Sachbearbeitung im Prüfungsamt

Auf dieser Seite befinden sich Informationen zu (prüfungs-)rechtlichen Fragen rund um Studium und Lehre für die Zielgruppe der Prüfungsämter. Im Regelfall waren die hier dargestellten Aspekte Gegenstand der Fortbildung Sachbearbeitung im Prüfungsamt.

Bei Fragen und Anregungen steht Herr Bastian Simon (Justitiar, Dez. Studium und Lehre) gern zur Verfügung.

Zuständigkeiten im Bachelor- Master- Studienmodell, Briefkopf

Formal zuständig im Verwaltungs- und Prüfungsrecht ist immer eine Behörde. In den Prüfungsordnungen für das Bachelor- Master- Studienmodell der Universität Bielefeld sind zwei Behörden vorgesehen: Dekanin/Dekan und Ausschuss.

Der Ausschuss ist zuständig für Entscheidungen über Einwendungen und Widersprüche von Studierenden (Beispiele: Fehler im Prüfungsverfahren; unzufrieden mit Bewertung; Nichtgewährung von: Fristverlängerung, Rücktritt, Nachteilsausgleich, Anerkennung.)

Die Dekanin / der Dekan ist - soweit es sich um eine Angelegenheit der Fakultät handelt - als Behörde für alle anderen Angelegenheiten rund um das Studium zuständig. Die Dekanin / der Dekan kann Aufgaben delegieren und zwar auf die Studiendekanin / den Studiendekan, eine Hochschullehrerin / einen Hochschullehrer oder auf einen Ausschuss. Delegation meint, dass Entscheidungen eigenverantwortlich von diesen "Delegierten" getroffen werden.

Werden Entscheidungen von "Delegierten" getroffen, die in die Zuständigkeit der Behörde Dekanin / Dekan fallen, erfolgen sie also "im Auftrag" der Dekanin / des Dekans. Bei Entscheidungen, die schriftlich mitgeteilt werden, ist also der Briefkopf "Dekanin / Dekan" zu verwenden und "im Auftrag" zu unterschreiben. Das gilt auch für alle Entscheidungen, die über das Prüfungsamt mitgeteilt werden.

Der Briefkopf des Prüfungsamtes trägt neben dem Unilogo unter der Angabe der Fakultät den Hinweis "Die Dekanin" oder "Der Dekan". Im rechten Feld stehen dann die Angaben "Prüfungsamt" und zur Person.

Die Abschlussdokumente werden von der Dekanin / dem Dekan unterzeichnet. Im Vertretungsfall darf nur von der/dem Prodekan/in unterschrieben werden. Diese Person unterzeichnet mit dem Zusatz vorab „i.V.“. Der gedruckte Name (z.B. Michael Müller) bleibt auch in diesem Fall der von der/dem Dekan/in, weil dies die ausgebende Stelle ist.

Führen von Prüfungsakten

Aus dem Rechtsstaatsprinzip leitet sich ab, dass öffentliche Stellen wie die Universität Akten führen. In Prüfungsakten werden alle wesentlichen Verfahrenshandlungen, die das Studium und die Erbringung von Leistungen betreffen, vollständig und nachvollziehbar nachgehalten. Nicht zur Prüfungsakte gehören Angelegenheiten des Studiums, die die Einschreibung betreffen. Weitere allgemeine Grundsätze der Aktenführung sind:

• die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung),
• das grundsätzliche Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Sicherung von Authentizität und Integrität) und
• das Gebot, den Aktenbestand langfristig, d.h unter Berücksichtigung der Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten zu sichern.

Aktenrelevant sind alle Aspekte, die für einen späteren Nachweis der Vollständigkeit und der Nachvollziehbarkeit von Handlungen und Entscheidungen sind.

Zu einer Prüfungsakte gehören grundsätzlich:

• Dokumentation aller Handlungen und Entscheidungen im Zusammenhang mit der Erbingung von Leistungen einschließlich etwaiger Vorgänge zu Nachteilsausgleichen, Fristverlängerungen, Rücktritten, etc. sowie die Prüfungs- und Studienleistungen selbst;
• Korrespondenz mit Studierenden z.B. wegen Bachelor- oder Masterarbeit;
• Vorgänge im Zusammenhang mit der Anerkennung von Leistungen und Einstufungen;
• Unterlagen im Zusammenhang mit der Abschlusserstellung sowie Abschlussdokumente;
• Vorgänge zu Einwendungs-, Widerspruchs- und Klageverfahren.

