bisinfo>itiemann |
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| [[Category:eKVV]]{{Unfertige Seite}} | | [[Category:eKVV]] [[Category:Lehrplanung]] [[Category:Zur Löschung]] |
| Das BIS hat zum Wintersemester 10/11 die Unterstützung einzelner Fakultäten bei der automatischen Platzvergabe übernommen. Mit dem entsprechenden Tool, das im [[Einrichtung:10057|Zentrum für Lehrerbildung]] entwickelt wurde, kann eine automatische Vorverteilung von Plätzen in teilnahmebeschränkten Veranstaltungen durchgeführt werden. Die Ergebnisse der automatischen Platzvergabe müssen anschließend von den Fakultäten manuell nachgesteuert werden.
| | Diese Seite ist in das LSO-Portal umgezogen: [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-sl/lehr-studienorganisation/lehrorganisation/platzvergaben/ Platzverteilung] |
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| Auf dieser Seite wird erklärt, in welchen Schritten das Vergabeverfahren abläuft.
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| == Grundsätzliches zum Verfahren ==
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| Die automatische Platzvergabe ist eine eigene Anwendung, die nicht ins eKVV integriert ist. Sie wurde durch das BIS-Team vom [[Einrichtung:10057|Zentrum für Lehrerbildung]] übernommen, stellt also im eigentlichen Sinne keine BIS-Anwendung dar (wie z.B. eKVV und BA/MA-Prüfungsverwaltung). Änderungen oder Weiterentwicklungen des Systems sind daher nicht möglich, das BIS-Team stellt aber einen reibungslosen Weiterbetrieb sicher.
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| Das Platzvergabeverfahren wird in mehreren Schritten und arbeitsteilig (von FakultätsmitarbeiterInnen und BIS-Team) durchgeführt:
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| === Wie funktioniert die Vergabe? ===
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| Im BIS werden über eine Schnittstelle die Daten der Veranstaltungen aus dem eKVV importiert, für die eine Platzvergabe durchgeführt werden soll. Dabei werden die Studierenden, die die entsprechenden Veranstaltungen in ihrem Stundenplan haben übernommen. Im BIS wird dann ein automatischer Verteilungsdurchlauf gestartet, der die Studierenden nach bestimmten Kriterien auf die von Ihnen gewählten Veranstaltungen vorverteilt, dabei wird die Reihenfolge der Zulassung von Studierenden zu Veranstaltungen durch einen "Score" gesteuert, der ein internes Ranking der Studierenden produziert:
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| ==== Was ist der Score? ====
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| Der Score einer TeilnehmerIn in der Platzvergabe ist eine Zahl, die ausdrücken soll, wie hoch der Anspruch eines Studierenden auf einen Platz in einer Veranstaltung ist. Er bezieht sich immer auf eine konkrete Veranstaltung.
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| Für die Berechnung des Scores werden die Einschreibungen der Studierenden verwendet, für die bei der Veranstaltung entsprechende Fachzuordnungen existieren. Als Faktoren gehen dabei das Fachsemester ein und ein vom Abschluss abhängiger Wert. Auf diese Weise hat etwa ein Fachsemester '2' bei einem Master Studierenden einen höheren Wert als bei einem Bachelor Studierenden. Im Endeffekt sollen Studierende dann einen höheren Score erhalten, wenn sie dem Ende ihres Studiums näher kommen.
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| Ein hoher Score-wert führt dazu, dass der Studierende bei der Platzvergabe vorrangig behandelt wird. Ein Score von 0 bedeutet, dass die Veranstaltung für keine der Einschreibung der Studierenden geöffnet ist und hat eine besondere Bedeutung, da solche TeilnehmerInnen grundsätzlich nachrangig behandelt werden. Gastaccounts haben immer einen Score von 0, da sie keine Einschreibungen haben.
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| Im Anschluss an die automatische Vorverteilung greifen Verantwortliche aus den Fakultäten auf die Anwendung zu, steuern die Platzvergabe wenn nötig manuell nach und spielen die Daten zurück ins eKVV. Für die Studierenden wird dann im eKVV-Stundenplan angezeigt, in welchen Veranstaltungen Sie Plätze bekommen haben und wer ihnen diese zugeteilt hat.
