Raumvergabe

Die Universität verfügt über eine Vielzahl von Räumen für Lehrveranstaltungen: Ein Teil dieser Räume wird dezentral von den Fakultäten verwaltet, ein anderer Teil wird vom Dezernat Facility Management (FM) zentral verwaltet. Damit während des Semesters die zentral verwalteten Räume so genutzt werden können, dass alle Lehrveranstaltungen einen ausreichend großen, passend ausgestatteten Raum zu einer bestimmten Zeit bekommen, ist es nötig, die Bedürfnisse von Studierenden und Lehrenden entsprechend zu koordinieren. Wie diese Koordinierungsarbeit funktioniert und welche Schritte dabei von den unterschiedlichen Akteuren durchlaufen werden müssen, wird auf dieser Seite beschrieben.

Einbindung der Raumplanung in die Lehrplanung

Nachdem der Vorlesungsbetrieb eines Semesters begonnen hat, beginnt hinter den Kulissen die Lehrplanung für das folgende Semester. Sobald das Lehrangebot feststeht, wird es von den Fakultäten ins eKVV eingetragen und zwar unter Angabe von Wochentag und Uhrzeit, sowie der erwarteten Teilnehmerzahl. Zu einem bestimmten Stichtag werden die Veranstaltungen dann im eKVV veröffentlicht. Die Einhaltung dieses Termins ist besonders wichtig, weil im Anschluss an die Veröffentlichung die Online-Bedarfserhebung startet.

Bei der Online-Bedarfserhebung werden die Studierenden dazu aufgefordert, sich im eKVV Stundenpläne für das kommende Semester anzulegen. Über eine Auswertung dieser Stundenpläne erhält man dann aussagekräftige Informationen darüber, wie die Nachfrage der Studierenden nach den geplanten Lehrveranstaltungen sein wird. Nach Abschluss der Online-Bedarfserhebung haben die Fakultäten die Gelegenheit, ihr Veranstaltungsangebot auf Grundlage der erhaltenen Informationen nachzusteuern. Erst wenn dieses feststeht, beginnt die Vergabe der zentral verwalteten Räume.

Die einzuhaltenden Fristen können dem „Kalender der Lehrplanung“ im BIS-Wiki entnommen werden. Die hier veröffentlichten Termine beruhen auf Abstimmungen der Studiendekane, die sich 2007 auf gemeinsame Lehrplanungszeiten verständigt und diese festgeschrieben haben. Bei dieser Vereinbarung überwog das Interesse nach einer für alle Fakultäten einheitlichen Lösung deutlich die Einzelinteressen der Fakultäten nach einer „individuelleren“ Zeitplanung.

Grundsätzliches

Die Raumplanung wird im Dezernat FM verantwortet, durchgeführt wird sie in weiten Teilen über das eKVV, über das Fakultäten Räume anfordern und leere Räume suchen, außerdem wird die Vergabe von Räumen über das eKVV zurückgemeldet.

Das Anfordern von Räumen über das eKVV ist nur mit erweiterten Zugriffsrechten möglich, die über die „normalen“ eKVV-Rechte hinausgehen, die z.B. Lehrenden und Sekretariaten zur Verfügung stehen. In jeder Fakultät sind einzelne Kollegen mit diesen eKVV-Eingaberechten ausgestattet, sie können daher die Raumanforderungen für die ganze Fakultät durchführen. Wer in den einzelnen Fakultäten zuständig ist, kann im eKVV unter dem Punkt „AnsprechpartnerInnen für Korrekturen und Raumbuchungen“ nachgesehen werden.

Die Raumvergabe wird in drei Phasen durchgeführt, die im Folgenden detaillierter beschrieben sind. Hintergrund dieses "Drei-Phasen-Modells" ist die notwendige Priorisierung von Raumanforderungen: Als erstes werden Räume für Pflichtveranstaltungen vergeben, wobei Pflichtveranstaltungen als diejenigen Veranstaltungen definiert werden, die nicht verlegt werden können (z.B. weil sie von bestimmten Studierendenkohorten besucht werden müssen, oder weil hinter einem Termin bereits Absprachen mit anderen Fakultäten stehen). Das Bemühen, allen diesen Veranstaltungen Räume zu den Wunschzeiten zuweisen zu können, kann allerdings nur dann erfolgreich sein, wenn tatsächlich nur die Veranstaltungen als Pflichtveranstaltungen gemeldet werden, die das o.g. Kriterium der „Nicht-Verschiebbarkeit“ erfüllen.

