Das eKVV-Teilnehmermanagement: Unterschied zwischen den Versionen
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=== Beschränkung der Teilnehmerliste für Mailverteiler und Dokumentenablage === | === Beschränkung der Teilnehmerliste für Mailverteiler und Dokumentenablage === | ||
Wenn in Ihrer Lehrveranstaltung einige Studierende zwar auf der Teilnehmerliste stehen, aber nicht zu den Lehrveranstaltungen erscheinen, können Sie - wenn Ihnen das sinnvoll erscheint - das Teilnehmermanagement nutzen, um passgenauere E-Mailverteiler zu erhalten. Mit Aktivierung des Teilnehmermanagements bekommen Sie '''drei''' Mailverteiler pro Lehrveranstaltung: | Wenn in Ihrer Lehrveranstaltung einige Studierende zwar auf der Teilnehmerliste stehen, aber nicht zu den Lehrveranstaltungen erscheinen, können Sie - wenn Ihnen das sinnvoll erscheint - das Teilnehmermanagement nutzen, um passgenauere E-Mailverteiler zu erhalten: Weisen Sie den Studierenden auf der Liste einen Teilnahmestatus zu. Mit Aktivierung des Teilnehmermanagements bekommen Sie dann '''drei''' Mailverteiler pro Lehrveranstaltung: | ||
* Entweder nur die Studierenden, die den Teilnahmestatus "teilnehmend" haben | * Entweder nur die Studierenden, die den Teilnahmestatus "teilnehmend" haben | ||
* Oder nur die Studierenden, die den Teilnahmestatus "nicht teilnehmend" haben | * Oder nur die Studierenden, die den Teilnahmestatus "nicht teilnehmend" haben | ||
Version vom 4. September 2012, 12:26 Uhr
Auf diesen Seiten wird erklärt, was das eKVV-Teilnehmermanagement ist und wie die einzelnen Funktionen genutzt werden können.
Lesen Sie auch die "häufig gestellten Fragen" zu diesem Thema: FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden oder FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Studierenden
Grundsätzliches zum Teilnehmermanagament
An der Universität Bielefeld ist die Teilnahme an einem Modul oder einer Lehrveranstaltung im Bachelor/Master in der Regel nicht an eine formale Anmeldung durch die Studierenden gebunden, sondern es ist ausreichend, dass Studierende eine Lehrveranstaltung "belegen" (Ausnahmen entnehmen Sie bitte den Fächerspezifischen Bestimmungen Ihres Studienganges). Dies geschieht, indem Studierende im eKVV eine Veranstaltung in ihren Stundenplan aufnehmen. Aus den Stundenplänen der Studierenden werden dann Teilnehmerlisten für Lehrveranstaltungen erstellt, damit Lehrende und Organisatoren wissen, welche und wieviele Studierende an einer bestimmten Lehrveranstaltung teilnehmen werden. Sollte eine Veranstaltung aus organsiatorischen oder inhaltlichen Gründen auf eine bestimmte Teilnehmerzahl begrenzt werden müssen, finden Platzvergabeverfahren statt.
Das Teilnehmermanagement ist eine Funktion, die es erlaubt, die Teilnehmerlisten zu pflegen, indem den Studierenden, die eine Veranstaltung im Stundenplan haben, Teilnahmestatus ("teilnehmend", "nicht teilnehmend" oder "Warteliste") zuzuweisen. Dabei ist diese Funktion nicht dazu bestimmt, allein und am Schreibtisch Studierende für die eigene Veranstaltung "auszuwählen" oder eine Veranstaltung schon vor Beginn zu "schließen", weil die Nachfrage größer als erwartet ist. Sie dient entweder der Dokumentation von Platzvergabeverfahren am Anfang des Semesters, oder der Bereinigung der Teilnehmerliste für die Leistungsbuchung am Ende des Semesters.
Wenn das Teilnehmermanagement in einer Veranstaltung aktiviert ist, wird dies den Studierenden im eKVV angezeigt. Wenn Studierende eine Veranstaltung mit aktiviertem Teilnehmermanagement in den Stundenplan aufnehmen, haben sie zunächst den Status "undefiniert", sie werden dann erwarten, zeitnah ihren Teilnahmestatus zu erfahren.
Anwendungsfälle für das Teilnehmermanagement
Das Teilnehmermanagement ist zu Beginn einer Veranstaltung deaktiviert. Ob es genutzt werden soll oder nicht hängt davon ab, ob es in einer konkreten Veranstaltung wirklich nötig ist, eine deratig gepflegte Teilnehmerliste zu führen. Wenn das Teilnehmermanagement erst einmal aktiviert ist, sollte es auch gepflegt werden, da den Studierenden sonst bei Änderungen keine aktuellen Veranstaltungsstatus angezeigt werden und die Verbuchung von Leistungen für die Prüfungsverwaltung erschwert wird.
