Handbuch zur BIS-Prüfungsverwaltung für Prüfungsämter

"Einfrieren" von Leistungen: Provisorisches Demo Video starten

Einstieg in die BA/MA-Prüfungsverwaltung

Alle Studien- und Prüfungsleistungen, die BA/MA-Studierende im Laufe ihres Studiums erbringen, werden in der Datenbank der BA/MA-Prüfungsverwaltung elektronisch abgelegt und gespeichert. Die Prüfungsverwaltung ist mit dem eKVV verbunden, so dass die relevanten Veranstaltungsdaten (z.B. für welche Studiengänge und Module die Veranstaltung geöffnet ist) direkt in die Prüfungsverwaltung importiert werden. So werden Doppelarbeiten und Übertragungsfehler vermieden.

Studierende erhalten aus der BA/MA-Prüfungsverwaltung das Transcript und mit dem Abschluss ihres Studiums das Diploma Supplement.

Zugang

Leistungen verbuchen und Abschlussdokumente ausgeben können selbstverständlich nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Prüfungsämter. Sie werden mit besonderen Rechten ausgestattet, um in der BA/MA-Prüfungsverwaltung arbeiten zu können.

Das Antragsformular für diesen Zugang finden Sie hier. Wenn Sie Rechte zum Arbeiten mit der Prüfungsverwaltung bekommen sollen, müssen Sie diesen Antrag ausgefüllt und unterschrieben beim BIS-Team abgeben.

Startseite

Einen Einstieg in die Dateneingabe der Prüfungsverwaltung finden Sie hier. Am sinnvollsten ist es, wenn Sie sich ein Lesezeichen für diese Seite setzen.

Nachdem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingegeben haben, kommen Sie auf die Startseite der Prüfungsverwaltung.

Wenn Sie hier ein Semester und eine Einrichtung auswählen, werden Ihnen auf einer neuen Seite alle entsprechenden Veranstaltungen angezeigt. Beachten Sie bitte auch die Checkbox "Leistungen/Köpfe zeigen". Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird Ihnen in der Veranstaltungsliste angezeigt, für wie viele Studierende ("Köpfe") bereits Leistungen verbucht wurden. Mit dieser Funktion können Sie überprüfen, ob Sie bereits allen Studierenden Leistungen verbucht haben, bzw. ob versehentlich mehr Leistungen verbucht wurden, als Studierende an einer Veranstaltung teilgenommen haben.

Erzeugung von Transcripten

Die Transcripte einzelner Studierender können über die Studierendendetailansicht aufgerufen werden. Hier finden sich in der mittleren Spalte Links zu den drei unterschiedlichen Darstellungsformen. Zusätzlich können Sie innerhalb der unterschiedlichen Darstellungen über Links am Seitenanfang wechseln, auch werden in der Navigationshilfe am rechten Rand entsprechende Links in Bezug auf die zuletzt aufgerufenen Studierenden gezeigt.

Die Darstellungsformen der Transcripte

Es werden drei unterschiedliche Darstellungsformen der Transcripte angeboten, die jeweils unterschiedlichen Zwecken dienen:

Das 'Transcript nach Semestern'

Das Transcript nach Semestern zeigt die erbrachten Leistungen der Studierenden in chronologischer Form. Zur Gliederung werden die Semester als Hauptüberschriften eingefügt, wobei frühere Semester vor späteren angezeigt werden.

Unterhalb der Semester werden die Leistungen aufgelistet, wobei eine Unterteilung in Leistungen mit Veranstaltungsbezug und Leistungen ohne Veranstaltungsbezug erfolgt.

Das 'Transcript nach Modulen'

Das Transcript nach Modulen gliedert die Leistungen der Studierenden inhaltlich. Zur Gliederung werden die Studienfächer und die Module verwendet. Nach dem Einfrieren des Transcripts werden hier die Noten und Punkte der Module und Fächer gezeigt. Zusätzlich können hier Überschriften für 'Weitere Leistungen' und 'Leistungen ohne Zuordnung' erscheinen. Siehe dazu den Abschnitt zu den Bausteinen der Transcripte.

In dieser Transcriptdarstellung werden bei den Leistungen direkte Links zur Änderung der Zuordnung angezeigt, so dass sich diese Darstellung besonders für inhaltliche Umstrukturierungen eignet. Leistungen, die aus früheren Studienphasen stammen, werden gekennzeichnet. Über das Transcript nach Modulen erfolgt auch das Einfrieren der Transcripte (siehe unten).

