Integration des eKVVs in Kalenderprogramme

Vorlage:Unfertige Seite Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung, wie Sie als LehrendeR die Termine Ihrer eKVV Veranstaltungen oder Studierende Ihren eKVV Stundenplan in den elektronischen Kalender ihrer Wahl holen können. Das dynamische Einbinden der eKVV Termindaten in andere Kalender bezeichnen wir als die eKVV Kalenderintegration.

Was ist die eKVV Kalenderintegration? Was ist daran so toll?

Bildschirmfoto eines Sunbird Kalenders mit eigenen Terminen (blau) und aus dem eKVV kommenden Terminen (rosa)

Welche eKVV Kalender stehen zur Verfügung und wo finde ich sie

Das eKVV bietet heute vier unterschiedliche Arten von Kalendern für die Integration an:

eKVV Kalenderintegration für Lehrende

Für Sie als Lehrende wird ein eKVV Kalender zur Verfügung gestellt, der die Termine aller Veranstaltungen enthält, die Ihnen im eKVV zugeordnet sind. Welche Veranstaltungen dies sind können Sie leicht über das eKVV herausfinden, in dem Sie Ihren eigenen Eintrag im eKVV heraussuchen und in der Lehrendentabelle auf den Link Veranstaltungen klicken. Falls Sie bereits einen Zugang zum BIS besitzen können Sie auch direkt in die Seite 'Meine Veranstaltungen' gehen.

Damit Sie Ihren individuellen eKVV Kalender in Ihr Kalenderprogramm bringen können, müssen Sie jetzt noch die richtige Internetadresse finden. Diese lässt sich sowohl im öffentlichen eKVV wie auch in der passwortgeschützten eKVV Eingabe finden:

Im öffentlichen eKVV gehen Sie von Seite mit allen Ihren Veranstaltungen zum Wochenplan. Dort wird Ihnen ein Kalendersymbol angezeigt, auf das Sie klicken können. In der eKVV Eingabe finden Sie in der Seite 'Meine Veranstaltungen' den Link 'Meine Woche', in welcher das gleiche Symbol angezeigt wird. Wenn Sie dann eine schmucklose Ausgabe voller Zahlen und Kürzel erhalten sind Sie richtig. Die nun in Ihrem Browser stehende Adresse ist es, die sie wie unten beschrieben in Ihr Kalenderprogramm übernehmen müssen.

Leider ist an einigen Fakultäten (z. B. der Biologie) üblich Lehrende bei sehr vielen Veranstaltungen zuzuordnen. Der hier vom eKVV gelieferte Kalender ist in solchen Fällen vermutlich nicht brauchbar. Hier wäre es dann die einzige Alternative die eKVV Kalender der einzelnen, tatsächlich relevanten Veranstaltungen in das eigene Kalenderprogramm aufzunehmen. Wie Sie die Kalender für einzelne Veranstaltungen im eKVV finden wird in einem eigenen Abschnitt beschrieben.

Nutzung der Kalenderintegration in den verschieden Kalenderprogrammen

Damit Sie die eKVV Kalenderintegration nutzen können muss Ihr Kalenderprogramm das Format unterstützen, welches das eKVV generiert. Wir haben uns hier für das iCalendar Format entschieden, welches von allen großen Kalenderanwendungen unterstützt wird. Getestet haben wir die Kalenderintegration mit den unten genannten Kalenderanwendungen.

Falls Sie unsere Kalenderintegration in weiteren Kalendern erfolgreich getestet haben, so lassen Sie uns davon wissen! Im Folgenden finden Sie generelle Hinweise zur Nutzung der eKVV Kalenderintegration sowie kurze Beschreibungen zur Verwendung in den unterschiedlichen Kalenderprogrammen.

Generelles zur eKVV Kalenderintegration

Mit der Nutzung der eKVV Kalenderintegration binden Sie in technischer Hinsicht einen externen Kalender in Ihr Lieblingskalenderprogramm ein. Ein solcher externer Kalender unterscheidet sich in mehrerer Hinsicht von den eigenen Kalendern. Diese generellen Unterschiede werden hier behandelt:

Hinzufügen des eKVV Kalenders / Hinzufügen vieler Kalender

Damit Ihr eKVV Kalender in Ihrem Kalenderprogramm erscheint, muss er zum Programm hinzugefügt werden. Dies ist ein einmaliger Vorgang, danach erscheinen neue Termine und Terminänderungen automatisch (siehe dazu aber auch den folgenden Abschnitt). Wie in einem bestimmten Kalenderprogramm der eKVV Kalender hinzugefügt werden kann ist unterschiedlich. Für die bekannten Kalender beschreiben wir dies im Folgenden, falls Sie einen anderen Kalender verwenden, so müssten Sie ggf. im Handbuch nachsehen, ob Ihr Kalender das iCalendar Format grundsätzlich unterstützt und wie entsprechende Kalender eingebunden werden können.

