FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden

Auf dieser Seite werden Fragen von Lehrenden zum eKVV Teilnehmermanagement gesammelt und beantwortet. Fragen zum Teilnehmermanagement von Studierenden werden hier beantwortet.

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Was ist das Teilnehmermanagement im eKVV?

Das eKVV-Teilnehmermanagement ist eine seit dem Sommersemester 2007 verfügbare Funktion im eKVV, über die Lehrende und Verantwortliche für Platzvergabeverfahren dokumentieren können, welche Studierenden an einer Veranstaltung teilnehmen und welche nicht.

Die Hauptaufgabe des eKVV-Teilnehmermanagements ist es die Rückmeldung der Ergebnisse von fakultäts- oder fachweiten Vergabeverfahren (z.B. Anglistik oder Pädagogik) zu vereinheitlichen, so dass Studierende nicht mehr auf unterschiedlichen Internetseiten oder in verschiedenen E-Mails nachsehen müssen, in welchen Veranstaltungen Sie einen Platz erhalten haben.

Außerdem ermöglicht das Teilnehmermanagement nun, im eKVV zwischen den Studierenden, die tatsächlich an einer Veranstaltung teilnehmen und denen, die die Veranstaltung nur in ihrem eKVV-Stundenplan gespeichert haben, zu differenzieren. Sie können deshalb das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen, um z.B. die Reichweite der automatischen E-Mailverteiler Ihrer Veranstaltung auf den tatsächlichen Kreis der Teilnehmer/-innen zu beschränken oder um den Zugriff auf die Dokumentenablage dementsprechend zu steuern.

Sollte ich das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen?

Das eKVV Teilnehmermanagement ist nicht für alle Veranstaltungen sinnvoll. Sie sollten genau zwischen Nutzen und Aufwand abwägen, denn das Pflegen des Teilnehmermanagements ist für Sie als Lehrende eine zusätzliche Aufgabe.

Die Vorteile und Möglichkeiten

Bereinigung der Teilnehmerliste für die Leistungsbuchung

Wenn Sie Ihre Teilnehmerlisten über das Teilnehmermanagement bearbeiten, hat das deutliche Vorteile für die Verbuchung von Leistungen. Bei den Massenbuchungsfunktionen für die Meldung von "aktiven Teilnahmen" und "Studienleistungen" sind bei aktiviertem Teilnehmermanagement die als "drin" markierten Studierenden vorausgewählt. Darüber hinaus können Sie nur über das Teilnehmermanagement auch Studierende zu Ihrer Teilnehmerliste hinzufügen.

Steuerung der Mailverteiler-Reichweite

Wenn es Sie bisher sehr gestört hat, dass die von Ihnen über die automatischen Verteiler im eKVV verschickten E-Mails auch an Studierende gehen, die nie in Ihrer Veranstaltung aufgetaucht sind, so haben Sie mit dem eKVV-Teilnehmermanagement nun eine Lösung, dies zu steuern. Es stehen Ihnen drei verschiedene Verteiler pro Veranstaltung zur Verfügung:

• Echte TeilnehmerInnen

"Drin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnehmermanagement als TeilnehmerInnen gesetzt wurden. Studierende auf der Warteliste, oder nicht-teilnehmende Studierende werden nicht erreicht.

• wartende/nicht-teilnehmende Studierende

"Nichtdrin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnehmermanagement keinen Platz erhalten haben (dies umfaßt auch die Warteliste)

• Standard E-Mailverteiler

Dieser Verteiler entspricht dem, der für jede Lehrveranstaltung ohne Teilnehmermanagement zur Verfügung steht: Sie erreichen damit alle Studierenden, die die Veranstaltung im Stundenplan haben oder denen eine Leistung verbucht wurde, unabhängig davon, ob ihnen über das Teilnehmermanagement ein Platz zugeteilt wurde, oder nicht.

Begrenzung der Dokumentenablage

Wenn Sie die Dokumentenablage im eKVV nutzen, können Sie mit dem eKVV-Teilnehmermanagement genau steuern, wer Zugriff darauf erhalten soll.

Teilnahme an Platzvergabeverfahren

Wenn für Ihre Veranstaltung ein Platzvergabe-Verfahren durchgeführt wird, können die Ergebnisse der Platzvergabe über das Teilnehmermanagement dokumentiert werden. Den Studierenden wird dann in der Kurzansicht ihres Stundenplanes angezeigt, ob ihnene in Platz zugeteilt wurde, oder nicht.

Die Kehrseite: der Pflegeaufwand

Durch die Nutzung des eKVV Teilnehmermanagements entsteht Ihnen aber auch Aufwand durch die Verpflichtung zur Pflege der Teilnehmerlisten im eKVV: Wenn Teilnehmer/-innen zu Ihrer Veranstaltung hinzukommen, so ist es Ihre Aufgabe, diesen Studierenden auch den Zugang bzw. die Teilhabe an den für die Veranstaltung relevanten Informationen zu geben. Es reicht nicht mehr, wenn sich die Studierenden selbst die Veranstaltung in ihren eKVV-Stundenplan setzen.

Unsere Empfehlung

Da es unseres Erachtens in den meisten Fällen nicht schlimm ist, wenn z.B. die E-Mailverteiler mehr Studierende erreichen als tatsächlich regelmäßig zur Veranstaltung kommen, empfehlen wir, das eKVV-Teilnehmermanagement eher sparsam zu nutzen.