Nur Module, keine Leistungen

Die Darstellung "Nur Module, keine Leistungen zeigen" ermöglicht insbesondere bei eingefrorenen und mit Noten versehenen Fächern einen guten Überblick. Sie soll die Arbeit in den Prüfungsämtern unterstützen und kein Teil der an die Studierenden ausgegebenen Dokumente.

Die Bausteine der Transcripte

In welchem Umfang die Leistungen der Studierenden in den Transcripten angezeigt werden kann ebenfalls gesteuert werden. Die Transcripte bestehen aus mehreren Bausteinen, die im Kopf der Transcriptseiten über Checkboxen ausgewählt werden können. Beim ersten Aufruf sind immer alle Bausteine aktiv. Auch wenn sich die Bausteine eng an den Inhalten des Transcripts nach Modulen orientieren (gleiche Überschriften) wirkt sich die Bausteinauswahl auch auf das Transcript nach Semestern aus, damit inhaltsgleiche Transcripte in beiden Formaten erstellen werden können. Welche Bausteine konkret verfügbar sind hängt von den Einschreibungen und Leistungen der einzelnen Studierenden ab, grundsätzlich sind aber folgende Arten von Bausteinen möglich:

Die einem bestimmten Fach zugeordneten Leistungen

Jedes Fach, welches im Transcript nach Modulen vorkommt, ist ein Baustein, und kann daher mit allen zugeordneten Leistungen komplett angezeigt oder ausgeblendet werden. Wichtig ist hier, dass ein Fach erst im Transcript angezeigt wird, sobald wenigstens eine Leistung zugeordnet ist. Es werden daher nicht automatisch alle Fächern angezeigt, bei denen Einschreibungen existieren bzw. existierten.

Die Leistungen ohne Zuordnung

Dieser Baustein umfasst alle Leistungen der Studierenden, die keine inhaltliche Zuordnung zu einem Fach/Modul haben. Auf diese Weise soll ein schneller Überblick über die Leistungen ermöglicht werden, denen unter Umständen noch eine Zuordnung zu einem Modul fehlt. Die hier gezeigten Leistungen tauchen daher nie unter einem der vorher beschriebenen Studienfachbausteine auf.

Dieser Baustein hieß bis Oktober 2009 in der Prüfungsverwaltung 'Weitere Leistungen' und wurde im Zuge der Einführung der im folgenden Baustein beschriebenen 'Weiteren Leistungen' der Studienphasen umbenannt, um seine Funktion klarer zu machen. In der Sicht der Studierenden in die Prüfungsverwaltung wurde dieser Begriff beibehalten.

Seit der Einführung der 'Weiteren Leistungen' der Studienphasen ist dieser Baustein kein Bestandteil mehr der an die Studierenden ausgegebenen Abschlusstranscripte nach Modulen. In den PDF Versionen dieser Transcripte taucht daher dieser Baustein nie auf.

Die 'Weiteren Leistungen' der Studienphasen

In der dritten Bausteinkategorie werden die Leistungen gesammelt, die in bestimmten Studienphasen erbracht, aber nicht in diesen Studienphasen 'verbraucht' wurden. Fallbeispiel:

Eine Studierende erbringt in ihrem Bachelorstudium eine Leistung, die aber nicht den Bachelorfächern zugeordnet wird (dies kann unterschiedliche Gründe haben). In diesem Fall hat das Transcript einen Baustein der Art 'Weitere Leistungen der Bachelor Phase'. Auch falls die Leistung in einem späteren Studium doch verwendet (also einen Modul zugeordnet) würde, bleibt sie unter diesen 'Weiteren Leistungen' sichtbar.

An diesem Beispiel wird deutlich, dass eine Leistung in einem Transcript nach Modulen nun mehrfach auftreten könnte (einmal unter einem Fach und einmal in einer 'Weitere Leistungen' Rubrik). Auch können mehrere 'Weitere Leistungen' Rubriken auftauchen, zum Beispiel eine für die Bachelor Studienphase und eine für die Master Studienphase.

Diese Transcriptbausteine werden im übrigen den Studierenden in ihrer Sicht in die Prüfungsverwaltung nicht angeboten, da sie nur für die Erstellung der Abschlusstranscripte notwendig sind.

Erzeugung von druckbaren Transcriptdarstellungen

Für alle Transcriptdarstellungen sind auch druckbare PDF Versionen verfügbar. Sie finden dazu in den Transcriptseiten am Anfang und am Ende entsprechende PDF Links. Bei der Erzeugung der PDF Dokumente wird die Bausteinauswahl berücksichtigt, so dass sich für die unterschiedlichen Studienphasen die passenden Transcripte erstellen lassen (für die einzige Ausnahme siehe die Leistungen ohne Zuordnung).

