Die BIS-Anwendungen für Koordinator*innen der Promotion

Einleitung

Das BIS (Bielefelder Informationssystem) wurde als internetbasiertes Informationssystem für die Universität Bielefeld entwickelt und im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Die BIS Anwendungen unterstützten inzwischen bei der Koordination der Promotion. Neben umfassenden Informationen zu Lehrveranstaltungen, Studiengängen, Lehrenden und Prüfungen, sind hilfreiche Funktionen, wie die BIS-Prüfungsverwaltung oder die Kommunikation über E-Mailverteiler integriert.

Studieninfo

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Unter Studiengangsmodellierung wird die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen in einem technischen System verstanden, die so weitgehend ist, dass das System danach in der Lage ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Die Seiten der Studieninformation stellen die grafisch aufbereitete und durch weitere Informationen ergänzte Sicht auf die Studiengangsmodellierung im BIS dar. Ein großer Vorteil der Abbildung von Promotionsstudiengängen auf den Seiten der Studieninfo ist die zentrale Vorhaltung aller relevanter Studiengangsdokumente und Ordnungen.

Neben einer Kurzbeschreibung zum Fach, finden sich in der Studieninfo Angaben zur Bewerbung und zu den Zugangsvoraussetzungen sowie die Dauer, Umfang und Studienbeginn eines Promotionsprogramms. Die rechte Navigation führt einerseits zu der Promotions- und Studienordnung für den gewählten Promotionsstudiengang und andererseits zur Promotionsrahmenordnung der Universität Bielefeld. Gleichfalls besteht eine Verlinkung zu dem Lehrveranstaltungsangebot im eKVV und zu den Kontaktdaten im Personenverzeichnis der zuständigen Ansprechpersonen für den angezeigten Promotionsstudiengang. Um an dieser Stelle genannte zu werden, ist im Personenverzeichnis die Funktion "Koordination Promotion" zu ergänzen (siehe nächster Abschnitt Personenverzeichnis).

Personenverzeichnis

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Das Personenverzeichnis (PEVZ) als Basisteil der BIS-Anwendungen, enthält die dienstlichen Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen der Universität Bielefeld sowie die Informationen zu ihren Einrichtungen. Von der Startseite der Universität Bielefeld ausgehend, ist das PEVZ öffentlich erreichbar. Der Ersteintrag im PEVZ wird von der zuständigen Einrichtung erstellt, anschließend können verschiedene Angaben, wie zu Sprechzeiten, den Link zur eigenen Homepage, CV, Forschungsschwerpunkte (nur für Forschende) selbstständig eingetragen und gepflegt sowie ein Foto hochgeladen werden.

Um als Koordinator*in über die Suche gefunden und an den verschiedenen Stellen im eKVV angezeigt zu werden, ist im PEVZ die Funktion "Koordination Promotion" als Registerkarte dem Pesoneneintrag hinzuzufügen. Wer in Ihrer Fakultät Ansprechpartner für diese Änderung ist, zeigt das Personenverzeichnis auf der eigenen Seite in der rechten Seite unter "Kontaktperson für Korrekturwünsche" an.

eKVV

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Das eKVV ist das universitätsweite elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis, in dem alle Veranstaltungen in allen Studiengängen strukturiert erfasst sind. Das Vorlesungsverzeichnis lässt sich nicht nur nach Studiengängen, sondern auch nach Fakultäten, Lehrenden, Modulen und mehr durchsuchen und darstellen. Durch die Studiengangsmodellierung hat das eKVV eine automatisierte innere Struktur, die der gewohnten Hierarchie der Modellierung entspricht. Die Promotionsstudiengänge zeigen die zugehörigen Veranstaltungen je nachdem wie tief die Modellierung geht, auf einer "Alle Veranstaltungen" oder mehreren Ebenen an. Die eKVV-Beauftragte(n) Ihrer Fakultät besitzen das entsprechend Bearbeitungsrecht, um Veranstaltungen im eKVV sichtbar zu machen und dem Promotionsstudiengang zuzuordnen. Darüber hinaus findet sich im rechten Menü ein Navigationskasten, der einen Link in die Studiengangsseite in der Studieninformation anbietet. Diese Verknüpfung beruht auf den Informationen, die über die Studiengangsmodellierung jeder Anwendung zur Verfügung stehen.

Für die Meldung von Ergebnissen am Ende des Semesters stehen den Lehrenden im eKVV Webformulare zur Verbuchung der Leistungen für die BIS-Prüfungsverwaltung zur Verfügung. Dabei ist die Verbuchung auf die Leistungen beschränkt, für die die Fachzuordnung im eKVV für diese Veranstaltung hinterlegt ist.

Für die Lehrenden bedeutet dies einerseits eine verlässliche Unterstützung des Systems bei der Leistungsbuchung, denn das System weiß, welche Formen der Leistungserbringung für die Studierenden möglich sind. Andererseits beinhaltet dies auch eine gewisse Engführung, weil nur die Leistungen buchbar sind, die laut Fachzuordnung bei der Veranstaltung und gemäß der Einschreibung der Studierenden möglich sind. Andere Buchungen lässt das System nicht zu.

An die Lehrveranstaltungen im eKVV können Lernräume angebunden werden, die der Bereitstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Arbeit an elektronischen Lehrmaterialien dient. Die Teilnahmeliste im eKVV steuert den Zugriff auf diese Lernplattformen.