Normalerweise lassen sich externe Kalender auch mit einen eigenen Namen und einer eigenen Farbe versehen. Auch können Sie normalerweise mehr als einen externen Kalender einbinden. Auf diese Weise könnten Sekretariate die Kalender aller ihrer Lehrenden in ihrem Kalenderprogramm verwalten und durch entsprechende Namensgebung leicht unterscheiden.

Inhalte der eKVV Kalender

In den gelieferten Termindaten finden sich nicht alle eKVV Daten der entsprechenden Veranstaltung bzw. Veranstaltungstermine, sondern nur die Informationen, die für eine Kalenderanzeige Sinn machen. In dem Kalenderformat sind dabei viel weniger Felder verfügbar als im eKVV, daher werden an einigen Stellen mehrere eKVV Attribute in ein Kalenderfeld gepackt. Und so werden die eKVV Kalender konkret ausgefüllt. Die Benennung orientiert sich an den Bezeichnungen, die im iCalendar Format verwendet werden:

Feld	Inhalt
Summary / Titel	Die Summary ist das Attribut, welches in allen getesteten Kalendern als Termintitel verwendet wird. Es ist meist das einzige Attribut, welches in Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten angezeigt wird und damit besonders wichtig um möglichst auf den ersten Blick entscheiden zu können, um welchen Veranstaltungstermin es geht. Da gleichzeitig der Darstellungsplatz in den meisten Kalendern eng begrenzt ist wird für dieses Feld eine automatisch gekürzte Version des Veranstaltungstitels zusammen mit den Veranstaltungsarten verwendet. Eine Besonderheit gibt es bei Klausurterminen: Hier wird der Text 'KLAUSUR' vorangestellt.
Description / Beschreibung	Die Description ist ein Attribut, welches in den getesteten Kalendern erst in der Detaildarstellung eines Termines sichtbar wird. Das eKVV füllt dieses Feld mit mehreren Zeilen, die zum einen eindeutig klar machen sollen, um welchen Termin es genau geht, und die wichtige zusätzliche Informationen zum Termin beeinhalten: Zeile 1 - s.t. (optional) Falls der Termin s.t. beginnt wird in der ersten Zeile ein entsprechenden Hinweis anzeigt. Zeile 2 - Welche Veranstaltung In dieser Zeile wird die Veranstaltungsbezeichnung in einer Form geliefert die eindeutig klar machen soll, um welche Veranstaltung es geht. Hier werden das Semester, die Belegnummer, der komplette Titel sowie die Veranstaltungsarten dargestellt. Zeile 3 - Lehrende In dieser Zeile werden die Namen aller Lehrenden aufgeführt. Zeile 4 - Kommentar (optinal) Falls bei dem Termin (nicht der Veranstaltung!) ein eigener Kommentartext eingetragen wurde, so erscheint er am Ende der Beschreibung.
Location / Raum oder Ort	Die Raumangabe des Termins. Hier gelten die gleichen Regeln zur Veröffentlichung wie generell im eKVV: So lange ein Termin ohne Raumangaben veröffentlicht wurde, so wird der Raum nicht im eKVV Kalender angezeigt. Ebenfalls wird bei einem Termin mit zentraler Raumbuchung der Raum erst sichtbar, sobald die Raumbuchung erfolgt ist.
URL / Internetadresse	In diesem Attribut wird ein Link zur Detailseite der Veranstaltung im eKVV geliefert. Allerdings wird dieses Feld nicht in allen Kalenderanwendungen angezeigt.

Grundsätzlich gilt für die eKVV Kalender, dass nur solche Termine enthalten sein können, die folgende Bedingungen erfüllen:

1. Die zugehörige Veranstaltung wurde mitsamt der Termindaten veröffentlicht
2. Die Terminangaben sind vollständig. Dazu muss ein auswertbarer Terminrhythmus und Wochentag vorhanden sind (z. B. nicht N.N.), eine Uhrzeit und ein Datumsbereich

Veranstaltungen, die keinerlei entsprechend auswertbare Termine haben, können natürlich nicht in den eKVV Kalendern erscheinen. In den Kalendern werden auch Einzelterminstreichungen berücksichtigt und abgebildet.

