EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

Auf dieser Seite findet sich das eKVV Benutzerhandbuch für die Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen. Eine Beschreibung der Raumvergabe für Raumnutzer aus den Fakultäten und Einrichtungen findet sich hier.

Zur eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe

Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg

Das eKVV ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot.

Das eKVV ist das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für (Lehr-)Veranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der MitarbeiterInnen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

Spezielle eKVV Startseite für die Personen in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück. Die Seite lässt sich in jeder eKVV Seite im Menü am rechten Rand über den Link 'Startseite ZR' erreichen.

Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe

Die Raumvergabe ist ein ganz zentrales Element des in jedem Jahr (jeweils in Vorbereitung des nächsten Semesters) zwei Mal stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die Onlinebedarfserhebung hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu. Diese Zuteilung erfolgt in mehreren, genau aufeinander abgestimmten Schritten und nach festgelegten Regeln. Gebucht wird hierbei nicht manuell, sondern mithilfe einer Software, die in der Lage ist, große Mengen von Veranstaltungen auf die zur Verfügung stehenden Räume zu verteilen.

Es existiert eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: Raumvergabe

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im sogenannten Lehrplanung. Dieser beruht auf gemeinsamen Vereinbarungen zwischen den Fakultäten einerseits und der zentralen Raumvergabe andererseits, und wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt. Wenn nötig erfolgt hier für einzelne Termine noch eine Abstimmung mit dem BIS.

Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt?

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

Die zentrale Raumvergabe

Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen

Dies sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und für diese Lehrveranstaltungen Räume anfordern. Diese Personen bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe, die über die Zuteilung von Räumen zu Veranstaltungen entscheidet.

Je nach Fakultät ist die Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können, unterschiedlich groß. Die jeweiligen Hauptansprechpersonen finden sich in der Fakultätenübersicht des eKVVs.

Es gibt einen automatischen eMailverteiler für alle Personen mit eKVV Bearbeitungsrechten, über den die zentrale Raumvergabe Informationen an diese Gruppe verschicken kann. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe.

Dezentrale Raumverwalter

In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.

Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ihre Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wie die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.

Externe Raumnutzer

Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

Hausmeister und Leitwarte

Die MitarbeiterInnen in diesen Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

Die Studierenden und die Lehrenden

Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

Kommunikation mit den Nutzergruppen

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen Lehrplanung anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

Die Buchung von Räumen

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

Veranstaltungen und Termine: Die eKVV Grundelemente der Raumvergabe

Die Strukturen des eKVVs lassen sich vereinfacht so darstellen:

• Semester (Wintersemester 2010/2011, Sommersemester 2011, ...)
  • Einrichtung (Fakultät für Biologie, Fakultät für Chemie, ...)
    • Veranstaltung ('BWL I', ....)
      • Veranstaltungstermin ('Einführungsveranstaltung', 'wöchentlicher Termin an Mittwoch', '1. Klausurtermin', ...)
        • Raum ('H1', ...)

Das eKVV ist also grob gesagt nach Semestern und Einrichtungen gegliedert und unterhalb der Einrichtungen gibt es die verschiedenen (Lehr-)Veranstaltungen. Jede Lehrveranstaltung kann einen oder mehrere Termine haben.

Auf der Ebene der Termine spielt sich nun die eKVV Raumvergabe ab, hier werden Räume durch die zentrale Raumvergabe zugewiesen. Dabei definieren die Termineigenschaften wie der Zeitraum, der Tag und die Uhrzeit den Umfang der Raumzuweisung. Wichtig ist es, an dieser Stelle noch zu betonen, dass es im eKVV auch viele Termine gibt bei denen keine zentrale Raumvergabe erfolgt (Beispiele sind Exkursionen oder Veranstaltungen, die in dezentral verwalteten Fakultätsräumen stattfinden). Auf diese Termine hat die zentrale Raumvergabe keinen Zugriff.

Semesterorientierung vs. Datumsorientierung

Der Semesterrhythmus, der für den Lehrbetrieb der Hochschule eine so grundlegende Rolle spielt, ist insbesondere bei der Frage wichtig, wann welche Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Dieser Aspekt der Raumvergabe wird im kommenden Abschnitt separat behandelt.

Völlig unwichtig ist das Semester hingegen in technischer Hinsicht bei der Frage, welche Zeiträume ein Veranstaltungstermin belegen kann. Dies bedeutet, dass eine Veranstaltungen, die im eKVV beispielsweise dem Wintersemester 2010/11 zugeordnet ist, Veranstaltungstermine besitzen kann, die in der Vorlesungszeit des folgenden Sommersemesters liegen. Dies bedeutet für die Raumvergabe, dass bei den Raumbuchungen allein der bei einem konkreten Termin eingetragene Zeitraum relevant ist, aber nicht in welchem Semester die zugehörige Veranstaltung eingetragen wurde.

Wann dürfen welche Raumanforderungen gebucht werden?

