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2022-12-19T11:16:22Z

Kbuchhorn:

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[[Hinweise zur Nutzung der BIS API]]

[[Integration von BIS Inhalten in eigene Webseiten]]
= Sind noch Fragen offen geblieben? =

Ansprechpersonen finden Sie hier: {{BISKontakt}}

Datei:Bearbeitung Modulzuordnung.jpg

2022-12-18T20:49:04Z

Kbuchhorn:

Datei:Transcript Modul.jpg

2022-12-18T20:48:30Z

Kbuchhorn:

Datei:Transcript Semester.jpg

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Datei:Startseite PV.JPG

2022-12-18T20:47:23Z

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Datei:ScreenShot Sunbird Audimax.jpg

2022-12-18T20:44:45Z

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Datei:ScreenShot Sunbird.jpg

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Kbuchhorn:

Datei:EKVV Einzeltermine Streichen.jpg

2022-12-18T20:42:31Z

Kbuchhorn:

Datei:EKVV Einzeltermine Ueberschneidung.jpg

2022-12-18T20:40:45Z

Kbuchhorn:

Datei:Ekvv raumzuteilung.jpg

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Datei:Ekvv raumbuchungsmail.jpg

2022-12-18T20:35:32Z

Kbuchhorn:

Datei:Ekvv link zr.png

2022-12-18T20:34:22Z

Kbuchhorn:

Datei:Exclamation.png

2022-12-18T20:32:44Z

Kbuchhorn:

Datei:Experiment.png

2022-12-18T20:32:12Z

Kbuchhorn:

Datei:ScreenShot eKVV Raumbelegung.jpg

2022-12-18T20:31:19Z

Kbuchhorn:

Datei:FsB Profilauswahl Einfrieren 2013-06-19.PNG

2022-12-18T20:29:24Z

Kbuchhorn:

Datei:Ohnevst.jpg

2022-12-18T20:27:03Z

Kbuchhorn:

Datei:Erfassung grunddaten.jpg

2022-12-18T20:26:08Z

Kbuchhorn:

Datei:Einstieg.ohnevst.jpg

2022-12-18T20:25:35Z

Kbuchhorn:

Datei:Import2.gif

2022-12-18T20:25:00Z

Kbuchhorn:

Datei:Import1.gif

2022-12-18T20:24:38Z

Kbuchhorn:

Datei:Teilnehmerlistenexport.jpg

2022-12-18T20:24:11Z

Kbuchhorn:

Meldung von Prüfungsergebnissen per Webformular

2022-12-18T20:23:21Z

Kbuchhorn: /* Leistungen löschen */

[[Category:eKVV]][[Category:Prüfungsverwaltung]][[Category:FAQs zum eKVV:Lehrende]]
Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung dazu, wie Sie die in Ihren Lehrveranstaltungen erbrachten Leistungen im eKVV melden und an das jeweilige Prüfungsamt schicken können.

Wenn Sie inhaltliche Fragen haben, können Sie sich hier über die Prinzipien der Leistungsverbuchung im Studienmodell 2011 und die entsprechende Rahmenprüfungsordnung informieren: [https://www.uni-bielefeld.de/themen/lehr-studienorganisation/lehrorganisation/fur-lehrende/prufungsmanagement/ Prüfungsmanegement für Lehrende]

:Sie wollen direkt loslegen? Zur Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Ergebnislisten.jsp Meine Ergebnismeldungen]'

== Grundsätzliches zum Ablauf ==
Mit der Funktion der Leistungsmeldung ist es möglich, Leistungen schnell und sicher an das zuständige Prüfungsamt zu übermitteln. Dabei tragen Lehrende (oder deren Sekretariate) die Leistungen direkt in das eKVV ein, die dann von den MitarbeiterInnen der Prüfungsämter endgültig in die Prüfungsverwaltung übernommen werden können und danach direkt für die Studierenden sichtbar werden.

Der Zugriff auf die Leistungsmeldung einer Veranstaltung wird über das eKVV gesteuert. Wer bei einer Veranstaltung als "lehrend" verknüpft ist, hat über die Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] Zugriff auf die Leistungsmeldung. [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-lehrende-und-sekreta/sekretariat-ekvv/index.xml Sekretariate] können auf demselben Weg auf die Leistungsmeldung für "ihre" Lehrenden zugreifen.

Sie benötigen einen [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/zugang/anmeldung-ma/ BIS-Zugang für Mitarbeiter*innen] für die Arbeit am eKVV.
== So melden Sie Ergebnisse ans Prüfungsamt ==

Auf der Seite [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] im eKVV finden Sie für jede Veranstaltung, für die Sie als Lehrende*r oder als Sekretariat zugeordnet sind unter der Überschrift "Prüfungsleistungen" den Link "Buchung". Dies ist Ihr Zugang zur Leistungsverbuchung im eKVV:

[[File:meine veranstaltungen buchung.gif|700px|center|frame]]

Mit einem Klick auf den Link "Buchung" kommen Sie auf eine Zwischenseite, auf der Sie zwischen verschiedenen Buchungsmöglichkeiten wählen können. Hier entscheiden Sie, ob Sie Studienleistungen buchen möchten oder Prüfungsleistungen eingeben wollen und wählen den entsprechenden Zugang aus. Bitte beachten Sie, dass Sie unter dem Punkt "Studienleistung/aktive Teilnahme" '''nur''' diese beiden Leistungsarten buchen können, während Sie unter dem Punkt "Klausur, Hausarbeit und so weiter ..." '''ausschließlich''' Prüfungsleistungen buchen können und '''keine''' Studeinleistungen:

[[File:uebersichtsseite.gif|frame|700px|center]]

=== Massenbuchung von Studienleistungen ===
==== Vorgehen ====
Diese Seite soll es Ihnen ermöglichen, selbst bei großen Teilnahmezahlen sehr schnell und einfach die Dokumentation von Studienleistungen vorzunehmen.)

Bitte beachten Sie:
* Jede*r Studierende kann nur '''eine''' Studienleistung pro Veranstaltung erbringen, deshalb "verschwinden" Studierende von dieser Liste, sobald Sie für ihn oder sie eine entsprechende Leistung gemeldet haben.
* Im Webformular werden Ihnen nur für diejenigen Studierenden Leistungsentwürfe angeboten, für die auch eine Verbuchung vorgesehen ist. Dies ist abhängig von der Öffnung der Veranstaltung im eKVV ("welche Formen der Leistungserbringung sind vorgesehen?") und der Einschreibung der Studierenden.

Wenn Sie die Seite bei einer Veranstaltung zum ersten Mal besuchen, wird Ihnen die Liste aller bei Ihrer Veranstaltung angemeldeten Studierenden gezeigt. Diese Liste ist in drei Blöcke aufgeteilt, je nachdem, welche Erbringungsmöglichkeit für den oder die Studierende*n vorgesehen ist.

In der linken Spalte finden Sie anklickbare Kästchen, mit denen Sie einzelne Studierende auf Ihrer Liste auswählen können. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-lehrende-und-sekreta/teilnahmemanagement/ das Teilnehmermanagement] nutzen, so wird es an dieser Stelle verwendet um eine Vorauswahl unter den Teilnehmer*innen zu setzen.

Wenn Sie die Seite aufrufen, werden automatisch alle Studierenden ausgewählt, Sie können aber über einen Klick in die Kopfzeile auch alle Studierenden abwählen.

[[File:massenbuchung mit completed.gif|700px|center|frame|Massenbuchung von Studienleistungen und aktiven Teilnahmen - Liste der TeilnehmerInnen]]

Mit einem Klick auf den Button "Leistungsentwürfe für die ausgewählten Studierenden erzeugen" erstellen Sie zunächst eine Entwurfsversion der Leistungsbuchung. '''Diese Entwürfe sind noch nicht für das Prüfungsamt sichtbar.''' Über das Stiftsymbol in der Tabelle können Sie einzelne Einträge auch hier noch korrigieren. (siehe dazu auch den Punkt "Leistungsentwürfe und fehlende/fehlerhafte Leistungspunkte" weiter unten).

[[File:massenbuchung entwuerfe.gif|700px|center|frame]]

 Sie können über die Reiter / Tabs oberhalb der Tabellen zwischen der Anzeige der Teilnehmer*innen und der Entwürfe hin- und herschalten. In der Liste der Teilnehmer*innen im Reiter 'Studienleistungen / aktive Teilnahmen hinzufügen' werden Ihnen nun nur noch die Studierenden gezeigt, für die noch keine Studienleistung / aktive Teilnahme verbucht wurde. Die Liste wird also mit jeder eingetragenen Studienleistung kürzer. Einen Überblick über alle Studienleistungen erhalten Sie in der Leistungsliste, die Sie über das Menü oben rechts erreichen.

Die Spalte "LP" bleibt in der Regel frei und kann auch nicht bearbeitet werden, weil in den aktuellen Studiengängen die Vergabe der Leistungspunkte automatisch bei Modulabschluss in der Prüfungsverwaltung ergänzt wird. Als Lehrende*r haben Sie nur in seltenen Ausnahmefällen die Aufgabe, selbst Leistungspunkte anzugeben.

==== Leistungsmeldung für Studierende in Nicht-BA/MA Studiengängen: Completed ====
In der Seite gibt es neben der Liste der Studierenden, für die Studienleistungen gebucht werden können ggf. noch einen Bereich mit Studierenden in Nicht-BA/MA Studiengängen. Hier können z. B. ERASMUS Studierende oder Promotionsstudent*innen stehen. In den Fällen, in denen solchen Studierenden eine Studienleistung oder Teilnahme an einer Veranstaltung bescheinigt werden soll, kann diese mit der speziellen Studienleistungsart ''Completed'' erfolgen. Hier müssen Sie ggf. die Leistungspunktzahlen ergänzen, falls diese fehlen sollten.

==== Leistungsmeldung für Studierende, die nicht auf der Teilnahmeliste stehen ====
Die Massenbuchungsseite kann nur Studierende berücksichtigen, die in der Teilnahmeliste der Veranstaltung stehen. Da diese aus den Stundenplänen der Studierenden aufgebaut wird, sollten Sie die Studierenden darauf hinweisen, dass sie Ihre Veranstaltung in den Stundenplan aufnehmen sollten.

Wenn einzelne Studierende nicht auf der Teilnahmeliste stehen, Sie Ihnen aber trotzdem eine Leistung verbuchen müssen, können Sie sie über das [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-lehrende-und-sekreta/teilnahmemanagement/ Teilnahmemanagement] nachtragen. Sie finden einen Link in diese eKVV Funktion z. B. im Kasten oben rechts auf der Seite. Falls das Teilnahmemanagement bei Ihrer Veranstaltung noch nicht angeschaltet ist, so müssen Sie dies zuerst tun. Sobald Sie die Studierenden nachgetragen haben, erscheinen sie auch auf der Buchungsseite , so dass Sie die Meldung dann fortsetzen können.

==== Exkurs: Umgang mit Rufnamen auf der Leistungsliste ====
Studierende haben die Möglichkeit, in den IT-Systemen einen von ihrem Ausweisnamen abweichenden Rufnamen zu führen. Dies soll insbesondere TIN-Personen ('''T'''rans, '''i'''nter und '''n'''ichtbinäre Personen) ermöglichen, am Studienalltag teilzunehmen ohne ihren abgelegten und zu ihrer Identität nicht passenden Namen veröffentlichen zu müssen. Diese Option wird auch von Personen genutzt, die z.B. nur einen Teil eines Doppelnamens oder einen gebräuchlichen "Spitznamen" als Namen führen.

Der Rufname wird dann auf Teilnahmelisten, in Zoom und in den Lernplattformen angezeigt, allerdings NICHT im Kontext von Leistungsbuchungen, weil diese Teil der offiziellen Abschlussdokumentation werden. Es ist also möglich, dass Ihnen auf der Leistungsliste der Vorname von Studierenden abgezeigt wird, den Sie von der Teilnahmeliste nicht kennen. Für etwaige Kommunikation mit dem Prüfungsamt ist dann die Matrikelnummer das wichtigste Instrument zur eindeutigen Identifikation dieser Studierenden. Den Kolleg*innen im Prüfungsamt werden sowohl Ausweisname als auch Rufname angezeigt.

=== Buchung von Prüfungsleistungen bzw. Modul(teil)prüfungen ===
Wenn Sie Prüfungsleistungen bzw. Modul(teil)prüfungen wie Klausuren, Referate, Portfolios und ähnliches buchen möchten, rufen Sie am besten wieder (wie oben genannt) auf der Seite "Meine Veranstaltungen" den Link "buchen" auf, um dann auf der Auswahlseite den Bereich "Klausur, Hausarbeiten und so weiter ..." auzuwählen.
Damit erreichen Sie die "Leistungsliste" für Ihre Veranstaltung, die wieder auf der Teilnahmeliste beruht.

==== Die Leistungsliste ====
[[File:leistungsliste1.gif|700px|center|frame]]

Auf der Seite "Leistungsliste der Veranstaltung" finden Sie zwei Reiter (oder Tabs) vor: "Eingegebene Leistungen", dann "Leistungen hinzufügen". Unter dem Reiter "Eingegebene Leistungen" wird Ihnen zunächst eine Übersicht über die Leistungen angeboten, die bei der betrachteten Veranstaltung bereits verbucht wurden, sowie den Status dieser Leistungen im Prüfungsamt.

===== Status von Leistungen =====
* "grün" ist "verbucht"
:Leistungen in diesem Status wurden vom Prüfungsamt übernommen und sind damit für die Studierenden sichtbar. Änderungen können Sie nur über die Mitarbeiter*nnen im Prüfungsamt durchführen lassen. Welche Personen Sie hier ansprechen müssen, können Sie über den Link 'Prüfungsamt' im Kasten oben rechts auf der Seite herausfinden.

* "grau" ist "Entwurf"
:Diese Leistungen wurden von Ihnen oder einer/einem anderen Lehrenden bei der Veranstaltung angelegt, aber noch nicht ans Prüfungsamt geschickt. Diese Leistungen sind daher noch nicht für das Prüfungsamt sichtbar. Sie können bei jeder Leistung sehen, wer sie angelegt bzw. zuletzt bearbeitet hat.

* "gelb" ist "warten auf Übernahme"
:Diese Leistungen wurden von Ihnen oder einer/einem anderen Lehrenden an das Prüfungsamt abgeschickt und warten auf die Übernahme.

* "rot" ist "nicht übernommen"
:Diese Leistungen wurden vom Prüfungsamt abgelehnt und nicht übernommen. Hier müssen Sie ggf. nachfragen, warum die Übernahme nicht erfolgen konnte.

 Wechseln Sie auf den zweiten Reiter, wird Ihnen wieder die komplette Teilnahmeliste angezeigt, mit der Möglichkeit, für jede*n Studierende*n Prüfungsleistungen einzutragen.
[[File:leistungsliste3.gif|700px|center|frame]]

==== Prüfungsleistungen für Studierende buchen, die nicht auf der Teilnahmeliste stehen ====
Wenn Sie für Studierende eine Prüfungsleistung buchen wollen, dieser aber nicht auf der Teilnahmeliste der Veranstaltung steht, können Sie dies auch über das Feld "Leistung hinzufügen für Matrikelnummer" über der Tabelle tun. Auf diese Weise buchen Sie Studierenden eine Prüfungsleistung, ohne dass dieser der Teilnehmerliste hinzugefügt werden muss.

==== Aktionen in der Leistungsliste ====
In der letzten Spalte der Leistungsliste finden Sie eine Reihe von Symbolen vor, über die Sie einzelne Leistungen bearbeiten können:

===== Leistungen korrigieren =====
[[File:stift.fpg.jpg|frame|left]]

 

Solange Leistungen im Entwurfsstadium sind, können Sie diese ausgehend von der Leistungsliste überarbeiten. Dazu wird Ihnen in der jeweiligen Zeile ein kleines Stift-Symbol angezeigt, das Sie anklicken können und das dahinterliegende Feld ausfüllen können.
===== Leistungen hinzufügen =====
[[File:leistung.hinzufuegen.jpg|frame|left]]

 

Über das "Plus"-Symbol können Sie den einzelnen Studierenden individuell Prüfungsleistungen verbuchen. Wenn Sie hier klicken, öffnet sich ein Eingabefeld, in das Sie alle Daten der Prüfungsleistung eingeben können:
[[File:leistung eingeben.gif|frame|600px|left]] Beachten Sie bitte, dass für die Studierenden der aktuellen Studiengänge hier nur die Leistungsarten eingegeben werden können, die laut Fachzuordnung im eKVV vorgesehen sind.
Wenn Sie in diesem Formular eine Prüfungsleistung eingetragen haben und diese speichern, erzeugen Sie damit einen Entwurf, der in der Leistunsgliste sichtbar wird und separat abgeschickt werden muss.
===== Leistungen abschicken und zurückholen =====
Mit dem Briefsymbol in der letzten Spalte können Sie Leistungen ins Prüfungsamt schicken[[File:leistung.abschicken.jpg|frame|left]]
 und wieder zurückholen. Zurückgeholte Leistungen erhalten dadurch wieder den Status eines "Entwurfs", können also bearbeitet und erneut abgeschickt werden.
 [[File:leistung.zurueckholen.jpg|left|frame]]
 Letzteres ist aber nur möglich, wenn sich Ihre Leistung noch im "gelben" Status befindet, also im Prüfungsamt noch nicht bearbeitet wurde, oder im "roten" Status ist, also bereits vom Prüfungsamt zurückgewiesen wurde.

===== Leistungen löschen =====
Mit dem roten Kreuz in der rechten Spalte löschen Sie die betreffende Leistung [[File:leistung.loeschen.jpg|frame|left]]
 

=== Ergebnislisten für die Leistungsmeldung importieren ===
Neben der oben beschriebenen Meldung von Prüfungsleistungen können Sie auch eine größere Menge von Prüfungsleistungen '''auf einmal''' per Import ins eKVV bringen. Diese Funktion muss nicht genutzt werden, sie bietet lediglich eine Alternative für die Einzelmeldung. Sie kann dann sinnvoll genutzt werden, wenn bereits eine Ergebnisliste (z.B in Word oder Excel) angelegt wurde, die nun direkt ins System eingespielt werden soll.

==== Eine Ergebnisliste erstellen ====
Damit Sie eine Ergebnisliste ins eKVV importieren können ist es wichtig, diese im richtigen Format zu erstellen. In der Tabelle müssen folgende Spalten in genau dieser Reihenfolge vorhanden sein (Sie müssen die Spalten der Tabelle ggf. umsortieren):

* Matrikelnummer: Die Matrikelnummer muss in jedem Fall vorhanden sein und an erster Stelle stehen.
* Leistungspunkte: Nach der Matrikelnummer muss die Spalte mit den Leistungspunkten kommen, sofern Leistungspunkte für die Prüfungsleistungen angerechnet werden sollen. Auch in dem Fall, dass Sie die Punktzahl schon auf diesem Formular vorgeben (siehe die weitere Beschreibung), muss die Spalte vorhanden sein, falls Sie noch weitere Merkmale wie die Note importieren wollen.[[File:Teilnehmerlistenexport.jpg|frame|250px|right]]
* Benotung: Nach der Spalte mit den Leistungspunkten kann die Benotung angegeben werden. Hier sind die normalen Notenwerte zulässig oder die Texte 'bestanden' und 'nicht bestanden'. Wenn die Benotung fehlt, so wird immer 'bestanden' eingetragen.
* Thema/Titel: In der vorletzten Spalte kann ein Titel/ein Thematext eingetragen werden.
* Zusatztext: In der letzten Spalte kann schliesslich ein Zusatztext gegeben werden.
* Weitere Spalten wie Namen und Leistungsarten sind nicht notwendig und dürfen nicht mit in das Importfeld kopiert werden!

Eine Vorlage in diesem Format können Sie aus dem eKVV beziehen, wenn Sie auf der Seite "Meine Veranstaltungen" den Punkt Teilnehmerliste anklicken. Dort finden Sie rechts einen Kasten mit "Aktionen", aus denen Sie den Teilnehmerlistenexport für die Ergebnisdokumentation auswählen können (s. Screenshot)

Die Seite, die Ihnen dann angezeigt wird, lässt sich noch nicht bearbeiten, Sie müssen Sie zunächst in eine Excel (oder Word- oder Open Office-) Datei umwandeln. Speichern Sie dazu die angezeigte Seite als HTML-Dokument, öffnen Sie dann Excel (oder Word oder Open Office) und wählen Sie die Teilnehmerliste dann in dem Programm über "Öffnen" aus. Dadurch wird die Seite für Sie bearbeitbar und kann in dem von Ihnen bevorzugten Format gespeichert werden.

==== Der Import ====
Wenn Sie für die Leistungsbuchung den "Import" anklicken, öffnet sich eine Seite, auf der sie die aus der Ergebnisliste kopierten Daten in ein großes Importfeld einfügen können (s. Screenshot). Bitte beachten Sie, dass Sie hier immer nur gleichartige Prüfungsleistungen verbuchen können, also eine Liste von Klausuren, Hausarbeiten und mündlichen Prüfungen nicht gemeinsam verarbeitet werden können. Sollten die zu meldenden Prüfungsleistungen in einer solchen "gemischten" Liste vorliegen, müssen Sie diese zunächst nach Leistungsarten sortieren und dann bündelweise importieren.

[[File:import1.gif|frame|left|700px]]

Vor dem Import füllen Sie zunächst die Eingabemaske am Kopf der Seite aus, indem Sie als erstes die Leistungsart auswählen, darauf folgt wenn nötig das Erbringungsdatum.

Die Daten, die aus der Ergebnisliste importiert werden sollen, werden aus der Liste kopiert und in das Importfenster eingefügt (s. Screenshot). Drücken Sie den Button "Import beginnen", wenn alle notwendigen Felder ausgefüllt sind. Mit dem Import erzeugen Sie zunächst einen Entwurf, der Ihnen auf der nächsten Seite noch einmal angezeigt wird, bevor Sie die Prüfungsleistungen endgültig ans Prüfungsamt schicken (s. nächster Absatz)

==== Mit den importierten Leistungen weiterarbeiten ====
[[File:import2.gif|frame|left|700px]]

Durch den Import werden Leistungesentwürfe angelegt, die Sie noch einmal überprüfen und ggf. bearbeiten können, bevor Sie diese ans Prüfungsamt schicken. Die Daten, die nicht importiert werden konnten, werden separat angezeigt.

=== Buchung von Prüfungsleistungen im Studiengang "Rechtswissenschaft/Staatsprüfung" ===
Leistungen für Studierende des Staatsexamen-Studiengangs Rechtswissenschaft können derzeit (Februar 2022) ausschließlich über den Import von Leistungslisten gemeldet werden.

Bei Veranstaltungen, die im eKVV für diesen Studiengang geöffnet sind, wird unter dem Link "Leistungsbuchung" ein eigener Menüpunkt "Zum Leistungsimport für das Staatsexamen Rechtswissenschaft" angezeigt. Darüber gelangen Sie zu einer eigenen Importseite, die das besondere Format der dort notwendigen Leistungsmeldung aufnehmen kann.

Zunächst müssen Sie eine (Excel-)Tabelle mit den Prüfungsergebnissen der Studierenden vorbereiten. Diese muss die folgenden Spalten haben (in '''dieser''' Reihenfolge):
* Matrikelnummer: Die Matrikelnummer muss in jedem Fall vorhanden sein und an erster Stelle stehen.
* Benotung Erstprüfer*in: Nach der Spalte mit der Matrikelnummer muss die Benotung der ersten prüfenden Person angegeben werden. Hier ist ein Wert von 0-18 zulässig oder der Text 'NE'.
* Benotung Zweitprüfer*in: Als letzte Spalte kann eine Benotung der zweiten prüfenden Person angegeben werden (nur im Schwerpunktbereich). Hier sind dieselben Werte zulässig wie in der vorherigen Spalte.

Weitere Spalten wie Namen und Leistungsarten sind nicht notwendig und dürfen nicht mit in das Importfeld kopiert werden!

Für den Import markieren Sie jetzt die Zeilen der Studierenden, für die Sie Leistungen melden möchten und kopieren diese in das große Textfeld. Falls in der Tabelle unterschiedliche Leistungsarten enthalten sind, so müssen Sie diese in mehreren Schritten importieren. Bei einem Import kann immer nur eine Leistungsart verwendet werden.

Durch einen Klick auf den Schalter "Import beginnen" werden Leistungsentwürfe angelegt und in der folgenden Seite zur Freigabe angezeigt. Werden fehlerhafte Zeilen erkannt, werden diese separat angezeigt.
=== Leistungen ohne Veranstaltungsbezug buchen ===
Die bislang erläuterten Wege, auf denen Prüfungsleistungen gemeldet werden können, bezogen sich alle auf veranstaltungsbezogene Prüfungsleistungen. Über die Verknüpfung einer Prüfungsleistung mit einer Lehrveranstaltungen "weiß" das System, welche Leistungsarten dort möglich sind und wo diese in der Modulstruktur eingeordnet werden können. Auch bei veranstaltungsübergreifenden Modulprüfungen gibt es meist einen Veranstaltungsbezug.

Bei Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug muss diese innere Struktur erst hergestellt werden. Deshalb finden Sie den Zugang für die Verbuchung von Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug auch nicht bei einer Veranstaltung, sondern über den Link "Meine Ergebnismeldungen" oben auf der Seite "Meine Veranstaltungen" (s. auch den Absatz "Meine Ergebnismeldungen"). Deshalb müssen Sie auch beim Melden einer Prüfungsleistung ohne Veranstaltungsbezug angeben, wo diese verwendet werden soll. Dies geschieht über die Einordnung der Prüfungsleistung in die Modulstruktur; ein entsprechendes Formular wird Ihnen bei der Verbuchung angeboten.

Bitte beachten Sie, dass die Vertretung von Lehrenden durch Sekretariate bei der Verbuchung von Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug nicht möglich ist.

==== Einstieg ====
Auf der Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Ergebnislisten.jsp Meine Ergebnismeldungen]' finden Sie neben dem Einstieg zur Buchung von Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug auch eine Übersicht über die bereits gemeldeten Prüfungsleistungen: Unter dem Reiter "mit Veranstaltungbezug nach Semester" finden Sie nach Semestern sortiert Ihre bisherigen Leistungsmeldungen. Unter dem zweiten Reiter sehen Sie die Prüfungsleistungen, die noch offen, das heißt im Prüfungsamt noch nicht verbucht, sind. Klicken Sie den letzten Reiter "ohne Veranstaltungsbezug" um eine neue Prüfungsleistung einzugeben.
[[File:Einstieg.ohnevst.jpg|frame|left|700px]]

Geben Sie die Matrikelnummer des oder der Studierenden ein, für die Sie eine Prüfungsleistung melden wollen und klicken Sie "ok" um in das Eingabeformular für die Leistungsmeldung zu kommen.

==== Eingabe der Leistung ohne Veranstaltungsbezug ====
Bitte füllen Sie die folgende Eingabemaske (hier als Beispiel für Studierende des Studienmodells 2002) aus:
[[File:erfassung grunddaten.jpg|frame|700px]]

* Stellen Sie das '''Semester''' der Leistungserbringung ein
* Geben Sie den '''Leistungsnamen''' ein, wie z.B. "Modulprüfung"
* Wählen Sie die '''Leistungsart''' aus. Bei Studierenden des Studienmodells 2011 werden Ihnen hier nur die Leistungsarten angeboten, die in der Studienstruktur vorgesehen sind, bei Studierenden des alten Modells sind das deutlich mehr Leistungsarten.
* Wählen Sie eine Note oder den Text "bestanden"/"nicht bestanden" aus.
* Geben Sie für Studierende des alten Studienmodells Leistungspunkte ein, im Studienmodell 2011 ist hier keine Eingabe möglich.
* Wenn Sie einen '''Zusatztext''' eingeben, bedenken Sie bitte, dass dieser auch im Transcript der Studierenden angezeigt wird.
* Geben Sie bei Klausuren und mündlichen Prüfungen das '''Datum''' der Leistungserbringung ein.
* Tragen Sie, wenn nötig, eine '''Anmerkung''' an das Prüfungsamt ein. Diese wird nicht im Transcript angezeigt.

Klicken Sie "Weiter zur Auswahl der Zuordnung" wenn Ihre Eingaben vollständig sind.

==== Zuordnung der Leistung zu einem Modulelement ====
Nachdem Sie die Leistungsdaten eingegeben haben, folgt nun die Zuordnung der Prüfungsleistung zu einem Modul.

Um Ihnen die Zuordnung der Prüfungsleistung zu erleichtern, werden aus den eingeschriebenen Studiengängen des Studierenden die Module ausgewählt, in denen die von Ihnen ausgewählte Leistungsart als veranstaltungsübergreifende Prüfung möglich ist. Dadurch sehen Sie nur einen Ausschnitt der ansonsten sehr komplexen Fachzuordnungen.

Wählen Sie hier das Modulelement aus, als das die von Ihnen gemeldete Prüfung genutzt werden soll. Sollten Sie erst auf dieser Seite bemerken, dass Sie sich bei der Angabe der Leistungsart geirrt haben, können Sie über den Button "Zurück zur Eingabe der Grunddaten" zur ersten Seite zurückgehen und die Leistungsart erneut eingeben.

Ein Sonderfall ist die Zuordnung der Prüfungsleistung, wenn der Studierende diese "fachfremd" für die individuelle Ergänzung erbracht hat. In diesem Fall müssen Sie die Checkbox "in allen Studiengängen" anklicken und anschließend den Studiengang auswählen, für den die Prüfungsleistung ursprünglich vorgesehen ist. Um sich hier zu orientieren, hilft ein Blick in die Detailansicht der Lehrveranstaltung im eKVV, wo Sie alle Fachzuordnungen sehen können.

Speichern Sie die Fachzuordnung und schicken Sie die Prüfungsleistung auf der nächsten Seite (s. Screenshot) an das zuständige Prüfungsamt.

[[File:ohnevst.jpg|frame|700px]]

Sollten Sie Rückfragen an das zuständige Prüfungsamt haben, können Sie dies über das "Personensymbol" bei Ihrem Entwurf direkt ermitteln, Ihnen werden dann die Kontaktdaten angezeigt.

=== Hinweise zur Verbuchung von Leistungen im individuellen Ergänzungsbereich ===
Der individuelle Ergänzungsbereich ist ein Teil des fachwissenschaftlichen Bachelor- oder Masterstudiums, der von den Studierenden relativ frei gestaltet werden kann und dazu dient, dass sich Studierende mit Inhalten jenseits der eigenen Fächergrenzen auseinandersetzen. Im Bachelorstudium umfasst der Individuelle Ergänzungsbereich 30 LP, wobei 20 LP in der Regel in Modulen absolviert werden müssen. Die übrigen 10 LP sind „frei“; hier können auch einzelne Studienleistungen oder Modul(teil)prüfungen, also einzelne Elemente von Modulen eingebracht werden. Es gelten für die Erbringung sämtlicher Leistungen keine Sonderregelungen, weil sie für den Individuellen Ergänzungsbereich studiert werden, vielmehr sind die Regelungen der Modulbeschreibungen zu beachten. Genauere Hinweise zur Ausgestaltung des Individuellen Ergänzungsbereichs und zu wählbaren Modulen finden sich in den [https://uni-bielefeld.de/themen/pruefungsrecht/rahmenpruefungen/# Erläuterungen zur Rahmenprüfungsordnung]].

Für die Verbuchung von Leistungen hat das die folgenden Konsequenzen:
* Es ist relativ wahrscheinlich, dass "fachfremde" Studierende in Lehrveranstaltungen erscheinen und Leistungen für ihren individuellen Ergänzungsbereich erbringen möchten.

* Sie können dabei alle Leistungen erbringen, für die es (irgend)eine Fachöffnung in der Veranstaltung gibt, das heißt, dass jede Leistungsart in Frage kommt, die für die Buchung auswählbar ist.

* Die Studierenden sollten beachten, dass sie für die Erbringung der 20 LP ganze Module abschließen müssen. Ein spezieller Fall sind die übrigen 10 LP, bei denen es den Studierenden mehr oder weniger freigestellt ist wie sie diese nutzen.
== Meldung von Ergebnissen für Studierende in Nicht-BA/MA Studiengängen (ERASMUS) ==

In bestimmten Fällen sollen über die BIS-Prüfungsverwaltung auch Leistungen oder Teilnahmen an Veranstaltungen dokumentiert werden, die von Studierenden erbracht wurden, die nicht in einem Bachelor- oder Masterstudiengang eingeschrieben sind. Ein Beispiel sind die ERASMUS Studierenden.

In der Seite zur Massenbuchung von Studienleistungen und aktiven Teilnahmen wird als weitere Option speziell für diese Studierenden die Meldung einer ''Completed''-Leistung angeboten. Solche ''Completed''-Leistungen müssen mit einer Leistungspunktzahl ausgestattet werden und können so den Studierenden beim Verlassen der Hochschule in einem semesterbezogenen Transcript dokumentiert werden.

Neben der Meldung von ''Completed'' Leistungen ist es grundsätzlich auch möglich, die Funktion zur Buchung von Einzelleistungen zu nutzen. Hier können solchen Studierenden Leistungen verbucht werden, die auch für die anderen Teilnehmer*innen der Veranstaltung vorgesehen sind, sofern dies inhaltlich gerechtfertigt ist.

Meldung von Prüfungsergebnissen per Webformular

2022-12-18T20:23:01Z

Kbuchhorn: /* Leistungen abschicken und zurückholen */

[[Category:eKVV]][[Category:Prüfungsverwaltung]][[Category:FAQs zum eKVV:Lehrende]]
Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung dazu, wie Sie die in Ihren Lehrveranstaltungen erbrachten Leistungen im eKVV melden und an das jeweilige Prüfungsamt schicken können.

Wenn Sie inhaltliche Fragen haben, können Sie sich hier über die Prinzipien der Leistungsverbuchung im Studienmodell 2011 und die entsprechende Rahmenprüfungsordnung informieren: [https://www.uni-bielefeld.de/themen/lehr-studienorganisation/lehrorganisation/fur-lehrende/prufungsmanagement/ Prüfungsmanegement für Lehrende]

:Sie wollen direkt loslegen? Zur Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Ergebnislisten.jsp Meine Ergebnismeldungen]'

== Grundsätzliches zum Ablauf ==
Mit der Funktion der Leistungsmeldung ist es möglich, Leistungen schnell und sicher an das zuständige Prüfungsamt zu übermitteln. Dabei tragen Lehrende (oder deren Sekretariate) die Leistungen direkt in das eKVV ein, die dann von den MitarbeiterInnen der Prüfungsämter endgültig in die Prüfungsverwaltung übernommen werden können und danach direkt für die Studierenden sichtbar werden.

Der Zugriff auf die Leistungsmeldung einer Veranstaltung wird über das eKVV gesteuert. Wer bei einer Veranstaltung als "lehrend" verknüpft ist, hat über die Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] Zugriff auf die Leistungsmeldung. [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-lehrende-und-sekreta/sekretariat-ekvv/index.xml Sekretariate] können auf demselben Weg auf die Leistungsmeldung für "ihre" Lehrenden zugreifen.

