Meldung von Prüfungsergebnissen per Webformular

Mit der Einführung des neuen Studienmodells 2011 an der Universität Bielefeld zum Wintersemester 2011/2012 geht auch eine Umstellung der Unterstützungsfunktionen einher, die Ihnen als Lehrender/Lehrendem zur Verfügung gestellt werden. Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung dazu, wie Sie die in Ihren Lehrveranstaltungen erbrachten Prüfungsleistungen direkt verbuchen und an das jeweilige Prüfungsamt schicken können. Diese direkte Eingabe der Prüfungsleistungen löst den Upload von Ergebnislisten ab.

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Grundsätzliches zum Ablauf

Lehrende oder deren Sekretariate benötigen für die Leistungsmeldung ein BIS-Passwort. Sollten sie noch keines haben, schicken Sie bitte eine E-Mail an das BIS-Team unter bissupport@uni-bielefeld.de und geben Sie Ihren gewünschten Benutzernamen an. Lesen Sie hier mehr zum Zugang zum BIS: Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Mit der Funktion zur direkten Leistungsverbuchung ist es möglich Prüfungsleistungen schnell und sicher an das zuständige Prüfungsamt zu übermitteln. Dabei tragen Lehrende (oder deren Sekretariate) die Leistungen direkt in das eKVV ein, die dann von den MitarbeiterInnen der Prüfungsämter endgültig in die Prüfungsverwaltung übernommen werden können und danach direkt für die Studierenden sichtbar werden.

Einführung in Etappen

Auf Grund seiner Komplexität wird das Vorhaben in folgenden Etappen freigeschaltet:

1. Zuerst wurde die massenhafte Verbuchung von Studienleistungen und aktiven Teilnahmen für die Lehrenden verfügbar gemacht

Seit Anfang Februar 2012 möglich.

1. Zwei Wochen später wurde die Verbuchung von anderen Leistungsarten für die Lehrenden verfügbar und die Prüfungsämter erhielten die Möglichkeit die von Lehrenden eingetragenen Leistungen zu übernehmen.

Seit Mitte Februar möglich.

1. In einem letzten Schritt wird die Verbuchung von Leistungen ohne Veranstaltungsbezug ermöglicht.

Noch offen.

Teilnehmerliste: Unterscheidung von Studierenden in den verschiedenen Studienmodellen

Da sich die Studienmodelle 2002 und 2011 in ihren Anforderungen deutlich unterscheiden, wurde die gewohnte Liste der VeranstaltungsteilnehmerInnen so überarbeitet, dass auf einen Blick erkennbar ist in welchem Studienmodell eine bestimmte Studierende/ein bestimmter Studierender eingeschrieben ist.

Dazu wird Ihnen bei den Einschreibungen der Studierenden entweder eine 2002 oder 2011 angezeigt, entsprechend des Studienmodells, zu welchem die Einschreibung bzw. das entsprechende Studienfach gehört. Bei Studiengängen, die keine BA/MA Angebote sind, erfolgt keine Anzeige. Diese Kennzeichnung finden Sie auch in den Seiten zur Leistungsbuchung wieder.

eKVV Teilnehmerliste mit Kennzeichnung des Studienmodells

Zusätzlich können Sie nun auch am Anfang der Liste eine Auswahl treffen ob Sie nur die Studierenden eines bestimmten Studienmodells sehen möchten.

So melden Sie Ergebnisse ans Prüfungsamt

Auf der Seite "Meine Veranstaltungen" im eKVV finden Sie für jede Veranstaltung, für die Sie verantwortlich sind, unter der Überschrift "Prüfungsleistungen" den Link "Buchung". Dies ist Ihr Zugang zur Leistungsverbuchung im eKVV:

Mit einem Klick auf den Link "Buchung" kommen Sie auf eine Zwischenseite, auf der Sie zwischen verschiedenen Buchungsmöglichkeiten wählen können. Hier entscheiden Sie, ob Sie Studienleistungen/aktive Teilnahmen buchen möchten, oder Einzelleistungen eingeben wollen und wählen den entsprechenden Zugang aus:

• "Studienleistungen/aktive Teilnahmenbuchen" wählen Sie nur dann, wenn Sie für Studierende des alten Studienmodells eine aktive Teilnahme buchen möchten und für Studierende des neuen Modells eine Studienleistung. (Bitte beachten Sie: Aktive Teilnahmen können nur von Studierenden mit Einschreibungen für das Studienmodell 2002 erbracht werden, die Studienleistung ist das Äquivalent für Studierende im Studienmodell 2011).