Der Semesterrhythmus spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Frage, wann Raumanforderungen gebucht werden dürfen. Entscheidend ist hier nicht allein die Frage, ob der Termin, für den ein Raum benötigt wird, innerhalb eines Semesters liegt, sondern gleichzeitig auch, ob die Raumanforderung innerhalb oder vor den großen Vergaberunden (irgend)eines Semesters liegt oder nicht. Termine außerhalb der Vorlesungszeiten sind unproblematisch und können jederzeit gebucht werden. Termine innerhalb der Vorlesungszeit können aber nur in solchen Zeiträumen gebucht werden, in denen sie die großen Vergaberunden nicht stören. Eine Übersicht der Vorlesungszeiten findet sich in der Semestertabelle.

Die Frage ob eine Buchung erfolgen kann, hängt ganz entscheidend vom Lehrplanung ab. Je nachdem, ob man sich vor, mittendrin oder außerhalb der großen Vergaberunden befindet, können keine, ein Teil oder alle Raumanforderungen gebucht werden.

Während oder vor den großen Vergaberunden dürfen keine Einzelbuchungen für Veranstaltungen des kommenden Semesters gebucht werden, weil dadurch die automatisierte Vergabe behindert werden können. Dies soll am Beispiel der konkreten Daten des Sommersemester 2011 durchgespielt werden:

Die Vorlesungszeit des SoSe 2011 geht vom 04.04. bis zum 15.07.2011. Für alle Raumbuchungen in diesem Zeitraum hängt die Entscheidung ob sie gebucht werden können oder nicht, von folgendem Zeitraster ab, welches der Kalender der Lehrplanung vorgibt:

Keine Buchungen vor dem 17.02.2011 (Vor Beginn der großen Vergaberunden)

An diesem Tag findet die erste Runde der großen Raumvergaben statt. Vor diesem Tag dürfen keinerlei Buchungen (abgesehen von Blockungen, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt) vorgenommen werden.

Der Grund ist hier, dass jede Buchung vor den großen Vergaberunden bereits Räume blockiert, die dann nicht mehr für die Verteilung zur Verfügung stünden.

Buchungen für Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen zwischen dem 17.02. und dem 28.02.2011 (Nach der ersten Vergaberunde)

In diesem Zeitraum, der nach der ersten Vergaberunde für Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare liegt und vor der zweiten Vergaberunde für Tutorien und Übungen, dürfen die Raumbuchungen bearbeitet werden, die die in der ersten Runde behandelten Veranstaltungstermine betreffen.

Sinn dieser Phase ist es, den Fakultäten die Möglichkeit zu geben, für die Veranstaltungen, die in der ersten Runde nicht mit Räumen versorgt werden konnten, Nachbesserungen vorzunehmen.

Zusätzliche Buchungen für Übungen und Tutorien zwischen dem 28.02. und dem 10.03.2011 (Nach der zweiten Vergaberunde)

Dieser Zeitraum beginnt nach der zweiten Vergaberunde und geht bis zur dritten Runde, die dann auch Einzeltermine einbezieht.

Wie bei der vorherigen Phase, wird auch hier den Fakultäten die Möglichkeit gegeben, bei den in der zweiten Runde leer ausgegangenen Veranstaltungen Umplanungen vorzunehmen und dann Räume anzufordern. Natürlich können auch weiterhin Buchungen für die schon zuvor genannten Vorlesungen, Seminare und Pflichtveranstaltungen vorgenommen werden, die Gruppe der buchbaren Termine vergrößert sich also.

Ab dem 10.03.2011 ist alles buchbar (Nach der dritte Vergaberunde)

Sobald die dritte und letzte Runde der großen Vergaberunden abgeschlossen ist sind alle Raumbuchungen für das Semester buchbar.

Es ist für den Ablauf also wichtig, zu bestimmen in welche Kategorie eine Raumbuchung fällt. In den ersten Runden geht es immer nur um Raumanforderungen, die die komplette Vorlesungszeit abdecken (wöchentlich oder 14täglich). Die Belegnummern der Pflichtveranstaltungen müssen die Fakultäten vorher bei der Raumvergabe abgeben. Erst mit der dritten Runde kommen einmalige Veranstaltungen wie Klausuren oder Blöcke zur Zuteilung, da diese ansonsten komplette Zeitspuren in den Raumbelegungplänen blockieren würden.

Berücksichtigung der Raumeignungen

Bei der Einzelbuchung von Raumanforderungen der Fakultäten muss normalerweise nicht darauf geachtet werden, ob die Ausstattung des Raumes wie z. B. die Anzahl der Plätze für die speziellen Anforderungen einer Veranstaltung passend ist, da die Fakultäten sich den Raum explizit ausgesucht haben (wenn die zentrale Raumvergabe selbst Räume, z. B. für Externe, bucht, muss dies natürlich beachtet werden).

