschneidungsprüfung erfolgt.

Die Eingabemaske wechselt dabei in den eingeschränkten Bearbeitungsmodus, den auch die Fakultäten sehen, wenn einem ihrer Termine ein Raum zugeordnet wurde. Falls die Buchung rückgängig gemacht werden soll so kann dies in der Seite durch den 'Raum zurückgeben' Schalter gemacht werden. Alternativ kann in der Terminliste am Ende der Seite über den Link 'Raum zuteilen' bei dem entsprechenden Termin in das gewohnte Raumbuchungsformular gewechselt werden. Dort können auch eventuell vorhandene Überschneidungen eingesehen werden.

=== Wer kann die Buchungsveranstaltungen sehen ===

Die von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen sollten normalerweise nicht veröffentlicht werden. Über die Veröffentlichung werden Veranstaltungen erst im eKVV der Studierenden sichtbar. Die Buchungsveranstaltungen sollten dort nicht erscheinen, da sie nur zu Irritationen führen können.

In der eKVV Eingabeseite sind die Veranstaltungen hingegen für alle Personen mit einem BIS Passwort sichtbar, also im Prinzip für alle MitarbeiterInnen der Hochschule.

=== Formulare für Externe ===

In den Internetseiten der zentralen Raumvergabe befindet sich heute ein Formular, über welches externe Raumnutzer ihre Raumbedarfe anmelden können:

:http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Raeume/infos.html

Dieses Formular ist nicht mit dem eKVV gekoppelt und wird auch nicht vom BIS betreut.
== Blocken von Räumen ==

Mit dem Blocken von Räumen ist eine vorsorgliche Belegung mit Platzhalterveranstaltungen gemeint, durch die der entsprechende Raum in den betroffenen Zeiten als nicht verfügbar gewertet wird. Solche Blockungen sind z. B. in den Fällen notwendig in denen die zentrale Raumvergabe für eine bestimmte Fakultät die Verwaltung von deren Räumen übernimmt. In solchen Fällen müssen ggf. bestimmte Zeitfenster für die Fakultät zur eigenen Nutzung freigehalten werden. Wichtig ist dabei, dass eine Blockung keine überschneidende Buchung anderer Termine durch die zentrale Raumvergabe verhindert. Eine Blockung ist in diesem Sinne eher eine 'Gedächtnisstütze' zur Abbildung entsprechender Raumnutzungsvereinbarungen. Eine weitere Anwendung von Blockungen kann die Kennzeichnung von Zeiträumen sein, an denen ein Raum auf Grund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist.

=== Wie funktioniert eine Blockung ===

Für eine Blockung werden normalerweise von der zentralen Raumvergabe spezielle Veranstaltungen angelegt, ähnlich wie für die Buchung von externen Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen werden oft als ''Platzhalterveranstaltungen'' bezeichnet. Bei diesen Veranstaltungen werden dann entsprechende Termine zur Belegung der betreffenden Räume angelegt.

Damit diese Veranstaltungen nicht in den Schließ- und Reinigungsplänen und Überschneidungslisten (siehe unten) auftauchen - was normalerweise keinen Sinn machen würde - sind im eKVV bestimmte Belegnummern konfiguriert, die für Platzhalterveranstaltungen verwendet werden sollen. Die Termine bei diesen Belegnummern tauchen nie in Schließ- und Reiniungsplänen und Überschneidungslisten auf. Heute (02/2011) sind dies folgende Belegnummern:

:041111
:042222
:995000
:500005
:510046

In der eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe werden die aktuell eingestellten Belegnummern angezeigt.

=== Die Spezialseite für Raumblockungen ===

Um einen Raum zu Blocken könnte man zwar einfach einen einzigen Blocktermin anlegen, der über viele Wochen oder Monate und von 8 bis 20 Uhr geht. So eine Lösung würde aber jegliche Flexibilität nehmen um den geblockten Raum später stückweise wieder freizugeben. Besser wäre es einzelne Termine für jeden Tag und für jede Stunde anzulegen, damit man so durch Löschen der entsprechenden Blockungstermine einzelne Zeitfenster schnell wieder öffnen kann.

Da das manuelle Anlegen solcher Terminstrukturen sehr aufwändig wäre gibt es im eKVV eine [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Blocken_Vst_Auswahl.jsp spezielle Seite] für die Generierung solcher Blockungen. In der Seite müssen mehrere Schritte durchlaufen werden und es muss immer eine bereits existierende Veranstaltung genutzt werden können. Weitere Erklärungen zur Nutzung finden sich in der Seite selbst.

=== Aufheben von Raumblockungen ===

Das Aufheben von Blockungen geschieht einfach durch Löschung oder Bearbeitung der Blockungstermine.
== Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail ==

Die Raumvergabe hat die Funktionsemailadresse:

:[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adresse.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

=== Keine Löschung von eMails ===

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Kontext der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

=== Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails ===

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zur Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

=== Einstellungen in eigenen eMailprogramm ===

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

* eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
* Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.
== Die Suche nach freien Räumen ==

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

=== Ausgangspunkt Raumliste ===

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

=== Suche nach Räumen für fixe Termine ===

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumfrei_Suche.jsp Freie Räume]' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über ein [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS Passwort]] verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkret definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung '''alle Räume''' an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System '''prüft also nicht''', ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

[[File:ekvv freie raeume link.png|right|Link 'Freie Räume']]

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind (Blöcke können in der Übersicht nämlich nicht angezeigt werden). Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

=== Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung ===

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite '[http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Frei_Liste.jsp Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen]' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die zahlreichen Funktionen dieser Seite existiert eine [[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV|umfangreiche Beschreibung]] für die NutzerInnen in den Fakultäten.

=== Suche nach unter- oder überbelegten Räumen ===

[[File:eKVV Farbcodes Raumauslastung.jpg|thumb|Farbcodes Auslastung]]

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumliste.jsp Raumliste]' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite '[[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV]]' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschriebenen Raumsuche für definierte Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden. Einschränkend muss zu dieser Anzeige gesagt werden, dass sie sich auf die von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragenen Raumgrößen bezieht und normalerweise nicht auf die tatsächlichen Teilnehmerzahlen.
== Die Raumliste und ihre Bearbeitung ==

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raum_Tabelle.jsp Passwortgeschütze Übersicht]
* [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raum_Tabelle.jsp Öffentliche Übersicht]

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

=== Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen ===

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

=== Die Eigenschaften von Räumen ===

Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:

;Name
:Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen

;Plätze
:Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe

;Kategorie
:Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen

;Ausstattung
:Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder

;Fläche und Tafelfläche
:Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist

;Einrichtung
:Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn der Raum komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.
:Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden

;Klimagruppe
:Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.
:Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie als Gruppe identifiziert werden können

;Kommentar
:Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.

;Info extern
:Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden

;Sitzplan extern
:Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden

Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das {{BISKontakt|BIS}} verändert werden können:

;Sitzplan
:Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen diese möglichst umgehend an das BIS geschickt werden

;Sichtbarkeit
:Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden

;Berücksichtigung in Schließplänen
:Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss

=== Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV ===

Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS durchgeführt werden:

# Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
# Anlegen neuer Räume
# Umbennen von Räumen
# Löschen von Räumen

Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.
== Kontrolle der Überschneidungen ==

Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden oder wenn bei zwei Veranstaltung die jeweilige Klausur gemeinsam geschrieben wird und bei beiden Veranstaltungen der Klausurtermin ausgewiesen werden muss. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier wurden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.

[[File:eKVV Einzeltermine Ueberschneidung.jpg|right|Überschneidung bei einem Einzeltermin]]

Die Überschneidungsliste findet sich [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raumueberschneidungen.jsp im öffentlichen eKVV]. Die zuvor genannten speziellen Blockungsbelegnummern werden hier nicht berücksichtigt.

Um solche Überschneidungen zu bereinigen muss in die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe] gewechselt werden. Dort kann über die Schnellsuche eine der betreffenden Veranstaltungen gefunden und über die Detailansicht der Veranstaltung bei dem entsprechenden Termin auf den 'Detail'-Link geklickt werden. In der dann folgenden Einzeltermindarstellung werden bei jedem einzelnen Termin die jeweiligen Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen gezeigt. Dabei wird nur in die Zukunft geschaut, für vergangene Einzeltermine erfolgt keine Überschneidungsprüfung.

Wie einzelne Termine zur Bereinigung von Überschneidungen gestrichen werden können erläutert der folgende Abschnitt:
== Streichung von Einzelterminen ==

[[File:eKVV Einzeltermine Streichen.jpg|right|Streichen von Einzelterminen]]

Bisher ging es nur darum für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.

Diese ''Einzeltermine'' oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den ''Detail'' Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:

:''Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: '''Details''' ''

In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.

Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen ''streichen'' Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen. Auch erfolgt hier - wie im vorherigen Abschnitt gezeigt - eine Darstellung von Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen.

Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.

Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine ''immer'' streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.

=== Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin ===

Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.

Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:

# Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
# Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
# Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin
=== Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung ===

Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.

Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Tagestermine_Streichung.jsp Seite] im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.

== Vorbuchung von Terminen in fakultätseigenen Räumen ==

Zum Wintersemester 2012/13 wurde in das [[Raumvergabe|Verfahren der Raumvergabe]] ein weiterer Zwischenschritt eingebaut, in dem explizite Raumbuchungen von Fakultäten in ihren fakultätseigenen Räumen vor den automatisierten Raumvergaberunden gebucht werden. Im eKVV wurde daher eine eigene Seite aufgebaut, welche die Buchung dieser Veranstaltungstermine unterstützt. Sie ist in der [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Verwendung erfolgt in diesen Schritten:

=== Auswahl der Datumsbereichs ===

In der Seite muss zunächst der Datumsbereich eingestellt werden, innerhalb dessen Termine gesucht werden. Voreingestellt ist dabei die Vorlesungszeit des nächsten Semesters, welches noch nicht begonnen hat. Es sind aber beliebige andere Zeiträume wählbar. Nach der Eingabe des Datumsbereichs kann die Suche nach entsprechenden Terminen gestartet werden.

=== Angezeigte Termine ===

Nach der Raumsuche werden alle Einrichtungen angezeigt, denen im eKVV Räume zugeordnet sind. Es werden immer alle dieser Einrichtungen gezeigt, unabhängig davon, ob tatsächlich Termine für die Buchung vorhanden sind. Bei jeder Einrichtung wird eine Liste der zugeordneten Räume angezeigt, hier kann noch einmal kontrolliert werden, ob eventuell Räume fehlen oder zu viel sind.

Bei den Einrichtungen werden dann nur solche Termine gezeigt, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:

# Sie liegen mindestens teilweise im gesuchten Datumsbereich (das Semester der Veranstaltung eines Termins ist hingegen unwichtig)
# Sie fordern eine zentrale Raumvergabe an
# Sie haben noch keine Raumzuteilung oder -ablehnung erfahren (sind also im Status ''Raumvergabe noch offen'')
# Sie haben einen konkreten Raum eingetragen (oder mehrere)
# Alle eingetragenen Räume gehören zu der Einrichtung, von welcher der Termin kommt

Keine Rolle spielt der Rhythmus der Termine, es können auch einmalige Termine oder Blöcke erscheinen.

=== Die Buchung ===

Am Ende der Seite findet sich ein Schalter, über den die Buchung der ausgewählten Termine durchgeführt werden kann. Die Termine sind am Anfang nicht angewählt, es gibt aber sowohl auf Ebene der Einrichtungen wie auch global einen Schalter um sie gruppenweise auszuwählen.

Vor dem Anklicken des Buchungsschalters erfolgt noch eine Rückfrage, dann wird gebucht. Die Seite wird danach erneut geladen und alle gebuchten Termine sind dann aus der Seite verschwunden (da sie ja nun gebucht sind). Am Seitenanfang erfolgt eine Anzeige der Anzahl der gebuchten Termine.
== Pläne für Schließung und Reinigung ==

Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/HomeZentraleRaumvergabe.jsp eKVV Startseite] der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden. In diesen Plänen tauchen nie die Termine der ''Platzhalterveranstaltungen'' auf, siehe den entsprechenden Abschnitt zu Raumblockungen oben.

=== Die Schließpläne ===

Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:

# Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
# Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
# Raumbelegung für ein Wochenende

Allen Formaten ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:

* Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
* Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesen Fällen früher aufgeschlossen werden muss

Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.

Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.

=== Raumreinigung ===

Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).
== Die Klimasteuerung ==

[[File:ScreenShot eKVV Plan Klimatisierung Ausschnitt.jpg|frame|Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung]]

Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 [http://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/klimatisierung_der_hoersaele_energiesparen_mit eingeführt]. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine [[Klima|ausführlich Beschreibung]] wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auch der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.

Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.

Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld '''Belegung''' bearbeitet werden.

In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragene Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.

Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.

Als zweite hier relevante Termineigenschaft wurde zum Wintersemester 2011/12 die Anforderung einer ''Experiment'' Ausstattung für die zentralen Raumvergabe bearbeitbar gemacht. Über dieses Attribut wird in entsprechend ausgestatteten Hörsälen die Freigabe der Abzugsanlagen für den Experimentbereich gesteuert. Bei Terminen von Veranstaltungen, bei denen die Experimentausstattung tatsächlich genutzt wird, muss daher dieses Attribut ausgewählt sein.

== Statistische Auswertungen ==

Um einen tieferen Blick in die Raumbuchungen und Raumauslastungen werfen zu können wurde eine [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumvergabe_Statistik.jsp spezielle Seite] aufgebaut, über die sich die Informationen zu den Terminen mit Anforderungen an die zentrale Raumvergabe abrufen und exportieren lassen. Die Beschreibung dazu finden Sie nun [[BISHilfe:EKVVZRStatistik|in dieser Hilfeseite]].

== Import von Raumvergabedaten aus S-PLUS ==

Die Übernahme der Raumvergabedaten aus der S-Plus Software erfolgt über ein eigenes Formular im eKVV. Diese Seite arbeitet in drei Schritten:

# Auswahl der aus S-Plus generierten Datei, die importiert werden soll

# Der Dateiinhalt wird analysiert und eine kleine Statistik gezeigt darüber, wie viele Termine enthalten sind, wieviele davon Raumzuteilungen und wie viele Raumablehnungen sind. Bei diesem Schritt werden noch ''keine Änderungen'' im eKVV gemacht, man kann diesen Schritt also gut verwenden um eine S-Plus Datei grob zu testen. Es werden dann auch Links zu allen enthaltenen Terminen angeboten, aufgeteilt in Ablehnungen und Zuteilungen

# In diesem Schritt wird der eigentliche Import durchgeführt und damit auch Änderungen im eKVV gemacht. Der Import dauert meist einige Minuten, daher zeigt die Seite regelmäßig den Fortschritt der Verarbeitung an und auch wenn die Verarbeitung abgeschlossen wurde. Der Import kann zwischendurch abgebrochen werden, allerdings nimmt das nicht die bereits gemachten Änderungen zurück. Beim Import werden nur die Termine tatsächlich im eKVV verändert, bei denen in S-Plus Änderungen gemacht wurden. Bei diesen Terminen wird auch die Option zur Selbstbuchung in der Nachsteuerung gesetzt (siehe dazu den folgenden Abschnitt). In der angezeigten Statistik wird aufgeschlüsselt, wie viele Termine in der Runde wirklich im eKVV verändert wurden
== Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten ==

Zu der zum Sommersemester 2015 eingeführten [[Selbstbuchung]] durch die Fakultäten gehört eine Steuerungsfunktion auf Semesterebene, die die zentrale Raumvergabe ausüben muss. Erst durch die Freigabe der Selbstbuchung in wenigstens einem Semester können die eKVV Beauftragten der Fakultäten diese Funktion nutzen. Die Freigabe der Selbstbuchungsfunktion muss in jedem Semester mehrmals geändert werden. Das sind die drei unterschiedlichen Zustände, die die Selbstbuchungsoption auf Semesterebene haben kann:

;Keine Selbstbuchung
:Dies ist der Standardzustand eines Semesters. Hier kann für keinen Termin die Selbstbuchung ausgeübt werden.

;Nur Termine in Nachsteuerung
:Dieser Zustand wird in den Nachsteuerungsphasen verwendet. Er erlaubt es den Fakultäten die Selbstbuchung für die Termine auszuüben, die aus dem S-Plus Import heraus entsprechend gekennzeichnet wurden.

;Alle Termine
:Dieser Zustand ermöglicht die Selbstbuchung aller Termine in einem Semester und wird normalerweise nach der letzten Raumvergaberunde erreicht.

Die Selbstbuchung kann dabei immer nur auf Terminen ausgeübt werden, die '''komplett innerhalb der Vorlesungszeit''' eines Semesters stattfinden (dies gilt auch bei Terminen, die in die Nachsteuerung fallen).

Die zentrale Raumvergabe muss die Selbstbuchung vor jeder Raumvergaberunde wieder abschalten bevor die eKVV Daten in die S-Plus Software importiert werden, damit während der Planung in S-Plus keine Änderungen im eKVV stattfinden können.

Die Seite zur Steuerung der Selbstbuchungseinstellungen findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe unter dem Link 'Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten'. Hier werden die Semester in einer Auswahlliste angezeigt. Das freizuschaltende Semester wird gewählt und dann über einen der beiden Schalter in dem gewünschten Zustand freigegeben.

Darunter wird in einer Liste angezeigt welche Semester aktuell freigebenen sind. Hier findet sich auch eine Möglichkeit die Freigabe wieder zu entfernen. Vergangene Semester können freigegeben bleiben, sie haben aber faktisch keinen Einfluss, da die Selbstbuchung nur für noch stattfindende Termine ausgeübt werden kann.

== Fussnoten ==

<references />

Meine Aliasadresse im BIS

2025-04-17T08:58:22Z

Ihbrune:

[[Category:Mailverteiler]]
== Was ist eine Aliasadresse? ==

'Aliasadressen' sind ein in 2016 eingeführter, neuer Teil der vielgenutzten [[Die BIS E-Mailverteiler|E-Mailverteilerdienste des BIS]]. Sie sind Pseudonyme für studentische Mailadressen, die für die Nutzung durch Lehrende und z.B. PrüfungsamtsmitarbeiterInnen im eKVV angezeigt werden können, OHNE dass die persönlichen Mailadressen der Studierenden preisgegeben werden müssen.

Sie wurden zuerst gebraucht um in den ins eKVV und [[Lernraum]] integrierten [[LernraumPlus|LernräumenPlus]] E-Mailkommunikation anbieten zu können. Die Aliasadressen sorgen dafür, dass Dienste wie der LernraumPlus die im BIS vorliegenden Informationen ebenfalls nutzen können, ohne dass die im eKVV hinterlegten Mailadressen der Studierenden weitergegeben werden müssen.

Eine Aliasadresse hat dabei diese wesentlichen Eigenschaften:

# Ihr Aufbau hat immer die grundlegende Form <code>idm_12345678@ekvv.uni-bielefeld.de</code>. ''12345678'' steht dabei für einen individuellen, zufällig erzeugten Wert
# Die Adresse an sich erlaubt damit keinen Rückschluss auf die Person, zu der sie gehört. Sie ist damit wie ein Pseudonym oder eben ein 'Alias'
# An das Alias geschickte eMails werden vom System an die aktuell im eKVV oder PEVZ verwendete eMailadresse weitergeleitet
# Die Aliasadresse erlaubt dabei auch keinen Rückschluss auf die eMailadresse, an die weitergeleitet wird
# Im Gegensatz zu den meisten anderen BIS Mailverteilern sind die Aliasadressen ohne Freigabeschritt nutzbar und können von allen Absenderadressen beschickt werden. Sie verhalten sich hier wie 'normale' eMailadressen
# Ein Alias kann gewechselt werden, z. B. falls ein bisher verwendetes Alias kompromittiert wurde und zu viel [https://de.wikipedia.org/wiki/Spam Spam] erhält
== Aliasadressen für Studierende ==

Studierende werden bei der Nutzung des eKVVs dazu aufgefordert, eine Mailadresse zu hinterlegen. Dabei wird zugesichert, dass diese persönliche Adresse

* niemandem bekannt werden und
* jederzeit gewechselt werden kann.

Ein wesentlicher Grund für die Einführung der Aliasadressen war das Ziel diese Zusagen auch dann aufrechterhalten zu können, wenn es notwendig ist integrierten Systemen wie den LernräumenPlus eine Nutzung der studentischen E-Mailadressen zu ermöglichen. Die Aliasadresse leitet an sie geschickte Mails an die aktuell im eKVV freigeschaltete E-Mailadresse weiter.

=== Wo finde ich mein Alias? ===

In den [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Benvw_EMail_Einstellungen.jsp?login=x eKVV eMaileinstellungen] wird das aktuelle Alias angezeigt.

=== Wie ändere ich mein Alias? ===
Im eKVV können Sie sich unter den Maileinstellungen durch den Button "Aliasadresse wechseln" jederzeit ein neues Alias generieren. Es kann danach ein paar Minuten dauern, bis die Änderung in angeschlossenen Systemen wie dem LernraumPlus angekommen ist.

=== Kann ich mein Alias auch selbst nutzen? ===

Da sich das Alias grundsätzlich wie eine normale eMailadresse verhält kann man es prinzipiell auch direkt an andere Personen oder Dienste weitergeben. Wichtig ist hier zu beachten, dass die Aliase für die hochschulinterne Kommunikation entwickelt wurden und z.B. nach der Exmatrikulation ihre Funktion verlieren.

=== Wer kann mein Alias sehen? ===

Lehrende können im eKVV in ihren Teilnahmelisten die Aliasadressen ihrer TeilnehmerInnen sehen. Siehe dazu die Seite '[[Kommunikation mit Studierenden]]’.

=== Wann wird die Anonymität meiner im eKVV gemeldeten E-Mailadresse aufgehoben? ===

Das Alias erlaubt wie beschrieben zunächst keinen Rückschluss auf die Person und die eMailadresse, zu der es gehört. Sobald Sie aber auf eine an Sie über ein Alias geschickte E-Mail antworten, wird nicht mehr die Aliasdaresse, sondern die persönliche Adresse aus Ihrem Mailprogramm als Absenderadresse angezeigt. In den meisten Fällen wird dann der Absender erfahren

# welches Alias zu Ihnen gehört und
# welche Adresse Sie im eKVV verwenden.

Bei einer persönlichen Ansprache etwa von Lehrenden ist der erste Punkt nicht weiter problematisch, da das Alias ja vom Absender ausgewählt wurde um genau Sie zu erreichen. Wenn Sie hingegen vermeiden möchten, dass die im eKVV eingetragene E-Mailadresse bekannt wird, dann müssen Sie von einer anderen Adresse aus antworten. Einfacher ist es dann, im eKVV gleich eine Adresse zu verwenden, die Sie für geeignet für die persönliche Kommunikation mit z.B. Lehrenden halten.

=== Nur für Studierende im Staatsexamen Medizin: Die Medizinaliasadresse ===

Für Studierende im Staatsexamen existiert eine weitere Aliasadresse, die sogn. 'Medizinaliasadresse'. Sie wurde zuerst für die Verwendung in der KuraCloud eingeführt und wird dort für das Login genutzt. Im Gegensatz zur generellen Aliasadresse ist das Medizinalias unveränderlich, da sonst der Zugriff auf die KuraCloud nicht stabil zu halten wäre. Sie sollten diese Adresse daher nicht für andere Zwecke verwenden, damit sie Spamversendern nicht bekannt wird.

Auch diese Adresse wird in der eKVV Seite zu den E-Maileinstellungen angezeigt, sofern sie vorhanden ist.

== Aliasadressen für Mitarbeitende ==

Auch für Mitarbeitende werden Aliasadressen angelegt, sobald Ihnen im PEVZ eine [[UniID|Uni-ID]] zugeordnet ist. Auch Mitarbeitende können ihre Aliasadressen im eKVV der Studierenden einsehen.

An die Aliasadresse geschickte eMails werden an die im PEVZ für Sie eingetragene Adresse weitergeleitet. Wenn Sie gleichzeitig auch Studierende/r sind, so wird die im eKVV von Ihnen freigeschaltete eMailadresse bevorzugt.

E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen

2025-04-15T12:08:57Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Für jede Veranstaltung im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV] wird automatisch ein E-Mailverteiler zur Verfügung gestellt. Dieser Verteiler erreicht alle Studierenden (auch Gastbenutzer), welche die Veranstaltung im eigenen eKVV Stundenplan gespeichert haben oder denen in der BIS Prüfungsverwaltung eine Leistung bei der Veranstaltung verbucht wurde. Zusätzlich werden immer auch die Lehrenden der Veranstaltung in die Empfängerliste einbezogen.

Wenn das [[FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden|eKVV-Teilnehmermanagement]] bei einer Veranstaltung verwendet wird, gibt es zwei weitere Verteiler, über welche ausschließlich die zugelassenen Teilnehmer*innen erreicht werden bzw. die nicht-zugelassenen/auf der Warteliste stehenden.

Wie sie frei gewählte Gruppen von Teilnehmer*innen adressieren können wird in der Seite '[[Kommunikation mit Studierenden]]' beschrieben.

|sender=Die Verteiler einer Veranstaltung können zunächst von den Lehrenden und ihren Sekretariaten beschickt werden. Die Verbindung zu den Lehrenden erfolgt automatisch über die Zuordnung im eKVV.

Die Verteiler sollen allerdings '''den kompletten Lebenszyklus''' einer Lehrveranstaltung von der Planung bis zur Prüfungsdokumentation unterstützten und können daher auch von den eKVV Verantwortlichen der jeweiligen Fakultät, von Verantwortlichen für Platzvergabeverfahren (Belegmanagement), den Moderator*innen der fakultätsweiten Mailverteiler, den zuständigen Prüfungsämtern wie auch bei Klinikveranstaltungen von den Lehrkoordinationen genutzt werden. Auch der zentralen Raumvergabe stehen diese Verteiler zur Verfügung.

Lehrende, Sekretariate und die zuvor genannten Verantwortlichen können die Verteiler unter ihren im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Home.jsp Personen- und Einrichtungsverzeichnis] eingetragenen E-Mailadressen beschicken.

Lehrende können zusätzlich einzelne E-Mailadressen als absendeberechtigt eintragen. Auf diese Weise kann Tutorinnen und Tutoren die Nutzung ermöglicht werden (Hinweise dazu siehe [[E-Mailverteiler_für_Lehrveranstaltungen#Wie_erhalten_Tutor*innen_einen_Zugang_zu_den_E-Mailverteilern|unten]]).

Sie brauchen dazu einen {{BIS Zugang}}. In der Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] finden Sie dann bei jeder Veranstaltung entsprechende Links.
|wo=Die Adressen der E-Mailverteiler finden Sie am einfachsten im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV]. Suchen Sie dort die gewünschte Veranstaltung heraus, öffnen Sie die Detailansicht und gehen Sie zum entsprechenden Abschnitt in der Seite.

Die beiden zusätzlichen Verteiler, die durch eine Nutzung des Teilnehmermanagements verfügbar werden, finden Sie nicht im öffentlichen eKVV, sondern nur in den geschützten eKVV Eingabeseiten. In der Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] sehen Sie zum Beispiel bei jeder Veranstaltung einen Link zu den E-Mailverteilern.

|archivierung=Wenn Sie eine E-Mail mit der Archivierungsoption freigeben wird sie in das öffentlich einsehbare E-Mailarchiv der Veranstaltung im eKVV kopiert. Grundsätzlich wird die Nutzung der Archivierungsoption empfohlen, damit auch Studierende ohne eingetragene E-Mailadresse eine Chance haben Informationen zu erhalten. Der Zugriff auf die Anzeige im öffentlichen eKVV ist nur Personen möglich, die sich am eKVV angemeldet haben. Es findet dabei keine Beschränkung auf die Teilnehmer*innen der Veranstaltung statt.

