EKVV:Sitzplatzverteilung

Erstellung eines Sitzplans für Klausuren

Das eKVV kann die Verteilung von Sitzplätzen für Studierende im Hörsaal für einen konkreten Klausurtermin unterstützen. Studierenden wird im Vorfeld ein fester Platz im Hörsaal zugewiesen, an dem sie ihre Prüfung schreiben. Diese Unterfunktion des Teilnahmemanagements ersetzt die zeitaufwändige manuelle Sitzplatzverteilung und das vereinfacht das Verfahren.

Anlegen der Klausurveranstaltung und Aktivierung des Teilnahmemanagements

Damit die elektronische Unterstützung der Sitzplatzvergabe in Hörsälen genutzt werden kann, ist die Einrichtung einer Klausurveranstaltung pro Klausurtermin vorzunehmen und in der oder den Klausurveranstaltung(en) das Teilnahmemangement zu aktivieren. Zu einer regulären Lehrveranstaltung mit zwei Prüfungsterminen werden insgesamt drei Lehrveranstaltungen angelegt. Der Veranstaltungsdatensatz der regulären Lehrveranstaltung kann dabei mittels Kopierfunktion für das Anlegen der Klausurveranstaltung(en) genutzt werden. Mit Ausnahme des Titels werden aus der regulären Veranstaltung alle weiteren Angaben genutzt. Zu beachten ist, dass für die Beleg-Nr. der regulären Lehrveranstaltung das Teilnahmemangement inaktiv gesetzt ist. Im Veranstaltungstitel der Klausurveranstaltung soll der Bezug zur regulären Lehrveranstaltung hergestellt werden, ein Beispiel für einen Titel einer Klausurveranstaltung lautet "Klausur Modul 31-M8 BWL II, 26.09.2019". Wichtig ist, dass der konkrete Termin, in diesem Beispiel der 26.09.2019, im Datumsfeld in der Klausurveranstaltung eingetragen wird. Durch den Eintrag als Klausurtermin, erscheint dieses Prüfungsdatum in der Liste der Klausuren im eKVV, siehe Beispiel Wirtschaftswissenschaften. Um eine Dopplung in der Liste der Klausuren zu vermeiden, darf der Klausurtermin nicht in der regulären Lehrveranstaltung eingetragen werden.

Der Klausurtermin ist über die zentrale Raumvergabe zu buchen und die Angabe(n) über den Hörsaal, oder die Hörsäle, in den Veranstaltungsdaten einzutragen.

Voraussetzungen für die Anmeldephase

Die Anmeldephase für die Prüfungsteilnehmer kann starten, nachdem die Klausurveranstaltung veröffentlicht wurde. Studierende sehen die Klausurveranstaltung nach der Veröffentlichung und signalisieren die Teilnahme an der Klausurveranstaltung, indem sie die Beleg-Nr. der Klausurveranstaltung in ihren Stundenplan aufnehmen. Die Angabe über das Prüfungsdatum sollte zum Zeitpunkt der ersten Veröffentlichung publiziert werden, um die Prüfungstermine für die Studierenden planbar zu gestalten.

Kommunikation mit Prüfungsteilnehmer*innen

Nach der Veröffentlichung der Klausurveranstaltung kann der veranstaltungsbezogene E-Mail Verteiler der regulären Lehrveranstaltung zur Benachrichtigung der Teilnehmer*innen verwendet werden. Wenn zum selben Zeitpunkt der Beginn der Anmeldephase für mehrere Klausurveranstaltungen und Studierende aus verschiedenen Studiengängen mitgeteilt werden soll, ist ggf. ein anderer E-Mail Verteiler sinnvoll. Den Weg zur Anmeldung in der Klausurveranstaltung wird erleichtert, indem der Link zur Liste der Klausuren (siehe oben) in die E-Mail Benachrichtigung aufgenommen wird. Nach Beendigung der Anmeldephase wird die Teilnahmeliste über das eKVV erzeugt.