• Unter dem Punkt "Klausur, Hausarbeit und so weiter ..." können Sie alle Einzelleistungen buchen, das heißt also, alle Leistungsarten außer der "aktiven Teilnahme" und der "Studienleistung".

• Der letzte Punkt "Import" wurde für die Fälle eingerichtet, in denen bereits eine Liste in Word oder Excel erstellt wurde, mit der viele Leistungen auf einmal ans Prüfungsamt gemeldet werden sollen. Hier können Sie die Inhalte einer solchen Ergebnisliste direkt in ein Importfenster kopieren.

• In der letzten Spalte "Status" sehen Sie auf einen Blick, welchen Stand Ihre Ergebnismeldungen für die aktuelle Veranstaltung gerade haben.

Massenbuchung von Studienleistungen und aktiven Teilnahmen

Diese Seite soll es Ihnen ermöglichen, selbst bei großen Teilnehmerzahlen sehr schnell und einfach die Dokumentation von Studienleistungen (Studienmodell 2011) und aktiven Teilnahmen (Studienmodell 2002) vorzunehmen.

Bitte beachten Sie:

• Jede(r) Studierende kann nur eine Studienleistung oder aktive Teilnahme pro Veranstaltung erbringen, deshalb "verschwinden" Studierende von dieser Liste, sobald Sie für ihn oder sie eine entsprechende Leistung gemeldet haben.
• Im Webformular werden Ihnen nur für diejenigen Studierenden Leistungsentwürfe angeboten, für die auch eine Verbuchung vorgesehen ist. Im neuen Studienmodell müssen nicht in jeder Veranstaltung Studienleistungen gemeldet werden, daher kann es durchaus vorkommen, dass Sie in einer Veranstaltung nur aktive Teilnahmen für Studierende des alten Modells buchen können, Ihnen aber keine Studienleistungen für die "neuen" Studierenden angeboten werden.
• Wenn ein(e) Studierende(r) eine aktive Teilnahme und eine Einzelleistung erbracht hat, entscheiden Sie am besten schon bei der Verbuchung der aktiven Teilnahme, wie Sie die Leistungen melden wollen: Wenn Sie eine aktive Teilnahme und eine Einzelleistung melden, achten Sie darauf, dass die LPs nicht doppelt gemeldet werden. Sie können die Zahl der LP entweder auf die beiden Leistungen verteilen, oder Sie melden nur die Einzelleistung, dann aber mit voller Punktzahl. Bitte sprechen Sie im Zweifelsfall Ihr Prüfungsamt an, welcher Modus dort bevorzugt wird.

Wenn Sie die Seite bei einer Veranstaltung zum ersten Mal besuchen, wird Ihnen die Liste aller bei Ihrer Veranstaltung angemeldeten Studierenden gezeigt. Bei den Einschreibungen der Studierenden wird gekennzeichnet ob es sich dabei um Einschreibungen im Studienmodell 2011 oder 2002 handelt (oder ganz andere Einschreibungen).

In der linken Spalte finden Sie anklickbare Kästchen, mit denen Sie einzelne Studierende auf Ihrer Liste auswählen können. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung das Teilnehmermanagement nutzen, so wird es an dieser Stelle verwendet um eine Vorauswahl unter den TeilnehmerInnen zu setzen. Wenn Sie die Seite aufrufen, werden automatisch alle Studierenden ausgewählt, Sie können aber über einen Klick in die Kopfzeile auch alle Studierenden abwählen.

