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Datei:Bescheinigung Promotion Abschluss - Unterbrechung.pdf

2025-05-09T13:25:22Z

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Datei:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf

2025-05-09T13:23:03Z

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Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2024-05-17T13:13:26Z

Skerfien: /* Formulare */

[[Category:Promotion]]
== Einleitung ==
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
== Studieninfo ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotion Hier geht's direkt zu den Promotionsstudiengängen in der Studieninformation]

Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar.
Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die '''zentrale''' Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotionsordnungen Hier geht's direkt zu den Promotionsordnungen in der Studieninformation]

Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
== Personenverzeichnis ==

{{PEVZ|Hier geht's direkt zum PEVZ}}

Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) [[Das_Personen-_und_Einrichtungsverzeichnis| selbstständig eingetragen und gepflegt]] sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/FunktionssucheAnzeige.jsp?einrArtId=177910357 "Koordination Promotion"] als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

== eKVV ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp| Hier geht's direkt zum eKVV]

Das eKVV ist das universitätsweite '''e'''lektronische, '''k'''ommentierte '''V'''orlesungs'''v'''erzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.

Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Meldung_von_Prüfungsergebnissen_per_Webformular Meldung von Ergebnissen] am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Einrichtungen/SLK/elearning_medien/elearning/lernplattformen_neu/index.html Lernplattformen].

==Mail-Verteiler==

Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen [https://wiki.uni-bielefeld.de/bisinfo/index.php?title=E-Mailverteiler_aller_Studierenden_eines_Studiengangs Mailverteiler] zu nutzen.

==Prüfungsverwaltung ==

Mit der Einschreibung für eine Promotion an der Universität Bielefeld werden den Doktorand*innen „ihre“ laut Einschreibung gültige Promotionsordnung zugewiesen . Auf diese Weise können Koordinator*innen mit Rechten in der BIS-Prüfungsverwaltung die Einschreibungen auf eine bestimmte Ordnungsversion nachvollziehen (zum [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/detailansicht-studierende/ Weiterlesen]). Auch die Promovierenden selbst können sich die für sie gültige Promotionsordnung anzeigen lassen ([https://www.uni-bielefeld.de/themen/campus-support/bis-prufungsverwaltung/startseite-und-navigation/ Hilfeseite]).

===Transcript ===
Technisch gesehen besteht die Möglichkeit, Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden dann die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF-Dokument.

== Statistik / Auswertungen ==

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die [[Studierendenstatistik|Studierendenstatistik im eKVV]] sowie Auswertungen in der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ BIS-Prüfungsverwaltung].

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.

Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die '''"Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen"''' ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ dieser Hilfeseite] beschrieben.

===Erstellung der Abschlussstatistik===
Die Universitäten sind nach dem [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Hochschulstatistikgesetz Hochschulstatistikgesetz] einmal pro Jahr verpflichtet, alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, werden sie von Mitarbeiter*innen in den Fakultäten manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen" ausgehend von der Detailseite des/der betreffenden Studierende*n). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt '''"Statistikmeldungen"''' angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ Datenexport].

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die '''Alumni-Daten''' abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.
Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

== Formulare ==

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/studierendensekretariat/kontakt/ Studierendensekretariat]:

* Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die '''Annahme als Doktorand*in''' und nutzen dieses Formular: [[Image:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf]]

* Der '''Studienabschluss''' oder auch die '''Unterbrechung''' der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: [[Image:Bescheinigung_Promotion_Abschluss_-_Unterbrechung.pdf]]

* Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der '''Aushändigung der Promotionsurkunde''' verwendet: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf]]

* Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der '''vorläufigen Bescheinigung''' eingesetzt: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf]]

Den Einschreibeantrag finden Sie in unter diesem Link: [https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/Einschreibehilfe.jsp] ("Antrag auf Einschreibung / Neuimmatrikulation (auch Promotion)")