Archivierte E-Mails werden automatisch nach 2 Jahren entfernt. Als Lehrende/r einer Veranstaltung können Sie archivierte E-Mails auch selbst wieder löschen, gehen Sie dazu über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]' in das jeweilige E-Mailarchiv. Wenn Sie Informationen zu Veranstaltungen über einen längeren Zeitraum behalten möchten, sollten Sie die Foren oder den Ankündigungsbereich in den ans eKVV angeschlossenen [[Lernraum|Lernräume]] nutzen.
}}
== Wie erhalten Tutor*innen einen Zugang zu den E-Mailverteilern ==

Als Lehrende können Sie Ihren Tutor*innen die Nutzung der E-Mailverteiler bei einzelnen Veranstaltungen eröffnen. Dazu benötigen Sie einen {{BIS Zugang}}. Wenn Sie diesen haben gehen Sie so vor:

* Gehen Sie im eKVV auf die Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"]
* Suchen Sie dort die Veranstaltung heraus, für die Sie Tutor*innen freischalten wollen
* Klicken Sie bei der Veranstaltung auf den 'bearbeiten' Link unter Kommunikation / E-Mailverteiler
* Auf dem folgenden Formular können Sie E-Mailadressen der Tutor*innen eintragen, die dann sofort sendeberechtigt für den Verteiler sind. Sie können auf dem gleichen Wege diese Sendeberechtigungen auch wieder entfernen

Die auf diese Weise hinzugefügten Adressen sind ''nicht'' selbst im Verteiler enthalten. Sie bekommen aber - wenn von diesen Adressen E-Mails an den Verteiler verschickt werden - ihre E-Mail in Kopie.

== Was passiert, wenn eine Belegnummer bei mehreren Veranstaltungen verwendet wird ==

Die Adressen der E-Mailverteiler der Veranstaltungen enthalten als wesentliches Merkmal zur Identifizierung der Veranstaltung die Belegnummer. Falls eine '''Belegnummer''' in einem Semester '''bei mehreren Veranstaltungen''' verwendet wird, so haben diese Veranstaltungen '''einen gemeinsamen Verteiler'''. Dies hat in manchen Anwendungsfällen den Vorteil, dass alle Teilnehmer*innen der entsprechenden Veranstaltungen erreicht werden, auch wenn sie nicht jede der betreffenden Veranstaltungen im Stundenplan haben.

Wenn es hingegen wichtig ist, dass nur die Teilnehmer*innen einer ganz bestimmten Veranstaltung erreicht werden, dann bietet das eKVV alternative Verteileradressen an, welche die '''immer eindeutige Veranstaltungs-ID''' enthalten. Da die ID einfach eine lange Zahlenkette ist sind diese Verteileradressen nicht gut merkbar und für die EmpfängerInnen auch nicht direkt mit einer bestimmten Veranstaltung in Beziehung zu setzen. Sie sollten daher wirklich nur verwendet werden, wenn genau eine bestimmte Veranstaltung von mehreren Veranstaltungen mit identischer Belegnummer adressiert werden muss. Fallbeispiele sind hier Übungsgruppen oder Klausuranmeldeveranstaltungen.

Sie finden diese alternativen Verteileradressen in der internen [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe]. Suche Sie dort die entsprechende Veranstaltung und gehen Sie in die Detailseite der gewünschten Veranstaltung. Am Ende gibt es den Bereich zu den Mailverteilern und dort einen Abschnitt '''Wenn die Belegnummer mehrfach vorkommt''<nowiki/>'. Hier werden die Adressen der Verteilervarianten mit und ohne Berücksichtigung des Teilnahmemanagements angezeigt.

E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen

2025-04-15T12:08:38Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Für jede Veranstaltung im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV] wird automatisch ein E-Mailverteiler zur Verfügung gestellt. Dieser Verteiler erreicht alle Studierenden (auch Gastbenutzer), welche die Veranstaltung im eigenen eKVV Stundenplan gespeichert haben oder denen in der BIS Prüfungsverwaltung eine Leistung bei der Veranstaltung verbucht wurde. Zusätzlich werden immer auch die Lehrenden der Veranstaltung in die Empfängerliste einbezogen.

Wenn das [[FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden|eKVV-Teilnehmermanagement]] bei einer Veranstaltung verwendet wird, gibt es zwei weitere Verteiler, über welche ausschließlich die zugelassenen Teilnehmer*innen erreicht werden bzw. die nicht-zugelassenen/auf der Warteliste stehenden.

Wie sie frei gewählte Gruppen von Teilnehmer*innen adressieren können wird in der Seite '[[Kommunikation mit Studierenden]]' beschrieben.

|sender=Die Verteiler einer Veranstaltung können zunächst von den Lehrenden und ihren Sekretariaten beschickt werden. Die Verbindung zu den Lehrenden erfolgt automatisch über die Zuordnung im eKVV.

Die Verteiler sollen allerdings '''den kompletten Lebenszyklus''' einer Lehrveranstaltung von der Planung bis zur Prüfungsdokumentation unterstützten und können daher auch von den eKVV Verantwortlichen der jeweiligen Fakultät, von Verantwortlichen für Platzvergabeverfahren (Belegmanagement), den Moderator*innen der fakultätsweiten Mailverteiler, den zuständigen Prüfungsämtern wie auch bei Klinikveranstaltungen von den Lehrkoordinationen genutzt werden. Auch der zentralen Raumvergabe stehen diese Verteiler zur Verfügung.

Lehrende, Sekretariate und die zuvor genannten Verantwortlichen können die Verteiler unter ihren im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Home.jsp Personen- und Einrichtungsverzeichnis] eingetragenen E-Mailadressen beschicken.

Lehrende können zusätzlich einzelne E-Mailadressen als absendeberechtigt eintragen. Auf diese Weise kann Tutorinnen und Tutoren die Nutzung ermöglicht werden (Hinweise dazu siehe [[E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen#Wie_erhalten_TutorInnen_einen_Zugang_zu_den_E-Mailverteilern|unten]]).

Sie brauchen dazu einen {{BIS Zugang}}. In der Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] finden Sie dann bei jeder Veranstaltung entsprechende Links.
|wo=Die Adressen der E-Mailverteiler finden Sie am einfachsten im [http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp eKVV]. Suchen Sie dort die gewünschte Veranstaltung heraus, öffnen Sie die Detailansicht und gehen Sie zum entsprechenden Abschnitt in der Seite.

Die beiden zusätzlichen Verteiler, die durch eine Nutzung des Teilnehmermanagements verfügbar werden, finden Sie nicht im öffentlichen eKVV, sondern nur in den geschützten eKVV Eingabeseiten. In der Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] sehen Sie zum Beispiel bei jeder Veranstaltung einen Link zu den E-Mailverteilern.

|archivierung=Wenn Sie eine E-Mail mit der Archivierungsoption freigeben wird sie in das öffentlich einsehbare E-Mailarchiv der Veranstaltung im eKVV kopiert. Grundsätzlich wird die Nutzung der Archivierungsoption empfohlen, damit auch Studierende ohne eingetragene E-Mailadresse eine Chance haben Informationen zu erhalten. Der Zugriff auf die Anzeige im öffentlichen eKVV ist nur Personen möglich, die sich am eKVV angemeldet haben. Es findet dabei keine Beschränkung auf die Teilnehmer*innen der Veranstaltung statt.

Archivierte E-Mails werden automatisch nach 2 Jahren entfernt. Als Lehrende/r einer Veranstaltung können Sie archivierte E-Mails auch selbst wieder löschen, gehen Sie dazu über die Seite '[https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp Meine Veranstaltungen]' in das jeweilige E-Mailarchiv. Wenn Sie Informationen zu Veranstaltungen über einen längeren Zeitraum behalten möchten, sollten Sie die Foren oder den Ankündigungsbereich in den ans eKVV angeschlossenen [[Lernraum|Lernräume]] nutzen.
}}
== Wie erhalten Tutor*innen einen Zugang zu den E-Mailverteilern ==

Als Lehrende können Sie Ihren Tutor*innen die Nutzung der E-Mailverteiler bei einzelnen Veranstaltungen eröffnen. Dazu benötigen Sie einen {{BIS Zugang}}. Wenn Sie diesen haben gehen Sie so vor:

* Gehen Sie im eKVV auf die Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"]
* Suchen Sie dort die Veranstaltung heraus, für die Sie Tutor*innen freischalten wollen
* Klicken Sie bei der Veranstaltung auf den 'bearbeiten' Link unter Kommunikation / E-Mailverteiler
* Auf dem folgenden Formular können Sie E-Mailadressen der Tutor*innen eintragen, die dann sofort sendeberechtigt für den Verteiler sind. Sie können auf dem gleichen Wege diese Sendeberechtigungen auch wieder entfernen

Die auf diese Weise hinzugefügten Adressen sind ''nicht'' selbst im Verteiler enthalten. Sie bekommen aber - wenn von diesen Adressen E-Mails an den Verteiler verschickt werden - ihre E-Mail in Kopie.

== Was passiert, wenn eine Belegnummer bei mehreren Veranstaltungen verwendet wird ==

Die Adressen der E-Mailverteiler der Veranstaltungen enthalten als wesentliches Merkmal zur Identifizierung der Veranstaltung die Belegnummer. Falls eine '''Belegnummer''' in einem Semester '''bei mehreren Veranstaltungen''' verwendet wird, so haben diese Veranstaltungen '''einen gemeinsamen Verteiler'''. Dies hat in manchen Anwendungsfällen den Vorteil, dass alle Teilnehmer*innen der entsprechenden Veranstaltungen erreicht werden, auch wenn sie nicht jede der betreffenden Veranstaltungen im Stundenplan haben.

Wenn es hingegen wichtig ist, dass nur die Teilnehmer*innen einer ganz bestimmten Veranstaltung erreicht werden, dann bietet das eKVV alternative Verteileradressen an, welche die '''immer eindeutige Veranstaltungs-ID''' enthalten. Da die ID einfach eine lange Zahlenkette ist sind diese Verteileradressen nicht gut merkbar und für die EmpfängerInnen auch nicht direkt mit einer bestimmten Veranstaltung in Beziehung zu setzen. Sie sollten daher wirklich nur verwendet werden, wenn genau eine bestimmte Veranstaltung von mehreren Veranstaltungen mit identischer Belegnummer adressiert werden muss. Fallbeispiele sind hier Übungsgruppen oder Klausuranmeldeveranstaltungen.

Sie finden diese alternativen Verteileradressen in der internen [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Home.jsp eKVV Eingabe]. Suche Sie dort die entsprechende Veranstaltung und gehen Sie in die Detailseite der gewünschten Veranstaltung. Am Ende gibt es den Bereich zu den Mailverteilern und dort einen Abschnitt '''Wenn die Belegnummer mehrfach vorkommt''<nowiki/>'. Hier werden die Adressen der Verteilervarianten mit und ohne Berücksichtigung des Teilnahmemanagements angezeigt.

Vorlage:MailverteilerPEVZSonderfaelle

2025-02-27T12:43:21Z

Ihbrune:

<includeonly>Es gibt dabei eine Ausnahme: Personen, die nur in Einrichtungen eingetragen sind, die im PEVZ nicht als Untereinrichtungen der Universität gelten, werden in den Verteilern nicht berücksichtigt. Ein Beispiel ist hier das [[Einrichtung:300699625|Universitätsklinikum OWL]].</includeonly><noinclude>

Dieses Template wird für die Dokumentation der BIS Mailverteiler verwendet.

== Funktion ==

Hier wird der Hinweis auf die Teile des PEVZs abgebildet., die bei den hochschulweiten Verteilern ausgeschlossen werden.
</noinclude>

E-Mailverteiler zur Onlinebedarfserhebung

2025-01-22T09:33:23Z

Ihbrune:

{{MailverteilerBeschreibung
|kurzbeschreibung=Über diesen Verteiler erfolgt die Ansprache der Studierenden im Kontext der [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-fur-lehrplanerinnen/onlinebedarfserhebung-leh/ Onlinebedarfserhebung].

Der Verteiler erreicht die Studierenden, die:

* noch keinen eKVV Stundenplan für das kommende Semester angelegt haben,
* im aktuellen Semester eingeschrieben und nicht exmatrikuliert oder beurlaubt und
* in einem der [[E-Mailverteiler_für_bestimmte_Abschlüsse_und_Fachsemester#Anhang:_Abschluss_Codes|Abschlusschlüssel]] '05', '63', '71', '72', '73', '74', '75', '76', '82', '88', '89', '90', '91', '92', '94', '95', '96', '97' eingeschrieben sind
|sender={{MailverteilerTBAlleDuerfenSenden}}
|moderation={{MailverteilerTBZentraleModeration}}
|wo=Der Verteiler ist nur für Nutzungen durch das Dezernat Studium und Lehre gedacht.
|archivierung={{MailverteilerTBGrosseStudVerteilerArchivierung}}
}}

Die BIS E-Mailverteiler

2025-01-22T09:30:49Z

Ihbrune:

[[Category:Mailverteiler]]
Das BIS bietet Ihnen heute eine große und immer noch wachsende Anzahl von automatischen E-Mailverteilern. Auf dieser Seite finden Sie einen vollständigen Überblick über alle Verteiler. Grundlegende Fragen zu den Verteilern werden im [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/mailverteiler-im-bis/ Campus-Support Portal] beantwortet. Wenn Sie einen Verteiler brauchen, den wir noch nicht anbieten, nehmen Sie {{BISKontakt|Kontakt}} zu uns auf!

== E-Mailverteiler zur Ansprache von Mitarbeiter*innen ==

Die E-Mailverteiler für Mitarbeiter*innen verwenden grundsätzlich die im {{PEVZ}} eingetragenen E-Mailadressen. Welche Adressen genau in die Verteiler eingehen wird [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/mailverteiler-im-bis/ hier beschrieben].

Wenn Sie als Mitarbeiter*in einen der universitätsweiten Verteiler beschicken möchten ist dies nur möglich, wenn die Nachricht an zentraler Stelle geprüft und freigegeben wurde. Bei den einrichtungsbezogenen Verteilern gilt die Regel, dass Sie nur innerhalb Ihrer Einrichtung Verteiler beschicken können, nicht aber beliebige Verteiler anderer Einrichtungen. Sie finden in den Beschreibungen der einzelnen Verteiler weitergehende Hinweise.

Wenn Sie eine Mail an mehrere Verteiler schicken, dann empfehlen wir, dieser Mail einen entsprechenden Hinweistext voranzustellen, damit die Adressat*innen voneinander wissen.

Ein Beispiel: "Diese Mail geht an die Verteiler '''Alle Studiendekan*innen''' und '''Alle Verwaltungsleitungen'''"

=== Universitätsweite Verteiler ===

Sie möchten in der gesamten Universität Gruppen von Mitarbeiter*innen erreichen?

* [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|Alle Mitarbeiter*innen]]
* [[E-Mailverteiler aller Lehrenden|Alle Lehrenden]]
* [[E-Mailverteiler aller Lehrenden und Forschenden|Alle Lehrenden und Forschenden]]
* [[E-Mailverteiler aller Forschenden|Alle Forschenden]]
* [[E-Mailverteiler aller Professorinnen und Professoren|Alle Professor*innen]]
* [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Technik und Verwaltung|Alle Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung]]
* [[E-Mailverteiler aller Sekretariate der Lehrenden|Alle Sekretariate der Lehrenden]]

Von diesen Verteilern gibt es jeweils eine [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen oder aller Mitarbeiter|Variante]] für männliche und für weibliche Adressat*innen, so dass Sie bei den oben genannten Verteilern jeweils Männer und Frauen getrennt voneinander ansprechen können.

Ebenfalls gibt es für diese Verteiler jeweils [[E-Mailverteiler für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|eine Variante]], über welche nur neu eingetragene Mitarbeiter*innen adressiert werden können.

* [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in bestimmten Statusgruppen|Alle Mitarbeiter*innen in bestimmten Statusgruppen]]

Dem Verteiler der Statusgruppen sollte heute der Vorzug vor der Verwendung des älteren Verteilers [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und -mitarbeiter mit bestimmten Diensttiteln|aller Mitarbeiter*innen mit bestimmten Diensttiteln]] gegeben werden.

=== Funktionsträger/-innen ===

Sie möchten alle Dekan*innen erreichen oder alle Studienberatungen?

* [[E-Mailverteiler der Funktionsträger und -trägerinnen|Funktionsträger*innen]]
=== Gebäudebezogene Verteiler ===

Sie möchten die Mitarbeiter*innen adressieren, die Büros in einem bestimmten Gebäude bzw. einem bestimmten Bauteil haben?

* [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in bestimmten Gebäuden|E-Mailverteiler aller Mitarbeiter*innen in bestimmten Gebäuden]]
=== Einrichtungsbezogene Verteiler ===

Auch zur Ansprache der Mitarbeiter*innen kompletter Fakultäten, einzelner Arbeitsgruppen, von Kommissionen und allen sonstigen Organisationsstrukturen, die im {{PEVZ}} eingetragen sind, gibt es eine Reihe von Verteilern:

* [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Einrichtung|Alle Mitarbeiter*innen einer Einrichtung]]
* [[E-Mailverteiler aller Lehrenden einer Einrichtung|Alle Lehrenden einer Einrichtung]]
** Über einen [[E-Mailverteiler für die unkommentierten Veranstaltungen einer Einrichtung|speziellen Verteiler]] können die Lehrenden erreicht werden, deren Veranstaltungen bisher noch unkommentiert sind
* [[E-Mailverteiler aller Forschenden und Lehrenden einer Einrichtung|Alle Forschenden und Lehrenden einer Einrichtung]]
* [[E-Mailverteiler aller Forschenden einer Einrichtung|Alle Forschenden einer Einrichtung]]
* [[E-Mailverteiler aller Professorinnen und Professoren einer Einrichtung|Alle Professor*innen einer Einrichtung]]
* [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Technik und Verwaltung einer Einrichtung|Alle Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung einer Einrichtung]]

Zu den meisten der zuvor genannten Verteiler sind auch [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen oder aller Mitarbeiter einer Einrichtung|geschlechtsspezifische Varianten]] verfügbar.

Während die zuvor genannten Verteiler über die Eigenschaften von Personen erzeugt werden, die direkt von den PEVZ Beauftragten bearbeitet werden können, verwendet der folgende Verteiler die Statusgruppen aus dem Personalsystem:

* [[E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Einrichtung in bestimmten Statusgruppen|Alle Mitarbeiter*innen einer Einrichtung in bestimmten Statusgruppen]]

== E-Mailverteiler zur Ansprache von Studierenden ==

Die E-Mailverteiler der Studierenden verwenden die E-Mailadressen, die von den Studierenden im eKVV eingetragen wurden. Welche E-Mailadressen die Studierenden im eKVV hinterlegen,
ist ihnen freigestellt. Relevant ist hierbei in erster Linie, dass
eine Adresse hinterlegt wird, die auch regelmäßig abgerufen wird. Nach
einem Beschluss der IKM-Leiterversammlung vom 12.12.2006 lässt die
Universität Bielefeld in ihren unterschiedlichen Maildiensten für die
Studierenden beliebige Mailadressen zu.

Die Mailadressen der Studierenden werden von uns nicht weitergegeben und sind für Sie deshalb nicht einsehbar. Dies hat neben den Datenschutzgründen den handfesten Vorteil, dass Sie sich nicht damit befassen müssen, die Mailadressen aktuell zu halten. Die automatischen Verteiler verwenden immer die gerade im eKVV eingetragenen E-Mailadressen. Auch bei gerade erst eingeschriebenen Studierenden ist normalerweise gleich eine E-Mailadresse bekannt, da diese aus dem Einschreibungsverfahren übernommen wird.

=== Die Klassiker: Verteiler für Lehrveranstaltungen und einzelne Studierende ===

* [[Einzelne Studierende per E-Mail ansprechen|Einzelne Studierende erreichen]]
* [[E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen|Alle Teilnehmer*innen einer Lehrveranstaltung erreichen]]
* [[Kommunikation mit Studierenden|Gruppen von Teilnehmer*innen adressieren]]

=== Universitätsweite Verteiler ===

Sie möchten Studierende in der gesamten Universität bzw. in allen Studiengängen erreichen?

* [[E-Mailverteiler aller Studierenden|Alle Studierenden]]
** [[E-Mailverteiler aller weiblichen oder männlichen Studierenden|Alle weiblichen oder männlichen Studierenden]]
** Für diese Verteiler gibt es Varianten, die [[E-Mailverteiler_für_neue_Studierende|neue Studierende]] gezielt erreichbar machen
* [[E-Mailverteiler aller Erstsemester|Alle Erstsemester]]
* [[E-Mailverteiler aller Zweitsemester|Alle Zweitsemester]]

Falls sie flexiblere Verteiler brauchen, z. B. um alle BA Studierenden ab dem 5. Fachsemester zu adressieren oder alle M.Ed. Studierenden im ersten Semester kann dies über den folgenden Verteiler geschehen:

* [[E-Mailverteiler für bestimmte Abschlüsse und Fachsemester|Studierende bestimmter Abschlüsse und Fachsemester sowie internationale Studierende]]

=== Einrichtungsbezogene Verteiler ===

* [[E-Mailverteiler aller Studierenden einer Einrichtung|Alle Studierenden einer Einrichtung]]
** Hier gibt es auch Varianten, die nur die weiblichen oder männlichen Studierenden adressieren

=== Studiengangsbezogene Verteiler ===

* [[E-Mailverteiler aller Studierenden eines Studiengangs|Alle Studierenden eines Studiengangs]]
* [[E-Mailverteiler aller Studierenden einer Gruppe von Studiengängen|Alle Studierenden einer Gruppe von Studiengängen]]

== Weitere Verteiler ==
Diese Verteiler sind für spezielle Anwendungen verfügbar:

* [[E-Mailverteiler zur Organisation des Praxissemesters|Verteiler zur Organisation des Praxissemesters]]
* [[E-Mailverteiler zur Onlinebedarfserhebung|Verteiler zur Unterstützung der Onlinebedarfserhebung]]
* [[E-Mailverteiler für Personen mit bestimmten Zuständigkeiten in den BIS Anwendungen|Verteiler für Personen mit bestimmten Zuständigkeiten in den BIS Anwendungen]]
* [[Verteiler für Personen mit Autor*innenrechten in Roxen]]
* [[E-Mailverteiler für spezifische Anwendungen|Verteiler für spezifische Anwendungen]]

Registration from an unknown device - What to do?

2024-12-05T10:38:45Z

Ihbrune: /* Examinations for students: electronic course catalogue (ekvv) */

[[Category:Sicherheit]][[Category:In english]]
AUTOMATIC TRANSLATION OF [[Fremdlogin|THIS PAGE IN GERMAN]]

Since [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf 21 August 2024 (text in german)], the login system sends notifications when you register on a device for the first time. On this page you will find answers to the following questions:

* Why am I receiving these emails?
* When do I receive these emails?
* How can I check whether these emails are genuine?
* How can I judge whether a login by myself was the trigger?
* I suspect that someone else has registered with my login details. What do I do first?
* Why would someone want to register under my name?
* Why do I get these emails even though I always use the same device?
* Can I switch off these notifications?
* Who can I contact if I have further questions?

== Why am I receiving these emails? To be able to stop password theft! ==
The notifications are intended to enable you to recognise and stop a 'theft of your login data'. Before the introduction of these notifications, only a regular look at the '[[My Account]]' page could tell you that someone was logging into your account. page could tell you that someone was accessing the university's IT systems in your name.

The active notification increases the chance of quickly recognising a successful attack on your login and countering it immediately if you act accordingly. In the best case scenario, you will see this email immediately after the unauthorised login, follow the instructions in it and block the attackers immediately before they can cause any damage or lock you out of your account.

== When do I receive these emails? The first time you log in on each device ==
In principle, the notifications are only sent if a login has been carried out with your login data and the correct password has been used. Incorrect logins will only result in a notification if this has triggered a [[My Account#Temporary lock of your login|temporary lock]] of your login.

The notifications should be 'rare events' so that - when they occur - they become something special and attract attention. If the login system sent a notification every time someone logged in, these emails would probably be quickly ignored. A notification should therefore only be sent when you log in 'on a device for the first time'. Subsequent registrations will no longer trigger notifications.

=== What is meant by 'device'? ===
The term 'device' is not easy to define for technical reasons, but to put it simply, a 'device' is a specific web browser (e.g. Safari or Chrome) on a specific computer (i.e. your laptop or smartphone). If you register on the same computer with two different web browsers, these are two different devices from the perspective of the login system. Even if you log in to the [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-hilfeseiten/bis-app/ ''Meine Uni'' App], this will be counted as registration on a 'new' device.

=== I have been using my computer for a long time! Why is it a new device then? ===
From the login system's point of view, every device that the login system has not yet been able to mark as a known device is new. This is why you will receive a security message even if you have been using a computer for a long time. The exact technical background - keyword 'cookies' - is described in a later section.

=== Other people are also registering on my computer. Does this cause problems? ===
If you share your computer and several staff, people register, this is not a problem. The labelling of a device as a known device refers to specific staff, people. So if you allow a fellow student to quickly view her electronic course catalogue (ekvv) timetable on your computer, she will receive a notification about a login on a new device, but nothing will change for you.

== How can I check whether these emails are genuine? ==
Almost everyone receives fake emails more or less frequently that are designed to trick them into entering their login details on a third-party website, where they are then stolen. This is called 'phishing' and you will find more information on this in the following paragraphs. If you are wondering whether an email with a security warning was really sent by the university's IT systems, then this already shows that you are sensitised to this danger!

'Unfortunately, almost everything about an email can be faked', so it is not completely safe to check the following features:

* Subject: emails sent by the system today (August 2024) have this subject:

<blockquote>''Sicherheitshinweis: Ein neues Gerät hat sich auf Ihrem Universitätskonto angemeldet''</blockquote>We deliberately do not mention the further content of the email here so that staff, people who try to imitate our emails do not have a direct template.

* Sending address: The sender address ends with '@ekvv.uni-bielefeld.de'
* Links: Only links ending in 'uni-bielefeld.de' are sent in the email. But beware: It is easy to create links that look very similar, or to use formatting tricks to make it appear to be an 'uni-bielefeld.de' address when in fact it is a completely different address

If you want to be on the safe side, go directly to this page:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

This page will show you the steps you should take to switch off unauthorised access.

== How can I judge whether a login by myself was the trigger? ==
This question is crucial for your further procedure and is usually 'easiest to judge by the time': The time at which the login took place is documented in the email sent. Do you remember making a registration at this time? If you don't remember exactly, you can see your login history for the last few days on the '[[My Account]]' page.

There are further hints:

=== Operating system and web browser ===
Further features are the information sent in the email about the operating system and web browser used to log in. Although attackers can falsify this information and adapt it to the devices you normally use, it can still be an indication of unauthorised access.

However, there are also rare cases in which this information is misleading:

* Since the so-called [https://developers.google.com/privacy-sandbox/blog/user-agent-reduction-android-model-and-version?hl=en user‑agent reduction], the Chrome web browser is returning fixed descriptions for the operation system. For example under Android the Chrome web browser always indicates 10 as the Android version
* Then there are known examples of certain apps not authorised by the university logging into the IT systems and using unusual web browser names.
* Another reason for deviating information may be anonymising web browser extensions. See more on this below.