Trotzdem muss bei der Buchung überprüft werden ob ein Raum grundsätzlich für die Veranstaltung geeignet bzw. für Buchungen verfügbar ist. Ein Beispiel sind hier die verwalteten Rechnerräume, in denen sich zwar prinzipiell auch Veranstaltungen durchführen lassen, die keine Rechnerausstattung erfordern, eine solche Nutzung aber normalerweise nicht erfolgen soll. Andere Beispiele können Räume sein, die erst noch vorbereitet werden müssen oder die zu einem Stichtag aus der Raumvergabe ausscheiden. Entsprechende Angaben sollten in der Raumtabelle bei den Raumeigenschaften eingetragen werden. Diese Eintragungen macht die zentrale Raumvergabe selbst, siehe dazu den entsprechenden späteren Abschnitt.

Eine letzte Besonderheit sind schließlich die einzelnen Fakultäten zugeordneten Räume. Hier können ggf. Vereinbarungen mit der jeweiligen Fakultät existieren wann und wie diese Räume vergeben werden können.

In der Buchungsmaske werden alle Informationen zu den entsprechenden Räumen angezeigt, so dass hier immer die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.

Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten

Der Anlass für eine Raumbuchung ist - abgesehen von den großen Raumvergaberunden - immer ein Anstoß von Seiten der Fakultäten oder genereller gesagt von den Raumnutzern (die Ausnahme sind Buchungen von Externen, siehe den späteren Abschnitt dazu). Die Fakultäten sollen dabei heute bevorzugt die Selbstbuchung nutzen. Es wird aber weiterhin Fälle geben, in denen eine Buchung nur von der zentralen Raumvergabe durchgeführt werden kann. In diesem Fällen können die Fakultät eine eKVV Funktion nutzen, die eine speziell für die zentrale Raumvergabe vorkonfektionierte eMail erzeugt. Das folgende Bildschirmfoto zeigt so eine eMail:

Im Betreff der eMail sieht man eine Zusammenfassung der Anfrage, also um welchen Raum es geht und um welche Zeit. In der eMail selbst befindet sich ein Link, der direkt in das Buchungsformular der zentralen Raumvergabe führt. Auf diese Weise sind keine Irrtümer möglich etwa bei der Frage, in welchem Semester die Veranstaltung zu finden ist oder um welchen der verschiedenen Termine einer Veranstaltung es geht.

Die bei der zentralen Raumvergabe eintreffenden Buchungen werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.

Wenn Buchungsanfragen telefonisch behandelt werden - was eine Ausnahme sein sollte - so kann im eKVV über die Schnellsuchfunktion am rechten Rand zu der betreffenden Veranstaltung gefunden werden, die Belegnummer ist dabei das einfachste Suchkriterium. Dabei ist es wichtig, das richtige Semester auszuwählen, dazu kann etwa auf das oberhalb der Schnellsuche angezeigte Semester geklickt werden.

In der Detailseite der Veranstaltung findet sich dann bei jedem einzelnen Termin ein Link 'Raum zuteilen' über welchen die Bearbeitungsmaske für die zentrale Raumvergabe erreicht wird. Dies ist die gleiche Seite die auch über den Link in den Standardemails angesteuert wird.

Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen

Die eigentliche Buchungsmaske soll alle für die Raumzuweisung notwendigen Informationen auf einer Seite bündeln. Auf dieser Seite können:

• Raumanfragen zugewiesen oder abgelehnt,
• Überschneidungen mit anderen Buchungen angezeigt,
• Teile der Termindaten bearbeitet und
• Bearbeitungen durch andere KollegInnen in der Raumvergabe erkannt werden.

Das Bildschirmfoto zeigt dabei diese Maske mit einem Termin, bei dem noch keine Raumbuchung erfolgt ist. Die konkrete Beschreibung der Funktion der Seite finden Sie heute in der Kontexthilfe, die in der eKVV Seite oben rechts abrufbar ist.

Checkliste Raumbuchung kompakt

Hier noch einmal in einer Kurzfassung die Punkte, die bei einer konkreten Buchungen jeweils durchgegangen werden müssen:

1. Hat schon eine Kollegin oder ein Kollege die Buchung bearbeitet? Wenn bereits eine erst kürzlich erfolgte Bearbeitung angezeigt wird sollte ggf. erst Rücksprache gehalten werden.

1. Grundsätzliche Konsistenzprüfung: Erscheinen die Termindaten normal, sind also keine Ausreißer bei Uhrzeiten oder Datum vorhanden etc.? Ist es eine spezielle Veranstaltung wie ein Platzhalter?

1. Liegt der Termin in einer Vorlesungszeit? Wenn ja muss an Hand des Kalenders der Lehrplanung und der Veranstaltungsart entschieden werden ob schon gebucht werden darf

   

1. Ist der gewünschte Raum grundsätzlich verfügbar oder gibt es spezielle Regelungen zur Vergabe? Hier kann durch einen Blick in die Raumeigenschaften eine entsprechende Entscheidung gefällt werden:

   

1. Gibt es Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen? Wenn ja muss beurteilt werden ob die konkurrierenden Veranstaltungen Platzhalterveranstaltungen sind, die ggf. ignoriert werden können, oder ob die Überschneidungen in Kauf genommen und bereinigt werden können (z. B. wenn sie nur einzelne Tage betreffen)

   

Bearbeiten von Terminen nach der Raumbuchungen

Die Fakultäten können Termine mit zugeteiltem Raum nur noch eingeschränkt bearbeiten. Die Grundregel ist hier, dass eine erfolgte Raumzuweisung nur verkleinert werden kann, also etwa durch Reduktion des Zeitraums oder der Uhrzeit.