Ebenfalls in dieser Phase werden Räume für alle Seminare und Vorlesungen vergeben, die keine Pflichtveranstaltungen sind. Hier können in der Regel nicht mehr alle Raumwünsche berücksichtigt werden, u.A. weil bestimmte Wochentage und Uhrzeiten (Dienstags bis Donnerstags zwischen 10 und 16 Uhr) besonders nachgefragt werden.

In der zweiten Phase werden dann die Raume für Übungen und Tutorien vergeben, bevor in der dritten und letzten Phase die Räume für Einzeltermine vergeben werden, die dann sozusagen "die Lücken füllen", die das reguläre Lehrangebot frei gelassen hat. Einzeltermine können erst am Ende der Vergabe mit Räumen versorgt werden, da sie sonst komplette 'Zeitschienen' für die regelmäßigen Veranstaltungen blockieren und so zu einer Verschlechterung der Raumauslastung führen würden.

Phase 1: Vergabe der Räume für Vorlesungen und Seminare

Grundsätzlich erfolgt die Anforderung von Räumen, ebenso wie die Rückmeldung über die erfolgte Zuweisung, über das eKVV. In der ersten Phase gibt es allerdings ein Ausnahme für die Pflichtveranstaltungen: Diese werden per E-Mail an die Raumvergabe gemeldet, und zwar in Form einer Belegnummern-Liste (an raumvergabe@uni-bielefeld.de) In der Regel sind das pro Fakultät 20 bis 30 Belegnummern. Die zuständigen KollegInnen im Dezernat FM können die übrigen Informationen (wie geplante Zeit, erwartete Teilnehmerzahl und gewünschte Ausstattungsmerkmale) dem eKVV entnehmen.

Es gibt bereits bei den Pflichtveranstaltungen einige wenige Raumanforderungen, die nicht komplett erfüllt werden können (dies war bisher hochschulweit bei ca. zehn Veranstaltungen pro Semester der Fall). Hierbei werden aber in der Regel keine Terminänderungen vorgenommen, sondern die erwartete Teilnehmerzahl wird (vorsichtig) nach unten korrigiert. Diese Änderungen werden natürlich nicht eigenverantwortlich im Dezernat FM vorgenommen, sondern es wird mit der Fakultät geklärt, wie mit dieser Änderung umzugehen ist (ob die Veränderung der Teilnehmerzahl akzeptiert werden kann, oder ob z.B. eine große Veranstaltung in zwei Kleine aufgesplittet werden soll).

Nachdem die Pflichtveranstaltungen „versorgt“ wurden, wird versucht, allen anderen regelmäßig stattfindenden Vorlesungen und Seminaren Räume zuzuweisen. Dabei bleiben aber immer auch Raumwünsche offen, so dass in einigen Fällen zurückgemeldet werden muss, dass zu dem gewünschten Zeitpunkt kein Raum vergeben werden konnte. Fakultäten, die nur die attraktivsten Kernzeiten gewählt haben, können in dieser Phase notwendigerweise weniger Wünsche erfüllt bekommen als diejenigen, die schon von vornherein Randzeiten für ihre Veranstaltungen angegeben haben.

Die erste Vergabephase endet mit der Veröffentlichung der Raumzuweisungen im eKVV. Für alle Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare ist danach im eKVV erkenntlich, welche Räume vergeben wurden oder ob kein passender Raum zu den gewünschten Zeiten verfügbar war. Jetzt können alle Verantwortlichen nachschauen, ob ihre Veranstaltungen Räume bekommen haben und ggf. weitere Schritte einleiten. Für die Pflichtveranstaltungen gibt es zusätzlich zur Veröffentlichung im eKVV noch eine separate Mitteilung: Von Dezernat FM wird eine E-Mail verschickt, in der diejenigen Pflichtveranstaltungen genannt werden, bei denen die Teilnehmerzahlen angepasst werden mussten, damit ein passender Raum gefunden werden konnte.

Für alle diejenigen Vorlesungen und Seminare, die in der ersten Phase keinen Raum erhalten haben, beginnt jetzt die Phase der

Nachsteuerung

Für die genannten Termine müssen nun Räume zu einem alternativen Zeitpunkt gefunden werden. Nachdem die Raumvergabe bis hierhin quasi automatisch ablief, d.h. von Seiten der Fakultäten keine andere Aktivität als die Veröffentlichung von Veranstaltungen und Raumanforderungen im eKVV nötig war, ist nun Initiative gefragt:

Die Fakultäten sind aufgefordert, alternative Zeiten für ihre Veranstaltungen anzugeben und für diese Zeiten gezielt Räume zu suchen. Ein wichtiges Hilfsmittel bei der Suche nach freien Räumen ist die Seite „Freie Räume“ im eKVV. Ist ein Raum gefunden, wird dieser, wiederum per E-Mail, bei der Raumvergabe angefordert. Die Fakultäten haben für diese Nachsteuerung knapp zwei Wochen Zeit, bis zum Beginn der zweiten Phase. Es gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst - d.h., dass die E-Mails mit Raumwünschen in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitet werden. Im Zweifelsfall gilt auch hier, dass nicht die Zeiten verändert, sondern versucht wird, die angeforderten Merkmale bzw. die Raumgröße anzupassen.

