Auswertungen und Statistiken in der BIS-Prüfungsverwaltung

Die BIS-Prüfungsverwaltung bietet mehrere Auswertungs- und Statistikfunktionen, die einerseits die jeweilige Fakultät über ihre Studierenden und Absolvent*innen informieren, andererseits aber auch als Unterstützung bei der Generierung von Datenlieferungen für amtliche Statistiken dienen.

Diese Seite gibt eine Übersicht über die verschiendenen Auswertungsformate und deren Verwendungsmöglichkeiten. Detaillierte Hilfeseite zu den einzelnen Funktionen finden sich direkt in der BIS-Prüfungsverwaltung in den dort eingebetteten Hilfen.

Zugriff

Alle hier beschriebenen Auswertungen können aus Gründen des Datenschutzes und der Datensparsamkeit nur aus der BIS-Prüfungsverwaltung abgerufen werden. Das hierzu notwendige Recht haben die Mitarbeiter*innen in den Prüfungsämtern der Fakultäten. Wenn Sie Informationen aus den hier genannten Auswertungen benötigen, können Sie sich direkt an das zuständige Prüfungsamt oder an den BIS-Support zur weiteren Beratung wenden.

"Meine Abschlüsse"

Diese Auswertung zeigt eine Übersicht der Studienabschlüsse eines Prüfungsamtes innerhalb eines frei definierbaren Zeitraumes. Das System generiert die Daten aus den vorliegenden Abschlüssen, die vom Prüfungsamt im Berichtszeitraum erstellt wurden. Es handelt sich hier nicht um eine statistische Auswertung, sondern um die explizite Anzeige von Studierendendaten.

• Hier geht es direkt zur Anzeige Prüfungsverwaltung: Meine Abschlüsse

Sinn und Zweck

Das separate Pflegen von Listen oder Übersichten für interne und externe Datensammlungen im Prüfungsamt wird damit überflüssig, Übertragungsfehler und Systembrüche werden vermieden. Die Abschlussdaten können zur weiteren Kontaktpflege mit den Studierenden verwendet werden, zur Auswertung der Geschlechterverhältnisse in bestimmten Studiengängen, für die rein mengenmäßige Betrachtung von Abschlusskohorten und vieles mehr. Die in der Export-Datei angezeigten Adressen sind die beim Zeugnisantrag abgefragten "Alumni-Adressdaten", in deren Verwendung durch die Hochschule die Studierenden eingewilligt haben. Dies ist auch die Quelle, der ans Referat für Kommunikation zu liefernden Adressdaten für die Einladung zum Absolvententag. Für die hochschulweite Absolventenbefragung gibt es ein eigenes Exportformat aus der BIS-Prüfungsverwaltung, das direkt an die zuständigen Kolleg*innen in der zentralen Verwaltung "geliefert" wird.

Anzeige

Die Auswertung wird als Übersichtsseite direkt in der BIS-Prüfungsverwaltung angezeigt. In der Übersicht werden die folgenden Attribute dargestellt:

• Vornamen
• Nachname
• Zeugnisdatum
• Abschluss-Art
• Zeugnis ausgebendes Fach
• Beteiligte Fachabschlüsse

Datenexport

Aus den Abschlussdaten lässt sich eine CSV-Datei erstellen, die zur Speicherung oder Weiterverwendung (z.B. in Excel) heruntergeladen werden kann. Sie beinhaltet die folgenden Felder:

• Matrikel-Nr.
• Nachname
• Vorname
• Titel
• Anrede
• Straße
• PLZ
• Ort
• Adresszusatz, c/o etc.
• Land
• E-Mail-Adresse
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Studienfach/Kernfach/1. Studienfach
• ggf. Nebenfach/2. Studienfach
• ggf. 2. Nebenfach/3. Studienfach
• ggf. 4. Studienfach
• Studiengangstyp
• Zeugnisdatum
• Berichtszeitraum

Exkurs: manuell erstellte Abschlüsse

Abschlüsse in nicht voll-modellierten Studiengängen können hier nicht angezeigt werden, weil sie nicht automatisch im System erstellt werden. Damit diese Abschlüsse dennoch in die Statistik eingehen, sollten sie ausgehend von der Detailseite der betreffenden Studierenden manuell erfasst werden (über den Link "alle Statistikmeldungen/neue Anlegen", s. auch diese Hilfeseite). So erstelle Statistikmeldungen werden Ihnen dann nur unter dem Menüpunkt "Statistikmeldungen" angezeigt.