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| === Welche Rechte sind nötig, um mit der Platzvergabe zu arbeiten? ===
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| Um mit der automatischen Platzvergabe arbeiten zu können, müssen vom BIS-Team "Belegmanagerrechte" vergeben werden. Durch die Belegmanagerrechte erhalten Personen den Zugriff auf die Anmeldelisten aller Veranstaltungen der Fakultät und können Plätze zuweisen. Die Zuteilung dieser besonderen Rechte erfolgt nur auf schriftlichen Antrag, der von der Einrichtungsleitung unterschrieben werden muss :[[File:Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf|Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf]]
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| == Vorbereitung ==
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| Damit die automatische Platzvergabe für Vergabeverfahren in den Fakultäten genutzt werden kann, müssen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden:
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| === Kommunikation ===
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| Zunächst muss das Vergabeverfahren den Studierenden gegenüber kommuniziert werden. Da eine verbindliche Anmeldung zu Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld die Ausnahme von der Regel darstellt, muss den Studierenden gegenüber geklärt werden, dass in diesem Fall das Aufnehmen von Veranstaltungen in den Stundenplan einer verbindlichen Anmeldung gleich kommt. Wenn die Studierenden mehrere äquivalente Veranstaltungen auswählen, sollten sie diese im eKVV mit [https://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Veranstaltungsan-_und_-abmeldung#Wie_kann_ich_meine_Veranstaltungen_priorisieren%3F Prioritäten] versehen. Wenn ausreichend Plätze vorhanden sind, versucht die Platzvergabe, den Studierenden möglichst viele Veranstaltungen mit hoher Priorität zuzuteilen. Allerdings kann die Platzvergabe-Anwendung Prioritäten nicht gruppenbezogen auswerten (so dass Studierende äquivalente Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe in eine Rangfolge bringen könnte), sondern betrachtet Priorisierungen immer für alle Veranstaltungen im Verfahren. Dadurch ist die Aussagekraft der Studierendenprioritäten leider deutlich geschwächt.
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| Neben der grundsätzlichen Mitteilung, dass ein Platzvergabeverfahren betrieben wird, müssen Termine für die Veranstaltungsanmeldung ebenso wie für die Rückmeldung über die Vergabe der Plätze über das eKVV bekanntgegeben werden. Es hat sich bewährt, einen Termin für Härtefallsprechstunden nach Ablauf des Verfahrens einzuplanen.
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| === Einstellungen im eKVV ===
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| Damit die Platzvergabe auf das eKVV zugreifen kann, muss eine Reihe von Voraussetzungen im eKVV erfüllt sein:
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| * Die Veranstaltungen, in denen Plätze vergeben werden sollen, müssen im eKVV veröffentlicht sein.
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| * Es muss eine verbindliche Veranstaltungsgröße bei den Grunddaten der Veranstaltung im eKVV eingetragen werden, damit die automatische Vergabe "weiß" wie viele Plätze in einer Veranstaltung besetzt werden dürfen.
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| * das [[Teilnehmermanagement]] sollte schon im Vorfeld aktiviert werden.
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| === Welche Informationen müssen vorab ans BIS geliefert werden? ===
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| Damit im BIS ein Verfahren eingerichtet und die automatische Platzvergabe gestartet werden kann, müssen folgende Daten (in der genannten Notation!) ans BIS geliefert werden. Bei kleineren Verfahren kann dies im E-Mailformat geschehen, bei Größeren empfiehlt sich eine Word- oder Excel-Liste :
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| ==== Belegnummern und Gruppen ====
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| '''Belegnummern:'''
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| Die Belegnummern der Veranstaltungen, in denen Plätze verteilt werden sollen, bezogen auf das entsprechende Semester, in der Notation: "Semester_Belegnummer". Bitte trennen Sie die einzelnen Belegnummern nur durch Absätze oder Leerzeichen voneinander, Kommata sind unnötig (und sogar störend).
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| :'''Beispiel:'''
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| :WS2010_111111 oder SS2010_111111
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| :WS2010_222222 oder SS2010_222222
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| :WS2010_333333 oder SS2010_333333
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| ::etc.
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| '''Gruppen:'''
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| In der Regel wird den Studierenden bei der Wahl von teilnahmebeschränkten Veranstaltungen eine Reihe von äquivalenten Veranstaltungen angeboten, aus denen sie wählen können.
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| Die Platzvergabe-anwendung versucht nun, innerhalb einer solchen Gruppe von Veranstaltungen die Studierenden so zu verteilen, dass jede/r einen Platz in einer Veranstaltung bekommt, die er mit hoher Priorität gewählt hat.
