Automatische Platzvergabe

Vorlage:Unfertige Seite Das BIS hat zum Wintersemester 10/11 die Unterstützung einzelner Fakultäten bei der automatischen Platzvergabe übernommen. Mit dem entsprechenden Tool, das im Zentrum für Lehrerbildung entwickelt wurde, kann eine automatische Vorverteilung von Plätzen in teilnahmebeschränkten Veranstaltungen durchgeführt werden. Die Ergebnisse der automatischen Platzvergabe müssen anschließend von den Fakultäten manuell nachgesteuert werden.

Auf dieser Seite wird erklärt, in welchen Schritten das Vergabeverfahren abläuft.

Grundsätzliches zum Verfahren

Die automatische Platzvergabe ist eine eigene Anwendung, die nicht ins eKVV integriert ist. Sie wurde durch das BIS-Team vom Zentrum für Lehrerbildung übernommen, stellt also im eigentlichen Sinne keine BIS-Anwendung dar (wie z.B. eKVV und BA/MA-Prüfungsverwaltung). Änderungen oder Weiterentwicklungen des Systems sind daher nicht möglich, das BIS-Team stellt aber einen reibungslosen Weiterbetrieb sicher.

Das Platzvergabeverfahren wird in mehreren Schritten und arbeitsteilig (von FakultätsmitarbeiterInnen und BIS-Team) durchgeführt:

Wie funktioniert die Vergabe?

Im BIS werden über eine Schnittstelle die Daten der Veranstaltungen aus dem eKVV importiert, für die eine Platzvergabe durchgeführt werden soll. Dabei werden die Studierenden, die die entsprechenden Veranstaltungen in ihrem Stundenplan haben mitsamt den von Ihnen angegebenen Prioritäten übernommen. Im BIS wird dann ein automatischer Verteilungsdurchlauf gestartet, der die Studierenden nach bestimmten Kriterien auf die von Ihnen gewählten Veranstaltungen vorverteilt: Die Reihenfolge der Zulassung von Studierenden zu Veranstaltungen wird durch einen Score gesteuert, der ein internes Ranking der Studierenden produziert:

Was ist der Score?

Der Score einer TeilnehmerIn in der Platzvergabe ist eine Zahl, die ausdrücken soll, wie hoch der Anspruch eines Studierenden auf einen Platz in einer Veranstaltung ist. Er bezieht sich immer auf eine konkrete Veranstaltung. Für die Berechnung des Scores werden die Einschreibungen der Studierenden verwendet, für die bei der Veranstaltung entsprechende Fachzuordnungen existieren. Als Faktoren gehen dabei das Fachsemester ein und ein vom Abschluss abhängiger Wert. Auf diese Weise hat etwa ein Fachsemester '2' bei einem Master Studierenden einen höheren Wert als bei einem Bachelor Studierenden. Im Endeffekt sollen Studierende dann einen höheren Score erhalten, wenn sie dem Ende ihres Studiums näher kommen. Ein hoher Score-wert führt dazu, dass der Studierende bei der Platzvergabe vorrangig behandelt wird. Ein Score von 0 bedeutet, dass die Veranstaltung für keine der Einschreibung der Studierenden geöffnet ist und hat eine besondere Bedeutung, da solche TeilnehmerInnen grundsätzlich nachrangig behandelt werden. Gastaccounts haben immer einen Score von 0, da sie keine Einschreibungen haben.

Im Anschluss an die automatische Vorverteilung greifen Verantwortliche aus den Fakultäten auf die Anwendung zu, steuern die Platzvergabe wenn nötig manuell nach und spielen die Daten zurück ins eKVV. Für die Studierenden wird dann im eKVV-Stundenplan angezeigt, in welchen Veranstaltungen Sie Plätze bekommen haben und wer ihnen diese zugeteilt hat.

Welche Rechte sind nötig, um mit der Platzvergabe zu arbeiten?

Um mit der automatischen Platzvergabe arbeiten zu können, müssen vom BIS-Team "Belegmanagerrechte" vergeben werden. Durch die Belegmanagerrechte erhalten Personen den Zugriff auf die Anmeldelisten aller Veranstaltungen der Fakultät und können Plätze zuweisen. Die Zuteilung dieser besonderen Rechte erfolgt nur auf schriftlichen Antrag, der von der Einrichtungsleitung unterschrieben werden muss :Datei:Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf

Vorbereitung

Damit die automatische Platzvergabe für Vergabeverfahren in den Fakultäten genutzt werden kann, müssen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden:

Kommunikation

Zunächst muss das Vergabeverfahren den Studierenden gegenüber kommuniziert werden. Da eine verbindliche Anmeldung zu Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld die Ausnahme von der Regel darstellt, muss den Studierenden gegenüber geklärt werden, dass in diesem Fall das Aufnehmen von Veranstaltungen in den Stundenplan einer verbindlichen Anmeldung gleich kommt. Wenn die Studierenden mehrere äquivalente Veranstaltungen auswählen, sollten sie diese im eKVV mit Prioritäten versehen. Wenn ausreichend Plätze vorhanden sind, versucht die Platzvergabe, den Studierenden möglichst viele Veranstaltungen mit hoher Priorität zuzuteilen.