Massenbuchung von Studienleistungen und aktiven Teilnahmen - Liste der TeilnehmerInnen

Mit einem Klick auf den Button "Leistungsentwürfe für die ausgewählten Studierenden erzeugen" erstellen Sie zunächst eine Entwurfsversion der Leistungsbuchung. Diese Entwürfe sind noch nicht für das Prüfungsamt sichtbar. Über das Stiftsymbol in der Tabelle können Sie einzelne Einträge auch hier noch korrigieren. (siehe dazu auch den Punkt "Leistungsentwürfe und fehlende/fehlerhafte Leistungspunkte" weiter unten).

Sie können über die Reiter / Tabs oberhalb der Tabellen zwischen der Anzeige der TeilnehmerInnen und der Entwürfe hin- und herschalten. In der Liste der TeilnehmerInnen im Reiter 'Studienleistungen / aktive Teilnahmen hinzufügen' werden Ihnen nun nur noch die Studierenden gezeigt, für die noch keine Studienleistung / aktive Teilnahme verbucht wurde. Die Liste wird also mit jeder eingetragenen Leistung kürzer. Eine Überblick über alle Leistungen erhalten Sie in der Leistungsliste, die Sie über das Menü oben rechts erreichen.

Berücksichtigung der Fachzuordnungen

Bei der Anzeige der auswählbaren Studierenden werden die Fachzuordnungen der Veranstaltung berücksichtigt: So sind Studierende im Studienmodell 2011 nur dann auswählbar, wenn die Fachzuordnungen die Möglichkeit zur Erbringung einer Studienleistung eröffnen. Ist z. B. bei dem Modul der Veranstaltung gar keine Studienleistung vorgesehen, so kann auch keine entsprechende Leistung gemeldet werden.

Für BA/MA Studierende im Studienmodell 2002 wird eine ähnliche Auswertung der Fachzuordnungen durchgeführt. Sie sind nur dann auswählbar, wenn die Fachzuordnungen eine aktive Teilnahme nicht ausschließen. Studierende aus nicht-BA/MA Fächern können nie ausgewählt werden.

Falls die Fachzuordnungen Ihrer Meinung nach unvollständig oder fehlerhaft sein sollten, so müssen Sie sich an die eKVV Beauftragten Ihrer Fakultät wenden und eine Korrektur veranlassen. Welche Personen dies sind kann Ihnen das eKVV über den Link 'AnsprechpartnerInnen' auf der Detailseite der Veranstaltung anzeigen.

Leistungsentwürfe und fehlende/fehlerhafte Leistungspunkte

Bei den von Ihnen erzeugten Leistungsentwürfen werden Ihnen die Leistungspunkte angezeigt, die das eKVV automatisch aus den Fachzuordnungen bzw. Studienordnungen ermittelt hat. Es gibt dabei einen Unterschied zwischen den Studienmodellen:

Leistungspunkte im Studienmodell 2002

Für die Generierung der aktiven Teilnahmen im Studienmodell 2002 spielen die bei der Veranstaltung vorhandenen Fachzuordnungen die entscheidende Rolle bei der Ermittlung der Leistungspunkte (LP). Das eKVV sucht hier zunächst nach zu den Einschreibungen der betreffenden Studierenden passenden Fachzuordnungen und verwendet die dort eingetragenen Leistungspunkte. Wenn keine passenden Fachzuordnungen gefunden werden, so werden alle anderen Fachzuordnungen im Studienmodell 2002 genutzt um die Punkte zu ermitteln.

Falls trotzdem keine Leistungspunkte gefunden werden konnten, so wird Ihnen die in der Liste der Leistungsentwürfe angezeigt. Sie müssen die Leistungspunkte nachtragen damit Sie die Leistungsentwürfe an das Prüfungsamt abschicken können.

Eine Alternative zu manuellen Einzelkorrektur von Leistungspunkten ist es eine grundsätzliche Korrektur des eKVVs zu veranlassen. Wenden Sie sich dazu - wie schon zuvor beschrieben - an die eKVV Verantwortlichen Ihrer Veranstaltung. Nach einer entsprechenden Korrektur können Sie über den Schalter LP erneut ermitteln die Leistungsentwürfe aktualisieren.