Die zentrale Raumvergabe kann die Termindaten der Raumbuchungen in größerem, aber immer noch eingeschränktem Umfang bearbeiten. Diese Bearbeitung darf aber nur in Absprache mit den Fakultäten erfolgen und sollte grundsätzlich die Ausnahme bleiben. Terminverlegungen sollten eigentlich immer komplett in den Fakultäten erfolgen, da nur so sichergestellt werden kann, dass Absprachen etwa zur Überschneidungsfreiheit mit anderen Teilen des Lehrangebots eingehalten werden.

Rückgabe und Umbuchung von Räumen

Wenn Fakultäten Räume doch nicht benötigen so können sie diese jederzeit selbst und ohne Inanspruchnahme der zentralen Raumvergabe zurückgeben. Dazu befindet sich in dem Terminbearbeitungsformular für die Fakultäten ein entsprechenden Schalter. Falls eine Veranstaltung ausfällt und im eKVV entsprechend gekennzeichnet wird, so werden die zugeteilten Räume automatisch freigegeben und stehen damit anderen Raumnutzern wieder zur Verfügung.

Fakultäten haben hingegen nicht die Möglichkeit zugewiesene Räume selbstständig von einer Veranstaltung auf eine andere zu übertragen. Solche Umbuchungen müssen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. An dieser Stelle wird ein wichtiges Prinzip der elektronischen Raumverwaltung sichtbar:

Ein Raum wird einer Fakultät für die Durchführung einer ganz bestimmten Veranstaltungen zugeteilt. Wenn der Raum für diese Veranstaltung nicht mehr benötigt wird, so fällt er zunächst wieder in den allgemeinen Raumpool zurück, auch wenn er nach Absprache mit der zentralen Raumvergabe ggf. auf eine andere Veranstaltung übertragen werden kann.

Buchung von Räumen für Externe und Nicht-Lehrveranstaltungen

Bisher ging es ausschließlich darum Raumbuchungen von Fakultäten und Einrichtungen zu bearbeiten. Bei diesen Buchungen muss (und kann) die zentrale Raumvergabe die eigentlichen Termindaten nicht eintragen, diese Aufgabe obliegt den Fakultäten.

Zusätzlich gibt es allerdings Raumnutzungen durch Externe oder auch durch Hochschulangehörige, die keine regulären Lehrveranstaltungen darstellen. Gerade bei den Externen ist es die Aufgabe der zentralen Raumvergabe die kompletten Veranstaltungsdaten einzutragen, da erst dann eine Raumbuchung erfolgen kann. Auch in solchen Fällen muss das eKVV genutzt werden, damit keine 'Nebenraumvergabe' entsteht und immer durch einen Blick in das eKVV geklärt werden kann, ob und wenn ja wie ein Raum vergeben wurde.

Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen

Damit die Raumnutzung eines externen Veranstalters gebucht werden kann muss zunächst eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden, welcher im zweiten Schritt der entsprechende Termin mit der Raumbuchung zugeordnet wird.

In technischer Hinsicht ist es dabei gleichgültig, ob unter einer Veranstaltung die Buchungen für viele verschiedene externe Nutzer gesammelt werden, oder ob für jeden Zweck eine eigene Veranstaltung angelegt wird. Da aber der Titel der Veranstaltung in den meisten Darstellung zunächst die einzige weitere Information zu einer Buchung ist, ist es sinnvoll zumindest für jeden unterschiedlichen Nutzungszweck eine eigene Veranstaltung mit einem entsprechenden aussagekräftigen Titel anzulegen. Unterhalb einer solchen Veranstaltung können dann die einzelnen Buchungen des gleichen Veranstalters übersichtlich gebündelt werden.

Eine weitere Frage ist die, in welchem Semester eine Veranstaltung für externe Buchungen angelegt wird, wobei dies in technischer Hinsicht für die Buchung keine Rolle spielt. Allerdings kann es für die verschiedenen Personen in der zentralen Raumvergabe einfacher sein die entsprechenden Veranstaltungen für Buchungen zu finden, wenn hier Regeln zum Anlegen von neuen Veranstaltungen definiert werden. Die Schnellsuche am rechten Rand der eKVV Seiten arbeitet nämlich immer bezogen auf das gerade eingestellt Semester, eine Suche über viele Semester ist hier eher mühsam.

Das eigentliche Anlegen einer neuen Veranstaltung beginnt auf der eKVV Startseite mit dem Schalter 'Neue Veranstaltung'. Dabei wird das in der Startseite gewählte Semester übernommen und kann später nicht mehr geändert werden.

