EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

Vorlage:Unfertige Seite Hier entsteht das eKVV Benutzerhandbuch für Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen.

Zur eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe

Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg

Das eKVV ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot. Die im eKVV eingetragenen Informationen werden nicht nur in Internetseiten angezeigt, sondern auch in der Prüfungsverwaltung verwendet, füllen die Anzeigetafeln in der Halle und lassen sich sogar per Handy abrufen.

Eine sehr wichtige Funktion ist die Nutzung des eKVVs als das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der MitarbeiterInnen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

Spezielle eKVV Startseite für die Personen in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück.

Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe

Die Raumvergabe ist ein ganz zentrales Element des in jedem Jahr zwei Mal stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die Onlinebedarfserhebung hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu, wozu ein unfangreiches Regelwerk in mehreren Ablaufphasen gehört. Nach den großen Vergaberunden wird auf die Einzelbuchung der Räume umgestellt, wobei die zentrale Raumvergabe nicht aktiv Veranstaltungen ohne Räume versorgt, sondern hier auf die Initiative der jeweiligen Einrichtung wartet.

Es existierte eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: Die Raumvergabe

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im sogenannten 'Kalender der Lehrplanung'. Dieser wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt, da die Mehrzahl der Termine mit der Raumvergabe zu tun haben. Ggf. erfolgt hier noch eine Abstimmung mit dem BIS Team.

Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

Die zentrale Raumvergabe

Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen

Die sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und Räume anfordern. Diese Personen sind oft an einer Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe.

Es gibt je nach Fakultät sehr unterschiedlich große Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können. Die jeweiligen Hauptansprechpartner findet man in der Fakultätenübersicht des eKVVs.

Dezentrale Raumverwalter

In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.

Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ihre Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wir die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.

Externe Raumnutzer

Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

Hausmeister und Leitwarte

Die MitarbeiterInnen in diesem Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

Die Studierenden und die Lehrenden

Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

Kommunikation mit den Nutzergruppen

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen Kalender der Lehrplanung anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

Die Buchung von Räumen

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht zunächst die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

Semesterorientierung vs. Datumsorientierung

Grundsätzlich ist es bei der Buchung von Räumen wichtig zu verstehen, dass der für den Lehrbetrieb der Hochschule so grundlegende Semesterrhythmus hier auf der einen Seite eine große Rolle spielt:

So hängt die Frage, ob man einen Raum für Termin buchen kann sehr stark von der Frage ab, ob der Termin in einer Vorlesungszeit liegt oder nicht und ob man sich.

Buchung von Räumen für Externe / Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen

Raumantrag)

Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail

Die Raumvergabe hat eine Funktionsemailadresse:

raumvergabe@uni-bielefeld.de

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adressen.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

Keine Löschung von eMails

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Vorfeld der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zu Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

Einstellungen in eigenen eMailprogramm

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

• eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
• Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.

Die Suche nach freien Räumen

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

Ausgangspunkt Raumliste

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

Suche nach Räumen für fixe Termine

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite 'Freie Räume' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über eine BIS Passwort verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkrete definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung alle Räume an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System prüft also nicht, ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind. Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite 'Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die umfangreichen Funktionen dieser Seite existiert eine umfangreiche Beschreibung für die NutzerInnen in den Fakultäten.

Suche nach unter- oder überbelegten Räumen

Farbcodes Auslastung

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der 'Raumliste' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite 'Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschrieben Raumsuche für definierten Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden.

Die Raumliste und ihre Bearbeitung

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

• Passwortgeschütze Übersicht
• Öffentliche Übersicht

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber nicht in der öffentlichen Darstellung der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

Die Eigenschaften von Räumen

Räume haben verschiedene Eigenschaften, die

Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV

1. • Bearbeiten von Raumeigenschaften
   • Anlegen, Umbenennen und Löschen von Räumen (Zusammenarbeit mit BIS Team)

Kontrolle der Überschneidungen

1. • Wie können Überschneidungen entstehen
   • Öffentliche Überschneidungsliste

Streichung von Einzelterminen

1. • Sinn und Zweck
   • Erklärung der Maske

Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen

1. • Einsatzfelder (auch Weihnachtsschließung)
   • Erklärung der Maske

Pläne für Schließung und Reinigung

1. • Welche Formate gibt es

Die Klimasteuerung

1. • Berücksichtung bei Raumbuchung / Einpflegen von korrigierten Teilnehmerzahlen
   • Beschreibung und Anzeige für die NutzerInnen in den Fakultäten
   • Pflege der Klimagruppen in der Raumtabelle