Allgemeines zu den Mailverteilern

Was ist eigentlich ein E-Mailverteiler?

Ein E-Mailverteiler bietet einer bestimmten, festgelegten Gruppe von Menschen die Möglichkeit, Nachrichten per E-Mail auszutauschen. Dieser Nachrichtenaustausch ist innerhalb der Gruppe öffentlich. Die zu versendende E-Mail wird an die Verteiler-E-Mailadresse geschickt und von dort aus automatisch an alle Personen weitergeleitet, die in dem entsprechenden Verteiler mit ihrer E-Mailadresse eingetragen sind.

Welche E-Mailverteiler gibt es denn alle im BIS?

Es gibt inzwischen eine Vielzahl von verschiedenen E-Mailverteilern, die sich grob in 2 Kategorien unterscheiden lassen: Verteiler, die v.a. zur Kommunikation mit Studierenden dienen und Verteiler, die v.a. zur Kommunikation mit Mitarbeiter/-innen genutzt werden können. Unter diesen Kategorien finden sich folgende Arten von Verteilern:

• die lehrveranstaltungsbezogenen Mailverteiler,
• Verteiler, mit denen einzelne Studierende erreicht werden können,
• Verteiler, die Gruppen von Mitarbeiter/-innen und/oder Studierenden nach verschiedenen Kombinationen aus Status, ihrer Funktion und ihrer Zugehörigkeit zu bestimmten Einrichtungen oder Arbeitsstrukturen
  (z.B. Kommissionen oder Arbeitsgruppen) ansprechen.

In der kommentierten Übersicht der BIS-Mailverteiler finden Sie alle Verteiler. Die Vielzahl der angebotenen Mailverteiler ermöglicht es in der Regel, die gewünschte Zielgruppe sehr treffgenau anzusprechen oder mit Informationen zu versorgen. So können Sie durch die gezielte Auswahl des Verteilers dazu beitragen, dass Personen nur mit solchen E-Mails versorgt werden, die für sie auch relevant sind.

Woher kommen die Adressen der Empfänger der E-Mailverteiler und wie werden die Verteiler gepflegt?

Alle Verteiler des BIS werden automatisiert und nicht von Hand gepflegt. Die Mitgliedschaft in den Verteilern wird darüber gesteuert, mit welchen Daten eine Person in den Systemen des BIS eingetragen ist.

Für Studierende gilt: Die Eintragungen im eKVV sind relevant. Die dort eingetragene E-Mailadresse wird von allen Verteilern verwendet. Auch Gastbenutzer können auf diese Weise an den meisten Verteilern für Studierende teilnehmen.

Für Mitarbeiter/-innen gilt: Die Eintragungen im BIS Personen- und Einrichtungsverzeichnis sind relevant. Die dort beim ersten Kontaktdatensatz eingetragene E-Mailadresse wird von allen Verteilern verwendet, falls noch weitere eMailadressen in anderen Kontakten eingetragen sind, so werden diese nicht verwendet.

Wie funktioniert das Versenden einer E-Mail über die Verteiler?

Jede E-Mail, die an einen Verteiler geschickt wird, muss aus Gründen des Spamschutzes einzeln freigegeben werden. Je nach Verteiler kann diese Freigabe teilweise der Sender der E-Mail selber tun. In den anderen Fällen gibt es extra Moderatoren für die Verteiler, die dafür zuständig sind zu prüfen, ob eine Mail über den jeweiligen Verteiler verschickt werden sollte. Eine genaue Beschreibung der Freigabe finden Sie hier.

Wer ist in welchem Verteiler drin?

Wer als Empfänger/-in über einen bestimmten Verteiler beschickt wird, hängt

1. von der Auswahl des Verteilers und
2. von den Personenangaben im BIS ab.

Über die Auswahl des Verteilers kann der Sender steuern, welche Personengruppe grundsätzlich angesprochen wird, z.B. "Studierende der Erziehungswissenschaft im ersten und zweiten Semester" oder "alle Lehrenden der Technischen Fakultät".