An der Universität Bielefeld werden weite Teile der Prüfungsakte elektronisch in der BIS Prüfungsverwaltung geführt. Soweit sich hieraus die zuvor genannte Dokumentation ergibt, bedarf es keiner Doppelung in Papierform.

Die einzelnen Studien- und Prüfungsleistungen befinden sich im Regelfall bei den Lehrenden. Sofern die Leistungen nicht zurückgegeben werden, sind die Lehrenden für die vorgesehene Aufbewahrung von 5 Jahren verantwortlich. Wichtig ist, dass bei Bedarf auf die Leistungen zugegriffen werden kann.

Werden Schreiben an Studierende verschickt, wird eine Entwurfsfassung des Schreibens zur Prüfungsakte genommen. Auf dieser Entwurfsfassung wird vermerkt unter welchem Datum das Original erstellt wurde und es wird vermerkt, wann es in die Post gegeben wurde. Die jeweilige Bearbeiterin / der jeweilige Bearbeiter zeichnet dies mit ihrem / seinem Kürzel ab.

Relevante E-Mails an Studierende werden als Ausdruck zur Prüfungsakte genommen.

Auf Schreiben von Studierenden wird - sofern durch die Poststelle nicht geschehen - das jeweilige Eingangsdatum vermerkt.

Akteneinsicht durch Studierende

Studierende haben jenseits der Möglichkeit Einsicht in ihre Studien- und Prüfungsleistungen zu nehmen auch Anspruch auf Akteneinsicht in ihre Prüfungsakte. Dies schließt grundsätzlich die Möglichkeit ein, Kopien zu anzufertigen.

Vorläufige Einschreibung in einen Masterstudiengang aus wichtigem Grund (BAföG)

Ab dem Sommersemester 2019 ist es für Bachelorstudierende der Universität Bielefeld zunächst möglich, sich aus wichtigem Grund, insbesondere zur Vermeidung einer BAföG-Förderungslücke, befristet in einen Masterstudiengang einzuschreiben. Die Voraussetzungen und das Verfahren werden hier beschrieben

Zuordnung von Fächerspezifischen Bestimmungen und Anlässe für deren Änderung

In der Prüfungsverwaltung wird Studierenden eine "FsB" zugeordnet. Diese Zuordnung kann vom Prüfungsamt geändert werden. Anlass für eine Änderung ist insbesondere die Einführung einer neuen FsB verbunden mit Übergangsbestimmungen. Diese Übergangsbestimmungen sehen vor:

Inkrafttreten und Geltungsbereich (Master):

(1) Diese Fächerspezifischen Bestimmungen treten zum 1. Oktober 2016 in Kraft. Sie gelten für alle Studierenden, die sich ab dem Wintersemester 2016/2017 für den Masterstudiengang […] einschreiben.

(2) Studierende, die vor dem Wintersemester 2016/2017 an der Universität Bielefeld für den Masterstudiengang […] eingeschrieben waren, können das Studium bis zum Ende des Wintersemesters 2018/19 auf der Grundlage der Fächerspezifische Bestimmungen für den Masterstudiengang [….] abschließen. Mit Beginn des Sommersemesters 2019 gelten auch für die in Satz 1 genannten Studierenden diese Fächerspezifischen Bestimmungen. Über die Anerkennung bis zu diesem Zeitpunkt bereits erbrachter Leistungen entscheidet die Dekanin oder der Dekan der Fakultät für […].

(3) Auf Antrag der oder des Studierenden werden diese Fächerspezifischen Bestimmungen auch auf Studierende gemäß Absatz 2 angewendet. Der Antrag ist unwiderruflich.

Zum Sommersemester 2019 müssen in diesem Beispiel alle betreffenden Studierenden "umgezogen" und ihnen die FsB vom 1. Oktober 2016 zugeordnet werden.

