Quelltext der Seite FAQs zum eKVV-Teilnahmemanagement von Lehrenden

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Auf dieser Seite werden Fragen von Lehrenden zum eKVV Teilnehmermanagement gesammelt und beantwortet. Fragen zum Teilnehmermanagement [[FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Studierenden|von '''Studierenden''' werden hier]] beantwortet. 

== Was ist das Teilnehmermanagement im eKVV? ==

Das eKVV-Teilnehmermanagement ist eine seit dem Sommersemester 2007 verfügbare Funktion im eKVV, über die Lehrende und Verantwortliche für Platzvergabeverfahren dokumentieren können, welche Studierenden an einer Veranstaltung teilnehmen und welche nicht.

Die Hauptaufgabe des eKVV-Teilnehmermanagements ist es die Rückmeldung der Ergebnisse von fakultäts- oder fachweiten Vergabeverfahren (z.B. Anglistik oder Pädagogik) zu vereinheitlichen, so dass Studierende nicht mehr auf unterschiedlichen Internetseiten oder in verschiedenen E-Mails nachsehen müssen, in welchen Veranstaltungen Sie einen Platz erhalten haben.

Das eKVV-Teilnehmermanagement wird für viele fakultäts- oder
fachweite Verfahren zur Veranstaltungsplatzvergabe genutzt. Sie können
daher erstmals die Ergebnisse dieser Verfahren direkt über das eKVV mit
dem gewohnten [[Ergebnislisten|Teilnehmerlistenabruf]] nutzen. 

Außerdem ermöglicht das Teilnehmermanagement nun, im eKVV zwischen den
Studierenden, die tatsächlich an einer Veranstaltung teilnehmen und
denen, die die Veranstaltung nur in ihrem eKVV-Stundenplan gespeichert
haben, zu differenzieren. Sie können deshalb das
eKVV-Teilnehmermanagement nutzen, um z.B. die Reichweite der
automatischen E-Mailverteiler Ihrer Veranstaltung auf den
tatsächlichen Kreis der Teilnehmer/-innen zu beschränken oder um den
Zugriff auf die [http://www.uni-bielefeld.de/bis/dokumentenablage.html Dokumentenablage] dementsprechend zu steuern.

== Sollte ich das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen? ==

Das eKVV Teilnehmermanagement ist nicht für alle Veranstaltungen
sinnvoll. Sie sollten genau zwischen Nutzen und Aufwand abwägen, denn
das Pflegen des Teilnehmermanagements ist für Sie als Lehrende eine
zusätzliche Aufgabe. 

=== Die Vorteile und Möglichkeiten ===
==== Bereinigung der Teilnehmerliste für die Leistungsbuchung ====
Wenn Sie Ihre Teilnehmerlisten über das Teilnehmermanagement bearbeiten, hat das deutliche Vorteile für die Verbuchung von Leistungen. Bei den Massenbuchungsfunktionen für die Meldung von "aktiven Teilnahmen" und "Studienleistungen" sind bei aktiviertem Teilnehmermanagement die als "drin" markierten Studierenden vorausgewählt. Darüber hinaus können Sie nur über das Teilnehmermanagement auch Studierende zu Ihrer Teilnehmerliste hinzufügen.

==== Steuerung der Mailverteiler-Reichweite ====
Wenn es Sie bisher sehr gestört hat, dass die von Ihnen über die
automatischen Verteiler im eKVV verschickten E-Mails auch an
Studierende gehen, die nie in Ihrer Veranstaltung aufgetaucht sind, so
haben Sie mit dem eKVV-Teilnehmermanagement nun eine Lösung, dies zu
steuern. Es stehen Ihnen drei verschiedene Verteiler pro Veranstaltung zur Verfügung:

* '''Echte TeilnehmerInnen'''
:"Drin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnehmermanagement als TeilnehmerInnen gesetzt wurden. Studierende auf der Warteliste, oder nicht-teilnehmende Studierende werden nicht erreicht.