On the '[[My Account]]' page, in the 'My current device' section, you can see what information the system displays for the device you are currently using. This allows you to easily compare whether the details in the email match one of your devices.

=== IP address ===
Another piece of information is the so-called IP address, which is given at the end of the email. The IP address is the web address of the computer from which the login was made. It cannot be falsified, but it is not easy to interpret. We have a separate section on this at the end of the page.

However, the IP address may be a good starting point for further research by us in the event of suspected unauthorised access and can be used to obtain a picture of the potential damage.

=== Name of the computer ===
The name of the computer associated with the IP address is displayed here. From a technical point of view, a request is made to the [[wikipedia:Domain_Name_System|Domain Name System (DNS)]]. This name can also be somewhat cryptic under certain circumstances, especially in the case of automatically assigned computer names. These are common, for example, when using a WLAN.

However, this information can help you in particular to decide whether the login came from a computer in the university network: In this case, the name will end with 'uni-bielefeld.de'. With other Internet providers, there is often a reference to the provider in the name, which can allow you to draw conclusions as to whether the access came from you.

There may be cases where the login system cannot determine the computer name because no corresponding DNS name was available. A corresponding message is then displayed.

=== In case of doubt: click on the link ===
As a general rule: If, after checking the email, you have 'even slight doubts' that the login was carried out by yourself, the safest thing to do is to click on the link in the email or go directly to https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin and follow the instructions in the following section. In the worst case, you will then have a new password. But in any case, you have avoided the risk of someone accessing the university's IT systems in your name and with access to your data or the data entrusted to you.

== I suspect someone else has registered with my login details. What do I do first? ==
The most important thing now is to 'act quickly'! A person with your login can lock you out of your account at any time and it is much more difficult to regain approval from someone else than to lock them out again straight away. The starting point is the page already mentioned several times

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

or the first link in the email that starts with this address but has a long parameter appended to it. If you call up the link in the email, the marker that now identifies the device of the other person as a known device is invalidated.

However, the most important thing is to change your own web password on this page:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/password

Once you have done this, a significant part of your IT accounts at the university will be 'safely under your control again'.

=== Change other passwords: Email, SAP and more ===
You should then also change the password for your e-mail account and for Windows, VPN and WLAN access. You can do this in the PRISMA portal:

https://prisma.uni-bielefeld.de/

As an employee, you should also change the password for your SAP account. If you have also used the stolen password in privately used IT systems, you should also change it there.

=== Activate 2-factor authentication ===
The {{2FA_en}} makes your login much more secure, as an attacker no longer only needs your password. If your approval has already been lost once, there is a high probability that attackers will try to gain access again. Two-factor authentication can protect you against a whole range of possible attacks on your account and works in a similar way to other Internet services.

=== Exclude external devices ===
By changing your password, all devices that had access to your account should be locked out again. However, it doesn't hurt to take a look at this page, which lists all devices that have access like the My Uni app:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/devices

=== Assess possible damage ===
Now that you have secured your logins to the IT systems and are therefore now the only person who can log in under your name again, you should invest some time checking to see if any illegitimate activity has been carried out with your approval. It depends somewhat on what status you have where risks can be seen:

==== Login history ====
You should first take a look at the 'My Account' page:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/

Check there which activities you do not recognise. This can give you an indication of how long and to what extent these accesses have taken place.

==== Your own email account ====
Has someone sent emails in your name? As emails can be deleted, this analysis may be incomplete.

A more perfidious and more difficult to clean up effect of an attack on your email account can be the setting up of automatic forwarding, which allows attackers to continue reading your emails even after you have changed your password. You should check the settings of your email account via the webmailer:

https://mail.uni-bielefeld.de/

==== Examinations for students: electronic course catalogue (ekvv) ====
For students, it is particularly important to ensure that [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Stundenplan_Klausuren.jsp?login=x exam and examination registrations] are still correct. At least if you are studying a subject for which such registrations are made via the electronic course catalogue (eKVV). In general, you should check your electronic course catalogue (ekvv) timetable.

==== Examinations for employees ====
For employees, it is not so easy to compile a complete list of all the potential damage that attackers could have caused with your login. This depends very much on your tasks, so this list is only an example:

* Teaching staff, instructors, lecturers: Check whether academic achievements in courses have been reported in the electronic course catalogue (ekvv) that you cannot explain, or grades in the e-examination system
* SAP: If you have further authorisations in SAP, you should check the possible processes in more detail

== Why would someone want to register under my name? ==
Theft of login data occurs time and again, especially through 'phishing'. In [https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/informationssicherheit/beschaeftigte/emails/ this page of the university's information security] you will find further descriptions. The reasons for this are numerous and cannot be listed exhaustively here. However, the examples mentioned have all occurred at the university:

* Sending spam: ownership of email accounts is very valuable to the senders of spam and phishing emails. The better the reputation of an e-mail domain such as '@uni-bielefeld.de', the more valuable it is. Such attackers are usually not very interested in personal data, their aim is to send as many unwanted emails as possible before they are stopped. This type of attacker often obtains your login details through phishing.
* Stalking: Someone in your immediate environment is trying to monitor you or obtain information about you. In this scenario, it is possible that this person has been able to carry out extensive manipulation of your devices and may be able to access your accounts again in this way even after changing your password. Two-factor authentication can offer better protection here and you should keep an eye on your login history in the coming days.
* Unauthorised changes in the IT systems: If you have critical authorisations in IT systems, for example as an examination office, you can become the target of attacks on your login for this reason. Attackers use your authorisations to make changes to the IT systems in their favour. In the past, there have been cases involving internal perpetrators who have shown a high level of criminal energy.
* Blaming others for manipulation: Someone wants to carry out illegitimate manipulations in the IT systems, but does not want to be held accountable if discovered. In this scenario, you would initially be categorised as the person responsible because your login was used.
* Industrial espionage: Research is carried out at the university, and some of these fields of research work in areas where industrial espionage is a lucrative business. Here you may be dealing with so-called APTs [[wikipedia:Advanced_persistent_threat|Advanced Persistent Threats]], i.e. powerful actors who attack again and again and are not deterred by failure. If there is any suspicion of this, it is essential that further investigations are carried out.

== Why do I get these emails even though I always use the same device? ==
How does the login system recognise whether you have already registered on your laptop? There is no 'identification number' etc. that we can use to uniquely identify devices such as laptops or smartphones. This is a good thing, otherwise companies that create profiles of website visitors on the Internet would immediately pounce on them.

The login system only has the option of placing a so-called 'cookie' in your web browser, thereby marking your device as a known device. The cookie relates to you or your login. If you share your device with other users, a separate cookie will be set for each person. In this [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf message about the introduction of notifications (text in german)] we have described in detail what these cookies look like and why only the login system is able to recognise to which person such a cookie belongs.

The login system will therefore always send you a notification about a login from a new device if it does not find a cookie. If you log out, this cookie will not be deleted. However, in these cases, among others, it can lead to more notifications than actually intended:

=== Use of incognito / private mode ===
Most web browsers today offer a usage mode in which no data is permanently saved. The names vary, for example Firefox is called private mode and Chrome incognito mode. When this mode is cancelled, cookies in particular are deleted.

If you use your web browser in this way to access the university's IT systems, you will receive a notification each time.

=== Web browser settings that delete all cookies ===
Some web browsers offer the option to delete all cookies on exit, regardless of the type of cookie. If you use such an option, this has the same effect as using a private mode: You will receive a notification the next time you log in due to the missing cookie.

At least with Firefox you can define exceptions, here you should set that cookies from the address of the login system - ''login.uni-bielefeld.de'' - are retained.

=== Software designed to ensure anonymity on the Internet ===
If you have installed software in your web browser or operating system that promises anonymity when using the Internet, this can also cause you to be notified too frequently when you log in again. For the following reasons:

* Some of these products regularly delete all cookies, even harmless ones such as those set by our login system
* In addition, some products try to manipulate the properties of the web browser, for example the version with which a web browser identifies itself. This can lead to our login system suspecting that the cookie has been stolen and has ended up on someone else's computer. In this case, very different and implausible information about the operating systems and web browsers used will also appear in the emails with security notices

=== External apps ===
There are various external providers who offer apps, especially for students, which are intended to make it easier to organise their studies. It should first be noted that these are not supported by the university. The only official apps are the 'Meine Uni' app and the 'UniMaps' app.

The external apps usually ask for your login so that you can log in to the university's IT systems in your name and retrieve your data. These apps also do this without your active intervention in order to always have up-to-date data. Depending on how these apps are programmed, this can trigger a notification every time.

Unfortunately, the details of the web browser and operating system that you find in the notification emails are often misleading and do not give a clear indication that the access was made by an app.

=== Devices that have not been used for a long time ===
The cookie that marks a device as a known device does not have an unlimited lifespan, but it is renewed each time you log in. If you have not used a device for a long period of time, the cookie will expire at some point.

=== What can I do to reduce the number of notifications ===
This depends very much on the reasons why the cookies set by the login system are always deleted. Depending on which of the aforementioned reasons applies, different actions must be taken. If it is possible to set exceptions for certain websites in the software you are using, you should set an exception here for the internet domain 'login.uni-bielefeld.de' so that the cookies set by the login system are spared.

== Can I switch off these notifications? ==
For security reasons, these notifications cannot be switched off. They are always sent to the [[My Account#Email address for security-related information|E-mail address for security-relevant information]].

== Who can I contact if I have further questions? ==
If you are unsure how to deal with such an incident, please contact {{BISKontakt_en|Support}}. You should also provide us with one of the emails you received from the system. And give us permission to carry out further searches in your login data.

== Further points ==

=== How can I check an IP address ===
On the '[[My Account]]' page, in the 'My current device' section, you can see which IP address your currently used device is using to access the login system.

However, your IP address may change quickly, especially if you are on the move, both in a WLAN and in a mobile network, and it is then no longer possible to trace whether an IP address was previously assigned to your computer. Using a VPN also changes your IP address.

Nevertheless, a comparison of the IP address in a notification email with the address currently shown in "My Account" can provide clues, especially if you respond quickly to a notification.

Anmeldung von einem unbekannten Gerät - Was ist zu tun?

2024-12-05T10:38:28Z

Ihbrune: /* Prüfungen für Studierende: eKVV */

[[Category:Sicherheit]]
[[Registration from an unknown device - What to do?|ENGLISH VERSION]]

Seit dem [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf 21. August 2024] verschickt das Loginsystem Benachrichtigungen, wenn Sie sich zum ersten Mail auf einem Gerät anmelden. In dieser Seite finden Sie Antworten zu den folgenden Fragen:

* Warum bekomme ich diese E-Mails?
* Wann bekomme ich diese E-Mails?
* Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind?
* Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war?
* Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst?
* Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen?
* Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende?
* Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen?
* An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden?

== Warum bekomme ich diese E-Mails? Um einen Missbrauch Ihres Logins stoppen zu können ==
Durch die Benachrichtigungen sollen Sie in die Lage versetzt werden einen '''Diebstahl Ihrer Logindaten erkennen und stoppen''' zu können. Vor der Einführung dieser Benachrichtigungen konnte nur ein regelmäßiger Blick in die Seite '[[Mein Account]]' Ihnen verraten, dass sich jemand in Ihrem Namen in den IT-Systeme der Universität bewegt.

Durch die aktive Benachrichtigung wird die Chance erhöht einen erfolgreichen Angriff auf Ihr Login schnell zu bemerken und bei entsprechendem Handeln sofort zu kontern. Im besten Fall sehen Sie diese E-Mail unmittelbar nach dem fremden Login, folgen den Hinweisen darin, und sperren so die Angreifer gleich wieder aus, bevor diese Schaden anrichten oder Sie selbst aus Ihrem Konto aussperren können.

== Wann bekomme ich diese E-Mails? Beim ersten Login auf jedem Gerät ==
Grundsätzlich werden die Benachrichtigungen nur dann verschickt, wenn mit Ihren Logindaten ein Login durchgeführt und dabei das richtige Passwort verwendet wurde. Fehlerhafte Logins führen erst zu einer Benachrichtigung, wenn dadurch eine [[Mein Account#Temporäre Sperrung ihres Logins|temporäre Sperrung]] ihres Logins ausgelöst wurde.

Die Benachrichtigungen sollen '''seltene Ereignisse''' sein, damit sie - wenn sie auftreten - zu etwas besonderem werden und Beachtung finden. Würde das Loginsystem bei jedem Login eine Benachrichtigung verschicken, dann würden diese E-Mails vermutlich schnell ignoriert. Es soll daher nur dann eine Benachrichtigung geschickt werden, wenn Sie sich '''auf einem Gerät zum ersten Mal''' anmelden. Spätere Anmeldungen lösen keine Benachrichtigungen mehr aus.

=== Was ist mit 'Gerät' gemeint? ===
Der Begriff des 'Geräts' ist dabei aus technischen Gründen nicht ganz einfach zu definieren, aber vereinfacht kann man sagen, ein 'Gerät' ist ein bestimmter Webbrowser (z. B. Safari oder Chrome) auf einem bestimmten Computer (also Ihrem Laptop oder Smartphone). Wenn Sie sich auf dem gleichen Computer mit zwei unterschiedlichen Webbrowsern anmelden, so sind dies aus Sicht des Loginsystems zwei unterschiedliche Geräte. Auch wenn Sie sich in der [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-hilfeseiten/bis-app/ Meine Uni App] anmelden, so wird dies als Anmeldung auf einem 'neuen' Gerät gewertet.

=== Ich verwende meinen Computer schon lange! Warum ist er dann ein neues Gerät? ===
Aus Sicht des Loginssystems zunächst einmal jedes Gerät neu, welches das Loginsystem zuvor noch nicht als bekanntes Gerät markieren konnte. Daher erhalten Sie auch dann so einen Sicherheitshinweis, wenn Sie einen Computer schon lange verwenden. Was die genauen technischen Hintergründe sind - Stichwort 'Cookies' - wird in einem späteren Abschnitt beschrieben.

=== Auf meinem Computer melden sich auch andere Person an. Führt das zu Problemen? ===
Wenn Sie sich Ihren Rechner teilen und mehrere Personen sich drauf anmelden, so stellt dies kein Problem dar. Die Kennzeichnung eines Geräts als bekanntes Gerät bezieht sich jeweils auf konkrete Nutzer*innen. Wenn Sie also einer Kommilitonin gestatten auf Ihrem Rechner schnell einmal ihren eKVV Stundenplan einzusehen, so wird sie eine Benachrichtigung über ein Login auf einem neuen Gerät erhalten, für Sie ändert sich hingegen nichts.

== Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind? ==
Nahezu jede*r erhält mehr oder weniger häufig gefälschte E-Mails, die dazu verleiten sollen die eigenen Logindaten auf einer fremden Webseite einzugeben, wo sie dann gestohlen werden. Das nennt sich '''Phishing''' und dazu finden Sie in folgenden Absätzen noch weitere Informationen. Wenn Sie sich die Frage stellen, ob eine E-Mail mit einer Sicherheitswarnung wirklich von den IT-Systemen der Universität geschickt wurde, dann zeigt dies schon mal, dass Sie für diese Gefahr sensibilisiert sind!

'''Leider lässt sich fast alles an einer E-Mail fälschen''', daher ist es nicht völlig sicher die folgenden Merkmale zu prüfen:

* Betreff: Die vom System verschickten E-Mails haben heute (August 2024) diesen Betreff:

<blockquote>''Sicherheitshinweis: Ein neues Gerät hat sich auf Ihrem Universitätskonto angemeldet''</blockquote>Wir nennen hier bewusst nicht den weiteren Inhalt der E-Mail damit Personen, die versuchen unsere E-Mails nachzuahmen, nicht direkt eine Vorlage haben.

* Absendeadresse: Die Absendeadresse endet auf ''@ekvv.uni-bielefeld.de''
* Links: In der E-Mail werden nur Links geschickt, die auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Aber Achtung: Es ist einfach sehr ähnlich aussehende Links zu gestalten, oder durch Tricks in der Formatierung scheinbar eine ''uni-bielefeld.de'' Adresse anzubieten, während tatsächlich eine ganz andere Adresse dahinter liegt

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann rufen Sie direkt diese Seite auf:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

Auf dieser Seite werden Ihnen die Schritte gezeigt, die Sie durchlaufen sollten, um einen fremden Zugriff wieder abzustellen.

== Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war? ==
Diese Frage ist entscheidend für Ihr weiteres Vorgehen und meist '''am einfachsten über den Zeitpunkt''' zu beurteilen: In der zugeschickten E-Mail ist der Zeitpunkt dokumentiert, an dem das Login erfolgt ist. Erinnern Sie sich, zu diesem Zeitpunkt eine Anmeldung vorgenommen zu haben? Falls Sie sich nicht mehr genau erinnern, dann können Sie in der Seite '[[Mein Account]]' ihren Loginverlauf der letzten Tage sehen.

Es gibt noch weitere Hinweise:

=== Betriebssystem und Webbrowser ===
Weitere Merkmale sind die in der E-Mail mitgeschickten Informationen zum verwendeten Betriebssystem und Webbrowser, mit dem das Login vorgenommen wurde. Zwar können Angreifer diese Angaben fälschen und an die von Ihnen normalerweise verwendeten Geräte anpassen, aber sie können trotzdem ein Hinweis auf fremde Zugriffe sein.

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen diese Angaben irreführend bzw. unpräzise sind:

* Der Chrome Webbrowser gibt seit der sogn. [https://developers.google.com/privacy-sandbox/blog/user-agent-reduction-android-model-and-version?hl=de Reduzierung des User-Agents] nicht mehr in jedem Fall zutreffende Angaben für das Betriebssystem aus. So wird zum Beispiel unter Android immer die Version 10 ausgegeben. Firefox verhält sich [https://bugzilla.mozilla.org/show_bug.cgi?id=1693295 unter Windows ähnlich] und gibt immer Windows 10 aus. Unter MacOS geben [https://discussions.apple.com/thread/253853316?sortBy=rank sowohl Safari wie auch Chrome] nur noch eine feste Betriebssystemversion aus.
* Dann sind Beispiele bekannt, bei denen bestimmte, nicht von der Universität autorisierte Apps Logins in die IT-Systeme durchführen, und dabei ungewöhnliche Webbrowserbezeichnungen verwenden.
* Ein weiterer Grund für abweichende Angaben können anonymisierende Webbrowser Erweiterungen sein. Siehe dazu unten mehr.

In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, welche Angaben das System für Ihr gerade verwendetes Gerät ausgibt. Damit können Sie auf einfache Weise vergleichen, ob die Angaben in der E-Mail zu einem Ihrer Geräte passen.

=== IP-Adresse ===
Eine weitere Angabe ist die sogn. IP-Adresse, die am Ende der E-Mail angegeben wird. Die IP-Adresse ist die Internetadresse des Computers, von dem aus das Login erfolgt ist. Sie kann nicht gefälscht werden, ist aber nicht ganz einfach zu interpretieren. Dazu haben wir am Ende der Seite einen eigenen Abschnitt.

Die IP-Adresse ist aber ggf. ein guter Ausgangspunkt für weitergehende Recherchen durch uns im Fall vermuteter Fremdzugriffe und kann dazu dienen ein Bild des potentiellen Schadens zu erhalten.

=== Bezeichnung des Rechners ===
Hier wird die zur IP-Adresse gehörende Bezeichnung des Computers angezeigt. In technischer Hinsicht wird dazu eine Anfrage an das sogn. [https://de.wikipedia.org/wiki/Domain_Name_System Domain Name System (DNS)] gestellt. Diese Bezeichnung kann unter Umständen auch etwas kryptisch sein, gerade bei automatisch vergebenen Rechnerbezeichnungen. Diese sind zum Beispiel bei der Verwendung eines WLANs üblich.

Diese Angabe kann Ihnen aber insbesondere dabei helfen zu entscheiden, ob das Login von einem Rechner im Netzwerk der Universität kam: In diesem Fall wird die Bezeichnung auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Bei anderen Internetprovidern findet sich häufig im Namen auch ein Hinweis auf den Anbieter, der Ihnen einen Rückschluss erlauben kann, ob der Zugriff von Ihnen kam.

Es können Fälle auftreten, bei denen das Loginsystem den Rechnernamen nicht ermitteln kann, weil kein entsprechender DNS Name verfügbar war. Hier wird dann erneute die IP-Adresse gezeigt.

=== Im Zweifelsfall: Link anklicken ===
Generell gilt: Wenn Sie nach einer Prüfung der E-Mail '''auch nur geringe Zweifel''' haben, dass das Login von Ihnen selbst durchgeführt wurde, so ist es das Sicherste den Link in der E-Mail zu klicken bzw. die Seite https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin direkt aufzurufen und den Hinweisen im folgenden Abschnitt zu folgen. Im schlimmsten Fall haben sie danach ein neues Passwort. Aber auf jeden Fall das Risiko vermieden, dass jemand in Ihrem Namen und mit Zugriff auf Ihre oder die Ihnen anvertrauten Daten in den IT-Systemen der Universität unterwegs ist.

== Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst? ==
Nun heißt es vor allem '''schnell handeln'''! Eine Person mit Ihrem Login kann sie jederzeit aus Ihrem Zugang aussperren und es ist deutlich schwerer, einen Zugang in fremder Hand wieder zurück zu gewinnen, als die Angreifer gleich auszusperren. Der Ausgangspunkt ist die schon mehrfach genannte Seite

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

bzw. der erste Link in der E-Mail, der mit dieser Adresse beginnt, aber noch einen langen Parameter angehängt hat. Wenn Sie den Link in der E-Mail aufrufen, so wird die Markierung, die das Gerät der fremder Person nun als bekanntes Gerät kennzeichnet, ungültig gemacht.

Das Wichtigste ist aber '''das eigene Web-Passwort zu ändern''' und zwar auf dieser Seite:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/password

Wenn Sie das erledigt haben, dann ist schon einmal ein wesentlicher Teil Ihrer IT-Konten an der Universität '''wieder sicher unter Ihrer Kontrolle'''.

=== Weitere Passworte ändern: E-Mail, SAP und noch mehr ===
Sie sollten dann auch das Passwort für Ihr E-Mailkonto ändern und für den Windows-, VPN- und WLAN Zugriff. Das tun Sie im PRISMA Portal:

https://prisma.uni-bielefeld.de/

Als Mitarbeitende sollte Sie auch das Passwort für Ihr SAP Konto ändern. Falls Sie das gestohlene Passwort auch in privat genutzten IT-Systemen verwendet haben, so sollten Sie es auch dort ändern.

=== 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren ===
Die {{2FA}} macht Ihr Login um einiges sicherer, da ein Angreifer nun nicht mehr nur Ihr Passwort braucht. Ist Ihr Zugang bereits einmal abhanden gekommen, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Angreifer erneut versuchen werden sich Ihres Zugangs zu bemächtigen. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann Sie gegen eine ganze Reihe von Angriffsmöglichkeiten auf Ihr Konto schützen und funktioniert ganz ähnlich, wie man es von anderen Internetdiensten gewohnt ist.

=== Fremde Geräte ausschließen ===
Durch die Passwortänderung sollten alle Geräte, die Zugriff auf Ihr Konto hatten, wieder ausgesperrt sein. Es schadet aber nicht einen Blick in diese Seite zu werfen, die alle Geräte auflistet, die wie die ''Meine Uni'' App Zugriff haben:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/devices

=== Mögliche Schäden beurteilen ===
Nachdem Sie Ihre Logins in die IT-Systeme gesichert haben und damit nun wieder die einzige Person sind, die sich unter Ihrem Namen anmelden kann, sollten Sie etwas Zeit investieren und prüfen, ob mit Ihrem Zugang illegitime Aktivitäten durchgeführt wurden. Es hängt etwas davon, welchen Status Sie haben, wo Risiken zu sehen sind:

==== Loginhistorie ====
Sie sollten zuerst einen Blick in die Seite 'Mein Account' werden:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/

Prüfen Sie dort, welche Aktivitäten Ihnen unbekannt vorkommen. Das kann Ihnen einen Hinweis darauf geben, wie lange und in welchem Umfang diese Zugriffe stattgefunden haben.

==== Das eigene E-Mailkonto ====
Hat jemand in Ihrem Namen E-Mails verschickt? Da sich E-Mails löschen lassen, ist diese Auswertung unter Umständen unvollständig.

Eine perfidere und schwerer zu bereinigende Auswirkung eines Angriffs auf Ihr E-Mailkonto kann die Einrichtung von automatischen Weiterleitungen sein, durch die Angreifer auch nach der Änderung Ihres Passworts weiterhin Ihre E-Mails mitlesen können. Sie sollten hier die Einstellungen Ihres E-Mailkontos über den Webmailer prüfen:

https://mail.uni-bielefeld.de/

==== Prüfungen für Studierende: eKVV ====
Für Studierende ist es insbesondere wichtig sicherzustellen, dass [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Stundenplan_Klausuren.jsp?login=x Klausur- und Prüfungsanmeldungen] noch passen. Zumindest falls Sie in einem Fach studieren, bei dem solche Anmeldungen über das eKVV durchgeführt werden. Generell sollten Sie Ihren eKVV Stundenplan einmal prüfen.

==== Prüfungen für Mitarbeitende ====
Für Mitarbeitende lässt sich nicht so einfach eine vollständige Auflistung aller potentiellen Schäden aufstellen, die Angreifer mit Ihrem Login verursacht haben könnten. Dies hängt es sehr von Ihren Aufgabenbereichen ab, daher ist diese Liste nur beispielhaft zu verstehen:

* Lehrende: Prüfen Sie, ob im eKVV Leistungen in Veranstaltungen gemeldet wurden, die Sie sich nicht erklären können, oder Benotungen im E-Prüfungssystem
* SAP: Wenn Sie weitergehende Berechtigungen in SAP haben sollten Sie die damit möglichen Vorgänge genauer prüfen

== Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen? ==
Diebstähle von Logindaten kommen immer wieder vor, insbesondere durch '''Phishing'''. In [https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/informationssicherheit/beschaeftigte/emails/ dieser Seite der Informationssicherheit] der Universität finden Sie weitergehende Beschreibungen dazu. Die Gründe sind zahlreich und hier nicht abschließend zu nennen. Die genannten Beispiele sind aber alle bereits an der Universität vorgekommen:

* Spamversand: Der Besitz von E-Mailkonten ist für die Versender von Spam- und Phishingmails sehr wertvoll. Er ist um so wertvoller, je besser die Reputation einer E-Maildomäne wie ''@uni-bielefeld.de'' ist. Solche Angreifer interessieren sich normalerweise wenig für ihre persönlichen Daten, es geht darum möglichst viele unerwünschte E-Mails in die Welt senden zu können, bevor sie gestoppt werden. Diese Art von Angreifer gelangt oft durch Phishing an Ihre Logindaten.
* Stalking: Jemand aus Ihrem unmittelbarem Umfeld versucht Sie zu überwachen bzw. an Informationen über Sie zu gelangen. In diesem Szenario kann es sein, dass diese Person umfangreiche Manipulationen an Ihren Geräten vornehmen konnte und auch nach einer erfolgten Passwortänderung möglicherweise auf diese Weise wieder Zugriff auf Ihre Konten bekommt. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann hier einen besseren Schutz bieten und Sie sollten in den kommenden Tagen Ihre Loginhistorie im Blick behalten.
* Nicht autorisierte Änderungen in den IT-Systemen: Wenn Sie kritische Berechtigungen in IT-Systemen haben, zum Beispiel als Prüfungsamt, können Sie aus diesem Grund zum Ziel von Angriffen auf Ihr Login werden. Hier geht es Angreifern darum, mit Ihren Berechtigungen Änderungen zu ihren Gunsten in den IT-Systemen durchzuführen. Hier gab es in der Vergangenheit Fälle, bei denen es sich um interne Täter handelte, die eine hohe kriminelle Energie gezeigt haben.
* Verantwortung für Manipulationen auf andere schieben: Jemand möchte illegitime Manipulationen in den IT-Systemen durchführen, aber im Fall einer Entdeckung nicht dafür zur Verantwortung gezogen werden können. In diesem Szenario würden Sie zunächst als verantwortliche Person eingestuft, da Ihr Login verwendet wurde.
* Industriespionage: An der Universität wird Forschung betrieben, und einige dieser Forschungsbereiche arbeiten in Feldern, in denen Industriespionage ein lohendes Geschäft ist. Hier hat man es möglicherweise mit sogn. APTs zu tun, [https://de.wikipedia.org/wiki/Advanced_Persistent_Threat Advanced Persistent Threats], also leistungsfähigen, immer wieder erneut angreifenden Akteuren, die sich von einem Misserfolg nicht abschrecken lassen. Besteht ein entsprechender Verdacht, so müssen unbedingt weitergehende Untersuchungen angestellt werden.

== Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende? ==
Wie erkennt das Loginsystem, ob Sie sich schon mal auf Ihrem Laptop angemeldet hatten? Es gibt hier keine für uns nutzbare 'Kennnummer' etc., mit der sich Geräte wie Laptops oder Smartphones eindeutig identifizieren lassen. Das ist auch gut so, sonst würden sich Unternehmen, die im Internet Profile von Webseitenbesucher*innen anlegen, sofort darauf stürzen.

Das Loginsystem hat hier nur den Weg ein sogn. '''Cookie in Ihrem Webbrowser''' zu platzieren, und dadurch Ihr Gerät als bekanntes Gerät zu markieren. Das Cookie bezieht sich dabei auf Sie bzw. Ihr Login. Falls Sie Ihr Gerät mit anderen Nutzer*innen teilen, so wird für jede Person ein eigenes Cookie gesetzt. In dieser [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf Meldung zur Einführung der Benachrichtigungen] haben wir im Detail beschrieben, wie diese Cookies genau aussehen und warum nur das Loginsystem in der Lage ist zu erkennen, zu welcher Person so ein Cookie gehört.

Das Loginsystem wird Ihnen also immer dann eine Benachrichtigung über ein Login von einem neuen Gerät schicken, wenn es kein Cookie vorfindet. Ein Logout durch Sie führt dabei nicht dazu, dass dieses Cookie gelöscht wird. Aber u. a. in diesen Fällen kann es zu mehr Benachrichtigungen führen, als eigentlich gewollt:

=== Webbrowsereinstellungen, die alle Cookies löschen ===
Einige Webbrowser bieten die Option, beim Beenden alle Cookies zu löschen, ganz unabhängig von der Art der Cookies. Wenn Sie so eine Option nutzen, dass hat dies den gleichen Effekt wie die Verwendung eines privaten Modus: Durch das dann fehlende Cookie erhalten Sie beim nächsten Login wieder eine Benachrichtigung.

Zumindest bei Firefox kann man aber Ausnahmen festlegen, hier sollten Sie einstellen, dass Cookies von der Adresse des Loginsystems - ''login.uni-bielefeld.de'' - erhalten bleiben.

=== Nutzung von Inkognito / privatem Modus ===
Die meisten Webbrowser bieten heute einen Nutzungsmodus an, in dem keine Daten dauerhaft gespeichert werden. Die Bezeichnungen sind dabei unterschiedlich, so spricht man bei Firefox vom privaten Modus oder bei Chrome von Inkognito Modus. Mit der Beendigung dieses Modus werden insbesondere Cookies gelöscht.

Wenn Sie Ihren Webbrowser in dieser Weise für Zugriffe auf die IT-Systeme der Universität verwenden, dann werden Sie jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten.

=== Software, die Anonymität im Internet gewährleisten soll ===
Falls Sie in Ihrem Webbrowser oder Ihrem Betriebssystem Software installiert haben, die Anonymität bei der Nutzung des Internets verspricht, so kann auch dadurch eine zu häufige Benachrichtigung bei neuen Logins verusacht werden. Und zwar aus diesen Gründen:

* Einige dieser Produkte löschen regelmäßig alle Cookies, auch harmlose, wie sie durch unser Loginsystem gesetzt werden
* Zusätzlich versuchen manche Produkte die Eigenschaften des Webbrowsers zu manipulieren, zum Beispiel die Version, mit der sich ein Webbrowser bezeichnet. Dies kann dazu führen, dass unser Loginsystem vermutet, dass das Cookie gestohlen wurde und auf einem fremden Rechner gelandet ist. Auch werden in diesem Fall in den E-Mails mit Sicherheitshinweisen sehr unterschiedliche und unplausible Angaben zu den verwendeten Betriebssystemen und Webbrowsern erscheinen

=== Externe Apps ===
Es gibt verschiedene externe Anbieter, die insbesondere Studierenden Apps anbieten, die die Organisation des Studiums erleichtern sollen. Hier ist zunächst zu sagen, dass dies keine von der Universität unterstützen Angebote sind. Offizielle Apps sind nur die ''Meine Uni'' App und die ''UniMaps'' App.

Die externen Apps fragen normalerweise nach Ihrem Login, damit Sie sich in Ihrem Namen an den IT-Systemen der Universität anmelden und Ihre Daten abfragen können. Das tun diese Apps auch ohne Ihr aktives Zutun, um immer aktuelle Daten zu haben. Je nachdem, wie diese Apps programmiert sind, kann dadurch jedes Mal eine Benachrichtigung ausgelöst werden.

Die Angaben zum Webbrowser und Betriebssystem, die Sie in der Benachrichtigungsmails finden, sind hier leider oft irreführend und geben keinen klaren Hinweis darauf, dass der Zugriff von einer App gemacht wurde.

=== Lange nicht mehr verwendete Geräte ===
Das Cookie, welches ein Gerät als bekanntes Gerät markiert, hat keine unbegrenzte Lebensdauer, es wird aber bei jedem Login wieder erneuert. Wenn Sie ein Gerät über einen langen Zeitraum nicht mehr verwendet haben, dann verfällt das Cookie irgendwann.

=== Was kann ich tun, um die Anzahl der Benachrichtigungen zu reduzieren ===
Dies hängt sehr davon ab, aus welchen Gründen die vom Loginsystem gesetzten Cookies immer wieder gelöscht werden. Je nachdem, welcher der zuvor genannten Gründe zutritt, muss unterschiedlich gehandelt werden. Falls es möglich ist, in der von Ihnen eingesetzten Software Ausnahmen für bestimmte Webseiten einzurichten, so sollten Sie hier eine Ausnahme für die Internetdomäne ''login.uni-bielefeld.de'' einstellen, damit die vom Loginsystem gesetzten Cookies verschont bleiben.

== Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen? ==
Aus Sicherheitsgründen lassen sich diese Benachrichtigungen nicht abstellen. Sie werden immer an die [[Mein Account#E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen|E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen]] verschickt.

== An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden? ==
Falls Sie unsicher sind, wie Sie mit so einem Vorfall weiter umgehen sollen, wenden Sie sich gerne an den {{BISKontakt|Support}}. Sie sollten uns hier gleich auch eine der E-Mails zur Verfügung stellen, die Sie vom System erhalten haben. Und uns die Erlaubnis geben, weitergehende Recherchen in Ihren Logindaten durchzuführen.

== Weitere Punkte ==

=== Wie kann ich eine IP-Adresse überprüfen ===
In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, mit welcher IP-Adresse Ihr gerade verwendetes Gerät auf das Loginsystem zugreift.

Gerade wenn Sie mobil unterwegs sind, sowohl in einem WLAN wie in einem Mobilfunknetz, wird sich ihre IP-Adresse aber u. U. schnell ändern und es ist dann nicht mehr möglich nachzuvollziehen, ob eine IP-Adresse früher einmal Ihrem Rechner zugeordnet war. Auch die Verwendung eines VPNs ändert ihre IP-Adresse.

Trotzdem kann ein Vergleich der IP-Adresse in einer Benachrichtigungsmails mit der aktuell in ''Mein Account'' gezeigten Adresse Hinweise geben, insbesondere wenn Sie schnell auf eine Benachrichtigung reagieren.

Anmeldung von einem unbekannten Gerät - Was ist zu tun?

2024-12-05T10:33:35Z

Ihbrune: /* Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst? */

[[Category:Sicherheit]]
[[Registration from an unknown device - What to do?|ENGLISH VERSION]]

Seit dem [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf 21. August 2024] verschickt das Loginsystem Benachrichtigungen, wenn Sie sich zum ersten Mail auf einem Gerät anmelden. In dieser Seite finden Sie Antworten zu den folgenden Fragen:

* Warum bekomme ich diese E-Mails?
* Wann bekomme ich diese E-Mails?
* Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind?
* Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war?
* Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst?
* Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen?
* Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende?
* Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen?
* An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden?

== Warum bekomme ich diese E-Mails? Um einen Missbrauch Ihres Logins stoppen zu können ==
Durch die Benachrichtigungen sollen Sie in die Lage versetzt werden einen '''Diebstahl Ihrer Logindaten erkennen und stoppen''' zu können. Vor der Einführung dieser Benachrichtigungen konnte nur ein regelmäßiger Blick in die Seite '[[Mein Account]]' Ihnen verraten, dass sich jemand in Ihrem Namen in den IT-Systeme der Universität bewegt.

Durch die aktive Benachrichtigung wird die Chance erhöht einen erfolgreichen Angriff auf Ihr Login schnell zu bemerken und bei entsprechendem Handeln sofort zu kontern. Im besten Fall sehen Sie diese E-Mail unmittelbar nach dem fremden Login, folgen den Hinweisen darin, und sperren so die Angreifer gleich wieder aus, bevor diese Schaden anrichten oder Sie selbst aus Ihrem Konto aussperren können.

== Wann bekomme ich diese E-Mails? Beim ersten Login auf jedem Gerät ==
Grundsätzlich werden die Benachrichtigungen nur dann verschickt, wenn mit Ihren Logindaten ein Login durchgeführt und dabei das richtige Passwort verwendet wurde. Fehlerhafte Logins führen erst zu einer Benachrichtigung, wenn dadurch eine [[Mein Account#Temporäre Sperrung ihres Logins|temporäre Sperrung]] ihres Logins ausgelöst wurde.

Die Benachrichtigungen sollen '''seltene Ereignisse''' sein, damit sie - wenn sie auftreten - zu etwas besonderem werden und Beachtung finden. Würde das Loginsystem bei jedem Login eine Benachrichtigung verschicken, dann würden diese E-Mails vermutlich schnell ignoriert. Es soll daher nur dann eine Benachrichtigung geschickt werden, wenn Sie sich '''auf einem Gerät zum ersten Mal''' anmelden. Spätere Anmeldungen lösen keine Benachrichtigungen mehr aus.

=== Was ist mit 'Gerät' gemeint? ===
Der Begriff des 'Geräts' ist dabei aus technischen Gründen nicht ganz einfach zu definieren, aber vereinfacht kann man sagen, ein 'Gerät' ist ein bestimmter Webbrowser (z. B. Safari oder Chrome) auf einem bestimmten Computer (also Ihrem Laptop oder Smartphone). Wenn Sie sich auf dem gleichen Computer mit zwei unterschiedlichen Webbrowsern anmelden, so sind dies aus Sicht des Loginsystems zwei unterschiedliche Geräte. Auch wenn Sie sich in der [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-hilfeseiten/bis-app/ Meine Uni App] anmelden, so wird dies als Anmeldung auf einem 'neuen' Gerät gewertet.

=== Ich verwende meinen Computer schon lange! Warum ist er dann ein neues Gerät? ===
Aus Sicht des Loginssystems zunächst einmal jedes Gerät neu, welches das Loginsystem zuvor noch nicht als bekanntes Gerät markieren konnte. Daher erhalten Sie auch dann so einen Sicherheitshinweis, wenn Sie einen Computer schon lange verwenden. Was die genauen technischen Hintergründe sind - Stichwort 'Cookies' - wird in einem späteren Abschnitt beschrieben.

=== Auf meinem Computer melden sich auch andere Person an. Führt das zu Problemen? ===
Wenn Sie sich Ihren Rechner teilen und mehrere Personen sich drauf anmelden, so stellt dies kein Problem dar. Die Kennzeichnung eines Geräts als bekanntes Gerät bezieht sich jeweils auf konkrete Nutzer*innen. Wenn Sie also einer Kommilitonin gestatten auf Ihrem Rechner schnell einmal ihren eKVV Stundenplan einzusehen, so wird sie eine Benachrichtigung über ein Login auf einem neuen Gerät erhalten, für Sie ändert sich hingegen nichts.

== Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind? ==
Nahezu jede*r erhält mehr oder weniger häufig gefälschte E-Mails, die dazu verleiten sollen die eigenen Logindaten auf einer fremden Webseite einzugeben, wo sie dann gestohlen werden. Das nennt sich '''Phishing''' und dazu finden Sie in folgenden Absätzen noch weitere Informationen. Wenn Sie sich die Frage stellen, ob eine E-Mail mit einer Sicherheitswarnung wirklich von den IT-Systemen der Universität geschickt wurde, dann zeigt dies schon mal, dass Sie für diese Gefahr sensibilisiert sind!

'''Leider lässt sich fast alles an einer E-Mail fälschen''', daher ist es nicht völlig sicher die folgenden Merkmale zu prüfen:

* Betreff: Die vom System verschickten E-Mails haben heute (August 2024) diesen Betreff:

<blockquote>''Sicherheitshinweis: Ein neues Gerät hat sich auf Ihrem Universitätskonto angemeldet''</blockquote>Wir nennen hier bewusst nicht den weiteren Inhalt der E-Mail damit Personen, die versuchen unsere E-Mails nachzuahmen, nicht direkt eine Vorlage haben.

* Absendeadresse: Die Absendeadresse endet auf ''@ekvv.uni-bielefeld.de''
* Links: In der E-Mail werden nur Links geschickt, die auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Aber Achtung: Es ist einfach sehr ähnlich aussehende Links zu gestalten, oder durch Tricks in der Formatierung scheinbar eine ''uni-bielefeld.de'' Adresse anzubieten, während tatsächlich eine ganz andere Adresse dahinter liegt

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann rufen Sie direkt diese Seite auf:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

Auf dieser Seite werden Ihnen die Schritte gezeigt, die Sie durchlaufen sollten, um einen fremden Zugriff wieder abzustellen.

== Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war? ==
Diese Frage ist entscheidend für Ihr weiteres Vorgehen und meist '''am einfachsten über den Zeitpunkt''' zu beurteilen: In der zugeschickten E-Mail ist der Zeitpunkt dokumentiert, an dem das Login erfolgt ist. Erinnern Sie sich, zu diesem Zeitpunkt eine Anmeldung vorgenommen zu haben? Falls Sie sich nicht mehr genau erinnern, dann können Sie in der Seite '[[Mein Account]]' ihren Loginverlauf der letzten Tage sehen.

Es gibt noch weitere Hinweise:

=== Betriebssystem und Webbrowser ===
Weitere Merkmale sind die in der E-Mail mitgeschickten Informationen zum verwendeten Betriebssystem und Webbrowser, mit dem das Login vorgenommen wurde. Zwar können Angreifer diese Angaben fälschen und an die von Ihnen normalerweise verwendeten Geräte anpassen, aber sie können trotzdem ein Hinweis auf fremde Zugriffe sein.

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen diese Angaben irreführend bzw. unpräzise sind:

* Der Chrome Webbrowser gibt seit der sogn. [https://developers.google.com/privacy-sandbox/blog/user-agent-reduction-android-model-and-version?hl=de Reduzierung des User-Agents] nicht mehr in jedem Fall zutreffende Angaben für das Betriebssystem aus. So wird zum Beispiel unter Android immer die Version 10 ausgegeben. Firefox verhält sich [https://bugzilla.mozilla.org/show_bug.cgi?id=1693295 unter Windows ähnlich] und gibt immer Windows 10 aus. Unter MacOS geben [https://discussions.apple.com/thread/253853316?sortBy=rank sowohl Safari wie auch Chrome] nur noch eine feste Betriebssystemversion aus.
* Dann sind Beispiele bekannt, bei denen bestimmte, nicht von der Universität autorisierte Apps Logins in die IT-Systeme durchführen, und dabei ungewöhnliche Webbrowserbezeichnungen verwenden.
* Ein weiterer Grund für abweichende Angaben können anonymisierende Webbrowser Erweiterungen sein. Siehe dazu unten mehr.

In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, welche Angaben das System für Ihr gerade verwendetes Gerät ausgibt. Damit können Sie auf einfache Weise vergleichen, ob die Angaben in der E-Mail zu einem Ihrer Geräte passen.

=== IP-Adresse ===
Eine weitere Angabe ist die sogn. IP-Adresse, die am Ende der E-Mail angegeben wird. Die IP-Adresse ist die Internetadresse des Computers, von dem aus das Login erfolgt ist. Sie kann nicht gefälscht werden, ist aber nicht ganz einfach zu interpretieren. Dazu haben wir am Ende der Seite einen eigenen Abschnitt.

Die IP-Adresse ist aber ggf. ein guter Ausgangspunkt für weitergehende Recherchen durch uns im Fall vermuteter Fremdzugriffe und kann dazu dienen ein Bild des potentiellen Schadens zu erhalten.

=== Bezeichnung des Rechners ===
Hier wird die zur IP-Adresse gehörende Bezeichnung des Computers angezeigt. In technischer Hinsicht wird dazu eine Anfrage an das sogn. [https://de.wikipedia.org/wiki/Domain_Name_System Domain Name System (DNS)] gestellt. Diese Bezeichnung kann unter Umständen auch etwas kryptisch sein, gerade bei automatisch vergebenen Rechnerbezeichnungen. Diese sind zum Beispiel bei der Verwendung eines WLANs üblich.

Diese Angabe kann Ihnen aber insbesondere dabei helfen zu entscheiden, ob das Login von einem Rechner im Netzwerk der Universität kam: In diesem Fall wird die Bezeichnung auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Bei anderen Internetprovidern findet sich häufig im Namen auch ein Hinweis auf den Anbieter, der Ihnen einen Rückschluss erlauben kann, ob der Zugriff von Ihnen kam.

Es können Fälle auftreten, bei denen das Loginsystem den Rechnernamen nicht ermitteln kann, weil kein entsprechender DNS Name verfügbar war. Hier wird dann erneute die IP-Adresse gezeigt.

=== Im Zweifelsfall: Link anklicken ===
Generell gilt: Wenn Sie nach einer Prüfung der E-Mail '''auch nur geringe Zweifel''' haben, dass das Login von Ihnen selbst durchgeführt wurde, so ist es das Sicherste den Link in der E-Mail zu klicken bzw. die Seite https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin direkt aufzurufen und den Hinweisen im folgenden Abschnitt zu folgen. Im schlimmsten Fall haben sie danach ein neues Passwort. Aber auf jeden Fall das Risiko vermieden, dass jemand in Ihrem Namen und mit Zugriff auf Ihre oder die Ihnen anvertrauten Daten in den IT-Systemen der Universität unterwegs ist.

== Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst? ==
Nun heißt es vor allem '''schnell handeln'''! Eine Person mit Ihrem Login kann sie jederzeit aus Ihrem Zugang aussperren und es ist deutlich schwerer, einen Zugang in fremder Hand wieder zurück zu gewinnen, als die Angreifer gleich auszusperren. Der Ausgangspunkt ist die schon mehrfach genannte Seite

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

bzw. der erste Link in der E-Mail, der mit dieser Adresse beginnt, aber noch einen langen Parameter angehängt hat. Wenn Sie den Link in der E-Mail aufrufen, so wird die Markierung, die das Gerät der fremder Person nun als bekanntes Gerät kennzeichnet, ungültig gemacht.

Das Wichtigste ist aber '''das eigene Web-Passwort zu ändern''' und zwar auf dieser Seite:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/password

Wenn Sie das erledigt haben, dann ist schon einmal ein wesentlicher Teil Ihrer IT-Konten an der Universität '''wieder sicher unter Ihrer Kontrolle'''.

=== Weitere Passworte ändern: E-Mail, SAP und noch mehr ===
Sie sollten dann auch das Passwort für Ihr E-Mailkonto ändern und für den Windows-, VPN- und WLAN Zugriff. Das tun Sie im PRISMA Portal:

https://prisma.uni-bielefeld.de/

Als Mitarbeitende sollte Sie auch das Passwort für Ihr SAP Konto ändern. Falls Sie das gestohlene Passwort auch in privat genutzten IT-Systemen verwendet haben, so sollten Sie es auch dort ändern.

=== 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren ===
Die {{2FA}} macht Ihr Login um einiges sicherer, da ein Angreifer nun nicht mehr nur Ihr Passwort braucht. Ist Ihr Zugang bereits einmal abhanden gekommen, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Angreifer erneut versuchen werden sich Ihres Zugangs zu bemächtigen. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann Sie gegen eine ganze Reihe von Angriffsmöglichkeiten auf Ihr Konto schützen und funktioniert ganz ähnlich, wie man es von anderen Internetdiensten gewohnt ist.

=== Fremde Geräte ausschließen ===
Durch die Passwortänderung sollten alle Geräte, die Zugriff auf Ihr Konto hatten, wieder ausgesperrt sein. Es schadet aber nicht einen Blick in diese Seite zu werfen, die alle Geräte auflistet, die wie die ''Meine Uni'' App Zugriff haben:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/devices

=== Mögliche Schäden beurteilen ===
Nachdem Sie Ihre Logins in die IT-Systeme gesichert haben und damit nun wieder die einzige Person sind, die sich unter Ihrem Namen anmelden kann, sollten Sie etwas Zeit investieren und prüfen, ob mit Ihrem Zugang illegitime Aktivitäten durchgeführt wurden. Es hängt etwas davon, welchen Status Sie haben, wo Risiken zu sehen sind:

==== Loginhistorie ====
Sie sollten zuerst einen Blick in die Seite 'Mein Account' werden:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/

Prüfen Sie dort, welche Aktivitäten Ihnen unbekannt vorkommen. Das kann Ihnen einen Hinweis darauf geben, wie lange und in welchem Umfang diese Zugriffe stattgefunden haben.

==== Das eigene E-Mailkonto ====
Hat jemand in Ihrem Namen E-Mails verschickt? Da sich E-Mails löschen lassen, ist diese Auswertung unter Umständen unvollständig.

Eine perfidere und schwerer zu bereinigende Auswirkung eines Angriffs auf Ihr E-Mailkonto kann die Einrichtung von automatischen Weiterleitungen sein, durch die Angreifer auch nach der Änderung Ihres Passworts weiterhin Ihre E-Mails mitlesen können. Sie sollten hier die Einstellungen Ihres E-Mailkontos über den Webmailer prüfen:

https://mail.uni-bielefeld.de/

==== Prüfungen für Studierende: eKVV ====
Für Studierende ist es insbesondere wichtig sicherzustellen, dass Klausur- und Prüfungsanmeldungen noch passen. Zumindest falls Sie in einem Fach studieren, bei dem solche Anmeldungen über das eKVV durchgeführt werden. Generell sollten Sie Ihren eKVV Stundenplan einmal prüfen.

==== Prüfungen für Mitarbeitende ====
Für Mitarbeitende lässt sich nicht so einfach eine vollständige Auflistung aller potentiellen Schäden aufstellen, die Angreifer mit Ihrem Login verursacht haben könnten. Dies hängt es sehr von Ihren Aufgabenbereichen ab, daher ist diese Liste nur beispielhaft zu verstehen:

* Lehrende: Prüfen Sie, ob im eKVV Leistungen in Veranstaltungen gemeldet wurden, die Sie sich nicht erklären können, oder Benotungen im E-Prüfungssystem
* SAP: Wenn Sie weitergehende Berechtigungen in SAP haben sollten Sie die damit möglichen Vorgänge genauer prüfen

== Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen? ==
Diebstähle von Logindaten kommen immer wieder vor, insbesondere durch '''Phishing'''. In [https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/informationssicherheit/beschaeftigte/emails/ dieser Seite der Informationssicherheit] der Universität finden Sie weitergehende Beschreibungen dazu. Die Gründe sind zahlreich und hier nicht abschließend zu nennen. Die genannten Beispiele sind aber alle bereits an der Universität vorgekommen:

* Spamversand: Der Besitz von E-Mailkonten ist für die Versender von Spam- und Phishingmails sehr wertvoll. Er ist um so wertvoller, je besser die Reputation einer E-Maildomäne wie ''@uni-bielefeld.de'' ist. Solche Angreifer interessieren sich normalerweise wenig für ihre persönlichen Daten, es geht darum möglichst viele unerwünschte E-Mails in die Welt senden zu können, bevor sie gestoppt werden. Diese Art von Angreifer gelangt oft durch Phishing an Ihre Logindaten.
* Stalking: Jemand aus Ihrem unmittelbarem Umfeld versucht Sie zu überwachen bzw. an Informationen über Sie zu gelangen. In diesem Szenario kann es sein, dass diese Person umfangreiche Manipulationen an Ihren Geräten vornehmen konnte und auch nach einer erfolgten Passwortänderung möglicherweise auf diese Weise wieder Zugriff auf Ihre Konten bekommt. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann hier einen besseren Schutz bieten und Sie sollten in den kommenden Tagen Ihre Loginhistorie im Blick behalten.
* Nicht autorisierte Änderungen in den IT-Systemen: Wenn Sie kritische Berechtigungen in IT-Systemen haben, zum Beispiel als Prüfungsamt, können Sie aus diesem Grund zum Ziel von Angriffen auf Ihr Login werden. Hier geht es Angreifern darum, mit Ihren Berechtigungen Änderungen zu ihren Gunsten in den IT-Systemen durchzuführen. Hier gab es in der Vergangenheit Fälle, bei denen es sich um interne Täter handelte, die eine hohe kriminelle Energie gezeigt haben.
* Verantwortung für Manipulationen auf andere schieben: Jemand möchte illegitime Manipulationen in den IT-Systemen durchführen, aber im Fall einer Entdeckung nicht dafür zur Verantwortung gezogen werden können. In diesem Szenario würden Sie zunächst als verantwortliche Person eingestuft, da Ihr Login verwendet wurde.
* Industriespionage: An der Universität wird Forschung betrieben, und einige dieser Forschungsbereiche arbeiten in Feldern, in denen Industriespionage ein lohendes Geschäft ist. Hier hat man es möglicherweise mit sogn. APTs zu tun, [https://de.wikipedia.org/wiki/Advanced_Persistent_Threat Advanced Persistent Threats], also leistungsfähigen, immer wieder erneut angreifenden Akteuren, die sich von einem Misserfolg nicht abschrecken lassen. Besteht ein entsprechender Verdacht, so müssen unbedingt weitergehende Untersuchungen angestellt werden.

== Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende? ==
Wie erkennt das Loginsystem, ob Sie sich schon mal auf Ihrem Laptop angemeldet hatten? Es gibt hier keine für uns nutzbare 'Kennnummer' etc., mit der sich Geräte wie Laptops oder Smartphones eindeutig identifizieren lassen. Das ist auch gut so, sonst würden sich Unternehmen, die im Internet Profile von Webseitenbesucher*innen anlegen, sofort darauf stürzen.