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2024-05-16T07:24:02Z

Skerfien: /* Formulare */

Datei:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf

2024-01-11T16:05:47Z

Skerfien: Skerfien lud eine neue Version von Datei:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf hoch

Ausgabe von Diploma Supplements

2023-09-29T16:11:41Z

Skerfien: /* Abschnitt 4.2 des DS: Lernergebnisse des Studiengangs */

[[Category:Handbuch Prüfungsverwaltung:Prüfungsämter]][[Category:Roxen Sachbearbeitung im Prüfungsamt]]
==Was ist das Diploma Supplement?==
Das "Diploma Supplement" (DS) ist Bestandteil der Abschlussdokumente im Bachelor- und Masterstudium, mit einheitlichen Angaben zur Beschreibung von Hochschulabschlüssen und damit verbundener Qualifikationen. Als ergänzende Information zu den offiziellen Dokumenten über Hochschulabschlüsse soll es - international und auch national - die Bewertung und Einstufung von akademischen Abschlüssen sowohl für Studien- als auch für Berufszwecke erleichtern und verbessern.

==Wann wird das Diploma Supplement ausgegeben?==
Mit dem Zeugnis über den Abschluss des Bachelor- bzw. Masterstudiums wird der*dem Absolvent*in ein Diploma Supplement mit Transcript ausgehändigt. Das Diploma Supplement rahmt die Abschlussdokumente und nimmt Bezug auf das Zeugnis, die Urkunde und das Transcript. Die Ausgabe ist in deutscher Sprache und der englischen Übersetzung möglich.

==Erstellen von Diploma Supplements in der BIS-Prüfungsverwaltung==
Auf der Detailseite der Studierenden finden Sie unter "Dokumente" den Link "Diploma Supplement erstellen."

So weit wie möglich wird das nun folgende Formular automatisch vorausgefüllt, bzw. werden Ihnen individuell angepasste Auswahlmöglichkeiten angeboten:

* Sollte der Studierende im Laufe seiner Studienzeit für mehrere Studiengänge eingeschrieben gewesen sein, muss zunächst der '''Studiengang''' ausgewählt werden, für den das Diploma Supplement ausgegeben werden soll.
* Es wird die für diesen Studierenden geltende '''FsB''' angezeigt. Sollte es mehrere FsB-Fassungen in diesem Fach geben, ist diejenige, die zum Zeitpunkt der Immatrikulation des Studierenden gültig war, fett hervorgehoben. Es handelt sich dabei nur um einen Vorschlag; evtl. gilt für den Studierenden eine andere Fassung (s.Zeugnisantrag).
* Sollte es in der gewählten FsB-Fassung mehrere '''Profile''' geben, werden Ihnen diese zur Auswahl angeboten. Durch Anklicken eines der Profile gelangen Sie auf die nächste Bearbeitungsseite.
* Überprüfen und ergänzen Sie ggf. jetzt bei den Studierendendaten die Schreibweise des '''Geburtsortes'''.
* Wählen Sie die Note aus
* Tragen Sie den Namen des Unterzeichnenden ein
* Tragen Sie das Datum der Urkunde/des Zeugnisses, sowie das des Transcripts ein.

Nach der Ergänzung der Daten wird eine PDF-Vorschau ausgegeben, von der aus das PDF abgerufen werden kann. Das PDF umfasst immer auch den unveränderlichen Abschnitt "8. Informationen zum Hochschulsystem in Deutschland."

==Abschnitt 4.2 des DS: Lernergebnisse des Studiengangs==
Die notwendigen Angaben auf dem Diploma Supplement ergeben sich zu weiten
Teilen aus der Prüfungsordnung oder dem individuellen Studienverlauf. Der Abschnitt
4.2 "Lernergebnisse des Studiengangs" wird durch einen Textbaustein gefüllt, der von Seiten
der Fakultät erstellt und dann von der Studiengangsmodellierung in das BIS eingegeben
wird.