* '''wartende/nicht-teilnehmende Studierende'''
:"Nichtdrin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnehmermanagement keinen Platz erhalten haben (dies umfaßt auch die Warteliste) 

* '''Standard E-Mailverteiler'''
:Dieser Verteiler entspricht dem, der für jede Lehrveranstaltung ohne Teilnehmermanagement zur Verfügung steht: Sie erreichen damit alle Studierenden, die die Veranstaltung im Stundenplan haben oder denen eine Leistung verbucht wurde, unabhängig davon, ob ihnen über das Teilnehmermanagement ein Platz zugeteilt wurde, oder nicht.



==== Begrenzung der Dokumentenablage ====
Wenn Sie die
[http://www.uni-bielefeld.de/bis/dokumentenablage.html Dokumentenablage]
im eKVV nutzen, können Sie mit dem eKVV-Teilnehmermanagement genau
steuern, wer Zugriff darauf erhalten soll.

==== Teilnahme an Platzvergabeverfahren ====
Wenn für Ihre Veranstaltung ein Platzvergabe-Verfahren durchgeführt wird, können die Ergebnisse der Platzvergabe über das Teilnehmermanagement dokumentiert werden. Den Studierenden wird dann in der Kurzansicht ihres Stundenplanes angezeigt, ob ihnene in Platz zugeteilt wurde, oder nicht.
=== Die Kehrseite: der Pflegeaufwand ===
Durch die Nutzung des eKVV Teilnehmermanagements entsteht Ihnen aber
auch Aufwand durch die Verpflichtung zur Pflege der Teilnehmerlisten im
eKVV: Wenn Teilnehmer/-innen zu Ihrer Veranstaltung hinzukommen, so ist
es Ihre Aufgabe, diesen Studierenden auch den Zugang bzw. die Teilhabe
an den für die Veranstaltung relevanten Informationen zu geben. Es
reicht nicht mehr, wenn sich die Studierenden selbst die Veranstaltung
in ihren eKVV-Stundenplan setzen. 
 
=== Unsere Empfehlung ===
Da es unseres Erachtens in den meisten Fällen nicht ''schlimm'' ist, wenn
z.B. die E-Mailverteiler mehr Studierende erreichen als tatsächlich
regelmäßig zur Veranstaltung kommen, empfehlen wir, das
eKVV-Teilnehmermanagement eher sparsam zu nutzen. 

Die Bereinigung von Teilnehmerlisten, die als Grundlage zum Erstellen
von Ergebnislisten für die Prüfungsämter notwendig sind, ist in einer
Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation ähnlich aufwändig und nicht
schwieriger durchzuführen als direkt im eKVV. 

== Zu welchem Zeitpunkt kann ich das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen? ==

Ihnen als Lehrenden steht die Funktion des eKVV-Teilnehmermanagement
mit Beginn der Veranstaltungszeit zur Verfügung, und zwar erst dann,
wenn der erste Veranstaltungstermin stattfindet. Sie können also
beispielsweise nach dem ersten oder zweiten Veranstaltungstermin über
das eKVV-Teilnehmermanagement die Teilnehmerliste bereinigen.

In Einzelfällen (z. B. Blockveranstaltungen) kann über den {{BISKontakt|eKVV Support}} auch eine vorzeitige Öffnung durchgeführt werden. Auch die mit der Platzvergabe beauftragten Belegmanager in den Fakultäten können diese Öffnung durchführen (über die 'Erweiterten Einstellungen' des jeweiligen Teilnehmermanagements).

== Was muss ich tun, wenn ich das Teilnehmermanagement nutzen will? Können Sekretariate ebenfalls einen Zugriff auf das Teilnehmermanagement erhalten? ==

Um das eKVV-Teilnehmermanagement zu nutzen, benötigen Sie ein Login für die eKVV-Eingabeseiten. Weitere Hinweise finden Sie [[Zugang zum eKVV für Lehrende und Sekretariate|hier]].