Im Folgenden werden die wichtigsten Anwendungsfälle beschrieben:
Dokumentation von Vergabeverfahren
Wenn in Ihrer Fakultät Platzvergabeverfahren stattgefunden haben, ist eine sinnvolle Methode um die Ergebnisse des Verfahrens zurückzumelden, den Studierenden die Plätze per Teilnehmermanagement zuzuordnen. Die Lehrenden erhalten dabei eine aktuelle eKVV-Teilnehmerliste und die Studierenden werden über ihren eKVV-Stundenplan über ihren Teilnahmestatus informiert.
Bitte beachten Sie die Maßgaben der Rahmenprüfungsordnung, wenn Sie Platzvergabeverfahren durchführen möchten, oder sprechen Sie das BIS-Team an, um sich entsprechend beraten zu lassen.
Teilnahme an zentral unterstützten Platzvergabeverfahren
Es gibt die Möglichkeit, fakultätsweite Platzvergabeverfahren mit zentraler Unterstützung durch das BIS-Team durchführen zu lassen. Die eigentliche Platzvergabe läuft dabei in einer externen Anwendung, die über eine Schnittstelle mit dem eKVV verbunden ist. Die Rückmeldung dieser Ergebnisse erfolgt dann über das Teilnehmermanagement im eKVV.
Mehr über die zentral unterstützte Platzvergabe können Sie hier nachlesen.
Beschränkung der Teilnehmerliste für Mailverteiler und Dokumentenablage
Wenn in Ihrer Lehrveranstaltung einige Studierende zwar auf der Teilnehmerliste stehen, aber nicht zu den Lehrveranstaltungen erscheinen, können Sie - wenn Ihnen das sinnvoll erscheint - das Teilnehmermanagement nutzen, um passgenauere E-Mailverteiler zu erhalten: Weisen Sie den Studierenden auf der Liste einen Teilnahmestatus zu. Mit Aktivierung des Teilnehmermanagements bekommen Sie dann drei Mailverteiler pro Lehrveranstaltung:
- Entweder nur die Studierenden, die den Teilnahmestatus "teilnehmend" haben
- Oder nur die Studierenden, die den Teilnahmestatus "nicht teilnehmend" haben
- Oder alle Studierenden, die diese Veranstaltung unbahängig von ihrem Teilnahmestatus im Stundenplan haben
Die Adressen Ihrer Veranstaltungsmailverteiler finde Sie nach Anmeldung am eKVV auf der Seite "Meine Veranstaltungen"unter dem Punkt "Mailverteiler".
Bereinigung der Teilnehmerliste für die Meldung von Prüfungsergebnissen
Die Webformulare, die Sie am Ende des Semesters für die Meldung von Prüfungsergebnissen an das Prüfungsamt verwenden, basieren auf den Teilnehmerlisten Ihrer Veranstaltung. Um diese besser nutzen zu können ist es sinnvoll, die Teilnehmerlisten vorher per Teilnehmermanagement zu bereinigen.
Umgekehrt wird die Meldung von Prüfungsergebnissen dann kompliziert, wenn das Teilnehmermanagement in einer Veranstaltung zwar aktiviert, aber nicht gepflegt wurde: Zur Leistungsbuchung werden Ihnen dann nämlich nur diejenigen Studierenden angeboten, die den Status "teilnehmend" haben.
Lesen Sie hier mehr über die Meldung von Ergebnissen per Webformular.
Wer kann das Teilnehmermanagement nutzen?
Lehrende
Lehrende können das Teilnehmermanagement bei Ihren Veranstaltungen an- oder ausschalten und mit dem Teilnehmermanagement arbeiten. Die Aktivierung ist allerdings erst dann möglich, wenn der erste Veranstaltungstermin stattgefunden hat. Sie finden das Teilnehmermanagement nach Anmeldung am eKVV auf der Seite Meine Veranstaltungen oder ausgehend von den Buchungsmasken für die Leistungsmeldung jeweils unter dem Link Teilnehmermanagement
Lehrende können sich in dieser Funktion auch von Ihren Sekretariaten vertreten lassen.
Belegmanager
Wenn fakultätsweite Platzvergabeverfahren durchgeführt werden sollen, kann im BIS ein besonderes Recht eingerichtet werden, mit dem auf alle Teilnehmerlisten einer Fakultät zugegriffen werden kann. Der oder die "BelegmanagerIn" kann dann über das Teilnehmermanagement der einzelnen Veranstaltungen die Teilnahmestatus der Studierenden setzen.