Aktualität und Aktualisierung der eKVV Kalender

Zwar spiegelt sich jede Änderung im eKVV sofort in den gelieferten eKVV Kalenderdaten wieder. Trotzdem wird aber der in Ihrem Kalenderprogramm angezeigte eKVV Kalender prinzipiell nie so aktuell sein wie das eKVV selbst, denn Ihr Kalenderprogramm kann nicht jede Sekunde nachprüfen, ob sich im eKVV etwas geändert hat. Eine sehr wichtige Frage ist daher:

Wie oft aktualisiert mein Kalenderprogramm meinen eKVV Kalender?

Leider unterscheidet sich das Verhalten der verschiedenen Kalenderprogramme hier sehr stark. Es reicht von Kalenderprogrammen, bei denen überhaupt keine Steuerungsmöglichkeiten für Sie bestehen (z. B. der Google Kalender) bis hin zu Programmen, bei denen sich sowohl die Intervalle der automatischen Aktualisierung einstellen lassen, aber auch eine händische Aktualisierung möglich ist (z. B. Mozillas Sunbird).

In den folgenden Beschreibungen der einzelnen Kalender wird auf den Punkt der Aktualisierung daher besonders eingegangen. Falls Ihr Kalenderprogramm eine Anpassung des Intervalls erlaubt, in welchem nach Aktualisierungen der eKVV Kalender gesucht wird, so empfehlen wir hier einen Wert zwischen 5 und 30 Minuten.

Änderungen an den eKVV Kalendern im Kalenderprogramm

In einigen Kalenderprogrammen ist es möglich die eingebundenen eKVV Kalender zu bearbeiten. Es ist allerdings in keinem Fall möglich über Änderungen im Kalenderprogramm irgendeine Änderung am eKVV zu verursachen. Weder können Sie als LehrendeR auf diese Weise Änderungen an Ihren Veranstaltungsdaten im eKVV durchführen, noch können Sie als StudierendeR auf diese Weise Ihren Stundenplan verändern. Insbesondere ist so keine Abmeldung von einer Veranstaltung, z. B. einer Klausur, möglich.

Aus unserer Sicht ist die Möglichkeit zur Bearbeitung von eingebundenen eKVV Kalendern sinnlos, da die Änderungen normalerweise bei der nächsten Aktualisierung verloren gehen. Im schlimmsten Fall könnten solche Änderungen ihr Kalenderprogramm daran hindern in Zukunft Aktualisierungen an den eKVV Kalendern abzufragen. Unser Rat wäre daher auf Änderungen an den eKVV Terminen in Ihrem Kalenderprogramm grundsätzlich zu verzichten, selbst wenn sie möglich sein sollten.

Mozilla Sunbird bzw. Lightning

Der Mozilla Sunbird ist eine Open Source Kalenderlösung der Mozilla Foundation. Lightning ist die Version dieses Kalenders, die direkt in das an der Universität Bielefeld häufig eingesetzte eMailprogramm Thunderbird integriert werden kann. Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf Sunbird, sollten sich aber auch auf Lightning anwenden lassen:

Einbindung der eKVV Kalender

In Sunbird binden Sie externe Kalender auf die gleiche Weise ein, wie Sie einen neuen eigenen Kalender anlegen. In dem Dialog werden Sie als erstes gefragt, ob sie einen eigenen oder einen externen Kalender anlegen wollen. Geben Sie dann im weiteren Schritt die Internetadresse Ihres eKVV Kalenders an und weitere Informationen wie z. B. einen Titel. Eine sehr knappe Beschreibung dazu (englisch) finden Sie in dieser Seite des mozilla wikis.

Aktualisierung der eKVV Kalender

Die automatische Aktualisierung alle eingebundenen eKVV Kalender kann in den globalen Einstellungen (Menüpunkt Tools > Options) eingestellt werden. Sie beträgt per Voreinstellung 30 Minuten

Manuelle Aktualisierungen der eKVV Kalender können durch einfaches Anklicken des Kalenders mit der rechten Maustaste ausgelöst werden. In dem sich öffnenden Menü findet sich ein entsprechender Punkt.

Weitere Hinweise

In Sunbird ist es möglich die Termine externer Kalender zu bearbeiten. Solche Bearbeitungen gehen aber bei der nächsten Aktualisierung verloren.