Auch Sekretariate können Zugänge erhalten und für ''ihre Lehrenden''
das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen. Hier werden die gleichen
Verfahren zur Überprüfung der Berechtigung verwendet, die z.B. auch
schon beim Teilnehmerlistenabruf oder den automatischen
E-Mailverteilern verwendet wurden: d.h. es wird ein automatischer
Abgleich (weitere Hinweise dazu finden Sie in den [[Das eKVV | FAQs zum eKVV von Lehrenden]]) mit den Kontaktdaten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis des BIS durchgeführt.

Den Zugang zu den eKVV-Eingabeseiten finden Sie im öffentlichen eKVV unter der <br>[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Benvw_Login.jsp Anmeldung für Mitarbeiter/-innen].

== Wer verteilt die Plätze? Welche rechtlichen Grundlagen gibt es dabei zu beachten?==

Vergabeverfahren zur Platzvergabe für teilnahmebeschränkte
Veranstaltungen werden innerhalb der Fakultät bzw. des Faches
durchgeführt. Verantwortlich sind dafür Personen, die die Verfahren
für die gesamte Fakultät bzw. das Fach durchführen, oder die einzelnen
Lehrenden. Die Platzvergabe für teilnahmebeschränkten Veranstaltungen
ist an [http://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Erl%C3%A4uterungen_zu_den_%22Rahmenpr%C3%BCfungsordnungen%22#g%29_Absatz_10 rechtliche Rahmenbedingungen]
gebunden, die in der BPO oder den Masterprüfungsordnungen formuliert
sind.

Für Sie als Lehrenden bzw. als Lehrende stellt das
eKVV-Teilnehmermanagement im Wesentlichen eine Möglichkeit dar, die
tatsächlich an einer Veranstaltung teilnehmenden Studierenden zu
dokumentieren. 

Das eKVV-Teilnehmermanagement ist keine Funktion, um Studierende aus Veranstaltungen rauszuwerfen. 

== Bei meiner Veranstaltung ist das Teilnehmermanagement angeschaltet, was heißt das für mich? Kann ich das eKVV-Teilnehmermanagement wieder abschalten?==

Es kann sein, dass Sie für eine Ihrer Veranstaltungen das
Teilnehmermanagement aktiv vorfinden, weil Ihre Veranstaltung in ein
fakultäts- oder fachweites Vergabeverfahren von Veranstaltungsplätzen
einbezogen ist. 

Für den Fall, dass in Ihrer Veranstaltung alle Studierenden einen Platz
erhalten konnten, brauchen Sie das Teilnehmermanagement nicht unbedingt
weiter nutzen. Sie können es dann selbst wieder abschalten, damit Sie
keinen zusätzlichen Pflegeaufwand haben. 

Wenn Sie das Teilnehmermanagement wieder abschalten, werden alle
eingetragenen Informationen, die den Teilnahmestatus von Studierenden
betreffen, inaktiv. Das heißt z.B., dass der entsprechend bearbeitete
E-Mailverteiler sich dann nicht mehr nutzen lässt und den Studierenden
in ihrer Stundenplanansicht kein Teilnahmestatus mehr angezeigt wird.

== Hat das eKVV-Teilnehmermanagement eine Verbindung zu den Prüfungsämtern bzw. zur BA/MA-Prüfungsverwaltung?==

Nein, das eKVV -Teilnehmermanagement hat keine Verbindung zu den Prüfungsämtern oder der BA/MA-Prüfungsverwaltung. 

Es kann Sie aber bei der [[Ergebnislisten|Erstellung der Ergebnislisten]]
unterstützen, die Sie den Prüfungsämtern zur Dokumentation der
Studien- und Prüfungsleistungen Ihrer Studierenden übermitteln
müssen. Sie können nämlich über das eKVV-Teilnehmermanagement die
Studierenden, die nicht an einer Veranstaltung teilnehmen, von den
Teilnehmerlisten löschen.

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