Hier finden Sie das Antragsformular für die Belegmanagerrechte, das ausgefüllt und von der Fakultätsleitung unterschrieben werden muss.
Funktionen des Teilnehmermanagements
Lehrende und Belegmanager können das Teilnehmermanagement pro Lehrveranstaltung nutzen und dort alle Studierenden bearbeiten, die die Veranstaltung in ihrem Stundenplan haben. Für Belegmanager gibt es zusätzlich ein Teilnehmermanagement für einzelne Studierenden, mit dem alle Veranstaltungen (mit aktiviertem Teilnehmermanagement) eines Studierenden bearbeitet werden können.
Im Folgenden werden beide Funktionen genauer beschrieben und erklärt.
Teilnehmermanagement für Lehrveranstaltungen
Das Teilnehmermanagement einer Lehrveranstaltung ist im Grunde eine Teilnehmerliste, die direkt in der Weboberfläche bearbeitet werden kann. Wenn das Teilnehmermanagement zum ersten Mal bei einer Veranstaltung aktiviert wird, werden alle Studierenden gemeinsam in einer Liste angezeigt, ihnen können dann unterschiedliche Teilnahmestatus zugeordnet werden. Wenn das Teilnehmermanagement aktiviert ist, aber nicht genutzt wurde um den Studierenden Status zuzuweisen, behalten diese den Status "undefiniert" (s. Screenshot):
Pflegen der Teilnehmerliste
Um die Teilnehmerliste zu pflegen, weisen Sie jedem Studierenden einen Teilnahmestatus durch anklicken der Checkbox zu:
"teilnehmend"
- Der oder die Studierende hat einen Platz in der Veranstaltung erhalten, wird auf der Teilnehmerliste aufgeführt und ist im Mailverteiler der Veranstaltung enthalten
"nicht teilnehmend"
- Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung erhalten, die Veranstaltung bleibt aber im Stundenplan, bis er oder sie diese selbst löscht.
"Warteliste"
- Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung bekommen, steht aber auf der Warteliste. Ein Nachrücken erfolgt nicht automatisch sondern muss manuell nachgepflegt werden.
"undefiniert"
- Der oder die Studierende hat noch nicht an der Vergabe teilgenommen, weil sie entweder noch nicht stattgefunden hat oder der oder die Studierende die Veranstaltung erst nach der Vergabe in den Stundenplan aufgenommen hat. Studierende mit dem Status "undefiniert" werden in der Teilnehmerliste als "nicht teilnehmend" angezeigt.
Die Status werden den Studierenden in ihren Stundenplänen angezeigt, siehe dazu auch die entsprechende FAQ für Studierende. Erst wenn Sie diese Zuweisung durch den "Speichern"-Button am Ende der Seite speichern, wird die Änderung wirksam. Die Teilnehmerliste wird dann in verschiedene Blöcke nach Teilnahmestatus sortiert (s. Screenshot):
Neben der Auswahl einzelner Studierender haben Sie auch die Möglichkeit, mit den Buttons am Ende der Liste "Alle als teilnehmend zu markieren", "Alle als nicht-teilnehmend zu markieren" oder alle "Undefinierte Status als nicht-teilnehmend zu markieren". Die Benutzung des letzen Buttons empfiehlt sich, um Studierende die sich verspätet und nach Abschluss der Vergabe eingetragen haben, mit einem Klick als "nicht-teilnehmend" zu setzen.
Den Status "auf der Warteliste" können Sie nur zuweisen, wenn Sie festlegen, auf welchem Platz der Warteliste der oder die Studierende stehen soll. Wenn Sie sich entscheiden, eine Warteliste zu führen, sollten Sie sich über den daraus entstehenden Pflegeaufwand im Klaren sein: Studierende die auf der Warteliste stehen erwarten, dass sie auch die Möglichkeit haben, nachzurücken. Dieses Nachrücken erfolgt aber nicht manuell, sondern der oder die Lehrende muss Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste manuell verschieben. Es bietet sich an, diese Funktion spätestens nach den ersten Veranstaltungsterminen zu nutzen, wenn klar ist, welche Studierende die Veranstaltung besuchen werden und welche nicht.
Einzelne Studierende hinzufügen
Die häufigste Anwendung des Teilnehmermanagements ist sicher das Bereinigen und Pflegen einer bestehenden Teilnehmerliste. Mit dem Teilnehmermanagement haben Sie aber auch die Möglichkeit, Studierende die die Veranstaltung nicht in ihrem Stundenplan haben auf die Teilnehmerliste zu setzen.