Phase 2: Vergabe der Räume für Tutorien und Übungen

Erst wenn Phase 1 abgeschlossen ist, werden in Phase 2 Übungen und Tutorien mit Räumen versehen. Diese stehen in der Priorisierung der Vergabe deshalb hintan, weil von der Hochschulleitung angenommen wird, dass diese am ehesten auf die Randstunden ausweichen können.

Auch in Phase 2 erfolgt die Rückmeldung der Raumvergabe über die Veröffentlichung im eKVV. Sollten hier Raumwünsche nicht bedient werden können, ist noch einmal eine Woche Zeit für die Nachsteuerung vorgesehen, bevor in Phase 3 Räume für Einzeltermine vergeben werden.

Phase 3: Vergabe von Räumen für Einzeltermine

Erst ab dieser Phase werden Räume für Einzeltermine vergeben. Hierzu gehören neben einmalig stattfindenden Veranstaltungen auch Blockseminare und Klausurtermine innerhalb der Vorlesungszeit. Hierfür werden Lücken im Veranstaltungsangebot und ausfallende Einzeltermine genutzt.

Die Anforderung von Räumen und die Rückmeldung über die Zuteilung erfolgt wie in den ersten beiden Phasen über das eKVV.

FAQs zur Raumvergabe

Inwiefern wird bei der Anforderung von Räumen die gewünschte Ausstattung berücksichtigt?

Bei der Anforderung von Räumen im eKVV kann eine Reihe von Merkmalen angegeben werden (wie z.B. Ausstattung des Raumes mit Fenstern, großer Tafel, Multimedia-Ausrüstung u.Ä.). Diesen Wünschen kann allerdings von Seiten der Raumvergabe nicht immer entsprochen werden, da die maßgeblichen Planungsgrößen die Uhrzeit und die erwartete Teilnehmerzeit einer Veranstaltung sind.

In allen Hörsälen und in einer Reihe von Seminarräumen ist eine Multimedia-Ausstattung vorhanden, die meisten anderen Räume sind zumindest mit einem Beamer ausgestattet, so dass für Präsentationen lediglich ein Laptop mitgebracht werden muss. Welche Ausstattung ein Raum hat, wird in der Raumsuche im eKVV angezeigt.

Wie können Räume getauscht werden?

Ein etwaiger Raumtausch kann nicht vom Dezernat FM organisiert werden, die KollegInnen beraten Sie aber gern, sollten Sie Fragen haben. Für einen Raumtausch ist es notwendig, dass sich die VeranstalterInnen miteinander abstimmen und einen Tausch vereinbaren. Hilfe bei der Suche nach entsprechenden Räumen findet sich auf den Seiten der eKVV-Raumsuche.

Haben die VeranstalterInnen einen Tausch vereinbart, muss dies per E-Mail an die Raumvergabe gemeldet werden, damit die Räume entsprechend umgebucht werden können.

Wie werden Terminwünsche behandelt, die außerhalb der Vorlesungszeit liegen?

Einzeltermine innerhalb der Vorlesungszeit werden in Phase 3, wie oben beschrieben, angefordert und gebucht. Raumbuchungen für Einzeltermine außerhalb der Vorlesungszeit, können per E-Mail an die Raumplanung gemeldet werden und sind in der Regel unproblematisch, weil zu diesen Zeiten keinerlei Raum-Knappheit herrscht.

Allerdings gibt es eine Ausnahme: Während die drei Phasen der Raumvergabe für den Semesterbetrieb laufen, ist keine Raumbuchung für Einzeltermine möglich!

Muss ich mich an einen bestimmten Veranstaltungsrhythmus halten?

Der übliche Rhythmus der Lehrveranstaltungen ist: "2 Stunden, Beginn zu geraden Uhrzeiten" (z.B. 2 Stunden, von 10 bis 12 oder von 14 bis 16 Uhr).

Wer „gegen“ diesen Rhythmus plant, z.B. einen Raum für vier Stunden von 9 - 13 Uhr benötigt, blockiert damit insgesamt eine Zeit von sechs Stunden, nämlich 8 -10 Uhr, 10 - 12 Uhr und 12 - 14 Uhr. Das Dezernat FM bittet deshalb ausdrücklich darum, sich bei der Veranstaltungsplanung am üblichen Rhythmus zu orientieren.

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