Der erste Schritt beim Anlegen einer Veranstaltung führt in die Maske zur Eingabe der Grunddaten. Diese Maske dient normalerweise der Eingabe von Lehrveranstaltungen und enthält daher etliche Eingabefelder, die für die Raumvergabe irrelevant sind. Wichtig sind folgende Felder:

Einrichtung

Hier wird Dez. FM voreingestellt, auf diese Weise können alle von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen einfach gefunden werden.

Titel/Thema

Ist wie beschrieben sehr wichtig um den Anlass der zugeordneten Raumbuchungen zu beschreiben.

Belegnummer

Dez. FM ist der Nummernbereich '04****' zugeordnet. Hier kann das eKVV selbstständig eine Nummer vergeben, nur falls eine der speziellen Platzhalterbelegnummern (siehe unten beim Abschnitt zum Blocken von Räumen) verwendet werden soll muss hier explizit die entsprechende Zahl eingetragen werden.

Alle weitere Felder können leer bleiben bzw. die voreingestellten Werte behalten (auch der Datumsbereich). Zum Speichern der Veranstaltung stehen zwei Schalter zur Verfügung: Über den ersten gelangt man direkt in die Termineingabe, über den zweiten zunächst zur Detailseite der neu angelegten Veranstaltung. In der Detailseite kommt man über den 'Bearbeiten' Link neben der Termine Überschrift zur Eingabe von einzelnen Terminen.

Die Maske zur Terminbearbeitung

Die eigentliche Raumbuchung erfolgt nun über die Eingabe von Veranstaltungsterminen. In der entsprechenden Maske müssen dazu für jeden Termin eine Reihe von Angaben gemacht werden. Eine Veranstaltung kann dabei eine beliebige Anzahl von Terminen haben, die alle einzelne Raumbuchungen darstellen. Jeder Termin braucht folgende Angaben:

Wochentag, Rhythmus, Zeit und Zeitraum

Diese Termingrunddaten erklären sich von selbst, die Angabe 's.t.' hat dabei für die Raumbuchung keine Relevanz.

Falls bei komplizierten Terminen (Blöcke) Unsicherheit darüber herrscht, wie das eKVV die Termindaten interpretiert, so kann nach der Speicherung eines Termins in der unter der Maske oder auch in der Veranstaltungsdetailseite stehenden Terminliste auf den 'Details' Link geklickt werden, der eine Einzeltermindarstellung zeigt.

Raum

Hier wird der Raum oder auch die Räume eingetragen, die gebucht werden. In technischer Hinsicht ist es gleichwertig, ob bei einer Buchung für mehr als einen Raum für jeden Raum ein eigener Termin angelegt wird oder ob bei einem Termin alle Räume (durch Komma getrennt) eingetragen werden.

Beim Speichern des Termins wird geprüft, ob die Raumnamen bekannt sind.

Zentrale Raumvergabe

Wichtig ist es die Option 'ein zentral vergebener Raum wird benötigt' anzuwählen (im Bildschirmfoto rot markiert). Nur dann kann bei den Termin eine Raumvergabe erfolgen.

Raumausstattung: Raumgröße

Von der Raumausstattung ist meist nur die Raumgröße relevant (im Bildschirmfoto blau markiert). Falls hier kein Eintrag erfolgt, so wird das Feld mit '1' vorbelegt. Da dieser Wert für die Klimasteuerung relevant ist (siehe den entsprechenden Abschnitt dazu unten) sollte hier wenn möglich ein realistischer Wert eingetragen werden.

Beim Speichern des Termins erfolgt, wenn alle Angaben und auch ein Raum eingetragen sind, sofort die Raumbuchung! Wobei an dieser Stelle keine Überschneidungsprüfung erfolgt.

Die Eingabemaske wechselt dabei in den eingeschränkten Bearbeitungsmodus, den auch die Fakultäten sehen, wenn einem ihrer Termine ein Raum zugeordnet wurde. Falls die Buchung rückgängig gemacht werden soll so kann dies in der Seite durch den 'Raum zurückgeben' Schalter gemacht werden. Alternativ kann in der Terminliste am Ende der Seite über den Link 'Raum zuteilen' bei dem entsprechenden Termin in das gewohnte Raumbuchungsformular gewechselt werden. Dort können auch eventuell vorhandene Überschneidungen eingesehen werden.

Wer kann die Buchungsveranstaltungen sehen

Die von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen sollten normalerweise nicht veröffentlicht werden. Über die Veröffentlichung werden Veranstaltungen erst im eKVV der Studierenden sichtbar. Die Buchungsveranstaltungen sollten dort nicht erscheinen, da sie nur zu Irritationen führen können.

In der eKVV Eingabeseite sind die Veranstaltungen hingegen für alle Personen mit einem BIS Passwort sichtbar, also im Prinzip für alle MitarbeiterInnen der Hochschule.

Formulare für Externe

In den Internetseiten der zentralen Raumvergabe befindet sich heute ein Formular, über welches externe Raumnutzer ihre Raumbedarfe anmelden können:

http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Ueberblick/Raeume/infos.html

Dieses Formular ist nicht mit dem eKVV gekoppelt und wird auch nicht vom BIS betreut.