Sie benötigen einen [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/zugang/anmeldung-ma/ BIS-Zugang für Mitarbeiter*innen] für die Arbeit am eKVV.
== So melden Sie Ergebnisse ans Prüfungsamt ==

Auf der Seite [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] im eKVV finden Sie für jede Veranstaltung, für die Sie als Lehrende*r oder als Sekretariat zugeordnet sind unter der Überschrift "Prüfungsleistungen" den Link "Buchung". Dies ist Ihr Zugang zur Leistungsverbuchung im eKVV:

[[File:meine veranstaltungen buchung.gif|700px|center|frame]]

Mit einem Klick auf den Link "Buchung" kommen Sie auf eine Zwischenseite, auf der Sie zwischen verschiedenen Buchungsmöglichkeiten wählen können. Hier entscheiden Sie, ob Sie Studienleistungen buchen möchten oder Prüfungsleistungen eingeben wollen und wählen den entsprechenden Zugang aus. Bitte beachten Sie, dass Sie unter dem Punkt "Studienleistung/aktive Teilnahme" '''nur''' diese beiden Leistungsarten buchen können, während Sie unter dem Punkt "Klausur, Hausarbeit und so weiter ..." '''ausschließlich''' Prüfungsleistungen buchen können und '''keine''' Studeinleistungen:

[[File:uebersichtsseite.gif|frame|700px|center]]

=== Massenbuchung von Studienleistungen ===
==== Vorgehen ====
Diese Seite soll es Ihnen ermöglichen, selbst bei großen Teilnahmezahlen sehr schnell und einfach die Dokumentation von Studienleistungen vorzunehmen.)

Bitte beachten Sie:
* Jede*r Studierende kann nur '''eine''' Studienleistung pro Veranstaltung erbringen, deshalb "verschwinden" Studierende von dieser Liste, sobald Sie für ihn oder sie eine entsprechende Leistung gemeldet haben.
* Im Webformular werden Ihnen nur für diejenigen Studierenden Leistungsentwürfe angeboten, für die auch eine Verbuchung vorgesehen ist. Dies ist abhängig von der Öffnung der Veranstaltung im eKVV ("welche Formen der Leistungserbringung sind vorgesehen?") und der Einschreibung der Studierenden.

Wenn Sie die Seite bei einer Veranstaltung zum ersten Mal besuchen, wird Ihnen die Liste aller bei Ihrer Veranstaltung angemeldeten Studierenden gezeigt. Diese Liste ist in drei Blöcke aufgeteilt, je nachdem, welche Erbringungsmöglichkeit für den oder die Studierende*n vorgesehen ist.

In der linken Spalte finden Sie anklickbare Kästchen, mit denen Sie einzelne Studierende auf Ihrer Liste auswählen können. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-lehrende-und-sekreta/teilnahmemanagement/ das Teilnehmermanagement] nutzen, so wird es an dieser Stelle verwendet um eine Vorauswahl unter den Teilnehmer*innen zu setzen.

Wenn Sie die Seite aufrufen, werden automatisch alle Studierenden ausgewählt, Sie können aber über einen Klick in die Kopfzeile auch alle Studierenden abwählen.

[[File:massenbuchung mit completed.gif|700px|center|frame|Massenbuchung von Studienleistungen und aktiven Teilnahmen - Liste der TeilnehmerInnen]]

Mit einem Klick auf den Button "Leistungsentwürfe für die ausgewählten Studierenden erzeugen" erstellen Sie zunächst eine Entwurfsversion der Leistungsbuchung. '''Diese Entwürfe sind noch nicht für das Prüfungsamt sichtbar.''' Über das Stiftsymbol in der Tabelle können Sie einzelne Einträge auch hier noch korrigieren. (siehe dazu auch den Punkt "Leistungsentwürfe und fehlende/fehlerhafte Leistungspunkte" weiter unten).

[[File:massenbuchung entwuerfe.gif|700px|center|frame]]

 Sie können über die Reiter / Tabs oberhalb der Tabellen zwischen der Anzeige der Teilnehmer*innen und der Entwürfe hin- und herschalten. In der Liste der Teilnehmer*innen im Reiter 'Studienleistungen / aktive Teilnahmen hinzufügen' werden Ihnen nun nur noch die Studierenden gezeigt, für die noch keine Studienleistung / aktive Teilnahme verbucht wurde. Die Liste wird also mit jeder eingetragenen Studienleistung kürzer. Einen Überblick über alle Studienleistungen erhalten Sie in der Leistungsliste, die Sie über das Menü oben rechts erreichen.

Die Spalte "LP" bleibt in der Regel frei und kann auch nicht bearbeitet werden, weil in den aktuellen Studiengängen die Vergabe der Leistungspunkte automatisch bei Modulabschluss in der Prüfungsverwaltung ergänzt wird. Als Lehrende*r haben Sie nur in seltenen Ausnahmefällen die Aufgabe, selbst Leistungspunkte anzugeben.

==== Leistungsmeldung für Studierende in Nicht-BA/MA Studiengängen: Completed ====
In der Seite gibt es neben der Liste der Studierenden, für die Studienleistungen gebucht werden können ggf. noch einen Bereich mit Studierenden in Nicht-BA/MA Studiengängen. Hier können z. B. ERASMUS Studierende oder Promotionsstudent*innen stehen. In den Fällen, in denen solchen Studierenden eine Studienleistung oder Teilnahme an einer Veranstaltung bescheinigt werden soll, kann diese mit der speziellen Studienleistungsart ''Completed'' erfolgen. Hier müssen Sie ggf. die Leistungspunktzahlen ergänzen, falls diese fehlen sollten.

==== Leistungsmeldung für Studierende, die nicht auf der Teilnahmeliste stehen ====
Die Massenbuchungsseite kann nur Studierende berücksichtigen, die in der Teilnahmeliste der Veranstaltung stehen. Da diese aus den Stundenplänen der Studierenden aufgebaut wird, sollten Sie die Studierenden darauf hinweisen, dass sie Ihre Veranstaltung in den Stundenplan aufnehmen sollten.

Wenn einzelne Studierende nicht auf der Teilnahmeliste stehen, Sie Ihnen aber trotzdem eine Leistung verbuchen müssen, können Sie sie über das [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-lehrende-und-sekreta/teilnahmemanagement/ Teilnahmemanagement] nachtragen. Sie finden einen Link in diese eKVV Funktion z. B. im Kasten oben rechts auf der Seite. Falls das Teilnahmemanagement bei Ihrer Veranstaltung noch nicht angeschaltet ist, so müssen Sie dies zuerst tun. Sobald Sie die Studierenden nachgetragen haben, erscheinen sie auch auf der Buchungsseite , so dass Sie die Meldung dann fortsetzen können.

==== Exkurs: Umgang mit Rufnamen auf der Leistungsliste ====
Studierende haben die Möglichkeit, in den IT-Systemen einen von ihrem Ausweisnamen abweichenden Rufnamen zu führen. Dies soll insbesondere TIN-Personen ('''T'''rans, '''i'''nter und '''n'''ichtbinäre Personen) ermöglichen, am Studienalltag teilzunehmen ohne ihren abgelegten und zu ihrer Identität nicht passenden Namen veröffentlichen zu müssen. Diese Option wird auch von Personen genutzt, die z.B. nur einen Teil eines Doppelnamens oder einen gebräuchlichen "Spitznamen" als Namen führen.

Der Rufname wird dann auf Teilnahmelisten, in Zoom und in den Lernplattformen angezeigt, allerdings NICHT im Kontext von Leistungsbuchungen, weil diese Teil der offiziellen Abschlussdokumentation werden. Es ist also möglich, dass Ihnen auf der Leistungsliste der Vorname von Studierenden abgezeigt wird, den Sie von der Teilnahmeliste nicht kennen. Für etwaige Kommunikation mit dem Prüfungsamt ist dann die Matrikelnummer das wichtigste Instrument zur eindeutigen Identifikation dieser Studierenden. Den Kolleg*innen im Prüfungsamt werden sowohl Ausweisname als auch Rufname angezeigt.

=== Buchung von Prüfungsleistungen bzw. Modul(teil)prüfungen ===
Wenn Sie Prüfungsleistungen bzw. Modul(teil)prüfungen wie Klausuren, Referate, Portfolios und ähnliches buchen möchten, rufen Sie am besten wieder (wie oben genannt) auf der Seite "Meine Veranstaltungen" den Link "buchen" auf, um dann auf der Auswahlseite den Bereich "Klausur, Hausarbeiten und so weiter ..." auzuwählen.
Damit erreichen Sie die "Leistungsliste" für Ihre Veranstaltung, die wieder auf der Teilnahmeliste beruht.

==== Die Leistungsliste ====
[[File:leistungsliste1.gif|700px|center|frame]]

Auf der Seite "Leistungsliste der Veranstaltung" finden Sie zwei Reiter (oder Tabs) vor: "Eingegebene Leistungen", dann "Leistungen hinzufügen". Unter dem Reiter "Eingegebene Leistungen" wird Ihnen zunächst eine Übersicht über die Leistungen angeboten, die bei der betrachteten Veranstaltung bereits verbucht wurden, sowie den Status dieser Leistungen im Prüfungsamt.

===== Status von Leistungen =====
* "grün" ist "verbucht"
:Leistungen in diesem Status wurden vom Prüfungsamt übernommen und sind damit für die Studierenden sichtbar. Änderungen können Sie nur über die Mitarbeiter*nnen im Prüfungsamt durchführen lassen. Welche Personen Sie hier ansprechen müssen, können Sie über den Link 'Prüfungsamt' im Kasten oben rechts auf der Seite herausfinden.

* "grau" ist "Entwurf"
:Diese Leistungen wurden von Ihnen oder einer/einem anderen Lehrenden bei der Veranstaltung angelegt, aber noch nicht ans Prüfungsamt geschickt. Diese Leistungen sind daher noch nicht für das Prüfungsamt sichtbar. Sie können bei jeder Leistung sehen, wer sie angelegt bzw. zuletzt bearbeitet hat.

* "gelb" ist "warten auf Übernahme"
:Diese Leistungen wurden von Ihnen oder einer/einem anderen Lehrenden an das Prüfungsamt abgeschickt und warten auf die Übernahme.

* "rot" ist "nicht übernommen"
:Diese Leistungen wurden vom Prüfungsamt abgelehnt und nicht übernommen. Hier müssen Sie ggf. nachfragen, warum die Übernahme nicht erfolgen konnte.

 Wechseln Sie auf den zweiten Reiter, wird Ihnen wieder die komplette Teilnahmeliste angezeigt, mit der Möglichkeit, für jede*n Studierende*n Prüfungsleistungen einzutragen.
[[File:leistungsliste3.gif|700px|center|frame]]

==== Prüfungsleistungen für Studierende buchen, die nicht auf der Teilnahmeliste stehen ====
Wenn Sie für Studierende eine Prüfungsleistung buchen wollen, dieser aber nicht auf der Teilnahmeliste der Veranstaltung steht, können Sie dies auch über das Feld "Leistung hinzufügen für Matrikelnummer" über der Tabelle tun. Auf diese Weise buchen Sie Studierenden eine Prüfungsleistung, ohne dass dieser der Teilnehmerliste hinzugefügt werden muss.

==== Aktionen in der Leistungsliste ====
In der letzten Spalte der Leistungsliste finden Sie eine Reihe von Symbolen vor, über die Sie einzelne Leistungen bearbeiten können:

===== Leistungen korrigieren =====
[[File:stift.fpg.jpg|frame|left]]

 

Solange Leistungen im Entwurfsstadium sind, können Sie diese ausgehend von der Leistungsliste überarbeiten. Dazu wird Ihnen in der jeweiligen Zeile ein kleines Stift-Symbol angezeigt, das Sie anklicken können und das dahinterliegende Feld ausfüllen können.
===== Leistungen hinzufügen =====
[[File:leistung.hinzufuegen.jpg|frame|left]]

 

Über das "Plus"-Symbol können Sie den einzelnen Studierenden individuell Prüfungsleistungen verbuchen. Wenn Sie hier klicken, öffnet sich ein Eingabefeld, in das Sie alle Daten der Prüfungsleistung eingeben können:
[[File:leistung eingeben.gif|frame|600px|left]] Beachten Sie bitte, dass für die Studierenden der aktuellen Studiengänge hier nur die Leistungsarten eingegeben werden können, die laut Fachzuordnung im eKVV vorgesehen sind.
Wenn Sie in diesem Formular eine Prüfungsleistung eingetragen haben und diese speichern, erzeugen Sie damit einen Entwurf, der in der Leistunsgliste sichtbar wird und separat abgeschickt werden muss.
===== Leistungen abschicken und zurückholen =====
Mit dem Briefsymbol in der letzten Spalte können Sie Leistungen ins Prüfungsamt schicken[[File:leistung.abschicken.jpg|frame|left]]
 und wieder zurückholen. Zurückgeholte Leistungen erhalten dadurch wieder den Status eines "Entwurfs", können also bearbeitet und erneut abgeschickt werden.
 [[File:leistung.zurueckholen.jpg|left|frame]]
 Letzteres ist aber nur möglich, wenn sich Ihre Leistung noch im "gelben" Status befindet, also im Prüfungsamt noch nicht bearbeitet wurde, oder im "roten" Status ist, also bereits vom Prüfungsamt zurückgewiesen wurde.

===== Leistungen löschen =====
Mit dem roten Kreuz in der rechten Spalte löschen Sie die betreffende Leistung [[File:leistung.loeschen.gif|frame|left]]
 

=== Ergebnislisten für die Leistungsmeldung importieren ===
Neben der oben beschriebenen Meldung von Prüfungsleistungen können Sie auch eine größere Menge von Prüfungsleistungen '''auf einmal''' per Import ins eKVV bringen. Diese Funktion muss nicht genutzt werden, sie bietet lediglich eine Alternative für die Einzelmeldung. Sie kann dann sinnvoll genutzt werden, wenn bereits eine Ergebnisliste (z.B in Word oder Excel) angelegt wurde, die nun direkt ins System eingespielt werden soll.

==== Eine Ergebnisliste erstellen ====
Damit Sie eine Ergebnisliste ins eKVV importieren können ist es wichtig, diese im richtigen Format zu erstellen. In der Tabelle müssen folgende Spalten in genau dieser Reihenfolge vorhanden sein (Sie müssen die Spalten der Tabelle ggf. umsortieren):

* Matrikelnummer: Die Matrikelnummer muss in jedem Fall vorhanden sein und an erster Stelle stehen.
* Leistungspunkte: Nach der Matrikelnummer muss die Spalte mit den Leistungspunkten kommen, sofern Leistungspunkte für die Prüfungsleistungen angerechnet werden sollen. Auch in dem Fall, dass Sie die Punktzahl schon auf diesem Formular vorgeben (siehe die weitere Beschreibung), muss die Spalte vorhanden sein, falls Sie noch weitere Merkmale wie die Note importieren wollen.[[File:Teilnehmerlistenexport.jpg|frame|250px|right]]
* Benotung: Nach der Spalte mit den Leistungspunkten kann die Benotung angegeben werden. Hier sind die normalen Notenwerte zulässig oder die Texte 'bestanden' und 'nicht bestanden'. Wenn die Benotung fehlt, so wird immer 'bestanden' eingetragen.
* Thema/Titel: In der vorletzten Spalte kann ein Titel/ein Thematext eingetragen werden.
* Zusatztext: In der letzten Spalte kann schliesslich ein Zusatztext gegeben werden.
* Weitere Spalten wie Namen und Leistungsarten sind nicht notwendig und dürfen nicht mit in das Importfeld kopiert werden!

Eine Vorlage in diesem Format können Sie aus dem eKVV beziehen, wenn Sie auf der Seite "Meine Veranstaltungen" den Punkt Teilnehmerliste anklicken. Dort finden Sie rechts einen Kasten mit "Aktionen", aus denen Sie den Teilnehmerlistenexport für die Ergebnisdokumentation auswählen können (s. Screenshot)

Die Seite, die Ihnen dann angezeigt wird, lässt sich noch nicht bearbeiten, Sie müssen Sie zunächst in eine Excel (oder Word- oder Open Office-) Datei umwandeln. Speichern Sie dazu die angezeigte Seite als HTML-Dokument, öffnen Sie dann Excel (oder Word oder Open Office) und wählen Sie die Teilnehmerliste dann in dem Programm über "Öffnen" aus. Dadurch wird die Seite für Sie bearbeitbar und kann in dem von Ihnen bevorzugten Format gespeichert werden.

==== Der Import ====
Wenn Sie für die Leistungsbuchung den "Import" anklicken, öffnet sich eine Seite, auf der sie die aus der Ergebnisliste kopierten Daten in ein großes Importfeld einfügen können (s. Screenshot). Bitte beachten Sie, dass Sie hier immer nur gleichartige Prüfungsleistungen verbuchen können, also eine Liste von Klausuren, Hausarbeiten und mündlichen Prüfungen nicht gemeinsam verarbeitet werden können. Sollten die zu meldenden Prüfungsleistungen in einer solchen "gemischten" Liste vorliegen, müssen Sie diese zunächst nach Leistungsarten sortieren und dann bündelweise importieren.

[[File:import1.gif|frame|left|700px]]

Vor dem Import füllen Sie zunächst die Eingabemaske am Kopf der Seite aus, indem Sie als erstes die Leistungsart auswählen, darauf folgt wenn nötig das Erbringungsdatum.

Die Daten, die aus der Ergebnisliste importiert werden sollen, werden aus der Liste kopiert und in das Importfenster eingefügt (s. Screenshot). Drücken Sie den Button "Import beginnen", wenn alle notwendigen Felder ausgefüllt sind. Mit dem Import erzeugen Sie zunächst einen Entwurf, der Ihnen auf der nächsten Seite noch einmal angezeigt wird, bevor Sie die Prüfungsleistungen endgültig ans Prüfungsamt schicken (s. nächster Absatz)

==== Mit den importierten Leistungen weiterarbeiten ====
[[File:import2.gif|frame|left|700px]]

Durch den Import werden Leistungesentwürfe angelegt, die Sie noch einmal überprüfen und ggf. bearbeiten können, bevor Sie diese ans Prüfungsamt schicken. Die Daten, die nicht importiert werden konnten, werden separat angezeigt.

=== Buchung von Prüfungsleistungen im Studiengang "Rechtswissenschaft/Staatsprüfung" ===
Leistungen für Studierende des Staatsexamen-Studiengangs Rechtswissenschaft können derzeit (Februar 2022) ausschließlich über den Import von Leistungslisten gemeldet werden.

Bei Veranstaltungen, die im eKVV für diesen Studiengang geöffnet sind, wird unter dem Link "Leistungsbuchung" ein eigener Menüpunkt "Zum Leistungsimport für das Staatsexamen Rechtswissenschaft" angezeigt. Darüber gelangen Sie zu einer eigenen Importseite, die das besondere Format der dort notwendigen Leistungsmeldung aufnehmen kann.

Zunächst müssen Sie eine (Excel-)Tabelle mit den Prüfungsergebnissen der Studierenden vorbereiten. Diese muss die folgenden Spalten haben (in '''dieser''' Reihenfolge):
* Matrikelnummer: Die Matrikelnummer muss in jedem Fall vorhanden sein und an erster Stelle stehen.
* Benotung Erstprüfer*in: Nach der Spalte mit der Matrikelnummer muss die Benotung der ersten prüfenden Person angegeben werden. Hier ist ein Wert von 0-18 zulässig oder der Text 'NE'.
* Benotung Zweitprüfer*in: Als letzte Spalte kann eine Benotung der zweiten prüfenden Person angegeben werden (nur im Schwerpunktbereich). Hier sind dieselben Werte zulässig wie in der vorherigen Spalte.

Weitere Spalten wie Namen und Leistungsarten sind nicht notwendig und dürfen nicht mit in das Importfeld kopiert werden!

Für den Import markieren Sie jetzt die Zeilen der Studierenden, für die Sie Leistungen melden möchten und kopieren diese in das große Textfeld. Falls in der Tabelle unterschiedliche Leistungsarten enthalten sind, so müssen Sie diese in mehreren Schritten importieren. Bei einem Import kann immer nur eine Leistungsart verwendet werden.

Durch einen Klick auf den Schalter "Import beginnen" werden Leistungsentwürfe angelegt und in der folgenden Seite zur Freigabe angezeigt. Werden fehlerhafte Zeilen erkannt, werden diese separat angezeigt.
=== Leistungen ohne Veranstaltungsbezug buchen ===
Die bislang erläuterten Wege, auf denen Prüfungsleistungen gemeldet werden können, bezogen sich alle auf veranstaltungsbezogene Prüfungsleistungen. Über die Verknüpfung einer Prüfungsleistung mit einer Lehrveranstaltungen "weiß" das System, welche Leistungsarten dort möglich sind und wo diese in der Modulstruktur eingeordnet werden können. Auch bei veranstaltungsübergreifenden Modulprüfungen gibt es meist einen Veranstaltungsbezug.

Bei Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug muss diese innere Struktur erst hergestellt werden. Deshalb finden Sie den Zugang für die Verbuchung von Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug auch nicht bei einer Veranstaltung, sondern über den Link "Meine Ergebnismeldungen" oben auf der Seite "Meine Veranstaltungen" (s. auch den Absatz "Meine Ergebnismeldungen"). Deshalb müssen Sie auch beim Melden einer Prüfungsleistung ohne Veranstaltungsbezug angeben, wo diese verwendet werden soll. Dies geschieht über die Einordnung der Prüfungsleistung in die Modulstruktur; ein entsprechendes Formular wird Ihnen bei der Verbuchung angeboten.

Bitte beachten Sie, dass die Vertretung von Lehrenden durch Sekretariate bei der Verbuchung von Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug nicht möglich ist.

==== Einstieg ====
Auf der Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Ergebnislisten.jsp Meine Ergebnismeldungen]' finden Sie neben dem Einstieg zur Buchung von Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug auch eine Übersicht über die bereits gemeldeten Prüfungsleistungen: Unter dem Reiter "mit Veranstaltungbezug nach Semester" finden Sie nach Semestern sortiert Ihre bisherigen Leistungsmeldungen. Unter dem zweiten Reiter sehen Sie die Prüfungsleistungen, die noch offen, das heißt im Prüfungsamt noch nicht verbucht, sind. Klicken Sie den letzten Reiter "ohne Veranstaltungsbezug" um eine neue Prüfungsleistung einzugeben.
[[File:Einstieg.ohnevst.jpg|frame|left|700px]]

Geben Sie die Matrikelnummer des oder der Studierenden ein, für die Sie eine Prüfungsleistung melden wollen und klicken Sie "ok" um in das Eingabeformular für die Leistungsmeldung zu kommen.

==== Eingabe der Leistung ohne Veranstaltungsbezug ====
Bitte füllen Sie die folgende Eingabemaske (hier als Beispiel für Studierende des Studienmodells 2002) aus:
[[File:erfassung grunddaten.jpg|frame|700px]]

* Stellen Sie das '''Semester''' der Leistungserbringung ein
* Geben Sie den '''Leistungsnamen''' ein, wie z.B. "Modulprüfung"
* Wählen Sie die '''Leistungsart''' aus. Bei Studierenden des Studienmodells 2011 werden Ihnen hier nur die Leistungsarten angeboten, die in der Studienstruktur vorgesehen sind, bei Studierenden des alten Modells sind das deutlich mehr Leistungsarten.
* Wählen Sie eine Note oder den Text "bestanden"/"nicht bestanden" aus.
* Geben Sie für Studierende des alten Studienmodells Leistungspunkte ein, im Studienmodell 2011 ist hier keine Eingabe möglich.
* Wenn Sie einen '''Zusatztext''' eingeben, bedenken Sie bitte, dass dieser auch im Transcript der Studierenden angezeigt wird.
* Geben Sie bei Klausuren und mündlichen Prüfungen das '''Datum''' der Leistungserbringung ein.
* Tragen Sie, wenn nötig, eine '''Anmerkung''' an das Prüfungsamt ein. Diese wird nicht im Transcript angezeigt.

Klicken Sie "Weiter zur Auswahl der Zuordnung" wenn Ihre Eingaben vollständig sind.

==== Zuordnung der Leistung zu einem Modulelement ====
Nachdem Sie die Leistungsdaten eingegeben haben, folgt nun die Zuordnung der Prüfungsleistung zu einem Modul.

Um Ihnen die Zuordnung der Prüfungsleistung zu erleichtern, werden aus den eingeschriebenen Studiengängen des Studierenden die Module ausgewählt, in denen die von Ihnen ausgewählte Leistungsart als veranstaltungsübergreifende Prüfung möglich ist. Dadurch sehen Sie nur einen Ausschnitt der ansonsten sehr komplexen Fachzuordnungen.

Wählen Sie hier das Modulelement aus, als das die von Ihnen gemeldete Prüfung genutzt werden soll. Sollten Sie erst auf dieser Seite bemerken, dass Sie sich bei der Angabe der Leistungsart geirrt haben, können Sie über den Button "Zurück zur Eingabe der Grunddaten" zur ersten Seite zurückgehen und die Leistungsart erneut eingeben.

Ein Sonderfall ist die Zuordnung der Prüfungsleistung, wenn der Studierende diese "fachfremd" für die individuelle Ergänzung erbracht hat. In diesem Fall müssen Sie die Checkbox "in allen Studiengängen" anklicken und anschließend den Studiengang auswählen, für den die Prüfungsleistung ursprünglich vorgesehen ist. Um sich hier zu orientieren, hilft ein Blick in die Detailansicht der Lehrveranstaltung im eKVV, wo Sie alle Fachzuordnungen sehen können.

Speichern Sie die Fachzuordnung und schicken Sie die Prüfungsleistung auf der nächsten Seite (s. Screenshot) an das zuständige Prüfungsamt.

[[File:ohnevst.jpg|frame|700px]]

Sollten Sie Rückfragen an das zuständige Prüfungsamt haben, können Sie dies über das "Personensymbol" bei Ihrem Entwurf direkt ermitteln, Ihnen werden dann die Kontaktdaten angezeigt.

=== Hinweise zur Verbuchung von Leistungen im individuellen Ergänzungsbereich ===
Der individuelle Ergänzungsbereich ist ein Teil des fachwissenschaftlichen Bachelor- oder Masterstudiums, der von den Studierenden relativ frei gestaltet werden kann und dazu dient, dass sich Studierende mit Inhalten jenseits der eigenen Fächergrenzen auseinandersetzen. Im Bachelorstudium umfasst der Individuelle Ergänzungsbereich 30 LP, wobei 20 LP in der Regel in Modulen absolviert werden müssen. Die übrigen 10 LP sind „frei“; hier können auch einzelne Studienleistungen oder Modul(teil)prüfungen, also einzelne Elemente von Modulen eingebracht werden. Es gelten für die Erbringung sämtlicher Leistungen keine Sonderregelungen, weil sie für den Individuellen Ergänzungsbereich studiert werden, vielmehr sind die Regelungen der Modulbeschreibungen zu beachten. Genauere Hinweise zur Ausgestaltung des Individuellen Ergänzungsbereichs und zu wählbaren Modulen finden sich in den [https://uni-bielefeld.de/themen/pruefungsrecht/rahmenpruefungen/# Erläuterungen zur Rahmenprüfungsordnung]].

Für die Verbuchung von Leistungen hat das die folgenden Konsequenzen:
* Es ist relativ wahrscheinlich, dass "fachfremde" Studierende in Lehrveranstaltungen erscheinen und Leistungen für ihren individuellen Ergänzungsbereich erbringen möchten.

* Sie können dabei alle Leistungen erbringen, für die es (irgend)eine Fachöffnung in der Veranstaltung gibt, das heißt, dass jede Leistungsart in Frage kommt, die für die Buchung auswählbar ist.

* Die Studierenden sollten beachten, dass sie für die Erbringung der 20 LP ganze Module abschließen müssen. Ein spezieller Fall sind die übrigen 10 LP, bei denen es den Studierenden mehr oder weniger freigestellt ist wie sie diese nutzen.
== Meldung von Ergebnissen für Studierende in Nicht-BA/MA Studiengängen (ERASMUS) ==

In bestimmten Fällen sollen über die BIS-Prüfungsverwaltung auch Leistungen oder Teilnahmen an Veranstaltungen dokumentiert werden, die von Studierenden erbracht wurden, die nicht in einem Bachelor- oder Masterstudiengang eingeschrieben sind. Ein Beispiel sind die ERASMUS Studierenden.

In der Seite zur Massenbuchung von Studienleistungen und aktiven Teilnahmen wird als weitere Option speziell für diese Studierenden die Meldung einer ''Completed''-Leistung angeboten. Solche ''Completed''-Leistungen müssen mit einer Leistungspunktzahl ausgestattet werden und können so den Studierenden beim Verlassen der Hochschule in einem semesterbezogenen Transcript dokumentiert werden.

Neben der Meldung von ''Completed'' Leistungen ist es grundsätzlich auch möglich, die Funktion zur Buchung von Einzelleistungen zu nutzen. Hier können solchen Studierenden Leistungen verbucht werden, die auch für die anderen Teilnehmer*innen der Veranstaltung vorgesehen sind, sofern dies inhaltlich gerechtfertigt ist.

Datei:Leistung.loeschen.jpg

2022-12-18T20:22:38Z

Kbuchhorn:

Datei:Leistung.zurueckholen.jpg

2022-12-18T20:22:05Z

Kbuchhorn:

Meldung von Prüfungsergebnissen per Webformular

2022-12-18T20:20:40Z

Kbuchhorn: /* Leistungen abschicken und zurückholen */

[[Category:eKVV]][[Category:Prüfungsverwaltung]][[Category:FAQs zum eKVV:Lehrende]]
Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung dazu, wie Sie die in Ihren Lehrveranstaltungen erbrachten Leistungen im eKVV melden und an das jeweilige Prüfungsamt schicken können.

Wenn Sie inhaltliche Fragen haben, können Sie sich hier über die Prinzipien der Leistungsverbuchung im Studienmodell 2011 und die entsprechende Rahmenprüfungsordnung informieren: [https://www.uni-bielefeld.de/themen/lehr-studienorganisation/lehrorganisation/fur-lehrende/prufungsmanagement/ Prüfungsmanegement für Lehrende]

:Sie wollen direkt loslegen? Zur Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Ergebnislisten.jsp Meine Ergebnismeldungen]'

== Grundsätzliches zum Ablauf ==
Mit der Funktion der Leistungsmeldung ist es möglich, Leistungen schnell und sicher an das zuständige Prüfungsamt zu übermitteln. Dabei tragen Lehrende (oder deren Sekretariate) die Leistungen direkt in das eKVV ein, die dann von den MitarbeiterInnen der Prüfungsämter endgültig in die Prüfungsverwaltung übernommen werden können und danach direkt für die Studierenden sichtbar werden.

Der Zugriff auf die Leistungsmeldung einer Veranstaltung wird über das eKVV gesteuert. Wer bei einer Veranstaltung als "lehrend" verknüpft ist, hat über die Seite [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] Zugriff auf die Leistungsmeldung. [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-lehrende-und-sekreta/sekretariat-ekvv/index.xml Sekretariate] können auf demselben Weg auf die Leistungsmeldung für "ihre" Lehrenden zugreifen.

Sie benötigen einen [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/zugang/anmeldung-ma/ BIS-Zugang für Mitarbeiter*innen] für die Arbeit am eKVV.
== So melden Sie Ergebnisse ans Prüfungsamt ==

Auf der Seite [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Veranstaltungen.jsp "Meine Veranstaltungen"] im eKVV finden Sie für jede Veranstaltung, für die Sie als Lehrende*r oder als Sekretariat zugeordnet sind unter der Überschrift "Prüfungsleistungen" den Link "Buchung". Dies ist Ihr Zugang zur Leistungsverbuchung im eKVV:

[[File:meine veranstaltungen buchung.gif|700px|center|frame]]

Mit einem Klick auf den Link "Buchung" kommen Sie auf eine Zwischenseite, auf der Sie zwischen verschiedenen Buchungsmöglichkeiten wählen können. Hier entscheiden Sie, ob Sie Studienleistungen buchen möchten oder Prüfungsleistungen eingeben wollen und wählen den entsprechenden Zugang aus. Bitte beachten Sie, dass Sie unter dem Punkt "Studienleistung/aktive Teilnahme" '''nur''' diese beiden Leistungsarten buchen können, während Sie unter dem Punkt "Klausur, Hausarbeit und so weiter ..." '''ausschließlich''' Prüfungsleistungen buchen können und '''keine''' Studeinleistungen:

[[File:uebersichtsseite.gif|frame|700px|center]]

=== Massenbuchung von Studienleistungen ===
==== Vorgehen ====
Diese Seite soll es Ihnen ermöglichen, selbst bei großen Teilnahmezahlen sehr schnell und einfach die Dokumentation von Studienleistungen vorzunehmen.)

Bitte beachten Sie:
* Jede*r Studierende kann nur '''eine''' Studienleistung pro Veranstaltung erbringen, deshalb "verschwinden" Studierende von dieser Liste, sobald Sie für ihn oder sie eine entsprechende Leistung gemeldet haben.
* Im Webformular werden Ihnen nur für diejenigen Studierenden Leistungsentwürfe angeboten, für die auch eine Verbuchung vorgesehen ist. Dies ist abhängig von der Öffnung der Veranstaltung im eKVV ("welche Formen der Leistungserbringung sind vorgesehen?") und der Einschreibung der Studierenden.

Wenn Sie die Seite bei einer Veranstaltung zum ersten Mal besuchen, wird Ihnen die Liste aller bei Ihrer Veranstaltung angemeldeten Studierenden gezeigt. Diese Liste ist in drei Blöcke aufgeteilt, je nachdem, welche Erbringungsmöglichkeit für den oder die Studierende*n vorgesehen ist.

In der linken Spalte finden Sie anklickbare Kästchen, mit denen Sie einzelne Studierende auf Ihrer Liste auswählen können. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-lehrende-und-sekreta/teilnahmemanagement/ das Teilnehmermanagement] nutzen, so wird es an dieser Stelle verwendet um eine Vorauswahl unter den Teilnehmer*innen zu setzen.

Wenn Sie die Seite aufrufen, werden automatisch alle Studierenden ausgewählt, Sie können aber über einen Klick in die Kopfzeile auch alle Studierenden abwählen.

[[File:massenbuchung mit completed.gif|700px|center|frame|Massenbuchung von Studienleistungen und aktiven Teilnahmen - Liste der TeilnehmerInnen]]

Mit einem Klick auf den Button "Leistungsentwürfe für die ausgewählten Studierenden erzeugen" erstellen Sie zunächst eine Entwurfsversion der Leistungsbuchung. '''Diese Entwürfe sind noch nicht für das Prüfungsamt sichtbar.''' Über das Stiftsymbol in der Tabelle können Sie einzelne Einträge auch hier noch korrigieren. (siehe dazu auch den Punkt "Leistungsentwürfe und fehlende/fehlerhafte Leistungspunkte" weiter unten).

[[File:massenbuchung entwuerfe.gif|700px|center|frame]]

 Sie können über die Reiter / Tabs oberhalb der Tabellen zwischen der Anzeige der Teilnehmer*innen und der Entwürfe hin- und herschalten. In der Liste der Teilnehmer*innen im Reiter 'Studienleistungen / aktive Teilnahmen hinzufügen' werden Ihnen nun nur noch die Studierenden gezeigt, für die noch keine Studienleistung / aktive Teilnahme verbucht wurde. Die Liste wird also mit jeder eingetragenen Studienleistung kürzer. Einen Überblick über alle Studienleistungen erhalten Sie in der Leistungsliste, die Sie über das Menü oben rechts erreichen.

Die Spalte "LP" bleibt in der Regel frei und kann auch nicht bearbeitet werden, weil in den aktuellen Studiengängen die Vergabe der Leistungspunkte automatisch bei Modulabschluss in der Prüfungsverwaltung ergänzt wird. Als Lehrende*r haben Sie nur in seltenen Ausnahmefällen die Aufgabe, selbst Leistungspunkte anzugeben.