Die Textbausteine der bestehenden Studiengänge sind im eKVV auf Deutsch und Englisch
einsehbar: Im passwortgeschützten [https://bisintern.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Studiengang_Tabelle.jsp Bereich des eKVV] gelangt man mit Klick auf die
Studiengangskohorte zur "Detailseite der Studiengangsvariante", an deren Ende die Texte
für jedes Profil angezeigt werden. Zum Aufruf dieser Seite ist ein BIS-Zugang für
Mitarbeiter*innen nötig. Wer seine Zugangsdaten (noch) nicht kennt, kann diese über den
[https://uni-bielefeld.de/themen/campus-support/zugang/onboarding/index.xml Selfservice im BIS] abrufen.

Hinweise zur Erstellung der Diploma Supplement Textbausteine "Lernergebnisse des
Studiengangs" finden Sie in der Anlage 2 der Vorlage zum [https://www.uni-bielefeld.de/themen/qm-studium-lehre/download/Vorlage_Studiengangskonzept.docx Studiengangskonzept].

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2023-09-25T11:55:18Z

Skerfien: /* Prüfungsverwaltung */

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2023-09-25T09:53:44Z

Skerfien: /* eKVV */

[[Category:Promotion]]
== Einleitung ==
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
== Studieninfo ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotion Hier geht's direkt zu den Promotionsstudiengängen in der Studieninformation]

Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar.
Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die '''zentrale''' Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotionsordnungen Hier geht's direkt zu den Promotionsordnungen in der Studieninformation]

Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
== Personenverzeichnis ==

{{PEVZ|Hier geht's direkt zum PEVZ}}

Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) [[Das_Personen-_und_Einrichtungsverzeichnis| selbstständig eingetragen und gepflegt]] sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/FunktionssucheAnzeige.jsp?einrArtId=177910357 "Koordination Promotion"] als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

== eKVV ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp| Hier geht's direkt zum eKVV]

Das eKVV ist das universitätsweite '''e'''lektronische, '''k'''ommentierte '''V'''orlesungs'''v'''erzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.

Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Meldung_von_Prüfungsergebnissen_per_Webformular Meldung von Ergebnissen] am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Einrichtungen/SLK/elearning_medien/elearning/lernplattformen_neu/index.html Lernplattformen].

==Mail-Verteiler==

Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen [https://wiki.uni-bielefeld.de/bisinfo/index.php?title=E-Mailverteiler_aller_Studierenden_eines_Studiengangs Mailverteiler] zu nutzen.

==Prüfungsverwaltung ==

===Transcript ===
Technisch gesehen besteht die Möglichkeit, Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden dann die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF-Dokument.

== Statistik / Auswertungen ==

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die [[Studierendenstatistik|Studierendenstatistik im eKVV]] sowie Auswertungen in der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ BIS-Prüfungsverwaltung].

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.

Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die '''"Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen"''' ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ dieser Hilfeseite] beschrieben.

===Erstellung der Abschlussstatistik===
Die Universitäten sind nach dem [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Hochschulstatistikgesetz Hochschulstatistikgesetz] einmal pro Jahr verpflichtet, alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, werden sie von Mitarbeiter*innen in den Fakultäten manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen" ausgehend von der Detailseite des/der betreffenden Studierende*n). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt '''"Statistikmeldungen"''' angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ Datenexport].

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die '''Alumni-Daten''' abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.
Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

== Formulare ==

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/studierendensekretariat/kontakt/ Studierendensekretariat]:

* Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die '''Annahme als Doktorand*in''' und nutzen dieses Formular: [[Image:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf]]

* Der '''Studienabschluss''' oder auch die '''Unterbrechung''' der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: [[Image:Bescheinigung_Promotion_Abschluss_-_Unterbrechung.pdf]]

* Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der '''Aushändigung der Promotionsurkunde''' verwendet: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf]]

* Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der '''vorläufigen Bescheinigung''' eingesetzt: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf]]

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2023-09-25T09:52:32Z

Skerfien: /* Transcript */

[[Category:Promotion]]
== Einleitung ==
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
== Studieninfo ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotion Hier geht's direkt zu den Promotionsstudiengängen in der Studieninformation]

Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar.
Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die '''zentrale''' Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotionsordnungen Hier geht's direkt zu den Promotionsordnungen in der Studieninformation]

Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
== Personenverzeichnis ==

{{PEVZ|Hier geht's direkt zum PEVZ}}

Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) [[Das_Personen-_und_Einrichtungsverzeichnis| selbstständig eingetragen und gepflegt]] sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/FunktionssucheAnzeige.jsp?einrArtId=177910357 "Koordination Promotion"] als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

== eKVV ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp| Hier geht's direkt zum eKVV]

Das eKVV ist das universitätsweite '''e'''lektronische '''k'''ommentierte '''V'''orlesungs'''v'''erzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.

Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Meldung_von_Prüfungsergebnissen_per_Webformular Meldung von Ergebnissen] am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Einrichtungen/SLK/elearning_medien/elearning/lernplattformen_neu/index.html Lernplattformen].

==Mail-Verteiler==

Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen [https://wiki.uni-bielefeld.de/bisinfo/index.php?title=E-Mailverteiler_aller_Studierenden_eines_Studiengangs Mailverteiler] zu nutzen.

==Prüfungsverwaltung ==

===Transcript ===
Technisch gesehen besteht die Möglichkeit, Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden dann die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF-Dokument.

== Statistik / Auswertungen ==

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die [[Studierendenstatistik|Studierendenstatistik im eKVV]] sowie Auswertungen in der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ BIS-Prüfungsverwaltung].

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.

Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die '''"Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen"''' ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ dieser Hilfeseite] beschrieben.

===Erstellung der Abschlussstatistik===
Die Universitäten sind nach dem [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Hochschulstatistikgesetz Hochschulstatistikgesetz] einmal pro Jahr verpflichtet, alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, werden sie von Mitarbeiter*innen in den Fakultäten manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen" ausgehend von der Detailseite des/der betreffenden Studierende*n). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt '''"Statistikmeldungen"''' angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ Datenexport].

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die '''Alumni-Daten''' abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.
Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

== Formulare ==

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/studierendensekretariat/kontakt/ Studierendensekretariat]:

* Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die '''Annahme als Doktorand*in''' und nutzen dieses Formular: [[Image:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf]]

* Der '''Studienabschluss''' oder auch die '''Unterbrechung''' der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: [[Image:Bescheinigung_Promotion_Abschluss_-_Unterbrechung.pdf]]

* Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der '''Aushändigung der Promotionsurkunde''' verwendet: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf]]

* Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der '''vorläufigen Bescheinigung''' eingesetzt: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf]]

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2023-09-25T09:43:50Z

Skerfien: /* Statistik / Auswertungen */

[[Category:Promotion]]
== Einleitung ==
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
== Studieninfo ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotion Hier geht's direkt zu den Promotionsstudiengängen in der Studieninformation]

Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar.
Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die '''zentrale''' Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotionsordnungen Hier geht's direkt zu den Promotionsordnungen in der Studieninformation]

Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
== Personenverzeichnis ==

{{PEVZ|Hier geht's direkt zum PEVZ}}

Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) [[Das_Personen-_und_Einrichtungsverzeichnis| selbstständig eingetragen und gepflegt]] sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/FunktionssucheAnzeige.jsp?einrArtId=177910357 "Koordination Promotion"] als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

== eKVV ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp| Hier geht's direkt zum eKVV]

Das eKVV ist das universitätsweite '''e'''lektronische '''k'''ommentierte '''V'''orlesungs'''v'''erzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.

Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Meldung_von_Prüfungsergebnissen_per_Webformular Meldung von Ergebnissen] am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Einrichtungen/SLK/elearning_medien/elearning/lernplattformen_neu/index.html Lernplattformen].

==Mail-Verteiler==

Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen [https://wiki.uni-bielefeld.de/bisinfo/index.php?title=E-Mailverteiler_aller_Studierenden_eines_Studiengangs Mailverteiler] zu nutzen.