Die generierten PDF Dokumente sind an die vorgedruckten Papiere angepasst, die auch für die Diploma Supplements verwendet werden. Die so erzeugten Transcripte sind für die Ausgabe an die Studierenden gedacht. Falls nur ein schneller (Kontroll-)Ausdruck benötigt wird, so können auch die Transcriptwebseiten direkt gedruckt werden. Dabei werden störende Elemente (Schalter, etc.) automatisch entfernt.

Das Einfrieren der Transcripte

Beim Einfrieren geht es in der BA/MA Prüfungsverwaltung darum, dass Prüfungsämter einzelne Leistungen fest an Module oder allgemeiner an Studiengangselemente binden. Diese Bindung hat zur Folge, dass andere Prüfungsämter und die Studierenden eine Leistung nicht mehr bei anderen Modulen zuordnen können. Auch können andere Prüfungsämter die Leistungdaten nicht mehr verändern. Das Einfrieren als Teil der (Teil-)Abschlusserstellung hat einen abschließenden Charakter und soll im Normalfall nicht wieder rückgängig gemacht werden.

Durch das Einfrieren kann ein Prüfungsamt das Recht zur Bearbeitung einer Leistung komplett auf sich konzentrieren, da durch das Einfrieren der Zugriff von Studierenden und von anderen Prüfungsämtern auf die Leistung (z.B. Änderungen der Zuordnung) komplett unterbunden wird.

Über das Einfrieren kann ein Prüfungsamt daher sicherstellen, dass die Grundlage, auf der z.B. ein Modulabschluss erfolgte, nicht mehr von anderen Stellen verändert werden kann. Das Einfrieren verhindert Änderungen an einer Leistung in der Prüfungsverwaltung nicht komplett und auf Dauer, es stellt aber sicher, dass vor jeder Änderungen das Prüfungsamt, welches das Einfrieren vorgenommen hat, einbezogen werden muss.

Im modulorientierten Transcript finden Sie bei Modulen und Fächern Schlosssymbole. Diese können angeklickt werden, um so das Einfrieren anzustoßen. Das Einfrieren kann dabei sowohl auf der Ebene einzelner Module wie auch für einen komplettes Fach erfolgen.

Durch das Einfrieren von Modulen lassen sich Modul- und Fachnoten sowie weitere Angaben auf Modul- und Fachebene eintragen. Diese Eintragungen sind für andere Prüfungsämter und die Studierenden sichtbar.

Einfrieren von Modulen

Die Angaben zu Noten, Leistungspunkten oder zum Zusatztext können in mehreren Schritten ergänzt werden. Durch das Anklicken des Schlosssymbols gelangen Sie in die Bearbeitungssicht, in der auch die zum Modul zugeordneten Leistungen verzeichnet sind. Sie können die Angaben speichern und in die Transcriptansicht oder direkt zum nächsten einzufrierenden Modul gelangen. Das Einfrieren kann durch das bearbeitende Prüfungsamt jederzeit rückgängig gemacht bzw. Angaben können ergänzt werden.

Sollten Sie das Einfrieren aufheben, d.h. die Modulangaben löschen, so wird auch der eingetragene Zusatztext gelöscht.

Veränderung der Zuordnung im eingefrorenen Transcript

Aus dem Modultranscript kann direkt zur Zuordnungsseite einer Leistung gewechselt werden. Sind die Module noch nicht eingefroren, so erscheint neben den Leistungen ein Symbol mit zwei grünen Pfeilen; bei eingefrorenen Leistungen erscheint das Schloss. Durch Anklicken des Symbols lässt sich die Zuordnung der Leistung zum Modul einfach verändern. Die Modullisten sind so sortiert, dass Module, die der Veranstaltung zugeordnet sind, zuerst angezeigt werden. Danach kommen frei verwendbare Module wie die "Individuelle Ergänzung". Diese Module werden in den Listen farblich hervorgehoben. Erst danach kommen alle weiteren Module aus den Studienfächern der/ des Studierenden. Bei der Bearbeitung von Zuordnungen gibt es darüber hinaus einen Verlauf, der die zuletzt verwendeten Zuordnungen zeigt.

Nach der Änderung der Zuordnung gelangt man direkt wieder in das Modultranscript. Auch aus eingefrorenen Modulen lassen sich Leistungen hinaus verschieben; das Modul bleibt trotzdem eingefroren, bis das Einfrieren aufgehoben wird.