Sie erreichen diese Funktion von der Seite Teilnehmermanagement durch Anklicken des Links "hinzufügen". Auf der folgenden Seite können Sie dann einzelne Studierende per Matrikelnummer hinzufügen:
Mit dieser Funktion greifen Sie unmittelbar in den Stundenplan von Studierenden ein, sinnvolle Anwendungsfälle sind die Folgenden:
- Für Lehrende: Sie möchten für einen Studierenden eine Leistung melden, er oder sie steht aber nicht auf der Teilnehmerliste und ist damit für Sie nicht auswählbar. Fügen Sie ihn oder sie über das Teilnehmermanagement hinzu und gehen Sie anschließend wieder auf die Seite der Leistungsbuchung, die Sie über den grau unterlegten Kasten "Aktionen" rechts oben auf der Seite erreichen.
- Für Belegmanager: Sie möchten einem Studierenden, der keinen Platz in der von ihm gewählten Veranstaltung bekommen hat einen Platz in einer Alternativveranstaltung anbieten. Rufen Sie die Alternativveranstaltung auf und fügen Sie den Studierenden per Teilnehmermanagement der Teilnehmerliste hinzu. Es ist empfehlenswert den Studierenden über die Zuweisung zu informieren (lesen Sie hier, wie Sie einzelne Studierende per Mail ansprechen können).
Teilnehmerlisten importieren
Sie haben während der Veranstaltung selbst eine Teilnehmerliste geführt und möchten diese für die Leistungsbuchung verwenden? Mit der Import-Funktion haben Sie die Möglichkeit, viele Studierende auf einmal der Teilnehmerliste mit dem Status "teilnehmend" hinzuzufügen:
Sie müssen dafür lediglich die Matrikelnummern der Studierenden in das Import-Fenster einfügen.
Dabei überschreiben Sie die Teilnehmerliste nicht, sondern ergänzen sie lediglich: Studierende, die zwar auf der "alten" Teilnehmerliste waren aber nicht auf Ihrer aktuellen Liste, bleiben zwar auf der Teilnehmerliste, bekommen aber den Status "nicht teilnehmend". Diese müssen dann gegebenenfalls manuell nachgepflegt werden.
Diese Funktion ist besonders sinnvoll für die Massenverbuchung von aktiven Teilnahmen und Studienleistungen, weil alle Studierenden die auf der Teilnehmerliste den Status "teilnehmend" haben, automatisch für die Verbuchung vorausgewählt werden (lesen Sie mehr zur Verbuchung von Leistungen auf der entsprechenden Hilfe-Seite und in den FAQs).
Teilnehmermanagement für einzelne Studierende
Neben dem Teilnehmermanagement pro Veranstaltung gibt es auch das Teilnehmermanagement bezogen auf einen Studierenden. Bitte beachten Sie, dass nur Belegmanager diese Funktion nutzen können.
Diese Funktion kann zum Beispiel in Härtefallsprechstunden genutzt werden, wenn Studierenden nachträglich Plätze zugewisesen werden sollen. Mit dem Teilnehmermanagement pro Student werden auf einer Seite die Veranstaltungen eines Studenten angezeigt und können bearbeitet werden. Bitte beachten Sie:
- Als Belegmanager sehen Sie auf dieser Seite nur die Veranstaltungen, für die Sie Belegmanagerrechte haben. Sie können also nicht auf die Platzvergabe anderer Fakultäten zugreifen und sehen auch nicht den kompletten Stundenplan.
- Es werden nur diejenigen Veranstaltungen angezeigt, für die das Teilnehmermanagement aktiviert ist.
Einzelne Studierende aufrufen
Sie erreichen diese Seite, indem Sie im passwortgeschützten Bereich des eKVV in die "Suche" die Matrikelnummer des gesuchten Studierenden eingeben. Bitte achten Sie darauf, dass das korrekte Semester eingestellt ist und die Matrikelsuche ausgewählt wurde.
Bearbeiten der Veranstaltungen
Ihnen werden die in Frage kommenden Veranstaltungen jeweils mit dem Teilnahmestatus des Studierenden angezeigt. Sie können den Status entweder auf "teilnehmend" oder "nicht teilnehmend" setzen; wenn Sie den Studierenden auf die Warteliste setzen möchten, müssen Sie direkt das Teilnehmermanagement der Veranstaltung aufrufen.
Lesen Sie weiter in den FAQs zur Lehrangebotserhebung mit eKVV Unterstützung oder gehen Sie zurück zur Übersicht eKVV