Der eKVV-Kalender in verschiedenen Kalenderprogrammen

Auf dieser Seite wird erklärt, welche Daten in welcher Form bei der Integration von eKVV-Kalendern übertragen werden und wie die Integration bei den gängigsten elektronischen Kalendern abläuft.

Welches Format haben die eKVV-Kalender?

Damit Sie die eKVV Kalenderintegration nutzen können muss Ihr Kalenderprogramm das Format unterstützen, welches das eKVV generiert. Wir haben uns hier für das iCalendar Format entschieden, welches von allen großen Kalenderanwendungen unterstützt wird. Falls Sie sehen möchten, wie dieses Format grundsätzlich aussieht, so rufen Sie doch einmal den Kalender des Hörsaals im Y-Gebäude auf.

Getestet haben wir die Kalenderintegration mit den unten genannten Kalenderanwendungen. Falls Sie unsere Kalenderintegration in weiteren Kalendern erfolgreich getestet haben, so lassen Sie uns davon wissen! Im Folgenden finden Sie generelle Hinweise zur Nutzung der eKVV Kalenderintegration sowie kurze Beschreibungen zur Verwendung in den unterschiedlichen Kalenderprogrammen.

Grundsätzliches zur eKVV Kalenderintegration

Mit der Nutzung der eKVV Kalenderintegration binden Sie in technischer Hinsicht einen externen Kalender in Ihr Lieblingskalenderprogramm ein. Ein solcher externer Kalender unterscheidet sich in mehrerer Hinsicht von den eigenen Kalendern. Diese generellen Unterschiede werden hier behandelt:

Hinzufügen des eKVV Kalenders / Hinzufügen vieler Kalender

Damit Ihr eKVV Kalender in Ihrem Kalenderprogramm erscheint, muss er zum Programm hinzugefügt werden. Dies ist ein einmaliger Vorgang, danach erscheinen neue Termine und Terminänderungen automatisch (siehe dazu aber auch den späteren Abschnitt zur Aktualität und Aktualisierung). Wie in einem bestimmten Kalenderprogramm der eKVV Kalender hinzugefügt werden kann ist unterschiedlich. Für die bekannten Kalender beschreiben wir dies im Folgenden, falls Sie einen anderen Kalender verwenden, so müssten Sie ggf. im Handbuch nachsehen, ob Ihr Kalender das iCalendar Format grundsätzlich unterstützt und wie entsprechende Kalender eingebunden werden können.

Normalerweise lassen sich externe Kalender auch mit einem eigenen Namen und einer eigenen Farbe versehen. Auch können Sie normalerweise mehr als einen externen Kalender einbinden. Auf diese Weise könnten Sekretariate die Kalender aller ihrer Lehrenden in ihrem Kalenderprogramm verwalten und durch entsprechende Namensgebung leicht unterscheiden.

Inhalte der eKVV Kalender

In den gelieferten Termindaten finden sich nicht alle eKVV Daten der entsprechenden Veranstaltung bzw. Veranstaltungstermine, sondern nur die Informationen, die für eine Kalenderanzeige Sinn machen. In dem Kalenderformat sind dabei viel weniger Felder verfügbar als im eKVV, daher werden an einigen Stellen mehrere eKVV Attribute in ein Kalenderfeld gepackt.

Und so werden die eKVV Kalender konkret ausgefüllt. Die Benennung orientiert sich an den Bezeichnungen, die im iCalendar Format verwendet werden:

Feld	Inhalt
Summary / Titel	Die Summary ist das Attribut, welches in allen getesteten Kalendern als Termintitel verwendet wird. Es ist meist das einzige Attribut, welches in Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten angezeigt wird und ist damit besonders wichtig um möglichst auf den ersten Blick entscheiden zu können, um welchen Veranstaltungstermin es geht. Da gleichzeitig der Darstellungsplatz in den meisten Kalendern eng begrenzt ist wird für dieses Feld eine automatisch gekürzte Version des Veranstaltungstitels zusammen mit den Veranstaltungsarten verwendet. Eine Besonderheit gibt es bei Klausurterminen: Hier wird der Text 'KLAUSUR' vorangestellt.
Description / Beschreibung	Die Description ist ein Attribut, welches in den getesteten Kalendern erst in der Detaildarstellung eines Termines sichtbar wird. Das eKVV füllt dieses Feld mit mehreren Zeilen, die zum einen eindeutig klar machen sollen, um welchen Termin es genau geht, und die wichtige zusätzliche Informationen zum Termin beeinhalten: Zeile 1 - s.t. (optional) Falls der Termin s.t. beginnt wird in der ersten Zeile ein entsprechender Hinweis anzeigt. Zeile 2 - Welche Veranstaltung In dieser Zeile wird die Veranstaltungsbezeichnung in einer Form geliefert die eindeutig klar machen soll, um welche Veranstaltung es geht. Hier werden das Semester, die Belegnummer, der komplette Titel sowie die Veranstaltungsarten dargestellt. Zeile 3 - Lehrende In dieser Zeile werden die Namen aller Lehrenden aufgeführt. Zeile 4 - Kommentar (optional) Falls bei dem Termin (nicht der Veranstaltung!) ein eigener Kommentartext eingetragen wurde, so erscheint er am Ende der Beschreibung.
Location / Raum oder Ort	Die Raumangabe des Termins. Hier gelten die gleichen Regeln zur Veröffentlichung wie generell im eKVV: So lange ein Termin ohne Raumangaben veröffentlicht wurde, so wird der Raum nicht im eKVV Kalender angezeigt. Ebenfalls wird bei einem Termin mit zentraler Raumbuchung der Raum erst sichtbar, sobald die Raumbuchung erfolgt ist.
URL / Internetadresse	In diesem Attribut wird ein Link zur Detailseite der Veranstaltung im eKVV geliefert. Allerdings wird dieses Feld nicht in allen Kalenderanwendungen angezeigt.

Grundsätzlich gilt für die eKVV Kalender, dass nur solche Termine enthalten sein können, die folgende Bedingungen erfüllen:

1. Die zugehörige Veranstaltung wurde mitsamt der Termindaten veröffentlicht
2. Die Terminangaben sind vollständig. Dazu muss ein auswertbarer Terminrhythmus und Wochentag vorhanden sind (z. B. nicht N.N.), eine Uhrzeit und ein Datumsbereich

Veranstaltungen, die keinerlei entsprechend auswertbare Termine haben, können natürlich nicht in den eKVV Kalendern erscheinen. In den Kalendern werden auch Einzelterminstreichungen berücksichtigt und abgebildet.

Reichweite der Kalender in Zukunft und Vergangenheit

Bei den meisten der eKVV Kalender handelt es sich um solche, die im Prinzip über viele Jahre genutzt werden können. Am Beispiel einer Lehrenden, die bereits seit 2001 an der Hochschule tätig war, kann einfach eine grundsätzliche Frage illustriert werden:

Kann es sinnvoll sein in dem für die Lehrende erzeugten eKVV Kalender alle Termine dieser inzwischen mehr als 25 Semester zu liefern?

Technisch wäre dies kein Problem, aber durch die große und mit jedem Semester wachsende Anzahl an Terminen würde sich der Umfang der gelieferten Daten stetig vergrößern und damit die Verarbeitung in den Kalenderanwendungen ausbremsen. Auf der anderen Seite werden solche alten Termine in einem Kalender wohl fast nie mehr abgefragt werden und falls man sie doch braucht, lassen sie sich einfach im eKVV wiederfinden. In den meisten eKVV Kalendern werden daher nur Termine geliefert, die spätestens vor 6 Wochen noch stattfanden. Die einzige Ausnahme sind hier die Kalender für einzelne Lehrveranstaltungen.