Suche Studierende in bestimmten FsB-Versionen

Mit dieser Auswertung werden alle Studierenden angezeigt, für die eine bestimmte FsB gilt. Sie bezieht sich dabei einerseits auf die Einschreibungsdaten der Studierenden und andererseits auf die FsB-Festlegungen, die Prüfungsämter selbst vornehmen. Dabei erfolgt die Auswertung immer bezogen auf ein bestimmtes Semester, so dass die Suche z.B. die Frage beantworten kann: "Welche Studierenden befanden sich im Wintersemester 18/19 in der FsB XYZ?" Die Suche lässt sich nach den folgenden Kriterien steuern:

• "Nur FsB bzw. Varianten zeigen, die im eKVV sichtbar sind": so lässt sich die Suche auf noch geltende FsBs beschränken, die archivierten FsBs werden nicht berücksichtigt.
• "Nur Studierende berücksichtigen, die heute noch eingeschrieben sind": wenn man ein in der Vergangenheit liegendes Semester betrachtet, kann man auf diese Weise die Studierenden abziehen, die für aktuelle Entscheidungen keine Rolle mehr spielen, weil sie die Universität bereits verlassen haben.
• "Nur Studierende berücksichtigen, die noch keinen Abschluss in dem Fach haben": auch diese Wahlmöglichkeit hat das Ziel, Studierende auszublenden, die für aktuelle Entscheidungen nicht mehr relevant sind. Hier ist zu beachten, dass hier nicht nur die Studierenden erfasst werden, die bereits einen Abschluss haben, sondern auch diejenigen, deren Transcript eingefroren ist (da bei diesen damit gerechnet werden kann, dass keine FsB-Änderung mehr erfolgt und der Abschluss nach der festgelegten FsB erfolgen wird).

• Hier gehts direkt zur Seite: Prüfungsverwaltung: Suche Studierende in bestimmten FsB-Versionen

Sinn und Zweck

Diese Auswertung hat im Wesentlichen zwei Funktionen: sie bietet einerseits einen Überblick über die Menge an Studierenden, für die verschiedene FsB-Versionen eines Faches gelten und sie zu, dass eine Entwicklung dieser Zahlen über die Zeit verfolgt wird. Und sie ermöglicht es, einzelne Studierende zu finden, die z.B. noch in auslaufenden FsBs eingeschrieben sind und Kontakt zu Ihnen aufzunehmen.

Anzeige

• Nachname
• Vornamen
• Matrikelnummer
• Exma-Datum
• Status
• Straße
• Postleitzahl
• Ort
• Alias-Adresse
• Variante / Profil
• Fachsemester

Datenexport

Es steht ein Datenexport für alle angezeigten Daten zur Verfügung.

Statistikmeldungen

Diese Auswertung bezieht sich auf die von der Universität für jedes Semester zu liefernde amtliche Prüfungsstatistik.

Lesen Sie hier mehr zu den rechtlichen Hintergründen: Hochschulstatistikgesetz

• Hier gehts direkt zur Seite: Prüfungsverwaltung: Statistikmeldungen

Diese Statistik wird automatisch aus der BIS-Prüfungsverwaltung generiert und nimmt alle im System erfassten Abschlüsse mit den für die Statistik relevanten Daten auf. Die Statistik wird zwei mal im Jahr automatisch erzeugt und "abgesaugt", ohne dass Prüfungsämter aktiv Daten zusammenstellen müssten.

Diese Daten werden angezeigt:

• Matrikelnummer
• Datum der Prüfung
• Prüfungsamt
• Art der Prüfung
• Gesamtnote
• 1. Studienfach
• 2. Studienfach
• 3. Studienfach
• 4. Studienfach
• Berichtszeitraum

Sinn und Zweck

Diese Anzeige dient einzig der Orientierung darüber, welche Abschlüsse in welche Statistikmeldung eingeht oder einging.

Anzeige

Die Anzeige lässt sich zeitlich steuern, indem der Berichtszeitraum ausgewählt werden kann. Die Anzeige ist unterteilt in zwei Blöcke:

Noch nicht ans Land gemeldete manuelle Statistikmeldungen

Für nicht voll-modellierte Studiengänge (modellierte Studiengänge sind die BA- und MA-Studiengänge des Studienmodells 2011) können in der Prüfungsverwaltung keine Abschlüsse und Abschlussdokumente automatisch erzeugt werden. Diese Abschlüsse gehen daher auch nicht in die automatische Statistikmeldung ein. Damit sie dennoch von der Statistik erfasst werden können, müssen sie durch die Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt manuell eingegeben werden (s. auch diese Hilfeseite und den Exkurs im oberen Absatz). Im ersten Block der Statistikmeldungen werden die manuell erfassten und noch nicht ans Land gemeldeten Abschlüsse angezeigt.