== Transcript ==

Technisch gesehen besteht die Möglichkeit, Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden dann die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF-Dokument.

== Statistik / Auswertungen ==

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die [[Studierendenstatistik|Studierendenstatistik im eKVV]] sowie Auswertungen in der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ BIS-Prüfungsverwaltung].

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.

Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die '''"Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen"''' ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ dieser Hilfeseite] beschrieben.

===Erstellung der Abschlussstatistik===
Die Universitäten sind nach dem [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Hochschulstatistikgesetz Hochschulstatistikgesetz] einmal pro Jahr verpflichtet, alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, werden sie von Mitarbeiter*innen in den Fakultäten manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen" ausgehend von der Detailseite des/der betreffenden Studierende*n). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt '''"Statistikmeldungen"''' angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ Datenexport].

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die '''Alumni-Daten''' abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.
Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

== Formulare ==

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/studierendensekretariat/kontakt/ Studierendensekretariat]:

* Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die '''Annahme als Doktorand*in''' und nutzen dieses Formular: [[Image:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf]]

* Der '''Studienabschluss''' oder auch die '''Unterbrechung''' der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: [[Image:Bescheinigung_Promotion_Abschluss_-_Unterbrechung.pdf]]

* Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der '''Aushändigung der Promotionsurkunde''' verwendet: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf]]

* Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der '''vorläufigen Bescheinigung''' eingesetzt: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf]]

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2023-09-18T13:26:08Z

Skerfien: /* Statistik / Auswertungen */

[[Category:Promotion]]
== Einleitung ==
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
== Studieninfo ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotion Hier geht's direkt zu den Promotionsstudiengängen in der Studieninformation]

Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar.
Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die '''zentrale''' Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotionsordnungen Hier geht's direkt zu den Promotionsordnungen in der Studieninformation]

Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
== Personenverzeichnis ==

{{PEVZ|Hier geht's direkt zum PEVZ}}

Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) [[Das_Personen-_und_Einrichtungsverzeichnis| selbstständig eingetragen und gepflegt]] sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/FunktionssucheAnzeige.jsp?einrArtId=177910357 "Koordination Promotion"] als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

== eKVV ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp| Hier geht's direkt zum eKVV]

Das eKVV ist das universitätsweite '''e'''lektronische '''k'''ommentierte '''V'''orlesungs'''v'''erzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.

Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Meldung_von_Prüfungsergebnissen_per_Webformular Meldung von Ergebnissen] am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Einrichtungen/SLK/elearning_medien/elearning/lernplattformen_neu/index.html Lernplattformen].

==Mail-Verteiler==

Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen [https://wiki.uni-bielefeld.de/bisinfo/index.php?title=E-Mailverteiler_aller_Studierenden_eines_Studiengangs Mailverteiler] zu nutzen.

== Transcript ==

Technisch gesehen besteht die Möglichkeit, Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden dann die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF-Dokument.

== Statistik / Auswertungen ==

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die [[Studierendenstatistik|Studierendenstatistik im eKVV]] sowie Auswertungen in der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ BIS-Prüfungsverwaltung].

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.

Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die '''"Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen"''' ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ dieser Hilfeseite] beschrieben.

===Erstellung der Abschlusserstellung===
Die Universitäten sind nach dem [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Hochschulstatistikgesetz Hochschulstatistikgesetz] einmal pro Jahr verpflichtet, alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, werden sie von Mitarbeiter*innen in den Fakultäten manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen" ausgehend von der Detailseite des/der betreffenden Studierende*n). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt '''"Statistikmeldungen"''' angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ Datenexport].