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| Zu diesem Zweck muss im Vorfeld definiert werden, welche Veranstaltungen äquivalent sind. Die Lieferung dieser Gruppen an das BIS-Team sollte in der folgenden Notation geschehen: Gruppe|Belegnummer1|Belegnummer2|Belegnummer3
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| :'''Beispiel'''
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| :Einführung in die Linguistik|11111|222222|333333
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| :'''Wichtiger Hinweis zur Lieferung der Daten:'''
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| Bitte schicken Sie '''sowohl''' die Liste der Belegnummern, '''als auch''' die der Gruppen. Die Tatsache, dass dadurch Belegnummern doppelt geliefert werden ist so gewollt und durch die Importmöglichkeiten der Anwendung vorgegeben.
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| ==== Sonstige Angaben zum Verfahren ====
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| Vor dem Start der automatischen Vergabe können eine Reihe von weiterführenden Angaben zum Verfahren gemacht werden, die die automatische Vergabe erweitern oder einschränken. Diese sind im Folgenden aufgelistet. Bitte teilen Sie uns vor der Vergabe mit, welche dieser funktionen Sie für Ihr Verfahren nutzen möchten.
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| ===== Studierende aussperren? =====
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| Bei der automatischen Vergabe können diejenigen Studierenden "ausgesperrt" werden, die keine zur Veranstaltung passende Einschreibung aufweisen. Diese werden zunächst alle auf die Wartelisten der Veranstaltungen gesetzt, das bedeutet, dass sie im Verfahren bleiben, aber bei der autmatischen Vergabe übergangen werden. Wenn Sie solchen Studierenden freie Plätze in Veranstaltungen geben möchten, müssten Sie dies nachträglich und manuell erledigen.
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| == Die Platzvergabe-Anwendung ==
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| Die Platzvergabe-Anwendung liegt auf den Servern des ZFL und kann unter dieser Adresse aufgerufen werden:
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| :'''https://www.zfl.uni-bielefeld.de/platzvergabe/admin/'''
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| Sie können sich dort als Belegmanager mit Ihrem BIS-Benutzernamen und -Passwort anmelden und sehen dann die folgende Darstellung der importierten Veranstaltungen (bei eingesunkenem Reiter "Veranstaltungen"):
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| === Veranstaltungen ===
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| [[File:EinstiegS.jpg|frame:720px|Anmeldung]]
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| In der ersten Spalte wird Ihnen der Name der '''Gruppe''' angezeigt, unter '''Thema''' steht der Titel der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung für sich steht, also nicht Teil einer Gruppe ist, ersetzt der Veranstaltungstitel den Namen der Gruppe und die Spalte '''"Thema"''' bleibt frei. Wichtig sind weiterhin der Status einer Veranstaltung, sowie die Warteliste (s. die letzten beiden Spalten). Der '''Status''' hat zwei Elemene "x|y", wobei x die Zahl der in dieser Veranstaltung vergebenen Plätze ist und y die Größe der Veranstaltung angibt. In der Spalte '''"Warteliste"''' sehen Sie dann, wie viele Studierende keinen Platz in dieser Veranstaltung bekommen haben und noch warten. In dieser Ansicht können Sie leicht auf den ersten Blick erkennen, welche Veranstaltungen möglicherweise problematisch sind, weil die Nachfrage größer als das Angebot ist.
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| === Studierende ===
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| [[File:StudierendeS.jpg|frame|720px|Studierende]]
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| === Gruppen ===
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| [[File:Platzvergabe.Gruppen|frame|720px]]
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| === Datenexport ===
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| === Exportformate und Druck ===
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| == Manuelle Nachbereitung ==
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| === Problemsuche ===
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| === Problembearbeitung ===
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| ==== Bearbeiten von Teilnehmerlisten ====
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| [[File:TeilnehmerVerschieben.jpg|frame|720px]]
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| ==== Bearbeiten von einzelnen Studierenden ====
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| [[File:Stundenplan ManipulationS.jpg|frame|720px|Bearbeiten von einzelnen Studierenden]]
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| == Export ins eKVV ==
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| Nachdem die Platzvergabe abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse ins eKVV zurückgespielt. Der Verantwortliche in der Fakultät exportiert die Daten dabei aus der Platzvergabe-anwendung ins eKVV. Über das Teilnehmermanagement erfahren die Studierenden dann, ob Ihnen ein Platz zugeteilt wurde (oder nicht) und können auch sehen, wer Ihnen diesen Platz zugeteilt hat.
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| [[File:Datenexport.jpeg|frame|720px]]
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| === Rangfolge der Teilnehmer auf Wartelisten ===
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| === Verknüpfung von Automatischer Platzvergabe und eKVV-Teilnehmermanagement ===
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| Hier geht es zu den [[FAQs zur automatischen Platzvergabe]]
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