Darüber hinaus müssen Termine für die Veranstaltungsanmeldung ebenso wie für die Rückmeldung über die Vergabe der Plätze über das eKVV bekanntgegeben werden. Es hat sich bewährt, einen Termin für Härtefallsprechstunden nach Ablauf des Verfahrens einzuplanen.

Einstellungen im eKVV

Damit die Platzvergabe auf das eKVV zugreifen kann, muss eine Reihe von Voraussetzungen im eKVV erfüllt sein:

• Die Veranstaltungen, in denen Plätze vergeben werden sollen, müssen im eKVV veröffentlicht sein.
• Es muss eine verbindliche Veranstaltungsgröße bei den Grunddaten der Veranstaltung im eKVV eingetragen werden.
• das Teilnehmermanagement sollte schon im Vorfeld aktiviert werden.

Welche Informationen müssen vorab ans BIS geliefert werden?

Damit im BIS ein Verfahren eingerichtet und die automatische Platzvergabe gestartet werden kann, müssen folgende Daten (in der genannten Notation!) ans BIS geliefert werden:

Belegnummern

Die Belegnummern der Veranstaltungen, in denen Plätze verteilt werden sollen, bezogen auf das entsprechende Semester, in der Notation: "Semester_Belegnummer"

Beispiel:

WS2010_111111 oder SS2010_111111

WS2010_222222 oder SS2010_222222

WS2010_333333 oder SS2010_333333

etc.

Gruppen

In der Regel wird den Studierenden bei der Wahl von teilnahmebeschränkten Veranstaltungen eine Reihe von äquivalenten Veranstaltungen angeboten, aus denen sie wählen können.

Die Platzvergabe-anwendung versucht nun, innerhalb einer solchen Gruppe von Veranstaltungen die Studierenden so zu verteilen, dass jede/r einen Platz in einer Veranstaltung bekommt, die er mit hoher Priorität gewählt hat.

Zu diesem Zweck muss im Vorfeld definiert werden, welche Veranstaltungen äquivalent sind. Die Lieferung dieser Gruppen an das BIS-Team sollte in der folgenden Notation geschehen: Gruppe|Belegnummer1|Belegnummer2|Belegnummer3

Beispiel

Einführung in die Linguistik|11111|222222|333333

Welche Studierendengruppen?

Bei der automatischen Vergabe können diejenigen Studierenden "ausgesperrt" werden, die keine zur Veranstaltung passende Einschreibung aufweisen. Diese werden zunächst alle auf die Wartelisten der Veranstaltungen gesetzt. Bitte teilen Sie uns vor der Vergabe mit, ob wir diese Sperrfunktion nutzen sollen.

Die Platzvergabe-Anwendung

Die Platzvergabe-Anwendung liegt auf den Servern des ZFL und kann unter dieser Adresse aufgerufen werden:

https://www.zfl.uni-bielefeld.de/platzvergabe/admin/

Sie können sich dort als Belegmanager mit Ihrem BIS-Benutzernamen und -Passwort anmelden und sehen dann die folgende Darstellung der importierten Veranstaltungen (bei eingesunkenem Reiter "Veranstaltungen"):

Veranstaltungen

In der ersten Spalte wird Ihnen der Name der Gruppe angezeigt, unter Thema steht der Titel der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung für sich steht, also nicht Teil einer Gruppe ist, ersetzt der Veranstaltungstitel den Namen der Gruppe und die Spalte "Thema" bleibt frei. Wichtig sind weiterhin der Status einer Veranstaltung, sowie die Warteliste (s. die letzten beiden Spalten). Der Status hat zwei Elemene "x|y", wobei x die Zahl der in dieser Veranstaltung vergebenen Plätze ist und y die Größe der Veranstaltung angibt. In der Spalte "Warteliste" sehen Sie dann, wie viele Studierende keinen Platz in dieser Veranstaltung bekommen haben und noch warten. In dieser Ansicht können Sie leicht auf den ersten Blick erkennen, welche Veranstaltungen möglicherweise problematisch sind, weil die Nachfrage größer als das Angebot ist.

Studierende

Studierende

Gruppen

Datei:Platzvergabe.Gruppen

Manuelle Nachbereitung

Problembearbeitung

Bearbeiten von Teilnehmerlisten

Bearbeiten von einzelnen Studierenden

Datei:Stundenplan ManipulationS.jpg

Bearbeiten von einzelnen Studierenden

Export ins eKVV

Nachdem die Platzvergabe abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse ins eKVV zurückgespielt. Der Verantwortliche in der Fakultät exportiert die Daten dabei aus der Platzvergabe-anwendung ins eKVV. Über das Teilnehmermanagement erfahren die Studierenden dann, ob Ihnen ein Platz zugeteilt wurde (oder nicht) und können auch sehen, wer Ihnen diesen Platz zugeteilt hat.

Verknüpfung von Automatischer Platzvergabe und eKVV-Teilnehmermanagement

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Hier geht es zu den FAQs zur automatischen Platzvergabe