Integration des eKVVs in Kalenderprogramme

Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung, wie Sie als LehrendeR die Termine Ihrer eKVV Veranstaltungen oder Studierende Ihren eKVV Stundenplan in den elektronischen Kalender ihrer Wahl holen können. Das dynamische Einbinden der eKVV Termindaten in andere Kalender bezeichnen wir als die eKVV Kalenderintegration.

Sie möchten wissen, welche elektronischen Kalender für die Einbindung in Frage kommen und welche Daten dabei übertragen werden? Lesen Sie weiter auf der Seite: Der eKVV-Kalender in verschiedenen Kalenderprogrammen

Was ist die eKVV Kalenderintegration? Was ist daran so toll?

Das eKVV hat sich seit seinem Start im Jahr 2001 stetig weiterentwickelt und ist seit langer Zeit das wichtigste Informationsangebot der Hochschule für die Organisation von Studium und Lehre. Die Bedeutung des eKVVs für die Hochschulangehörigen ist vielfältig, aber eine sehr wesentliche Funktion ist dabei der Austausch und die Koordination von Veranstaltungsterminen zwischen Lehrenden und Studierenden. In diesem Sinne kann das eKVV als riesiger Gruppenkalender für Zehntausende von Beteiligten gesehen werden.

Das eKVV als Gruppenkalender

Die Sicht auf das eKVV als sehr großer Kalender wird im Grunde schon seit der Einführung der persönlichen Stundenpläne für Studierende nahegelegt. Diese eKVV Stundenpläne gibt es bereits seit 2001. Erst einige Jahre später wurden im Zuge der Weiterentwicklung des eKVVs für die Raumvergabe auch Wochenpläne für Lehrende angeboten. Und seit das eKVV in der Lage ist, eine tagesgenaue Abbildung des Veranstaltungsangebots zu generieren (Stichwort: Streichung von Einzelterminen) werden zusätzlich Darstellungen für einzelne Wochentage angeboten.

Schon früh gab es daher vereinzelt Wünsche, insbesondere von Studierenden, eine Möglichkeit zu erhalten, im eKVV-Stundenplan eigene Einträge machen zu können, um so ein komplettes Bild der eigenen Termine zu erhalten. Diesen Wünschen wurde aber bislang nicht gefolgt, da es viele leistungsfähige Kalenderanwendungen gab und gibt, mit denen zu konkurrieren keinen Sinn machte. Nun gibt es aber eine Lösung: die eKVV Kalenderintegration.

Was ist die eKVV Kalenderintegration?

Bildschirmfoto eines Sunbird Kalenders mit eigenen Terminen (blau) und aus dem eKVV kommenden Terminen (rosa)

Die eKVV Kalenderintegration ist ein neuer Dienst im eKVV, über den die Veranstaltungstermine in einem Standardformat zur Verfügung gestellt werden. Das vom eKVV erzeugte Format wird von allen großen Kalenderprogrammen wie Outlook, Mozillas Lightning/Sunbird, Apples iCal und vielen anderen unterstützt. Das eKVV stellt dabei automatisch vorkonfektionierte Kalender für Lehrende und Studierende zur Verfügung.

Mit der eKVV Kalenderintegration ist es damit erstmals möglich, nach einem einmaligen Einrichtungsaufwand die persönlichen eKVV Termine dauerhaft aktuell in den eigenen Kalender zu holen und dort gemeinsam mit den sonstigen Terminen zu betrachten. In dem Bildschirmfoto rechts sehen Sie ein Beispiel einer solchen parallelen Darstellung. Gleichzeitig lassen sich so alternative Sichten auf die eKVV Termine erstellen, die vom eKVV nicht geboten werden. Sie bevorzugen an Stelle der wöchentlichen Sicht eine 14-tägliche? Kein Problem, wenn Sie ein Kalenderprogramm verwenden, welches dazu grundsätzlich in der Lage ist.

Warum machen die das?

Abgesehen davon, dass wir diesen neuen Dienst für ungeheuer praktisch halten, erhoffen wir uns natürlich von der Kalenderintegration eine weitere Verbesserung der Informationsqualität im eKVV. Für Lehrende besteht so ein weiterer Anreiz Terminänderungen und -streichungen im eKVV abzubilden, für Studierende lohnt es sich noch stärker den eigenen Stundenplan aufzuräumen, um nicht Veranstaltungen im persönlichen Kalender zu sehen, die gar nicht (mehr) besucht werden.

Welche eKVV Kalender stehen zur Verfügung und wo finde ich sie?