Auf der anderen Seite existiert keine derartige Beschränkung in der Zukunft. Es werden immer alle noch stattfindenden Termine in den eKVV Kalendern geliefert, unabhängig davon wie weit sie in der Zukunft liegen.

Aktualität und Aktualisierung der eKVV Kalender

Zwar spiegelt sich jede Änderung im eKVV sofort in den gelieferten eKVV Kalenderdaten wieder. Trotzdem wird aber der in Ihrem Kalenderprogramm angezeigte eKVV Kalender prinzipiell nie so aktuell sein wie das eKVV selbst, denn Ihr Kalenderprogramm kann nicht jede Sekunde nachprüfen, ob sich im eKVV etwas geändert hat. Eine sehr wichtige Frage ist daher:

Wie oft aktualisiert mein Kalenderprogramm meinen eKVV Kalender?

Leider unterscheidet sich das Verhalten der verschiedenen Kalenderprogramme hier sehr stark. Es reicht von Kalenderprogrammen, bei denen überhaupt keine Steuerungsmöglichkeiten für Sie bestehen (z. B. der Google Kalender) bis hin zu Programmen, bei denen sich sowohl die Intervalle der automatischen Aktualisierung einstellen lassen, aber auch eine händische Aktualisierung möglich ist (z. B. Mozillas Sunbird).

In den folgenden Beschreibungen der einzelnen Kalender wird auf den Punkt der Aktualisierung daher besonders eingegangen. Falls Ihr Kalenderprogramm eine Anpassung des Intervalls erlaubt, in welchem nach Aktualisierungen der eKVV Kalender gesucht wird, so empfehlen wir hier einen Wert zwischen 5 und 30 Minuten.

Änderungen an den eKVV Kalendern im Kalenderprogramm

In einigen Kalenderprogrammen ist es möglich die eingebundenen eKVV Kalender zu bearbeiten. Es ist allerdings in keinem Fall möglich über Änderungen im Kalenderprogramm irgendeine Änderung am eKVV zu verursachen. Weder können Sie als LehrendeR auf diese Weise Änderungen an Ihren Veranstaltungsdaten im eKVV durchführen, noch können Sie als StudierendeR auf diese Weise Ihren Stundenplan verändern. Insbesondere ist so keine Abmeldung von einer Veranstaltung, z. B. einer Klausur, möglich.

Aus unserer Sicht ist die Möglichkeit zur Bearbeitung von eingebundenen eKVV Kalendern sinnlos, da die Änderungen normalerweise bei der nächsten Aktualisierung verloren gehen. Im schlimmsten Fall könnten solche Änderungen ihr Kalenderprogramm daran hindern in Zukunft Aktualisierungen an den eKVV Kalendern abzufragen. Unser Rat wäre daher auf Änderungen an den eKVV Terminen in Ihrem Kalenderprogramm grundsätzlich zu verzichten, selbst wenn sie möglich sein sollten.

Der eKVV-Kalender in gängigen Kalenderprogrammen

Google Kalender

Der Google Kalender ist ein Internetdienst des Unternehmens Google, der neben der Verwaltung eigener Kalender von vorne herein auf die Einbindung externer Kalender wie den eKVV Kalendern ausgelegt ist.

Einbindung der eKVV Kalender

Der Google Kalender zeigt unter den eigenen Kalendern einen Kasten mit weiteren ('other') Kalendern. Dort findet sich ein Punkt 'Hinzufügen' bzw. 'Add'. Darunter gibt es die Option einen Kalender über eine URL (= Internetadresse) hinzuzufügen. Kopieren Sie in den sich öffnenden Dialog die Internetadresse Ihres Kalenders und bestätigen Sie das Hinzufügen. Eine sehr knappe Beschreibung dazu finden Sie in dieser Hilfeseite des Google Kalenders.