==== Leistungsmeldung für Studierende in Nicht-BA/MA Studiengängen: Completed ====
In der Seite gibt es neben der Liste der Studierenden, für die Studienleistungen gebucht werden können ggf. noch einen Bereich mit Studierenden in Nicht-BA/MA Studiengängen. Hier können z. B. ERASMUS Studierende oder Promotionsstudent*innen stehen. In den Fällen, in denen solchen Studierenden eine Studienleistung oder Teilnahme an einer Veranstaltung bescheinigt werden soll, kann diese mit der speziellen Studienleistungsart ''Completed'' erfolgen. Hier müssen Sie ggf. die Leistungspunktzahlen ergänzen, falls diese fehlen sollten.

==== Leistungsmeldung für Studierende, die nicht auf der Teilnahmeliste stehen ====
Die Massenbuchungsseite kann nur Studierende berücksichtigen, die in der Teilnahmeliste der Veranstaltung stehen. Da diese aus den Stundenplänen der Studierenden aufgebaut wird, sollten Sie die Studierenden darauf hinweisen, dass sie Ihre Veranstaltung in den Stundenplan aufnehmen sollten.

Wenn einzelne Studierende nicht auf der Teilnahmeliste stehen, Sie Ihnen aber trotzdem eine Leistung verbuchen müssen, können Sie sie über das [https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/ekvv/ekvv-lehrende-und-sekreta/teilnahmemanagement/ Teilnahmemanagement] nachtragen. Sie finden einen Link in diese eKVV Funktion z. B. im Kasten oben rechts auf der Seite. Falls das Teilnahmemanagement bei Ihrer Veranstaltung noch nicht angeschaltet ist, so müssen Sie dies zuerst tun. Sobald Sie die Studierenden nachgetragen haben, erscheinen sie auch auf der Buchungsseite , so dass Sie die Meldung dann fortsetzen können.

==== Exkurs: Umgang mit Rufnamen auf der Leistungsliste ====
Studierende haben die Möglichkeit, in den IT-Systemen einen von ihrem Ausweisnamen abweichenden Rufnamen zu führen. Dies soll insbesondere TIN-Personen ('''T'''rans, '''i'''nter und '''n'''ichtbinäre Personen) ermöglichen, am Studienalltag teilzunehmen ohne ihren abgelegten und zu ihrer Identität nicht passenden Namen veröffentlichen zu müssen. Diese Option wird auch von Personen genutzt, die z.B. nur einen Teil eines Doppelnamens oder einen gebräuchlichen "Spitznamen" als Namen führen.

Der Rufname wird dann auf Teilnahmelisten, in Zoom und in den Lernplattformen angezeigt, allerdings NICHT im Kontext von Leistungsbuchungen, weil diese Teil der offiziellen Abschlussdokumentation werden. Es ist also möglich, dass Ihnen auf der Leistungsliste der Vorname von Studierenden abgezeigt wird, den Sie von der Teilnahmeliste nicht kennen. Für etwaige Kommunikation mit dem Prüfungsamt ist dann die Matrikelnummer das wichtigste Instrument zur eindeutigen Identifikation dieser Studierenden. Den Kolleg*innen im Prüfungsamt werden sowohl Ausweisname als auch Rufname angezeigt.

=== Buchung von Prüfungsleistungen bzw. Modul(teil)prüfungen ===
Wenn Sie Prüfungsleistungen bzw. Modul(teil)prüfungen wie Klausuren, Referate, Portfolios und ähnliches buchen möchten, rufen Sie am besten wieder (wie oben genannt) auf der Seite "Meine Veranstaltungen" den Link "buchen" auf, um dann auf der Auswahlseite den Bereich "Klausur, Hausarbeiten und so weiter ..." auzuwählen.
Damit erreichen Sie die "Leistungsliste" für Ihre Veranstaltung, die wieder auf der Teilnahmeliste beruht.

==== Die Leistungsliste ====
[[File:leistungsliste1.gif|700px|center|frame]]

Auf der Seite "Leistungsliste der Veranstaltung" finden Sie zwei Reiter (oder Tabs) vor: "Eingegebene Leistungen", dann "Leistungen hinzufügen". Unter dem Reiter "Eingegebene Leistungen" wird Ihnen zunächst eine Übersicht über die Leistungen angeboten, die bei der betrachteten Veranstaltung bereits verbucht wurden, sowie den Status dieser Leistungen im Prüfungsamt.

===== Status von Leistungen =====
* "grün" ist "verbucht"
:Leistungen in diesem Status wurden vom Prüfungsamt übernommen und sind damit für die Studierenden sichtbar. Änderungen können Sie nur über die Mitarbeiter*nnen im Prüfungsamt durchführen lassen. Welche Personen Sie hier ansprechen müssen, können Sie über den Link 'Prüfungsamt' im Kasten oben rechts auf der Seite herausfinden.

* "grau" ist "Entwurf"
:Diese Leistungen wurden von Ihnen oder einer/einem anderen Lehrenden bei der Veranstaltung angelegt, aber noch nicht ans Prüfungsamt geschickt. Diese Leistungen sind daher noch nicht für das Prüfungsamt sichtbar. Sie können bei jeder Leistung sehen, wer sie angelegt bzw. zuletzt bearbeitet hat.

* "gelb" ist "warten auf Übernahme"
:Diese Leistungen wurden von Ihnen oder einer/einem anderen Lehrenden an das Prüfungsamt abgeschickt und warten auf die Übernahme.

* "rot" ist "nicht übernommen"
:Diese Leistungen wurden vom Prüfungsamt abgelehnt und nicht übernommen. Hier müssen Sie ggf. nachfragen, warum die Übernahme nicht erfolgen konnte.

 Wechseln Sie auf den zweiten Reiter, wird Ihnen wieder die komplette Teilnahmeliste angezeigt, mit der Möglichkeit, für jede*n Studierende*n Prüfungsleistungen einzutragen.
[[File:leistungsliste3.gif|700px|center|frame]]

==== Prüfungsleistungen für Studierende buchen, die nicht auf der Teilnahmeliste stehen ====
Wenn Sie für Studierende eine Prüfungsleistung buchen wollen, dieser aber nicht auf der Teilnahmeliste der Veranstaltung steht, können Sie dies auch über das Feld "Leistung hinzufügen für Matrikelnummer" über der Tabelle tun. Auf diese Weise buchen Sie Studierenden eine Prüfungsleistung, ohne dass dieser der Teilnehmerliste hinzugefügt werden muss.

==== Aktionen in der Leistungsliste ====
In der letzten Spalte der Leistungsliste finden Sie eine Reihe von Symbolen vor, über die Sie einzelne Leistungen bearbeiten können:

===== Leistungen korrigieren =====
[[File:stift.fpg.jpg|frame|left]]

 

Solange Leistungen im Entwurfsstadium sind, können Sie diese ausgehend von der Leistungsliste überarbeiten. Dazu wird Ihnen in der jeweiligen Zeile ein kleines Stift-Symbol angezeigt, das Sie anklicken können und das dahinterliegende Feld ausfüllen können.
===== Leistungen hinzufügen =====
[[File:leistung.hinzufuegen.jpg|frame|left]]

 

Über das "Plus"-Symbol können Sie den einzelnen Studierenden individuell Prüfungsleistungen verbuchen. Wenn Sie hier klicken, öffnet sich ein Eingabefeld, in das Sie alle Daten der Prüfungsleistung eingeben können:
[[File:leistung eingeben.gif|frame|600px|left]] Beachten Sie bitte, dass für die Studierenden der aktuellen Studiengänge hier nur die Leistungsarten eingegeben werden können, die laut Fachzuordnung im eKVV vorgesehen sind.
Wenn Sie in diesem Formular eine Prüfungsleistung eingetragen haben und diese speichern, erzeugen Sie damit einen Entwurf, der in der Leistunsgliste sichtbar wird und separat abgeschickt werden muss.
===== Leistungen abschicken und zurückholen =====
Mit dem Briefsymbol in der letzten Spalte können Sie Leistungen ins Prüfungsamt schicken[[File:leistung.abschicken.jpg|frame|left]]
 und wieder zurückholen. Zurückgeholte Leistungen erhalten dadurch wieder den Status eines "Entwurfs", können also bearbeitet und erneut abgeschickt werden.
 [[File:leistung.zurueckholen.gif|left|frame]]
 Letzteres ist aber nur möglich, wenn sich Ihre Leistung noch im "gelben" Status befindet, also im Prüfungsamt noch nicht bearbeitet wurde, oder im "roten" Status ist, also bereits vom Prüfungsamt zurückgewiesen wurde.

===== Leistungen löschen =====
Mit dem roten Kreuz in der rechten Spalte löschen Sie die betreffende Leistung [[File:leistung.loeschen.gif|frame|left]]
 

=== Ergebnislisten für die Leistungsmeldung importieren ===
Neben der oben beschriebenen Meldung von Prüfungsleistungen können Sie auch eine größere Menge von Prüfungsleistungen '''auf einmal''' per Import ins eKVV bringen. Diese Funktion muss nicht genutzt werden, sie bietet lediglich eine Alternative für die Einzelmeldung. Sie kann dann sinnvoll genutzt werden, wenn bereits eine Ergebnisliste (z.B in Word oder Excel) angelegt wurde, die nun direkt ins System eingespielt werden soll.

==== Eine Ergebnisliste erstellen ====
Damit Sie eine Ergebnisliste ins eKVV importieren können ist es wichtig, diese im richtigen Format zu erstellen. In der Tabelle müssen folgende Spalten in genau dieser Reihenfolge vorhanden sein (Sie müssen die Spalten der Tabelle ggf. umsortieren):

* Matrikelnummer: Die Matrikelnummer muss in jedem Fall vorhanden sein und an erster Stelle stehen.
* Leistungspunkte: Nach der Matrikelnummer muss die Spalte mit den Leistungspunkten kommen, sofern Leistungspunkte für die Prüfungsleistungen angerechnet werden sollen. Auch in dem Fall, dass Sie die Punktzahl schon auf diesem Formular vorgeben (siehe die weitere Beschreibung), muss die Spalte vorhanden sein, falls Sie noch weitere Merkmale wie die Note importieren wollen.[[File:Teilnehmerlistenexport.jpg|frame|250px|right]]
* Benotung: Nach der Spalte mit den Leistungspunkten kann die Benotung angegeben werden. Hier sind die normalen Notenwerte zulässig oder die Texte 'bestanden' und 'nicht bestanden'. Wenn die Benotung fehlt, so wird immer 'bestanden' eingetragen.
* Thema/Titel: In der vorletzten Spalte kann ein Titel/ein Thematext eingetragen werden.
* Zusatztext: In der letzten Spalte kann schliesslich ein Zusatztext gegeben werden.
* Weitere Spalten wie Namen und Leistungsarten sind nicht notwendig und dürfen nicht mit in das Importfeld kopiert werden!

Eine Vorlage in diesem Format können Sie aus dem eKVV beziehen, wenn Sie auf der Seite "Meine Veranstaltungen" den Punkt Teilnehmerliste anklicken. Dort finden Sie rechts einen Kasten mit "Aktionen", aus denen Sie den Teilnehmerlistenexport für die Ergebnisdokumentation auswählen können (s. Screenshot)

Die Seite, die Ihnen dann angezeigt wird, lässt sich noch nicht bearbeiten, Sie müssen Sie zunächst in eine Excel (oder Word- oder Open Office-) Datei umwandeln. Speichern Sie dazu die angezeigte Seite als HTML-Dokument, öffnen Sie dann Excel (oder Word oder Open Office) und wählen Sie die Teilnehmerliste dann in dem Programm über "Öffnen" aus. Dadurch wird die Seite für Sie bearbeitbar und kann in dem von Ihnen bevorzugten Format gespeichert werden.

==== Der Import ====
Wenn Sie für die Leistungsbuchung den "Import" anklicken, öffnet sich eine Seite, auf der sie die aus der Ergebnisliste kopierten Daten in ein großes Importfeld einfügen können (s. Screenshot). Bitte beachten Sie, dass Sie hier immer nur gleichartige Prüfungsleistungen verbuchen können, also eine Liste von Klausuren, Hausarbeiten und mündlichen Prüfungen nicht gemeinsam verarbeitet werden können. Sollten die zu meldenden Prüfungsleistungen in einer solchen "gemischten" Liste vorliegen, müssen Sie diese zunächst nach Leistungsarten sortieren und dann bündelweise importieren.

[[File:import1.gif|frame|left|700px]]

Vor dem Import füllen Sie zunächst die Eingabemaske am Kopf der Seite aus, indem Sie als erstes die Leistungsart auswählen, darauf folgt wenn nötig das Erbringungsdatum.

Die Daten, die aus der Ergebnisliste importiert werden sollen, werden aus der Liste kopiert und in das Importfenster eingefügt (s. Screenshot). Drücken Sie den Button "Import beginnen", wenn alle notwendigen Felder ausgefüllt sind. Mit dem Import erzeugen Sie zunächst einen Entwurf, der Ihnen auf der nächsten Seite noch einmal angezeigt wird, bevor Sie die Prüfungsleistungen endgültig ans Prüfungsamt schicken (s. nächster Absatz)

==== Mit den importierten Leistungen weiterarbeiten ====
[[File:import2.gif|frame|left|700px]]

Durch den Import werden Leistungesentwürfe angelegt, die Sie noch einmal überprüfen und ggf. bearbeiten können, bevor Sie diese ans Prüfungsamt schicken. Die Daten, die nicht importiert werden konnten, werden separat angezeigt.

=== Buchung von Prüfungsleistungen im Studiengang "Rechtswissenschaft/Staatsprüfung" ===
Leistungen für Studierende des Staatsexamen-Studiengangs Rechtswissenschaft können derzeit (Februar 2022) ausschließlich über den Import von Leistungslisten gemeldet werden.

Bei Veranstaltungen, die im eKVV für diesen Studiengang geöffnet sind, wird unter dem Link "Leistungsbuchung" ein eigener Menüpunkt "Zum Leistungsimport für das Staatsexamen Rechtswissenschaft" angezeigt. Darüber gelangen Sie zu einer eigenen Importseite, die das besondere Format der dort notwendigen Leistungsmeldung aufnehmen kann.

Zunächst müssen Sie eine (Excel-)Tabelle mit den Prüfungsergebnissen der Studierenden vorbereiten. Diese muss die folgenden Spalten haben (in '''dieser''' Reihenfolge):
* Matrikelnummer: Die Matrikelnummer muss in jedem Fall vorhanden sein und an erster Stelle stehen.
* Benotung Erstprüfer*in: Nach der Spalte mit der Matrikelnummer muss die Benotung der ersten prüfenden Person angegeben werden. Hier ist ein Wert von 0-18 zulässig oder der Text 'NE'.
* Benotung Zweitprüfer*in: Als letzte Spalte kann eine Benotung der zweiten prüfenden Person angegeben werden (nur im Schwerpunktbereich). Hier sind dieselben Werte zulässig wie in der vorherigen Spalte.

Weitere Spalten wie Namen und Leistungsarten sind nicht notwendig und dürfen nicht mit in das Importfeld kopiert werden!

Für den Import markieren Sie jetzt die Zeilen der Studierenden, für die Sie Leistungen melden möchten und kopieren diese in das große Textfeld. Falls in der Tabelle unterschiedliche Leistungsarten enthalten sind, so müssen Sie diese in mehreren Schritten importieren. Bei einem Import kann immer nur eine Leistungsart verwendet werden.

Durch einen Klick auf den Schalter "Import beginnen" werden Leistungsentwürfe angelegt und in der folgenden Seite zur Freigabe angezeigt. Werden fehlerhafte Zeilen erkannt, werden diese separat angezeigt.
=== Leistungen ohne Veranstaltungsbezug buchen ===
Die bislang erläuterten Wege, auf denen Prüfungsleistungen gemeldet werden können, bezogen sich alle auf veranstaltungsbezogene Prüfungsleistungen. Über die Verknüpfung einer Prüfungsleistung mit einer Lehrveranstaltungen "weiß" das System, welche Leistungsarten dort möglich sind und wo diese in der Modulstruktur eingeordnet werden können. Auch bei veranstaltungsübergreifenden Modulprüfungen gibt es meist einen Veranstaltungsbezug.

Bei Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug muss diese innere Struktur erst hergestellt werden. Deshalb finden Sie den Zugang für die Verbuchung von Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug auch nicht bei einer Veranstaltung, sondern über den Link "Meine Ergebnismeldungen" oben auf der Seite "Meine Veranstaltungen" (s. auch den Absatz "Meine Ergebnismeldungen"). Deshalb müssen Sie auch beim Melden einer Prüfungsleistung ohne Veranstaltungsbezug angeben, wo diese verwendet werden soll. Dies geschieht über die Einordnung der Prüfungsleistung in die Modulstruktur; ein entsprechendes Formular wird Ihnen bei der Verbuchung angeboten.

Bitte beachten Sie, dass die Vertretung von Lehrenden durch Sekretariate bei der Verbuchung von Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug nicht möglich ist.

==== Einstieg ====
Auf der Seite '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Meine_Ergebnislisten.jsp Meine Ergebnismeldungen]' finden Sie neben dem Einstieg zur Buchung von Prüfungsleistungen ohne Veranstaltungsbezug auch eine Übersicht über die bereits gemeldeten Prüfungsleistungen: Unter dem Reiter "mit Veranstaltungbezug nach Semester" finden Sie nach Semestern sortiert Ihre bisherigen Leistungsmeldungen. Unter dem zweiten Reiter sehen Sie die Prüfungsleistungen, die noch offen, das heißt im Prüfungsamt noch nicht verbucht, sind. Klicken Sie den letzten Reiter "ohne Veranstaltungsbezug" um eine neue Prüfungsleistung einzugeben.
[[File:Einstieg.ohnevst.jpg|frame|left|700px]]

Geben Sie die Matrikelnummer des oder der Studierenden ein, für die Sie eine Prüfungsleistung melden wollen und klicken Sie "ok" um in das Eingabeformular für die Leistungsmeldung zu kommen.

==== Eingabe der Leistung ohne Veranstaltungsbezug ====
Bitte füllen Sie die folgende Eingabemaske (hier als Beispiel für Studierende des Studienmodells 2002) aus:
[[File:erfassung grunddaten.jpg|frame|700px]]

* Stellen Sie das '''Semester''' der Leistungserbringung ein
* Geben Sie den '''Leistungsnamen''' ein, wie z.B. "Modulprüfung"
* Wählen Sie die '''Leistungsart''' aus. Bei Studierenden des Studienmodells 2011 werden Ihnen hier nur die Leistungsarten angeboten, die in der Studienstruktur vorgesehen sind, bei Studierenden des alten Modells sind das deutlich mehr Leistungsarten.
* Wählen Sie eine Note oder den Text "bestanden"/"nicht bestanden" aus.
* Geben Sie für Studierende des alten Studienmodells Leistungspunkte ein, im Studienmodell 2011 ist hier keine Eingabe möglich.
* Wenn Sie einen '''Zusatztext''' eingeben, bedenken Sie bitte, dass dieser auch im Transcript der Studierenden angezeigt wird.
* Geben Sie bei Klausuren und mündlichen Prüfungen das '''Datum''' der Leistungserbringung ein.
* Tragen Sie, wenn nötig, eine '''Anmerkung''' an das Prüfungsamt ein. Diese wird nicht im Transcript angezeigt.

Klicken Sie "Weiter zur Auswahl der Zuordnung" wenn Ihre Eingaben vollständig sind.

==== Zuordnung der Leistung zu einem Modulelement ====
Nachdem Sie die Leistungsdaten eingegeben haben, folgt nun die Zuordnung der Prüfungsleistung zu einem Modul.

Um Ihnen die Zuordnung der Prüfungsleistung zu erleichtern, werden aus den eingeschriebenen Studiengängen des Studierenden die Module ausgewählt, in denen die von Ihnen ausgewählte Leistungsart als veranstaltungsübergreifende Prüfung möglich ist. Dadurch sehen Sie nur einen Ausschnitt der ansonsten sehr komplexen Fachzuordnungen.

Wählen Sie hier das Modulelement aus, als das die von Ihnen gemeldete Prüfung genutzt werden soll. Sollten Sie erst auf dieser Seite bemerken, dass Sie sich bei der Angabe der Leistungsart geirrt haben, können Sie über den Button "Zurück zur Eingabe der Grunddaten" zur ersten Seite zurückgehen und die Leistungsart erneut eingeben.

Ein Sonderfall ist die Zuordnung der Prüfungsleistung, wenn der Studierende diese "fachfremd" für die individuelle Ergänzung erbracht hat. In diesem Fall müssen Sie die Checkbox "in allen Studiengängen" anklicken und anschließend den Studiengang auswählen, für den die Prüfungsleistung ursprünglich vorgesehen ist. Um sich hier zu orientieren, hilft ein Blick in die Detailansicht der Lehrveranstaltung im eKVV, wo Sie alle Fachzuordnungen sehen können.

Speichern Sie die Fachzuordnung und schicken Sie die Prüfungsleistung auf der nächsten Seite (s. Screenshot) an das zuständige Prüfungsamt.

[[File:ohnevst.jpg|frame|700px]]

Sollten Sie Rückfragen an das zuständige Prüfungsamt haben, können Sie dies über das "Personensymbol" bei Ihrem Entwurf direkt ermitteln, Ihnen werden dann die Kontaktdaten angezeigt.

=== Hinweise zur Verbuchung von Leistungen im individuellen Ergänzungsbereich ===
Der individuelle Ergänzungsbereich ist ein Teil des fachwissenschaftlichen Bachelor- oder Masterstudiums, der von den Studierenden relativ frei gestaltet werden kann und dazu dient, dass sich Studierende mit Inhalten jenseits der eigenen Fächergrenzen auseinandersetzen. Im Bachelorstudium umfasst der Individuelle Ergänzungsbereich 30 LP, wobei 20 LP in der Regel in Modulen absolviert werden müssen. Die übrigen 10 LP sind „frei“; hier können auch einzelne Studienleistungen oder Modul(teil)prüfungen, also einzelne Elemente von Modulen eingebracht werden. Es gelten für die Erbringung sämtlicher Leistungen keine Sonderregelungen, weil sie für den Individuellen Ergänzungsbereich studiert werden, vielmehr sind die Regelungen der Modulbeschreibungen zu beachten. Genauere Hinweise zur Ausgestaltung des Individuellen Ergänzungsbereichs und zu wählbaren Modulen finden sich in den [https://uni-bielefeld.de/themen/pruefungsrecht/rahmenpruefungen/# Erläuterungen zur Rahmenprüfungsordnung]].

Für die Verbuchung von Leistungen hat das die folgenden Konsequenzen:
* Es ist relativ wahrscheinlich, dass "fachfremde" Studierende in Lehrveranstaltungen erscheinen und Leistungen für ihren individuellen Ergänzungsbereich erbringen möchten.

* Sie können dabei alle Leistungen erbringen, für die es (irgend)eine Fachöffnung in der Veranstaltung gibt, das heißt, dass jede Leistungsart in Frage kommt, die für die Buchung auswählbar ist.

* Die Studierenden sollten beachten, dass sie für die Erbringung der 20 LP ganze Module abschließen müssen. Ein spezieller Fall sind die übrigen 10 LP, bei denen es den Studierenden mehr oder weniger freigestellt ist wie sie diese nutzen.
== Meldung von Ergebnissen für Studierende in Nicht-BA/MA Studiengängen (ERASMUS) ==

In bestimmten Fällen sollen über die BIS-Prüfungsverwaltung auch Leistungen oder Teilnahmen an Veranstaltungen dokumentiert werden, die von Studierenden erbracht wurden, die nicht in einem Bachelor- oder Masterstudiengang eingeschrieben sind. Ein Beispiel sind die ERASMUS Studierenden.

In der Seite zur Massenbuchung von Studienleistungen und aktiven Teilnahmen wird als weitere Option speziell für diese Studierenden die Meldung einer ''Completed''-Leistung angeboten. Solche ''Completed''-Leistungen müssen mit einer Leistungspunktzahl ausgestattet werden und können so den Studierenden beim Verlassen der Hochschule in einem semesterbezogenen Transcript dokumentiert werden.

Neben der Meldung von ''Completed'' Leistungen ist es grundsätzlich auch möglich, die Funktion zur Buchung von Einzelleistungen zu nutzen. Hier können solchen Studierenden Leistungen verbucht werden, die auch für die anderen Teilnehmer*innen der Veranstaltung vorgesehen sind, sofern dies inhaltlich gerechtfertigt ist.

Datei:Leistung.abschicken.jpg

2022-12-18T20:20:21Z

Kbuchhorn:

Datei:Leistung eingeben.gif

2022-12-18T20:17:45Z

Kbuchhorn:

Datei:Leistung.hinzufuegen.jpg

2022-12-18T20:17:04Z

Kbuchhorn:

Datei:Stift.fpg.jpg

2022-12-18T20:16:37Z

Kbuchhorn:

Datei:Leistungsliste3.gif

2022-12-18T20:15:33Z

Kbuchhorn:

Datei:Leistungsliste1.gif

2022-12-18T20:15:00Z

Kbuchhorn:

Datei:Massenbuchung entwuerfe.gif

2022-12-18T20:14:27Z

Kbuchhorn:

Datei:Massenbuchung mit completed.gif

2022-12-18T20:13:59Z

Kbuchhorn:

Datei:Uebersichtsseite.gif

2022-12-18T20:13:18Z

Kbuchhorn:

Datei:Meine veranstaltungen buchung.gif

2022-12-18T20:12:39Z

Kbuchhorn:

Sachbearbeitung im Prüfungsamt

2022-12-18T20:11:38Z

Kbuchhorn: /* Zweitschrift von Abschlussdokumenten */

[[Category:Prüfungsrecht]]

Auf dieser Seite befinden sich Informationen zu (prüfungs-)rechtlichen Fragen rund um Studium und Lehre für die Zielgruppe der Prüfungsämter.
Im Regelfall waren die hier dargestellten Aspekte Gegenstand der [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Organisation/Verwaltung/Dez_III/Abteilung_3_3/mtv/fortbildung/ab_pruefungsamt.html Fortbildung Sachbearbeitung im Prüfungsamt].

Bei Fragen und Anregungen steht Herr [[Person:165332|Bastian Simon]] (Justitiar, Dez. Studium und Lehre) gern zur Verfügung.

<div class="tocOhneNummern">
__TOC__
</div>

= Zuständigkeiten im Bachelor- Master- Studienmodell, Briefkopf =

Formal zuständig im Verwaltungs- und Prüfungsrecht ist immer eine Behörde. In den Prüfungsordnungen für das Bachelor- Master- Studienmodell der Universität Bielefeld sind zwei Behörden vorgesehen: Dekanin/Dekan und Ausschuss.

Der Ausschuss ist zuständig für Entscheidungen über [[Einwendungs-_und_Widerspruchsverfahren|Einwendungen und Widersprüche]] von Studierenden (Beispiele: Fehler im Prüfungsverfahren; unzufrieden mit Bewertung; Nichtgewährung von: Fristverlängerung, Rücktritt, Nachteilsausgleich, Anerkennung.)

Die Dekanin / der Dekan ist - soweit es sich um eine Angelegenheit der Fakultät handelt - als Behörde für alle anderen Angelegenheiten rund um das Studium zuständig.
Die Dekanin / der Dekan kann Aufgaben delegieren und zwar auf die Studiendekanin / den Studiendekan, eine Hochschullehrerin / einen Hochschullehrer oder auf einen Ausschuss. Delegation meint, dass Entscheidungen eigenverantwortlich von diesen "Delegierten" getroffen werden.

Werden Entscheidungen von "Delegierten" getroffen, die in die Zuständigkeit der Behörde Dekanin / Dekan fallen, erfolgen sie also "im Auftrag" der Dekanin / des Dekans. Bei Entscheidungen, die schriftlich mitgeteilt werden, ist also der Briefkopf "Dekanin / Dekan" zu verwenden und "im Auftrag" zu unterschreiben. Das gilt auch für alle Entscheidungen, die über das Prüfungsamt mitgeteilt werden.

Der Briefkopf des Prüfungsamtes trägt neben dem Unilogo unter der Angabe der Fakultät den Hinweis "Die Dekanin" oder "Der Dekan". Im rechten Feld stehen dann die Angaben "Prüfungsamt" und zur Person.

Die Abschlussdokumente werden von der Dekanin / dem Dekan unterzeichnet. Im Vertretungsfall darf nur von der/dem Prodekan/in unterschrieben werden. Diese Person unterzeichnet mit dem Zusatz vorab „i.V.“. Der gedruckte Name (z.B. Michael Müller) bleibt auch in diesem Fall der von der/dem Dekan/in, weil dies die ausgebende Stelle ist.

= Führen von Prüfungsakten =

Aus dem Rechtsstaatsprinzip leitet sich ab, dass öffentliche Stellen wie die Universität Akten führen. In Prüfungsakten werden alle wesentlichen Verfahrenshandlungen, die das Studium und die Erbringung von Leistungen betreffen, vollständig und nachvollziehbar nachgehalten. Nicht zur Prüfungsakte gehören Angelegenheiten des Studiums, die die Einschreibung betreffen.
Weitere allgemeine Grundsätze der Aktenführung sind:
* die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung),
* das grundsätzliche Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Sicherung von Authentizität und Integrität) und
* das Gebot, den Aktenbestand langfristig, d.h unter Berücksichtigung der [https://verkuendungsblatt.uni-bielefeld.de/1/4/8/P000002723.pdf Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten] zu sichern.

Aktenrelevant sind alle Aspekte, die für einen späteren Nachweis der Vollständigkeit und der Nachvollziehbarkeit von Handlungen und Entscheidungen sind.

Zu einer Prüfungsakte gehören grundsätzlich:
* Dokumentation aller Handlungen und Entscheidungen im Zusammenhang mit der Erbingung von Leistungen einschließlich etwaiger Vorgänge zu Nachteilsausgleichen, Fristverlängerungen, Rücktritten, etc. sowie die Prüfungs- und Studienleistungen selbst;
* Korrespondenz mit Studierenden z.B. wegen Bachelor- oder Masterarbeit;
* Vorgänge im Zusammenhang mit der Anerkennung von Leistungen und Einstufungen;
* Unterlagen im Zusammenhang mit der Abschlusserstellung sowie Abschlussdokumente;
* Vorgänge zu Einwendungs-, Widerspruchs- und Klageverfahren.

An der Universität Bielefeld werden weite Teile der Prüfungsakte elektronisch in der BIS Prüfungsverwaltung geführt. Soweit sich hieraus die zuvor genannte Dokumentation ergibt, bedarf es keiner Doppelung in Papierform.

Die einzelnen Studien- und Prüfungsleistungen befinden sich im Regelfall bei den Lehrenden. Sofern die Leistungen nicht zurückgegeben werden, sind die Lehrenden für die vorgesehene Aufbewahrung von 5 Jahren verantwortlich. Wichtig ist, dass bei Bedarf auf die Leistungen zugegriffen werden kann.

Werden Schreiben an Studierende verschickt, wird eine Entwurfsfassung des Schreibens zur Prüfungsakte genommen. Auf dieser Entwurfsfassung wird vermerkt unter welchem Datum das Original erstellt wurde und es wird vermerkt, wann es in die Post gegeben wurde. Die jeweilige Bearbeiterin / der jeweilige Bearbeiter zeichnet dies mit ihrem / seinem Kürzel ab.

Relevante E-Mails an Studierende werden als Ausdruck zur Prüfungsakte genommen.

Auf Schreiben von Studierenden wird - sofern durch die Poststelle nicht geschehen - das jeweilige Eingangsdatum vermerkt.

= Akteneinsicht durch Studierende =

Studierende haben jenseits der Möglichkeit Einsicht in ihre Studien- und Prüfungsleistungen zu nehmen auch Anspruch auf Akteneinsicht in ihre Prüfungsakte. Dies schließt grundsätzlich die Möglichkeit ein, Kopien anzufertigen. (§ 18 [https://uni-bielefeld.de/themen/pruefungsrecht/prufungsrechtliche-rahmen/ Prüfungsrechtliche Rahmenregelungen])

= Vorläufige Einschreibung in einen Masterstudiengang aus wichtigem Grund (BAföG) =
Ab dem Sommersemester 2019 ist es für Bachelorstudierende der Universität Bielefeld zunächst möglich, sich aus wichtigem Grund, insbesondere zur Vermeidung einer BAföG-Förderungslücke, befristet in einen Masterstudiengang einzuschreiben. Die Voraussetzungen und das Verfahren werden [[Umschreibung_Master|hier]] beschrieben

= Zuordnung von Fächerspezifischen Bestimmungen und Anlässe für deren Änderung =
Mit der Einschreibung in einen Bachelor- oder Masterstudiengang an der Universität Bielefeld werden Studierenden die gültigen Fächerspezifischen Bestimmungen (FsB) zugeordnet und in der BIS-Prüfungsverwaltung auf der Studierendendetailansicht angezeigt. Werden neue FsB veröffentlicht, beispielsweise bei Änderungen an Modulen, sind im Prüfungsamt bestimmte Arbeitsschritte durchzuführen. Maßgeblich sind in diesem Zusammenhang die Übergangsregelungen, die mit den neuen FsB veröffentlicht werden.

Hier ein Beispiel aus einem Masterstudiengang:

Inkrafttreten und Geltungsbereich:

''(1) Diese Fächerspezifischen Bestimmungen treten zum 1. Oktober 2018 in Kraft. Sie gelten für alle Studierenden, die sich ab dem Wintersemester 2018/2019 für den Masterstudiengang […] einschreiben.''

''(2) Studierende, die vor dem Wintersemester 2018/2019 an der Universität Bielefeld für den Masterstudiengang […] eingeschrieben waren, können das Studium bis zum Ende des Sommersemesters 2020 auf der Grundlage der Fächerspezifische Bestimmungen für den Masterstudiengang [….] abschließen. Mit Beginn des Wintersemesters 2020/21 gelten auch für die in Satz 1 genannten Studierenden diese Fächerspezifischen Bestimmungen. Über die Anerkennung bis zu diesem Zeitpunkt bereits erbrachter Leistungen entscheidet der*die Dekan*in der Fakultät für […].''

''(3) Auf Antrag der oder des Studierenden werden diese Fächerspezifischen Bestimmungen auch auf Studierende gemäß Absatz 2 angewendet. Der Antrag ist unwiderruflich.''

Die für das weitere Vorgehen relevanten Informationen sind in diesem Beispiel, das Auslaufen der FsB zum '''Sommersemester 2020''' und der hiernach mögliche Studienabschluss, d.h. mit Leistungen, die grundsätzlich bis zum 30.09.2020 erbracht wurden oder aber eindeutig noch dem Sommersemester 2020 zugeordnet werden.

Da die Zuständigkeiten und Aufgaben ineinander greifen, arbeitet das Prüfungsamt bei dem Auslaufen einer FsB eng mit der Stelle zusammen, die sich für die Veröffentlichung der FsB verantwortlich zeigt wie etwa dem Studiendekanat oder dem Servicebüro. Diese Tätigkeiten stehen nun an:

*Etwa 1 Jahr vor dem Auslaufen erfolgt die (erneute) Benachrichtigung der Studierenden. Inhalt sind Informationen zu den Änderungen ggf. Übergangsregelungen. Der Versand wird mit dem*der Studiendekan*in abgestimmt.
*Im Prüfungsamt wird eine Wiedervorlage zum Ende des Auslaufens eingerichtet.
*Nach Gültigkeitsende der FsB selektiert das Prüfungsamt die Kohorte in der BIS-Prüfungsverwaltung über die Funktion "Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen" in "Auswertungen und Statistiken". *Die Transcripte der Studierenden aus dieser Liste werden einzeln beurteilt und in zwei Gruppen eingeteilt:

'''
Studienabschluss noch nicht erreicht:'''
Für Studierende, die das "Fach" noch nicht abgeschlossen haben, werden die neuen FsB hinterlegt. Das Umziehen der FsB erfolgt unabhängig davon, ob sich Studierende mit dem Prüfungsamt in Verbindung setzten.