Das eKVV bietet heute vier unterschiedliche Arten von Kalendern für die Integration an:

eKVV Kalenderintegration für Lehrende

Für Sie als LehrendeR wird ein eKVV Kalender zur Verfügung gestellt, der die Termine aller Veranstaltungen enthält, die Ihnen im eKVV zugeordnet sind. Welche Veranstaltungen dies sind können Sie leicht über das eKVV herausfinden, in dem Sie Ihren eigenen Eintrag im eKVV heraussuchen und in der Lehrendentabelle auf den Link Veranstaltungen klicken. Falls Sie bereits einen Zugang zum BIS besitzen können Sie auch direkt in die Seite 'Meine Veranstaltungen' gehen.

Damit Sie Ihren individuellen eKVV Kalender in Ihr Kalenderprogramm bringen können, müssen Sie jetzt noch die richtige Internetadresse finden, die die Kalenderdaten liefert. Diese Adresse lässt sich sowohl im öffentlichen eKVV wie auch in der passwortgeschützten eKVV Eingabe finden:

Im öffentlichen eKVV gehen Sie, ausgehend von der Seite mit allen Ihren Veranstaltungen, zum Wochenplan. Dort wird Ihnen ein Kalendersymbol angezeigt, auf das Sie klicken können. In der eKVV Eingabe finden Sie in der Seite 'Meine Veranstaltungen' den Link 'Meine Woche', in welcher das gleiche Symbol angezeigt wird und auch angeklickt werden kann. Wenn Sie dann eine schmucklose Textausgabe voller Zahlen und Kürzel erhalten die mit BEGIN:VCALENDAR beginnt sind Sie richtig. Die nun in Ihrem Browser stehende Internetadresse ist es, die sie wie unten beschrieben in Ihr Kalenderprogramm übernehmen müssen. Sie hat folgende Form:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?personId=12345..

Leider ist es an einigen Fakultäten (z. B. der Biologie) üblich, Lehrende bei sehr vielen Veranstaltungen zuzuordnen. Der hier vom eKVV gelieferte Kalender ist in solchen Fällen vermutlich nicht brauchbar, da er viel zu viele Termine enthält. Hier ist es die einzige Alternative, die eKVV Kalender der einzelnen, tatsächlich relevanten Veranstaltungen in das eigene Kalenderprogramm aufzunehmen. Wie Sie die Kalenderadressen für einzelne Veranstaltungen im eKVV finden, wird in einem eigenen Abschnitt beschrieben.

eKVV Kalenderintegration für Studierende

Für Sie als StudierendeR bietet das eKVV einen Kalender, welcher alle Veranstaltungstermine in Ihrem eKVV Stundenplan enthält. Dabei wird berücksichtigt, ob Sie Termine gestrichen haben. Nicht berücksichtigt wird der Teilnahmestatus: auch Veranstaltungen mit Teilnehmermanagement, bei denen Sie keinen Platz erhalten haben, erscheinen im eKVV Kalender. Insbesondere in Anmeldephasen, bei denen Sie sich Veranstaltungsalternativen in Ihren Stundenplan setzen müssen, wird daher Ihr eKVV Kalender vermutlich viel voller sein, als er es im Endeffekt sein müsste. Je genauer Sie daher nach einer Platzvergabe Ihren Stundenplan aufräumen, desto nützlicher wird Ihr eKVV Kalender für Sie sein.

Die eKVV Kalender für Studierende lassen sich über Internetadressen der folgenden Form abrufen:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?token=1234..

Der Parameter am Ende dieser Adresse ist ein individueller Zufallsschlüssel, der erst nach Ihrer expliziten Freischaltung im eKVV entsteht. Durch die Verwendung eines solchen langen Zufallsschlüssels soll das Problem gelöst werden, dass sich der Zugriff auf Ihren Kalender nicht per Passwort schützen lässt. Durch den Schlüssel ist die Adresse aber kaum zu erraten, und Ihr Stundenplan damit weiter geheim.

Um den Zugriff auf Ihren eKVV Kalender freizuschalten müssen Sie sich am eKVV anmelden. Auch Gastbenutzer können die eKVV Kalender nutzen. Gehen Sie dann in den Benutzereinstellung in den Punkt Kalenderintegration und Newsfeeds und schalten Sie die Kalender frei. Diese Freischaltung gibt es schon seit Jahren, bisher konnten auf diese Weise nur die individuellen Newsfeeds aktiviert werden. Sobald Sie die Freischaltung durchgeführt haben, können Sie die Adresse Ihres persönlichen eKVV Kalenders in der Seite Kalenderintegration und Newsfeeds kopieren.