Das Loginsystem hat hier nur den Weg ein sogn. '''Cookie in Ihrem Webbrowser''' zu platzieren, und dadurch Ihr Gerät als bekanntes Gerät zu markieren. Das Cookie bezieht sich dabei auf Sie bzw. Ihr Login. Falls Sie Ihr Gerät mit anderen Nutzer*innen teilen, so wird für jede Person ein eigenes Cookie gesetzt. In dieser [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf Meldung zur Einführung der Benachrichtigungen] haben wir im Detail beschrieben, wie diese Cookies genau aussehen und warum nur das Loginsystem in der Lage ist zu erkennen, zu welcher Person so ein Cookie gehört.

Das Loginsystem wird Ihnen also immer dann eine Benachrichtigung über ein Login von einem neuen Gerät schicken, wenn es kein Cookie vorfindet. Ein Logout durch Sie führt dabei nicht dazu, dass dieses Cookie gelöscht wird. Aber u. a. in diesen Fällen kann es zu mehr Benachrichtigungen führen, als eigentlich gewollt:

=== Webbrowsereinstellungen, die alle Cookies löschen ===
Einige Webbrowser bieten die Option, beim Beenden alle Cookies zu löschen, ganz unabhängig von der Art der Cookies. Wenn Sie so eine Option nutzen, dass hat dies den gleichen Effekt wie die Verwendung eines privaten Modus: Durch das dann fehlende Cookie erhalten Sie beim nächsten Login wieder eine Benachrichtigung.

Zumindest bei Firefox kann man aber Ausnahmen festlegen, hier sollten Sie einstellen, dass Cookies von der Adresse des Loginsystems - ''login.uni-bielefeld.de'' - erhalten bleiben.

=== Nutzung von Inkognito / privatem Modus ===
Die meisten Webbrowser bieten heute einen Nutzungsmodus an, in dem keine Daten dauerhaft gespeichert werden. Die Bezeichnungen sind dabei unterschiedlich, so spricht man bei Firefox vom privaten Modus oder bei Chrome von Inkognito Modus. Mit der Beendigung dieses Modus werden insbesondere Cookies gelöscht.

Wenn Sie Ihren Webbrowser in dieser Weise für Zugriffe auf die IT-Systeme der Universität verwenden, dann werden Sie jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten.

=== Software, die Anonymität im Internet gewährleisten soll ===
Falls Sie in Ihrem Webbrowser oder Ihrem Betriebssystem Software installiert haben, die Anonymität bei der Nutzung des Internets verspricht, so kann auch dadurch eine zu häufige Benachrichtigung bei neuen Logins verusacht werden. Und zwar aus diesen Gründen:

* Einige dieser Produkte löschen regelmäßig alle Cookies, auch harmlose, wie sie durch unser Loginsystem gesetzt werden
* Zusätzlich versuchen manche Produkte die Eigenschaften des Webbrowsers zu manipulieren, zum Beispiel die Version, mit der sich ein Webbrowser bezeichnet. Dies kann dazu führen, dass unser Loginsystem vermutet, dass das Cookie gestohlen wurde und auf einem fremden Rechner gelandet ist. Auch werden in diesem Fall in den E-Mails mit Sicherheitshinweisen sehr unterschiedliche und unplausible Angaben zu den verwendeten Betriebssystemen und Webbrowsern erscheinen

=== Externe Apps ===
Es gibt verschiedene externe Anbieter, die insbesondere Studierenden Apps anbieten, die die Organisation des Studiums erleichtern sollen. Hier ist zunächst zu sagen, dass dies keine von der Universität unterstützen Angebote sind. Offizielle Apps sind nur die ''Meine Uni'' App und die ''UniMaps'' App.

Die externen Apps fragen normalerweise nach Ihrem Login, damit Sie sich in Ihrem Namen an den IT-Systemen der Universität anmelden und Ihre Daten abfragen können. Das tun diese Apps auch ohne Ihr aktives Zutun, um immer aktuelle Daten zu haben. Je nachdem, wie diese Apps programmiert sind, kann dadurch jedes Mal eine Benachrichtigung ausgelöst werden.

Die Angaben zum Webbrowser und Betriebssystem, die Sie in der Benachrichtigungsmails finden, sind hier leider oft irreführend und geben keinen klaren Hinweis darauf, dass der Zugriff von einer App gemacht wurde.

=== Lange nicht mehr verwendete Geräte ===
Das Cookie, welches ein Gerät als bekanntes Gerät markiert, hat keine unbegrenzte Lebensdauer, es wird aber bei jedem Login wieder erneuert. Wenn Sie ein Gerät über einen langen Zeitraum nicht mehr verwendet haben, dann verfällt das Cookie irgendwann.

=== Was kann ich tun, um die Anzahl der Benachrichtigungen zu reduzieren ===
Dies hängt sehr davon ab, aus welchen Gründen die vom Loginsystem gesetzten Cookies immer wieder gelöscht werden. Je nachdem, welcher der zuvor genannten Gründe zutritt, muss unterschiedlich gehandelt werden. Falls es möglich ist, in der von Ihnen eingesetzten Software Ausnahmen für bestimmte Webseiten einzurichten, so sollten Sie hier eine Ausnahme für die Internetdomäne ''login.uni-bielefeld.de'' einstellen, damit die vom Loginsystem gesetzten Cookies verschont bleiben.

== Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen? ==
Aus Sicherheitsgründen lassen sich diese Benachrichtigungen nicht abstellen. Sie werden immer an die [[Mein Account#E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen|E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen]] verschickt.

== An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden? ==
Falls Sie unsicher sind, wie Sie mit so einem Vorfall weiter umgehen sollen, wenden Sie sich gerne an den {{BISKontakt|Support}}. Sie sollten uns hier gleich auch eine der E-Mails zur Verfügung stellen, die Sie vom System erhalten haben. Und uns die Erlaubnis geben, weitergehende Recherchen in Ihren Logindaten durchzuführen.

== Weitere Punkte ==

=== Wie kann ich eine IP-Adresse überprüfen ===
In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, mit welcher IP-Adresse Ihr gerade verwendetes Gerät auf das Loginsystem zugreift.

Gerade wenn Sie mobil unterwegs sind, sowohl in einem WLAN wie in einem Mobilfunknetz, wird sich ihre IP-Adresse aber u. U. schnell ändern und es ist dann nicht mehr möglich nachzuvollziehen, ob eine IP-Adresse früher einmal Ihrem Rechner zugeordnet war. Auch die Verwendung eines VPNs ändert ihre IP-Adresse.

Trotzdem kann ein Vergleich der IP-Adresse in einer Benachrichtigungsmails mit der aktuell in ''Mein Account'' gezeigten Adresse Hinweise geben, insbesondere wenn Sie schnell auf eine Benachrichtigung reagieren.

Anmeldung von einem unbekannten Gerät - Was ist zu tun?

2024-12-05T10:33:02Z

Ihbrune: /* Bezeichnung des Rechners */

[[Category:Sicherheit]]
[[Registration from an unknown device - What to do?|ENGLISH VERSION]]

Seit dem [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf 21. August 2024] verschickt das Loginsystem Benachrichtigungen, wenn Sie sich zum ersten Mail auf einem Gerät anmelden. In dieser Seite finden Sie Antworten zu den folgenden Fragen:

* Warum bekomme ich diese E-Mails?
* Wann bekomme ich diese E-Mails?
* Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind?
* Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war?
* Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst?
* Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen?
* Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende?
* Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen?
* An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden?

== Warum bekomme ich diese E-Mails? Um einen Missbrauch Ihres Logins stoppen zu können ==
Durch die Benachrichtigungen sollen Sie in die Lage versetzt werden einen '''Diebstahl Ihrer Logindaten erkennen und stoppen''' zu können. Vor der Einführung dieser Benachrichtigungen konnte nur ein regelmäßiger Blick in die Seite '[[Mein Account]]' Ihnen verraten, dass sich jemand in Ihrem Namen in den IT-Systeme der Universität bewegt.

Durch die aktive Benachrichtigung wird die Chance erhöht einen erfolgreichen Angriff auf Ihr Login schnell zu bemerken und bei entsprechendem Handeln sofort zu kontern. Im besten Fall sehen Sie diese E-Mail unmittelbar nach dem fremden Login, folgen den Hinweisen darin, und sperren so die Angreifer gleich wieder aus, bevor diese Schaden anrichten oder Sie selbst aus Ihrem Konto aussperren können.

== Wann bekomme ich diese E-Mails? Beim ersten Login auf jedem Gerät ==
Grundsätzlich werden die Benachrichtigungen nur dann verschickt, wenn mit Ihren Logindaten ein Login durchgeführt und dabei das richtige Passwort verwendet wurde. Fehlerhafte Logins führen erst zu einer Benachrichtigung, wenn dadurch eine [[Mein Account#Temporäre Sperrung ihres Logins|temporäre Sperrung]] ihres Logins ausgelöst wurde.

Die Benachrichtigungen sollen '''seltene Ereignisse''' sein, damit sie - wenn sie auftreten - zu etwas besonderem werden und Beachtung finden. Würde das Loginsystem bei jedem Login eine Benachrichtigung verschicken, dann würden diese E-Mails vermutlich schnell ignoriert. Es soll daher nur dann eine Benachrichtigung geschickt werden, wenn Sie sich '''auf einem Gerät zum ersten Mal''' anmelden. Spätere Anmeldungen lösen keine Benachrichtigungen mehr aus.

=== Was ist mit 'Gerät' gemeint? ===
Der Begriff des 'Geräts' ist dabei aus technischen Gründen nicht ganz einfach zu definieren, aber vereinfacht kann man sagen, ein 'Gerät' ist ein bestimmter Webbrowser (z. B. Safari oder Chrome) auf einem bestimmten Computer (also Ihrem Laptop oder Smartphone). Wenn Sie sich auf dem gleichen Computer mit zwei unterschiedlichen Webbrowsern anmelden, so sind dies aus Sicht des Loginsystems zwei unterschiedliche Geräte. Auch wenn Sie sich in der [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-hilfeseiten/bis-app/ Meine Uni App] anmelden, so wird dies als Anmeldung auf einem 'neuen' Gerät gewertet.

=== Ich verwende meinen Computer schon lange! Warum ist er dann ein neues Gerät? ===
Aus Sicht des Loginssystems zunächst einmal jedes Gerät neu, welches das Loginsystem zuvor noch nicht als bekanntes Gerät markieren konnte. Daher erhalten Sie auch dann so einen Sicherheitshinweis, wenn Sie einen Computer schon lange verwenden. Was die genauen technischen Hintergründe sind - Stichwort 'Cookies' - wird in einem späteren Abschnitt beschrieben.

=== Auf meinem Computer melden sich auch andere Person an. Führt das zu Problemen? ===
Wenn Sie sich Ihren Rechner teilen und mehrere Personen sich drauf anmelden, so stellt dies kein Problem dar. Die Kennzeichnung eines Geräts als bekanntes Gerät bezieht sich jeweils auf konkrete Nutzer*innen. Wenn Sie also einer Kommilitonin gestatten auf Ihrem Rechner schnell einmal ihren eKVV Stundenplan einzusehen, so wird sie eine Benachrichtigung über ein Login auf einem neuen Gerät erhalten, für Sie ändert sich hingegen nichts.

== Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind? ==
Nahezu jede*r erhält mehr oder weniger häufig gefälschte E-Mails, die dazu verleiten sollen die eigenen Logindaten auf einer fremden Webseite einzugeben, wo sie dann gestohlen werden. Das nennt sich '''Phishing''' und dazu finden Sie in folgenden Absätzen noch weitere Informationen. Wenn Sie sich die Frage stellen, ob eine E-Mail mit einer Sicherheitswarnung wirklich von den IT-Systemen der Universität geschickt wurde, dann zeigt dies schon mal, dass Sie für diese Gefahr sensibilisiert sind!

'''Leider lässt sich fast alles an einer E-Mail fälschen''', daher ist es nicht völlig sicher die folgenden Merkmale zu prüfen:

* Betreff: Die vom System verschickten E-Mails haben heute (August 2024) diesen Betreff:

<blockquote>''Sicherheitshinweis: Ein neues Gerät hat sich auf Ihrem Universitätskonto angemeldet''</blockquote>Wir nennen hier bewusst nicht den weiteren Inhalt der E-Mail damit Personen, die versuchen unsere E-Mails nachzuahmen, nicht direkt eine Vorlage haben.

* Absendeadresse: Die Absendeadresse endet auf ''@ekvv.uni-bielefeld.de''
* Links: In der E-Mail werden nur Links geschickt, die auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Aber Achtung: Es ist einfach sehr ähnlich aussehende Links zu gestalten, oder durch Tricks in der Formatierung scheinbar eine ''uni-bielefeld.de'' Adresse anzubieten, während tatsächlich eine ganz andere Adresse dahinter liegt

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann rufen Sie direkt diese Seite auf:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

Auf dieser Seite werden Ihnen die Schritte gezeigt, die Sie durchlaufen sollten, um einen fremden Zugriff wieder abzustellen.

== Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war? ==
Diese Frage ist entscheidend für Ihr weiteres Vorgehen und meist '''am einfachsten über den Zeitpunkt''' zu beurteilen: In der zugeschickten E-Mail ist der Zeitpunkt dokumentiert, an dem das Login erfolgt ist. Erinnern Sie sich, zu diesem Zeitpunkt eine Anmeldung vorgenommen zu haben? Falls Sie sich nicht mehr genau erinnern, dann können Sie in der Seite '[[Mein Account]]' ihren Loginverlauf der letzten Tage sehen.

Es gibt noch weitere Hinweise:

=== Betriebssystem und Webbrowser ===
Weitere Merkmale sind die in der E-Mail mitgeschickten Informationen zum verwendeten Betriebssystem und Webbrowser, mit dem das Login vorgenommen wurde. Zwar können Angreifer diese Angaben fälschen und an die von Ihnen normalerweise verwendeten Geräte anpassen, aber sie können trotzdem ein Hinweis auf fremde Zugriffe sein.

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen diese Angaben irreführend bzw. unpräzise sind:

* Der Chrome Webbrowser gibt seit der sogn. [https://developers.google.com/privacy-sandbox/blog/user-agent-reduction-android-model-and-version?hl=de Reduzierung des User-Agents] nicht mehr in jedem Fall zutreffende Angaben für das Betriebssystem aus. So wird zum Beispiel unter Android immer die Version 10 ausgegeben. Firefox verhält sich [https://bugzilla.mozilla.org/show_bug.cgi?id=1693295 unter Windows ähnlich] und gibt immer Windows 10 aus. Unter MacOS geben [https://discussions.apple.com/thread/253853316?sortBy=rank sowohl Safari wie auch Chrome] nur noch eine feste Betriebssystemversion aus.
* Dann sind Beispiele bekannt, bei denen bestimmte, nicht von der Universität autorisierte Apps Logins in die IT-Systeme durchführen, und dabei ungewöhnliche Webbrowserbezeichnungen verwenden.
* Ein weiterer Grund für abweichende Angaben können anonymisierende Webbrowser Erweiterungen sein. Siehe dazu unten mehr.

In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, welche Angaben das System für Ihr gerade verwendetes Gerät ausgibt. Damit können Sie auf einfache Weise vergleichen, ob die Angaben in der E-Mail zu einem Ihrer Geräte passen.

=== IP-Adresse ===
Eine weitere Angabe ist die sogn. IP-Adresse, die am Ende der E-Mail angegeben wird. Die IP-Adresse ist die Internetadresse des Computers, von dem aus das Login erfolgt ist. Sie kann nicht gefälscht werden, ist aber nicht ganz einfach zu interpretieren. Dazu haben wir am Ende der Seite einen eigenen Abschnitt.

Die IP-Adresse ist aber ggf. ein guter Ausgangspunkt für weitergehende Recherchen durch uns im Fall vermuteter Fremdzugriffe und kann dazu dienen ein Bild des potentiellen Schadens zu erhalten.

=== Bezeichnung des Rechners ===
Hier wird die zur IP-Adresse gehörende Bezeichnung des Computers angezeigt. In technischer Hinsicht wird dazu eine Anfrage an das sogn. [https://de.wikipedia.org/wiki/Domain_Name_System Domain Name System (DNS)] gestellt. Diese Bezeichnung kann unter Umständen auch etwas kryptisch sein, gerade bei automatisch vergebenen Rechnerbezeichnungen. Diese sind zum Beispiel bei der Verwendung eines WLANs üblich.

Diese Angabe kann Ihnen aber insbesondere dabei helfen zu entscheiden, ob das Login von einem Rechner im Netzwerk der Universität kam: In diesem Fall wird die Bezeichnung auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Bei anderen Internetprovidern findet sich häufig im Namen auch ein Hinweis auf den Anbieter, der Ihnen einen Rückschluss erlauben kann, ob der Zugriff von Ihnen kam.

Es können Fälle auftreten, bei denen das Loginsystem den Rechnernamen nicht ermitteln kann, weil kein entsprechender DNS Name verfügbar war. Hier wird dann erneute die IP-Adresse gezeigt.

=== Im Zweifelsfall: Link anklicken ===
Generell gilt: Wenn Sie nach einer Prüfung der E-Mail '''auch nur geringe Zweifel''' haben, dass das Login von Ihnen selbst durchgeführt wurde, so ist es das Sicherste den Link in der E-Mail zu klicken bzw. die Seite https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin direkt aufzurufen und den Hinweisen im folgenden Abschnitt zu folgen. Im schlimmsten Fall haben sie danach ein neues Passwort. Aber auf jeden Fall das Risiko vermieden, dass jemand in Ihrem Namen und mit Zugriff auf Ihre oder die Ihnen anvertrauten Daten in den IT-Systemen der Universität unterwegs ist.

== Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst? ==
Nun heißt es vor allem '''schnell handeln'''! Eine Person mit Ihrem Login kann sie jederzeit aus Ihrem Zugang aussperren und es ist deutlich schwerer, einen Zugang in fremder Hand wieder zurück zu gewinnen, als die Angreifer gleich wieder auszusperren. Der Ausgangspunkt ist die schon mehrfach genannte Seite

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

bzw. der erste Link in der E-Mail, der mit dieser Adresse beginnt, aber noch einen langen Parameter angehängt hat. Wenn Sie den Link in der E-Mail aufrufen, so wird die Markierung, die das Gerät der fremder Person nun als bekanntes Gerät kennzeichnet, ungültig gemacht.

Das Wichtigste ist aber '''das eigene Web-Passwort zu ändern''' und zwar auf dieser Seite:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/password

Wenn Sie das erledigt haben, dann ist schon einmal ein wesentlicher Teil Ihrer IT-Konten an der Universität '''wieder sicher unter Ihrer Kontrolle'''.

=== Weitere Passworte ändern: E-Mail, SAP und noch mehr ===
Sie sollten dann auch das Passwort für Ihr E-Mailkonto ändern und für den Windows-, VPN- und WLAN Zugriff. Das tun Sie im PRISMA Portal:

https://prisma.uni-bielefeld.de/

Als Mitarbeitende sollte Sie auch das Passwort für Ihr SAP Konto ändern. Falls Sie das gestohlene Passwort auch in privat genutzten IT-Systemen verwendet haben, so sollten Sie es auch dort ändern.

=== 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren ===
Die {{2FA}} macht Ihr Login um einiges sicherer, da ein Angreifer nun nicht mehr nur Ihr Passwort braucht. Ist Ihr Zugang bereits einmal abhanden gekommen, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Angreifer erneut versuchen werden sich Ihres Zugangs zu bemächtigen. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann Sie gegen eine ganze Reihe von Angriffsmöglichkeiten auf Ihr Konto schützen und funktioniert ganz ähnlich, wie man es von anderen Internetdiensten gewohnt ist.

=== Fremde Geräte ausschließen ===
Durch die Passwortänderung sollten alle Geräte, die Zugriff auf Ihr Konto hatten, wieder ausgesperrt sein. Es schadet aber nicht einen Blick in diese Seite zu werfen, die alle Geräte auflistet, die wie die ''Meine Uni'' App Zugriff haben:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/devices

=== Mögliche Schäden beurteilen ===
Nachdem Sie Ihre Logins in die IT-Systeme gesichert haben und damit nun wieder die einzige Person sind, die sich unter Ihrem Namen anmelden kann, sollten Sie etwas Zeit investieren und prüfen, ob mit Ihrem Zugang illegitime Aktivitäten durchgeführt wurden. Es hängt etwas davon, welchen Status Sie haben, wo Risiken zu sehen sind:

==== Loginhistorie ====
Sie sollten zuerst einen Blick in die Seite 'Mein Account' werden:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/

Prüfen Sie dort, welche Aktivitäten Ihnen unbekannt vorkommen. Das kann Ihnen einen Hinweis darauf geben, wie lange und in welchem Umfang diese Zugriffe stattgefunden haben.

==== Das eigene E-Mailkonto ====
Hat jemand in Ihrem Namen E-Mails verschickt? Da sich E-Mails löschen lassen, ist diese Auswertung unter Umständen unvollständig.

Eine perfidere und schwerer zu bereinigende Auswirkung eines Angriffs auf Ihr E-Mailkonto kann die Einrichtung von automatischen Weiterleitungen sein, durch die Angreifer auch nach der Änderung Ihres Passworts weiterhin Ihre E-Mails mitlesen können. Sie sollten hier die Einstellungen Ihres E-Mailkontos über den Webmailer prüfen:

https://mail.uni-bielefeld.de/

==== Prüfungen für Studierende: eKVV ====
Für Studierende ist es insbesondere wichtig sicherzustellen, dass Klausur- und Prüfungsanmeldungen noch passen. Zumindest falls Sie in einem Fach studieren, bei dem solche Anmeldungen über das eKVV durchgeführt werden. Generell sollten Sie Ihren eKVV Stundenplan einmal prüfen.

==== Prüfungen für Mitarbeitende ====
Für Mitarbeitende lässt sich nicht so einfach eine vollständige Auflistung aller potentiellen Schäden aufstellen, die Angreifer mit Ihrem Login verursacht haben könnten. Dies hängt es sehr von Ihren Aufgabenbereichen ab, daher ist diese Liste nur beispielhaft zu verstehen:

* Lehrende: Prüfen Sie, ob im eKVV Leistungen in Veranstaltungen gemeldet wurden, die Sie sich nicht erklären können, oder Benotungen im E-Prüfungssystem
* SAP: Wenn Sie weitergehende Berechtigungen in SAP haben sollten Sie die damit möglichen Vorgänge genauer prüfen

== Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen? ==
Diebstähle von Logindaten kommen immer wieder vor, insbesondere durch '''Phishing'''. In [https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/informationssicherheit/beschaeftigte/emails/ dieser Seite der Informationssicherheit] der Universität finden Sie weitergehende Beschreibungen dazu. Die Gründe sind zahlreich und hier nicht abschließend zu nennen. Die genannten Beispiele sind aber alle bereits an der Universität vorgekommen:

* Spamversand: Der Besitz von E-Mailkonten ist für die Versender von Spam- und Phishingmails sehr wertvoll. Er ist um so wertvoller, je besser die Reputation einer E-Maildomäne wie ''@uni-bielefeld.de'' ist. Solche Angreifer interessieren sich normalerweise wenig für ihre persönlichen Daten, es geht darum möglichst viele unerwünschte E-Mails in die Welt senden zu können, bevor sie gestoppt werden. Diese Art von Angreifer gelangt oft durch Phishing an Ihre Logindaten.
* Stalking: Jemand aus Ihrem unmittelbarem Umfeld versucht Sie zu überwachen bzw. an Informationen über Sie zu gelangen. In diesem Szenario kann es sein, dass diese Person umfangreiche Manipulationen an Ihren Geräten vornehmen konnte und auch nach einer erfolgten Passwortänderung möglicherweise auf diese Weise wieder Zugriff auf Ihre Konten bekommt. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann hier einen besseren Schutz bieten und Sie sollten in den kommenden Tagen Ihre Loginhistorie im Blick behalten.
* Nicht autorisierte Änderungen in den IT-Systemen: Wenn Sie kritische Berechtigungen in IT-Systemen haben, zum Beispiel als Prüfungsamt, können Sie aus diesem Grund zum Ziel von Angriffen auf Ihr Login werden. Hier geht es Angreifern darum, mit Ihren Berechtigungen Änderungen zu ihren Gunsten in den IT-Systemen durchzuführen. Hier gab es in der Vergangenheit Fälle, bei denen es sich um interne Täter handelte, die eine hohe kriminelle Energie gezeigt haben.
* Verantwortung für Manipulationen auf andere schieben: Jemand möchte illegitime Manipulationen in den IT-Systemen durchführen, aber im Fall einer Entdeckung nicht dafür zur Verantwortung gezogen werden können. In diesem Szenario würden Sie zunächst als verantwortliche Person eingestuft, da Ihr Login verwendet wurde.
* Industriespionage: An der Universität wird Forschung betrieben, und einige dieser Forschungsbereiche arbeiten in Feldern, in denen Industriespionage ein lohendes Geschäft ist. Hier hat man es möglicherweise mit sogn. APTs zu tun, [https://de.wikipedia.org/wiki/Advanced_Persistent_Threat Advanced Persistent Threats], also leistungsfähigen, immer wieder erneut angreifenden Akteuren, die sich von einem Misserfolg nicht abschrecken lassen. Besteht ein entsprechender Verdacht, so müssen unbedingt weitergehende Untersuchungen angestellt werden.

== Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende? ==
Wie erkennt das Loginsystem, ob Sie sich schon mal auf Ihrem Laptop angemeldet hatten? Es gibt hier keine für uns nutzbare 'Kennnummer' etc., mit der sich Geräte wie Laptops oder Smartphones eindeutig identifizieren lassen. Das ist auch gut so, sonst würden sich Unternehmen, die im Internet Profile von Webseitenbesucher*innen anlegen, sofort darauf stürzen.

Das Loginsystem hat hier nur den Weg ein sogn. '''Cookie in Ihrem Webbrowser''' zu platzieren, und dadurch Ihr Gerät als bekanntes Gerät zu markieren. Das Cookie bezieht sich dabei auf Sie bzw. Ihr Login. Falls Sie Ihr Gerät mit anderen Nutzer*innen teilen, so wird für jede Person ein eigenes Cookie gesetzt. In dieser [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf Meldung zur Einführung der Benachrichtigungen] haben wir im Detail beschrieben, wie diese Cookies genau aussehen und warum nur das Loginsystem in der Lage ist zu erkennen, zu welcher Person so ein Cookie gehört.

Das Loginsystem wird Ihnen also immer dann eine Benachrichtigung über ein Login von einem neuen Gerät schicken, wenn es kein Cookie vorfindet. Ein Logout durch Sie führt dabei nicht dazu, dass dieses Cookie gelöscht wird. Aber u. a. in diesen Fällen kann es zu mehr Benachrichtigungen führen, als eigentlich gewollt:

=== Webbrowsereinstellungen, die alle Cookies löschen ===
Einige Webbrowser bieten die Option, beim Beenden alle Cookies zu löschen, ganz unabhängig von der Art der Cookies. Wenn Sie so eine Option nutzen, dass hat dies den gleichen Effekt wie die Verwendung eines privaten Modus: Durch das dann fehlende Cookie erhalten Sie beim nächsten Login wieder eine Benachrichtigung.

Zumindest bei Firefox kann man aber Ausnahmen festlegen, hier sollten Sie einstellen, dass Cookies von der Adresse des Loginsystems - ''login.uni-bielefeld.de'' - erhalten bleiben.