'''Studienfach abgeschlossen:'''
Die abgeschlossenen Studiengangsvarianten werden - ohne die Note der Studiengangsvariante - eingefroren und die Studierenden benachrichtigt. Ein Antrag auf Zwischentranscript ist für das bloße Einfrieren nicht notwendig. Der Abschluss nach der Vorgängerversion der FsB auf Grundlage des Zeugnisantrags kann auch noch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Die Voraussetzung hierfür ist, dass der Zeitpunkt der Erbringung der Leistung(en) innerhalb des Geltungsbereichs liegt.

Hinweise: Wird eine Prüfungsleistung zeitlich nach dem Auslaufen der FsB erbracht und dem Folgesemester zugeordnet, müssen die neuen FsB angewendet werden, siehe Studienabschluss noch nicht erreicht.“

= Leistungserbringung und Verbuchung - Besonderheiten für ERASMUS-Studierende =

Diese [[Leistungserbringung_im_Rahmen_von_ERASMUS_Aufenthalten|Seite]] informiert über wesentliche Aspekte zur Leistungserbringung und -dokumentation im Zusammenhang mit ERASMUS Aufenthalten.

= Abgabefristen schriftlicher Prüfungsarbeiten =

Der Prüfling hat sicherzustellen, dass Prüfungsarbeiten rechtzeitig eintreffen, das gilt auch für auf dem Postweg versandte Arbeiten, auch, wenn die Arbeit im Ausland abgeschickt wird. Es kommt nicht auf das Datum des Poststempels, sondern auf das rechtzeitige Eintreffen im Prüfungsamt (oder jedenfalls in der Uni) an.

= Täuschungshandlungen, Plagiate, TurnitIn =

'''1. Täuschungshandlungen'''

Bei Täuschungshandlungen kann es nach Maßgabe der jeweiligen Prüfungsordnung Sanktionen bis hin zur Exmatrikulation geben.

'''2. Plagiat'''

Prüfungsrechtlich ist ein Plagiat eine Form von Täuschung.
Sanktionen kann es laut Prüfungsordnung und Hochschulgesetz nur bei Täuschungen geben.
Die Art der Sanktion hängt von der Schwere der Täuschung ab.
Es gibt keinen Automatismus: Plagiat = nicht ausreichend / nicht bestanden.
Vielmehr ist eine vollumfänglich Bewertung / Begründung erforderlich.

'''3. Vorgehen'''

# Es erfolgt eine Bewertung durch die*den Prüfende*n. Bei einer Täuschung wird die Leistung und der Umstand der Täuschung bewertet. Einiziger Unterschied ist, dass die*der Prüfende die*den Studierende*n mit dem Vorwurf der Täuschung konfrontiert und dazu anhört, es empfiehlt sich eine [[:File:2020-11-06 Anhoerung Taeuschung Lehrende.docx|schriftliche Anhörung]]. In Kenntnis der Stellungnahme wird über die Bewertung entschieden. Formal zuständig sind hierfür immer noch ausschließlich die Prüfer*innen. Im Rahmen der Bergündung der Bewertung muss die Täuschungshandlung darlegt und bis zu einem gewissen Grad bewiesen werden. Konkret wird das o.g. Anhörungsschreiben erweitert um etwaige Darlegungen aus der Stellungnahme und es erfolgt die abschließende Begründung.
# Es empfiehlt sich, in jedem Fall die*den zuständige*n Studiendekan*in einzubeziehen, da häufig unabhängig von Schritt 1 ein Gespräch stattfindet. Das Gespräch hat (ausschließlich) die Funktion, gesondert auf das Fehlverhalten hinzuweisen und härte Sanktionen im Wiederholungsfall anzukündigen.
# Der Täuschungsversuch ist in der Prüfungsakte aktenkundig zu machen, aber auf keinen Fall im Transcript!
# Im Wiederholungsfall oder bei besonders schwerwiegenden Täuschungen kann eine Exmatrikulation erfolgen. Zuständig ist Dezernat Studium und Lehre, Ansprechpartner ist das Justitiariat.

Zum Nachweis von Plagiaten in begründeten Verdachtsfällen steht den Fakultäten die '''Plagiatserkennungssoftware Turnitin''' zur Verfügung.
Bei Abschlussarbeiten und Modul(teil)prüfungen im Studienmodell 2011 ist eine Überprüfung durch Turnitin nur in begründeten Verdachtsfällen zulässig. Es muss also erst ein konkreter Verdacht bestehen, bevor man TurnitIn nutzen darf. Wurde eine Klausur elektronisch auf Distanz abgenommen, ist auch eine umfassende Überprüfung ohne Verdacht zulässig.
Der Bericht von TurnitIn bedarf einer Bewertung. Die Anzeige von Fundstellen besagt noch nicht, dass es sich um ein Plagiat handelt, es könnte zum Beispiel ein wörtliches Zitat sein.
Weitere Informationen finden sich [http://www.uni-bielefeld.de/gute_wiss_praxis/ hier].

= Begründung von Bewertungen, Herausgabe von Gutachten =

Studierende haben Anspruch auf eine Begründung von vorgenommenen Bewertungen und zwar nicht nur bei den Abschlussarbeiten.

"Die Bewertung und ggf. Benotung von Modulprüfungen oder Modulteilprüfungen ist den Studierenden jeweils spätestens sechs Wochen nach Erbringung der Modulprüfung oder Modulteilprüfung bekannt zu geben. Die erforderliche Begründung der Bewertung und ggf. Benotung ist den Studierenden zugänglich zu machen (§ 30). Soweit Gutachten vorliegen, sollen diese ausgegeben werden." (§ 14 Abs. 9 BPO 2011)

Durch den Verweis auf § 30 - Akteneinsicht - wird auch auf die dortige Option verwiesen, dass schriftliche Arbeiten an die Studierenden ausgehändigt werden können und dass damit zugleich das Recht auf Einsichtnahme erfüllt wird.

Im Prüfungsamt wird in der Regel nur das Prüfungsverfahren zur Abschlussarbeit begleitet. Folglich liegen auch nur die Gutachten zur Abschlussarbeit vor. Im Zusammenhang mit der Ausgabe von Gutachten sollte folgender Grundsatz beachtet werden: "'Originale' sollen zusammenbleiben". Erfolgt also keine Herausgabe der Arbeit, dann sollten auch nur Kopien der Gutachten herausgegeben werden.

= Zuordnung einer Leistung zu einem Semester =
Bei der Verbuchung einer Leistung wird diese einem Semester zugeordnet. Die richtige Semesterzuordnung ist insbesondere zum Studienabschluss relevant, weil sich hier die Frage stellt, ob Studierende in Regelstudienzeit abgeschlossen haben oder nicht. In diesem Zusammenhang sind insbesondere zwei Fallgestaltungen denkbar:
* Zweite Gelegenheit einer Prüfung findet im Oktober oder April statt. Diese Prüfung wird dem Vorsemester zugeordnet.
* Abschlussarbeit wird im Oktober oder April abgegeben, aber der tatsächliche Schwerpunkt der Bearbeitung lag im Vorsemester. Als "Daumenregel" könnte man sagen: Wenn lediglich 1/6 der tatsächlichen Bearbeitungszeit im Oktober / April liegt, kann die Leistung noch dem Vorsemester zugeordnet werden.
In beiden Fällen ist es vertretbar, dass Studierende in dem gerade erst begonnen Semester (Oktober / April) nicht eingeschrieben sein müssen, wenn sie keine weiteren Leistungen erbringen müssen.

= Einwendungs- und Widerspruchsverfahren =
Grundlegende Ausführungen zu [[Einwendungs-_und_Widerspruchsverfahren|Einwendungs- und Widerspruchsverfahren]] finden sich in einem gesonderten Artikel.

Das Prüfungsamt wird häufig gebeten, das Verfahren zu begleiten. Hierzu dient auch der verlinkte Artikel. Entsprechende Verfahren sind oft aufwändig und es werden schnell relevante Aspekte übersehen, daher empfiehlt sich stets eine frühe Kontaktaufnahme mit dem Justitiariat, um eine rechtliche Einschätzung zu erhalten.

= Hochschulstatistikgesetz =

Im Zusammenhang mit der Erstellung des Studienabschlusses werden Daten für die Hochschulstatistik erfasst. Weitere Informationen finden sich [[Hochschulstatistikgesetz|hier]].

= Zweitschrift von Abschlussdokumenten =

* Voraussetzung: Schriftliche, glaubhafte Erklärung, dass Original verloren gegangen ist.
* Anforderungen an Zweitschriften:
** Kennzeichnung als Zweitschrift (engl.: duplicate), keine Unterschrift, sondern „gez.“, Bestätigungsvermerk des Prüfungsamtes mit Unterschrift und Siegel
** „Die Übereinstimmung dieser Zweitschrift mit dem Original wird hiermit bestätigt. Bielefeld, den (Funktion / Unterschrift / Siegel)“
** „It is hereby certified that this duplicate corresponds to the original. Bielefeld, (date / function / signature / seal)”

Eine Gebührenerhebung ist nach der [https://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Studium/Studierendensekretariat/Studienbeitraege/Rechtsgrundlagen.html Gebühren- und Beitragssatzung der Universität Bielefeld] vorgesehen.

Praktisches Vorgehen:

In den Bachelor- und Masterstudiengängen des Studienmodells 2011 werden die in der Prüfungsverwaltung hinterlegten und ausgestellten (Original) Abschlussdokumente erneut ausgedruckt, wenn hierfür eine Zweitschrift erstellt werden soll. Für das deutsche Zeugnis, die deutsche Urkunde sowie für Diploma Supplement und Transcript wird jeweils die o.g. Kennzeichnung vorgenommen und entsprechend ausgefüllt / unterschrieben. Für Zeugnis und Urkunde gibt es eine [[:File:Zweitschrift_Vorlage_Zeugnis_und_Urkunde.pdf|Vorlage]]. Die englische Fassung wird erneut ohne weiteren Zusatz ausgedruckt und ausgegeben, da die Fassung bereits einen Zusatz und Verweis auf das deutsche Original enthält.

'''Änderung von Zeugnissen und Urkunden nach Änderung des Vornamens und der Feststellung der Geschlechtszugehörigkeit auf Grundlage des Transsexuellengesetzes (TSG)'''

Wird ein entsprechender gerichtlicher Beschluss zur Vornamensänderung auf Grundlage des TSG vorgelegt, sollen soweit möglich neue geänderte Originaldokumente Zug um Zug gegen Rückgabe der bisherigen Originaldokumente und keine Zweitschriften ausgestellt werden. Das bedeutet:

* Das neue Originaldokument unterscheidet sich nur durch die Abänderung des Vornamens, insbesondere unterschreibt die Person, die das bisherige Original unterschrieben hat (z.B. damalige Dekanin). Ist diese Person nicht greifbar oder verstorben unterschreibt die zum damaligen Zeitpunkt stellvertretende Person (z.B. damaliger Prodekan).
* Sind keine damals unterschriftsberechtigten Personen mehr greifbar, wird eine Zweitschrift nach dem zuvor beschriebenen Verfahren ausgestellt.
* Eine weitergehende Abänderung der Akten ist damit nicht verbunden.

Voraussichtlich wird es nur sehr wenige "TSG-Fälle" geben, daher erscheint eine jeweilige Verständigung mit dem Justitiariat sinnvoll.

= Rücknahme von Entscheidungen am Beispiel von Abschlussdokumenten =

Entscheidungen (Verwaltungsakte) einer Behörde können zurückgenommen werden, wenn diese rechtswidrig, d.h. fehlerhaft sind. Zeugnisse und sonstige Abschlussdokumente sind ebenfalls Entscheidungen / Verwaltungsakte. Allerdings berechtigt ein Fehler nicht direkt dazu, Abschlussdokumente zurückzufordern und ggf. eine korrigierte Version auszustellen. Vielmehr ist ein gesondertes Rücknahmeverfahren erforderlich. Auf ein solches Verfahren kann grundsätzlich nur dann im gegenseitigen Einvernehmen mit dem Studierenden verzichtet werden, wenn sich ein ganz offensichtlicher Fehler in ein Abschlussdokuement eingeschlichen hat und eine Neuausstellung im Interesse der oder des Studierenden liegt (Beispiel: Name falsch geschrieben).

Hinweise und Verfahrensablauf:
* Zuständig für Rücknahme ist die Erlassbehörde, d.h. im BA/MA Studienmodell Dekanin oder Dekan.
* Ein Abschlussdokument „kann“ zurück genommen werden, d.h. es ist eine Entscheidung nach pflichtgemäßen Ermessen unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls aber mit Blick auf eine einheitliche Verwaltungspraxis zu treffen; d.h. es gibt keinen Automatismus fehlerhaft/rechtswidrig = Rücknahme!
* Soll eine Rücknahme erfolgen ist eine schriftliche Anhörung zur beabsichtigten Rücknahme erforderlich. In dieser wird dargelegt, warum das Abschlussdokument fehlerhaft = rechtswidrig ist und warum beabsichtigt ist, dieses zurückzunehmen. Es wird die Möglichkeit zur Stellungnahme eingeräumt, sich innerhalb einer gewissen Frist zu äußern.
* Die Rücknahmeentscheidung wird ggf. unter Berücksichtigung der Stellungnahme getroffen.
* Es ergeht ggf. ein förmlicher Rücknahmebescheid. Stichworte zur Ausgestaltung des Bescheides:
** (Erneute) Darlegung des Sachverhaltes
** Begründung warum Rücknahme erfolgt ggf. unter Berücksichtigung der Stellungnahme
** Rückforderung des Abschlussdokuments samt erstellter Kopien
** ggf. Hinweis auf Ausstellung eines neuen Abschlussdokuments
** Rechtsbehelfsbelehrung - Klage
* Folgen der Rücknahme: ggf. Ausgleich des Vermögensnachteils
** Entgangenes Arbeitsentgelt
** Semesterbeitrag bei Verlängerung des Studiums

Datei:Zweitschrift Vorlage Zeugnis und Urkunde.pdf

2022-12-18T20:09:50Z

Kbuchhorn:

Sachbearbeitung im Prüfungsamt

2022-12-18T20:09:01Z

Kbuchhorn: /* Täuschungshandlungen, Plagiate, TurnitIn */

[[Category:Prüfungsrecht]]

Auf dieser Seite befinden sich Informationen zu (prüfungs-)rechtlichen Fragen rund um Studium und Lehre für die Zielgruppe der Prüfungsämter.
Im Regelfall waren die hier dargestellten Aspekte Gegenstand der [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Organisation/Verwaltung/Dez_III/Abteilung_3_3/mtv/fortbildung/ab_pruefungsamt.html Fortbildung Sachbearbeitung im Prüfungsamt].

Bei Fragen und Anregungen steht Herr [[Person:165332|Bastian Simon]] (Justitiar, Dez. Studium und Lehre) gern zur Verfügung.

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= Zuständigkeiten im Bachelor- Master- Studienmodell, Briefkopf =

Formal zuständig im Verwaltungs- und Prüfungsrecht ist immer eine Behörde. In den Prüfungsordnungen für das Bachelor- Master- Studienmodell der Universität Bielefeld sind zwei Behörden vorgesehen: Dekanin/Dekan und Ausschuss.

Der Ausschuss ist zuständig für Entscheidungen über [[Einwendungs-_und_Widerspruchsverfahren|Einwendungen und Widersprüche]] von Studierenden (Beispiele: Fehler im Prüfungsverfahren; unzufrieden mit Bewertung; Nichtgewährung von: Fristverlängerung, Rücktritt, Nachteilsausgleich, Anerkennung.)

Die Dekanin / der Dekan ist - soweit es sich um eine Angelegenheit der Fakultät handelt - als Behörde für alle anderen Angelegenheiten rund um das Studium zuständig.
Die Dekanin / der Dekan kann Aufgaben delegieren und zwar auf die Studiendekanin / den Studiendekan, eine Hochschullehrerin / einen Hochschullehrer oder auf einen Ausschuss. Delegation meint, dass Entscheidungen eigenverantwortlich von diesen "Delegierten" getroffen werden.

Werden Entscheidungen von "Delegierten" getroffen, die in die Zuständigkeit der Behörde Dekanin / Dekan fallen, erfolgen sie also "im Auftrag" der Dekanin / des Dekans. Bei Entscheidungen, die schriftlich mitgeteilt werden, ist also der Briefkopf "Dekanin / Dekan" zu verwenden und "im Auftrag" zu unterschreiben. Das gilt auch für alle Entscheidungen, die über das Prüfungsamt mitgeteilt werden.

Der Briefkopf des Prüfungsamtes trägt neben dem Unilogo unter der Angabe der Fakultät den Hinweis "Die Dekanin" oder "Der Dekan". Im rechten Feld stehen dann die Angaben "Prüfungsamt" und zur Person.

Die Abschlussdokumente werden von der Dekanin / dem Dekan unterzeichnet. Im Vertretungsfall darf nur von der/dem Prodekan/in unterschrieben werden. Diese Person unterzeichnet mit dem Zusatz vorab „i.V.“. Der gedruckte Name (z.B. Michael Müller) bleibt auch in diesem Fall der von der/dem Dekan/in, weil dies die ausgebende Stelle ist.

= Führen von Prüfungsakten =

Aus dem Rechtsstaatsprinzip leitet sich ab, dass öffentliche Stellen wie die Universität Akten führen. In Prüfungsakten werden alle wesentlichen Verfahrenshandlungen, die das Studium und die Erbringung von Leistungen betreffen, vollständig und nachvollziehbar nachgehalten. Nicht zur Prüfungsakte gehören Angelegenheiten des Studiums, die die Einschreibung betreffen.
Weitere allgemeine Grundsätze der Aktenführung sind:
* die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung),
* das grundsätzliche Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Sicherung von Authentizität und Integrität) und
* das Gebot, den Aktenbestand langfristig, d.h unter Berücksichtigung der [https://verkuendungsblatt.uni-bielefeld.de/1/4/8/P000002723.pdf Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten] zu sichern.

Aktenrelevant sind alle Aspekte, die für einen späteren Nachweis der Vollständigkeit und der Nachvollziehbarkeit von Handlungen und Entscheidungen sind.

Zu einer Prüfungsakte gehören grundsätzlich:
* Dokumentation aller Handlungen und Entscheidungen im Zusammenhang mit der Erbingung von Leistungen einschließlich etwaiger Vorgänge zu Nachteilsausgleichen, Fristverlängerungen, Rücktritten, etc. sowie die Prüfungs- und Studienleistungen selbst;
* Korrespondenz mit Studierenden z.B. wegen Bachelor- oder Masterarbeit;
* Vorgänge im Zusammenhang mit der Anerkennung von Leistungen und Einstufungen;
* Unterlagen im Zusammenhang mit der Abschlusserstellung sowie Abschlussdokumente;
* Vorgänge zu Einwendungs-, Widerspruchs- und Klageverfahren.

An der Universität Bielefeld werden weite Teile der Prüfungsakte elektronisch in der BIS Prüfungsverwaltung geführt. Soweit sich hieraus die zuvor genannte Dokumentation ergibt, bedarf es keiner Doppelung in Papierform.

Die einzelnen Studien- und Prüfungsleistungen befinden sich im Regelfall bei den Lehrenden. Sofern die Leistungen nicht zurückgegeben werden, sind die Lehrenden für die vorgesehene Aufbewahrung von 5 Jahren verantwortlich. Wichtig ist, dass bei Bedarf auf die Leistungen zugegriffen werden kann.

Werden Schreiben an Studierende verschickt, wird eine Entwurfsfassung des Schreibens zur Prüfungsakte genommen. Auf dieser Entwurfsfassung wird vermerkt unter welchem Datum das Original erstellt wurde und es wird vermerkt, wann es in die Post gegeben wurde. Die jeweilige Bearbeiterin / der jeweilige Bearbeiter zeichnet dies mit ihrem / seinem Kürzel ab.

Relevante E-Mails an Studierende werden als Ausdruck zur Prüfungsakte genommen.

Auf Schreiben von Studierenden wird - sofern durch die Poststelle nicht geschehen - das jeweilige Eingangsdatum vermerkt.

= Akteneinsicht durch Studierende =

Studierende haben jenseits der Möglichkeit Einsicht in ihre Studien- und Prüfungsleistungen zu nehmen auch Anspruch auf Akteneinsicht in ihre Prüfungsakte. Dies schließt grundsätzlich die Möglichkeit ein, Kopien anzufertigen. (§ 18 [https://uni-bielefeld.de/themen/pruefungsrecht/prufungsrechtliche-rahmen/ Prüfungsrechtliche Rahmenregelungen])

= Vorläufige Einschreibung in einen Masterstudiengang aus wichtigem Grund (BAföG) =
Ab dem Sommersemester 2019 ist es für Bachelorstudierende der Universität Bielefeld zunächst möglich, sich aus wichtigem Grund, insbesondere zur Vermeidung einer BAföG-Förderungslücke, befristet in einen Masterstudiengang einzuschreiben. Die Voraussetzungen und das Verfahren werden [[Umschreibung_Master|hier]] beschrieben

= Zuordnung von Fächerspezifischen Bestimmungen und Anlässe für deren Änderung =
Mit der Einschreibung in einen Bachelor- oder Masterstudiengang an der Universität Bielefeld werden Studierenden die gültigen Fächerspezifischen Bestimmungen (FsB) zugeordnet und in der BIS-Prüfungsverwaltung auf der Studierendendetailansicht angezeigt. Werden neue FsB veröffentlicht, beispielsweise bei Änderungen an Modulen, sind im Prüfungsamt bestimmte Arbeitsschritte durchzuführen. Maßgeblich sind in diesem Zusammenhang die Übergangsregelungen, die mit den neuen FsB veröffentlicht werden.

Hier ein Beispiel aus einem Masterstudiengang:

Inkrafttreten und Geltungsbereich:

''(1) Diese Fächerspezifischen Bestimmungen treten zum 1. Oktober 2018 in Kraft. Sie gelten für alle Studierenden, die sich ab dem Wintersemester 2018/2019 für den Masterstudiengang […] einschreiben.''

''(2) Studierende, die vor dem Wintersemester 2018/2019 an der Universität Bielefeld für den Masterstudiengang […] eingeschrieben waren, können das Studium bis zum Ende des Sommersemesters 2020 auf der Grundlage der Fächerspezifische Bestimmungen für den Masterstudiengang [….] abschließen. Mit Beginn des Wintersemesters 2020/21 gelten auch für die in Satz 1 genannten Studierenden diese Fächerspezifischen Bestimmungen. Über die Anerkennung bis zu diesem Zeitpunkt bereits erbrachter Leistungen entscheidet der*die Dekan*in der Fakultät für […].''

''(3) Auf Antrag der oder des Studierenden werden diese Fächerspezifischen Bestimmungen auch auf Studierende gemäß Absatz 2 angewendet. Der Antrag ist unwiderruflich.''

Die für das weitere Vorgehen relevanten Informationen sind in diesem Beispiel, das Auslaufen der FsB zum '''Sommersemester 2020''' und der hiernach mögliche Studienabschluss, d.h. mit Leistungen, die grundsätzlich bis zum 30.09.2020 erbracht wurden oder aber eindeutig noch dem Sommersemester 2020 zugeordnet werden.

Da die Zuständigkeiten und Aufgaben ineinander greifen, arbeitet das Prüfungsamt bei dem Auslaufen einer FsB eng mit der Stelle zusammen, die sich für die Veröffentlichung der FsB verantwortlich zeigt wie etwa dem Studiendekanat oder dem Servicebüro. Diese Tätigkeiten stehen nun an:

*Etwa 1 Jahr vor dem Auslaufen erfolgt die (erneute) Benachrichtigung der Studierenden. Inhalt sind Informationen zu den Änderungen ggf. Übergangsregelungen. Der Versand wird mit dem*der Studiendekan*in abgestimmt.
*Im Prüfungsamt wird eine Wiedervorlage zum Ende des Auslaufens eingerichtet.
*Nach Gültigkeitsende der FsB selektiert das Prüfungsamt die Kohorte in der BIS-Prüfungsverwaltung über die Funktion "Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen" in "Auswertungen und Statistiken". *Die Transcripte der Studierenden aus dieser Liste werden einzeln beurteilt und in zwei Gruppen eingeteilt:

'''
Studienabschluss noch nicht erreicht:'''
Für Studierende, die das "Fach" noch nicht abgeschlossen haben, werden die neuen FsB hinterlegt. Das Umziehen der FsB erfolgt unabhängig davon, ob sich Studierende mit dem Prüfungsamt in Verbindung setzten.

'''Studienfach abgeschlossen:'''
Die abgeschlossenen Studiengangsvarianten werden - ohne die Note der Studiengangsvariante - eingefroren und die Studierenden benachrichtigt. Ein Antrag auf Zwischentranscript ist für das bloße Einfrieren nicht notwendig. Der Abschluss nach der Vorgängerversion der FsB auf Grundlage des Zeugnisantrags kann auch noch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Die Voraussetzung hierfür ist, dass der Zeitpunkt der Erbringung der Leistung(en) innerhalb des Geltungsbereichs liegt.

Hinweise: Wird eine Prüfungsleistung zeitlich nach dem Auslaufen der FsB erbracht und dem Folgesemester zugeordnet, müssen die neuen FsB angewendet werden, siehe Studienabschluss noch nicht erreicht.“

= Leistungserbringung und Verbuchung - Besonderheiten für ERASMUS-Studierende =

Diese [[Leistungserbringung_im_Rahmen_von_ERASMUS_Aufenthalten|Seite]] informiert über wesentliche Aspekte zur Leistungserbringung und -dokumentation im Zusammenhang mit ERASMUS Aufenthalten.

= Abgabefristen schriftlicher Prüfungsarbeiten =

Der Prüfling hat sicherzustellen, dass Prüfungsarbeiten rechtzeitig eintreffen, das gilt auch für auf dem Postweg versandte Arbeiten, auch, wenn die Arbeit im Ausland abgeschickt wird. Es kommt nicht auf das Datum des Poststempels, sondern auf das rechtzeitige Eintreffen im Prüfungsamt (oder jedenfalls in der Uni) an.

= Täuschungshandlungen, Plagiate, TurnitIn =

'''1. Täuschungshandlungen'''

Bei Täuschungshandlungen kann es nach Maßgabe der jeweiligen Prüfungsordnung Sanktionen bis hin zur Exmatrikulation geben.

'''2. Plagiat'''

Prüfungsrechtlich ist ein Plagiat eine Form von Täuschung.
Sanktionen kann es laut Prüfungsordnung und Hochschulgesetz nur bei Täuschungen geben.
Die Art der Sanktion hängt von der Schwere der Täuschung ab.
Es gibt keinen Automatismus: Plagiat = nicht ausreichend / nicht bestanden.
Vielmehr ist eine vollumfänglich Bewertung / Begründung erforderlich.

'''3. Vorgehen'''

# Es erfolgt eine Bewertung durch die*den Prüfende*n. Bei einer Täuschung wird die Leistung und der Umstand der Täuschung bewertet. Einiziger Unterschied ist, dass die*der Prüfende die*den Studierende*n mit dem Vorwurf der Täuschung konfrontiert und dazu anhört, es empfiehlt sich eine [[:File:2020-11-06 Anhoerung Taeuschung Lehrende.docx|schriftliche Anhörung]]. In Kenntnis der Stellungnahme wird über die Bewertung entschieden. Formal zuständig sind hierfür immer noch ausschließlich die Prüfer*innen. Im Rahmen der Bergündung der Bewertung muss die Täuschungshandlung darlegt und bis zu einem gewissen Grad bewiesen werden. Konkret wird das o.g. Anhörungsschreiben erweitert um etwaige Darlegungen aus der Stellungnahme und es erfolgt die abschließende Begründung.
# Es empfiehlt sich, in jedem Fall die*den zuständige*n Studiendekan*in einzubeziehen, da häufig unabhängig von Schritt 1 ein Gespräch stattfindet. Das Gespräch hat (ausschließlich) die Funktion, gesondert auf das Fehlverhalten hinzuweisen und härte Sanktionen im Wiederholungsfall anzukündigen.
# Der Täuschungsversuch ist in der Prüfungsakte aktenkundig zu machen, aber auf keinen Fall im Transcript!
# Im Wiederholungsfall oder bei besonders schwerwiegenden Täuschungen kann eine Exmatrikulation erfolgen. Zuständig ist Dezernat Studium und Lehre, Ansprechpartner ist das Justitiariat.

Zum Nachweis von Plagiaten in begründeten Verdachtsfällen steht den Fakultäten die '''Plagiatserkennungssoftware Turnitin''' zur Verfügung.
Bei Abschlussarbeiten und Modul(teil)prüfungen im Studienmodell 2011 ist eine Überprüfung durch Turnitin nur in begründeten Verdachtsfällen zulässig. Es muss also erst ein konkreter Verdacht bestehen, bevor man TurnitIn nutzen darf. Wurde eine Klausur elektronisch auf Distanz abgenommen, ist auch eine umfassende Überprüfung ohne Verdacht zulässig.
Der Bericht von TurnitIn bedarf einer Bewertung. Die Anzeige von Fundstellen besagt noch nicht, dass es sich um ein Plagiat handelt, es könnte zum Beispiel ein wörtliches Zitat sein.
Weitere Informationen finden sich [http://www.uni-bielefeld.de/gute_wiss_praxis/ hier].

= Begründung von Bewertungen, Herausgabe von Gutachten =

Studierende haben Anspruch auf eine Begründung von vorgenommenen Bewertungen und zwar nicht nur bei den Abschlussarbeiten.

"Die Bewertung und ggf. Benotung von Modulprüfungen oder Modulteilprüfungen ist den Studierenden jeweils spätestens sechs Wochen nach Erbringung der Modulprüfung oder Modulteilprüfung bekannt zu geben. Die erforderliche Begründung der Bewertung und ggf. Benotung ist den Studierenden zugänglich zu machen (§ 30). Soweit Gutachten vorliegen, sollen diese ausgegeben werden." (§ 14 Abs. 9 BPO 2011)

Durch den Verweis auf § 30 - Akteneinsicht - wird auch auf die dortige Option verwiesen, dass schriftliche Arbeiten an die Studierenden ausgehändigt werden können und dass damit zugleich das Recht auf Einsichtnahme erfüllt wird.

Im Prüfungsamt wird in der Regel nur das Prüfungsverfahren zur Abschlussarbeit begleitet. Folglich liegen auch nur die Gutachten zur Abschlussarbeit vor. Im Zusammenhang mit der Ausgabe von Gutachten sollte folgender Grundsatz beachtet werden: "'Originale' sollen zusammenbleiben". Erfolgt also keine Herausgabe der Arbeit, dann sollten auch nur Kopien der Gutachten herausgegeben werden.

= Zuordnung einer Leistung zu einem Semester =
Bei der Verbuchung einer Leistung wird diese einem Semester zugeordnet. Die richtige Semesterzuordnung ist insbesondere zum Studienabschluss relevant, weil sich hier die Frage stellt, ob Studierende in Regelstudienzeit abgeschlossen haben oder nicht. In diesem Zusammenhang sind insbesondere zwei Fallgestaltungen denkbar:
* Zweite Gelegenheit einer Prüfung findet im Oktober oder April statt. Diese Prüfung wird dem Vorsemester zugeordnet.
* Abschlussarbeit wird im Oktober oder April abgegeben, aber der tatsächliche Schwerpunkt der Bearbeitung lag im Vorsemester. Als "Daumenregel" könnte man sagen: Wenn lediglich 1/6 der tatsächlichen Bearbeitungszeit im Oktober / April liegt, kann die Leistung noch dem Vorsemester zugeordnet werden.
In beiden Fällen ist es vertretbar, dass Studierende in dem gerade erst begonnen Semester (Oktober / April) nicht eingeschrieben sein müssen, wenn sie keine weiteren Leistungen erbringen müssen.

= Einwendungs- und Widerspruchsverfahren =
Grundlegende Ausführungen zu [[Einwendungs-_und_Widerspruchsverfahren|Einwendungs- und Widerspruchsverfahren]] finden sich in einem gesonderten Artikel.

Das Prüfungsamt wird häufig gebeten, das Verfahren zu begleiten. Hierzu dient auch der verlinkte Artikel. Entsprechende Verfahren sind oft aufwändig und es werden schnell relevante Aspekte übersehen, daher empfiehlt sich stets eine frühe Kontaktaufnahme mit dem Justitiariat, um eine rechtliche Einschätzung zu erhalten.

= Hochschulstatistikgesetz =

Im Zusammenhang mit der Erstellung des Studienabschlusses werden Daten für die Hochschulstatistik erfasst. Weitere Informationen finden sich [[Hochschulstatistikgesetz|hier]].

= Zweitschrift von Abschlussdokumenten =

* Voraussetzung: Schriftliche, glaubhafte Erklärung, dass Original verloren gegangen ist.
* Anforderungen an Zweitschriften:
** Kennzeichnung als Zweitschrift (engl.: duplicate), keine Unterschrift, sondern „gez.“, Bestätigungsvermerk des Prüfungsamtes mit Unterschrift und Siegel
** „Die Übereinstimmung dieser Zweitschrift mit dem Original wird hiermit bestätigt. Bielefeld, den (Funktion / Unterschrift / Siegel)“
** „It is hereby certified that this duplicate corresponds to the original. Bielefeld, (date / function / signature / seal)”

Eine Gebührenerhebung ist nach der [https://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Studium/Studierendensekretariat/Studienbeitraege/Rechtsgrundlagen.html Gebühren- und Beitragssatzung der Universität Bielefeld] vorgesehen.

Praktisches Vorgehen:

In den Bachelor- und Masterstudiengängen des Studienmodells 2011 werden die in der Prüfungsverwaltung hinterlegten und ausgestellten (Original) Abschlussdokumente erneut ausgedruckt, wenn hierfür eine Zweitschrift erstellt werden soll. Für das deutsche Zeugnis, die deutsche Urkunde sowie für Diploma Supplement und Transcript wird jeweils die o.g. Kennzeichnung vorgenommen und entsprechend ausgefüllt / unterschrieben. Für Zeugnis und Urkunde gibt es eine [[File:Zweitschrift_Vorlage_Zeugnis_und_Urkunde.pdf|Vorlage]]. Die englische Fassung wird erneut ohne weiteren Zusatz ausgedruckt und ausgegeben, da die Fassung bereits einen Zusatz und Verweis auf das deutsche Original enthält.

'''Änderung von Zeugnissen und Urkunden nach Änderung des Vornamens und der Feststellung der Geschlechtszugehörigkeit auf Grundlage des Transsexuellengesetzes (TSG)'''

Wird ein entsprechender gerichtlicher Beschluss zur Vornamensänderung auf Grundlage des TSG vorgelegt, sollen soweit möglich neue geänderte Originaldokumente Zug um Zug gegen Rückgabe der bisherigen Originaldokumente und keine Zweitschriften ausgestellt werden. Das bedeutet:

* Das neue Originaldokument unterscheidet sich nur durch die Abänderung des Vornamens, insbesondere unterschreibt die Person, die das bisherige Original unterschrieben hat (z.B. damalige Dekanin). Ist diese Person nicht greifbar oder verstorben unterschreibt die zum damaligen Zeitpunkt stellvertretende Person (z.B. damaliger Prodekan).
* Sind keine damals unterschriftsberechtigten Personen mehr greifbar, wird eine Zweitschrift nach dem zuvor beschriebenen Verfahren ausgestellt.
* Eine weitergehende Abänderung der Akten ist damit nicht verbunden.

