E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Einrichtung in bestimmten Statusgruppen

Über diesen Verteiler erreichen Sie alle Personen, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis bei einer bestimmten Einrichtung eingetragen sind und im Personalsystem (SAP) einen bestimmten Mitarbeiterstatus haben. Dabei werden auch die untergeordneten Einrichtungen einbezogen. Sie finden unten zunächst eine allgemeine Beschreibung, wie sich Verteileradressen zusammensetzen, und am Ende der Seite eine Reihe von Beispielen.

Wichtig: Diese Verteiler beziehen Ihre eMailadressen zwar bevorzugt aus dem PEVZ, aber bei Personen, die dort keine Adresse eingetragen haben, wird alternativ die im eKVV von den Personen selbst eingetragene Adresse verwendet. Das ist insbesondere bei Statusgruppen wie den Hilfskräften, die teilweise ohne Adresse im PEVZ angelegt werden, relevant. Trotzdem können über diese Verteiler grundsätzlich nur im PEVZ eingetragene Personen erreicht werden, da der PEVZ Eintrag notwendig ist um den Einrichtungskontext zu ermitteln.

Wer kann den/die Verteiler benutzen

Alle Mitarbeiter*innen der Einrichtung. Genauer gesagt können die Verteiler von allen E-Mailadressen beschickt werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis bei Angehörigen der Einrichtung oder bei der Einrichtung selbst (Funktionsadressen) eingetragen sind.

Für Personen mit übergreifenden Aufgaben (Verwaltungsleitungen oder ähnliche), die den Bedarf haben die Verteiler aller Untereinrichtungen in ihrem Zuständigkeitsbereich verwenden zu können, kann ein entsprechendes Recht beantragt werden, das Antragsformular 'Sendeberechtigung für einrichtungsbezogene Mailverteiler' finden Sie hier.

Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren

Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.

Bei diesem Verteiler wird die Freigabe-E-Mail direkt an den Absender/die Absenderin der zu verteilenden E-Mail zurück geschickt.

Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden Sie in dieser Seite.

Wo finde ich den/die Verteiler?

Sie müssen die Verteileradressen manuell aus den richtigen Bestandteilen zusammenfügen. Der erste Schritt besteht dabei darin zunächst die Adressen der anderen einrichtungsbezogenen Verteiler der gesuchten Einrichtung im PEVZ zu finden. Dazu können Sie dieser Anteilung folgen:

Die einrichtungsbezogenen E-Mailverteiler finden Sie im Personen- und Einrichtungsverzeichnis über die Detailseiten der jeweiligen Einrichtungen. Hier z. B. die Seite der Erziehungswissenschaft. Klicken Sie dort im rechten Menü auf den Punkt 'E-Mailverteiler'. Dadurch gelangen Sie auf die entsprechende Übersichtsseite (Beispiel).

Die Verteiler müssen einmal freigeschaltet werden, sollten dies heute aber meist bereits sein. Wenn die Verteiler noch nicht freigeschaltet sind können Sie sich an den BIS Kontakt wenden. Bei den Einrichtungen werden nur die einrichtungsbezogenen Verteiler angezeigt, die für die Einrichtung relevant sind.

Auch nicht freigeschaltete Verteiler sind aber für Zielgruppendefinitionen im 'Meine Uni' Portal oder in der Terminbuchung nutzbar.

In der Seite der Mailverteiler einer Einrichtung können Sie z. B. von dem Verteiler aller Mitarbeitenden ausgehen, der eine Adresse in dieser Form hat:

mitarbeitende_12345@ekvv.uni-bielefeld.de

Das 12345 steht dabei für die für jede Einrichtung einzigartige, interne Kennzeichnung (ID). Wenn in den weiteren Beispielen 12345 verwendet wird, müssen Sie - um die Beispiele auf Ihre Einrichtung anzupassen - den Wert durch Ihre Einrichtungs-ID ersetzen.

Wie setzen sich die Verteileradressen im Allgemeinen zusammen

Grundsätzlich setzen sich die Adressen dieser Verteilerkategorie aus folgenden Teilen zusammen:

1. Präfix: mae_

   Dieses Präfix ist fest und definiert die Verteilerkategorie

1. Einrichtungs-ID: 12345_

   Es folgt die Einrichtungs-ID, die sich wie zuvor beschrieben im PEVZ ermitteln lässt. Sie wird gefolgt von einem Unterstrich '_'.