Leistungspunkte im Studienmodell 2011

Bei den Leistungen im Studienmodell 2011 werden keine Leistungspunkte angezeigt und es gibt auch keine Möglichkeit diese einzutragen. Bei diesen Studiengängen 'kennt' das eKVV die Studienordnungen so genau, dass die Punkte automatisch bei der Verbuchung durch das Prüfungsamt eingetragen werden können. Für alle Studierenden im neuen Studienmodell sind Sie also von der Aufgabe befreit, Leistungspunkte einzutragen.

Leistungsmeldung für Studierende, die nicht auf der Teilnehmerliste stehen

Die Massenbuchungsseite kann nur Studierende berücksichtigen, die sich in der Teilnehmerliste der Veranstaltung registriert haben. Sie sollten Ihre Studierenden daher vor der Leistungsbuchung noch einmal dazu auffordern sich im eKVV bei der Veranstaltung eintragen, sofern dies noch nicht geschehen ist.

Um Studierende selbst auf die Teilnehmerliste zu setzen verwenden Sie das Teilnehmermanagement. Sie finden einen Link in diese eKVV Funktion z. B. im Kasten oben rechts auf der Seite. Falls das Teilnehmermanagement bei Ihrer Veranstaltung noch nicht angeschaltet ist, so müssen Sie dies nun tun. Sie können dabei alle angemeldeten Studierenden als teilnehmend setzen, dies hat keine weiteren Konsequenzen.

Danach finden oben auf der Seite des Teilnehmermanagements die Möglichkeit TeilnehmerInnen hinzuzufügen. Hier können Sie die fehlenden Matrikelnummern ergänzen und danach die Buchung der Studienleistungen und aktiven Teilnahmen fortsetzen.

Buchung von Einzelleistungen

Wenn Sie Einzelleistungen wie Klausuren, Referate, Portfolios und ähnliches buchen möchten, rufen Sie am besten wieder (wie oben genannt) auf der Seite "Meine Veranstaltungen" den Link "buchen" auf, um dann auf der Auswahlseite den Bereich "Klausur, Hausarbeiten und so weiter ..." auzuwählen. Damit erreichen Sie die "Leistungsliste" für Ihre Veranstaltung, die wieder auf der TeilnehmerInnen-Liste beruht:

Die Leistungsliste

Auf der Seite "Leistungsliste der Veranstaltung" finden Sie zwei Reiter (oder Tabs) vor: "Eingegebene Leistungen", dann "Leistungen hinzufügen". Unter dem Reiter "Eingegebene Leistungen" wird Ihnen zunächst eine Übersicht über die Leistungen angeboten, die bei der betrachteten Veranstaltung bereits verbucht wurden, sowie den Status der Leistungen im Prüfungsamt.

Status von Leistungen

• "grün" ist "verbucht"

Leistungen in diesem Status wurden vom Prüfungsamt übernommen und sind damit für die Studierenden sichtbar. Änderungen können Sie nur über die MitarbeiterInnen im Prüfungsamt durchführen lassen. Welche Personen Sie hier ansprechen müssen können Sie über den Link 'Prüfungsamt' im Kasten oben rechts auf der Seite herausfinden.

• "grau" ist "Entwurf"

Diese Leistungen wurden von Ihnen oder einer/einem anderen Lehrenden bei der Veranstaltung angelegt, aber noch nicht ans Prüfungsamt geschickt. Diese Leistungen sind daher noch nicht für das Prüfungsamt sichtbar. sie können bei jeder Leistung sehen, wer sie angelegt bzw. zuletzt bearbeitet hat.

• "gelb" ist "warten auf Übernahme"

Diese Leistungen wurde von Ihnen oder einer/einem anderen Lehrenden an das Prüfungsamt abgeschickt und warten auf die Übernahme.