Vorgehen im Prüfungsamt:

• Auslaufen von FsB im Blick halten
• Sinnvoll: Veranlassung, dass Mail an alle betroffenen Studierende geschickt wird
• Wenn Zeitpunkt erreicht ist:
  • Umziehen der Studierenden, die das "Fach" noch nicht abgeschlossen haben, d.h. es fehlen Leistungen
  • Studierende, die „Fach“ abgeschlossen haben, einfrieren und kontaktieren

Ein Abschluss kann auch noch nach dem Erreichen des jeweiligen Zeitpunktes ausgestellt werden, wenn innerhalb der Frist alle Leistungen erbracht wurden.

Leistungserbringung und Verbuchung - Besonderheiten für ERASMUS-Studierende

Diese [Leistungserbringung_im_Rahmen_von_ERASMUS_Aufenthalten|Seite] informiert über wesentliche Aspekte zur Leistungserbringung und -dokumentation im Zusammenhang mit ERASMUS Aufenthalten.

Abgabefristen schriftlicher Prüfungsarbeiten

Der Prüfling hat sicherzustellen, dass Prüfungsarbeiten rechtzeitig eintreffen, das gilt auch für auf dem Postweg versandte Arbeiten, auch, wenn die Arbeit im Ausland abgeschickt wird. Es kommt nicht auf das Datum des Poststempels, sondern auf das rechtzeitige Eintreffen im Prüfungsamt (oder jedenfalls in der Uni) an.

Täuschungshandlungen, Plagiate, TurnitIn

1. Täuschungshandlungen

Bei Täuschungshandlungen kann es nach Maßgabe der jeweiligen Prüfungsordnung Sanktionen bis hin zur Exmatrikulation geben.

Die Universität muss Täuschungshandlungen darlegen und bis zu einem gewissen Grad beweisen. Es ist im Regelfall eine Anhörung der Studierenden zum Täuschungsvorwurf vorgesehen. Es empfiehlt sich, in jedem Fall die zuständige Studiendekanin / den zuständigen Studiendekan einzubeziehen. Der Täuschungsversuch ist in der Prüfungsakte aktenkundig zu machen, aber auf keinen Fall im Transcript!

2. Plagiat

Prüfungsrechtlich ist ein Plagiat eine Form von Täuschung. Sanktionen kann es laut Prüfungsordnung und Hochschulgesetz nur bei Täuschungen geben. Die Art der Sanktion hängt von der Schwere der Täuschung ab. Es gibt keinen Automatismus: Plagiat = nicht ausreichend / nicht bestanden. Vielmehr ist eine vollumfänglich Bewertung / Begründung erforderlich.

3. TurnitIn

Zum Nachweis von Plagiaten in begründeten Verdachtsfällen steht den Fakultäten die Plagiatserkennungssoftware Turnitin zur Verfügung. Bei Abschlussarbeiten und Modul(teil)prüfungen im Studienmodell 2011 ist eine Überprüfung durch Turnitin nur in begründeten Verdachtsfällen zulässig. Es muss also erst ein konkreter Verdacht bestehen, bevor man TurnitIn nutzen darf. Der Bericht von TurnitIn bedarf einer Bewertung. Die Anzeige von Fundstellen besagt noch nicht, dass es sich um ein Plagiat handelt, es könnte zum Beispiel ein wörtliches Zitat sein. Weitere Informationen finden sich hier.

Begründung von Bewertungen, Herausgabe von Gutachten

Studierende haben Anspruch auf eine Begründung von vorgenommenen Bewertungen und zwar nicht nur bei den Abschlussarbeiten.

"Die Bewertung und ggf. Benotung von Modulprüfungen oder Modulteilprüfungen ist den Studierenden jeweils spätestens sechs Wochen nach Erbringung der Modulprüfung oder Modulteilprüfung bekannt zu geben. Die erforderliche Begründung der Bewertung und ggf. Benotung ist den Studierenden zugänglich zu machen (§ 30). Soweit Gutachten vorliegen, sollen diese ausgegeben werden." (§ 14 Abs. 9 BPO 2011)

Durch den Verweis auf § 30 - Akteneinsicht - wird auch auf die dortige Option verwiesen, dass schriftliche Arbeiten an die Studierenden ausgehändigt werden können und dass damit zugleich das Recht auf Einsichtnahme erfüllt wird.