Blocken von Räumen

Mit dem Blocken von Räumen ist eine vorsorgliche Belegung mit Platzhalterveranstaltungen gemeint, durch die der entsprechende Raum in den betroffenen Zeiten als nicht verfügbar gewertet wird. Solche Blockungen sind z. B. in den Fällen notwendig in denen die zentrale Raumvergabe für eine bestimmte Fakultät die Verwaltung von deren Räumen übernimmt. In solchen Fällen müssen ggf. bestimmte Zeitfenster für die Fakultät zur eigenen Nutzung freigehalten werden. Wichtig ist dabei, dass eine Blockung keine überschneidende Buchung anderer Termine durch die zentrale Raumvergabe verhindert. Eine Blockung ist in diesem Sinne eher eine 'Gedächtnisstütze' zur Abbildung entsprechender Raumnutzungsvereinbarungen. Eine weitere Anwendung von Blockungen kann die Kennzeichnung von Zeiträumen sein, an denen ein Raum auf Grund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist.

Wie funktioniert eine Blockung

Für eine Blockung werden normalerweise von der zentralen Raumvergabe spezielle Veranstaltungen angelegt, ähnlich wie für die Buchung von externen Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen werden oft als Platzhalterveranstaltungen bezeichnet. Bei diesen Veranstaltungen werden dann entsprechende Termine zur Belegung der betreffenden Räume angelegt.

Damit diese Veranstaltungen nicht in den Schließ- und Reinigungsplänen und Überschneidungslisten (siehe unten) auftauchen - was normalerweise keinen Sinn machen würde - sind im eKVV bestimmte Belegnummern konfiguriert, die für Platzhalterveranstaltungen verwendet werden sollen. Die Termine bei diesen Belegnummern tauchen nie in Schließ- und Reiniungsplänen und Überschneidungslisten auf. Heute (02/2011) sind dies folgende Belegnummern:

041111

042222

995000

In der eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe werden die aktuell eingestellten Belegnummern angezeigt.

Die Spezialseite für Raumblockungen

Um einen Raum zu Blocken könnte man zwar einfach einen einzigen Blocktermin anlegen, der über viele Wochen oder Monate und von 8 bis 20 Uhr geht. So eine Lösung würde aber jegliche Flexibilität nehmen um den geblockten Raum später stückweise wieder freizugeben. Besser wäre es einzelne Termine für jeden Tag und für jede Stunde anzulegen, damit man so durch Löschen der entsprechenden Blockungstermine einzelne Zeitfenster schnell wieder öffnen kann.

Da das manuelle Anlegen solcher Terminstrukturen sehr aufwändig wäre gibt es im eKVV eine spezielle Seite für die Generierung solcher Blockungen. In der Seite müssen mehrere Schritte durchlaufen werden und es muss immer eine bereits existierende Veranstaltung genutzt werden können. Weitere Erklärungen zur Nutzung finden sich in der Seite selbst.

Aufheben von Raumblockungen

Das Aufheben von Blockungen geschieht einfach durch Löschung oder Bearbeitung der Blockungstermine.

Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail

Die Raumvergabe hat die Funktionsemailadresse:

raumvergabe@uni-bielefeld.de

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adresse.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

Keine Löschung von eMails

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Kontext der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zur Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

Einstellungen in eigenen eMailprogramm

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

• eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
• Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.

Die Suche nach freien Räumen

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

Ausgangspunkt Raumliste

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

Suche nach Räumen für fixe Termine

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite 'Freie Räume' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über ein BIS Passwort verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkret definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung alle Räume an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System prüft also nicht, ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind (Blöcke können in der Übersicht nämlich nicht angezeigt werden). Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite 'Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die zahlreichen Funktionen dieser Seite existiert eine umfangreiche Beschreibung für die NutzerInnen in den Fakultäten.

Suche nach unter- oder überbelegten Räumen

Farbcodes Auslastung

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der 'Raumliste' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite 'Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschriebenen Raumsuche für definierte Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden. Einschränkend muss zu dieser Anzeige gesagt werden, dass sie sich auf die von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragenen Raumgrößen bezieht und normalerweise nicht auf die tatsächlichen Teilnehmerzahlen.

Die Raumliste und ihre Bearbeitung

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

• Passwortgeschütze Übersicht
• Öffentliche Übersicht

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

Die Eigenschaften von Räumen

Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:

Name

Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen

Plätze

Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe

Kategorie

Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen

Ausstattung

Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder

Fläche und Tafelfläche

Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist

Einrichtung

Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn der Raum komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.

Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden

Klimagruppe

Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.

Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie als Gruppe identifiziert werden können

Kommentar

Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.

Info extern

Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden

Sitzplan extern

Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden

Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das BIS verändert werden können:

Sitzplan

Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen diese möglichst umgehend an das BIS geschickt werden

Sichtbarkeit

Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden

Berücksichtigung in Schließplänen

Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss

Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV

Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS durchgeführt werden:

1. Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
2. Anlegen neuer Räume
3. Umbennen von Räumen
4. Löschen von Räumen

Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.