Wenn Sie bei der Verbuchung von Ergebnissen am Ende des Semesters feststellen, dass sich deutlich mehr Studierende auf der Teilnehmerliste befinden, als tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen haben und dies die Leistungsbuchung für Sie umständlich und unnötig kompliziert macht, können Sie auch noch dann (am Ende des Semesters) das Teilnehmermanagement aktivieren. Wenn Sie mehr über die Buchung von Prüfungsleistungen erfahren möchten, lesen Sie hier weiter:

Zu welchem Zeitpunkt kann ich das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen?

Ihnen als Lehrenden steht die Funktion des eKVV-Teilnehmermanagement mit Beginn der Veranstaltungszeit zur Verfügung, und zwar erst dann, wenn der erste Veranstaltungstermin stattfindet. Sie können also beispielsweise nach dem ersten oder zweiten Veranstaltungstermin über das eKVV-Teilnehmermanagement die Teilnehmerliste bereinigen.

In Einzelfällen (z. B. Blockveranstaltungen) kann über den eKVV Support auch eine vorzeitige Öffnung durchgeführt werden. Auch die mit der Platzvergabe beauftragten Belegmanager in den Fakultäten können diese Öffnung durchführen (über die 'Erweiterten Einstellungen' des jeweiligen Teilnehmermanagements).

Was muss ich tun, wenn ich das Teilnehmermanagement nutzen will? Können Sekretariate ebenfalls einen Zugriff auf das Teilnehmermanagement erhalten?

Um das eKVV-Teilnehmermanagement zu nutzen, benötigen Sie ein Login für die eKVV-Eingabeseiten. Weitere Hinweise finden Sie hier.

Auch Sekretariate können Zugänge erhalten und für ihre Lehrenden das eKVV-Teilnehmermanagement nutzen. Hier werden die gleichen Verfahren zur Überprüfung der Berechtigung verwendet, die z.B. auch schon beim Teilnehmerlistenabruf oder den automatischen E-Mailverteilern verwendet wurden: d.h. es wird ein automatischer Abgleich (weitere Hinweise dazu finden Sie in den FAQs zum eKVV von Lehrenden) mit den Kontaktdaten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis des BIS durchgeführt.

Den Zugang zu den eKVV-Eingabeseiten finden Sie im öffentlichen eKVV unter der
Anmeldung für Mitarbeiter/-innen.

Wer verteilt die Plätze? Welche rechtlichen Grundlagen gibt es dabei zu beachten?

Vergabeverfahren zur Platzvergabe für teilnahmebeschränkte Veranstaltungen werden innerhalb der Fakultät bzw. des Faches durchgeführt. Verantwortlich sind dafür Personen, die die Verfahren für die gesamte Fakultät bzw. das Fach durchführen, oder die einzelnen Lehrenden. Die Platzvergabe für teilnahmebeschränkten Veranstaltungen ist an rechtliche Rahmenbedingungen gebunden, die in der BPO oder den Masterprüfungsordnungen formuliert sind.

Für Sie als Lehrenden bzw. als Lehrende stellt das eKVV-Teilnehmermanagement im Wesentlichen eine Möglichkeit dar, die tatsächlich an einer Veranstaltung teilnehmenden Studierenden zu dokumentieren.

Das eKVV-Teilnehmermanagement ist keine Funktion, um Studierende aus Veranstaltungen rauszuwerfen.

Bei meiner Veranstaltung ist das Teilnehmermanagement angeschaltet, was heißt das für mich? Kann ich das eKVV-Teilnehmermanagement wieder abschalten?

Es kann sein, dass Sie für eine Ihrer Veranstaltungen das Teilnehmermanagement aktiv vorfinden, weil Ihre Veranstaltung in ein fakultäts- oder fachweites Vergabeverfahren von Veranstaltungsplätzen einbezogen ist.

Für den Fall, dass in Ihrer Veranstaltung alle Studierenden einen Platz erhalten konnten, brauchen Sie das Teilnehmermanagement nicht unbedingt weiter nutzen. Sie können es dann selbst wieder abschalten, damit Sie keinen zusätzlichen Pflegeaufwand haben.

Wenn Sie das Teilnehmermanagement wieder abschalten, werden alle eingetragenen Informationen, die den Teilnahmestatus von Studierenden betreffen, inaktiv. Das heißt z.B., dass der entsprechend bearbeitete E-Mailverteiler sich dann nicht mehr nutzen lässt und den Studierenden in ihrer Stundenplanansicht kein Teilnahmestatus mehr angezeigt wird.

Hat das eKVV-Teilnehmermanagement eine Verbindung zu den Prüfungsämtern bzw. zur BA/MA-Prüfungsverwaltung?

Nein, das eKVV -Teilnehmermanagement hat keine Verbindung zu den Prüfungsämtern oder der BA/MA-Prüfungsverwaltung.

Es kann Sie aber bei der Erstellung der Ergebnislisten unterstützen, die Sie den Prüfungsämtern zur Dokumentation der Studien- und Prüfungsleistungen Ihrer Studierenden übermitteln müssen. Sie können nämlich über das eKVV-Teilnehmermanagement die Studierenden, die nicht an einer Veranstaltung teilnehmen, von den Teilnehmerlisten löschen.

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