Das Benutzerhandbuch (in Englisch) zu den Mozilla Kalendern finden Sie im mozilla wiki.

Google Kalender

Der Google Kalender ist ein Internetdienst des Unternehmens Google, der neben der Verwaltung eigener Kalender von vorne herein auf die Einbindung externer Kalender wie den eKVV Kalendern ausgelegt ist.

Einbindung der eKVV Kalender

Der Google Kalender zeigt unter den eigenen Kalendern einen Kasten mit weiteren ('other') Kalendern. Dort findet sich ein Punkt 'Hinzufügen' bzw. 'Add'. Darunter gibt es die Option einen Kalender über eine URL (= Internetadresse) hinzuzufügen. Kopieren Sie in den sich öffnenden Dialog die Internetadresse Ihres Kalenders und bestätigen Sie das Hinzufügen. Eine sehr knappe Beschreibung dazu finden Sie in dieser Hilfeseite des Google Kalenders.

Wichtig: Das Hinzufügen kann nach unseren Erfahrungen 10 bis 20 Sekunden dauern! Danach sehen Sie unter den weiteren Kalendern Ihren eKVV Kalender. Sie können ihm dann einen sprechenden Namen geben, die Anzeigefarbe wählen und so weiter.

Aktualisierung der eKVV Kalender

Im Google Kalender kann weder eingestellt werden, wie oft externe Kalender aktualisiert werden sollen, noch ist eine manuelle Aktualisierung möglich. Google aktualisiert aber nach den Auswertungen des BIS Teams externe Kalender mit großer Regelmäßigkeit vier Mal am Tag.

Sonstiges

Der Google Kalender verfügt heute (12/2009) auch über einen Offline Modus, in dem er ohne Internetanbindung betrieben werden kann. In dieser Ansicht sind externe Kalender wie der eKVV Kalender nicht sichtbar.

Der Google Kalender bietet auch für externe Kalender die Möglichkeit diese über einen HTML Code in eigene Webseiten zu integrieren. Dies ist als ein Weg, wie Lehrende ihre eKVV Veranstaltungen in die eigene Homepage integrieren können.

Microsoft Outlook

Outlook ist die kombinierte eMail-, Kalender- und Kontaktverwaltung des Unternehmens Microsoft. Ab der Version Outlook 2003 soll die Einbindung von externen Kalendern wie den eKVV Kalendern möglich getestet. Vom BIS Team erfolgreich getestet wurde die Einbindung in Outlook 2007.

Einbindung der eKVV Kalender

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Aktualisierung der eKVV Kalender

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Apple iCalendar

Einbindung der eKVV Kalender

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Aktualisierung der eKVV Kalender

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Rainlendar

Einbindung der eKVV Kalender

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Aktualisierung der eKVV Kalender

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Evolution

Einbindung der eKVV Kalender

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Aktualisierung der eKVV Kalender

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Weitere Fragen zu der eKVV Kalenderintegration

Warum muss ich immer den Titel des Kalenders eingetragen? Kann der Titel nicht mitgeliefert werden?

Leider nicht. Das iCalender Format ermöglicht es nicht für eine Terminsammlung (und etwas anderes stellen die vom eKVV gelieferten Daten nicht dar) einen gemeinsamen Titel zu definieren. Sie müssen daher immer einen sprechenden Titel von Hand eintragen, auch wenn einige Kalender (z. B. der Google Kalender) per Voreinstellung einen (sehr kryptischen) Namen vergeben.

Wie kann ich die eKVV Kalender in meine eigenen Webseiten integrieren?

Da die eKVV Kalender im iCalendar Format eine standardisierte Form haben liegt die Frage nahe, ob man sie nicht auch in eigene Webseiten einbinden könnte. Auf diese Weise könnten Lehrende neben den schon existierenden Integrationsmöglichkeiten für Kontakt- und Forschungsdaten auch ihre Lehrveranstaltungen in die eigene Homepage einbinden.

Zur Zeit bietet das BIS noch keine eigene Möglichkeit für so eine Integration. Der einzige im Moment bekannte Weg wäre es heute den Google Kalender zu verwenden. Dieser ermöglicht es für eingebundene iCalendar Kalender einen Integrationscode zu generieren, der sich wiederum in der eigenen Internetseite verwenden lässt. Dieser Integrationscode findet sich im Google Kalender in den Einstellungen des eingebundenen eKVV Kalenders.