Voraussichtlich wird es nur sehr wenige "TSG-Fälle" geben, daher erscheint eine jeweilige Verständigung mit dem Justitiariat sinnvoll.

= Rücknahme von Entscheidungen am Beispiel von Abschlussdokumenten =

Entscheidungen (Verwaltungsakte) einer Behörde können zurückgenommen werden, wenn diese rechtswidrig, d.h. fehlerhaft sind. Zeugnisse und sonstige Abschlussdokumente sind ebenfalls Entscheidungen / Verwaltungsakte. Allerdings berechtigt ein Fehler nicht direkt dazu, Abschlussdokumente zurückzufordern und ggf. eine korrigierte Version auszustellen. Vielmehr ist ein gesondertes Rücknahmeverfahren erforderlich. Auf ein solches Verfahren kann grundsätzlich nur dann im gegenseitigen Einvernehmen mit dem Studierenden verzichtet werden, wenn sich ein ganz offensichtlicher Fehler in ein Abschlussdokuement eingeschlichen hat und eine Neuausstellung im Interesse der oder des Studierenden liegt (Beispiel: Name falsch geschrieben).

Hinweise und Verfahrensablauf:
* Zuständig für Rücknahme ist die Erlassbehörde, d.h. im BA/MA Studienmodell Dekanin oder Dekan.
* Ein Abschlussdokument „kann“ zurück genommen werden, d.h. es ist eine Entscheidung nach pflichtgemäßen Ermessen unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls aber mit Blick auf eine einheitliche Verwaltungspraxis zu treffen; d.h. es gibt keinen Automatismus fehlerhaft/rechtswidrig = Rücknahme!
* Soll eine Rücknahme erfolgen ist eine schriftliche Anhörung zur beabsichtigten Rücknahme erforderlich. In dieser wird dargelegt, warum das Abschlussdokument fehlerhaft = rechtswidrig ist und warum beabsichtigt ist, dieses zurückzunehmen. Es wird die Möglichkeit zur Stellungnahme eingeräumt, sich innerhalb einer gewissen Frist zu äußern.
* Die Rücknahmeentscheidung wird ggf. unter Berücksichtigung der Stellungnahme getroffen.
* Es ergeht ggf. ein förmlicher Rücknahmebescheid. Stichworte zur Ausgestaltung des Bescheides:
** (Erneute) Darlegung des Sachverhaltes
** Begründung warum Rücknahme erfolgt ggf. unter Berücksichtigung der Stellungnahme
** Rückforderung des Abschlussdokuments samt erstellter Kopien
** ggf. Hinweis auf Ausstellung eines neuen Abschlussdokuments
** Rechtsbehelfsbelehrung - Klage
* Folgen der Rücknahme: ggf. Ausgleich des Vermögensnachteils
** Entgangenes Arbeitsentgelt
** Semesterbeitrag bei Verlängerung des Studiums

Datei:2020-11-06 Anhoerung Taeuschung Lehrende.docx

2022-12-18T20:08:42Z

Kbuchhorn:

Datei:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf

2022-12-18T20:03:31Z

Kbuchhorn:

Datei:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf

2022-12-18T20:00:52Z

Kbuchhorn:

Datei:Bescheinigung Promotion Abschluss - Unterbrechung.pdf

2022-12-18T20:00:08Z

Kbuchhorn:

Datei:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf

2022-12-18T19:59:29Z

Kbuchhorn:

Automatische Platzvergabe

2022-12-18T19:56:05Z

Kbuchhorn: /* Teilnehmermanagement für einzelne Studierende */

[[Category:eKVV]] [[Category:Lehrplanung]]
Das BIS bietet Fakultäten Unterstützung bei der Platzvergabe über großen Mengen von Lehrveranstaltungen an. Mit dem entsprechenden Werkzeug kann eine automatische Vorverteilung von Plätzen in teilnahmebeschränkten Veranstaltungen durchgeführt werden. Die Ergebnisse der automatischen Platzvergabe müssen anschließend von den Fakultäten manuell nachgesteuert werden.

Auf dieser Seite wird erklärt, in welchen Schritten das Vergabeverfahren abläuft.

== Anmeldung: Benutzername und Passwort ==
Für die Nutzung der Platzvergabe musste kurzfristig ein neues Anmeldeprozedere eingeführt werden. Dabei werden der gewohnte Benutzername und ein "Zusatzpasswort" verwendet. So generieren Sie sich Ihr Zusatzpasswort:

* melden Sie sich hier mit Ihrem gewohnten BIS-Zugang an: https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_edit/edit/MeinAccount.jsp
* Sie finden im rechten Menü einen Link zur Generierung des „Zusatzpasswortes“

Dieses Zusatzpasswort lässt sich nicht in ein persönliches Passwort ändern. Sie können es also entweder in einem Passwortmanager speichern (wie z.B. das vom Rechenzentrum angebotene KeyPass), oder Sie generieren sich bei Bedarf immer wieder ein neues Passwort. Für die Nutzung der Platzvergabe kopieren Sie sich das Passwort bitte direkt aus der Seite in die Anmeldemaske. Wenn Sie die Seite schließen und erneut aufrufen, wird das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht mehr direkt angezeigt. Falls Sie es nicht gespeichert haben, können Sie es aber mit zwei Klicks löschen und neu generieren.

Dieses Passwort ist ausschließlich für die Nutzung von Platzvergabesoftware und Moduldatenbank gedacht, für alle anderen BIS-Anwendungen hat sich nichts geändert. Weitere Informationen finden Sie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Mein_Passwort_im_BIS#Das_Zusatzpasswort hier]

== Grundsätzliches zum Verfahren ==
Die automatische Platzvergabe ist eine eigene Anwendung, die nicht ins eKVV integriert ist. Sie wurde durch das [http://www.uni-bielefeld.de/bis/kontakt.html BIS] vom [[Einrichtung:10057|Zentrum für Lehrerbildung]] übernommen, stellt also im eigentlichen Sinne keine BIS-Anwendung dar (wie z.B. eKVV und BA/MA-Prüfungsverwaltung). Änderungen oder Weiterentwicklungen des Systems sind daher nicht möglich, das BIS stellt aber einen reibungslosen Weiterbetrieb sicher.

Das Platzvergabeverfahren wird in mehreren Schritten und arbeitsteilig (von FakultätsmitarbeiterInnen und BIS) durchgeführt:

=== Wie funktioniert die Vergabe? ===
Im BIS werden über eine Schnittstelle die Daten der Veranstaltungen aus dem eKVV importiert, für die eine Platzvergabe durchgeführt werden soll. Dabei werden die Studierenden, die die entsprechenden Veranstaltungen in ihrem Stundenplan haben übernommen.

Im BIS wird dann ein automatischer Verteilungsdurchlauf gestartet, der die Studierenden nach bestimmten Kriterien auf die von Ihnen gewählten Veranstaltungen vorverteilt, dabei wird die Reihenfolge der Zulassung von Studierenden zu Veranstaltungen durch einen "Score" gesteuert, der ein internes Ranking der Studierenden produziert:

==== Was ist der Score? ====
Der Score einer TeilnehmerIn in der Platzvergabe ist eine Zahl, die ausdrücken soll, wie hoch der Anspruch eines Studierenden auf einen Platz in einer Veranstaltung ist. Er bezieht sich immer auf eine konkrete Veranstaltung.
Für die Berechnung des Scores werden die Einschreibungen der Studierenden verwendet, für die bei der Veranstaltung entsprechende Fachzuordnungen existieren. Als Faktoren gehen dabei das Fachsemester ein und ein vom Abschluss abhängiger Wert. Auf diese Weise hat etwa ein Fachsemester '2' bei einem Master Studierenden einen höheren Wert als bei einem Bachelor Studierenden. Im Endeffekt sollen Studierende dann einen höheren Score erhalten, wenn sie dem Ende ihres Studiums näher kommen.
Ein hoher Score-wert führt dazu, dass der Studierende bei der Platzvergabe vorrangig behandelt wird. Ein Score von 0 bedeutet, dass die Veranstaltung für keine der Einschreibung der Studierenden geöffnet ist und hat eine besondere Bedeutung, da solche TeilnehmerInnen grundsätzlich nachrangig behandelt werden. Gastaccounts haben immer einen Score von 0, da sie keine Einschreibungen haben.

Im Anschluss an die automatische Vorverteilung greifen Verantwortliche aus den Fakultäten auf die Anwendung zu, steuern die Platzvergabe wenn nötig manuell nach und spielen die Daten zurück ins eKVV. Für die Studierenden wird dann im eKVV-Stundenplan angezeigt, in welchen Veranstaltungen sie Plätze bekommen haben und wer ihnen diese zugeteilt hat.
=== Welche Rechte sind nötig, um mit der Platzvergabe zu arbeiten? ===
Um mit der automatischen Platzvergabe arbeiten zu können, müssen vom BIS "Belegmanagerrechte" vergeben werden. Durch die Belegmanagerrechte erhalten Personen den Zugriff auf die Anmeldelisten aller Veranstaltungen der Fakultät und können Plätze zuweisen. Die Zuteilung dieser besonderen Rechte erfolgt nur auf schriftlichen Antrag, der von der Einrichtungsleitung unterschrieben werden muss :[[:File:Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf|Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf]]

== Vorbereitung ==
Damit die automatische Platzvergabe für Vergabeverfahren in den Fakultäten genutzt werden kann, müssen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden:

=== Kommunikation ===
Zunächst muss das Vergabeverfahren den Studierenden gegenüber kommuniziert werden. Da eine verbindliche Anmeldung zu Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld die Ausnahme von der Regel darstellt, muss den Studierenden gegenüber geklärt werden, dass in diesem Fall das Aufnehmen von Veranstaltungen in den Stundenplan einer verbindlichen Anmeldung gleich kommt. Wenn die Studierenden mehrere äquivalente Veranstaltungen auswählen, sollten sie diese im eKVV mit [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Veranstaltungsan-_und_-abmeldung#Wie_kann_ich_meine_Veranstaltungen_priorisieren%3F Prioritäten] versehen. Wenn ausreichend Plätze vorhanden sind, versucht die Platzvergabe, den Studierenden möglichst viele Veranstaltungen mit hoher Priorität zuzuteilen. Allerdings kann die Platzvergabe-Anwendung Prioritäten nicht gruppenbezogen auswerten (so dass Studierende äquivalente Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe in eine Rangfolge bringen könnten), sondern betrachtet Priorisierungen immer für alle Veranstaltungen im Verfahren. Dadurch ist die Aussagekraft der Studierendenprioritäten leider deutlich geschwächt.

Neben der grundsätzlichen Mitteilung, dass ein Platzvergabeverfahren betrieben wird, müssen Termine für die Veranstaltungsanmeldung ebenso wie für die Rückmeldung über die Vergabe der Plätze über das eKVV bekanntgegeben werden. Nutzen Sie hierfür die verschiedenen [[Die_BIS_E-Mailverteiler#E-Mailverteiler_zur_Ansprache_von_Studierenden|BIS-Mailverteiler]] zur Ansprache von Studierenden: Planen Sie auf jeden Fall einen Termin für "Härtefallsprechstunden" nach Ablauf des Verfahrens ein und halten Sie zu diesem Zweck einen Teil der zu vergebenden Plätze frei (oder stellen Sie sich darauf ein, einzelne Veranstaltungen zu Semesterbeginn ein wenig zu "überfüllen"). Es kann immer berechtigte Ansprüche von Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen geben, die vom oben beschriebenen "Score" nicht oder nur unzureichend abgebildet werden.

Sie können sich in den [http://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Erl%C3%A4uterungen_zu_den_%22Rahmenpr%C3%BCfungsordnungen%22_%28Studienmodell_2011%29#4._Zugang_und_Zulassung_zu_Modulen0 "Erläuterungen zur Rahmenprüfungsordnung"] über die rechtlichen Ansprüche der Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen sowie über die Notwendigkeit von Härtefallsprechstunden informieren.

=== Einstellungen im eKVV ===
Damit die Platzvergabe auf das eKVV zugreifen kann, muss eine Reihe von Voraussetzungen im eKVV erfüllt sein:
* Die Veranstaltungen, in denen Plätze vergeben werden sollen, müssen im eKVV veröffentlicht sein.
* Es muss eine verbindliche Veranstaltungsgröße bei den Grunddaten der Veranstaltung im eKVV eingetragen werden, damit die automatische Vergabe "weiß" wie viele Plätze in einer Veranstaltung besetzt werden dürfen.
* das [[Teilnehmermanagement]] sollte schon im Vorfeld aktiviert werden, da auf diese Weise einige Fehlbedienungen des eKVVs durch die Studierenden verhindert werden.

=== Welche Informationen müssen vorab ans BIS geliefert werden? ===
Damit im BIS ein Verfahren eingerichtet und die automatische Platzvergabe gestartet werden kann, müssen folgende Daten (in der genannten Notation!) ans BIS geliefert werden. Bei kleineren Verfahren kann dies im E-Mailformat geschehen, bei Größeren empfiehlt sich eine Word- oder Excel-Liste :

==== Belegnummern und Gruppen ====
'''Belegnummern:'''
Die Belegnummern der Veranstaltungen, in denen Plätze verteilt werden sollen, bezogen auf das entsprechende Semester, in der Notation: "Semester_Belegnummer". Bitte trennen Sie die einzelnen Belegnummern nur durch Absätze oder Leerzeichen voneinander, Kommata sind unnötig (und sogar störend).

:'''Beispiel:'''
:WS2010_111111
:WS2010_222222
:WS2010_333333
::oder
:SS2011_111111
:SS2011_222222
:SS2011_333333
::etc.

Diese Notation wird im eKVV auch bei den automatischen eMailverteilern der Veranstaltungen verwendet und kann von dort direkt übernommen werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Listen vollständig sind! Es ist nicht möglich zu einem einmal begonnen Platzvergabeverfahren vergessene Veranstaltungen automatisch hinzuzufügen, ohne die bereits erfolgten Verteilungen wieder zu verwerfen.

'''Gruppen:'''
In der Regel wird den Studierenden bei der Wahl von teilnahmebeschränkten Veranstaltungen eine Reihe von äquivalenten Veranstaltungen angeboten, aus denen sie wählen können.

Die Platzvergabe-anwendung versucht nun, innerhalb einer solchen Gruppe von Veranstaltungen die Studierenden so zu verteilen, dass jede/r einen Platz in einer Veranstaltung bekommt, die er mit hoher Priorität gewählt hat.

Zu diesem Zweck muss im Vorfeld definiert werden, welche Veranstaltungen äquivalent sind. Die Lieferung dieser Gruppen an das BIS sollte in der folgenden Notation geschehen: Gruppe|Belegnummer1|Belegnummer2|Belegnummer3
:'''Beispiel'''
:Einführung in die Linguistik|11111|222222|333333

'''Wichtiger Hinweis zur Lieferung der Daten:'''
Bitte schicken Sie '''sowohl''' die Liste der Belegnummern, '''als auch''' die der Gruppen. Die Tatsache, dass dadurch Belegnummern doppelt geliefert werden ist so gewollt und durch die Importmöglichkeiten der Anwendung vorgegeben.

==== Sonstige Angaben zum Verfahren ====
Vor dem Start der automatischen Vergabe können eine Reihe von weiterführenden Angaben zum Verfahren gemacht werden, die die automatische Vergabe erweitern oder einschränken. Diese sind im Folgenden aufgelistet. Bitte teilen Sie uns vor der Vergabe mit, welche dieser Funktionen Sie für Ihr Verfahren nutzen müssen.

===== Gruppe vergrößern? =====
Als Standard ist eine Gruppengröße von "1" eingestellt, was bedeutet, dass jedem Studierenden nur ein Platz pro Gruppe zugeteilt werden kann. Wenn Sie möchten, dass Studierende auch mehrere Veranstaltungen pro Gruppe erhalten können, können wir dies vor der automatischen Vergabe entsprechend einstellen.

===== Studierende von der automatischen Vergabe ausschließen =====
Bei der automatischen Vergabe können diejenigen Studierenden gesperrt werden, die keine zur jeweiligen Veranstaltung passende Einschreibung aufweisen. Diese Studierenden werden zunächst alle auf die Wartelisten der Veranstaltungen gesetzt, das bedeutet, dass sie im Verfahren bleiben, aber bei der automatischen Vergabe nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie solchen Studierenden freie Plätze in Veranstaltungen geben möchten, müssten Sie dies nachträglich und manuell erledigen. Im Normalfall, also wenn Sie alle Studierenden zur automatischen Vergabe zulassen, werden Studierende mit "Fremdeinschreibung" nachrangig behandelt und bekommen nur dann Plätze zugewiesen, wenn kein regulär eingeschriebener Studierender einen Platz benötigt.

Wenn Sie eine bestimmte Gruppe von Studierenden in das Verfahren aufnehmen möchten, obwohl sie nicht die passende Einschreibung aufweisen, können Sie die Einschreibungen dieser Studierenden in der Platzvergabe entsprechend anpassen lassen:
===== Einschreibungen verändern =====
Dies wird dann der Fall sein, wenn Sie Plätze für Masterveranstaltungen vergeben möchten, die betreffenden Studierenden aber noch eine Bachelor-Einschreibung haben (dies kann leicht passieren, wenn das Platzvergabeverfahren deutlich vor Semesterstart durchgeführt wird und die Studierenden sich noch im Bewerbungsverfahren befinden). In diesem Fall schicken Sie uns bitte eine Liste der der Matrikelnummern, die betroffen sind. Wir können dann vor der automatischen Vergabe die entsprechenden Einschreibungen so verändern (natürlich nur in der Anwendung!), dass die Studierenden in der automatischen Vergabe genauso wie ordentlich eingeschriebene Studierende behandelt werden.
===== Plätze freihalten? =====
Es kann notwendig sein, Plätze (z.B. für Erstsemester) in Veranstaltungen freizuhalten. In diesem Fall teilen Sie uns bitte im Vorfeld mit, wie groß dieser "Puffer" sein sollte. Es gibt dabei entweder die Möglichkeit, eine prozentuale Auslastung für das gesamte Verfahren anzugeben (z.B. "Alle Veranstaltungen im Verfahren sollen nur zu 80% befüllt werden") oder explizite Platzgrößen pro Belegnummer festzulegen ("222222|x" würde bedeuten "In der Veranstaltung 222222 sollen nur x Plätze vergeben werden").
== Die Platzvergabe-Anwendung ==
Die Platzvergabe-Anwendung liegt auf den Servern der BiSEd und kann unter dieser Adresse aufgerufen werden:
:'''https://bised.uni-bielefeld.de/platzvergabe/admin/'''

Sie können sich dort als Belegmanager mit Ihrem BITS-Zugang anmelden und sehen für Ihr Verfahren eine Reihe von Registerkarten, unter denen Sie alle notwendigen Informationen finden. Wenn Sie Belegmanager für mehrere Verfahren sind, müssen Sie zunächst auf der Startseite das gewünschte Verfahren auswählen.

Als erstes geöffnet ist die Übersicht der Veranstaltungen im Verfahren.

=== Veranstaltungen ===
==== Veranstaltungsübersicht ====

[[File:EinstiegS.jpg|720px|Anmeldung]]

In der ersten Spalte wird Ihnen der Name der '''Gruppe''' angezeigt, unter '''Thema''' steht der Titel der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung für sich steht, also nicht Teil einer Gruppe ist, ersetzt der Veranstaltungstitel den Namen der Gruppe und die Spalte '''"Thema"''' bleibt frei.

Wichtig sind weiterhin der Status einer Veranstaltung, sowie die Warteliste (s. die letzten beiden Spalten). Der '''Status''' hat zwei Elemene "x|y", wobei x die Zahl der in dieser Veranstaltung vergebenen Plätze ist und y die Größe der Veranstaltung angibt. In der Spalte '''"Warteliste"''' sehen Sie dann, wie viele Studierende keinen Platz in dieser Veranstaltung bekommen haben und noch warten.

In dieser Ansicht können Sie leicht auf den ersten Blick erkennen, welche Veranstaltungen möglicherweise problematisch sind, weil die Nachfrage größer als das Angebot ist. Allerdings kann hier der erste Eindruck auch trügen, weil sich deutlich mehr Studierende auf Wartelisten befinden, als Plätze benötigt werden. Dies hat zwei Gründe:
:Wenn ein Studierender alle Veranstaltungen in einer Gruppe in seinen Stundenplan gewählt hat, erscheint er auch auf allen Wartelisten. Sobald ihm aber ein Platz in einer Gruppe zugeteilt wurde, verschwindet er von den anderen Wartelisten in dieser Gruppe.
:Wenn bei der automatischen Vergabe definiert wird, dass Plätze nur an Studierende mit zur Veranstaltung passenden Einschreibungen vergeben werden sollen oder Studierende aus anderen Gründen "gesperrt" werden, verschwinden diese "unpassenden" Studierenden nicht aus dem Verfahren, sondern werden überall den Wartelisten zugeordnet.

Ein Klick in die Zeile öffnet die Detailsicht der betreffenden Veranstaltung. Dort sehen Sie die Warteliste, die Teilnehmerliste und die Veranstaltungsdetailseite:

==== Warteliste und Teilnehmerliste====
Warteliste und Teilnehmerliste sind gleich aufgebaut, standardmäßig öffnet sich als erstes die Warteliste.

[[File:Warteliste.jpg|720px|frame]]

Der '''Score''' in der ersten Spalte gibt den Anspruch des Studierenden auf einen Platz in dieser Veranstaltung wieder (s. oben).

Der '''Status''' in der fünften Spalte zeigt an, wie "erfolgreich" der Studierende in diesem Verfahren ist. Die drei Elemente "x/y/z" zeigen an, wie viele Veranstaltungen ein Studierender belegt hat und in wievielen er dann tatsächlich einen Platz zugewiesen bekam:
:x = in wie vielen Veranstaltungen hat der Studierende einen Platz bekommen?
:y = in wievielen Gruppen ist er beteiligt?
:z = wie viele Veranstaltungen hat der Studierende insgesamt in diesem Verfahren?

Die '''Priorität''' kommt aus der eKVV-Priorisierungsseite der Studierenden und gibt an, mit welcher Priorität der Studierende diese Veranstaltung im eKVV bewertet hat.

Die Zeile '''Problem''' zeigt an, auf welchem Gebiet es nicht gelungen ist, den Studierenden "glücklich zu machen". Folgende Meldungen sind möglich:
:Gruppe: Dem Studierenden wurde mindestens ein Wunsch in dieser Gruppe nicht erfüllt
:Zeit: Der Studierende hat eine zeitliche Überschneidung
:Doppel: Der Studierende hat in mindestens einer Gruppe eine doppelte Zuweisung
:Prio. der Studierende hat manuell eine Veranstaltung "untergeschoben" bekommen, die er selbst nicht gewählt hat.

In der letzten Zeile wird angezeigt, wenn ein Studierender für die automatische Vergabe gesperrt wurde. Eine solche Sperrung sollte aber nur von der Administration durchgeführt werden.
==== Veranstaltungsdetailseite ====
[[File:Veranstaltungsdaten.jpg|700px|frame]]

Auf der Veranstaltungsdetailseite werden die Veranstaltungsdaten angezeigt, so wie sie aus dem eKVV übernommen wurden. Technisch ist es möglich, hier Änderungen vorzunehmen (die sich aber nur auf die Platzvergabe-anwendung beziehen und nicht im eKVV wirksam werden!). Es wird aber dringend davon abgeraten, nachdem die automatische Vergabe bereits gelaufen ist. Sollten in Ausnahmefällen noch nachträgliche Änderungen notwendig sein, können diese von der Administration vorgenommen werden.

=== Studierende ===
Unter dem nächsten Reiter im Hauptmenü finden sich alle Angaben zu den Studierenden im Verfahren. Auch hier gibt es zunächst eine Übersichts-Seite:

==== Studierenden Übersicht ====
[[File:StudierendeS.jpg|720px|frame|Studierende]]

Die Studierenden-Übersicht ist ähnlich aufgebaut, wie die Warte- und Teilnehmerliste. Ein Unterschied ist der fehlende Score, da dieser pro Veranstaltung berechnet wird und deshalb nicht in einer globalen Sicht angezeigt werden kann. Stattdessen wird hier eine "Quote" angezeigt, die so etwas wie den "Glücksfaktor" eines Studierenden darstellen soll. Je mehr gewünschte Veranstaltungen ein Studierender zugeteilt bekommt, desto höher seine Quote. 0% bedeutet, dass dem Studierenden kein einziger Veranstaltungswunsch erfüllt wurde, 100% bedeutet, dass der Studierende Plätze in allen von ihm gewählten Veranstaltungen bekommen hat. Gastzugänge sind mit Sternchen * markiert.

Der Doppelklick in eine Zeile öffnet die Detailsicht eines Studierenden:

==== Studierenden Detailsicht ====
[[File:Detail Studierende.jpg|frame|720px]]
Hier wird neben Name und Matrikelnummer auch angezeigt, ob es sich bei dem Studierenden um einen Gastbenutzer handelt, oder ob der Stundenplan mit einem normalen Studierenden-Account angelegt wurde.

Unten sind die Veranstaltungen aufgeführt, die der betreffende Studierende gewählt hat. Bei den Veranstaltungen, wo ihm bereits ein Platz zugewiesen wurde, ist die Checkbox markiert.

Über "Stundenplan verändern" können dem Studierenden Veranstaltungen zugewiesen werden, die bislang nicht in seinem Stundenplan waren, man greift also massiv in die Stundenplanung des betreffenden Studierenden ein. Falls diese Funktion genutzt wird sollte der Studierenden unbedingt über diesen Eingriff in seinen Stundenplan informiert werden.
=== Gruppen ===
Die Übersichtsseite der Gruppen zeigt an, welche Gruppen es im Verfahren gibt, wie viele Plätze pro Studierender und pro Gruppe vergeben werden ('''"Größe"'''), wie viele Veranstaltungen in einer Gruppe enthalten sind ('''"Veranstaltungen"'''), wie viele Plätze in der Gruppe vergeben werden können ('''"Kapazität"''') und wie viele Studierende sich für diese Plätze angmeldet haben.

==== Gruppendetailseite ====
In der Detailsicht wird der Gruppenname, die Gruppengröße (dh. wie viele Plätze werden pro Student pro Gruppe vergeben) und die in der Gruppe enthaltenen Veranstaltungen angezeigt.
[[File:Platzvergabe.Gruppendetail.jpg|frame|720px]]
Es ist technisch zwar möglich, hier Änderungen vorzunehmen, davon wird aber während eines laufenden Verfahrens abgeraten. Halten Sie im Zweifelsfall bitte Rücksprache mit der Administration, wenn eine Änderung notwendig wird.

=== Exportformate und Druck ===
In den Übersichts- und Detailseiten finden Sie immer wieder die Buttons "Export" und "Drucken". Damit können Sie Listen aus der Platzvergabeanwendung heraus speichern oder drucken, z.B. für Ihre Dokumentation oder als Hilfe für etwaige Härtefallsprechstunden.
== Manuelle Nachbereitung ==
Nachdem von der Administration das Verfahren eingerichtet wurde und in einem ersten Schritt die automatische Platzvergabe gestartet wurde, greifen die Belegmanager auf die Platzvergabe zu. Ihre Aufgabe besteht darin, zu prüfen, wie gut die Ergebnisse sind, die die automatische Vergabe erzielt hat und diese ggf. nachzubereiten. Wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind, werden die Ergebnisse der Platzvergabe von den Belegmanagern zurück ins eKVV gespielt.

=== Problemsuche ===
Um beurteilen zu können, wie gut die Arbeit der automatischen Vergabe war und wo evtl. manuell nachgearbeitet werden muss, muss das Verfahren auf Probleme hin durchsucht werden. Dies können Probleme sein:
* Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität
* unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe
* Studierende, die keine oder zu wenige Plätze bekommen haben

==== Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität ====
Um zu beurteilen, ob die Kapazität der Gruppen ausreichend war, ist ein Blick auf die Übersichtsseite der "Gruppen" sinnvoll. Hier wird die Kapazität der gesamten Gruppe angezeigt, gemeinsam mit der Zahl der Studierenden, die einen Platz in dieser Gruppe haben wollen. Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, ob grundsätzlich genügend Plätze für Studierende angeboten werden.

Die Beurteilung der Veranstaltungskapazität ist nicht auf den ersten Blick zu beurteilen: Auf der Übersichtsseite der Veranstaltungen geben die Spalten "Status" und "Warteliste" einen ersten Hinweis auf die Auslastung einzelner Veranstaltungen. So können die Angaben gelesen werden:
* Befinden sich Studierende auf der Warteliste? Es ist anzunehmen, dass Veranstaltungen mit großen Wartelisten besonders problematisch sind.
* Die Tatsache, dass überhaupt eine Warteliste besteht, muss noch kein Hinweis auf einen Engpass sein, da die gesperrten oder als nicht berechtigt gekennzeichneten Studierenden in jedem Fall auf die Warteliste kommen.
* Solange das erste Element des Status (wieviele Plätze wurden in der Veranstaltung vergeben?) kleiner ist als das zweite Element (wieviele Plätze gibt es in der Veranstaltung?), kann davon ausgegangen werden, dass alle berechtigten Studierenden einen Platz bekommen haben.

'''Hinweis:''' Wenn man nur eine Gruppe betrachten möchte, ist es sinnvoll, über die Suchfunktion (Name der Gruppe eingeben!) die ausgegebene Liste so zu verkleinern, dass nur noch die Veranstaltungen in dieser Gruppe angezeigt werden.
==== Unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe ====
Häufig ist das Ziel eines Platzvergabeverfahrens, eine einigermaßen ausgeglichene Belegung der Veranstaltungen zu erreichen, so dass nicht in einer Veranstaltung 5 TeilnehmerInnen sitzen, während die anderen mit 30 TeilnehmerInnen überbelegt sind. Ob die Verteilung einigermaßen gleichmäßig ist, lässt sich an den Status der Veranstaltungen, nämlich an der Zahl der vergebenen Plätze, leicht ablesen.

==== Studierende, die keine oder zu wenig Plätze bekommen haben ====
Eine Methode, um Probleme in der Platzvergabe zu finden, ist die Sicht auf Veranstaltungen und Gruppen. Es ist aber auch möglich, von Studierenden auszugehen. Durch die "Quote", die so etwas wie die Zufriedenheit der Studierenden mit der Platzvergabe abbilden soll, lassen sich leicht diejenigen Studierenden finden, die leer ausgegangen sind:

Wenn Sie in der Studierenden-Übersicht auf die Kopfzeile der Spalte "Quote" klicken, können Sie die Auflistung sortieren und sich die Studierenden z.B. in aufsteigender Reihenfolge anzeigen lassen. Bei den nun angezeigten Studierenden mit 0% lohnt sich ein Blick auf die Einschreibung und auf den Score:

In den meisten Fällen haben diese Studierenden keine zur Öffnung der Veranstaltung im eKVV passende Einschreibung und wurden deshalb von der automatischen Vergabe benachteiligt. Ein weiterer Grund, warum Studierende von der automatischen Verteilung schlechter gestellt werden ist, bei knappem Platzangebot, eine Einschreibung in einem frühen Fachsemester. Die automatische Vergabe zieht Studierende mit hoher Fachsemesterzahl vor.
=== Problembearbeitung ===
Wenn Sie Probleme identifiziert haben, die Sie beheben möchten, können Sie die Platzvergabe manuell bearbeiten, d.h. Studierenden von Hand Plätze zuweisen. Hier gibt es grundsätzlich zwei mögliche Herangehensweisen: Das Bearbeiten von Teilnehmerlisten oder das Bearbeiten von einzelnen Studierenden:

==== Bearbeiten von Teilnehmerlisten ====
Für das Bearbeiten von Teilnehmerlisten klicken Sie in der Veranstaltungsübersicht in eine Zeile, so dass sich die Detailsicht der Veranstaltung öffnet.

Es gibt nun drei verschiedene Möglichkeiten, Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste zu verschieben (und umgekehrt):
* Ziehen Sie einzelne Studierende mit gedrückter Maustase auf den Button "Teilnehmerliste", bis ein blaues Häkchen ercheint. Damit wird der Studierende auf die Teilnehmerliste verschoben. Wird ein rotes Kreuz angezeigt, war das Verschieben nicht erfolgreich (hier ist eine ruhige Hand und etwas Geduld gefordert! s. dazu auch den Screenshot).
[[File:TeilnehmerVerschieben.jpg|frame|720px]]

* Stellen Sie sich über die Suchfunktion eine Liste von Studierenden zusammen. Klicken Sie nun den Button "Teilnehmerliste", wird die gesamte angezeigte Liste entsprechend verschoben.

* Klicken Sie den Button "Teilnehmerliste", ohne eine weitere Auswahl getroffen zu haben, wird die gesamte Warteliste auf de Teilnehmerliste verschoben.
==== Bearbeiten von einzelnen Studierenden ====
Sie können auch aus der Detailsicht eines Studierenden heraus Plätze vergeben, indem Sie die Checkboxen der Veranstaltungen anklicken, oder den Stundenplan des Studierenden verändern (s. den Absatz [[Automatische_Platzvergabe#Studierenden_Detailsicht]]

== Export ins eKVV ==
Nachdem die Platzvergabe abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse ins eKVV zurückgespielt. Der Verantwortliche in der Fakultät exportiert die Daten dabei aus der Platzvergabe-anwendung ins eKVV. Über das Teilnehmermanagement erfahren die Studierenden dann, ob Ihnen ein Platz zugeteilt wurde (oder nicht) und können auch sehen, wer Ihnen diesen Platz zugeteilt hat.

[[File:Datenexport.jpeg|frame|720px]]

Für den Export können Sie wählen zwischen Export mit oder ohne Warteliste. Wenn Sie mit Warteliste exportieren, wird dies den Studierenden auch angezeigt, d.h. sie sehen, auf welchem Wartelistenplatz sie stehen und damit auch wie ihre Aussichten sind, einen Platz in der Veranstaltung im Nachrückverfahren zu bekommen.

Die Veranstaltung werden einzeln durch Klick auf die entsprechende Belegnummer exportiert (s. Bild). Bitte warten Sie, bis der Export für eine Belegnummer abgeschlossen ist, bevor Sie die nächste anklicken, da es sonst zu Übertragungsfehlern kommen kann.

Wenn Sie noch nicht im eKVV (oder einer der BIS-Anwendungen) angemeldet sind, werden Sie spätestens jetzt aufgefordert, Ihren [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS-Zugang]] einzugeben und sich anzumelden.

=== Rangfolge der Teilnehmer auf Wartelisten ===
Sie können dabei wählen zwischen dem "Export mit Warteliste" oder "Ohne Warteliste". Wenn Sie mit Warteliste exportieren wird nicht nur unterschieden zwischen Studierenden, die "drin" oder "nicht drin" sind, sondern die Warteliste wird mit übertragen und den Studierenden wird angezeigt, welchen Platz auf der Warteliste sie haben. Für die Warteliste wird die Reihenfolge aus der Platzvergabe übernommen (die sich ja nach dem Score richtet), allerdings gibt es hier einen kleinen Unterschied: Bei Studierenden die den gleichen Score-Wert haben greift ein Zufallsgenerator in die Sortierung ein. Dadurch kann die Warteliste im eKVV anders aussehen, als in der Platzvergabe, nimmt Ihnen aber die Aufgabe ab, über eine eigentlich zufällige Rangfolge zu entscheiden.

Bitte beachten Sie, dass auch die Studierenden, die in der Platzvergabe-Anwendung gesperrt wurden, im eKVV zwar auf der Warteliste erscheinen, dort aber ebenfalls nach ihrem Score einsortiert werden. Das heißt, dass diese Studierenden nicht am Ende der Warteliste oder gar unter "nicht teilnehmend" auftauchen, sondern im Prinzip an jeder Position der Warteliste erscheinen können.