Im Prüfungsamt wird in der Regel nur das Prüfungsverfahren zur Abschlussarbeit begleitet. Folglich liegen auch nur die Gutachten zur Abschlussarbeit vor. Im Zusammenhang mit der Ausgabe von Gutachten sollte folgender Grundsatz beachtet werden: "'Originale' sollen zusammenbleiben". Erfolgt also keine Herausgabe der Arbeit, dann sollten auch nur Kopien der Gutachten herausgegeben werden.

Zuordnung einer Leistung zu einem Semester

Bei der Verbuchung einer Leistung wird diese einem Semester zugeordnet. Die richtige Semesterzuordnung ist insbesondere zum Studienabschluss relevant, weil sich hier die Frage stellt, ob Studierende in Regelstudienzeit abgeschlossen haben oder nicht. In diesem Zusammenhang sind insbesondere zwei Fallgestaltungen denkbar:

• Zweite Gelegenheit einer Prüfung findet im Oktober oder April statt. Diese Prüfung wird dem Vorsemester zugeordnet.
• Abschlussarbeit wird im Oktober oder April abgegeben, aber der tatsächliche Schwerpunkt der Bearbeitung lag im Vorsemester. Als "Daumenregel" könnte man sagen: Wenn lediglich 1/6 der tatsächlichen Bearbeitungszeit im Oktober / April liegt, kann die Leistung noch dem Vorsemester zugeordnet werden.

In beiden Fällen ist es vertretbar, dass Studierende in dem gerade erst begonnen Semester (Oktober / April) nicht eingeschrieben sein müssen, wenn sie keine weiteren Leistungen erbringen müssen.

Einwendungs- und Widerspruchsverfahren

Grundlegende Ausführungen zu Einwendungs- und Widerspruchsverfahren finden sich in einem gesonderten Artikel.

Das Prüfungsamt wird häufig gebeten, das Verfahren zu begleiten. Hierzu dient auch der verlinkte Artikel. Entsprechende Verfahren sind oft aufwändig und es werden schnell relevante Aspekte übersehen, daher empfiehlt sich stets eine frühe Kontaktaufnahme mit dem Justitiariat, um eine rechtliche Einschätzung zu erhalten.

Hochschulstatistikgesetz

Im Zusammenhang mit der Erstellung des Studienabschlusses werden Daten für die Hochschulstatistik erfasst. Weitere Informationen finden sich hier.

Zweitschrift von Abschlussdokumenten

• Voraussetzung: Schriftliche, glaubhafte Erklärung, dass Original verloren gegangen ist.
• Anforderungen an Zweitschriften:
  • Kennzeichnung als Zweitschrift (engl.: duplicate), keine Unterschrift, sondern „gez.“, Bestätigungsvermerk des Prüfungsamtes mit Unterschrift und Siegel
  • „Die Übereinstimmung dieser Zweitschrift mit dem Original wird hiermit bestätigt. Bielefeld, den (Funktion / Unterschrift / Siegel)“
  • „It is hereby certified that this duplicate corresponds to the original. Bielefeld, (date / function / signature / seal)”

Eine Gebührenerhebung ist nach der Gebühren- und Beitragssatzung der Universität Bielefeld vorgesehen.

Praktisches Vorgehen:

In den Bachelor- und Masterstudiengängen des Studienmodells 2011 werden die in der Prüfungsverwaltung hinterlegten und ausgestellten (Original) Abschlussdokumente erneut ausgedruckt, wenn hierfür eine Zweitschrift erstellt werden soll. Für das deutsche Zeugnis, die deutsche Urkunde sowie für Diploma Supplement und Transcript wird jeweils die o.g. Kennzeichnung vorgenommen und entsprechend ausgefüllt / unterschrieben. Für Zeugnis und Urkunde gibt es eine Datei:Zweitschrift Vorlage Zeugnis und Urkunde.pdf. Die englische Fassung wird erneut ohne weiteren Zusatz ausgedruckt und ausgegeben, da die Fassung bereits einen Zusatz und Verweis auf das deutsche Original enthält.