Bereits ans Land gemeldete Statistikmeldungen

Hier werden die bereits gemeldeten Abschlüsse angezeigt und zwar sowohl die automatisch erzeugten als auch die manuell eingetragenen.

Datenexport

Es steht ein Datenexport für alle angezeigten Daten zur Verfügung. Im Export werden noch die mit dem Zeugnisantrag gespeicherten Alumni-Daten der Studierenden ergänzt, damit diese für die Alumni-Arbeit in der Hochschule vewrendet werden können (z.B. für die Einladung zum Absolvententag).

Ausgabe der Alumni-Daten

Daten über ehemelige Studierende werden sowohl innerhalb der Fakultät als auch für die Universität insgesamt für die Alumni-Arbeit benötigt. Für Abschluss- und Adressdaten der Studierenden ist die BIS-Prüfungsverwaltung die maßgebliche Quelle.

Die Alumni-Adressdaten werden über zwei verschiedene Wege eingegeben: Für die vollmodellierten Studiengänge werden die Daten im Zeugnisantrag durch die Studierenden erfasst. Für alle anderen Studiengänge werden die Daten im Rahmen der manuellen Meldung für die Prüfungsstatistik von den Prüfungsämtern erfasst.

Auf der Seite "Meine Abschlüsse" finden Sie die Abschlussdaten aus den modellierten Studiengängen inklusive der Alumni-Adressdaten.

Auf der Seite "Statistikmeldungen" werden Ihnen alle für die amtliche Statistik aufbereiteten Abschlüsse angezeigt. Um nur die manuell erfassten Daten abzurufen, wählen Sie die Checkbox "Nur manuelle Meldungen anzeigen" aus. Andersfalls erhält dieser Export auch bereits ans Land gemeldete automatisch erfasste Abschlussdaten, die bereits im Export der Seite "Meine Abschlüsse" enthalten waren.

Um die Adressdaten aller Ihrer Absolventen zu erhalten, kombinieren Sie die Datensätze aus "Meine Abschlüsse" und die manuellen Meldungen aus "Statistikmeldungen". Die Alumni-Adressdaten stehen nur im Export zur Verfügung, den Sie auf beiden Seiten abrufen können.

Sie erreichen die Alumni-Daten über einen eigenen Menüpunkt auf der Startseite der Prüfungsverwaltung unter dem Punkt "Auswertungen und Statistiken".

ECTS-Einstufungstabelle

Die ECTS-Einstufungstabelle ist ein Notenspiegel, der in jedes Abschluss-Transcript eingefügt werden muss (s. §28, Bachelorprüfungsordnung) und der angibt, wie häufig welche Note in einem Zeitraum von zwei Jahren in diesem Studiengang vergeben wurde. Ziel ist die Herstellung von Transparenz der Abschlussnoten über unterschiedliche Studiengänge und Hochschulen. Er wird automatisch auf das Zwischen- und (Abschluss)Transcript gedruckt, kann zusätzlich aus der Prüfungsverwaltung für jeden Studiengang abgerufen werden (s. dazu auch diese Hilfeseite).

Während aus Gründen des Datenschutzes für die Anzeige der Einstufungstabellen in Transcripts eine Mindestzahl von 15 Abschlüssen als Referenzgruppe gilt, wird bei der ECTS-Einstufungstabelle pro Studiengang in der Prüfungsverwaltung bereits dann eine eine Einstufungstabelle erstellt, sobald es mindestens einen Abschluss im eingestellten Zeitraum gibt.

Seit Oktober 2019 können die ECTS-Einstufungstabellen für jeden Studiengang auch im passwortgeschützten Bereich des eKVV in der Übersicht aller Studiengänge abgerufen werden, sofern die Referenzgruppe größer als 15 Personen ist. Die Einstufungstabellen sind damit für alle Mitarbeiter*innen mit BIS-Zugang erreichbar.

Die eigentlich Einstufungstabelle setzt sich dann aus diesen Spalten zusammen:

• Note: Hier finden sich die tatsächlich in der Referenzgruppe vorkommenden Benotungen
• Gesamtzahl innerhalb der Referenzgruppe: Die absolute Anzahl von Abschlüssen mit dieser Benotung innerhalb der Referenzgruppe
• Prozent der Gesamtsumme: Der prozentuale Anteil der jeweiligen Note
• Kumulierte Häufigkeit: Die Summe der prozentualen Anteile dieser und aller besseren Noten. Diese Spalte erleichtert insbesondere die Einordnung, ob eine bestimmten Benotung etwa in der 'besseren' Hälfte der Benotungen liegt
• Notenbereich: Der Benotungstext