=== Nutzung von Inkognito / privatem Modus ===
Die meisten Webbrowser bieten heute einen Nutzungsmodus an, in dem keine Daten dauerhaft gespeichert werden. Die Bezeichnungen sind dabei unterschiedlich, so spricht man bei Firefox vom privaten Modus oder bei Chrome von Inkognito Modus. Mit der Beendigung dieses Modus werden insbesondere Cookies gelöscht.

Wenn Sie Ihren Webbrowser in dieser Weise für Zugriffe auf die IT-Systeme der Universität verwenden, dann werden Sie jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten.

=== Software, die Anonymität im Internet gewährleisten soll ===
Falls Sie in Ihrem Webbrowser oder Ihrem Betriebssystem Software installiert haben, die Anonymität bei der Nutzung des Internets verspricht, so kann auch dadurch eine zu häufige Benachrichtigung bei neuen Logins verusacht werden. Und zwar aus diesen Gründen:

* Einige dieser Produkte löschen regelmäßig alle Cookies, auch harmlose, wie sie durch unser Loginsystem gesetzt werden
* Zusätzlich versuchen manche Produkte die Eigenschaften des Webbrowsers zu manipulieren, zum Beispiel die Version, mit der sich ein Webbrowser bezeichnet. Dies kann dazu führen, dass unser Loginsystem vermutet, dass das Cookie gestohlen wurde und auf einem fremden Rechner gelandet ist. Auch werden in diesem Fall in den E-Mails mit Sicherheitshinweisen sehr unterschiedliche und unplausible Angaben zu den verwendeten Betriebssystemen und Webbrowsern erscheinen

=== Externe Apps ===
Es gibt verschiedene externe Anbieter, die insbesondere Studierenden Apps anbieten, die die Organisation des Studiums erleichtern sollen. Hier ist zunächst zu sagen, dass dies keine von der Universität unterstützen Angebote sind. Offizielle Apps sind nur die ''Meine Uni'' App und die ''UniMaps'' App.

Die externen Apps fragen normalerweise nach Ihrem Login, damit Sie sich in Ihrem Namen an den IT-Systemen der Universität anmelden und Ihre Daten abfragen können. Das tun diese Apps auch ohne Ihr aktives Zutun, um immer aktuelle Daten zu haben. Je nachdem, wie diese Apps programmiert sind, kann dadurch jedes Mal eine Benachrichtigung ausgelöst werden.

Die Angaben zum Webbrowser und Betriebssystem, die Sie in der Benachrichtigungsmails finden, sind hier leider oft irreführend und geben keinen klaren Hinweis darauf, dass der Zugriff von einer App gemacht wurde.

=== Lange nicht mehr verwendete Geräte ===
Das Cookie, welches ein Gerät als bekanntes Gerät markiert, hat keine unbegrenzte Lebensdauer, es wird aber bei jedem Login wieder erneuert. Wenn Sie ein Gerät über einen langen Zeitraum nicht mehr verwendet haben, dann verfällt das Cookie irgendwann.

=== Was kann ich tun, um die Anzahl der Benachrichtigungen zu reduzieren ===
Dies hängt sehr davon ab, aus welchen Gründen die vom Loginsystem gesetzten Cookies immer wieder gelöscht werden. Je nachdem, welcher der zuvor genannten Gründe zutritt, muss unterschiedlich gehandelt werden. Falls es möglich ist, in der von Ihnen eingesetzten Software Ausnahmen für bestimmte Webseiten einzurichten, so sollten Sie hier eine Ausnahme für die Internetdomäne ''login.uni-bielefeld.de'' einstellen, damit die vom Loginsystem gesetzten Cookies verschont bleiben.

== Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen? ==
Aus Sicherheitsgründen lassen sich diese Benachrichtigungen nicht abstellen. Sie werden immer an die [[Mein Account#E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen|E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen]] verschickt.

== An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden? ==
Falls Sie unsicher sind, wie Sie mit so einem Vorfall weiter umgehen sollen, wenden Sie sich gerne an den {{BISKontakt|Support}}. Sie sollten uns hier gleich auch eine der E-Mails zur Verfügung stellen, die Sie vom System erhalten haben. Und uns die Erlaubnis geben, weitergehende Recherchen in Ihren Logindaten durchzuführen.

== Weitere Punkte ==

=== Wie kann ich eine IP-Adresse überprüfen ===
In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, mit welcher IP-Adresse Ihr gerade verwendetes Gerät auf das Loginsystem zugreift.

Gerade wenn Sie mobil unterwegs sind, sowohl in einem WLAN wie in einem Mobilfunknetz, wird sich ihre IP-Adresse aber u. U. schnell ändern und es ist dann nicht mehr möglich nachzuvollziehen, ob eine IP-Adresse früher einmal Ihrem Rechner zugeordnet war. Auch die Verwendung eines VPNs ändert ihre IP-Adresse.

Trotzdem kann ein Vergleich der IP-Adresse in einer Benachrichtigungsmails mit der aktuell in ''Mein Account'' gezeigten Adresse Hinweise geben, insbesondere wenn Sie schnell auf eine Benachrichtigung reagieren.

Anmeldung von einem unbekannten Gerät - Was ist zu tun?

2024-12-05T10:29:29Z

Ihbrune: /* Betriebssystem und Webbrowser */

[[Category:Sicherheit]]
[[Registration from an unknown device - What to do?|ENGLISH VERSION]]

Seit dem [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf 21. August 2024] verschickt das Loginsystem Benachrichtigungen, wenn Sie sich zum ersten Mail auf einem Gerät anmelden. In dieser Seite finden Sie Antworten zu den folgenden Fragen:

* Warum bekomme ich diese E-Mails?
* Wann bekomme ich diese E-Mails?
* Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind?
* Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war?
* Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst?
* Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen?
* Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende?
* Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen?
* An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden?

== Warum bekomme ich diese E-Mails? Um einen Missbrauch Ihres Logins stoppen zu können ==
Durch die Benachrichtigungen sollen Sie in die Lage versetzt werden einen '''Diebstahl Ihrer Logindaten erkennen und stoppen''' zu können. Vor der Einführung dieser Benachrichtigungen konnte nur ein regelmäßiger Blick in die Seite '[[Mein Account]]' Ihnen verraten, dass sich jemand in Ihrem Namen in den IT-Systeme der Universität bewegt.

Durch die aktive Benachrichtigung wird die Chance erhöht einen erfolgreichen Angriff auf Ihr Login schnell zu bemerken und bei entsprechendem Handeln sofort zu kontern. Im besten Fall sehen Sie diese E-Mail unmittelbar nach dem fremden Login, folgen den Hinweisen darin, und sperren so die Angreifer gleich wieder aus, bevor diese Schaden anrichten oder Sie selbst aus Ihrem Konto aussperren können.

== Wann bekomme ich diese E-Mails? Beim ersten Login auf jedem Gerät ==
Grundsätzlich werden die Benachrichtigungen nur dann verschickt, wenn mit Ihren Logindaten ein Login durchgeführt und dabei das richtige Passwort verwendet wurde. Fehlerhafte Logins führen erst zu einer Benachrichtigung, wenn dadurch eine [[Mein Account#Temporäre Sperrung ihres Logins|temporäre Sperrung]] ihres Logins ausgelöst wurde.

Die Benachrichtigungen sollen '''seltene Ereignisse''' sein, damit sie - wenn sie auftreten - zu etwas besonderem werden und Beachtung finden. Würde das Loginsystem bei jedem Login eine Benachrichtigung verschicken, dann würden diese E-Mails vermutlich schnell ignoriert. Es soll daher nur dann eine Benachrichtigung geschickt werden, wenn Sie sich '''auf einem Gerät zum ersten Mal''' anmelden. Spätere Anmeldungen lösen keine Benachrichtigungen mehr aus.

=== Was ist mit 'Gerät' gemeint? ===
Der Begriff des 'Geräts' ist dabei aus technischen Gründen nicht ganz einfach zu definieren, aber vereinfacht kann man sagen, ein 'Gerät' ist ein bestimmter Webbrowser (z. B. Safari oder Chrome) auf einem bestimmten Computer (also Ihrem Laptop oder Smartphone). Wenn Sie sich auf dem gleichen Computer mit zwei unterschiedlichen Webbrowsern anmelden, so sind dies aus Sicht des Loginsystems zwei unterschiedliche Geräte. Auch wenn Sie sich in der [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-hilfeseiten/bis-app/ Meine Uni App] anmelden, so wird dies als Anmeldung auf einem 'neuen' Gerät gewertet.

=== Ich verwende meinen Computer schon lange! Warum ist er dann ein neues Gerät? ===
Aus Sicht des Loginssystems zunächst einmal jedes Gerät neu, welches das Loginsystem zuvor noch nicht als bekanntes Gerät markieren konnte. Daher erhalten Sie auch dann so einen Sicherheitshinweis, wenn Sie einen Computer schon lange verwenden. Was die genauen technischen Hintergründe sind - Stichwort 'Cookies' - wird in einem späteren Abschnitt beschrieben.

=== Auf meinem Computer melden sich auch andere Person an. Führt das zu Problemen? ===
Wenn Sie sich Ihren Rechner teilen und mehrere Personen sich drauf anmelden, so stellt dies kein Problem dar. Die Kennzeichnung eines Geräts als bekanntes Gerät bezieht sich jeweils auf konkrete Nutzer*innen. Wenn Sie also einer Kommilitonin gestatten auf Ihrem Rechner schnell einmal ihren eKVV Stundenplan einzusehen, so wird sie eine Benachrichtigung über ein Login auf einem neuen Gerät erhalten, für Sie ändert sich hingegen nichts.

== Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind? ==
Nahezu jede*r erhält mehr oder weniger häufig gefälschte E-Mails, die dazu verleiten sollen die eigenen Logindaten auf einer fremden Webseite einzugeben, wo sie dann gestohlen werden. Das nennt sich '''Phishing''' und dazu finden Sie in folgenden Absätzen noch weitere Informationen. Wenn Sie sich die Frage stellen, ob eine E-Mail mit einer Sicherheitswarnung wirklich von den IT-Systemen der Universität geschickt wurde, dann zeigt dies schon mal, dass Sie für diese Gefahr sensibilisiert sind!

'''Leider lässt sich fast alles an einer E-Mail fälschen''', daher ist es nicht völlig sicher die folgenden Merkmale zu prüfen:

* Betreff: Die vom System verschickten E-Mails haben heute (August 2024) diesen Betreff:

<blockquote>''Sicherheitshinweis: Ein neues Gerät hat sich auf Ihrem Universitätskonto angemeldet''</blockquote>Wir nennen hier bewusst nicht den weiteren Inhalt der E-Mail damit Personen, die versuchen unsere E-Mails nachzuahmen, nicht direkt eine Vorlage haben.

* Absendeadresse: Die Absendeadresse endet auf ''@ekvv.uni-bielefeld.de''
* Links: In der E-Mail werden nur Links geschickt, die auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Aber Achtung: Es ist einfach sehr ähnlich aussehende Links zu gestalten, oder durch Tricks in der Formatierung scheinbar eine ''uni-bielefeld.de'' Adresse anzubieten, während tatsächlich eine ganz andere Adresse dahinter liegt

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann rufen Sie direkt diese Seite auf:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

Auf dieser Seite werden Ihnen die Schritte gezeigt, die Sie durchlaufen sollten, um einen fremden Zugriff wieder abzustellen.

== Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war? ==
Diese Frage ist entscheidend für Ihr weiteres Vorgehen und meist '''am einfachsten über den Zeitpunkt''' zu beurteilen: In der zugeschickten E-Mail ist der Zeitpunkt dokumentiert, an dem das Login erfolgt ist. Erinnern Sie sich, zu diesem Zeitpunkt eine Anmeldung vorgenommen zu haben? Falls Sie sich nicht mehr genau erinnern, dann können Sie in der Seite '[[Mein Account]]' ihren Loginverlauf der letzten Tage sehen.

Es gibt noch weitere Hinweise:

=== Betriebssystem und Webbrowser ===
Weitere Merkmale sind die in der E-Mail mitgeschickten Informationen zum verwendeten Betriebssystem und Webbrowser, mit dem das Login vorgenommen wurde. Zwar können Angreifer diese Angaben fälschen und an die von Ihnen normalerweise verwendeten Geräte anpassen, aber sie können trotzdem ein Hinweis auf fremde Zugriffe sein.

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen diese Angaben irreführend bzw. unpräzise sind:

* Der Chrome Webbrowser gibt seit der sogn. [https://developers.google.com/privacy-sandbox/blog/user-agent-reduction-android-model-and-version?hl=de Reduzierung des User-Agents] nicht mehr in jedem Fall zutreffende Angaben für das Betriebssystem aus. So wird zum Beispiel unter Android immer die Version 10 ausgegeben. Firefox verhält sich [https://bugzilla.mozilla.org/show_bug.cgi?id=1693295 unter Windows ähnlich] und gibt immer Windows 10 aus. Unter MacOS geben [https://discussions.apple.com/thread/253853316?sortBy=rank sowohl Safari wie auch Chrome] nur noch eine feste Betriebssystemversion aus.
* Dann sind Beispiele bekannt, bei denen bestimmte, nicht von der Universität autorisierte Apps Logins in die IT-Systeme durchführen, und dabei ungewöhnliche Webbrowserbezeichnungen verwenden.
* Ein weiterer Grund für abweichende Angaben können anonymisierende Webbrowser Erweiterungen sein. Siehe dazu unten mehr.

In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, welche Angaben das System für Ihr gerade verwendetes Gerät ausgibt. Damit können Sie auf einfache Weise vergleichen, ob die Angaben in der E-Mail zu einem Ihrer Geräte passen.

=== IP-Adresse ===
Eine weitere Angabe ist die sogn. IP-Adresse, die am Ende der E-Mail angegeben wird. Die IP-Adresse ist die Internetadresse des Computers, von dem aus das Login erfolgt ist. Sie kann nicht gefälscht werden, ist aber nicht ganz einfach zu interpretieren. Dazu haben wir am Ende der Seite einen eigenen Abschnitt.

Die IP-Adresse ist aber ggf. ein guter Ausgangspunkt für weitergehende Recherchen durch uns im Fall vermuteter Fremdzugriffe und kann dazu dienen ein Bild des potentiellen Schadens zu erhalten.

=== Bezeichnung des Rechners ===
Hier wird die zur IP-Adresse gehörende Bezeichnung des Computers angezeigt. In technischer Hinsicht wird dazu eine Anfrage an das sogn. [https://de.wikipedia.org/wiki/Domain_Name_System Domain Name System (DNS)] gestellt. Diese Bezeichnung kann unter Umständen auch etwas kryptisch sein, gerade bei automatisch vergebenen Rechnerbezeichnungen. Diese sind zum Beispiel bei der Verwendung eines WLANs üblich.

Diese Angabe kann Ihnen aber insbesondere dabei helfen zu entscheiden, ob das Login von einem Rechner im Netzwerk der Universität kam: In diesem Fall wird die Bezeichnung auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Bei anderen Internetprovidern findet sich häufig im Namen auch ein Hinweis auf den Anbieter, der Ihnen einen Rückschluss erlauben kann, ob der Zugriff von Ihnen kam.

Es können Fälle auftreten, bei denen das Loginsystem den Rechnernamen nicht ermitteln kann, weil kein entsprechender DNS Name verfügbar war. Hier wird dann ein entsprechender Hinweis gezeigt.

=== Im Zweifelsfall: Link anklicken ===
Generell gilt: Wenn Sie nach einer Prüfung der E-Mail '''auch nur geringe Zweifel''' haben, dass das Login von Ihnen selbst durchgeführt wurde, so ist es das Sicherste den Link in der E-Mail zu klicken bzw. die Seite https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin direkt aufzurufen und den Hinweisen im folgenden Abschnitt zu folgen. Im schlimmsten Fall haben sie danach ein neues Passwort. Aber auf jeden Fall das Risiko vermieden, dass jemand in Ihrem Namen und mit Zugriff auf Ihre oder die Ihnen anvertrauten Daten in den IT-Systemen der Universität unterwegs ist.

== Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst? ==
Nun heißt es vor allem '''schnell handeln'''! Eine Person mit Ihrem Login kann sie jederzeit aus Ihrem Zugang aussperren und es ist deutlich schwerer, einen Zugang in fremder Hand wieder zurück zu gewinnen, als die Angreifer gleich wieder auszusperren. Der Ausgangspunkt ist die schon mehrfach genannte Seite

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

bzw. der erste Link in der E-Mail, der mit dieser Adresse beginnt, aber noch einen langen Parameter angehängt hat. Wenn Sie den Link in der E-Mail aufrufen, so wird die Markierung, die das Gerät der fremder Person nun als bekanntes Gerät kennzeichnet, ungültig gemacht.

Das Wichtigste ist aber '''das eigene Web-Passwort zu ändern''' und zwar auf dieser Seite:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/password

Wenn Sie das erledigt haben, dann ist schon einmal ein wesentlicher Teil Ihrer IT-Konten an der Universität '''wieder sicher unter Ihrer Kontrolle'''.

=== Weitere Passworte ändern: E-Mail, SAP und noch mehr ===
Sie sollten dann auch das Passwort für Ihr E-Mailkonto ändern und für den Windows-, VPN- und WLAN Zugriff. Das tun Sie im PRISMA Portal:

https://prisma.uni-bielefeld.de/

Als Mitarbeitende sollte Sie auch das Passwort für Ihr SAP Konto ändern. Falls Sie das gestohlene Passwort auch in privat genutzten IT-Systemen verwendet haben, so sollten Sie es auch dort ändern.

=== 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren ===
Die {{2FA}} macht Ihr Login um einiges sicherer, da ein Angreifer nun nicht mehr nur Ihr Passwort braucht. Ist Ihr Zugang bereits einmal abhanden gekommen, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Angreifer erneut versuchen werden sich Ihres Zugangs zu bemächtigen. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann Sie gegen eine ganze Reihe von Angriffsmöglichkeiten auf Ihr Konto schützen und funktioniert ganz ähnlich, wie man es von anderen Internetdiensten gewohnt ist.

=== Fremde Geräte ausschließen ===
Durch die Passwortänderung sollten alle Geräte, die Zugriff auf Ihr Konto hatten, wieder ausgesperrt sein. Es schadet aber nicht einen Blick in diese Seite zu werfen, die alle Geräte auflistet, die wie die ''Meine Uni'' App Zugriff haben:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/devices

=== Mögliche Schäden beurteilen ===
Nachdem Sie Ihre Logins in die IT-Systeme gesichert haben und damit nun wieder die einzige Person sind, die sich unter Ihrem Namen anmelden kann, sollten Sie etwas Zeit investieren und prüfen, ob mit Ihrem Zugang illegitime Aktivitäten durchgeführt wurden. Es hängt etwas davon, welchen Status Sie haben, wo Risiken zu sehen sind:

==== Loginhistorie ====
Sie sollten zuerst einen Blick in die Seite 'Mein Account' werden:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/

Prüfen Sie dort, welche Aktivitäten Ihnen unbekannt vorkommen. Das kann Ihnen einen Hinweis darauf geben, wie lange und in welchem Umfang diese Zugriffe stattgefunden haben.

==== Das eigene E-Mailkonto ====
Hat jemand in Ihrem Namen E-Mails verschickt? Da sich E-Mails löschen lassen, ist diese Auswertung unter Umständen unvollständig.

Eine perfidere und schwerer zu bereinigende Auswirkung eines Angriffs auf Ihr E-Mailkonto kann die Einrichtung von automatischen Weiterleitungen sein, durch die Angreifer auch nach der Änderung Ihres Passworts weiterhin Ihre E-Mails mitlesen können. Sie sollten hier die Einstellungen Ihres E-Mailkontos über den Webmailer prüfen:

https://mail.uni-bielefeld.de/

==== Prüfungen für Studierende: eKVV ====
Für Studierende ist es insbesondere wichtig sicherzustellen, dass Klausur- und Prüfungsanmeldungen noch passen. Zumindest falls Sie in einem Fach studieren, bei dem solche Anmeldungen über das eKVV durchgeführt werden. Generell sollten Sie Ihren eKVV Stundenplan einmal prüfen.

==== Prüfungen für Mitarbeitende ====
Für Mitarbeitende lässt sich nicht so einfach eine vollständige Auflistung aller potentiellen Schäden aufstellen, die Angreifer mit Ihrem Login verursacht haben könnten. Dies hängt es sehr von Ihren Aufgabenbereichen ab, daher ist diese Liste nur beispielhaft zu verstehen:

* Lehrende: Prüfen Sie, ob im eKVV Leistungen in Veranstaltungen gemeldet wurden, die Sie sich nicht erklären können, oder Benotungen im E-Prüfungssystem
* SAP: Wenn Sie weitergehende Berechtigungen in SAP haben sollten Sie die damit möglichen Vorgänge genauer prüfen

== Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen? ==
Diebstähle von Logindaten kommen immer wieder vor, insbesondere durch '''Phishing'''. In [https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/informationssicherheit/beschaeftigte/emails/ dieser Seite der Informationssicherheit] der Universität finden Sie weitergehende Beschreibungen dazu. Die Gründe sind zahlreich und hier nicht abschließend zu nennen. Die genannten Beispiele sind aber alle bereits an der Universität vorgekommen:

* Spamversand: Der Besitz von E-Mailkonten ist für die Versender von Spam- und Phishingmails sehr wertvoll. Er ist um so wertvoller, je besser die Reputation einer E-Maildomäne wie ''@uni-bielefeld.de'' ist. Solche Angreifer interessieren sich normalerweise wenig für ihre persönlichen Daten, es geht darum möglichst viele unerwünschte E-Mails in die Welt senden zu können, bevor sie gestoppt werden. Diese Art von Angreifer gelangt oft durch Phishing an Ihre Logindaten.
* Stalking: Jemand aus Ihrem unmittelbarem Umfeld versucht Sie zu überwachen bzw. an Informationen über Sie zu gelangen. In diesem Szenario kann es sein, dass diese Person umfangreiche Manipulationen an Ihren Geräten vornehmen konnte und auch nach einer erfolgten Passwortänderung möglicherweise auf diese Weise wieder Zugriff auf Ihre Konten bekommt. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann hier einen besseren Schutz bieten und Sie sollten in den kommenden Tagen Ihre Loginhistorie im Blick behalten.
* Nicht autorisierte Änderungen in den IT-Systemen: Wenn Sie kritische Berechtigungen in IT-Systemen haben, zum Beispiel als Prüfungsamt, können Sie aus diesem Grund zum Ziel von Angriffen auf Ihr Login werden. Hier geht es Angreifern darum, mit Ihren Berechtigungen Änderungen zu ihren Gunsten in den IT-Systemen durchzuführen. Hier gab es in der Vergangenheit Fälle, bei denen es sich um interne Täter handelte, die eine hohe kriminelle Energie gezeigt haben.
* Verantwortung für Manipulationen auf andere schieben: Jemand möchte illegitime Manipulationen in den IT-Systemen durchführen, aber im Fall einer Entdeckung nicht dafür zur Verantwortung gezogen werden können. In diesem Szenario würden Sie zunächst als verantwortliche Person eingestuft, da Ihr Login verwendet wurde.
* Industriespionage: An der Universität wird Forschung betrieben, und einige dieser Forschungsbereiche arbeiten in Feldern, in denen Industriespionage ein lohendes Geschäft ist. Hier hat man es möglicherweise mit sogn. APTs zu tun, [https://de.wikipedia.org/wiki/Advanced_Persistent_Threat Advanced Persistent Threats], also leistungsfähigen, immer wieder erneut angreifenden Akteuren, die sich von einem Misserfolg nicht abschrecken lassen. Besteht ein entsprechender Verdacht, so müssen unbedingt weitergehende Untersuchungen angestellt werden.

== Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende? ==
Wie erkennt das Loginsystem, ob Sie sich schon mal auf Ihrem Laptop angemeldet hatten? Es gibt hier keine für uns nutzbare 'Kennnummer' etc., mit der sich Geräte wie Laptops oder Smartphones eindeutig identifizieren lassen. Das ist auch gut so, sonst würden sich Unternehmen, die im Internet Profile von Webseitenbesucher*innen anlegen, sofort darauf stürzen.

Das Loginsystem hat hier nur den Weg ein sogn. '''Cookie in Ihrem Webbrowser''' zu platzieren, und dadurch Ihr Gerät als bekanntes Gerät zu markieren. Das Cookie bezieht sich dabei auf Sie bzw. Ihr Login. Falls Sie Ihr Gerät mit anderen Nutzer*innen teilen, so wird für jede Person ein eigenes Cookie gesetzt. In dieser [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf Meldung zur Einführung der Benachrichtigungen] haben wir im Detail beschrieben, wie diese Cookies genau aussehen und warum nur das Loginsystem in der Lage ist zu erkennen, zu welcher Person so ein Cookie gehört.

Das Loginsystem wird Ihnen also immer dann eine Benachrichtigung über ein Login von einem neuen Gerät schicken, wenn es kein Cookie vorfindet. Ein Logout durch Sie führt dabei nicht dazu, dass dieses Cookie gelöscht wird. Aber u. a. in diesen Fällen kann es zu mehr Benachrichtigungen führen, als eigentlich gewollt:

=== Webbrowsereinstellungen, die alle Cookies löschen ===
Einige Webbrowser bieten die Option, beim Beenden alle Cookies zu löschen, ganz unabhängig von der Art der Cookies. Wenn Sie so eine Option nutzen, dass hat dies den gleichen Effekt wie die Verwendung eines privaten Modus: Durch das dann fehlende Cookie erhalten Sie beim nächsten Login wieder eine Benachrichtigung.

Zumindest bei Firefox kann man aber Ausnahmen festlegen, hier sollten Sie einstellen, dass Cookies von der Adresse des Loginsystems - ''login.uni-bielefeld.de'' - erhalten bleiben.

=== Nutzung von Inkognito / privatem Modus ===
Die meisten Webbrowser bieten heute einen Nutzungsmodus an, in dem keine Daten dauerhaft gespeichert werden. Die Bezeichnungen sind dabei unterschiedlich, so spricht man bei Firefox vom privaten Modus oder bei Chrome von Inkognito Modus. Mit der Beendigung dieses Modus werden insbesondere Cookies gelöscht.

Wenn Sie Ihren Webbrowser in dieser Weise für Zugriffe auf die IT-Systeme der Universität verwenden, dann werden Sie jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten.

=== Software, die Anonymität im Internet gewährleisten soll ===
Falls Sie in Ihrem Webbrowser oder Ihrem Betriebssystem Software installiert haben, die Anonymität bei der Nutzung des Internets verspricht, so kann auch dadurch eine zu häufige Benachrichtigung bei neuen Logins verusacht werden. Und zwar aus diesen Gründen:

* Einige dieser Produkte löschen regelmäßig alle Cookies, auch harmlose, wie sie durch unser Loginsystem gesetzt werden
* Zusätzlich versuchen manche Produkte die Eigenschaften des Webbrowsers zu manipulieren, zum Beispiel die Version, mit der sich ein Webbrowser bezeichnet. Dies kann dazu führen, dass unser Loginsystem vermutet, dass das Cookie gestohlen wurde und auf einem fremden Rechner gelandet ist. Auch werden in diesem Fall in den E-Mails mit Sicherheitshinweisen sehr unterschiedliche und unplausible Angaben zu den verwendeten Betriebssystemen und Webbrowsern erscheinen

=== Externe Apps ===
Es gibt verschiedene externe Anbieter, die insbesondere Studierenden Apps anbieten, die die Organisation des Studiums erleichtern sollen. Hier ist zunächst zu sagen, dass dies keine von der Universität unterstützen Angebote sind. Offizielle Apps sind nur die ''Meine Uni'' App und die ''UniMaps'' App.