• rot"ist "nicht übernommen"

Diese Leistungen wurden vom Prüfungsamt abgelehnt und nicht übernommen. Hier müssen Sie ggf. nachfragen, warum die Übernahme nicht erfolgen konnte.

Wechseln Sie auf den zweiten Reiter, wird Ihnen wieder die komplette Teilnehmerliste angezeigt, mit der Möglichkeit, für jede(n) Studierende(n) Einzelleitungen einzutragen

Aktionen in der Leistungsliste

In der letzten Spalte der Leistungsliste finden Sie eine Reihe von Symbolen vor, über die Sie einzelne Leistungen bearbeiten können:

Leistungen korrigieren

Solange Leistungen im Entwurfsstadium sind, können Sie diese ausgehend von der Leistungsliste überarbeiten. Dazu wird Ihnen in der jeweiligen Zeile ein kleines Stift-Symbol angezeigt, das Sie anklicken können und das dahinterliegende Feld ausfüllen können.

Leistungen hinzufügen

Über das "Plus"-Symbol können Sie den einzelnen Studierenden individuell Leistungen verbuchen. Wenn Sie hier klicken, öffnet sich ein Eingabefeld, in das Sie alle Daten der Einzelleistung eingeben können. Beachten Sie bitte, dass für die Studierenden des neuen Modells hier nur die Leistungsarten eingegeben werden können, die laut Modulbeschreibung vorgesehen sind.

Leistungen abschicken und zurückholen

Mit dem Briefsymbol in der letzten Spalte können Sie Leistungen ins Prüfungsamt schicken

Datei:Leistung.abschicken.gif

und wieder zurückholen. Zurückgeholte Leistungen erhaltend adurch wieder den Status eines "Entwurfs", können also bearbeitet und erneut abgeschickt werden.

Datei:Leistung.zurueckholen.gif

Letzteres ist aber nur möglich, wenn sich Ihre Leistung noch im "gelben" Status befindet, also im Prüfungsamt noch nicht bearbeitet wurde, oder im "roten" Status ist, also bereits vom Prüfungsamt zurückgewiesen wurde

Leistungen löschen

Mit dem roten Kreuz in der rechten Spalte löschen Sie die betreffende Leistung

Datei:Leistung.loeschen.gif

Die Seite "Meine Ergebnismeldungen"

Wollen Sie die Leistungsmeldungen für alle "Ihre" Veranstaltungen betrachten, gehen Sie am besten auf die Seite 'Meine Ergebnismeldungen'.

Auf dieser Seite werden Ihnen, analog zur Seite "Meine Veranstaltungen", alle Veranstaltungen des aktuellen Semesters angezeigt. So können Sie sich leicht eine Übersicht über den Stand aller Ihrer Leistungsmeldungen verschaffen und sehen sofort, wo noch Entwürfe offen sind, Leistungen verbucht wurden oder eventuell abgelehnt wurden.

Seite 'Meine Ergebnismeldungen'

Über die Semesterauswahl können Sie auch ein anderes Semester aufrufen, um sich z.B. Veranstaltungen des vergangenen Semesters anzeigen zu lassen. Zusätzlich finden Sie einen Link zur jeweiligen Leistungsliste, die Ihnen den vollständigen Überblick über die bei der Veranstaltung existierenden Prüfungsleistungen bietet, sowie einen Link zur Anzeige des Prüfungsamtes, welches für die Veranstaltung zuständig ist.

Umgang mit den bisher hochgeladenen Ergebnislisten

Parallel zur Freischaltung der direkten Leistungseingabe wird das Verfahren des Ergebnislistenuploads abgestellt, es ist also danach nicht mehr möglich neue Ergebnislisten hochzuladen. Wenn Sie noch für frühere Semester Leistungen melden wollen, so können Sie auch dazu die neue Direkteingabe nutzen. Die bereits hochgeladenen Ergebnislisten werden von den Prüfungsämtern aber noch bearbeitet.

Alle Ergebnislisten stehen weiterhin zur Dokumentation an den gewohnten Stellen im eKVV zur Verfügung (z. B. der Seite mit der Leistungsliste einer Veranstaltung).