Neu erworbene Leistungen werden nicht mehr automatisch zugeordnet, denn eingefrorene Transcriptteile sollen sich nicht unbemerkt ändern.

Standardangaben zu den Modulen

Ein Teil der Standardangaben zu den Modulen kann vom Prüfungsamt selbst bearbeitet werden. Diese Eintragungen können entweder über die "Detailsicht des Studiengangs" oder beim Modul unter "Modulangaben bearbeiten" gemacht werden. Sie können für jedes Modul die Anzahl der Leistungspunkte und der Prüfungen sowie einen zusätzlichen Hinweistext (z.B. zur Notenberechnung) eintragen. So wird der Standardeintrag der Leistungspunkte bei jedem Transcript als Vorschlag eingetragen. Diese Modulinformationen sind auch für Studierende sichtbar.

Sollten Sie aus einem Studierenden-Transcript, das Sie gerade bearbeiten, heraus die Standardangaben verändern, so gelten diese Angaben nicht nur für diesen Studierendenfall sondern für das definierte Modul allgemein.

Einfrieren eines Studienfachs

Mit dem Einfrieren eines gesamten Studienfachs werden gleichzeitig alle Module und Leistungen des Fachs eingefroren. In der Bearbeitungssicht sind alle bereits eingefrorenen Module des Fachs mit Note und Leistungspunkten aufgeführt. Nach dem Speichern der Fachangaben kann direkt in die Bearbeitung der Module gewechselt werden.

Das jeweilige Prüfungsamt kann nur Leistungen des eigenen Studienfachs einfrieren. Leistungen, die nicht bestimmten Modulen zugeordnet und eingefroren wurden, werden unter "Weitere Leistungen" verschoben. Dies gilt insbesondere für Leistungen eines 'Vorstudiums'. Die "Weiteren Leistungen" können nicht eingefroren werden.

Veränderungen nach dem Einfrieren eines Studienfachs

Studierende und andere Prüfungsämter können nach dem Einfrieren dem Studienfach keine Leistungen mehr zuordnen. Auch neu erworbene Leistungen werden nicht mehr automatisch zugeordnet, denn eingefrorene Transcriptteile sollen sich nicht unbemerkt ändern.

Als bearbeitendes Prüfungsamt können Sie auch nachdem das Studienfach eingefroren wurde, noch Modulnoten eintragen und Leistungen verschieben. Das bedeutet, das dass gesamte Studienfach bereits eingefroren werden kann, ohne die Abschlussnote und die Zahl der Leistungspunkte einzutragen.

Eingabe eines Zusatztextes

Neben den Angaben zu der Fachnote und den Leistungspunkten kann ggf. ein Zusatztext eingeben werden. Hinweise z.B. zur Vorläufigkeit eines Transcripts lassen sich gut im Zusatztextfeld bei den Fachabschlüssen unterbringen. Dieser Text erscheint auch in den druckbaren PDF Dokumenten und ist für Studierende sichtbar. Sollte das Einfrieren aufgehoben werden, so wird der Zusatztext gelöscht.

Das Einfrieren aufheben/ Fachangaben löschen

Das Einfrieren kann jederzeit rückgängig gemacht werden. Dabei können zum einen die Fachangaben und gleichzeitig alle Modulangaben gelöscht werden. Zum anderen können nur die Fachangaben entfernt werden, d.h. die Note, die Leistungpunkte und der Zusatztext des Studienfachs. Die Modulangaben bleiben in diesem Fall erhalten.

Einfrieren zur Abschlusserstellung

Es wird empfohlen, dass ab jetzt bei allen Abschlusserstellungen immer auch das Transcript eingefroren wird. Dadurch sind die Zuordnungen von Leistungen zu einem Studienfach nicht mehr veränderbar außer durch das jeweilige Prüfungsamt.

Das Nebenfachprüfungsamt kann nach dem Einfrieren durch das Anklicken des Briefchen-Symbols (unter seiner Fachüberschrift) eine standardisierte E-Mail an das Kernfachprüfungsamt schicken und damit den Nebenfachabschluss melden.

Exportmöglichkeiten

Neben dem Exportformat für alle Leistungen einer/ eines Studierenden gibt es ein Exportformat, welche die eingefrorenen Fächer und Module samt Noten und Punkten liefert. Die Links zu den beiden Exportformaten finden sich auf der "Detailseite für Studierende", wo sie unter einer eigenen Überschrift gebündelt sind.

Die Sicht der Studierenden

Siehe Handbuch zur BA/MA Prüfungsverwaltung für Studierende