Die externen Apps fragen normalerweise nach Ihrem Login, damit Sie sich in Ihrem Namen an den IT-Systemen der Universität anmelden und Ihre Daten abfragen können. Das tun diese Apps auch ohne Ihr aktives Zutun, um immer aktuelle Daten zu haben. Je nachdem, wie diese Apps programmiert sind, kann dadurch jedes Mal eine Benachrichtigung ausgelöst werden.

Die Angaben zum Webbrowser und Betriebssystem, die Sie in der Benachrichtigungsmails finden, sind hier leider oft irreführend und geben keinen klaren Hinweis darauf, dass der Zugriff von einer App gemacht wurde.

=== Lange nicht mehr verwendete Geräte ===
Das Cookie, welches ein Gerät als bekanntes Gerät markiert, hat keine unbegrenzte Lebensdauer, es wird aber bei jedem Login wieder erneuert. Wenn Sie ein Gerät über einen langen Zeitraum nicht mehr verwendet haben, dann verfällt das Cookie irgendwann.

=== Was kann ich tun, um die Anzahl der Benachrichtigungen zu reduzieren ===
Dies hängt sehr davon ab, aus welchen Gründen die vom Loginsystem gesetzten Cookies immer wieder gelöscht werden. Je nachdem, welcher der zuvor genannten Gründe zutritt, muss unterschiedlich gehandelt werden. Falls es möglich ist, in der von Ihnen eingesetzten Software Ausnahmen für bestimmte Webseiten einzurichten, so sollten Sie hier eine Ausnahme für die Internetdomäne ''login.uni-bielefeld.de'' einstellen, damit die vom Loginsystem gesetzten Cookies verschont bleiben.

== Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen? ==
Aus Sicherheitsgründen lassen sich diese Benachrichtigungen nicht abstellen. Sie werden immer an die [[Mein Account#E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen|E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen]] verschickt.

== An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden? ==
Falls Sie unsicher sind, wie Sie mit so einem Vorfall weiter umgehen sollen, wenden Sie sich gerne an den {{BISKontakt|Support}}. Sie sollten uns hier gleich auch eine der E-Mails zur Verfügung stellen, die Sie vom System erhalten haben. Und uns die Erlaubnis geben, weitergehende Recherchen in Ihren Logindaten durchzuführen.

== Weitere Punkte ==

=== Wie kann ich eine IP-Adresse überprüfen ===
In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, mit welcher IP-Adresse Ihr gerade verwendetes Gerät auf das Loginsystem zugreift.

Gerade wenn Sie mobil unterwegs sind, sowohl in einem WLAN wie in einem Mobilfunknetz, wird sich ihre IP-Adresse aber u. U. schnell ändern und es ist dann nicht mehr möglich nachzuvollziehen, ob eine IP-Adresse früher einmal Ihrem Rechner zugeordnet war. Auch die Verwendung eines VPNs ändert ihre IP-Adresse.

Trotzdem kann ein Vergleich der IP-Adresse in einer Benachrichtigungsmails mit der aktuell in ''Mein Account'' gezeigten Adresse Hinweise geben, insbesondere wenn Sie schnell auf eine Benachrichtigung reagieren.

Anmeldung von einem unbekannten Gerät - Was ist zu tun?

2024-12-05T06:58:04Z

Ihbrune: /* Warum bekomme ich diese E-Mails? Um einen Passwortdiebstahl stoppen zu können */

[[Category:Sicherheit]]
[[Registration from an unknown device - What to do?|ENGLISH VERSION]]

Seit dem [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf 21. August 2024] verschickt das Loginsystem Benachrichtigungen, wenn Sie sich zum ersten Mail auf einem Gerät anmelden. In dieser Seite finden Sie Antworten zu den folgenden Fragen:

* Warum bekomme ich diese E-Mails?
* Wann bekomme ich diese E-Mails?
* Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind?
* Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war?
* Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst?
* Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen?
* Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende?
* Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen?
* An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden?

== Warum bekomme ich diese E-Mails? Um einen Missbrauch Ihres Logins stoppen zu können ==
Durch die Benachrichtigungen sollen Sie in die Lage versetzt werden einen '''Diebstahl Ihrer Logindaten erkennen und stoppen''' zu können. Vor der Einführung dieser Benachrichtigungen konnte nur ein regelmäßiger Blick in die Seite '[[Mein Account]]' Ihnen verraten, dass sich jemand in Ihrem Namen in den IT-Systeme der Universität bewegt.

Durch die aktive Benachrichtigung wird die Chance erhöht einen erfolgreichen Angriff auf Ihr Login schnell zu bemerken und bei entsprechendem Handeln sofort zu kontern. Im besten Fall sehen Sie diese E-Mail unmittelbar nach dem fremden Login, folgen den Hinweisen darin, und sperren so die Angreifer gleich wieder aus, bevor diese Schaden anrichten oder Sie selbst aus Ihrem Konto aussperren können.

== Wann bekomme ich diese E-Mails? Beim ersten Login auf jedem Gerät ==
Grundsätzlich werden die Benachrichtigungen nur dann verschickt, wenn mit Ihren Logindaten ein Login durchgeführt und dabei das richtige Passwort verwendet wurde. Fehlerhafte Logins führen erst zu einer Benachrichtigung, wenn dadurch eine [[Mein Account#Temporäre Sperrung ihres Logins|temporäre Sperrung]] ihres Logins ausgelöst wurde.

Die Benachrichtigungen sollen '''seltene Ereignisse''' sein, damit sie - wenn sie auftreten - zu etwas besonderem werden und Beachtung finden. Würde das Loginsystem bei jedem Login eine Benachrichtigung verschicken, dann würden diese E-Mails vermutlich schnell ignoriert. Es soll daher nur dann eine Benachrichtigung geschickt werden, wenn Sie sich '''auf einem Gerät zum ersten Mal''' anmelden. Spätere Anmeldungen lösen keine Benachrichtigungen mehr aus.

=== Was ist mit 'Gerät' gemeint? ===
Der Begriff des 'Geräts' ist dabei aus technischen Gründen nicht ganz einfach zu definieren, aber vereinfacht kann man sagen, ein 'Gerät' ist ein bestimmter Webbrowser (z. B. Safari oder Chrome) auf einem bestimmten Computer (also Ihrem Laptop oder Smartphone). Wenn Sie sich auf dem gleichen Computer mit zwei unterschiedlichen Webbrowsern anmelden, so sind dies aus Sicht des Loginsystems zwei unterschiedliche Geräte. Auch wenn Sie sich in der [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-hilfeseiten/bis-app/ Meine Uni App] anmelden, so wird dies als Anmeldung auf einem 'neuen' Gerät gewertet.

=== Ich verwende meinen Computer schon lange! Warum ist er dann ein neues Gerät? ===
Aus Sicht des Loginssystems zunächst einmal jedes Gerät neu, welches das Loginsystem zuvor noch nicht als bekanntes Gerät markieren konnte. Daher erhalten Sie auch dann so einen Sicherheitshinweis, wenn Sie einen Computer schon lange verwenden. Was die genauen technischen Hintergründe sind - Stichwort 'Cookies' - wird in einem späteren Abschnitt beschrieben.

=== Auf meinem Computer melden sich auch andere Person an. Führt das zu Problemen? ===
Wenn Sie sich Ihren Rechner teilen und mehrere Personen sich drauf anmelden, so stellt dies kein Problem dar. Die Kennzeichnung eines Geräts als bekanntes Gerät bezieht sich jeweils auf konkrete Nutzer*innen. Wenn Sie also einer Kommilitonin gestatten auf Ihrem Rechner schnell einmal ihren eKVV Stundenplan einzusehen, so wird sie eine Benachrichtigung über ein Login auf einem neuen Gerät erhalten, für Sie ändert sich hingegen nichts.

== Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind? ==
Nahezu jede*r erhält mehr oder weniger häufig gefälschte E-Mails, die dazu verleiten sollen die eigenen Logindaten auf einer fremden Webseite einzugeben, wo sie dann gestohlen werden. Das nennt sich '''Phishing''' und dazu finden Sie in folgenden Absätzen noch weitere Informationen. Wenn Sie sich die Frage stellen, ob eine E-Mail mit einer Sicherheitswarnung wirklich von den IT-Systemen der Universität geschickt wurde, dann zeigt dies schon mal, dass Sie für diese Gefahr sensibilisiert sind!

'''Leider lässt sich fast alles an einer E-Mail fälschen''', daher ist es nicht völlig sicher die folgenden Merkmale zu prüfen:

* Betreff: Die vom System verschickten E-Mails haben heute (August 2024) diesen Betreff:

<blockquote>''Sicherheitshinweis: Ein neues Gerät hat sich auf Ihrem Universitätskonto angemeldet''</blockquote>Wir nennen hier bewusst nicht den weiteren Inhalt der E-Mail damit Personen, die versuchen unsere E-Mails nachzuahmen, nicht direkt eine Vorlage haben.

* Absendeadresse: Die Absendeadresse endet auf ''@ekvv.uni-bielefeld.de''
* Links: In der E-Mail werden nur Links geschickt, die auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Aber Achtung: Es ist einfach sehr ähnlich aussehende Links zu gestalten, oder durch Tricks in der Formatierung scheinbar eine ''uni-bielefeld.de'' Adresse anzubieten, während tatsächlich eine ganz andere Adresse dahinter liegt

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann rufen Sie direkt diese Seite auf:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

Auf dieser Seite werden Ihnen die Schritte gezeigt, die Sie durchlaufen sollten, um einen fremden Zugriff wieder abzustellen.

== Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war? ==
Diese Frage ist entscheidend für Ihr weiteres Vorgehen und meist '''am einfachsten über den Zeitpunkt''' zu beurteilen: In der zugeschickten E-Mail ist der Zeitpunkt dokumentiert, an dem das Login erfolgt ist. Erinnern Sie sich, zu diesem Zeitpunkt eine Anmeldung vorgenommen zu haben? Falls Sie sich nicht mehr genau erinnern, dann können Sie in der Seite '[[Mein Account]]' ihren Loginverlauf der letzten Tage sehen.

Es gibt noch weitere Hinweise:

=== Betriebssystem und Webbrowser ===
Weitere Merkmale sind die in der E-Mail mitgeschickten Informationen zum verwendeten Betriebssystem und Webbrowser, mit dem das Login vorgenommen wurde. Zwar können Angreifer diese Angaben fälschen und an die von Ihnen normalerweise verwendeten Geräte anpassen, aber sie können trotzdem ein Hinweis auf fremde Zugriffe sein.

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen diese Angaben irreführend sind:

* Der Chrome Webbrowser gibt seit der sogn. [https://developers.google.com/privacy-sandbox/blog/user-agent-reduction-android-model-and-version?hl=de Reduzierung des User-Agents] nicht mehr in jedem Fall zutreffende Angaben für das Betriebssystem aus. So wird zum Beispiel unter Android immer die Version 10 ausgegeben.
* Dann sind Beispiele bekannt, bei denen bestimmte, nicht von der Universität autorisierte Apps Logins in die IT-Systeme durchführen, und dabei ungewöhnliche Webbrowserbezeichnungen verwenden.
* Ein weiterer Grund für abweichende Angaben können anonymisierende Webbrowser Erweiterungen sein. Siehe dazu unten mehr.

In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, welche Angaben das System für Ihr gerade verwendetes Gerät ausgibt. Damit können Sie auf einfache Weise vergleichen, ob die Angaben in der E-Mail zu einem Ihrer Geräte passen.

=== IP-Adresse ===
Eine weitere Angabe ist die sogn. IP-Adresse, die am Ende der E-Mail angegeben wird. Die IP-Adresse ist die Internetadresse des Computers, von dem aus das Login erfolgt ist. Sie kann nicht gefälscht werden, ist aber nicht ganz einfach zu interpretieren. Dazu haben wir am Ende der Seite einen eigenen Abschnitt.

Die IP-Adresse ist aber ggf. ein guter Ausgangspunkt für weitergehende Recherchen durch uns im Fall vermuteter Fremdzugriffe und kann dazu dienen ein Bild des potentiellen Schadens zu erhalten.

=== Bezeichnung des Rechners ===
Hier wird die zur IP-Adresse gehörende Bezeichnung des Computers angezeigt. In technischer Hinsicht wird dazu eine Anfrage an das sogn. [https://de.wikipedia.org/wiki/Domain_Name_System Domain Name System (DNS)] gestellt. Diese Bezeichnung kann unter Umständen auch etwas kryptisch sein, gerade bei automatisch vergebenen Rechnerbezeichnungen. Diese sind zum Beispiel bei der Verwendung eines WLANs üblich.

Diese Angabe kann Ihnen aber insbesondere dabei helfen zu entscheiden, ob das Login von einem Rechner im Netzwerk der Universität kam: In diesem Fall wird die Bezeichnung auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Bei anderen Internetprovidern findet sich häufig im Namen auch ein Hinweis auf den Anbieter, der Ihnen einen Rückschluss erlauben kann, ob der Zugriff von Ihnen kam.

Es können Fälle auftreten, bei denen das Loginsystem den Rechnernamen nicht ermitteln kann, weil kein entsprechender DNS Name verfügbar war. Hier wird dann ein entsprechender Hinweis gezeigt.

=== Im Zweifelsfall: Link anklicken ===
Generell gilt: Wenn Sie nach einer Prüfung der E-Mail '''auch nur geringe Zweifel''' haben, dass das Login von Ihnen selbst durchgeführt wurde, so ist es das Sicherste den Link in der E-Mail zu klicken bzw. die Seite https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin direkt aufzurufen und den Hinweisen im folgenden Abschnitt zu folgen. Im schlimmsten Fall haben sie danach ein neues Passwort. Aber auf jeden Fall das Risiko vermieden, dass jemand in Ihrem Namen und mit Zugriff auf Ihre oder die Ihnen anvertrauten Daten in den IT-Systemen der Universität unterwegs ist.

== Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst? ==
Nun heißt es vor allem '''schnell handeln'''! Eine Person mit Ihrem Login kann sie jederzeit aus Ihrem Zugang aussperren und es ist deutlich schwerer, einen Zugang in fremder Hand wieder zurück zu gewinnen, als die Angreifer gleich wieder auszusperren. Der Ausgangspunkt ist die schon mehrfach genannte Seite

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

bzw. der erste Link in der E-Mail, der mit dieser Adresse beginnt, aber noch einen langen Parameter angehängt hat. Wenn Sie den Link in der E-Mail aufrufen, so wird die Markierung, die das Gerät der fremder Person nun als bekanntes Gerät kennzeichnet, ungültig gemacht.

Das Wichtigste ist aber '''das eigene Web-Passwort zu ändern''' und zwar auf dieser Seite:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/password

Wenn Sie das erledigt haben, dann ist schon einmal ein wesentlicher Teil Ihrer IT-Konten an der Universität '''wieder sicher unter Ihrer Kontrolle'''.

=== Weitere Passworte ändern: E-Mail, SAP und noch mehr ===
Sie sollten dann auch das Passwort für Ihr E-Mailkonto ändern und für den Windows-, VPN- und WLAN Zugriff. Das tun Sie im PRISMA Portal:

https://prisma.uni-bielefeld.de/

Als Mitarbeitende sollte Sie auch das Passwort für Ihr SAP Konto ändern. Falls Sie das gestohlene Passwort auch in privat genutzten IT-Systemen verwendet haben, so sollten Sie es auch dort ändern.

=== 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren ===
Die {{2FA}} macht Ihr Login um einiges sicherer, da ein Angreifer nun nicht mehr nur Ihr Passwort braucht. Ist Ihr Zugang bereits einmal abhanden gekommen, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Angreifer erneut versuchen werden sich Ihres Zugangs zu bemächtigen. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann Sie gegen eine ganze Reihe von Angriffsmöglichkeiten auf Ihr Konto schützen und funktioniert ganz ähnlich, wie man es von anderen Internetdiensten gewohnt ist.

=== Fremde Geräte ausschließen ===
Durch die Passwortänderung sollten alle Geräte, die Zugriff auf Ihr Konto hatten, wieder ausgesperrt sein. Es schadet aber nicht einen Blick in diese Seite zu werfen, die alle Geräte auflistet, die wie die ''Meine Uni'' App Zugriff haben:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/devices

=== Mögliche Schäden beurteilen ===
Nachdem Sie Ihre Logins in die IT-Systeme gesichert haben und damit nun wieder die einzige Person sind, die sich unter Ihrem Namen anmelden kann, sollten Sie etwas Zeit investieren und prüfen, ob mit Ihrem Zugang illegitime Aktivitäten durchgeführt wurden. Es hängt etwas davon, welchen Status Sie haben, wo Risiken zu sehen sind:

==== Loginhistorie ====
Sie sollten zuerst einen Blick in die Seite 'Mein Account' werden:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/

Prüfen Sie dort, welche Aktivitäten Ihnen unbekannt vorkommen. Das kann Ihnen einen Hinweis darauf geben, wie lange und in welchem Umfang diese Zugriffe stattgefunden haben.

==== Das eigene E-Mailkonto ====
Hat jemand in Ihrem Namen E-Mails verschickt? Da sich E-Mails löschen lassen, ist diese Auswertung unter Umständen unvollständig.

Eine perfidere und schwerer zu bereinigende Auswirkung eines Angriffs auf Ihr E-Mailkonto kann die Einrichtung von automatischen Weiterleitungen sein, durch die Angreifer auch nach der Änderung Ihres Passworts weiterhin Ihre E-Mails mitlesen können. Sie sollten hier die Einstellungen Ihres E-Mailkontos über den Webmailer prüfen:

https://mail.uni-bielefeld.de/

==== Prüfungen für Studierende: eKVV ====
Für Studierende ist es insbesondere wichtig sicherzustellen, dass Klausur- und Prüfungsanmeldungen noch passen. Zumindest falls Sie in einem Fach studieren, bei dem solche Anmeldungen über das eKVV durchgeführt werden. Generell sollten Sie Ihren eKVV Stundenplan einmal prüfen.

==== Prüfungen für Mitarbeitende ====
Für Mitarbeitende lässt sich nicht so einfach eine vollständige Auflistung aller potentiellen Schäden aufstellen, die Angreifer mit Ihrem Login verursacht haben könnten. Dies hängt es sehr von Ihren Aufgabenbereichen ab, daher ist diese Liste nur beispielhaft zu verstehen:

* Lehrende: Prüfen Sie, ob im eKVV Leistungen in Veranstaltungen gemeldet wurden, die Sie sich nicht erklären können, oder Benotungen im E-Prüfungssystem
* SAP: Wenn Sie weitergehende Berechtigungen in SAP haben sollten Sie die damit möglichen Vorgänge genauer prüfen

== Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen? ==
Diebstähle von Logindaten kommen immer wieder vor, insbesondere durch '''Phishing'''. In [https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/informationssicherheit/beschaeftigte/emails/ dieser Seite der Informationssicherheit] der Universität finden Sie weitergehende Beschreibungen dazu. Die Gründe sind zahlreich und hier nicht abschließend zu nennen. Die genannten Beispiele sind aber alle bereits an der Universität vorgekommen:

* Spamversand: Der Besitz von E-Mailkonten ist für die Versender von Spam- und Phishingmails sehr wertvoll. Er ist um so wertvoller, je besser die Reputation einer E-Maildomäne wie ''@uni-bielefeld.de'' ist. Solche Angreifer interessieren sich normalerweise wenig für ihre persönlichen Daten, es geht darum möglichst viele unerwünschte E-Mails in die Welt senden zu können, bevor sie gestoppt werden. Diese Art von Angreifer gelangt oft durch Phishing an Ihre Logindaten.
* Stalking: Jemand aus Ihrem unmittelbarem Umfeld versucht Sie zu überwachen bzw. an Informationen über Sie zu gelangen. In diesem Szenario kann es sein, dass diese Person umfangreiche Manipulationen an Ihren Geräten vornehmen konnte und auch nach einer erfolgten Passwortänderung möglicherweise auf diese Weise wieder Zugriff auf Ihre Konten bekommt. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann hier einen besseren Schutz bieten und Sie sollten in den kommenden Tagen Ihre Loginhistorie im Blick behalten.
* Nicht autorisierte Änderungen in den IT-Systemen: Wenn Sie kritische Berechtigungen in IT-Systemen haben, zum Beispiel als Prüfungsamt, können Sie aus diesem Grund zum Ziel von Angriffen auf Ihr Login werden. Hier geht es Angreifern darum, mit Ihren Berechtigungen Änderungen zu ihren Gunsten in den IT-Systemen durchzuführen. Hier gab es in der Vergangenheit Fälle, bei denen es sich um interne Täter handelte, die eine hohe kriminelle Energie gezeigt haben.
* Verantwortung für Manipulationen auf andere schieben: Jemand möchte illegitime Manipulationen in den IT-Systemen durchführen, aber im Fall einer Entdeckung nicht dafür zur Verantwortung gezogen werden können. In diesem Szenario würden Sie zunächst als verantwortliche Person eingestuft, da Ihr Login verwendet wurde.
* Industriespionage: An der Universität wird Forschung betrieben, und einige dieser Forschungsbereiche arbeiten in Feldern, in denen Industriespionage ein lohendes Geschäft ist. Hier hat man es möglicherweise mit sogn. APTs zu tun, [https://de.wikipedia.org/wiki/Advanced_Persistent_Threat Advanced Persistent Threats], also leistungsfähigen, immer wieder erneut angreifenden Akteuren, die sich von einem Misserfolg nicht abschrecken lassen. Besteht ein entsprechender Verdacht, so müssen unbedingt weitergehende Untersuchungen angestellt werden.

== Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende? ==
Wie erkennt das Loginsystem, ob Sie sich schon mal auf Ihrem Laptop angemeldet hatten? Es gibt hier keine für uns nutzbare 'Kennnummer' etc., mit der sich Geräte wie Laptops oder Smartphones eindeutig identifizieren lassen. Das ist auch gut so, sonst würden sich Unternehmen, die im Internet Profile von Webseitenbesucher*innen anlegen, sofort darauf stürzen.

Das Loginsystem hat hier nur den Weg ein sogn. '''Cookie in Ihrem Webbrowser''' zu platzieren, und dadurch Ihr Gerät als bekanntes Gerät zu markieren. Das Cookie bezieht sich dabei auf Sie bzw. Ihr Login. Falls Sie Ihr Gerät mit anderen Nutzer*innen teilen, so wird für jede Person ein eigenes Cookie gesetzt. In dieser [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf Meldung zur Einführung der Benachrichtigungen] haben wir im Detail beschrieben, wie diese Cookies genau aussehen und warum nur das Loginsystem in der Lage ist zu erkennen, zu welcher Person so ein Cookie gehört.

Das Loginsystem wird Ihnen also immer dann eine Benachrichtigung über ein Login von einem neuen Gerät schicken, wenn es kein Cookie vorfindet. Ein Logout durch Sie führt dabei nicht dazu, dass dieses Cookie gelöscht wird. Aber u. a. in diesen Fällen kann es zu mehr Benachrichtigungen führen, als eigentlich gewollt:

=== Webbrowsereinstellungen, die alle Cookies löschen ===
Einige Webbrowser bieten die Option, beim Beenden alle Cookies zu löschen, ganz unabhängig von der Art der Cookies. Wenn Sie so eine Option nutzen, dass hat dies den gleichen Effekt wie die Verwendung eines privaten Modus: Durch das dann fehlende Cookie erhalten Sie beim nächsten Login wieder eine Benachrichtigung.

Zumindest bei Firefox kann man aber Ausnahmen festlegen, hier sollten Sie einstellen, dass Cookies von der Adresse des Loginsystems - ''login.uni-bielefeld.de'' - erhalten bleiben.

=== Nutzung von Inkognito / privatem Modus ===
Die meisten Webbrowser bieten heute einen Nutzungsmodus an, in dem keine Daten dauerhaft gespeichert werden. Die Bezeichnungen sind dabei unterschiedlich, so spricht man bei Firefox vom privaten Modus oder bei Chrome von Inkognito Modus. Mit der Beendigung dieses Modus werden insbesondere Cookies gelöscht.

Wenn Sie Ihren Webbrowser in dieser Weise für Zugriffe auf die IT-Systeme der Universität verwenden, dann werden Sie jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten.

=== Software, die Anonymität im Internet gewährleisten soll ===
Falls Sie in Ihrem Webbrowser oder Ihrem Betriebssystem Software installiert haben, die Anonymität bei der Nutzung des Internets verspricht, so kann auch dadurch eine zu häufige Benachrichtigung bei neuen Logins verusacht werden. Und zwar aus diesen Gründen:

* Einige dieser Produkte löschen regelmäßig alle Cookies, auch harmlose, wie sie durch unser Loginsystem gesetzt werden
* Zusätzlich versuchen manche Produkte die Eigenschaften des Webbrowsers zu manipulieren, zum Beispiel die Version, mit der sich ein Webbrowser bezeichnet. Dies kann dazu führen, dass unser Loginsystem vermutet, dass das Cookie gestohlen wurde und auf einem fremden Rechner gelandet ist. Auch werden in diesem Fall in den E-Mails mit Sicherheitshinweisen sehr unterschiedliche und unplausible Angaben zu den verwendeten Betriebssystemen und Webbrowsern erscheinen

=== Externe Apps ===
Es gibt verschiedene externe Anbieter, die insbesondere Studierenden Apps anbieten, die die Organisation des Studiums erleichtern sollen. Hier ist zunächst zu sagen, dass dies keine von der Universität unterstützen Angebote sind. Offizielle Apps sind nur die ''Meine Uni'' App und die ''UniMaps'' App.

Die externen Apps fragen normalerweise nach Ihrem Login, damit Sie sich in Ihrem Namen an den IT-Systemen der Universität anmelden und Ihre Daten abfragen können. Das tun diese Apps auch ohne Ihr aktives Zutun, um immer aktuelle Daten zu haben. Je nachdem, wie diese Apps programmiert sind, kann dadurch jedes Mal eine Benachrichtigung ausgelöst werden.

Die Angaben zum Webbrowser und Betriebssystem, die Sie in der Benachrichtigungsmails finden, sind hier leider oft irreführend und geben keinen klaren Hinweis darauf, dass der Zugriff von einer App gemacht wurde.

=== Lange nicht mehr verwendete Geräte ===
Das Cookie, welches ein Gerät als bekanntes Gerät markiert, hat keine unbegrenzte Lebensdauer, es wird aber bei jedem Login wieder erneuert. Wenn Sie ein Gerät über einen langen Zeitraum nicht mehr verwendet haben, dann verfällt das Cookie irgendwann.

=== Was kann ich tun, um die Anzahl der Benachrichtigungen zu reduzieren ===
Dies hängt sehr davon ab, aus welchen Gründen die vom Loginsystem gesetzten Cookies immer wieder gelöscht werden. Je nachdem, welcher der zuvor genannten Gründe zutritt, muss unterschiedlich gehandelt werden. Falls es möglich ist, in der von Ihnen eingesetzten Software Ausnahmen für bestimmte Webseiten einzurichten, so sollten Sie hier eine Ausnahme für die Internetdomäne ''login.uni-bielefeld.de'' einstellen, damit die vom Loginsystem gesetzten Cookies verschont bleiben.

== Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen? ==
Aus Sicherheitsgründen lassen sich diese Benachrichtigungen nicht abstellen. Sie werden immer an die [[Mein Account#E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen|E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen]] verschickt.