Kontrolle der Überschneidungen

Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden oder wenn bei zwei Veranstaltung die jeweilige Klausur gemeinsam geschrieben wird und bei beiden Veranstaltungen der Klausurtermin ausgewiesen werden muss. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier wurden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.

Die Überschneidungsliste findet sich im öffentlichen eKVV. Die zuvor genannten speziellen Blockungsbelegnummern werden hier nicht berücksichtigt.

Um solche Überschneidungen zu bereinigen muss in die eKVV Eingabe gewechselt werden. Dort kann über die Schnellsuche eine der betreffenden Veranstaltungen gefunden und über die Detailansicht der Veranstaltung bei dem entsprechenden Termin auf den 'Detail'-Link geklickt werden. In der dann folgenden Einzeltermindarstellung werden bei jedem einzelnen Termin die jeweiligen Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen gezeigt. Dabei wird nur in die Zukunft geschaut, für vergangene Einzeltermine erfolgt keine Überschneidungsprüfung.

Wie einzelne Termine zur Bereinigung von Überschneidungen gestrichen werden können erläutert der folgende Abschnitt:

Streichung von Einzelterminen

Bisher ging es nur darum für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.

Diese Einzeltermine oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den Detail Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:

Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: Details

In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.

Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen streichen Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen. Auch erfolgt hier - wie im vorherigen Abschnitt gezeigt - eine Darstellung von Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen.

Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.

Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine immer streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.

Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin

Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.

Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:

1. Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
2. Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
3. Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin

Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung

Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.

Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle Seite im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.

Vorbuchung von Terminen in fakultätseigenen Räumen

Zum Wintersemester 2012/13 wurde in das Verfahren der Raumvergabe ein weiterer Zwischenschritt eingebaut, in dem explizite Raumbuchungen von Fakultäten in ihren fakultätseigenen Räumen vor den automatisierten Raumvergaberunden gebucht werden. Im eKVV wurde daher eine eigene Seite aufgebaut, welche die Buchung dieser Veranstaltungstermine unterstützt. Sie ist in der eKVV Startseite der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Verwendung erfolgt in diesen Schritten:

Auswahl der Datumsbereichs

In der Seite muss zunächst der Datumsbereich eingestellt werden, innerhalb dessen Termine gesucht werden. Voreingestellt ist dabei die Vorlesungszeit des nächsten Semesters, welches noch nicht begonnen hat. Es sind aber beliebige andere Zeiträume wählbar. Nach der Eingabe des Datumsbereichs kann die Suche nach entsprechenden Terminen gestartet werden.

Angezeigte Termine

Nach der Raumsuche werden alle Einrichtungen angezeigt, denen im eKVV Räume zugeordnet sind. Es werden immer alle dieser Einrichtungen gezeigt, unabhängig davon, ob tatsächlich Termine für die Buchung vorhanden sind. Bei jeder Einrichtung wird eine Liste der zugeordneten Räume angezeigt, hier kann noch einmal kontrolliert werden, ob eventuell Räume fehlen oder zu viel sind.

Bei den Einrichtungen werden dann nur solche Termine gezeigt, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:

1. Sie liegen mindestens teilweise im gesuchten Datumsbereich (das Semester der Veranstaltung eines Termins ist hingegen unwichtig)
2. Sie fordern eine zentrale Raumvergabe an
3. Sie haben noch keine Raumzuteilung oder -ablehnung erfahren (sind also im Status Raumvergabe noch offen)
4. Sie haben einen konkreten Raum eingetragen (oder mehrere)
5. Alle eingetragenen Räume gehören zu der Einrichtung, von welcher der Termin kommt

Keine Rolle spielt der Rhythmus der Termine, es können auch einmalige Termine oder Blöcke erscheinen.

Die Buchung

Am Ende der Seite findet sich ein Schalter, über den die Buchung der ausgewählten Termine durchgeführt werden kann. Die Termine sind am Anfang nicht angewählt, es gibt aber sowohl auf Ebene der Einrichtungen wie auch global einen Schalter um sie gruppenweise auszuwählen.

Vor dem Anklicken des Buchungsschalters erfolgt noch eine Rückfrage, dann wird gebucht. Die Seite wird danach erneut geladen und alle gebuchten Termine sind dann aus der Seite verschwunden (da sie ja nun gebucht sind). Am Seitenanfang erfolgt eine Anzeige der Anzahl der gebuchten Termine.

Pläne für Schließung und Reinigung

Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die eKVV Startseite der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden. In diesen Plänen tauchen nie die Termine der Platzhalterveranstaltungen auf, siehe den entsprechenden Abschnitt zu Raumblockungen oben.

Die Schließpläne

Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:

1. Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
2. Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
3. Raumbelegung für ein Wochenende

Allen Formaten ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:

• Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
• Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesen Fällen früher aufgeschlossen werden muss

Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.

Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.

Raumreinigung

Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).

Die Klimasteuerung

Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung

Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 eingeführt. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine ausführlich Beschreibung wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auch der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.

Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.

Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld Belegung bearbeitet werden.