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die '''Alumni-Daten''' abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.
Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

== Formulare ==

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/studierendensekretariat/kontakt/ Studierendensekretariat]:

* Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die '''Annahme als Doktorand*in''' und nutzen dieses Formular: [[Image:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf]]

* Der '''Studienabschluss''' oder auch die '''Unterbrechung''' der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: [[Image:Bescheinigung_Promotion_Abschluss_-_Unterbrechung.pdf]]

* Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der '''Aushändigung der Promotionsurkunde''' verwendet: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf]]

* Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der '''vorläufigen Bescheinigung''' eingesetzt: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf]]

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2023-09-18T13:14:46Z

Skerfien: /* Transcript */

[[Category:Promotion]]
== Einleitung ==
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
== Studieninfo ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotion Hier geht's direkt zu den Promotionsstudiengängen in der Studieninformation]

Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar.
Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die '''zentrale''' Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotionsordnungen Hier geht's direkt zu den Promotionsordnungen in der Studieninformation]

Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
== Personenverzeichnis ==

{{PEVZ|Hier geht's direkt zum PEVZ}}

Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) [[Das_Personen-_und_Einrichtungsverzeichnis| selbstständig eingetragen und gepflegt]] sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/FunktionssucheAnzeige.jsp?einrArtId=177910357 "Koordination Promotion"] als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

== eKVV ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp| Hier geht's direkt zum eKVV]

Das eKVV ist das universitätsweite '''e'''lektronische '''k'''ommentierte '''V'''orlesungs'''v'''erzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.

Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Meldung_von_Prüfungsergebnissen_per_Webformular Meldung von Ergebnissen] am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Einrichtungen/SLK/elearning_medien/elearning/lernplattformen_neu/index.html Lernplattformen].

==Mail-Verteiler==

Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen [https://wiki.uni-bielefeld.de/bisinfo/index.php?title=E-Mailverteiler_aller_Studierenden_eines_Studiengangs Mailverteiler] zu nutzen.

== Transcript ==

Technisch gesehen besteht die Möglichkeit, Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden dann die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF-Dokument.

== Statistik / Auswertungen ==

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die [[Studierendenstatistik|Studierendenstatistik im eKVV]] sowie Auswertungen in der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ BIS-Prüfungsverwaltung].

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.

Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die '''"Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen"''' ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ dieser Hilfeseite] beschrieben.

Die Universitäten sind nach dem [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Hochschulstatistikgesetz Hochschulstatistikgesetz] einmal pro Jahr verpflichtet alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, sind sie ausgehend von der Detailseite der betreffenden Studierenden manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen"). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt '''"Statistikmeldungen"''' angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ Datenexport].

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die '''Alumni-Daten''' abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.
Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

== Formulare ==

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/studierendensekretariat/kontakt/ Studierendensekretariat]:

* Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die '''Annahme als Doktorand*in''' und nutzen dieses Formular: [[Image:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf]]

* Der '''Studienabschluss''' oder auch die '''Unterbrechung''' der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: [[Image:Bescheinigung_Promotion_Abschluss_-_Unterbrechung.pdf]]

* Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der '''Aushändigung der Promotionsurkunde''' verwendet: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf]]

* Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der '''vorläufigen Bescheinigung''' eingesetzt: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf]]

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2023-09-18T13:01:09Z

Skerfien: /* Statistik / Auswertungen */

[[Category:Promotion]]
== Einleitung ==
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
== Studieninfo ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotion Hier geht's direkt zu den Promotionsstudiengängen in der Studieninformation]

Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar.
Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die '''zentrale''' Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotionsordnungen Hier geht's direkt zu den Promotionsordnungen in der Studieninformation]

Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
== Personenverzeichnis ==

{{PEVZ|Hier geht's direkt zum PEVZ}}

Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) [[Das_Personen-_und_Einrichtungsverzeichnis| selbstständig eingetragen und gepflegt]] sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/FunktionssucheAnzeige.jsp?einrArtId=177910357 "Koordination Promotion"] als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

== eKVV ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp| Hier geht's direkt zum eKVV]

Das eKVV ist das universitätsweite '''e'''lektronische '''k'''ommentierte '''V'''orlesungs'''v'''erzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.

Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Meldung_von_Prüfungsergebnissen_per_Webformular Meldung von Ergebnissen] am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Einrichtungen/SLK/elearning_medien/elearning/lernplattformen_neu/index.html Lernplattformen].

==Mail-Verteiler==

Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen [https://wiki.uni-bielefeld.de/bisinfo/index.php?title=E-Mailverteiler_aller_Studierenden_eines_Studiengangs Mailverteiler] zu nutzen.

== Transcript ==

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF Dokument. Technisch gesehen, besteht die Möglichkeit Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

== Statistik / Auswertungen ==

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die [[Studierendenstatistik|Studierendenstatistik im eKVV]] sowie Auswertungen in der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ BIS-Prüfungsverwaltung].

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.

Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die '''"Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen"''' ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ dieser Hilfeseite] beschrieben.

Die Universitäten sind nach dem [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Hochschulstatistikgesetz Hochschulstatistikgesetz] einmal pro Jahr verpflichtet alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, sind sie ausgehend von der Detailseite der betreffenden Studierenden manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen"). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt '''"Statistikmeldungen"''' angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ Datenexport].

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die '''Alumni-Daten''' abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.
Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

== Formulare ==

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/studierendensekretariat/kontakt/ Studierendensekretariat]:

* Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die '''Annahme als Doktorand*in''' und nutzen dieses Formular: [[Image:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf]]

* Der '''Studienabschluss''' oder auch die '''Unterbrechung''' der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: [[Image:Bescheinigung_Promotion_Abschluss_-_Unterbrechung.pdf]]

* Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der '''Aushändigung der Promotionsurkunde''' verwendet: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf]]

* Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der '''vorläufigen Bescheinigung''' eingesetzt: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf]]

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2023-09-18T13:00:44Z

Skerfien: /* Statistik / Auswertungen */

[[Category:Promotion]]
== Einleitung ==
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
== Studieninfo ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotion Hier geht's direkt zu den Promotionsstudiengängen in der Studieninformation]

Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar.
Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die '''zentrale''' Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotionsordnungen Hier geht's direkt zu den Promotionsordnungen in der Studieninformation]

Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
== Personenverzeichnis ==

{{PEVZ|Hier geht's direkt zum PEVZ}}

Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) [[Das_Personen-_und_Einrichtungsverzeichnis| selbstständig eingetragen und gepflegt]] sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/FunktionssucheAnzeige.jsp?einrArtId=177910357 "Koordination Promotion"] als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

== eKVV ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp| Hier geht's direkt zum eKVV]

Das eKVV ist das universitätsweite '''e'''lektronische '''k'''ommentierte '''V'''orlesungs'''v'''erzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.

Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Meldung_von_Prüfungsergebnissen_per_Webformular Meldung von Ergebnissen] am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Einrichtungen/SLK/elearning_medien/elearning/lernplattformen_neu/index.html Lernplattformen].

==Mail-Verteiler==

Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen [https://wiki.uni-bielefeld.de/bisinfo/index.php?title=E-Mailverteiler_aller_Studierenden_eines_Studiengangs Mailverteiler] zu nutzen.

== Transcript ==

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF Dokument. Technisch gesehen, besteht die Möglichkeit Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

== Statistik / Auswertungen ==

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die [[Studierendenstatistik|Studierendenstatistik im eKVV]] sowie Auswertungen in der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ BIS-Prüfungsverwaltung].

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.

Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die '''"Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen"''' ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ dieser Hilfeseite] beschrieben.

Die Universitäten sind nach dem [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Hochschulstatistikgesetz Hochschulstatistikgesetz] einmal pro Jahr verpflichtet alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, sind sie ausgehend von der Detailseite der betreffenden Studierenden manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen"). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt '''"Statistikmeldungen"''' angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum [[https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/|Datenexport]].