Änderung von Zeugnissen und Urkunden nach Änderung des Vornamens und der Feststellung der Geschlechtszugehörigkeit auf Grundlage des Transsexuellengesetzes (TSG)

Wird ein entsprechender gerichtlicher Beschluss zur Vornamensänderung auf Grundlage des TSG vorgelegt, sollen soweit möglich neue geänderte Originaldokumente Zug um Zug gegen Rückgabe der bisherigen Originaldokumente und keine Zweitschriften ausgestellt werden. Das bedeutet:

• Das neue Originaldokument unterscheidet sich nur durch die Abänderung des Vornamens, insbesondere unterschreibt die Person, die das bisherige Original unterschrieben hat (z.B. damalige Dekanin). Ist diese Person nicht greifbar oder verstorben unterschreibt die zum damaligen Zeitpunkt stellvertretende Person (z.B. damaliger Prodekan).
• Sind keine damals unterschriftsberechtigten Personen mehr greifbar, wird eine Zweitschrift nach dem zuvor beschriebenen Verfahren ausgestellt.
• Eine weitergehende Abänderung der Akten ist damit nicht verbunden.

Voraussichtlich wird es nur sehr wenige "TSG-Fälle" geben, daher erscheint eine jeweilige Verständigung mit dem Justitiariat sinnvoll.

Rücknahme von Entscheidungen am Beispiel von Abschlussdokumenten

Entscheidungen (Verwaltungsakte) einer Behörde können zurückgenommen werden, wenn diese rechtswidrig, d.h. fehlerhaft sind. Zeugnisse und sonstige Abschlussdokumente sind ebenfalls Entscheidungen / Verwaltungsakte. Allerdings berechtigt ein Fehler nicht direkt dazu, Abschlussdokumente zurückzufordern und ggf. eine korrigierte Version auszustellen. Vielmehr ist ein gesondertes Rücknahmeverfahren erforderlich. Auf ein solches Verfahren kann grundsätzlich nur dann im gegenseitigen Einvernehmen mit dem Studierenden verzichtet werden, wenn sich ein ganz offensichtlicher Fehler in ein Abschlussdokuement eingeschlichen hat und eine Neuausstellung im Interesse der oder des Studierenden liegt (Beispiel: Name falsch geschrieben).

Hinweise und Verfahrensablauf:

• Zuständig für Rücknahme ist die Erlassbehörde, d.h. im BA/MA Studienmodell Dekanin oder Dekan.
• Ein Abschlussdokument „kann“ zurück genommen werden, d.h. es ist eine Entscheidung nach pflichtgemäßen Ermessen unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls aber mit Blick auf eine einheitliche Verwaltungspraxis zu treffen; d.h. es gibt keinen Automatismus fehlerhaft/rechtswidrig = Rücknahme!
• Soll eine Rücknahme erfolgen ist eine schriftliche Anhörung zur beabsichtigten Rücknahme erforderlich. In dieser wird dargelegt, warum das Abschlussdokument fehlerhaft = rechtswidrig ist und warum beabsichtigt ist, dieses zurückzunehmen. Es wird die Möglichkeit zur Stellungnahme eingeräumt, sich innerhalb einer gewissen Frist zu äußern.
• Die Rücknahmeentscheidung wird ggf. unter Berücksichtigung der Stellungnahme getroffen.
• Es ergeht ggf. ein förmlicher Rücknahmebescheid. Stichworte zur Ausgestaltung des Bescheides:
  • (Erneute) Darlegung des Sachverhaltes
  • Begründung warum Rücknahme erfolgt ggf. unter Berücksichtigung der Stellungnahme
  • Rückforderung des Abschlussdokuments samt erstellter Kopien
  • ggf. Hinweis auf Ausstellung eines neuen Abschlussdokuments
  • Rechtsbehelfsbelehrung - Klage
• Folgen der Rücknahme: ggf. Ausgleich des Vermögensnachteils
  • Entgangenes Arbeitsentgelt
  • Semesterbeitrag bei Verlängerung des Studiums