[[File:Datenexport.jpeg|frame|720px]]
=== Verknüpfung von Automatischer Platzvergabe und eKVV-Teilnehmermanagement ===
Beim Export der Ergebnisse der Platzvergabe wir das eKVV-Teilnehmermanagement genutzt. Wenn Sie eine Veranstaltung ins eKVV exportieren, öffnet sich daher die Seite mit dem eKVV-Teilnehmermanagement, auf der Ihnen noch einmal die Ergebnisse angezeigt werden. Sie sehen hier, was auch die Studierenden in Ihrem Stundenplan angezeigt bekommen.
=== Für die Härtefallsprechstunde ===
Es hat sich bewährt, für die Härtefallsprechstunde die Detailsicht des jeweiligen Studierenden in der Platzvergabe aufzurufen. Hier können Sie auf einen Blick sehen, welche Veranstaltungen der Studierende ausgewählt hat, wie er priorisiert hat, was seine Einschreibungen sind und in welchem Fachsemester er oder sie sich befindet.

Sollten Sie aber Änderungen vornehmen müssen, d.h. nachträglich Plätze vergeben, müssen Sie dafür die Teilnehmermanagementseiten im eKVV verwenden, da nicht einzelne Studierendendaten aus der Platzvergabe nachträglich exportiert werden können.

=== Teilnehmermanagement für einzelne Studierende ===
Sie haben im eKVV die Möglichkeit, das Teilnehmermanagement für einen einzelnen Studierenden aufzurufen. Sie sehen auf der Seite eine Liste der Veranstaltungen, welche der oder die TeilnehmerIn im Stundenplan hat, bei denen das Teilnehmermanagement verwendet wird und für die Sie Belegmanagementrechte haben.
[[File:eKVV.TNmanagement.proStud.jpg|700px|frame]]
Ausgehend von dieser Seite können Sie den oder die Studierende(n) in den einzelnen Veranstaltungen als "teilnehmend" oder "nicht teilnehmend" setzen. Diese Sicht kann für die Härtefallsprechstunde hilfreich sein, weil dann nicht für einen Studierenden mehrere Veranstaltungen geöffnet und betrachtet werden müssen.

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* Hier gehts zu den [[FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden]]
* Sie haben weitere Fragen zur Automatischen Platzvergabe? So erreichen Sie das BIS: [http://www.uni-bielefeld.de/bis/kontakt.html Kontakt]

Automatische Platzvergabe

2022-12-18T19:54:17Z

Kbuchhorn:

[[Category:eKVV]] [[Category:Lehrplanung]]
Das BIS bietet Fakultäten Unterstützung bei der Platzvergabe über großen Mengen von Lehrveranstaltungen an. Mit dem entsprechenden Werkzeug kann eine automatische Vorverteilung von Plätzen in teilnahmebeschränkten Veranstaltungen durchgeführt werden. Die Ergebnisse der automatischen Platzvergabe müssen anschließend von den Fakultäten manuell nachgesteuert werden.

Auf dieser Seite wird erklärt, in welchen Schritten das Vergabeverfahren abläuft.

== Anmeldung: Benutzername und Passwort ==
Für die Nutzung der Platzvergabe musste kurzfristig ein neues Anmeldeprozedere eingeführt werden. Dabei werden der gewohnte Benutzername und ein "Zusatzpasswort" verwendet. So generieren Sie sich Ihr Zusatzpasswort:

* melden Sie sich hier mit Ihrem gewohnten BIS-Zugang an: https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_edit/edit/MeinAccount.jsp
* Sie finden im rechten Menü einen Link zur Generierung des „Zusatzpasswortes“

Dieses Zusatzpasswort lässt sich nicht in ein persönliches Passwort ändern. Sie können es also entweder in einem Passwortmanager speichern (wie z.B. das vom Rechenzentrum angebotene KeyPass), oder Sie generieren sich bei Bedarf immer wieder ein neues Passwort. Für die Nutzung der Platzvergabe kopieren Sie sich das Passwort bitte direkt aus der Seite in die Anmeldemaske. Wenn Sie die Seite schließen und erneut aufrufen, wird das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht mehr direkt angezeigt. Falls Sie es nicht gespeichert haben, können Sie es aber mit zwei Klicks löschen und neu generieren.

Dieses Passwort ist ausschließlich für die Nutzung von Platzvergabesoftware und Moduldatenbank gedacht, für alle anderen BIS-Anwendungen hat sich nichts geändert. Weitere Informationen finden Sie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Mein_Passwort_im_BIS#Das_Zusatzpasswort hier]

== Grundsätzliches zum Verfahren ==
Die automatische Platzvergabe ist eine eigene Anwendung, die nicht ins eKVV integriert ist. Sie wurde durch das [http://www.uni-bielefeld.de/bis/kontakt.html BIS] vom [[Einrichtung:10057|Zentrum für Lehrerbildung]] übernommen, stellt also im eigentlichen Sinne keine BIS-Anwendung dar (wie z.B. eKVV und BA/MA-Prüfungsverwaltung). Änderungen oder Weiterentwicklungen des Systems sind daher nicht möglich, das BIS stellt aber einen reibungslosen Weiterbetrieb sicher.

Das Platzvergabeverfahren wird in mehreren Schritten und arbeitsteilig (von FakultätsmitarbeiterInnen und BIS) durchgeführt:

=== Wie funktioniert die Vergabe? ===
Im BIS werden über eine Schnittstelle die Daten der Veranstaltungen aus dem eKVV importiert, für die eine Platzvergabe durchgeführt werden soll. Dabei werden die Studierenden, die die entsprechenden Veranstaltungen in ihrem Stundenplan haben übernommen.

Im BIS wird dann ein automatischer Verteilungsdurchlauf gestartet, der die Studierenden nach bestimmten Kriterien auf die von Ihnen gewählten Veranstaltungen vorverteilt, dabei wird die Reihenfolge der Zulassung von Studierenden zu Veranstaltungen durch einen "Score" gesteuert, der ein internes Ranking der Studierenden produziert:

==== Was ist der Score? ====
Der Score einer TeilnehmerIn in der Platzvergabe ist eine Zahl, die ausdrücken soll, wie hoch der Anspruch eines Studierenden auf einen Platz in einer Veranstaltung ist. Er bezieht sich immer auf eine konkrete Veranstaltung.
Für die Berechnung des Scores werden die Einschreibungen der Studierenden verwendet, für die bei der Veranstaltung entsprechende Fachzuordnungen existieren. Als Faktoren gehen dabei das Fachsemester ein und ein vom Abschluss abhängiger Wert. Auf diese Weise hat etwa ein Fachsemester '2' bei einem Master Studierenden einen höheren Wert als bei einem Bachelor Studierenden. Im Endeffekt sollen Studierende dann einen höheren Score erhalten, wenn sie dem Ende ihres Studiums näher kommen.
Ein hoher Score-wert führt dazu, dass der Studierende bei der Platzvergabe vorrangig behandelt wird. Ein Score von 0 bedeutet, dass die Veranstaltung für keine der Einschreibung der Studierenden geöffnet ist und hat eine besondere Bedeutung, da solche TeilnehmerInnen grundsätzlich nachrangig behandelt werden. Gastaccounts haben immer einen Score von 0, da sie keine Einschreibungen haben.

Im Anschluss an die automatische Vorverteilung greifen Verantwortliche aus den Fakultäten auf die Anwendung zu, steuern die Platzvergabe wenn nötig manuell nach und spielen die Daten zurück ins eKVV. Für die Studierenden wird dann im eKVV-Stundenplan angezeigt, in welchen Veranstaltungen sie Plätze bekommen haben und wer ihnen diese zugeteilt hat.
=== Welche Rechte sind nötig, um mit der Platzvergabe zu arbeiten? ===
Um mit der automatischen Platzvergabe arbeiten zu können, müssen vom BIS "Belegmanagerrechte" vergeben werden. Durch die Belegmanagerrechte erhalten Personen den Zugriff auf die Anmeldelisten aller Veranstaltungen der Fakultät und können Plätze zuweisen. Die Zuteilung dieser besonderen Rechte erfolgt nur auf schriftlichen Antrag, der von der Einrichtungsleitung unterschrieben werden muss :[[:File:Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf|Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf]]

== Vorbereitung ==
Damit die automatische Platzvergabe für Vergabeverfahren in den Fakultäten genutzt werden kann, müssen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden:

=== Kommunikation ===
Zunächst muss das Vergabeverfahren den Studierenden gegenüber kommuniziert werden. Da eine verbindliche Anmeldung zu Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld die Ausnahme von der Regel darstellt, muss den Studierenden gegenüber geklärt werden, dass in diesem Fall das Aufnehmen von Veranstaltungen in den Stundenplan einer verbindlichen Anmeldung gleich kommt. Wenn die Studierenden mehrere äquivalente Veranstaltungen auswählen, sollten sie diese im eKVV mit [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Veranstaltungsan-_und_-abmeldung#Wie_kann_ich_meine_Veranstaltungen_priorisieren%3F Prioritäten] versehen. Wenn ausreichend Plätze vorhanden sind, versucht die Platzvergabe, den Studierenden möglichst viele Veranstaltungen mit hoher Priorität zuzuteilen. Allerdings kann die Platzvergabe-Anwendung Prioritäten nicht gruppenbezogen auswerten (so dass Studierende äquivalente Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe in eine Rangfolge bringen könnten), sondern betrachtet Priorisierungen immer für alle Veranstaltungen im Verfahren. Dadurch ist die Aussagekraft der Studierendenprioritäten leider deutlich geschwächt.

Neben der grundsätzlichen Mitteilung, dass ein Platzvergabeverfahren betrieben wird, müssen Termine für die Veranstaltungsanmeldung ebenso wie für die Rückmeldung über die Vergabe der Plätze über das eKVV bekanntgegeben werden. Nutzen Sie hierfür die verschiedenen [[Die_BIS_E-Mailverteiler#E-Mailverteiler_zur_Ansprache_von_Studierenden|BIS-Mailverteiler]] zur Ansprache von Studierenden: Planen Sie auf jeden Fall einen Termin für "Härtefallsprechstunden" nach Ablauf des Verfahrens ein und halten Sie zu diesem Zweck einen Teil der zu vergebenden Plätze frei (oder stellen Sie sich darauf ein, einzelne Veranstaltungen zu Semesterbeginn ein wenig zu "überfüllen"). Es kann immer berechtigte Ansprüche von Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen geben, die vom oben beschriebenen "Score" nicht oder nur unzureichend abgebildet werden.

Sie können sich in den [http://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Erl%C3%A4uterungen_zu_den_%22Rahmenpr%C3%BCfungsordnungen%22_%28Studienmodell_2011%29#4._Zugang_und_Zulassung_zu_Modulen0 "Erläuterungen zur Rahmenprüfungsordnung"] über die rechtlichen Ansprüche der Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen sowie über die Notwendigkeit von Härtefallsprechstunden informieren.

=== Einstellungen im eKVV ===
Damit die Platzvergabe auf das eKVV zugreifen kann, muss eine Reihe von Voraussetzungen im eKVV erfüllt sein:
* Die Veranstaltungen, in denen Plätze vergeben werden sollen, müssen im eKVV veröffentlicht sein.
* Es muss eine verbindliche Veranstaltungsgröße bei den Grunddaten der Veranstaltung im eKVV eingetragen werden, damit die automatische Vergabe "weiß" wie viele Plätze in einer Veranstaltung besetzt werden dürfen.
* das [[Teilnehmermanagement]] sollte schon im Vorfeld aktiviert werden, da auf diese Weise einige Fehlbedienungen des eKVVs durch die Studierenden verhindert werden.

=== Welche Informationen müssen vorab ans BIS geliefert werden? ===
Damit im BIS ein Verfahren eingerichtet und die automatische Platzvergabe gestartet werden kann, müssen folgende Daten (in der genannten Notation!) ans BIS geliefert werden. Bei kleineren Verfahren kann dies im E-Mailformat geschehen, bei Größeren empfiehlt sich eine Word- oder Excel-Liste :

==== Belegnummern und Gruppen ====
'''Belegnummern:'''
Die Belegnummern der Veranstaltungen, in denen Plätze verteilt werden sollen, bezogen auf das entsprechende Semester, in der Notation: "Semester_Belegnummer". Bitte trennen Sie die einzelnen Belegnummern nur durch Absätze oder Leerzeichen voneinander, Kommata sind unnötig (und sogar störend).

:'''Beispiel:'''
:WS2010_111111
:WS2010_222222
:WS2010_333333
::oder
:SS2011_111111
:SS2011_222222
:SS2011_333333
::etc.

Diese Notation wird im eKVV auch bei den automatischen eMailverteilern der Veranstaltungen verwendet und kann von dort direkt übernommen werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Listen vollständig sind! Es ist nicht möglich zu einem einmal begonnen Platzvergabeverfahren vergessene Veranstaltungen automatisch hinzuzufügen, ohne die bereits erfolgten Verteilungen wieder zu verwerfen.

'''Gruppen:'''
In der Regel wird den Studierenden bei der Wahl von teilnahmebeschränkten Veranstaltungen eine Reihe von äquivalenten Veranstaltungen angeboten, aus denen sie wählen können.

Die Platzvergabe-anwendung versucht nun, innerhalb einer solchen Gruppe von Veranstaltungen die Studierenden so zu verteilen, dass jede/r einen Platz in einer Veranstaltung bekommt, die er mit hoher Priorität gewählt hat.

Zu diesem Zweck muss im Vorfeld definiert werden, welche Veranstaltungen äquivalent sind. Die Lieferung dieser Gruppen an das BIS sollte in der folgenden Notation geschehen: Gruppe|Belegnummer1|Belegnummer2|Belegnummer3
:'''Beispiel'''
:Einführung in die Linguistik|11111|222222|333333

'''Wichtiger Hinweis zur Lieferung der Daten:'''
Bitte schicken Sie '''sowohl''' die Liste der Belegnummern, '''als auch''' die der Gruppen. Die Tatsache, dass dadurch Belegnummern doppelt geliefert werden ist so gewollt und durch die Importmöglichkeiten der Anwendung vorgegeben.

==== Sonstige Angaben zum Verfahren ====
Vor dem Start der automatischen Vergabe können eine Reihe von weiterführenden Angaben zum Verfahren gemacht werden, die die automatische Vergabe erweitern oder einschränken. Diese sind im Folgenden aufgelistet. Bitte teilen Sie uns vor der Vergabe mit, welche dieser Funktionen Sie für Ihr Verfahren nutzen müssen.

===== Gruppe vergrößern? =====
Als Standard ist eine Gruppengröße von "1" eingestellt, was bedeutet, dass jedem Studierenden nur ein Platz pro Gruppe zugeteilt werden kann. Wenn Sie möchten, dass Studierende auch mehrere Veranstaltungen pro Gruppe erhalten können, können wir dies vor der automatischen Vergabe entsprechend einstellen.

===== Studierende von der automatischen Vergabe ausschließen =====
Bei der automatischen Vergabe können diejenigen Studierenden gesperrt werden, die keine zur jeweiligen Veranstaltung passende Einschreibung aufweisen. Diese Studierenden werden zunächst alle auf die Wartelisten der Veranstaltungen gesetzt, das bedeutet, dass sie im Verfahren bleiben, aber bei der automatischen Vergabe nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie solchen Studierenden freie Plätze in Veranstaltungen geben möchten, müssten Sie dies nachträglich und manuell erledigen. Im Normalfall, also wenn Sie alle Studierenden zur automatischen Vergabe zulassen, werden Studierende mit "Fremdeinschreibung" nachrangig behandelt und bekommen nur dann Plätze zugewiesen, wenn kein regulär eingeschriebener Studierender einen Platz benötigt.

Wenn Sie eine bestimmte Gruppe von Studierenden in das Verfahren aufnehmen möchten, obwohl sie nicht die passende Einschreibung aufweisen, können Sie die Einschreibungen dieser Studierenden in der Platzvergabe entsprechend anpassen lassen:
===== Einschreibungen verändern =====
Dies wird dann der Fall sein, wenn Sie Plätze für Masterveranstaltungen vergeben möchten, die betreffenden Studierenden aber noch eine Bachelor-Einschreibung haben (dies kann leicht passieren, wenn das Platzvergabeverfahren deutlich vor Semesterstart durchgeführt wird und die Studierenden sich noch im Bewerbungsverfahren befinden). In diesem Fall schicken Sie uns bitte eine Liste der der Matrikelnummern, die betroffen sind. Wir können dann vor der automatischen Vergabe die entsprechenden Einschreibungen so verändern (natürlich nur in der Anwendung!), dass die Studierenden in der automatischen Vergabe genauso wie ordentlich eingeschriebene Studierende behandelt werden.
===== Plätze freihalten? =====
Es kann notwendig sein, Plätze (z.B. für Erstsemester) in Veranstaltungen freizuhalten. In diesem Fall teilen Sie uns bitte im Vorfeld mit, wie groß dieser "Puffer" sein sollte. Es gibt dabei entweder die Möglichkeit, eine prozentuale Auslastung für das gesamte Verfahren anzugeben (z.B. "Alle Veranstaltungen im Verfahren sollen nur zu 80% befüllt werden") oder explizite Platzgrößen pro Belegnummer festzulegen ("222222|x" würde bedeuten "In der Veranstaltung 222222 sollen nur x Plätze vergeben werden").
== Die Platzvergabe-Anwendung ==
Die Platzvergabe-Anwendung liegt auf den Servern der BiSEd und kann unter dieser Adresse aufgerufen werden:
:'''https://bised.uni-bielefeld.de/platzvergabe/admin/'''

Sie können sich dort als Belegmanager mit Ihrem BITS-Zugang anmelden und sehen für Ihr Verfahren eine Reihe von Registerkarten, unter denen Sie alle notwendigen Informationen finden. Wenn Sie Belegmanager für mehrere Verfahren sind, müssen Sie zunächst auf der Startseite das gewünschte Verfahren auswählen.

Als erstes geöffnet ist die Übersicht der Veranstaltungen im Verfahren.

=== Veranstaltungen ===
==== Veranstaltungsübersicht ====

[[File:EinstiegS.jpg|720px|Anmeldung]]

In der ersten Spalte wird Ihnen der Name der '''Gruppe''' angezeigt, unter '''Thema''' steht der Titel der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung für sich steht, also nicht Teil einer Gruppe ist, ersetzt der Veranstaltungstitel den Namen der Gruppe und die Spalte '''"Thema"''' bleibt frei.

Wichtig sind weiterhin der Status einer Veranstaltung, sowie die Warteliste (s. die letzten beiden Spalten). Der '''Status''' hat zwei Elemene "x|y", wobei x die Zahl der in dieser Veranstaltung vergebenen Plätze ist und y die Größe der Veranstaltung angibt. In der Spalte '''"Warteliste"''' sehen Sie dann, wie viele Studierende keinen Platz in dieser Veranstaltung bekommen haben und noch warten.

In dieser Ansicht können Sie leicht auf den ersten Blick erkennen, welche Veranstaltungen möglicherweise problematisch sind, weil die Nachfrage größer als das Angebot ist. Allerdings kann hier der erste Eindruck auch trügen, weil sich deutlich mehr Studierende auf Wartelisten befinden, als Plätze benötigt werden. Dies hat zwei Gründe:
:Wenn ein Studierender alle Veranstaltungen in einer Gruppe in seinen Stundenplan gewählt hat, erscheint er auch auf allen Wartelisten. Sobald ihm aber ein Platz in einer Gruppe zugeteilt wurde, verschwindet er von den anderen Wartelisten in dieser Gruppe.
:Wenn bei der automatischen Vergabe definiert wird, dass Plätze nur an Studierende mit zur Veranstaltung passenden Einschreibungen vergeben werden sollen oder Studierende aus anderen Gründen "gesperrt" werden, verschwinden diese "unpassenden" Studierenden nicht aus dem Verfahren, sondern werden überall den Wartelisten zugeordnet.

Ein Klick in die Zeile öffnet die Detailsicht der betreffenden Veranstaltung. Dort sehen Sie die Warteliste, die Teilnehmerliste und die Veranstaltungsdetailseite:

==== Warteliste und Teilnehmerliste====
Warteliste und Teilnehmerliste sind gleich aufgebaut, standardmäßig öffnet sich als erstes die Warteliste.

[[File:Warteliste.jpg|720px|frame]]

Der '''Score''' in der ersten Spalte gibt den Anspruch des Studierenden auf einen Platz in dieser Veranstaltung wieder (s. oben).

Der '''Status''' in der fünften Spalte zeigt an, wie "erfolgreich" der Studierende in diesem Verfahren ist. Die drei Elemente "x/y/z" zeigen an, wie viele Veranstaltungen ein Studierender belegt hat und in wievielen er dann tatsächlich einen Platz zugewiesen bekam:
:x = in wie vielen Veranstaltungen hat der Studierende einen Platz bekommen?
:y = in wievielen Gruppen ist er beteiligt?
:z = wie viele Veranstaltungen hat der Studierende insgesamt in diesem Verfahren?

Die '''Priorität''' kommt aus der eKVV-Priorisierungsseite der Studierenden und gibt an, mit welcher Priorität der Studierende diese Veranstaltung im eKVV bewertet hat.

Die Zeile '''Problem''' zeigt an, auf welchem Gebiet es nicht gelungen ist, den Studierenden "glücklich zu machen". Folgende Meldungen sind möglich:
:Gruppe: Dem Studierenden wurde mindestens ein Wunsch in dieser Gruppe nicht erfüllt
:Zeit: Der Studierende hat eine zeitliche Überschneidung
:Doppel: Der Studierende hat in mindestens einer Gruppe eine doppelte Zuweisung
:Prio. der Studierende hat manuell eine Veranstaltung "untergeschoben" bekommen, die er selbst nicht gewählt hat.

In der letzten Zeile wird angezeigt, wenn ein Studierender für die automatische Vergabe gesperrt wurde. Eine solche Sperrung sollte aber nur von der Administration durchgeführt werden.
==== Veranstaltungsdetailseite ====
[[File:Veranstaltungsdaten.jpg|700px|frame]]

Auf der Veranstaltungsdetailseite werden die Veranstaltungsdaten angezeigt, so wie sie aus dem eKVV übernommen wurden. Technisch ist es möglich, hier Änderungen vorzunehmen (die sich aber nur auf die Platzvergabe-anwendung beziehen und nicht im eKVV wirksam werden!). Es wird aber dringend davon abgeraten, nachdem die automatische Vergabe bereits gelaufen ist. Sollten in Ausnahmefällen noch nachträgliche Änderungen notwendig sein, können diese von der Administration vorgenommen werden.

=== Studierende ===
Unter dem nächsten Reiter im Hauptmenü finden sich alle Angaben zu den Studierenden im Verfahren. Auch hier gibt es zunächst eine Übersichts-Seite:

==== Studierenden Übersicht ====
[[File:StudierendeS.jpg|720px|frame|Studierende]]

Die Studierenden-Übersicht ist ähnlich aufgebaut, wie die Warte- und Teilnehmerliste. Ein Unterschied ist der fehlende Score, da dieser pro Veranstaltung berechnet wird und deshalb nicht in einer globalen Sicht angezeigt werden kann. Stattdessen wird hier eine "Quote" angezeigt, die so etwas wie den "Glücksfaktor" eines Studierenden darstellen soll. Je mehr gewünschte Veranstaltungen ein Studierender zugeteilt bekommt, desto höher seine Quote. 0% bedeutet, dass dem Studierenden kein einziger Veranstaltungswunsch erfüllt wurde, 100% bedeutet, dass der Studierende Plätze in allen von ihm gewählten Veranstaltungen bekommen hat. Gastzugänge sind mit Sternchen * markiert.

Der Doppelklick in eine Zeile öffnet die Detailsicht eines Studierenden:

==== Studierenden Detailsicht ====
[[File:Detail Studierende.jpg|frame|720px]]
Hier wird neben Name und Matrikelnummer auch angezeigt, ob es sich bei dem Studierenden um einen Gastbenutzer handelt, oder ob der Stundenplan mit einem normalen Studierenden-Account angelegt wurde.

Unten sind die Veranstaltungen aufgeführt, die der betreffende Studierende gewählt hat. Bei den Veranstaltungen, wo ihm bereits ein Platz zugewiesen wurde, ist die Checkbox markiert.

Über "Stundenplan verändern" können dem Studierenden Veranstaltungen zugewiesen werden, die bislang nicht in seinem Stundenplan waren, man greift also massiv in die Stundenplanung des betreffenden Studierenden ein. Falls diese Funktion genutzt wird sollte der Studierenden unbedingt über diesen Eingriff in seinen Stundenplan informiert werden.
=== Gruppen ===
Die Übersichtsseite der Gruppen zeigt an, welche Gruppen es im Verfahren gibt, wie viele Plätze pro Studierender und pro Gruppe vergeben werden ('''"Größe"'''), wie viele Veranstaltungen in einer Gruppe enthalten sind ('''"Veranstaltungen"'''), wie viele Plätze in der Gruppe vergeben werden können ('''"Kapazität"''') und wie viele Studierende sich für diese Plätze angmeldet haben.

==== Gruppendetailseite ====
In der Detailsicht wird der Gruppenname, die Gruppengröße (dh. wie viele Plätze werden pro Student pro Gruppe vergeben) und die in der Gruppe enthaltenen Veranstaltungen angezeigt.
[[File:Platzvergabe.Gruppendetail.jpg|frame|720px]]
Es ist technisch zwar möglich, hier Änderungen vorzunehmen, davon wird aber während eines laufenden Verfahrens abgeraten. Halten Sie im Zweifelsfall bitte Rücksprache mit der Administration, wenn eine Änderung notwendig wird.

=== Exportformate und Druck ===
In den Übersichts- und Detailseiten finden Sie immer wieder die Buttons "Export" und "Drucken". Damit können Sie Listen aus der Platzvergabeanwendung heraus speichern oder drucken, z.B. für Ihre Dokumentation oder als Hilfe für etwaige Härtefallsprechstunden.
== Manuelle Nachbereitung ==
Nachdem von der Administration das Verfahren eingerichtet wurde und in einem ersten Schritt die automatische Platzvergabe gestartet wurde, greifen die Belegmanager auf die Platzvergabe zu. Ihre Aufgabe besteht darin, zu prüfen, wie gut die Ergebnisse sind, die die automatische Vergabe erzielt hat und diese ggf. nachzubereiten. Wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind, werden die Ergebnisse der Platzvergabe von den Belegmanagern zurück ins eKVV gespielt.

=== Problemsuche ===
Um beurteilen zu können, wie gut die Arbeit der automatischen Vergabe war und wo evtl. manuell nachgearbeitet werden muss, muss das Verfahren auf Probleme hin durchsucht werden. Dies können Probleme sein:
* Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität
* unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe
* Studierende, die keine oder zu wenige Plätze bekommen haben

==== Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität ====
Um zu beurteilen, ob die Kapazität der Gruppen ausreichend war, ist ein Blick auf die Übersichtsseite der "Gruppen" sinnvoll. Hier wird die Kapazität der gesamten Gruppe angezeigt, gemeinsam mit der Zahl der Studierenden, die einen Platz in dieser Gruppe haben wollen. Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, ob grundsätzlich genügend Plätze für Studierende angeboten werden.

Die Beurteilung der Veranstaltungskapazität ist nicht auf den ersten Blick zu beurteilen: Auf der Übersichtsseite der Veranstaltungen geben die Spalten "Status" und "Warteliste" einen ersten Hinweis auf die Auslastung einzelner Veranstaltungen. So können die Angaben gelesen werden:
* Befinden sich Studierende auf der Warteliste? Es ist anzunehmen, dass Veranstaltungen mit großen Wartelisten besonders problematisch sind.
* Die Tatsache, dass überhaupt eine Warteliste besteht, muss noch kein Hinweis auf einen Engpass sein, da die gesperrten oder als nicht berechtigt gekennzeichneten Studierenden in jedem Fall auf die Warteliste kommen.
* Solange das erste Element des Status (wieviele Plätze wurden in der Veranstaltung vergeben?) kleiner ist als das zweite Element (wieviele Plätze gibt es in der Veranstaltung?), kann davon ausgegangen werden, dass alle berechtigten Studierenden einen Platz bekommen haben.

'''Hinweis:''' Wenn man nur eine Gruppe betrachten möchte, ist es sinnvoll, über die Suchfunktion (Name der Gruppe eingeben!) die ausgegebene Liste so zu verkleinern, dass nur noch die Veranstaltungen in dieser Gruppe angezeigt werden.
==== Unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe ====
Häufig ist das Ziel eines Platzvergabeverfahrens, eine einigermaßen ausgeglichene Belegung der Veranstaltungen zu erreichen, so dass nicht in einer Veranstaltung 5 TeilnehmerInnen sitzen, während die anderen mit 30 TeilnehmerInnen überbelegt sind. Ob die Verteilung einigermaßen gleichmäßig ist, lässt sich an den Status der Veranstaltungen, nämlich an der Zahl der vergebenen Plätze, leicht ablesen.

==== Studierende, die keine oder zu wenig Plätze bekommen haben ====
Eine Methode, um Probleme in der Platzvergabe zu finden, ist die Sicht auf Veranstaltungen und Gruppen. Es ist aber auch möglich, von Studierenden auszugehen. Durch die "Quote", die so etwas wie die Zufriedenheit der Studierenden mit der Platzvergabe abbilden soll, lassen sich leicht diejenigen Studierenden finden, die leer ausgegangen sind:

Wenn Sie in der Studierenden-Übersicht auf die Kopfzeile der Spalte "Quote" klicken, können Sie die Auflistung sortieren und sich die Studierenden z.B. in aufsteigender Reihenfolge anzeigen lassen. Bei den nun angezeigten Studierenden mit 0% lohnt sich ein Blick auf die Einschreibung und auf den Score:

In den meisten Fällen haben diese Studierenden keine zur Öffnung der Veranstaltung im eKVV passende Einschreibung und wurden deshalb von der automatischen Vergabe benachteiligt. Ein weiterer Grund, warum Studierende von der automatischen Verteilung schlechter gestellt werden ist, bei knappem Platzangebot, eine Einschreibung in einem frühen Fachsemester. Die automatische Vergabe zieht Studierende mit hoher Fachsemesterzahl vor.
=== Problembearbeitung ===
Wenn Sie Probleme identifiziert haben, die Sie beheben möchten, können Sie die Platzvergabe manuell bearbeiten, d.h. Studierenden von Hand Plätze zuweisen. Hier gibt es grundsätzlich zwei mögliche Herangehensweisen: Das Bearbeiten von Teilnehmerlisten oder das Bearbeiten von einzelnen Studierenden:

==== Bearbeiten von Teilnehmerlisten ====
Für das Bearbeiten von Teilnehmerlisten klicken Sie in der Veranstaltungsübersicht in eine Zeile, so dass sich die Detailsicht der Veranstaltung öffnet.

Es gibt nun drei verschiedene Möglichkeiten, Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste zu verschieben (und umgekehrt):
* Ziehen Sie einzelne Studierende mit gedrückter Maustase auf den Button "Teilnehmerliste", bis ein blaues Häkchen ercheint. Damit wird der Studierende auf die Teilnehmerliste verschoben. Wird ein rotes Kreuz angezeigt, war das Verschieben nicht erfolgreich (hier ist eine ruhige Hand und etwas Geduld gefordert! s. dazu auch den Screenshot).
[[File:TeilnehmerVerschieben.jpg|frame|720px]]

* Stellen Sie sich über die Suchfunktion eine Liste von Studierenden zusammen. Klicken Sie nun den Button "Teilnehmerliste", wird die gesamte angezeigte Liste entsprechend verschoben.

* Klicken Sie den Button "Teilnehmerliste", ohne eine weitere Auswahl getroffen zu haben, wird die gesamte Warteliste auf de Teilnehmerliste verschoben.
==== Bearbeiten von einzelnen Studierenden ====
Sie können auch aus der Detailsicht eines Studierenden heraus Plätze vergeben, indem Sie die Checkboxen der Veranstaltungen anklicken, oder den Stundenplan des Studierenden verändern (s. den Absatz [[Automatische_Platzvergabe#Studierenden_Detailsicht]]

== Export ins eKVV ==
Nachdem die Platzvergabe abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse ins eKVV zurückgespielt. Der Verantwortliche in der Fakultät exportiert die Daten dabei aus der Platzvergabe-anwendung ins eKVV. Über das Teilnehmermanagement erfahren die Studierenden dann, ob Ihnen ein Platz zugeteilt wurde (oder nicht) und können auch sehen, wer Ihnen diesen Platz zugeteilt hat.

[[File:Datenexport.jpeg|frame|720px]]

Für den Export können Sie wählen zwischen Export mit oder ohne Warteliste. Wenn Sie mit Warteliste exportieren, wird dies den Studierenden auch angezeigt, d.h. sie sehen, auf welchem Wartelistenplatz sie stehen und damit auch wie ihre Aussichten sind, einen Platz in der Veranstaltung im Nachrückverfahren zu bekommen.

Die Veranstaltung werden einzeln durch Klick auf die entsprechende Belegnummer exportiert (s. Bild). Bitte warten Sie, bis der Export für eine Belegnummer abgeschlossen ist, bevor Sie die nächste anklicken, da es sonst zu Übertragungsfehlern kommen kann.

Wenn Sie noch nicht im eKVV (oder einer der BIS-Anwendungen) angemeldet sind, werden Sie spätestens jetzt aufgefordert, Ihren [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS-Zugang]] einzugeben und sich anzumelden.

=== Rangfolge der Teilnehmer auf Wartelisten ===
Sie können dabei wählen zwischen dem "Export mit Warteliste" oder "Ohne Warteliste". Wenn Sie mit Warteliste exportieren wird nicht nur unterschieden zwischen Studierenden, die "drin" oder "nicht drin" sind, sondern die Warteliste wird mit übertragen und den Studierenden wird angezeigt, welchen Platz auf der Warteliste sie haben. Für die Warteliste wird die Reihenfolge aus der Platzvergabe übernommen (die sich ja nach dem Score richtet), allerdings gibt es hier einen kleinen Unterschied: Bei Studierenden die den gleichen Score-Wert haben greift ein Zufallsgenerator in die Sortierung ein. Dadurch kann die Warteliste im eKVV anders aussehen, als in der Platzvergabe, nimmt Ihnen aber die Aufgabe ab, über eine eigentlich zufällige Rangfolge zu entscheiden.

Bitte beachten Sie, dass auch die Studierenden, die in der Platzvergabe-Anwendung gesperrt wurden, im eKVV zwar auf der Warteliste erscheinen, dort aber ebenfalls nach ihrem Score einsortiert werden. Das heißt, dass diese Studierenden nicht am Ende der Warteliste oder gar unter "nicht teilnehmend" auftauchen, sondern im Prinzip an jeder Position der Warteliste erscheinen können.

[[File:Datenexport.jpeg|frame|720px]]
=== Verknüpfung von Automatischer Platzvergabe und eKVV-Teilnehmermanagement ===
Beim Export der Ergebnisse der Platzvergabe wir das eKVV-Teilnehmermanagement genutzt. Wenn Sie eine Veranstaltung ins eKVV exportieren, öffnet sich daher die Seite mit dem eKVV-Teilnehmermanagement, auf der Ihnen noch einmal die Ergebnisse angezeigt werden. Sie sehen hier, was auch die Studierenden in Ihrem Stundenplan angezeigt bekommen.
=== Für die Härtefallsprechstunde ===
Es hat sich bewährt, für die Härtefallsprechstunde die Detailsicht des jeweiligen Studierenden in der Platzvergabe aufzurufen. Hier können Sie auf einen Blick sehen, welche Veranstaltungen der Studierende ausgewählt hat, wie er priorisiert hat, was seine Einschreibungen sind und in welchem Fachsemester er oder sie sich befindet.