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die '''Alumni-Daten''' abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.
Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

== Formulare ==

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/studierendensekretariat/kontakt/ Studierendensekretariat]:

* Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die '''Annahme als Doktorand*in''' und nutzen dieses Formular: [[Image:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf]]

* Der '''Studienabschluss''' oder auch die '''Unterbrechung''' der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: [[Image:Bescheinigung_Promotion_Abschluss_-_Unterbrechung.pdf]]

* Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der '''Aushändigung der Promotionsurkunde''' verwendet: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf]]

* Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der '''vorläufigen Bescheinigung''' eingesetzt: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf]]

Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

2023-09-18T12:53:20Z

Skerfien:

[[Category:Promotion]]
== Einleitung ==
Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.
== Studieninfo ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotion Hier geht's direkt zu den Promotionsstudiengängen in der Studieninformation]

Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar.
Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die '''zentrale''' Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/sinfo/publ/promotionsordnungen Hier geht's direkt zu den Promotionsordnungen in der Studieninformation]

Diese Übersichtsseite zeigt die Promotionsordnungen der Universität Bielefeld seit 2010.
== Personenverzeichnis ==

{{PEVZ|Hier geht's direkt zum PEVZ}}

Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Erreichbarkeit, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) [[Das_Personen-_und_Einrichtungsverzeichnis| selbstständig eingetragen und gepflegt]] sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im BIS angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion [https://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/FunktionssucheAnzeige.jsp?einrArtId=177910357 "Koordination Promotion"] als Registerkarte dem Personeneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

== eKVV ==

[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Home.jsp| Hier geht's direkt zum eKVV]

Das eKVV ist das universitätsweite '''e'''lektronische '''k'''ommentierte '''V'''orlesungs'''v'''erzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen.

Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen, je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer Ebene mit "Allen Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Meldung_von_Prüfungsergebnissen_per_Webformular Meldung von Ergebnissen] am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese [http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Einrichtungen/SLK/elearning_medien/elearning/lernplattformen_neu/index.html Lernplattformen].

==Mail-Verteiler==

Mit der Anlage des Promotionsstudiengangs ist es möglich, einen [https://wiki.uni-bielefeld.de/bisinfo/index.php?title=E-Mailverteiler_aller_Studierenden_eines_Studiengangs Mailverteiler] zu nutzen.

== Transcript ==

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF Dokument. Technisch gesehen, besteht die Möglichkeit Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

== Statistik / Auswertungen ==

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen wie z.B. die [[Studierendenstatistik|Studierendenstatistik im eKVV]] sowie Auswertungen in der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ BIS-Prüfungsverwaltung].

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von allen Studierenden einer bestimmten Kohorte der Studienordnung. Diese Kohorte wird in Anlehung an die Bachelor/Master-Studiengänge "FsB-Version" genannt.

Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die '''"Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen"''' ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die weiteren Auswahl- und Anzeigemöglichkeiten sind auf [https://www.uni-bielefeld.de/intern/zentrale-verwaltung/sachbearbeitung-pruefungsamt/bis-anwendungen/funktionen-der-bis-prufun/infos-zu-den-auswertungen/ dieser Hilfeseite] beschrieben.

Die Universitäten sind nach dem [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Hochschulstatistikgesetz Hochschulstatistikgesetz] einmal pro Jahr verpflichtet alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen wie den Promotionsstudiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, sind sie ausgehend von der Detailseite der betreffenden Studierenden manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen"). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt '''"Statistikmeldungen"''' angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum [[Auswertungen_und_Statistiken_in_der_BIS-Prüfungsverwaltung#Datenexport_2|Datenexport]].

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die '''Alumni-Daten''' abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.
Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

== Formulare ==

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem [https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/studierendensekretariat/kontakt/ Studierendensekretariat]:

* Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die '''Annahme als Doktorand*in''' und nutzen dieses Formular: [[Image:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf]]

* Der '''Studienabschluss''' oder auch die '''Unterbrechung''' der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: [[Image:Bescheinigung_Promotion_Abschluss_-_Unterbrechung.pdf]]

* Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der '''Aushändigung der Promotionsurkunde''' verwendet: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf]]

* Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der '''vorläufigen Bescheinigung''' eingesetzt: [[Image:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf]]