E-Mailverteiler für neue Studierende

Auf dieser Seite werden Varianten der Verteiler für

• Alle Studierenden und
• Alle weiblichen oder männlichen Studierenden

beschrieben, über die neue Studierende adressiert werden können. Die Unterscheidung, ob eine Person als neu gilt oder nicht wird dabei über den Zeitpunkt ihrer Einschreibung in der Studierendenverwaltung entschieden, nicht etwa über den Beginn des ersten Studiensemesters.

Bei dieser Gruppe von E-Mailverteilern kann in der Verteileradresse eingetragen werden, wie lange der Eintrag einer*s Studierenden in der Studierendenverwaltung maximal existieren darf, damit er in den jeweiligen Verteiler eingeht. Je nach angegebenem Wert ist damit die Reichweite des Verteilers unterschiedlich.

Diese Gruppe von E-Mailverteilern unterscheidet sich in ihrem Verhalten von nahezu allen anderen eMailverteilern im BIS: Da immer nur neue Studierende in die Verteiler einbezogen werden ist es auf diese Art möglich die gleiche Information z. B. mehrmals zum Semesterstart per E-Mail zu verteilen, ohne dass Studierende, die diese Information schon früher erhalten haben, damit erneut behelligt werden. Es muss nur eine entsprechenden Reichweite in die Vergangenheit in der Verteileradresse eingestellt werden.

Der Unterschied zu dem Verteiler zur Ansprache der Erstsemester liegt dabei in diesen Punkten:

1. Der Verteiler bezieht nur erstmalig an der Universität Bielefeld eingeschriebene Studierende ein. Der Erstsemesterverteiler hingegen erreicht zum Beispiel auch Studierende, die nach einem BA Studium bei uns dann in den Master wechseln und sich dort wieder im 1. Fachsemester befinden
2. Studierende, die durch ein Einstufungsverfahren hier mit einem höheren Fachsemester beginnen sind in diesen Verteilern enthalten, aber nicht im Erstsemesterverteiler
3. Auf der anderen Seite enthält dieser Verteiler keine Rückkehrer*innen, die nach einer Studienunterbrechung erneut das Studium aufnehmen, da sich der Verteiler auf den allersten Zeitpunkt bezieht, zu dem eine Einschreibung an der Universität Bielefeld erfolgte, ggf. auch eine lange zurückliegende
4. Der Erstsemesterverteiler bezieht sich immer auf die letzte bekannte Einschreibung von Studierenden. Gerade in der Übergangszeit zwischen zwei Semestern kann es sein, dass er daher auch Studierende enthält, die im vergangenen Semester schon ihr Studium aufgenommen haben, aber die Rückmeldung noch nicht durchgeführt haben. In dem Verteiler der neuen Studierenden sind solche Fälle nicht enthalten

Wer kann den/die Verteiler benutzen

Alle Mitarbeiter*innen der Universität. Genauer gesagt können die Verteiler von allen E-Mailadressen beschickt werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind.

Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren

Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.

Bei diesem Verteiler erfolgt die Moderation zentral. Die Verfahrensbeschreibung und die Ansprechpartner finden Sie auf den Seiten des Referats für Kommunikation. Falls Sie keinen Zugriff auf diese Seiten haben wenden Sie sich bitte direkt an Ingo Lohuis.

Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden Sie in dieser Seite.

Wo finde ich den/die Verteiler?

Die Adressen der Verteiler müssen Sie selbst zusammensetzen, die Regeln dazu finden Sie hier. Grundsätzlich setzen sich Adressen so zusammen:

Adresse des Basisverteilers + '_n' + Tagesanzahl

Die Tagesanzahl gibt dabei an wie alt ein Studierendeneintrag maximal in Tagen sein darf, damit er berücksichtigt wird. Hier sind Werte zwischen 1 und 365 möglich (Werte außerhalb dieses Bereichs werden automatisch korrigiert). Die folgende Adresse ist ein konkretes Beispiel:

studierende_n120@ekvv.uni-bielefeld.de

Dieser Verteiler erreicht alle Studierenden, die in den letzten 120 Tagen erstmals eingeschrieben wurden. Um die neuen Studierenden eines Semesters komplett zu erreichen sollte die Tagesanzahl so gewählt werden, dass sie vom Beginn der jeweiligen Einschreibungszeit bis zum aktuellen Tag reicht. Der Zeitraum kann dabei ruhig ein paar Wochen größer gewählt werden, da vorher höchstens einige wenige Fälle auftreten können.

Bei der Wahl der Tagesanzahl sollte berücksichtigt werden, dass es insbesondere bei der Wahl kleiner Zahlen einfach möglich ist leere Verteiler zu produzieren, also Verteiler, die gerade keine Adressaten enthalten. Wenn ein Verteiler leer ist erhält man beim Versuch ihn zu beschicken die gleiche Fehlermeldung wie beim Versuch eine grundsätzlich nicht existierende Verteileradresse zu beschicken.

Weitere Beispiele:

studierende_w_n30@ekvv.uni-bielefeld.de

Alle neuen weiblichen Studierenden des letzten Monats (30 Tage)

studierende_m_n365@ekvv.uni-bielefeld.de

Alle neuen männlichen Studierenden des vergangenen Jahrs (365 Tage)

Hier finden Sie die Verteileradresse zusammen mit den Hinweisen zum Freigabeverfahren.

Spielt die Archivierungsoption eine Rolle

Die Archivierungsoption sollte bei diesem Verteiler genutzt werden. Sie sorgt dafür, dass der Inhalt der E-Mail im Meine Uni Portal archiviert und den Personen angezeigt wird, die auch die E-Mail erhalten hätten.