Zulassung über das Teilnahmemanagement

Sehen die prüfungsrechtlichen Regelung kein Zulassungsverfahren vor, werden alle Studierende zur Prüfung zugelassen, die bis zum Fristende der Anmeldung die Klausurveranstaltung in ihren Stundenplan genommen haben. Ist ein Zulassungsverfahren vorgesehen, wird zunächst die Prüfung der Teilnahmeberechtigung vorgenommen. Datei:Teilnehmerliste ohne tn.JPG

Sitzplatzverteilung

Nachdem der Hörsaal (oder die Hörsäle) über die zentrale Raumvergabe gebucht und die Teilnahmeliste erzeugt wurde(n), kann die Sitzplatzverteilung in der Klausurveranstaltung auf der eKVV Teilnahmemanagementseite angezeigt werden. Wie für das Teilnahmemanagement setzt die Durchführung der Sitzplatzverteilung die Rechte des Beleg-Managements voraus. Die Verteilung über mehrere Prüfungsräume ist möglich und lässt eine unterschiedliche Konfiguration von Platz- und Reihenbelegung zu. Nach der automatischen Verteilung kann die manuelle Nachbearbeitung vorgenommen werden, um bei wenigen fehlenden Plätzen Reihen zu verdichten. Es besteht die Möglichkeit, die Sitzplatzverteilung im eKVV zu speichern und zu drucken. Nach der Freigabe durch die verantwortliche Person sehen Studierende in der Kurzansicht ihres Stundenplans neben ihrem Teilnahmestatus zusätzlich die Sitzplatz-Nummer. Melden sich Studierende durch Entfernen der Beleg-Nr. in ihrem Stundenplan von der Klausurveranstaltung ab, werden die Plätze im Hörsaal frei gegeben.

In Abb. 1 wird die Sitzplatzverteilung für die Modulklausur Statistik (310051) durchgeführt. In den Felder "Freireihen" und "Freiplätze" werden die Freiräume, die zwischen den Reihen und Plätzen bleiben sollen, festgelegt. Die Felder "Startraum" und "Startplatznummer" sind optional, falls bei der Platzverteilung nicht mit dem ersten Hörsaal und dem ersten Platz begonnen werden soll. Dabei wird die Reihung der Hörsäle aus der Klausurveranstaltung herangezogen. Das Raster kann mit der Funktion "Platzraster" getestet werden. In den Raumplänen werden daraufhin die Plätze angezeigt, die bei einer Verteilung belegt werden würden. Gleichzeitig wird Ihnen angezeigt, wie viele Plätze bei Verwendung des Rasters zur Verfügung stehen. Im gezeigten Beispiel in Abb. 1 stehen in H4 und H7 bei dem gewählten Raster mit einer Freireihe und zwei Freiplätzen, insgesamt 134 Sitzplätze zur Verfügung.

Datei:Sitzplatzverteilung2.png Abb. 1

Mittels des Buttons "Plätze verteilen!" wird den angemeldeten und zur Prüfung zugelassenen Teilnehmer*innen - unter Berücksichtigung der vorher eingestellten Reihen und Plätze - ein Sitzplatz zugeordnet. Sind in der Klausurveranstaltung mehr zugelassene Teilnehmer*innen als vorhandene Plätze, erstellt die Sitzplatzverteilung eine Liste der Teilnehmer*innen, die keinen Platz erhalten haben. Diesen, im ersten Schritt nicht zugeteilten Personen, wird ein Sitzplatz durch die manuelle Nachsteuerung zugewiesen. Aus der Liste der überzähligen Teilnehmer*innen wird die erste Person durch Anklicken auf einen ausgewählten freien Sitzplatz gesetzt. Ein bereits besetzter Platz wird wiederum durch Anklicken frei und die Person in die Liste der noch zu verteilenden Teilnehmer*innen sortiert. Besetzte und freie Sitzplätze sind unterschiedlich dargestellt und zudem durch ein Mausover erkennbar. Auf diese Weise kann der automatisch erstellte Sitzplan nachbearbeitet und die Teilnehmer im Hörsaal oder den Hörsälen untergebracht werden (Abb. 2).

Datei:Sitzplatzverteilung3.png Abb. 2

Nachdem die Sitzplatzverteilung gespeichert wurde und veröffentlicht ist, sehen die Teilnehmer*innen ihren Platz im eigenen Stundenplan. Dabei kann die Durchführung der Sitzplatzverteilung zeitlich von der Veröffentlichung getrennt werden.

Auf dieser Seite (Abb. 3) wählen Sie die Druckansicht und stellen die verschiedenen Optionen ein. Neben der Auswahl der Prüfungsräume, besteht die Möglichkeit die Darstellung des ersten Platzes zu wählen sowie die Druckausgabe nach Plätzen oder Matrikel-Nummern zu sortieren.

Datei:Sitzplatzverteilung1.png Abb. 3