1. Liste der Statusgruppen

   Ein oder mehrere Statusgruppen (Tabelle siehe unten). Es können beliebig vielen Statusgruppen aneinander gehängt werden, es werden dann die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbezogen, die wenigstens einer der Statusgruppen angehören. Mehrere Statusgruppen werden durch Bindestriche '-' getrennt.

   Hinweis: Bei Mitarbeiter*innen, die in unterschiedlichen Einrichtungen mit unterschiedlichem Status beschäftigt sind, kann der Verteiler keine Zuordnung von Status zu Einrichtung treffen. Solche Mitarbeiter*innen würden daher mit allen Status in den Verteilern aller ihrer Einrichtungen enthalten sein.

1. Domäne: @ekvv.uni-bielefeld.de

Zusammengefaßt: mae_Einrichtungs-ID_Statusgruppe1[-Statusgruppe2-..]@ekvv.uni-bielefeld.de

Beispiele für Verteiler

Um die Beispiel nutzen zu können müssen Sie die beispielhaft verwendete Einrichtungs-ID 12345 durch die ID Ihrer Einrichtung ersetzen.

Die wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten

Die Gruppe der Mitarbeiter*innen, die vom wissenschaftlichen Personalrat vertreten wird, kann über diesen Verteiler adressiert werden:

mae_12345_AE-AG-AJ-AK-AL-LA-LC-LG-MB-MC-NA@ekvv.uni-bielefeld.de

Die Lehrbeauftragten

mae_12345_NA@ekvv.uni-bielefeld.de

Die Hilfskräfte

Hier ist - wie oben bereits gesagt - zu beachten, dass Hilfskräfte nicht in allen Einrichtungen komplett im PEVZ eingetragen werden:

mae_12345_MA-MB-MC@ekvv.uni-bielefeld.de

Spielt die Archivierungsoption eine Rolle

Die Archivierungsoption kann bei diesem Verteiler genutzt werden. Sie sorgt dafür, dass der Inhalt der E-Mail im Nachrichtenbereich des 'Meine Uni' Portals für eine Woche für die Empfänger*innen sichtbar bleibt.

Anhang: Statusgruppen

In der folgenden Tabelle werden die heute in der Personalverwaltung verwendeten Statusgruppen dokumentiert. Es werden dabei nur die Gruppen ausgeführt, die tatsächlich in relevantem Umfang vorkommen:

Statusgruppe	Beschreibung
AA	Professor*innen (C-Besoldung)
AB	Professor*innen (W-Besoldung)
AD	Professor*innen DV (W-Besoldung)
AE	LB-Beamte (A-Besoldung)
AG	Zeitbeamte (A-Besoldung)
AI	Zeitbeamte (W-Besoldung)
AJ	Bibliothek (A-Besoldung)
AK	Abgeordnete Lehrer*innen (Beamte)
AL	Abgeordnete Lehrer*innen (TV-L)
AM	Klinische Professuren I Vertreter*innen
AO	Klinische Professuren II
AP	Klinische Professuren I
AS	Seniorprofessuren
AZ	Emeriti
BA	Verwaltungsbeamte (A-Besoldung)
BB	Kanzler*in
BC	Bibliotheksbeamte
CA	Prof. vertr. (NRW-B.)
CB	Prof. vertr. üb.Bea.
CC	Prof. vertr. soz.pfl.
LC	Lehrkräfte für besondere Aufgaben
LA	wissenschaftliche Tarifbeschäftigte
LB	nichtwissenschaftliche Tarifbeschäftigte
LD	Azubis
LE	Praktikant*innen
LG	Außertarifliche wissenschaftliche Beschäftigte
LH	Außertarififliche nichtwissenschaftliche Beschäftigte
MA	Studentische Hilfskräfte
MB	wissenschaftliche Hilfskräfte (FH/BA)
MC	wissenschaftliche Hilfskräfte
NA	Lehrbeauftragte
NC	Wird u. a. für Klinikangehörige verwendet, Emeriti, ...
NV	Kurzfristige Beschäftigte