Wichtig: Das Hinzufügen kann nach unseren Erfahrungen 10 bis 20 Sekunden dauern! Danach sehen Sie unter den weiteren Kalendern Ihren eKVV Kalender. Sie können ihm dann einen sprechenden Namen geben, die Anzeigefarbe wählen und so weiter.

Aktualisierung der eKVV Kalender

Im Google Kalender kann weder eingestellt werden, wie oft externe Kalender aktualisiert werden sollen, noch ist eine manuelle Aktualisierung möglich. Google aktualisiert aber nach den Auswertungen des BIS externe Kalender mit großer Regelmäßigkeit vier Mal am Tag.

Sonstiges

Der Google Kalender verfügt heute (12/2009) auch über einen Offline Modus, in dem er ohne Internetanbindung betrieben werden kann. In dieser Ansicht sind externe Kalender wie der eKVV Kalender nicht sichtbar.

Der Google Kalender bietet auch für externe Kalender die Möglichkeit diese über einen HTML Code in eigene Webseiten zu integrieren. Dies ist also ein möglicher Weg, wie Lehrende ihre eKVV Veranstaltungen in die eigene Homepage integrieren können.

Microsoft Outlook

Outlook ist die kombinierte eMail-, Kalender- und Kontaktverwaltung des Unternehmens Microsoft. Vom BIS erfolgreich getestet wurde die Einbindung in Outlook 2007 und 2013. Auf diese Versionen bezieht sich auch die folgende Anleitung.

Einbindung der eKVV Kalender in Outlook 2013

Gehen Sie zunächst in die Kalenderansicht und wählen dann im oberen Menü die Option "Kalender öffnen... aus dem Internet". In das sich daraufhin öffnende Dialogfeld können Sie die URL für Ihren gewünschten Kalender eingeben.

Aktualisierung der eKVV Kalender

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Apple Kalender

In der Kalender Anwendung unter MacOS kann die Einbindung so vorgenommen werden:

Einbindung der eKVV Kalender

Wählen Sie im Menü Ablage die Option Neues Kalenderabonnement. Daraufhin wird sich ein Dialogfeld öffnen - fügen Sie dort die URL des gewünschten Kalenders ein und klicken Sie auf den "Abonnieren"-Button. Anschließend können Sie dem Kalender einen Namen und eine Farbe zuweisen und einstellen, wie oft er automatisch aktualisiert werden soll. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "OK". Nun taucht der neue Kalender in der Spalte "Abonnements" auf und seine Termine werden angezeigt.

Aktualisierung der eKVV Kalender

Wie häufig der Kalender aktualisiert wird, ist von Ihren Angaben bei der Einrichtung des Abonnements (siehe oben) abhängig.

Nutzung in iPhone und iPad

Die Kalender App auf iPhone und iPad verfügt ebenfalls über eine entsprechende Einbindungsmöglichkeit. Gehen Sie dazu diese Schritte durch:

1. Öffnen der 'Einstellungen' App, dort gehen Sie in die Rubrik 'Kalender' und dort in 'Accounts'
2. Dann weiter über 'Account hinzufügen' -> 'Andere' -> 'Kalenderabo hinzufügen'
3. Im sich öffnenden Dialog im Feld 'Server' die eigene Kalenderadresse eintragen/einkopieren
4. Im folgenden Schritt kann man den Kalender noch benennen und weitere Einstellungen vornehmen (die Angaben zum Benutzernamen und Kennwort bleiben dabei leer), danach erscheint der eKVV Kalender in der Kalender App

Die Aktualisierung des eKVV Kalenders muss ggf. noch im Punkt 'Datenabgleich' eingestellt werden.

Nutzung in Android Handys

Die Mobilgeräte mit Android Betriebssystem können die Google Kalender des im Gerät verwendeten Google Kontos direkt synchronisieren. Dies geschieht normalerweise automatisch. Über die oben beschriebene Einbindung der eKVV Kalender in den Google Kalender ist es daher ohne weitere Schritte möglich das eKVV in den Handy Kalender zu holen.