Transcript

Für die Promovierenden in Promotionsstudiengängen werden die gemeldeten Leistungen in der BIS-Prüfungsverwaltung gespeichert und daraus automatisch das persönliche Transcript angelegt, das sich im Studienverlauf sukzessive füllt. Über das Transcript oder die Leistungsübersicht lassen sich Promovierende in ihrer Sicht der BIS-Prüfungsverwaltung bereits verbuchte Studien- und Prüfungsleistungen anzeigen oder erstellen das Transcript als PDF Dokument. Technisch gesehen, besteht die Möglichkeit Promovierenden zum Abschluss des Studienprogramms ein Transcript auszuhändigen. Die Voraussetzungen hierfür sind ein modellierter Promotionsstudiengang - wie im Absatz oben beschrieben - und die Meldung der Ergebnisse oder der Teilnahme an Promotionsveranstaltungen über das eKVV.

Statistik / Auswertungen

Die BIS-Anwendungen enthalten eine Anzahl von Auswertungen, auf die in diesem Abschnitt eingegangen wird.

Die BIS-Prüfungsverwaltung unterstützt die Anzeige von Studierenden einer vorher gewählten FsB Version. Mit dieser Funktion lassen sich beispielweise alle Studierenden einer Ordnung filtern, um diese Gruppe gezielt mit Informationen zu versorgen - eine denkbarer Anwendungsfall ist das Auslaufen eine Ordnung - oder sich rasch einen Überblick über die Größentwicklung der Kohorte in einem bestimmten Fach zu verschaffen. Die "Suche Studierende in bestimmten FsB Versionen" ermöglicht die Auswahl eines Studiengangs. Die Auswahl kann durch die Optionen "nur Studierende berücksichtigen, die heute noch eingeschrieben sind" und "nur Studierende berücksichtigen, die noch keinen Abschluss in dem Fach haben (Fach darf nicht eingefroren sein) verfeinert werden. Nach Auswahl einer FsB Version (zeigt für den eigenen Zuständigkeitsbereich alle Studierenden eines Fachs) werden die Daten von Studierenden angezeigt, denen diese FsB zugordnet wurde. Die Liste ist mit den Angaben zu Name, Matrikel-Nr., Datum der Exmatrikulation, Adresse, E-Mail-Adresse (Alias-Adresse bei eingeschriebenen Studierenden), Variante und ggf. Profil (bei eingefrorenen Fachabschlüssen) sowie dem Fachsemester dargestellt. Um die Liste weiter z. B. in Excel zu bearbeiten oder zu sortieren, steht ein CSV-Export zur Verfügung. Über die Semesterauswahl wird definiert, welche Einschreibungsdaten bei der Suche berücksichtigt werden. Hierbei ist zu beachten, dass sich während des Rückmeldezeitraums Studierende, die sich noch nicht zurückgemeldet haben, als exmatrikuliert zum Datum des Semesterendes angezeigt werden.

Die Universitäten sind nach dem Hochschulstatistikgesetz einmal pro Jahr verpflichtet alle Studienabschlüsse zu melden. Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen können nicht automatisch für die Statistik geniert werden, da sie nicht in der Prüfungsverwaltung erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, sind sie ausgehend von der Detailseite der betreffenden Studierenden manuell zu erfassen (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen", s. auch diese Hilfeseite). So erstellte Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt "Statistikmeldungen" angezeigt. Aus der Anzeige geht hervor, welche Abschlüsse für den gewählten Berichtszeitraum gemeldet oder noch nicht gemeldet sind. "Noch nicht ans Land gemeldete manuelle Statistikmeldungen" Für nicht voll-modellierte Studiengänge (modellierte Studiengänge sind die BA- und MA-Studiengänge des Studienmodells 2011) können in der Prüfungsverwaltung keine Abschlüsse und Abschlussdokumente automatisch erzeugt werden. Diese Abschlüsse gehen daher auch nicht in die automatische Statistikmeldung ein. Damit sie dennoch von der Statistik erfasst werden können, müssen sie durch die Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt manuell eingegeben werden (s. auch diese Hilfeseite und den Exkurs im oberen Absatz). Im ersten Block der Statistikmeldungen werden die manuell erfassten und noch nicht ans Land gemeldeten Abschlüsse angezeigt. "Bereits ans Land gemeldete Statistikmeldungen" Hier werden die bereits gemeldeten Abschlüsse angezeigt und zwar sowohl die automatisch erzeugten als auch die manuell eingetragenen. Auch für diesen Bericht steht ein Datenexport im CSV Format für zur Verfügung. Im Export werden noch die mit dem Zeugnisantrag gespeicherten Alumni-Daten der Studierenden ergänzt, damit diese für die Alumni-Arbeit in der Hochschule verwendet werden können

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle, um die Alumni-Daten abzurufen. Für die Promotionsstudiengänge und für die freie Promotion werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst. Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus.

Formulare

Um die Kommunikation mit den unterschiedlichen Stellen innerhalb der Universität zu erleichtern, werden für verschiedene Fälle vorgefertigte Formulare bereit gestellt.

Für die Kommunikation mit dem Studierendensekretariat:

• Nach der Zulassung der Promovierenden muss dem Studierendensekretariat melden die Fakultäten die Annahme als Doktorand*in und nutzen dieses Formular: Datei:Bescheinigung Promotion Abschluss - Unterbrechung.pdf

• Der Studienabschluss oder auch die Unterbrechung der Promotionsphase muss dem Studierendensekretariat mitgeteilt werden: Datei:Bescheinigung Promotion Annahme.pdf

• Diese Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der Promotionsurkunde verwendet: Datei:Empfangsbestaetigung Promotionsurkunde.pdf

• Die Empfangsbestätigung wird im Zusammenhang mit der Aushändigung der vorläufigen Bescheinigung eingesetzt: Datei:Empfangsbestaetigung Promotionsverfahren.pdf