Ob eine bestimmte Person auch wirklich über den Verteiler erreicht wird, hängt dann noch davon ab, ob ihre Personenangaben vollständig und aktuell im entsprechenden System eingetragen sind.

Eine genaue Beschreibung der jeweiligen Empfängerlisten finden Sie in der Beschreibung der einzelnen E-Mailverteiler.

Wie werden Datenschutzfragen berücksichtigt?

Durch die Automatisierung der E-Mailverteiler werden die einzelnen E-Mailadressen, an die die jeweilige E-Mail weiterverteilt wird, nicht für die Absender sichtbar. Insbesondere die Mailadressen der Studierenden werden vom BIS nicht weitergegeben.

Dies hat neben Datenschutzgründen den zusätzlichen handfesten Vorteil, dass sich niemand damit befassen muss, die Mailadressen der Verteiler aktuell zu halten.

Jede an einen automatisierten Verteiler geschickte E-Mail muss zum Schutz vor Spam-Mails einzeln freigegeben werden. Erst nach der expliziten Freigabe wird die E-Mail an die Empfänger/-innen weiterverteilt.

Warum kann ich die BIS Verteileradressen nicht im BCC Feld verwenden?

Beim Mailversand ist es möglich Empfängeradressen unsichtbar für andere EmpfängerInnen im BCC Adressfeld einzutragen. Mit den Adressen der BIS Mailverteiler ist dies allerdings aus technischen Gründen nicht möglich, da die Inhalte dieses Feldes durch die Weiterleitungen zwischen den verschiedenen beteiligten Mailservern letztlich im BIS Mailsystem nicht mehr erkennbar sind. Das BIS Mailsystem kann damit nicht mehr erkennen an welche Verteiler die eMail eigentlich gehen sollte. Weitere technische Hintergründe dazu kann man in dieser Wikipedia Seite im Abschnitt zu BCC nachlesen.

Kann ich digital signierte eMails über die Verteiler verschicken?

Die digitale Signatur einer eMail ermöglicht es den Empfängern zu überprüfen, ob der eMailinhalt manipuliert wurde und ob der Absender der eMail wirklich die Person war, die sie vorgeblich zu sein scheint.

Die Verwendung digitaler Signaturen nach dem S/MIME Standard ist dabei mit den BIS Verteilern problemlos möglich. Weder die leicht veränderte Betreffzeile noch die eingefügte Fußzeile mit der Verteilerbeschreibung verletzen hier die digital signierten Bereiche und die eMail wird den EmpfängerInnen weiterhin als echt und unverfälscht angezeigt.

Das gleiche gilt für die Nutzung von PGP. Wenn Sie digitale Signaturen nutzen wollen, so können Sie entsprechenden Zertifikate über das HRZ beantragen.

Warum sind einzelne Sätze meiner eMail in der Freigabemail bzw. nach dem Versand abgeschnitten

Es ist bisher ein Fall bekannt geworden, in dem in einer verschickten eMail ein einzelner Satz in Mitten des Mailtextes abgeschnitten wurde. Das Problem war dabei schon in der Freigabemail erkennbar.

Hintergrund war in diesem Fall, dass der entsprechende Satz zu einem Absatz mit mehr als 1000 Zeichen Länge gehörte und dass das eMailprogramm (Outlook) offenbar an dieser Stelle gegen den eMailversendstandard SMTP (RFC-821) verstieß, der bei der gewählten eMailkodierung keine Zeilenlängen von mehr 1000 Zeichen erlaubt.

Wenn ein derartiges Problem in der Freigabemail erkannt wird muss daher die eMail erneut gesendet werden, wobei vorher der problematische Absatz durch zusätzliche Zeilenumbrüche verkürzt wird.

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Erfahren Sie mehr über die Mailverteiler in der Übersicht.

Woher kommen eigentlich die im BIS verwendeten Mailadressen? Lesen Sie hier.