Sie haben auch die Möglichkeit die Freischaltung rückgängig zu machen oder auch einen neuen Schlüssel zu generieren.

eKVV Kalenderintegration für einzelne Veranstaltungen

Auch für einzelne Lehrveranstaltungen werden eKVV Kalender angeboten. Dies kann dann eine Alternative sein, wenn die vorgefertigten eKVV Kalender z. B. für Lehrende nicht passend sind, z.B. wenn bei mehreren Lehrveranstaltungen (zu) viele Lehrende eingetragen sind, oder die Veranstaltungen überwiegend von Tutoren wahrgenommen werden.

Um den eKVV Kalender für eine Lehrveranstaltung zu finden gehen Sie ins öffentliche eKVV und suchen dort die entsprechende Veranstaltung heraus. Öffnen Sie die Detailansicht und gehen Sie dort auf den Link Kalendersicht (zu finden bei den Terminangaben). In der sich öffnenden Seite finden Sie die Adresse des zugehörigen eKVV Kalenders, welche diese Form hat:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?vstId=1234..

Im Unterschied zu den anderen eKVV Kalendern werden die Kalender einer Lehrveranstaltung nicht in ihrer Reichweite in die Vergangenheit beschränkt, es werden immer alle Termine der Veranstaltung geliefert.

eKVV Kalenderintegration für komplette Räume

Belegung des Audimax im Sunbird Kalender in einer 4-Wochen-Sicht

Die umfangreichsten eKVV Kalender sind diejenigen, die für die Räume in der zentralen Raumvergabe generiert werden. Insbesondere bei diesen komplexen Kalendern ist die Möglichkeit von alternativen Darstellungen, die im Kern der eKVV Kalenderintegration steckt, besonders wichtig. Sie möchten eine monatsweise Belegung der Hörsäle sehen oder eine andere Form, die das eKVV nicht bietet? Suchen Sie nun einfach ein Kalenderprogramm, welches die gewünschte Darstellungsform bietet und mit den eKVV Kalendern umgehen kann und Sie erhalten das gewünschte Ergebnis. Die eKVV Kalender für die Räume haben Adressen dieser Art:

http://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?raumId=1234...

Die eKVV Kalender für Räume finden Sie in den Raumstundenplanseiten, sowohl im öffentlichen eKVV wie auch in der eKVV Eingabe. Zwei Dinge sind dabei zu beachten:

1. Die eKVV Raumkalender zeigen auch Termine, die noch nicht veröffentlich sind, und unterscheiden sich damit vom Verhalten aller anderen Kalender. Dies ist notwendig, damit immer die komplette Belegung eines Raums gezeigt werden kann, was auch in den öffentlichen Raumplänen bereits so gehandhabt wurde.

1. Auf Grund ihres Umfangs sind die Raumkalender für viele Kalenderprogramme eine echte Herausforderung, die zu verlangsamten Reaktionen und verlängerten Ladezeiten führen kann. Insbesondere wenn Sie daran denken, viele Raumkalender in das gleiche Programm einzufügen sollten sie sich darauf einstellen und die Aktualisierungsintervalle nicht zu kurz wählen.

Weitere Fragen zu der eKVV Kalenderintegration

Warum muss ich immer den Titel des Kalenders eintragen? Kann der Titel nicht mitgeliefert werden?

Leider nicht. Das iCalender Format ermöglicht es nicht für eine Terminsammlung (und etwas anderes stellen die vom eKVV gelieferten Daten nicht dar) einen gemeinsamen Titel zu definieren. Sie müssen daher immer einen sprechenden Titel von Hand eintragen, auch wenn einige Kalender (z. B. der Google Kalender) per Voreinstellung einen (sehr kryptischen) Namen vergeben.

Wie kann ich die eKVV Kalender in meine eigenen Webseiten integrieren?

Da die eKVV Kalender im iCalendar Format eine standardisierte Form haben liegt die Frage nahe, ob man sie nicht auch in eigene Webseiten einbinden könnte. Auf diese Weise könnten Lehrende neben den schon existierenden Integrationsmöglichkeiten für Kontakt- und Forschungsdaten auch ihre Lehrveranstaltungen in die eigene Homepage einbinden.

Zur Zeit bietet das BIS noch keine eigene Möglichkeit für so eine Integration. Der einzige im Moment bekannte Weg wäre es heute den Google Kalender zu verwenden. Dieser ermöglicht es für eingebundene iCalendar Kalender einen Integrationscode zu generieren, der sich wiederum in der eigenen Internetseite verwenden lässt. Dieser Integrationscode findet sich im Google Kalender in den Einstellungen des eingebundenen eKVV Kalenders.

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Sie möchten wissen, welche elektronischen Kalender in Frage kommen um den eKVV-Kalender einzubinden? Lesen Sie weiter auf der Seite: Der eKVV-Kalender in verschiedenen Kalenderprogrammen