Sollten Sie aber Änderungen vornehmen müssen, d.h. nachträglich Plätze vergeben, müssen Sie dafür die Teilnehmermanagementseiten im eKVV verwenden, da nicht einzelne Studierendendaten aus der Platzvergabe nachträglich exportiert werden können.

=== Teilnehmermanagement für einzelne Studierende ===
Sie haben im eKVV die Möglichkeit, das Teilnehmermanagement für einen einzlenen Studierenden aufzurufen. Sie sehen auf der Seite eine Liste der Veranstaltungen, welche der oder die TeilnehmerIn im Stundenplan hat, bei denen das Teilnehmermanagement verwendet wird und für die Sie Belegmanagementrechte haben.
[[File:eKVV.TNmanagement.proStud.jpg|700px|frame]]
Ausgehend von dieser Seite können Sie den oder die Studierende(n) in den einzelnen Veranstaltungen als "teilnehmend" oder "nicht teilnehmend" setzen. Diese Sicht kann für die Härtefallsprechstunde hilfreich sein, weil dann nicht für einen Studierenden mehrere Veranstaltungen geöffnet und betrachtet werden müssen.

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* Hier gehts zu den [[FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden]]
* Sie haben weitere Fragen zur Automatischen Platzvergabe? So erreichen Sie das BIS: [http://www.uni-bielefeld.de/bis/kontakt.html Kontakt]

Datei:EinstiegS.jpg

2022-12-18T19:48:44Z

Kbuchhorn:

Automatische Platzvergabe

2022-12-18T19:48:24Z

Kbuchhorn: /* Veranstaltungsübersicht */

[[Category:eKVV]] [[Category:Lehrplanung]]
Das BIS bietet Fakultäten Unterstützung bei der Platzvergabe über großen Mengen von Lehrveranstaltungen an. Mit dem entsprechenden Werkzeug kann eine automatische Vorverteilung von Plätzen in teilnahmebeschränkten Veranstaltungen durchgeführt werden. Die Ergebnisse der automatischen Platzvergabe müssen anschließend von den Fakultäten manuell nachgesteuert werden.

Auf dieser Seite wird erklärt, in welchen Schritten das Vergabeverfahren abläuft.

== Anmeldung: Benutzername und Passwort ==
Für die Nutzung der Platzvergabe musste kurzfristig ein neues Anmeldeprozedere eingeführt werden. Dabei werden der gewohnte Benutzername und ein "Zusatzpasswort" verwendet. So generieren Sie sich Ihr Zusatzpasswort:

* melden Sie sich hier mit Ihrem gewohnten BIS-Zugang an: https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_edit/edit/MeinAccount.jsp
* Sie finden im rechten Menü einen Link zur Generierung des „Zusatzpasswortes“

Dieses Zusatzpasswort lässt sich nicht in ein persönliches Passwort ändern. Sie können es also entweder in einem Passwortmanager speichern (wie z.B. das vom Rechenzentrum angebotene KeyPass), oder Sie generieren sich bei Bedarf immer wieder ein neues Passwort. Für die Nutzung der Platzvergabe kopieren Sie sich das Passwort bitte direkt aus der Seite in die Anmeldemaske. Wenn Sie die Seite schließen und erneut aufrufen, wird das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht mehr direkt angezeigt. Falls Sie es nicht gespeichert haben, können Sie es aber mit zwei Klicks löschen und neu generieren.

Dieses Passwort ist ausschließlich für die Nutzung von Platzvergabesoftware und Moduldatenbank gedacht, für alle anderen BIS-Anwendungen hat sich nichts geändert. Weitere Informationen finden Sie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Mein_Passwort_im_BIS#Das_Zusatzpasswort hier]

== Grundsätzliches zum Verfahren ==
Die automatische Platzvergabe ist eine eigene Anwendung, die nicht ins eKVV integriert ist. Sie wurde durch das [http://www.uni-bielefeld.de/bis/kontakt.html BIS] vom [[Einrichtung:10057|Zentrum für Lehrerbildung]] übernommen, stellt also im eigentlichen Sinne keine BIS-Anwendung dar (wie z.B. eKVV und BA/MA-Prüfungsverwaltung). Änderungen oder Weiterentwicklungen des Systems sind daher nicht möglich, das BIS stellt aber einen reibungslosen Weiterbetrieb sicher.

Das Platzvergabeverfahren wird in mehreren Schritten und arbeitsteilig (von FakultätsmitarbeiterInnen und BIS) durchgeführt:

=== Wie funktioniert die Vergabe? ===
Im BIS werden über eine Schnittstelle die Daten der Veranstaltungen aus dem eKVV importiert, für die eine Platzvergabe durchgeführt werden soll. Dabei werden die Studierenden, die die entsprechenden Veranstaltungen in ihrem Stundenplan haben übernommen.

Im BIS wird dann ein automatischer Verteilungsdurchlauf gestartet, der die Studierenden nach bestimmten Kriterien auf die von Ihnen gewählten Veranstaltungen vorverteilt, dabei wird die Reihenfolge der Zulassung von Studierenden zu Veranstaltungen durch einen "Score" gesteuert, der ein internes Ranking der Studierenden produziert:

==== Was ist der Score? ====
Der Score einer TeilnehmerIn in der Platzvergabe ist eine Zahl, die ausdrücken soll, wie hoch der Anspruch eines Studierenden auf einen Platz in einer Veranstaltung ist. Er bezieht sich immer auf eine konkrete Veranstaltung.
Für die Berechnung des Scores werden die Einschreibungen der Studierenden verwendet, für die bei der Veranstaltung entsprechende Fachzuordnungen existieren. Als Faktoren gehen dabei das Fachsemester ein und ein vom Abschluss abhängiger Wert. Auf diese Weise hat etwa ein Fachsemester '2' bei einem Master Studierenden einen höheren Wert als bei einem Bachelor Studierenden. Im Endeffekt sollen Studierende dann einen höheren Score erhalten, wenn sie dem Ende ihres Studiums näher kommen.
Ein hoher Score-wert führt dazu, dass der Studierende bei der Platzvergabe vorrangig behandelt wird. Ein Score von 0 bedeutet, dass die Veranstaltung für keine der Einschreibung der Studierenden geöffnet ist und hat eine besondere Bedeutung, da solche TeilnehmerInnen grundsätzlich nachrangig behandelt werden. Gastaccounts haben immer einen Score von 0, da sie keine Einschreibungen haben.

Im Anschluss an die automatische Vorverteilung greifen Verantwortliche aus den Fakultäten auf die Anwendung zu, steuern die Platzvergabe wenn nötig manuell nach und spielen die Daten zurück ins eKVV. Für die Studierenden wird dann im eKVV-Stundenplan angezeigt, in welchen Veranstaltungen sie Plätze bekommen haben und wer ihnen diese zugeteilt hat.
=== Welche Rechte sind nötig, um mit der Platzvergabe zu arbeiten? ===
Um mit der automatischen Platzvergabe arbeiten zu können, müssen vom BIS "Belegmanagerrechte" vergeben werden. Durch die Belegmanagerrechte erhalten Personen den Zugriff auf die Anmeldelisten aller Veranstaltungen der Fakultät und können Plätze zuweisen. Die Zuteilung dieser besonderen Rechte erfolgt nur auf schriftlichen Antrag, der von der Einrichtungsleitung unterschrieben werden muss :[[:File:Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf|Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf]]

== Vorbereitung ==
Damit die automatische Platzvergabe für Vergabeverfahren in den Fakultäten genutzt werden kann, müssen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden:

=== Kommunikation ===
Zunächst muss das Vergabeverfahren den Studierenden gegenüber kommuniziert werden. Da eine verbindliche Anmeldung zu Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld die Ausnahme von der Regel darstellt, muss den Studierenden gegenüber geklärt werden, dass in diesem Fall das Aufnehmen von Veranstaltungen in den Stundenplan einer verbindlichen Anmeldung gleich kommt. Wenn die Studierenden mehrere äquivalente Veranstaltungen auswählen, sollten sie diese im eKVV mit [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Veranstaltungsan-_und_-abmeldung#Wie_kann_ich_meine_Veranstaltungen_priorisieren%3F Prioritäten] versehen. Wenn ausreichend Plätze vorhanden sind, versucht die Platzvergabe, den Studierenden möglichst viele Veranstaltungen mit hoher Priorität zuzuteilen. Allerdings kann die Platzvergabe-Anwendung Prioritäten nicht gruppenbezogen auswerten (so dass Studierende äquivalente Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe in eine Rangfolge bringen könnten), sondern betrachtet Priorisierungen immer für alle Veranstaltungen im Verfahren. Dadurch ist die Aussagekraft der Studierendenprioritäten leider deutlich geschwächt.

Neben der grundsätzlichen Mitteilung, dass ein Platzvergabeverfahren betrieben wird, müssen Termine für die Veranstaltungsanmeldung ebenso wie für die Rückmeldung über die Vergabe der Plätze über das eKVV bekanntgegeben werden. Nutzen Sie hierfür die verschiedenen [[Die_BIS_E-Mailverteiler#E-Mailverteiler_zur_Ansprache_von_Studierenden|BIS-Mailverteiler]] zur Ansprache von Studierenden: Planen Sie auf jeden Fall einen Termin für "Härtefallsprechstunden" nach Ablauf des Verfahrens ein und halten Sie zu diesem Zweck einen Teil der zu vergebenden Plätze frei (oder stellen Sie sich darauf ein, einzelne Veranstaltungen zu Semesterbeginn ein wenig zu "überfüllen"). Es kann immer berechtigte Ansprüche von Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen geben, die vom oben beschriebenen "Score" nicht oder nur unzureichend abgebildet werden.

Sie können sich in den [http://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Erl%C3%A4uterungen_zu_den_%22Rahmenpr%C3%BCfungsordnungen%22_%28Studienmodell_2011%29#4._Zugang_und_Zulassung_zu_Modulen0 "Erläuterungen zur Rahmenprüfungsordnung"] über die rechtlichen Ansprüche der Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen sowie über die Notwendigkeit von Härtefallsprechstunden informieren.

=== Einstellungen im eKVV ===
Damit die Platzvergabe auf das eKVV zugreifen kann, muss eine Reihe von Voraussetzungen im eKVV erfüllt sein:
* Die Veranstaltungen, in denen Plätze vergeben werden sollen, müssen im eKVV veröffentlicht sein.
* Es muss eine verbindliche Veranstaltungsgröße bei den Grunddaten der Veranstaltung im eKVV eingetragen werden, damit die automatische Vergabe "weiß" wie viele Plätze in einer Veranstaltung besetzt werden dürfen.
* das [[Teilnehmermanagement]] sollte schon im Vorfeld aktiviert werden, da auf diese Weise einige Fehlbedienungen des eKVVs durch die Studierenden verhindert werden.

=== Welche Informationen müssen vorab ans BIS geliefert werden? ===
Damit im BIS ein Verfahren eingerichtet und die automatische Platzvergabe gestartet werden kann, müssen folgende Daten (in der genannten Notation!) ans BIS geliefert werden. Bei kleineren Verfahren kann dies im E-Mailformat geschehen, bei Größeren empfiehlt sich eine Word- oder Excel-Liste :

==== Belegnummern und Gruppen ====
'''Belegnummern:'''
Die Belegnummern der Veranstaltungen, in denen Plätze verteilt werden sollen, bezogen auf das entsprechende Semester, in der Notation: "Semester_Belegnummer". Bitte trennen Sie die einzelnen Belegnummern nur durch Absätze oder Leerzeichen voneinander, Kommata sind unnötig (und sogar störend).

:'''Beispiel:'''
:WS2010_111111
:WS2010_222222
:WS2010_333333
::oder
:SS2011_111111
:SS2011_222222
:SS2011_333333
::etc.

Diese Notation wird im eKVV auch bei den automatischen eMailverteilern der Veranstaltungen verwendet und kann von dort direkt übernommen werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Listen vollständig sind! Es ist nicht möglich zu einem einmal begonnen Platzvergabeverfahren vergessene Veranstaltungen automatisch hinzuzufügen, ohne die bereits erfolgten Verteilungen wieder zu verwerfen.

'''Gruppen:'''
In der Regel wird den Studierenden bei der Wahl von teilnahmebeschränkten Veranstaltungen eine Reihe von äquivalenten Veranstaltungen angeboten, aus denen sie wählen können.

Die Platzvergabe-anwendung versucht nun, innerhalb einer solchen Gruppe von Veranstaltungen die Studierenden so zu verteilen, dass jede/r einen Platz in einer Veranstaltung bekommt, die er mit hoher Priorität gewählt hat.

Zu diesem Zweck muss im Vorfeld definiert werden, welche Veranstaltungen äquivalent sind. Die Lieferung dieser Gruppen an das BIS sollte in der folgenden Notation geschehen: Gruppe|Belegnummer1|Belegnummer2|Belegnummer3
:'''Beispiel'''
:Einführung in die Linguistik|11111|222222|333333

'''Wichtiger Hinweis zur Lieferung der Daten:'''
Bitte schicken Sie '''sowohl''' die Liste der Belegnummern, '''als auch''' die der Gruppen. Die Tatsache, dass dadurch Belegnummern doppelt geliefert werden ist so gewollt und durch die Importmöglichkeiten der Anwendung vorgegeben.

==== Sonstige Angaben zum Verfahren ====
Vor dem Start der automatischen Vergabe können eine Reihe von weiterführenden Angaben zum Verfahren gemacht werden, die die automatische Vergabe erweitern oder einschränken. Diese sind im Folgenden aufgelistet. Bitte teilen Sie uns vor der Vergabe mit, welche dieser Funktionen Sie für Ihr Verfahren nutzen müssen.

===== Gruppe vergrößern? =====
Als Standard ist eine Gruppengröße von "1" eingestellt, was bedeutet, dass jedem Studierenden nur ein Platz pro Gruppe zugeteilt werden kann. Wenn Sie möchten, dass Studierende auch mehrere Veranstaltungen pro Gruppe erhalten können, können wir dies vor der automatischen Vergabe entsprechend einstellen.

===== Studierende von der automatischen Vergabe ausschließen =====
Bei der automatischen Vergabe können diejenigen Studierenden gesperrt werden, die keine zur jeweiligen Veranstaltung passende Einschreibung aufweisen. Diese Studierenden werden zunächst alle auf die Wartelisten der Veranstaltungen gesetzt, das bedeutet, dass sie im Verfahren bleiben, aber bei der automatischen Vergabe nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie solchen Studierenden freie Plätze in Veranstaltungen geben möchten, müssten Sie dies nachträglich und manuell erledigen. Im Normalfall, also wenn Sie alle Studierenden zur automatischen Vergabe zulassen, werden Studierende mit "Fremdeinschreibung" nachrangig behandelt und bekommen nur dann Plätze zugewiesen, wenn kein regulär eingeschriebener Studierender einen Platz benötigt.

Wenn Sie eine bestimmte Gruppe von Studierenden in das Verfahren aufnehmen möchten, obwohl sie nicht die passende Einschreibung aufweisen, können Sie die Einschreibungen dieser Studierenden in der Platzvergabe entsprechend anpassen lassen:
===== Einschreibungen verändern =====
Dies wird dann der Fall sein, wenn Sie Plätze für Masterveranstaltungen vergeben möchten, die betreffenden Studierenden aber noch eine Bachelor-Einschreibung haben (dies kann leicht passieren, wenn das Platzvergabeverfahren deutlich vor Semesterstart durchgeführt wird und die Studierenden sich noch im Bewerbungsverfahren befinden). In diesem Fall schicken Sie uns bitte eine Liste der der Matrikelnummern, die betroffen sind. Wir können dann vor der automatischen Vergabe die entsprechenden Einschreibungen so verändern (natürlich nur in der Anwendung!), dass die Studierenden in der automatischen Vergabe genauso wie ordentlich eingeschriebene Studierende behandelt werden.
===== Plätze freihalten? =====
Es kann notwendig sein, Plätze (z.B. für Erstsemester) in Veranstaltungen freizuhalten. In diesem Fall teilen Sie uns bitte im Vorfeld mit, wie groß dieser "Puffer" sein sollte. Es gibt dabei entweder die Möglichkeit, eine prozentuale Auslastung für das gesamte Verfahren anzugeben (z.B. "Alle Veranstaltungen im Verfahren sollen nur zu 80% befüllt werden") oder explizite Platzgrößen pro Belegnummer festzulegen ("222222|x" würde bedeuten "In der Veranstaltung 222222 sollen nur x Plätze vergeben werden").
== Die Platzvergabe-Anwendung ==
Die Platzvergabe-Anwendung liegt auf den Servern der BiSEd und kann unter dieser Adresse aufgerufen werden:
:'''https://bised.uni-bielefeld.de/platzvergabe/admin/'''

Sie können sich dort als Belegmanager mit Ihrem BITS-Zugang anmelden und sehen für Ihr Verfahren eine Reihe von Registerkarten, unter denen Sie alle notwendigen Informationen finden. Wenn Sie Belegmanager für mehrere Verfahren sind, müssen Sie zunächst auf der Startseite das gewünschte Verfahren auswählen.

Als erstes geöffnet ist die Übersicht der Veranstaltungen im Verfahren.

=== Veranstaltungen ===
==== Veranstaltungsübersicht ====

[[File:EinstiegS.jpg|720px|Anmeldung]]

In der ersten Spalte wird Ihnen der Name der '''Gruppe''' angezeigt, unter '''Thema''' steht der Titel der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung für sich steht, also nicht Teil einer Gruppe ist, ersetzt der Veranstaltungstitel den Namen der Gruppe und die Spalte '''"Thema"''' bleibt frei.

Wichtig sind weiterhin der Status einer Veranstaltung, sowie die Warteliste (s. die letzten beiden Spalten). Der '''Status''' hat zwei Elemene "x|y", wobei x die Zahl der in dieser Veranstaltung vergebenen Plätze ist und y die Größe der Veranstaltung angibt. In der Spalte '''"Warteliste"''' sehen Sie dann, wie viele Studierende keinen Platz in dieser Veranstaltung bekommen haben und noch warten.

In dieser Ansicht können Sie leicht auf den ersten Blick erkennen, welche Veranstaltungen möglicherweise problematisch sind, weil die Nachfrage größer als das Angebot ist. Allerdings kann hier der erste Eindruck auch trügen, weil sich deutlich mehr Studierende auf Wartelisten befinden, als Plätze benötigt werden. Dies hat zwei Gründe:
:Wenn ein Studierender alle Veranstaltungen in einer Gruppe in seinen Stundenplan gewählt hat, erscheint er auch auf allen Wartelisten. Sobald ihm aber ein Platz in einer Gruppe zugeteilt wurde, verschwindet er von den anderen Wartelisten in dieser Gruppe.
:Wenn bei der automatischen Vergabe definiert wird, dass Plätze nur an Studierende mit zur Veranstaltung passenden Einschreibungen vergeben werden sollen oder Studierende aus anderen Gründen "gesperrt" werden, verschwinden diese "unpassenden" Studierenden nicht aus dem Verfahren, sondern werden überall den Wartelisten zugeordnet.

Ein Klick in die Zeile öffnet die Detailsicht der betreffenden Veranstaltung. Dort sehen Sie die Warteliste, die Teilnehmerliste und die Veranstaltungsdetailseite:

==== Warteliste und Teilnehmerliste====
Warteliste und Teilnehmerliste sind gleich aufgebaut, standardmäßig öffnet sich als erstes die Warteliste.

[[File:Warteliste.jpg|frame|720px]]

Der '''Score''' in der ersten Spalte gibt den Anspruch des Studierenden auf einen Platz in dieser Veranstaltung wieder (s. oben).

Der '''Status''' in der fünften Spalte zeigt an, wie "erfolgreich" der Studierende in diesem Verfahren ist. Die drei Elemente "x/y/z" zeigen an, wie viele Veranstaltungen ein Studierender belegt hat und in wievielen er dann tatsächlich einen Platz zugewiesen bekam:
:x = in wie vielen Veranstaltungen hat der Studierende einen Platz bekommen?
:y = in wievielen Gruppen ist er beteiligt?
:z = wie viele Veranstaltungen hat der Studierende insgesamt in diesem Verfahren?

Die '''Priorität''' kommt aus der eKVV-Priorisierungsseite der Studierenden und gibt an, mit welcher Priorität der Studierende diese Veranstaltung im eKVV bewertet hat.

Die Zeile '''Problem''' zeigt an, auf welchem Gebiet es nicht gelungen ist, den Studierenden "glücklich zu machen". Folgende Meldungen sind möglich:
:Gruppe: Dem Studierenden wurde mindestens ein Wunsch in dieser Gruppe nicht erfüllt
:Zeit: Der Studierende hat eine zeitliche Überschneidung
:Doppel: Der Studierende hat in mindestens einer Gruppe eine doppelte Zuweisung
:Prio. der Studierende hat manuell eine Veranstaltung "untergeschoben" bekommen, die er selbst nicht gewählt hat.

In der letzten Zeile wird angezeigt, wenn ein Studierender für die automatische Vergabe gesperrt wurde. Eine solche Sperrung sollte aber nur von der Administration durchgeführt werden.
==== Veranstaltungsdetailseite ====
[[File:Veranstaltungsdaten.jpg|frame|700px]]

Auf der Veranstaltungsdetailseite werden die Veranstaltungsdaten angezeigt, so wie sie aus dem eKVV übernommen wurden. Technisch ist es möglich, hier Änderungen vorzunehmen (die sich aber nur auf die Platzvergabe-anwendung beziehen und nicht im eKVV wirksam werden!). Es wird aber dringend davon abgeraten, nachdem die automatische Vergabe bereits gelaufen ist. Sollten in Ausnahmefällen noch nachträgliche Änderungen notwendig sein, können diese von der Administration vorgenommen werden.

=== Studierende ===
Unter dem nächsten Reiter im Hauptmenü finden sich alle Angaben zu den Studierenden im Verfahren. Auch hier gibt es zunächst eine Übersichts-Seite:

==== Studierenden Übersicht ====
[[File:StudierendeS.jpg|frame|720px|Studierende]]

Die Studierenden-Übersicht ist ähnlich aufgebaut, wie die Warte- und Teilnehmerliste. Ein Unterschied ist der fehlende Score, da dieser pro Veranstaltung berechnet wird und deshalb nicht in einer globalen Sicht angezeigt werden kann. Stattdessen wird hier eine "Quote" angezeigt, die so etwas wie den "Glücksfaktor" eines Studierenden darstellen soll. Je mehr gewünschte Veranstaltungen ein Studierender zugeteilt bekommt, desto höher seine Quote. 0% bedeutet, dass dem Studierenden kein einziger Veranstaltungswunsch erfüllt wurde, 100% bedeutet, dass der Studierende Plätze in allen von ihm gewählten Veranstaltungen bekommen hat. Gastzugänge sind mit Sternchen * markiert.

Der Doppelklick in eine Zeile öffnet die Detailsicht eines Studierenden:

==== Studierenden Detailsicht ====
[[File:Detail Studierende.jpg|frame|720px]]
Hier wird neben Name und Matrikelnummer auch angezeigt, ob es sich bei dem Studierenden um einen Gastbenutzer handelt, oder ob der Stundenplan mit einem normalen Studierenden-Account angelegt wurde.

Unten sind die Veranstaltungen aufgeführt, die der betreffende Studierende gewählt hat. Bei den Veranstaltungen, wo ihm bereits ein Platz zugewiesen wurde, ist die Checkbox markiert.

Über "Stundenplan verändern" können dem Studierenden Veranstaltungen zugewiesen werden, die bislang nicht in seinem Stundenplan waren, man greift also massiv in die Stundenplanung des betreffenden Studierenden ein. Falls diese Funktion genutzt wird sollte der Studierenden unbedingt über diesen Eingriff in seinen Stundenplan informiert werden.
=== Gruppen ===
Die Übersichtsseite der Gruppen zeigt an, welche Gruppen es im Verfahren gibt, wie viele Plätze pro Studierender und pro Gruppe vergeben werden ('''"Größe"'''), wie viele Veranstaltungen in einer Gruppe enthalten sind ('''"Veranstaltungen"'''), wie viele Plätze in der Gruppe vergeben werden können ('''"Kapazität"''') und wie viele Studierende sich für diese Plätze angmeldet haben.

==== Gruppendetailseite ====
In der Detailsicht wird der Gruppenname, die Gruppengröße (dh. wie viele Plätze werden pro Student pro Gruppe vergeben) und die in der Gruppe enthaltenen Veranstaltungen angezeigt.
[[File:Platzvergabe.Gruppendetail.jpg|frame|720px]]
Es ist technisch zwar möglich, hier Änderungen vorzunehmen, davon wird aber während eines laufenden Verfahrens abgeraten. Halten Sie im Zweifelsfall bitte Rücksprache mit der Administration, wenn eine Änderung notwendig wird.

=== Exportformate und Druck ===
In den Übersichts- und Detailseiten finden Sie immer wieder die Buttons "Export" und "Drucken". Damit können Sie Listen aus der Platzvergabeanwendung heraus speichern oder drucken, z.B. für Ihre Dokumentation oder als Hilfe für etwaige Härtefallsprechstunden.
== Manuelle Nachbereitung ==
Nachdem von der Administration das Verfahren eingerichtet wurde und in einem ersten Schritt die automatische Platzvergabe gestartet wurde, greifen die Belegmanager auf die Platzvergabe zu. Ihre Aufgabe besteht darin, zu prüfen, wie gut die Ergebnisse sind, die die automatische Vergabe erzielt hat und diese ggf. nachzubereiten. Wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind, werden die Ergebnisse der Platzvergabe von den Belegmanagern zurück ins eKVV gespielt.

=== Problemsuche ===
Um beurteilen zu können, wie gut die Arbeit der automatischen Vergabe war und wo evtl. manuell nachgearbeitet werden muss, muss das Verfahren auf Probleme hin durchsucht werden. Dies können Probleme sein:
* Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität
* unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe
* Studierende, die keine oder zu wenige Plätze bekommen haben

==== Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität ====
Um zu beurteilen, ob die Kapazität der Gruppen ausreichend war, ist ein Blick auf die Übersichtsseite der "Gruppen" sinnvoll. Hier wird die Kapazität der gesamten Gruppe angezeigt, gemeinsam mit der Zahl der Studierenden, die einen Platz in dieser Gruppe haben wollen. Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, ob grundsätzlich genügend Plätze für Studierende angeboten werden.

Die Beurteilung der Veranstaltungskapazität ist nicht auf den ersten Blick zu beurteilen: Auf der Übersichtsseite der Veranstaltungen geben die Spalten "Status" und "Warteliste" einen ersten Hinweis auf die Auslastung einzelner Veranstaltungen. So können die Angaben gelesen werden:
* Befinden sich Studierende auf der Warteliste? Es ist anzunehmen, dass Veranstaltungen mit großen Wartelisten besonders problematisch sind.
* Die Tatsache, dass überhaupt eine Warteliste besteht, muss noch kein Hinweis auf einen Engpass sein, da die gesperrten oder als nicht berechtigt gekennzeichneten Studierenden in jedem Fall auf die Warteliste kommen.
* Solange das erste Element des Status (wieviele Plätze wurden in der Veranstaltung vergeben?) kleiner ist als das zweite Element (wieviele Plätze gibt es in der Veranstaltung?), kann davon ausgegangen werden, dass alle berechtigten Studierenden einen Platz bekommen haben.

'''Hinweis:''' Wenn man nur eine Gruppe betrachten möchte, ist es sinnvoll, über die Suchfunktion (Name der Gruppe eingeben!) die ausgegebene Liste so zu verkleinern, dass nur noch die Veranstaltungen in dieser Gruppe angezeigt werden.
==== Unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe ====
Häufig ist das Ziel eines Platzvergabeverfahrens, eine einigermaßen ausgeglichene Belegung der Veranstaltungen zu erreichen, so dass nicht in einer Veranstaltung 5 TeilnehmerInnen sitzen, während die anderen mit 30 TeilnehmerInnen überbelegt sind. Ob die Verteilung einigermaßen gleichmäßig ist, lässt sich an den Status der Veranstaltungen, nämlich an der Zahl der vergebenen Plätze, leicht ablesen.

==== Studierende, die keine oder zu wenig Plätze bekommen haben ====
Eine Methode, um Probleme in der Platzvergabe zu finden, ist die Sicht auf Veranstaltungen und Gruppen. Es ist aber auch möglich, von Studierenden auszugehen. Durch die "Quote", die so etwas wie die Zufriedenheit der Studierenden mit der Platzvergabe abbilden soll, lassen sich leicht diejenigen Studierenden finden, die leer ausgegangen sind:

Wenn Sie in der Studierenden-Übersicht auf die Kopfzeile der Spalte "Quote" klicken, können Sie die Auflistung sortieren und sich die Studierenden z.B. in aufsteigender Reihenfolge anzeigen lassen. Bei den nun angezeigten Studierenden mit 0% lohnt sich ein Blick auf die Einschreibung und auf den Score:

In den meisten Fällen haben diese Studierenden keine zur Öffnung der Veranstaltung im eKVV passende Einschreibung und wurden deshalb von der automatischen Vergabe benachteiligt. Ein weiterer Grund, warum Studierende von der automatischen Verteilung schlechter gestellt werden ist, bei knappem Platzangebot, eine Einschreibung in einem frühen Fachsemester. Die automatische Vergabe zieht Studierende mit hoher Fachsemesterzahl vor.
=== Problembearbeitung ===
Wenn Sie Probleme identifiziert haben, die Sie beheben möchten, können Sie die Platzvergabe manuell bearbeiten, d.h. Studierenden von Hand Plätze zuweisen. Hier gibt es grundsätzlich zwei mögliche Herangehensweisen: Das Bearbeiten von Teilnehmerlisten oder das Bearbeiten von einzelnen Studierenden:

==== Bearbeiten von Teilnehmerlisten ====
Für das Bearbeiten von Teilnehmerlisten klicken Sie in der Veranstaltungsübersicht in eine Zeile, so dass sich die Detailsicht der Veranstaltung öffnet.

Es gibt nun drei verschiedene Möglichkeiten, Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste zu verschieben (und umgekehrt):
* Ziehen Sie einzelne Studierende mit gedrückter Maustase auf den Button "Teilnehmerliste", bis ein blaues Häkchen ercheint. Damit wird der Studierende auf die Teilnehmerliste verschoben. Wird ein rotes Kreuz angezeigt, war das Verschieben nicht erfolgreich (hier ist eine ruhige Hand und etwas Geduld gefordert! s. dazu auch den Screenshot).
[[File:TeilnehmerVerschieben.jpg|frame|720px]]

* Stellen Sie sich über die Suchfunktion eine Liste von Studierenden zusammen. Klicken Sie nun den Button "Teilnehmerliste", wird die gesamte angezeigte Liste entsprechend verschoben.

* Klicken Sie den Button "Teilnehmerliste", ohne eine weitere Auswahl getroffen zu haben, wird die gesamte Warteliste auf de Teilnehmerliste verschoben.
==== Bearbeiten von einzelnen Studierenden ====
Sie können auch aus der Detailsicht eines Studierenden heraus Plätze vergeben, indem Sie die Checkboxen der Veranstaltungen anklicken, oder den Stundenplan des Studierenden verändern (s. den Absatz [[Automatische_Platzvergabe#Studierenden_Detailsicht]]

== Export ins eKVV ==
Nachdem die Platzvergabe abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse ins eKVV zurückgespielt. Der Verantwortliche in der Fakultät exportiert die Daten dabei aus der Platzvergabe-anwendung ins eKVV. Über das Teilnehmermanagement erfahren die Studierenden dann, ob Ihnen ein Platz zugeteilt wurde (oder nicht) und können auch sehen, wer Ihnen diesen Platz zugeteilt hat.

[[File:Datenexport.jpeg|frame|720px]]

Für den Export können Sie wählen zwischen Export mit oder ohne Warteliste. Wenn Sie mit Warteliste exportieren, wird dies den Studierenden auch angezeigt, d.h. sie sehen, auf welchem Wartelistenplatz sie stehen und damit auch wie ihre Aussichten sind, einen Platz in der Veranstaltung im Nachrückverfahren zu bekommen.

Die Veranstaltung werden einzeln durch Klick auf die entsprechende Belegnummer exportiert (s. Bild). Bitte warten Sie, bis der Export für eine Belegnummer abgeschlossen ist, bevor Sie die nächste anklicken, da es sonst zu Übertragungsfehlern kommen kann.

Wenn Sie noch nicht im eKVV (oder einer der BIS-Anwendungen) angemeldet sind, werden Sie spätestens jetzt aufgefordert, Ihren [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS-Zugang]] einzugeben und sich anzumelden.

=== Rangfolge der Teilnehmer auf Wartelisten ===
Sie können dabei wählen zwischen dem "Export mit Warteliste" oder "Ohne Warteliste". Wenn Sie mit Warteliste exportieren wird nicht nur unterschieden zwischen Studierenden, die "drin" oder "nicht drin" sind, sondern die Warteliste wird mit übertragen und den Studierenden wird angezeigt, welchen Platz auf der Warteliste sie haben. Für die Warteliste wird die Reihenfolge aus der Platzvergabe übernommen (die sich ja nach dem Score richtet), allerdings gibt es hier einen kleinen Unterschied: Bei Studierenden die den gleichen Score-Wert haben greift ein Zufallsgenerator in die Sortierung ein. Dadurch kann die Warteliste im eKVV anders aussehen, als in der Platzvergabe, nimmt Ihnen aber die Aufgabe ab, über eine eigentlich zufällige Rangfolge zu entscheiden.

Bitte beachten Sie, dass auch die Studierenden, die in der Platzvergabe-Anwendung gesperrt wurden, im eKVV zwar auf der Warteliste erscheinen, dort aber ebenfalls nach ihrem Score einsortiert werden. Das heißt, dass diese Studierenden nicht am Ende der Warteliste oder gar unter "nicht teilnehmend" auftauchen, sondern im Prinzip an jeder Position der Warteliste erscheinen können.

[[File:Datenexport.jpeg|frame|720px]]
=== Verknüpfung von Automatischer Platzvergabe und eKVV-Teilnehmermanagement ===
Beim Export der Ergebnisse der Platzvergabe wir das eKVV-Teilnehmermanagement genutzt. Wenn Sie eine Veranstaltung ins eKVV exportieren, öffnet sich daher die Seite mit dem eKVV-Teilnehmermanagement, auf der Ihnen noch einmal die Ergebnisse angezeigt werden. Sie sehen hier, was auch die Studierenden in Ihrem Stundenplan angezeigt bekommen.
=== Für die Härtefallsprechstunde ===
Es hat sich bewährt, für die Härtefallsprechstunde die Detailsicht des jeweiligen Studierenden in der Platzvergabe aufzurufen. Hier können Sie auf einen Blick sehen, welche Veranstaltungen der Studierende ausgewählt hat, wie er priorisiert hat, was seine Einschreibungen sind und in welchem Fachsemester er oder sie sich befindet.

Sollten Sie aber Änderungen vornehmen müssen, d.h. nachträglich Plätze vergeben, müssen Sie dafür die Teilnehmermanagementseiten im eKVV verwenden, da nicht einzelne Studierendendaten aus der Platzvergabe nachträglich exportiert werden können.