== An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden? ==
Falls Sie unsicher sind, wie Sie mit so einem Vorfall weiter umgehen sollen, wenden Sie sich gerne an den {{BISKontakt|Support}}. Sie sollten uns hier gleich auch eine der E-Mails zur Verfügung stellen, die Sie vom System erhalten haben. Und uns die Erlaubnis geben, weitergehende Recherchen in Ihren Logindaten durchzuführen.

== Weitere Punkte ==

=== Wie kann ich eine IP-Adresse überprüfen ===
In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, mit welcher IP-Adresse Ihr gerade verwendetes Gerät auf das Loginsystem zugreift.

Gerade wenn Sie mobil unterwegs sind, sowohl in einem WLAN wie in einem Mobilfunknetz, wird sich ihre IP-Adresse aber u. U. schnell ändern und es ist dann nicht mehr möglich nachzuvollziehen, ob eine IP-Adresse früher einmal Ihrem Rechner zugeordnet war. Auch die Verwendung eines VPNs ändert ihre IP-Adresse.

Trotzdem kann ein Vergleich der IP-Adresse in einer Benachrichtigungsmails mit der aktuell in ''Mein Account'' gezeigten Adresse Hinweise geben, insbesondere wenn Sie schnell auf eine Benachrichtigung reagieren.

Anmeldung von einem unbekannten Gerät - Was ist zu tun?

2024-12-05T06:57:48Z

Ihbrune: /* Warum bekomme ich diese E-Mails? Um einen Passwortdiebstahl stoppen zu können! */

[[Category:Sicherheit]]
[[Registration from an unknown device - What to do?|ENGLISH VERSION]]

Seit dem [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf 21. August 2024] verschickt das Loginsystem Benachrichtigungen, wenn Sie sich zum ersten Mail auf einem Gerät anmelden. In dieser Seite finden Sie Antworten zu den folgenden Fragen:

* Warum bekomme ich diese E-Mails?
* Wann bekomme ich diese E-Mails?
* Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind?
* Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war?
* Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst?
* Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen?
* Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende?
* Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen?
* An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden?

== Warum bekomme ich diese E-Mails? Um einen Passwortdiebstahl stoppen zu können ==
Durch die Benachrichtigungen sollen Sie in die Lage versetzt werden einen '''Diebstahl Ihrer Logindaten erkennen und stoppen''' zu können. Vor der Einführung dieser Benachrichtigungen konnte nur ein regelmäßiger Blick in die Seite '[[Mein Account]]' Ihnen verraten, dass sich jemand in Ihrem Namen in den IT-Systeme der Universität bewegt.

Durch die aktive Benachrichtigung wird die Chance erhöht einen erfolgreichen Angriff auf Ihr Login schnell zu bemerken und bei entsprechendem Handeln sofort zu kontern. Im besten Fall sehen Sie diese E-Mail unmittelbar nach dem fremden Login, folgen den Hinweisen darin, und sperren so die Angreifer gleich wieder aus, bevor diese Schaden anrichten oder Sie selbst aus Ihrem Konto aussperren können.

== Wann bekomme ich diese E-Mails? Beim ersten Login auf jedem Gerät ==
Grundsätzlich werden die Benachrichtigungen nur dann verschickt, wenn mit Ihren Logindaten ein Login durchgeführt und dabei das richtige Passwort verwendet wurde. Fehlerhafte Logins führen erst zu einer Benachrichtigung, wenn dadurch eine [[Mein Account#Temporäre Sperrung ihres Logins|temporäre Sperrung]] ihres Logins ausgelöst wurde.

Die Benachrichtigungen sollen '''seltene Ereignisse''' sein, damit sie - wenn sie auftreten - zu etwas besonderem werden und Beachtung finden. Würde das Loginsystem bei jedem Login eine Benachrichtigung verschicken, dann würden diese E-Mails vermutlich schnell ignoriert. Es soll daher nur dann eine Benachrichtigung geschickt werden, wenn Sie sich '''auf einem Gerät zum ersten Mal''' anmelden. Spätere Anmeldungen lösen keine Benachrichtigungen mehr aus.

=== Was ist mit 'Gerät' gemeint? ===
Der Begriff des 'Geräts' ist dabei aus technischen Gründen nicht ganz einfach zu definieren, aber vereinfacht kann man sagen, ein 'Gerät' ist ein bestimmter Webbrowser (z. B. Safari oder Chrome) auf einem bestimmten Computer (also Ihrem Laptop oder Smartphone). Wenn Sie sich auf dem gleichen Computer mit zwei unterschiedlichen Webbrowsern anmelden, so sind dies aus Sicht des Loginsystems zwei unterschiedliche Geräte. Auch wenn Sie sich in der [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-hilfeseiten/bis-app/ Meine Uni App] anmelden, so wird dies als Anmeldung auf einem 'neuen' Gerät gewertet.

=== Ich verwende meinen Computer schon lange! Warum ist er dann ein neues Gerät? ===
Aus Sicht des Loginssystems zunächst einmal jedes Gerät neu, welches das Loginsystem zuvor noch nicht als bekanntes Gerät markieren konnte. Daher erhalten Sie auch dann so einen Sicherheitshinweis, wenn Sie einen Computer schon lange verwenden. Was die genauen technischen Hintergründe sind - Stichwort 'Cookies' - wird in einem späteren Abschnitt beschrieben.

=== Auf meinem Computer melden sich auch andere Person an. Führt das zu Problemen? ===
Wenn Sie sich Ihren Rechner teilen und mehrere Personen sich drauf anmelden, so stellt dies kein Problem dar. Die Kennzeichnung eines Geräts als bekanntes Gerät bezieht sich jeweils auf konkrete Nutzer*innen. Wenn Sie also einer Kommilitonin gestatten auf Ihrem Rechner schnell einmal ihren eKVV Stundenplan einzusehen, so wird sie eine Benachrichtigung über ein Login auf einem neuen Gerät erhalten, für Sie ändert sich hingegen nichts.

== Wie kann ich prüfen, ob diese E-Mails echt sind? ==
Nahezu jede*r erhält mehr oder weniger häufig gefälschte E-Mails, die dazu verleiten sollen die eigenen Logindaten auf einer fremden Webseite einzugeben, wo sie dann gestohlen werden. Das nennt sich '''Phishing''' und dazu finden Sie in folgenden Absätzen noch weitere Informationen. Wenn Sie sich die Frage stellen, ob eine E-Mail mit einer Sicherheitswarnung wirklich von den IT-Systemen der Universität geschickt wurde, dann zeigt dies schon mal, dass Sie für diese Gefahr sensibilisiert sind!

'''Leider lässt sich fast alles an einer E-Mail fälschen''', daher ist es nicht völlig sicher die folgenden Merkmale zu prüfen:

* Betreff: Die vom System verschickten E-Mails haben heute (August 2024) diesen Betreff:

<blockquote>''Sicherheitshinweis: Ein neues Gerät hat sich auf Ihrem Universitätskonto angemeldet''</blockquote>Wir nennen hier bewusst nicht den weiteren Inhalt der E-Mail damit Personen, die versuchen unsere E-Mails nachzuahmen, nicht direkt eine Vorlage haben.

* Absendeadresse: Die Absendeadresse endet auf ''@ekvv.uni-bielefeld.de''
* Links: In der E-Mail werden nur Links geschickt, die auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Aber Achtung: Es ist einfach sehr ähnlich aussehende Links zu gestalten, oder durch Tricks in der Formatierung scheinbar eine ''uni-bielefeld.de'' Adresse anzubieten, während tatsächlich eine ganz andere Adresse dahinter liegt

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann rufen Sie direkt diese Seite auf:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

Auf dieser Seite werden Ihnen die Schritte gezeigt, die Sie durchlaufen sollten, um einen fremden Zugriff wieder abzustellen.

== Wie kann ich beurteilen, ob ein Login von mir selbst der Auslöser war? ==
Diese Frage ist entscheidend für Ihr weiteres Vorgehen und meist '''am einfachsten über den Zeitpunkt''' zu beurteilen: In der zugeschickten E-Mail ist der Zeitpunkt dokumentiert, an dem das Login erfolgt ist. Erinnern Sie sich, zu diesem Zeitpunkt eine Anmeldung vorgenommen zu haben? Falls Sie sich nicht mehr genau erinnern, dann können Sie in der Seite '[[Mein Account]]' ihren Loginverlauf der letzten Tage sehen.

Es gibt noch weitere Hinweise:

=== Betriebssystem und Webbrowser ===
Weitere Merkmale sind die in der E-Mail mitgeschickten Informationen zum verwendeten Betriebssystem und Webbrowser, mit dem das Login vorgenommen wurde. Zwar können Angreifer diese Angaben fälschen und an die von Ihnen normalerweise verwendeten Geräte anpassen, aber sie können trotzdem ein Hinweis auf fremde Zugriffe sein.

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen diese Angaben irreführend sind:

* Der Chrome Webbrowser gibt seit der sogn. [https://developers.google.com/privacy-sandbox/blog/user-agent-reduction-android-model-and-version?hl=de Reduzierung des User-Agents] nicht mehr in jedem Fall zutreffende Angaben für das Betriebssystem aus. So wird zum Beispiel unter Android immer die Version 10 ausgegeben.
* Dann sind Beispiele bekannt, bei denen bestimmte, nicht von der Universität autorisierte Apps Logins in die IT-Systeme durchführen, und dabei ungewöhnliche Webbrowserbezeichnungen verwenden.
* Ein weiterer Grund für abweichende Angaben können anonymisierende Webbrowser Erweiterungen sein. Siehe dazu unten mehr.

In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, welche Angaben das System für Ihr gerade verwendetes Gerät ausgibt. Damit können Sie auf einfache Weise vergleichen, ob die Angaben in der E-Mail zu einem Ihrer Geräte passen.

=== IP-Adresse ===
Eine weitere Angabe ist die sogn. IP-Adresse, die am Ende der E-Mail angegeben wird. Die IP-Adresse ist die Internetadresse des Computers, von dem aus das Login erfolgt ist. Sie kann nicht gefälscht werden, ist aber nicht ganz einfach zu interpretieren. Dazu haben wir am Ende der Seite einen eigenen Abschnitt.

Die IP-Adresse ist aber ggf. ein guter Ausgangspunkt für weitergehende Recherchen durch uns im Fall vermuteter Fremdzugriffe und kann dazu dienen ein Bild des potentiellen Schadens zu erhalten.

=== Bezeichnung des Rechners ===
Hier wird die zur IP-Adresse gehörende Bezeichnung des Computers angezeigt. In technischer Hinsicht wird dazu eine Anfrage an das sogn. [https://de.wikipedia.org/wiki/Domain_Name_System Domain Name System (DNS)] gestellt. Diese Bezeichnung kann unter Umständen auch etwas kryptisch sein, gerade bei automatisch vergebenen Rechnerbezeichnungen. Diese sind zum Beispiel bei der Verwendung eines WLANs üblich.

Diese Angabe kann Ihnen aber insbesondere dabei helfen zu entscheiden, ob das Login von einem Rechner im Netzwerk der Universität kam: In diesem Fall wird die Bezeichnung auf ''uni-bielefeld.de'' enden. Bei anderen Internetprovidern findet sich häufig im Namen auch ein Hinweis auf den Anbieter, der Ihnen einen Rückschluss erlauben kann, ob der Zugriff von Ihnen kam.

Es können Fälle auftreten, bei denen das Loginsystem den Rechnernamen nicht ermitteln kann, weil kein entsprechender DNS Name verfügbar war. Hier wird dann ein entsprechender Hinweis gezeigt.

=== Im Zweifelsfall: Link anklicken ===
Generell gilt: Wenn Sie nach einer Prüfung der E-Mail '''auch nur geringe Zweifel''' haben, dass das Login von Ihnen selbst durchgeführt wurde, so ist es das Sicherste den Link in der E-Mail zu klicken bzw. die Seite https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin direkt aufzurufen und den Hinweisen im folgenden Abschnitt zu folgen. Im schlimmsten Fall haben sie danach ein neues Passwort. Aber auf jeden Fall das Risiko vermieden, dass jemand in Ihrem Namen und mit Zugriff auf Ihre oder die Ihnen anvertrauten Daten in den IT-Systemen der Universität unterwegs ist.

== Ich vermute, jemand anderes hat sich mit meinen Logindaten angemeldet. Was tue ich zuerst? ==
Nun heißt es vor allem '''schnell handeln'''! Eine Person mit Ihrem Login kann sie jederzeit aus Ihrem Zugang aussperren und es ist deutlich schwerer, einen Zugang in fremder Hand wieder zurück zu gewinnen, als die Angreifer gleich wieder auszusperren. Der Ausgangspunkt ist die schon mehrfach genannte Seite

https://login.uni-bielefeld.de/idp/fremdlogin

bzw. der erste Link in der E-Mail, der mit dieser Adresse beginnt, aber noch einen langen Parameter angehängt hat. Wenn Sie den Link in der E-Mail aufrufen, so wird die Markierung, die das Gerät der fremder Person nun als bekanntes Gerät kennzeichnet, ungültig gemacht.

Das Wichtigste ist aber '''das eigene Web-Passwort zu ändern''' und zwar auf dieser Seite:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/password

Wenn Sie das erledigt haben, dann ist schon einmal ein wesentlicher Teil Ihrer IT-Konten an der Universität '''wieder sicher unter Ihrer Kontrolle'''.

=== Weitere Passworte ändern: E-Mail, SAP und noch mehr ===
Sie sollten dann auch das Passwort für Ihr E-Mailkonto ändern und für den Windows-, VPN- und WLAN Zugriff. Das tun Sie im PRISMA Portal:

https://prisma.uni-bielefeld.de/

Als Mitarbeitende sollte Sie auch das Passwort für Ihr SAP Konto ändern. Falls Sie das gestohlene Passwort auch in privat genutzten IT-Systemen verwendet haben, so sollten Sie es auch dort ändern.

=== 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren ===
Die {{2FA}} macht Ihr Login um einiges sicherer, da ein Angreifer nun nicht mehr nur Ihr Passwort braucht. Ist Ihr Zugang bereits einmal abhanden gekommen, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Angreifer erneut versuchen werden sich Ihres Zugangs zu bemächtigen. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann Sie gegen eine ganze Reihe von Angriffsmöglichkeiten auf Ihr Konto schützen und funktioniert ganz ähnlich, wie man es von anderen Internetdiensten gewohnt ist.

=== Fremde Geräte ausschließen ===
Durch die Passwortänderung sollten alle Geräte, die Zugriff auf Ihr Konto hatten, wieder ausgesperrt sein. Es schadet aber nicht einen Blick in diese Seite zu werfen, die alle Geräte auflistet, die wie die ''Meine Uni'' App Zugriff haben:

https://login.uni-bielefeld.de/idp/devices

=== Mögliche Schäden beurteilen ===
Nachdem Sie Ihre Logins in die IT-Systeme gesichert haben und damit nun wieder die einzige Person sind, die sich unter Ihrem Namen anmelden kann, sollten Sie etwas Zeit investieren und prüfen, ob mit Ihrem Zugang illegitime Aktivitäten durchgeführt wurden. Es hängt etwas davon, welchen Status Sie haben, wo Risiken zu sehen sind:

==== Loginhistorie ====
Sie sollten zuerst einen Blick in die Seite 'Mein Account' werden:

https://login.uni-bielefeld.de/kv/

Prüfen Sie dort, welche Aktivitäten Ihnen unbekannt vorkommen. Das kann Ihnen einen Hinweis darauf geben, wie lange und in welchem Umfang diese Zugriffe stattgefunden haben.

==== Das eigene E-Mailkonto ====
Hat jemand in Ihrem Namen E-Mails verschickt? Da sich E-Mails löschen lassen, ist diese Auswertung unter Umständen unvollständig.

Eine perfidere und schwerer zu bereinigende Auswirkung eines Angriffs auf Ihr E-Mailkonto kann die Einrichtung von automatischen Weiterleitungen sein, durch die Angreifer auch nach der Änderung Ihres Passworts weiterhin Ihre E-Mails mitlesen können. Sie sollten hier die Einstellungen Ihres E-Mailkontos über den Webmailer prüfen:

https://mail.uni-bielefeld.de/

==== Prüfungen für Studierende: eKVV ====
Für Studierende ist es insbesondere wichtig sicherzustellen, dass Klausur- und Prüfungsanmeldungen noch passen. Zumindest falls Sie in einem Fach studieren, bei dem solche Anmeldungen über das eKVV durchgeführt werden. Generell sollten Sie Ihren eKVV Stundenplan einmal prüfen.

==== Prüfungen für Mitarbeitende ====
Für Mitarbeitende lässt sich nicht so einfach eine vollständige Auflistung aller potentiellen Schäden aufstellen, die Angreifer mit Ihrem Login verursacht haben könnten. Dies hängt es sehr von Ihren Aufgabenbereichen ab, daher ist diese Liste nur beispielhaft zu verstehen:

* Lehrende: Prüfen Sie, ob im eKVV Leistungen in Veranstaltungen gemeldet wurden, die Sie sich nicht erklären können, oder Benotungen im E-Prüfungssystem
* SAP: Wenn Sie weitergehende Berechtigungen in SAP haben sollten Sie die damit möglichen Vorgänge genauer prüfen

== Warum sollte sich jemand unter meinem Namen anmelden wollen? ==
Diebstähle von Logindaten kommen immer wieder vor, insbesondere durch '''Phishing'''. In [https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/informationssicherheit/beschaeftigte/emails/ dieser Seite der Informationssicherheit] der Universität finden Sie weitergehende Beschreibungen dazu. Die Gründe sind zahlreich und hier nicht abschließend zu nennen. Die genannten Beispiele sind aber alle bereits an der Universität vorgekommen:

* Spamversand: Der Besitz von E-Mailkonten ist für die Versender von Spam- und Phishingmails sehr wertvoll. Er ist um so wertvoller, je besser die Reputation einer E-Maildomäne wie ''@uni-bielefeld.de'' ist. Solche Angreifer interessieren sich normalerweise wenig für ihre persönlichen Daten, es geht darum möglichst viele unerwünschte E-Mails in die Welt senden zu können, bevor sie gestoppt werden. Diese Art von Angreifer gelangt oft durch Phishing an Ihre Logindaten.
* Stalking: Jemand aus Ihrem unmittelbarem Umfeld versucht Sie zu überwachen bzw. an Informationen über Sie zu gelangen. In diesem Szenario kann es sein, dass diese Person umfangreiche Manipulationen an Ihren Geräten vornehmen konnte und auch nach einer erfolgten Passwortänderung möglicherweise auf diese Weise wieder Zugriff auf Ihre Konten bekommt. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann hier einen besseren Schutz bieten und Sie sollten in den kommenden Tagen Ihre Loginhistorie im Blick behalten.
* Nicht autorisierte Änderungen in den IT-Systemen: Wenn Sie kritische Berechtigungen in IT-Systemen haben, zum Beispiel als Prüfungsamt, können Sie aus diesem Grund zum Ziel von Angriffen auf Ihr Login werden. Hier geht es Angreifern darum, mit Ihren Berechtigungen Änderungen zu ihren Gunsten in den IT-Systemen durchzuführen. Hier gab es in der Vergangenheit Fälle, bei denen es sich um interne Täter handelte, die eine hohe kriminelle Energie gezeigt haben.
* Verantwortung für Manipulationen auf andere schieben: Jemand möchte illegitime Manipulationen in den IT-Systemen durchführen, aber im Fall einer Entdeckung nicht dafür zur Verantwortung gezogen werden können. In diesem Szenario würden Sie zunächst als verantwortliche Person eingestuft, da Ihr Login verwendet wurde.
* Industriespionage: An der Universität wird Forschung betrieben, und einige dieser Forschungsbereiche arbeiten in Feldern, in denen Industriespionage ein lohendes Geschäft ist. Hier hat man es möglicherweise mit sogn. APTs zu tun, [https://de.wikipedia.org/wiki/Advanced_Persistent_Threat Advanced Persistent Threats], also leistungsfähigen, immer wieder erneut angreifenden Akteuren, die sich von einem Misserfolg nicht abschrecken lassen. Besteht ein entsprechender Verdacht, so müssen unbedingt weitergehende Untersuchungen angestellt werden.

== Warum bekomme ich diese E-Mails, obwohl ich immer das gleiche Gerät verwende? ==
Wie erkennt das Loginsystem, ob Sie sich schon mal auf Ihrem Laptop angemeldet hatten? Es gibt hier keine für uns nutzbare 'Kennnummer' etc., mit der sich Geräte wie Laptops oder Smartphones eindeutig identifizieren lassen. Das ist auch gut so, sonst würden sich Unternehmen, die im Internet Profile von Webseitenbesucher*innen anlegen, sofort darauf stürzen.

Das Loginsystem hat hier nur den Weg ein sogn. '''Cookie in Ihrem Webbrowser''' zu platzieren, und dadurch Ihr Gerät als bekanntes Gerät zu markieren. Das Cookie bezieht sich dabei auf Sie bzw. Ihr Login. Falls Sie Ihr Gerät mit anderen Nutzer*innen teilen, so wird für jede Person ein eigenes Cookie gesetzt. In dieser [https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/entry/umstellung-des-bis-logins-auf Meldung zur Einführung der Benachrichtigungen] haben wir im Detail beschrieben, wie diese Cookies genau aussehen und warum nur das Loginsystem in der Lage ist zu erkennen, zu welcher Person so ein Cookie gehört.

Das Loginsystem wird Ihnen also immer dann eine Benachrichtigung über ein Login von einem neuen Gerät schicken, wenn es kein Cookie vorfindet. Ein Logout durch Sie führt dabei nicht dazu, dass dieses Cookie gelöscht wird. Aber u. a. in diesen Fällen kann es zu mehr Benachrichtigungen führen, als eigentlich gewollt:

=== Webbrowsereinstellungen, die alle Cookies löschen ===
Einige Webbrowser bieten die Option, beim Beenden alle Cookies zu löschen, ganz unabhängig von der Art der Cookies. Wenn Sie so eine Option nutzen, dass hat dies den gleichen Effekt wie die Verwendung eines privaten Modus: Durch das dann fehlende Cookie erhalten Sie beim nächsten Login wieder eine Benachrichtigung.

Zumindest bei Firefox kann man aber Ausnahmen festlegen, hier sollten Sie einstellen, dass Cookies von der Adresse des Loginsystems - ''login.uni-bielefeld.de'' - erhalten bleiben.

=== Nutzung von Inkognito / privatem Modus ===
Die meisten Webbrowser bieten heute einen Nutzungsmodus an, in dem keine Daten dauerhaft gespeichert werden. Die Bezeichnungen sind dabei unterschiedlich, so spricht man bei Firefox vom privaten Modus oder bei Chrome von Inkognito Modus. Mit der Beendigung dieses Modus werden insbesondere Cookies gelöscht.

Wenn Sie Ihren Webbrowser in dieser Weise für Zugriffe auf die IT-Systeme der Universität verwenden, dann werden Sie jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten.

=== Software, die Anonymität im Internet gewährleisten soll ===
Falls Sie in Ihrem Webbrowser oder Ihrem Betriebssystem Software installiert haben, die Anonymität bei der Nutzung des Internets verspricht, so kann auch dadurch eine zu häufige Benachrichtigung bei neuen Logins verusacht werden. Und zwar aus diesen Gründen:

* Einige dieser Produkte löschen regelmäßig alle Cookies, auch harmlose, wie sie durch unser Loginsystem gesetzt werden
* Zusätzlich versuchen manche Produkte die Eigenschaften des Webbrowsers zu manipulieren, zum Beispiel die Version, mit der sich ein Webbrowser bezeichnet. Dies kann dazu führen, dass unser Loginsystem vermutet, dass das Cookie gestohlen wurde und auf einem fremden Rechner gelandet ist. Auch werden in diesem Fall in den E-Mails mit Sicherheitshinweisen sehr unterschiedliche und unplausible Angaben zu den verwendeten Betriebssystemen und Webbrowsern erscheinen

=== Externe Apps ===
Es gibt verschiedene externe Anbieter, die insbesondere Studierenden Apps anbieten, die die Organisation des Studiums erleichtern sollen. Hier ist zunächst zu sagen, dass dies keine von der Universität unterstützen Angebote sind. Offizielle Apps sind nur die ''Meine Uni'' App und die ''UniMaps'' App.

Die externen Apps fragen normalerweise nach Ihrem Login, damit Sie sich in Ihrem Namen an den IT-Systemen der Universität anmelden und Ihre Daten abfragen können. Das tun diese Apps auch ohne Ihr aktives Zutun, um immer aktuelle Daten zu haben. Je nachdem, wie diese Apps programmiert sind, kann dadurch jedes Mal eine Benachrichtigung ausgelöst werden.

Die Angaben zum Webbrowser und Betriebssystem, die Sie in der Benachrichtigungsmails finden, sind hier leider oft irreführend und geben keinen klaren Hinweis darauf, dass der Zugriff von einer App gemacht wurde.

=== Lange nicht mehr verwendete Geräte ===
Das Cookie, welches ein Gerät als bekanntes Gerät markiert, hat keine unbegrenzte Lebensdauer, es wird aber bei jedem Login wieder erneuert. Wenn Sie ein Gerät über einen langen Zeitraum nicht mehr verwendet haben, dann verfällt das Cookie irgendwann.

=== Was kann ich tun, um die Anzahl der Benachrichtigungen zu reduzieren ===
Dies hängt sehr davon ab, aus welchen Gründen die vom Loginsystem gesetzten Cookies immer wieder gelöscht werden. Je nachdem, welcher der zuvor genannten Gründe zutritt, muss unterschiedlich gehandelt werden. Falls es möglich ist, in der von Ihnen eingesetzten Software Ausnahmen für bestimmte Webseiten einzurichten, so sollten Sie hier eine Ausnahme für die Internetdomäne ''login.uni-bielefeld.de'' einstellen, damit die vom Loginsystem gesetzten Cookies verschont bleiben.

== Kann ich diese Benachrichtigungen abstellen? ==
Aus Sicherheitsgründen lassen sich diese Benachrichtigungen nicht abstellen. Sie werden immer an die [[Mein Account#E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen|E-Mailadresse für sicherheitsrelevante Informationen]] verschickt.

== An wen kann ich mich bei weiteren Fragen werden? ==
Falls Sie unsicher sind, wie Sie mit so einem Vorfall weiter umgehen sollen, wenden Sie sich gerne an den {{BISKontakt|Support}}. Sie sollten uns hier gleich auch eine der E-Mails zur Verfügung stellen, die Sie vom System erhalten haben. Und uns die Erlaubnis geben, weitergehende Recherchen in Ihren Logindaten durchzuführen.

== Weitere Punkte ==

=== Wie kann ich eine IP-Adresse überprüfen ===
In der Seite '[[Mein Account]]' können Sie im Abschnitt 'Mein Gerät' sehen, mit welcher IP-Adresse Ihr gerade verwendetes Gerät auf das Loginsystem zugreift.

Gerade wenn Sie mobil unterwegs sind, sowohl in einem WLAN wie in einem Mobilfunknetz, wird sich ihre IP-Adresse aber u. U. schnell ändern und es ist dann nicht mehr möglich nachzuvollziehen, ob eine IP-Adresse früher einmal Ihrem Rechner zugeordnet war. Auch die Verwendung eines VPNs ändert ihre IP-Adresse.

Trotzdem kann ein Vergleich der IP-Adresse in einer Benachrichtigungsmails mit der aktuell in ''Mein Account'' gezeigten Adresse Hinweise geben, insbesondere wenn Sie schnell auf eine Benachrichtigung reagieren.