EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

Vorlage:Unfertige Seite Hier entsteht das eKVV Benutzerhandbuch für Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen.

Zur eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe

Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg

Das eKVV ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot. Die im eKVV eingetragenen Informationen werden nicht nur in Internetseiten angezeigt, sondern auch in der Prüfungsverwaltung verwendet, füllen die Anzeigetafeln in der Halle und lassen sich sogar per Handy abrufen.

Eine sehr wichtige Funktion ist die Nutzung des eKVVs als das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der MitarbeiterInnen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

Spezielle eKVV Startseite für die Personen in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück.

Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe

Die Raumvergabe ist ein ganz zentrales Element des in jedem Jahr zwei Mal stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die Onlinebedarfserhebung hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu, wozu ein unfangreiches Regelwerk in mehreren Ablaufphasen gehört. Nach den großen Vergaberunden wird auf die Einzelbuchung der Räume umgestellt, wobei die zentrale Raumvergabe nicht aktiv Veranstaltungen ohne Räume versorgt, sondern hier auf die Initiative der jeweiligen Einrichtung wartet.

Es existierte eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: Die Raumvergabe

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im sogenannten 'Kalender der Lehrplanung'. Dieser wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt, da die Mehrzahl der Termine mit der Raumvergabe zu tun haben. Ggf. erfolgt hier noch eine Abstimmung mit dem BIS Team.

Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

Die zentrale Raumvergabe

Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.

Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen

Die sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und Räume anfordern. Diese Personen sind oft an einer Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe.

Es gibt je nach Fakultät sehr unterschiedlich große Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können. Die jeweiligen Hauptansprechpartner findet man in der Fakultätenübersicht des eKVVs.

Dezentrale Raumverwalter

In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.

Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ihre Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wir die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.

Externe Raumnutzer

Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.

Hausmeister und Leitwarte

Die MitarbeiterInnen in diesem Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.

Die Studierenden und die Lehrenden

Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

Kommunikation mit den Nutzergruppen

Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen Kalender der Lehrplanung anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.

Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.

Die Buchung von Räumen

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht zunächst die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

Semesterorientierung vs. Datumsorientierung

Grundsätzlich ist es bei der Buchung von Räumen wichtig zu verstehen, dass der für den Lehrbetrieb der Hochschule so grundlegende Semesterrhythmus hier auf der einen Seite eine große Rolle spielt:

So hängt die Frage, ob man einen Raum für Termin buchen kann sehr stark von der Frage ab, ob der Termin in einer Vorlesungszeit liegt oder nicht und ob man sich.

Buchung von Räumen für Externe / Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen

Raumantrag)

Blocken von Räumen

1. • Sinn und Zweck
   • Erklärung der Maske

Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail

Die Raumvergabe hat eine Funktionsemailadresse:

raumvergabe@uni-bielefeld.de

Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adressen.

Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:

Keine Löschung von eMails

An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Vorfeld der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.

Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails

Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zu Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.

Einstellungen in eigenen eMailprogramm

Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:

• eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
• Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.

Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.

Die Suche nach freien Räumen

Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.

Ausgangspunkt Raumliste

Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.

Suche nach Räumen für fixe Termine

Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite 'Freie Räume' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über eine BIS Passwort verfügt.

In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkrete definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung alle Räume an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System prüft also nicht, ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.

Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind. Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.

Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.

Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.

Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung

Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite 'Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.

In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.

Für die umfangreichen Funktionen dieser Seite existiert eine umfangreiche Beschreibung für die NutzerInnen in den Fakultäten.

Suche nach unter- oder überbelegten Räumen

Farbcodes Auslastung

Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.

Für beide Suchen ist die Seite der 'Raumliste' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.

In der Seite 'Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.

Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschrieben Raumsuche für definierten Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden.

Die Raumliste und ihre Bearbeitung

Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:

• Passwortgeschütze Übersicht
• Öffentliche Übersicht

Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.

Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen

Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.

Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.

Die Eigenschaften von Räumen

Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:

Name

Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen

Plätze

Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe

Kategorie

Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen

Ausstattung

Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder

Fläche und Tafelfläche

Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist

Einrichtung

Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn die Einrichtung komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.

Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden

Klimagruppe

Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.

Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie also Gruppe identifiziert werden können

Kommentar

Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.

Info extern

Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden

Sitzplan extern

Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden

Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das BIS Team verändert werden können:

Sitzplan

Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen so möglichst umgehen an das BIS Team geschickt werden

Sichtbarkeit

Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden

Berücksichtigung in Schließplänen

Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss

Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV

Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS Team durchgeführt werden:

1. Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
2. Anlegen neuer Räume
3. Umbennen von Räumen
4. Löschen von Räumen

Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS Team und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.

Kontrolle der Überschneidungen

Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle, in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier werden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.

Die Überschneidungsliste findet sich im öffentlichen eKVV.

Streichung von Einzelterminen

Bisher ging es nur darum, für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.

Diese Einzeltermine oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den Detail Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:

Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: Details

In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant, an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.

Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen streichen Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen.

Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.

Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine immer streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.

Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin

Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.

Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:

1. Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
2. Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
3. Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin

Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung

Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.

Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle Seite im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.

Pläne für Schließung und Reinigung

Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die eKVV Startseite der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden.

Die Schließpläne

Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:

1. Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
2. Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
3. Raumbelegung für ein Wochenende

Allen Formate ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:

• Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
• Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesem Fällen früher aufgeschlossen werden muss

Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.

Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.

Raumreinigung

Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).

Die Klimasteuerung

Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung

Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 eingeführt. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine ausführlich Beschreibung wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auf der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.

Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.

Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld Belegung bearbeitet werden.

In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragen Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.

Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.