In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragene Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.

Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.

Als zweite hier relevante Termineigenschaft wurde zum Wintersemester 2011/12 die Anforderung einer Experiment Ausstattung für die zentralen Raumvergabe bearbeitbar gemacht. Über dieses Attribut wird in entsprechend ausgestatteten Hörsälen die Freigabe der Abzugsanlagen für den Experimentbereich gesteuert. Bei Terminen von Veranstaltungen, bei denen die Experimentausstattung tatsächlich genutzt wird, muss daher dieses Attribut ausgewählt sein.

Statistische Auswertungen

Um einen tieferen Blick in die Raumbuchungen und Raumauslastungen werfen zu können wurde eine spezielle Seite aufgebaut, über die sich die Informationen zu den Terminen mit Anforderungen an die zentrale Raumvergabe abrufen und exportieren lassen. Die Beschreibung dazu finden Sie nun in dieser Hilfeseite.

Import von Raumvergabedaten aus S-PLUS

Die Übernahme der Raumvergabedaten aus der S-Plus Software erfolgt über ein eigenes Formular im eKVV. Diese Seite arbeitet in drei Schritten:

1. Auswahl der aus S-Plus generierten Datei, die importiert werden soll

1. Der Dateiinhalt wird analysiert und eine kleine Statistik gezeigt darüber, wie viele Termine enthalten sind, wieviele davon Raumzuteilungen und wie viele Raumablehnungen sind. Bei diesem Schritt werden noch keine Änderungen im eKVV gemacht, man kann diesen Schritt also gut verwenden um eine S-Plus Datei grob zu testen. Es werden dann auch Links zu allen enthaltenen Terminen angeboten, aufgeteilt in Ablehnungen und Zuteilungen

1. In diesem Schritt wird der eigentliche Import durchgeführt und damit auch Änderungen im eKVV gemacht. Der Import dauert meist einige Minuten, daher zeigt die Seite regelmäßig den Fortschritt der Verarbeitung an und auch wenn die Verarbeitung abgeschlossen wurde. Der Import kann zwischendurch abgebrochen werden, allerdings nimmt das nicht die bereits gemachten Änderungen zurück. Beim Import werden nur die Termine tatsächlich im eKVV verändert, bei denen in S-Plus Änderungen gemacht wurden. Bei diesen Terminen wird auch die Option zur Selbstbuchung in der Nachsteuerung gesetzt (siehe dazu den folgenden Abschnitt). In der angezeigten Statistik wird aufgeschlüsselt, wie viele Termine in der Runde wirklich im eKVV verändert wurden

Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten

Zu der zum Sommersemester 2015 eingeführten Selbstbuchung durch die Fakultäten gehört eine Steuerungsfunktion auf Semesterebene, die die zentrale Raumvergabe ausüben muss. Erst durch die Freigabe der Selbstbuchung in wenigstens einem Semester können die eKVV Beauftragten der Fakultäten diese Funktion nutzen. Die Freigabe der Selbstbuchungsfunktion muss in jedem Semester mehrmals geändert werden. Das sind die drei unterschiedlichen Zustände, die die Selbstbuchungsoption auf Semesterebene haben kann:

Keine Selbstbuchung

Dies ist der Standardzustand eines Semesters. Hier kann für keinen Termin die Selbstbuchung ausgeübt werden.

Nur Termine in Nachsteuerung

Dieser Zustand wird in den Nachsteuerungsphasen verwendet. Er erlaubt es den Fakultäten die Selbstbuchung für die Termine auszuüben, die aus dem S-Plus Import heraus entsprechend gekennzeichnet wurden.

Alle Termine

Dieser Zustand ermöglicht die Selbstbuchung aller Termine in einem Semester und wird normalerweise nach der letzten Raumvergaberunde erreicht.

Die Selbstbuchung kann dabei immer nur auf Terminen ausgeübt werden, die komplett innerhalb der Vorlesungszeit eines Semesters stattfinden (dies gilt auch bei Terminen, die in die Nachsteuerung fallen).

Die zentrale Raumvergabe muss die Selbstbuchung vor jeder Raumvergaberunde wieder abschalten bevor die eKVV Daten in die S-Plus Software importiert werden, damit während der Planung in S-Plus keine Änderungen im eKVV stattfinden können.

Die Seite zur Steuerung der Selbstbuchungseinstellungen findet sich in der Startseite der zentralen Raumvergabe unter dem Link 'Freigabe der Selbstbuchungsoption für die Fakultäten'. Hier werden die Semester in einer Auswahlliste angezeigt. Das freizuschaltende Semester wird gewählt und dann über einen der beiden Schalter in dem gewünschten Zustand freigegeben.

Darunter wird in einer Liste angezeigt welche Semester aktuell freigebenen sind. Hier findet sich auch eine Möglichkeit die Freigabe wieder zu entfernen. Vergangene Semester können freigegeben bleiben, sie haben aber faktisch keinen Einfluss, da die Selbstbuchung nur für noch stattfindende Termine ausgeübt werden kann.