Sachbearbeitung im Prüfungsamt

Auf dieser Seite befinden sich Informationen zu (prüfungs-)rechtlichen Fragen rund um Studium und Lehre für die Zielgruppe der Prüfungsämter. Im Regelfall waren die hier dargestellten Aspekte Gegenstand der Fortbildung Sachbearbeitung im Prüfungsamt.

Bei Fragen und Anregungen steht Herr Bastian Simon (Justitiar, Dez. Studium und Lehre) gern zur Verfügung.

Führen von Prüfungsakten

Aus dem Rechtsstaatsprinzip leitet sich ab, dass öffentliche Stellen wie die Universität Akten führt. In Prüfungsakten werden alle wesentlichen Verfahrenshandlungen, die das Studium und die Erbringung von Leistungen betreffen, vollständig und nachvollziehbar nachgehalten. Nicht zur Prüfungsakte gehören Angelegenheiten des Studiums, die die Einschreibung betreffen. Weitere allgemeine Grundsätze der Aktenführung sind: - die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung), - das grundsätzliche Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Sicherung von Authentizität und Integrität) und - das Gebot, den Aktenbestand langfristig, d.h unter Berücksichtigung der Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten zu sichern.

Aktenrelevant sind alle Aspekte, die für einen späteren Nachweis der Vollständigkeit und der Nachvollziehbarkeit von Handlungen und Entscheidungen sind.

Zu einer Prüfungsakte gehören grundsätzlich:

• alle Handlungen und Entscheidungen im Zusammenhang mit der Erbingung von Leistungen einschließlich etwaiger Vorgänge zu Nachteilsausgleichen, Fristverlängerungen, Rücktritten, etc. einschließlich der Prüfungs- und Stuenleistungen selbst
• Korrespondenz mit Studierenden z.B. wegen Bachelor- oder Masterarbeit
• Vorgänge im Zusammenhangmit der Anerkennung von Leistungen und Einstufungen
• Unterlagen im Zusammenhang mit der Abschlusserstellung sowie Abschlussdokumente

An der Universität Bielefeld werden weite Teile der Prüfungsakte elektronisch in den BIS Anwendungen geführt. Soweit sich hieraus die zuvor genannte Dokumentation ergibt, bedarf es keiner Doppelung in Papierform.

Die einzelnen Studien- und Prüfungsleistungen befinden sich im Regelfall bei den Lehrenden. Sofern die Leistungen nicht zurückgegeben werden, sind die Lehrenden für die vorgesehene Aufbewahrung von 5 Jahren verantwortlich.

Akteneinsicht durch Studierende

Studierende haben jenseits der Möglichkeit Einsicht in ihre Studien- und Prüfungsleistungen zu nehmen auch Anspruch auf Akteneinsicht in ihre Prüfungsakte. Dies schließt grundsätzlich die Möglichkeit ein, Kopien zu machen.

Abgabefristen schriftlicher Prüfungsarbeiten

Der Prüfling hat sicherzustellen, dass auf dem Postweg versandte Arbeit rechtzeitig im Prüfungsamt eintrifft. Dies gilt auch, wenn Arbeit im Ausland abgeschickt wird. Es kommt nicht auf das Datum des Poststempels, sondern auf das rechtzeitige Eintreffen im Prüfungsamt (oder jedenfalls in der Uni) an.

Täuschungshandlungen, Plagiate, TurnitIn

1. Täuschungshandlungen

Bei Täuschungshandelungen kann es nach der Prüfungsordnung Beipiel Studiengänge im Studienmodell 2011) Sanktionen bis hin zur Exmatrikulation geben.

Die Universität muss Täuschungshandlungen nachweisen und bis zu einem gewissen Grad beweisen. Es ist im Regelfall eine Anhörung der Studierenden vorgesehen. Es empfiehlt sich, in jedem Fall die zuständige Studiendekanin / den zuständigen Studiendekan einzubeziehen. Der Täuschungsversuch ist in der Prüfungsakte aktenkundig zu machen, aber auf keinen Fall im Transcript!

2. Plagiat

Prüfungsrechtlich ist ein Plagiat eine Form von Täuschung. Sanktionen kann es laut Prüfungsordnung und Hochschulgesetz nur bei Täuschungen geben. Art der Sanktion hängt von Schwere der Täuschung ab. Es gibt kein Automatismus: Plagiat = nicht ausreichend / nicht bestanden. Es ist eine vollumfänglich Bewertung / Begründung erforderlich.

3. TurnitIn

Zum Nachweis von Plagiaten in begründeten Verdachtsfällen steht den Fakultäten die Plagiatserkennungssoftware Turnitin zur Verfügung. Bei Abschlussarbeiten und Modul(teil)prüfungen im Studienmodell 2011 ist eine Überprüfung durch Turnitin nur in begründeten Verdachtsfällen zulässig. Es muss also erst ein konkreter Verdacht bestehen, bevor man TurnitIn nutzen darf. Die Auswertung von TurnitIn bedarf der Bewertung. Die Anzeige von Fundstellen besagt noch nicht, dass es sich um ein Plagiat handelt, es könnte zum Beispiel ein wörtliches Zitat sein. Weitere Informationen finden sich hier.