=== Teilnehmermanagement für einzelne Studierende ===
Sie haben im eKVV die Möglichkeit, das Teilnehmermanagement für einen einzlenen Studierenden aufzurufen. Sie sehen auf der Seite eine Liste der Veranstaltungen, welche der oder die TeilnehmerIn im Stundenplan hat, bei denen das Teilnehmermanagement verwendet wird und für die Sie Belegmanagementrechte haben.
[[File:eKVV.TNmanagement.proStud.jpg|700px|frame]]
Ausgehend von dieser Seite können Sie den oder die Studierende(n) in den einzelnen Veranstaltungen als "teilnehmend" oder "nicht teilnehmend" setzen. Diese Sicht kann für die Härtefallsprechstunde hilfreich sein, weil dann nicht für einen Studierenden mehrere Veranstaltungen geöffnet und betrachtet werden müssen.

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* Hier gehts zu den [[FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden]]
* Sie haben weitere Fragen zur Automatischen Platzvergabe? So erreichen Sie das BIS: [http://www.uni-bielefeld.de/bis/kontakt.html Kontakt]

Automatische Platzvergabe

2022-12-18T19:48:01Z

Kbuchhorn: /* Veranstaltungsübersicht */

[[Category:eKVV]] [[Category:Lehrplanung]]
Das BIS bietet Fakultäten Unterstützung bei der Platzvergabe über großen Mengen von Lehrveranstaltungen an. Mit dem entsprechenden Werkzeug kann eine automatische Vorverteilung von Plätzen in teilnahmebeschränkten Veranstaltungen durchgeführt werden. Die Ergebnisse der automatischen Platzvergabe müssen anschließend von den Fakultäten manuell nachgesteuert werden.

Auf dieser Seite wird erklärt, in welchen Schritten das Vergabeverfahren abläuft.

== Anmeldung: Benutzername und Passwort ==
Für die Nutzung der Platzvergabe musste kurzfristig ein neues Anmeldeprozedere eingeführt werden. Dabei werden der gewohnte Benutzername und ein "Zusatzpasswort" verwendet. So generieren Sie sich Ihr Zusatzpasswort:

* melden Sie sich hier mit Ihrem gewohnten BIS-Zugang an: https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_edit/edit/MeinAccount.jsp
* Sie finden im rechten Menü einen Link zur Generierung des „Zusatzpasswortes“

Dieses Zusatzpasswort lässt sich nicht in ein persönliches Passwort ändern. Sie können es also entweder in einem Passwortmanager speichern (wie z.B. das vom Rechenzentrum angebotene KeyPass), oder Sie generieren sich bei Bedarf immer wieder ein neues Passwort. Für die Nutzung der Platzvergabe kopieren Sie sich das Passwort bitte direkt aus der Seite in die Anmeldemaske. Wenn Sie die Seite schließen und erneut aufrufen, wird das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht mehr direkt angezeigt. Falls Sie es nicht gespeichert haben, können Sie es aber mit zwei Klicks löschen und neu generieren.

Dieses Passwort ist ausschließlich für die Nutzung von Platzvergabesoftware und Moduldatenbank gedacht, für alle anderen BIS-Anwendungen hat sich nichts geändert. Weitere Informationen finden Sie [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Mein_Passwort_im_BIS#Das_Zusatzpasswort hier]

== Grundsätzliches zum Verfahren ==
Die automatische Platzvergabe ist eine eigene Anwendung, die nicht ins eKVV integriert ist. Sie wurde durch das [http://www.uni-bielefeld.de/bis/kontakt.html BIS] vom [[Einrichtung:10057|Zentrum für Lehrerbildung]] übernommen, stellt also im eigentlichen Sinne keine BIS-Anwendung dar (wie z.B. eKVV und BA/MA-Prüfungsverwaltung). Änderungen oder Weiterentwicklungen des Systems sind daher nicht möglich, das BIS stellt aber einen reibungslosen Weiterbetrieb sicher.

Das Platzvergabeverfahren wird in mehreren Schritten und arbeitsteilig (von FakultätsmitarbeiterInnen und BIS) durchgeführt:

=== Wie funktioniert die Vergabe? ===
Im BIS werden über eine Schnittstelle die Daten der Veranstaltungen aus dem eKVV importiert, für die eine Platzvergabe durchgeführt werden soll. Dabei werden die Studierenden, die die entsprechenden Veranstaltungen in ihrem Stundenplan haben übernommen.

Im BIS wird dann ein automatischer Verteilungsdurchlauf gestartet, der die Studierenden nach bestimmten Kriterien auf die von Ihnen gewählten Veranstaltungen vorverteilt, dabei wird die Reihenfolge der Zulassung von Studierenden zu Veranstaltungen durch einen "Score" gesteuert, der ein internes Ranking der Studierenden produziert:

==== Was ist der Score? ====
Der Score einer TeilnehmerIn in der Platzvergabe ist eine Zahl, die ausdrücken soll, wie hoch der Anspruch eines Studierenden auf einen Platz in einer Veranstaltung ist. Er bezieht sich immer auf eine konkrete Veranstaltung.
Für die Berechnung des Scores werden die Einschreibungen der Studierenden verwendet, für die bei der Veranstaltung entsprechende Fachzuordnungen existieren. Als Faktoren gehen dabei das Fachsemester ein und ein vom Abschluss abhängiger Wert. Auf diese Weise hat etwa ein Fachsemester '2' bei einem Master Studierenden einen höheren Wert als bei einem Bachelor Studierenden. Im Endeffekt sollen Studierende dann einen höheren Score erhalten, wenn sie dem Ende ihres Studiums näher kommen.
Ein hoher Score-wert führt dazu, dass der Studierende bei der Platzvergabe vorrangig behandelt wird. Ein Score von 0 bedeutet, dass die Veranstaltung für keine der Einschreibung der Studierenden geöffnet ist und hat eine besondere Bedeutung, da solche TeilnehmerInnen grundsätzlich nachrangig behandelt werden. Gastaccounts haben immer einen Score von 0, da sie keine Einschreibungen haben.

Im Anschluss an die automatische Vorverteilung greifen Verantwortliche aus den Fakultäten auf die Anwendung zu, steuern die Platzvergabe wenn nötig manuell nach und spielen die Daten zurück ins eKVV. Für die Studierenden wird dann im eKVV-Stundenplan angezeigt, in welchen Veranstaltungen sie Plätze bekommen haben und wer ihnen diese zugeteilt hat.
=== Welche Rechte sind nötig, um mit der Platzvergabe zu arbeiten? ===
Um mit der automatischen Platzvergabe arbeiten zu können, müssen vom BIS "Belegmanagerrechte" vergeben werden. Durch die Belegmanagerrechte erhalten Personen den Zugriff auf die Anmeldelisten aller Veranstaltungen der Fakultät und können Plätze zuweisen. Die Zuteilung dieser besonderen Rechte erfolgt nur auf schriftlichen Antrag, der von der Einrichtungsleitung unterschrieben werden muss :[[:File:Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf|Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf]]

== Vorbereitung ==
Damit die automatische Platzvergabe für Vergabeverfahren in den Fakultäten genutzt werden kann, müssen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden:

=== Kommunikation ===
Zunächst muss das Vergabeverfahren den Studierenden gegenüber kommuniziert werden. Da eine verbindliche Anmeldung zu Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld die Ausnahme von der Regel darstellt, muss den Studierenden gegenüber geklärt werden, dass in diesem Fall das Aufnehmen von Veranstaltungen in den Stundenplan einer verbindlichen Anmeldung gleich kommt. Wenn die Studierenden mehrere äquivalente Veranstaltungen auswählen, sollten sie diese im eKVV mit [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Veranstaltungsan-_und_-abmeldung#Wie_kann_ich_meine_Veranstaltungen_priorisieren%3F Prioritäten] versehen. Wenn ausreichend Plätze vorhanden sind, versucht die Platzvergabe, den Studierenden möglichst viele Veranstaltungen mit hoher Priorität zuzuteilen. Allerdings kann die Platzvergabe-Anwendung Prioritäten nicht gruppenbezogen auswerten (so dass Studierende äquivalente Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe in eine Rangfolge bringen könnten), sondern betrachtet Priorisierungen immer für alle Veranstaltungen im Verfahren. Dadurch ist die Aussagekraft der Studierendenprioritäten leider deutlich geschwächt.

Neben der grundsätzlichen Mitteilung, dass ein Platzvergabeverfahren betrieben wird, müssen Termine für die Veranstaltungsanmeldung ebenso wie für die Rückmeldung über die Vergabe der Plätze über das eKVV bekanntgegeben werden. Nutzen Sie hierfür die verschiedenen [[Die_BIS_E-Mailverteiler#E-Mailverteiler_zur_Ansprache_von_Studierenden|BIS-Mailverteiler]] zur Ansprache von Studierenden: Planen Sie auf jeden Fall einen Termin für "Härtefallsprechstunden" nach Ablauf des Verfahrens ein und halten Sie zu diesem Zweck einen Teil der zu vergebenden Plätze frei (oder stellen Sie sich darauf ein, einzelne Veranstaltungen zu Semesterbeginn ein wenig zu "überfüllen"). Es kann immer berechtigte Ansprüche von Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen geben, die vom oben beschriebenen "Score" nicht oder nur unzureichend abgebildet werden.

Sie können sich in den [http://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Erl%C3%A4uterungen_zu_den_%22Rahmenpr%C3%BCfungsordnungen%22_%28Studienmodell_2011%29#4._Zugang_und_Zulassung_zu_Modulen0 "Erläuterungen zur Rahmenprüfungsordnung"] über die rechtlichen Ansprüche der Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen sowie über die Notwendigkeit von Härtefallsprechstunden informieren.

=== Einstellungen im eKVV ===
Damit die Platzvergabe auf das eKVV zugreifen kann, muss eine Reihe von Voraussetzungen im eKVV erfüllt sein:
* Die Veranstaltungen, in denen Plätze vergeben werden sollen, müssen im eKVV veröffentlicht sein.
* Es muss eine verbindliche Veranstaltungsgröße bei den Grunddaten der Veranstaltung im eKVV eingetragen werden, damit die automatische Vergabe "weiß" wie viele Plätze in einer Veranstaltung besetzt werden dürfen.
* das [[Teilnehmermanagement]] sollte schon im Vorfeld aktiviert werden, da auf diese Weise einige Fehlbedienungen des eKVVs durch die Studierenden verhindert werden.

=== Welche Informationen müssen vorab ans BIS geliefert werden? ===
Damit im BIS ein Verfahren eingerichtet und die automatische Platzvergabe gestartet werden kann, müssen folgende Daten (in der genannten Notation!) ans BIS geliefert werden. Bei kleineren Verfahren kann dies im E-Mailformat geschehen, bei Größeren empfiehlt sich eine Word- oder Excel-Liste :

==== Belegnummern und Gruppen ====
'''Belegnummern:'''
Die Belegnummern der Veranstaltungen, in denen Plätze verteilt werden sollen, bezogen auf das entsprechende Semester, in der Notation: "Semester_Belegnummer". Bitte trennen Sie die einzelnen Belegnummern nur durch Absätze oder Leerzeichen voneinander, Kommata sind unnötig (und sogar störend).

:'''Beispiel:'''
:WS2010_111111
:WS2010_222222
:WS2010_333333
::oder
:SS2011_111111
:SS2011_222222
:SS2011_333333
::etc.

Diese Notation wird im eKVV auch bei den automatischen eMailverteilern der Veranstaltungen verwendet und kann von dort direkt übernommen werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Listen vollständig sind! Es ist nicht möglich zu einem einmal begonnen Platzvergabeverfahren vergessene Veranstaltungen automatisch hinzuzufügen, ohne die bereits erfolgten Verteilungen wieder zu verwerfen.

'''Gruppen:'''
In der Regel wird den Studierenden bei der Wahl von teilnahmebeschränkten Veranstaltungen eine Reihe von äquivalenten Veranstaltungen angeboten, aus denen sie wählen können.

Die Platzvergabe-anwendung versucht nun, innerhalb einer solchen Gruppe von Veranstaltungen die Studierenden so zu verteilen, dass jede/r einen Platz in einer Veranstaltung bekommt, die er mit hoher Priorität gewählt hat.

Zu diesem Zweck muss im Vorfeld definiert werden, welche Veranstaltungen äquivalent sind. Die Lieferung dieser Gruppen an das BIS sollte in der folgenden Notation geschehen: Gruppe|Belegnummer1|Belegnummer2|Belegnummer3
:'''Beispiel'''
:Einführung in die Linguistik|11111|222222|333333

'''Wichtiger Hinweis zur Lieferung der Daten:'''
Bitte schicken Sie '''sowohl''' die Liste der Belegnummern, '''als auch''' die der Gruppen. Die Tatsache, dass dadurch Belegnummern doppelt geliefert werden ist so gewollt und durch die Importmöglichkeiten der Anwendung vorgegeben.

==== Sonstige Angaben zum Verfahren ====
Vor dem Start der automatischen Vergabe können eine Reihe von weiterführenden Angaben zum Verfahren gemacht werden, die die automatische Vergabe erweitern oder einschränken. Diese sind im Folgenden aufgelistet. Bitte teilen Sie uns vor der Vergabe mit, welche dieser Funktionen Sie für Ihr Verfahren nutzen müssen.

===== Gruppe vergrößern? =====
Als Standard ist eine Gruppengröße von "1" eingestellt, was bedeutet, dass jedem Studierenden nur ein Platz pro Gruppe zugeteilt werden kann. Wenn Sie möchten, dass Studierende auch mehrere Veranstaltungen pro Gruppe erhalten können, können wir dies vor der automatischen Vergabe entsprechend einstellen.

===== Studierende von der automatischen Vergabe ausschließen =====
Bei der automatischen Vergabe können diejenigen Studierenden gesperrt werden, die keine zur jeweiligen Veranstaltung passende Einschreibung aufweisen. Diese Studierenden werden zunächst alle auf die Wartelisten der Veranstaltungen gesetzt, das bedeutet, dass sie im Verfahren bleiben, aber bei der automatischen Vergabe nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie solchen Studierenden freie Plätze in Veranstaltungen geben möchten, müssten Sie dies nachträglich und manuell erledigen. Im Normalfall, also wenn Sie alle Studierenden zur automatischen Vergabe zulassen, werden Studierende mit "Fremdeinschreibung" nachrangig behandelt und bekommen nur dann Plätze zugewiesen, wenn kein regulär eingeschriebener Studierender einen Platz benötigt.

Wenn Sie eine bestimmte Gruppe von Studierenden in das Verfahren aufnehmen möchten, obwohl sie nicht die passende Einschreibung aufweisen, können Sie die Einschreibungen dieser Studierenden in der Platzvergabe entsprechend anpassen lassen:
===== Einschreibungen verändern =====
Dies wird dann der Fall sein, wenn Sie Plätze für Masterveranstaltungen vergeben möchten, die betreffenden Studierenden aber noch eine Bachelor-Einschreibung haben (dies kann leicht passieren, wenn das Platzvergabeverfahren deutlich vor Semesterstart durchgeführt wird und die Studierenden sich noch im Bewerbungsverfahren befinden). In diesem Fall schicken Sie uns bitte eine Liste der der Matrikelnummern, die betroffen sind. Wir können dann vor der automatischen Vergabe die entsprechenden Einschreibungen so verändern (natürlich nur in der Anwendung!), dass die Studierenden in der automatischen Vergabe genauso wie ordentlich eingeschriebene Studierende behandelt werden.
===== Plätze freihalten? =====
Es kann notwendig sein, Plätze (z.B. für Erstsemester) in Veranstaltungen freizuhalten. In diesem Fall teilen Sie uns bitte im Vorfeld mit, wie groß dieser "Puffer" sein sollte. Es gibt dabei entweder die Möglichkeit, eine prozentuale Auslastung für das gesamte Verfahren anzugeben (z.B. "Alle Veranstaltungen im Verfahren sollen nur zu 80% befüllt werden") oder explizite Platzgrößen pro Belegnummer festzulegen ("222222|x" würde bedeuten "In der Veranstaltung 222222 sollen nur x Plätze vergeben werden").
== Die Platzvergabe-Anwendung ==
Die Platzvergabe-Anwendung liegt auf den Servern der BiSEd und kann unter dieser Adresse aufgerufen werden:
:'''https://bised.uni-bielefeld.de/platzvergabe/admin/'''

Sie können sich dort als Belegmanager mit Ihrem BITS-Zugang anmelden und sehen für Ihr Verfahren eine Reihe von Registerkarten, unter denen Sie alle notwendigen Informationen finden. Wenn Sie Belegmanager für mehrere Verfahren sind, müssen Sie zunächst auf der Startseite das gewünschte Verfahren auswählen.

Als erstes geöffnet ist die Übersicht der Veranstaltungen im Verfahren.

=== Veranstaltungen ===
==== Veranstaltungsübersicht ====

[[:File:EinstiegS.jpg|720px|Anmeldung]]

In der ersten Spalte wird Ihnen der Name der '''Gruppe''' angezeigt, unter '''Thema''' steht der Titel der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung für sich steht, also nicht Teil einer Gruppe ist, ersetzt der Veranstaltungstitel den Namen der Gruppe und die Spalte '''"Thema"''' bleibt frei.

Wichtig sind weiterhin der Status einer Veranstaltung, sowie die Warteliste (s. die letzten beiden Spalten). Der '''Status''' hat zwei Elemene "x|y", wobei x die Zahl der in dieser Veranstaltung vergebenen Plätze ist und y die Größe der Veranstaltung angibt. In der Spalte '''"Warteliste"''' sehen Sie dann, wie viele Studierende keinen Platz in dieser Veranstaltung bekommen haben und noch warten.

In dieser Ansicht können Sie leicht auf den ersten Blick erkennen, welche Veranstaltungen möglicherweise problematisch sind, weil die Nachfrage größer als das Angebot ist. Allerdings kann hier der erste Eindruck auch trügen, weil sich deutlich mehr Studierende auf Wartelisten befinden, als Plätze benötigt werden. Dies hat zwei Gründe:
:Wenn ein Studierender alle Veranstaltungen in einer Gruppe in seinen Stundenplan gewählt hat, erscheint er auch auf allen Wartelisten. Sobald ihm aber ein Platz in einer Gruppe zugeteilt wurde, verschwindet er von den anderen Wartelisten in dieser Gruppe.
:Wenn bei der automatischen Vergabe definiert wird, dass Plätze nur an Studierende mit zur Veranstaltung passenden Einschreibungen vergeben werden sollen oder Studierende aus anderen Gründen "gesperrt" werden, verschwinden diese "unpassenden" Studierenden nicht aus dem Verfahren, sondern werden überall den Wartelisten zugeordnet.

Ein Klick in die Zeile öffnet die Detailsicht der betreffenden Veranstaltung. Dort sehen Sie die Warteliste, die Teilnehmerliste und die Veranstaltungsdetailseite:

==== Warteliste und Teilnehmerliste====
Warteliste und Teilnehmerliste sind gleich aufgebaut, standardmäßig öffnet sich als erstes die Warteliste.

[[File:Warteliste.jpg|frame|720px]]

Der '''Score''' in der ersten Spalte gibt den Anspruch des Studierenden auf einen Platz in dieser Veranstaltung wieder (s. oben).

Der '''Status''' in der fünften Spalte zeigt an, wie "erfolgreich" der Studierende in diesem Verfahren ist. Die drei Elemente "x/y/z" zeigen an, wie viele Veranstaltungen ein Studierender belegt hat und in wievielen er dann tatsächlich einen Platz zugewiesen bekam:
:x = in wie vielen Veranstaltungen hat der Studierende einen Platz bekommen?
:y = in wievielen Gruppen ist er beteiligt?
:z = wie viele Veranstaltungen hat der Studierende insgesamt in diesem Verfahren?

Die '''Priorität''' kommt aus der eKVV-Priorisierungsseite der Studierenden und gibt an, mit welcher Priorität der Studierende diese Veranstaltung im eKVV bewertet hat.

Die Zeile '''Problem''' zeigt an, auf welchem Gebiet es nicht gelungen ist, den Studierenden "glücklich zu machen". Folgende Meldungen sind möglich:
:Gruppe: Dem Studierenden wurde mindestens ein Wunsch in dieser Gruppe nicht erfüllt
:Zeit: Der Studierende hat eine zeitliche Überschneidung
:Doppel: Der Studierende hat in mindestens einer Gruppe eine doppelte Zuweisung
:Prio. der Studierende hat manuell eine Veranstaltung "untergeschoben" bekommen, die er selbst nicht gewählt hat.

In der letzten Zeile wird angezeigt, wenn ein Studierender für die automatische Vergabe gesperrt wurde. Eine solche Sperrung sollte aber nur von der Administration durchgeführt werden.
==== Veranstaltungsdetailseite ====
[[File:Veranstaltungsdaten.jpg|frame|700px]]

Auf der Veranstaltungsdetailseite werden die Veranstaltungsdaten angezeigt, so wie sie aus dem eKVV übernommen wurden. Technisch ist es möglich, hier Änderungen vorzunehmen (die sich aber nur auf die Platzvergabe-anwendung beziehen und nicht im eKVV wirksam werden!). Es wird aber dringend davon abgeraten, nachdem die automatische Vergabe bereits gelaufen ist. Sollten in Ausnahmefällen noch nachträgliche Änderungen notwendig sein, können diese von der Administration vorgenommen werden.

=== Studierende ===
Unter dem nächsten Reiter im Hauptmenü finden sich alle Angaben zu den Studierenden im Verfahren. Auch hier gibt es zunächst eine Übersichts-Seite:

==== Studierenden Übersicht ====
[[File:StudierendeS.jpg|frame|720px|Studierende]]

Die Studierenden-Übersicht ist ähnlich aufgebaut, wie die Warte- und Teilnehmerliste. Ein Unterschied ist der fehlende Score, da dieser pro Veranstaltung berechnet wird und deshalb nicht in einer globalen Sicht angezeigt werden kann. Stattdessen wird hier eine "Quote" angezeigt, die so etwas wie den "Glücksfaktor" eines Studierenden darstellen soll. Je mehr gewünschte Veranstaltungen ein Studierender zugeteilt bekommt, desto höher seine Quote. 0% bedeutet, dass dem Studierenden kein einziger Veranstaltungswunsch erfüllt wurde, 100% bedeutet, dass der Studierende Plätze in allen von ihm gewählten Veranstaltungen bekommen hat. Gastzugänge sind mit Sternchen * markiert.

Der Doppelklick in eine Zeile öffnet die Detailsicht eines Studierenden:

==== Studierenden Detailsicht ====
[[File:Detail Studierende.jpg|frame|720px]]
Hier wird neben Name und Matrikelnummer auch angezeigt, ob es sich bei dem Studierenden um einen Gastbenutzer handelt, oder ob der Stundenplan mit einem normalen Studierenden-Account angelegt wurde.

Unten sind die Veranstaltungen aufgeführt, die der betreffende Studierende gewählt hat. Bei den Veranstaltungen, wo ihm bereits ein Platz zugewiesen wurde, ist die Checkbox markiert.

Über "Stundenplan verändern" können dem Studierenden Veranstaltungen zugewiesen werden, die bislang nicht in seinem Stundenplan waren, man greift also massiv in die Stundenplanung des betreffenden Studierenden ein. Falls diese Funktion genutzt wird sollte der Studierenden unbedingt über diesen Eingriff in seinen Stundenplan informiert werden.
=== Gruppen ===
Die Übersichtsseite der Gruppen zeigt an, welche Gruppen es im Verfahren gibt, wie viele Plätze pro Studierender und pro Gruppe vergeben werden ('''"Größe"'''), wie viele Veranstaltungen in einer Gruppe enthalten sind ('''"Veranstaltungen"'''), wie viele Plätze in der Gruppe vergeben werden können ('''"Kapazität"''') und wie viele Studierende sich für diese Plätze angmeldet haben.

==== Gruppendetailseite ====
In der Detailsicht wird der Gruppenname, die Gruppengröße (dh. wie viele Plätze werden pro Student pro Gruppe vergeben) und die in der Gruppe enthaltenen Veranstaltungen angezeigt.
[[File:Platzvergabe.Gruppendetail.jpg|frame|720px]]
Es ist technisch zwar möglich, hier Änderungen vorzunehmen, davon wird aber während eines laufenden Verfahrens abgeraten. Halten Sie im Zweifelsfall bitte Rücksprache mit der Administration, wenn eine Änderung notwendig wird.

=== Exportformate und Druck ===
In den Übersichts- und Detailseiten finden Sie immer wieder die Buttons "Export" und "Drucken". Damit können Sie Listen aus der Platzvergabeanwendung heraus speichern oder drucken, z.B. für Ihre Dokumentation oder als Hilfe für etwaige Härtefallsprechstunden.
== Manuelle Nachbereitung ==
Nachdem von der Administration das Verfahren eingerichtet wurde und in einem ersten Schritt die automatische Platzvergabe gestartet wurde, greifen die Belegmanager auf die Platzvergabe zu. Ihre Aufgabe besteht darin, zu prüfen, wie gut die Ergebnisse sind, die die automatische Vergabe erzielt hat und diese ggf. nachzubereiten. Wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind, werden die Ergebnisse der Platzvergabe von den Belegmanagern zurück ins eKVV gespielt.

=== Problemsuche ===
Um beurteilen zu können, wie gut die Arbeit der automatischen Vergabe war und wo evtl. manuell nachgearbeitet werden muss, muss das Verfahren auf Probleme hin durchsucht werden. Dies können Probleme sein:
* Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität
* unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe
* Studierende, die keine oder zu wenige Plätze bekommen haben

==== Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität ====
Um zu beurteilen, ob die Kapazität der Gruppen ausreichend war, ist ein Blick auf die Übersichtsseite der "Gruppen" sinnvoll. Hier wird die Kapazität der gesamten Gruppe angezeigt, gemeinsam mit der Zahl der Studierenden, die einen Platz in dieser Gruppe haben wollen. Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, ob grundsätzlich genügend Plätze für Studierende angeboten werden.

Die Beurteilung der Veranstaltungskapazität ist nicht auf den ersten Blick zu beurteilen: Auf der Übersichtsseite der Veranstaltungen geben die Spalten "Status" und "Warteliste" einen ersten Hinweis auf die Auslastung einzelner Veranstaltungen. So können die Angaben gelesen werden:
* Befinden sich Studierende auf der Warteliste? Es ist anzunehmen, dass Veranstaltungen mit großen Wartelisten besonders problematisch sind.
* Die Tatsache, dass überhaupt eine Warteliste besteht, muss noch kein Hinweis auf einen Engpass sein, da die gesperrten oder als nicht berechtigt gekennzeichneten Studierenden in jedem Fall auf die Warteliste kommen.
* Solange das erste Element des Status (wieviele Plätze wurden in der Veranstaltung vergeben?) kleiner ist als das zweite Element (wieviele Plätze gibt es in der Veranstaltung?), kann davon ausgegangen werden, dass alle berechtigten Studierenden einen Platz bekommen haben.

'''Hinweis:''' Wenn man nur eine Gruppe betrachten möchte, ist es sinnvoll, über die Suchfunktion (Name der Gruppe eingeben!) die ausgegebene Liste so zu verkleinern, dass nur noch die Veranstaltungen in dieser Gruppe angezeigt werden.
==== Unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe ====
Häufig ist das Ziel eines Platzvergabeverfahrens, eine einigermaßen ausgeglichene Belegung der Veranstaltungen zu erreichen, so dass nicht in einer Veranstaltung 5 TeilnehmerInnen sitzen, während die anderen mit 30 TeilnehmerInnen überbelegt sind. Ob die Verteilung einigermaßen gleichmäßig ist, lässt sich an den Status der Veranstaltungen, nämlich an der Zahl der vergebenen Plätze, leicht ablesen.

==== Studierende, die keine oder zu wenig Plätze bekommen haben ====
Eine Methode, um Probleme in der Platzvergabe zu finden, ist die Sicht auf Veranstaltungen und Gruppen. Es ist aber auch möglich, von Studierenden auszugehen. Durch die "Quote", die so etwas wie die Zufriedenheit der Studierenden mit der Platzvergabe abbilden soll, lassen sich leicht diejenigen Studierenden finden, die leer ausgegangen sind:

Wenn Sie in der Studierenden-Übersicht auf die Kopfzeile der Spalte "Quote" klicken, können Sie die Auflistung sortieren und sich die Studierenden z.B. in aufsteigender Reihenfolge anzeigen lassen. Bei den nun angezeigten Studierenden mit 0% lohnt sich ein Blick auf die Einschreibung und auf den Score:

In den meisten Fällen haben diese Studierenden keine zur Öffnung der Veranstaltung im eKVV passende Einschreibung und wurden deshalb von der automatischen Vergabe benachteiligt. Ein weiterer Grund, warum Studierende von der automatischen Verteilung schlechter gestellt werden ist, bei knappem Platzangebot, eine Einschreibung in einem frühen Fachsemester. Die automatische Vergabe zieht Studierende mit hoher Fachsemesterzahl vor.
=== Problembearbeitung ===
Wenn Sie Probleme identifiziert haben, die Sie beheben möchten, können Sie die Platzvergabe manuell bearbeiten, d.h. Studierenden von Hand Plätze zuweisen. Hier gibt es grundsätzlich zwei mögliche Herangehensweisen: Das Bearbeiten von Teilnehmerlisten oder das Bearbeiten von einzelnen Studierenden:

==== Bearbeiten von Teilnehmerlisten ====
Für das Bearbeiten von Teilnehmerlisten klicken Sie in der Veranstaltungsübersicht in eine Zeile, so dass sich die Detailsicht der Veranstaltung öffnet.

Es gibt nun drei verschiedene Möglichkeiten, Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste zu verschieben (und umgekehrt):
* Ziehen Sie einzelne Studierende mit gedrückter Maustase auf den Button "Teilnehmerliste", bis ein blaues Häkchen ercheint. Damit wird der Studierende auf die Teilnehmerliste verschoben. Wird ein rotes Kreuz angezeigt, war das Verschieben nicht erfolgreich (hier ist eine ruhige Hand und etwas Geduld gefordert! s. dazu auch den Screenshot).
[[File:TeilnehmerVerschieben.jpg|frame|720px]]

* Stellen Sie sich über die Suchfunktion eine Liste von Studierenden zusammen. Klicken Sie nun den Button "Teilnehmerliste", wird die gesamte angezeigte Liste entsprechend verschoben.

* Klicken Sie den Button "Teilnehmerliste", ohne eine weitere Auswahl getroffen zu haben, wird die gesamte Warteliste auf de Teilnehmerliste verschoben.
==== Bearbeiten von einzelnen Studierenden ====
Sie können auch aus der Detailsicht eines Studierenden heraus Plätze vergeben, indem Sie die Checkboxen der Veranstaltungen anklicken, oder den Stundenplan des Studierenden verändern (s. den Absatz [[Automatische_Platzvergabe#Studierenden_Detailsicht]]

== Export ins eKVV ==
Nachdem die Platzvergabe abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse ins eKVV zurückgespielt. Der Verantwortliche in der Fakultät exportiert die Daten dabei aus der Platzvergabe-anwendung ins eKVV. Über das Teilnehmermanagement erfahren die Studierenden dann, ob Ihnen ein Platz zugeteilt wurde (oder nicht) und können auch sehen, wer Ihnen diesen Platz zugeteilt hat.

[[File:Datenexport.jpeg|frame|720px]]

Für den Export können Sie wählen zwischen Export mit oder ohne Warteliste. Wenn Sie mit Warteliste exportieren, wird dies den Studierenden auch angezeigt, d.h. sie sehen, auf welchem Wartelistenplatz sie stehen und damit auch wie ihre Aussichten sind, einen Platz in der Veranstaltung im Nachrückverfahren zu bekommen.

Die Veranstaltung werden einzeln durch Klick auf die entsprechende Belegnummer exportiert (s. Bild). Bitte warten Sie, bis der Export für eine Belegnummer abgeschlossen ist, bevor Sie die nächste anklicken, da es sonst zu Übertragungsfehlern kommen kann.

Wenn Sie noch nicht im eKVV (oder einer der BIS-Anwendungen) angemeldet sind, werden Sie spätestens jetzt aufgefordert, Ihren [[Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter|BIS-Zugang]] einzugeben und sich anzumelden.

=== Rangfolge der Teilnehmer auf Wartelisten ===
Sie können dabei wählen zwischen dem "Export mit Warteliste" oder "Ohne Warteliste". Wenn Sie mit Warteliste exportieren wird nicht nur unterschieden zwischen Studierenden, die "drin" oder "nicht drin" sind, sondern die Warteliste wird mit übertragen und den Studierenden wird angezeigt, welchen Platz auf der Warteliste sie haben. Für die Warteliste wird die Reihenfolge aus der Platzvergabe übernommen (die sich ja nach dem Score richtet), allerdings gibt es hier einen kleinen Unterschied: Bei Studierenden die den gleichen Score-Wert haben greift ein Zufallsgenerator in die Sortierung ein. Dadurch kann die Warteliste im eKVV anders aussehen, als in der Platzvergabe, nimmt Ihnen aber die Aufgabe ab, über eine eigentlich zufällige Rangfolge zu entscheiden.

Bitte beachten Sie, dass auch die Studierenden, die in der Platzvergabe-Anwendung gesperrt wurden, im eKVV zwar auf der Warteliste erscheinen, dort aber ebenfalls nach ihrem Score einsortiert werden. Das heißt, dass diese Studierenden nicht am Ende der Warteliste oder gar unter "nicht teilnehmend" auftauchen, sondern im Prinzip an jeder Position der Warteliste erscheinen können.

[[File:Datenexport.jpeg|frame|720px]]
=== Verknüpfung von Automatischer Platzvergabe und eKVV-Teilnehmermanagement ===
Beim Export der Ergebnisse der Platzvergabe wir das eKVV-Teilnehmermanagement genutzt. Wenn Sie eine Veranstaltung ins eKVV exportieren, öffnet sich daher die Seite mit dem eKVV-Teilnehmermanagement, auf der Ihnen noch einmal die Ergebnisse angezeigt werden. Sie sehen hier, was auch die Studierenden in Ihrem Stundenplan angezeigt bekommen.
=== Für die Härtefallsprechstunde ===
Es hat sich bewährt, für die Härtefallsprechstunde die Detailsicht des jeweiligen Studierenden in der Platzvergabe aufzurufen. Hier können Sie auf einen Blick sehen, welche Veranstaltungen der Studierende ausgewählt hat, wie er priorisiert hat, was seine Einschreibungen sind und in welchem Fachsemester er oder sie sich befindet.

Sollten Sie aber Änderungen vornehmen müssen, d.h. nachträglich Plätze vergeben, müssen Sie dafür die Teilnehmermanagementseiten im eKVV verwenden, da nicht einzelne Studierendendaten aus der Platzvergabe nachträglich exportiert werden können.

=== Teilnehmermanagement für einzelne Studierende ===
Sie haben im eKVV die Möglichkeit, das Teilnehmermanagement für einen einzlenen Studierenden aufzurufen. Sie sehen auf der Seite eine Liste der Veranstaltungen, welche der oder die TeilnehmerIn im Stundenplan hat, bei denen das Teilnehmermanagement verwendet wird und für die Sie Belegmanagementrechte haben.
[[File:eKVV.TNmanagement.proStud.jpg|700px|frame]]
Ausgehend von dieser Seite können Sie den oder die Studierende(n) in den einzelnen Veranstaltungen als "teilnehmend" oder "nicht teilnehmend" setzen. Diese Sicht kann für die Härtefallsprechstunde hilfreich sein, weil dann nicht für einen Studierenden mehrere Veranstaltungen geöffnet und betrachtet werden müssen.

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* Hier gehts zu den [[FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden]]
* Sie haben weitere Fragen zur Automatischen Platzvergabe? So erreichen Sie das BIS: [http://www.uni-bielefeld.de/bis/kontakt.html Kontakt]