Raumvergabe: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 17. Juli 2013, 13:09 Uhr

Die Universität verfügt über eine Vielzahl von Räumen für Lehrveranstaltungen: Der größte Teil dieser Räume wird vom Dezernat Facility Management (FM) zentral verwaltet, ein kleinerer Teil wird dezentral von den Fakultäten verwaltet.

Damit während des Semesters die zentral verwalteten Räume so genutzt werden können, dass alle Lehrveranstaltungen einen ausreichend großen, passend ausgestatteten Raum zu einer bestimmten Zeit bekommen, ist es nötig, die Bedürfnisse von Studierenden und Lehrenden entsprechend zu koordinieren. Wie diese Koordinierungsarbeit funktioniert und welche Schritte dabei von den unterschiedlichen Akteuren durchlaufen werden müssen, wird auf dieser Seite beschrieben.

Einbindung der Raumplanung in die Lehrplanung

Spätestens nachdem der Vorlesungsbetrieb eines Semesters begonnen hat, beginnt hinter den Kulissen die Lehrplanung für das folgende Semester. Sobald das Lehrangebot feststeht, wird es von den Fakultäten ins eKVV eingetragen und zwar unter Angabe von Wochentag und Uhrzeit, sowie der erwarteten Teilnehmerzahl. Zu einem bestimmten Stichtag werden die Veranstaltungen dann im eKVV veröffentlicht. Die Einhaltung dieses Termins ist besonders wichtig, weil im Anschluss an die Veröffentlichung die Online-Bedarfserhebung startet.

Bei der Online-Bedarfserhebung werden die Studierenden dazu aufgefordert, sich im eKVV Stundenpläne für das kommende Semester anzulegen. Über eine Auswertung dieser Stundenpläne erhält man dann aussagekräftige Informationen darüber, wie die Nachfrage der Studierenden nach den geplanten Lehrveranstaltungen sein wird. Nach Abschluss der Online-Bedarfserhebung haben die Fakultäten die Gelegenheit, ihr Veranstaltungsangebot auf Grundlage der erhaltenen Informationen nachzusteuern. Die Daten aus der Online-Bedarfserhebung sind ebenfalls wichtig, um die erwartete Teilnehmerzahl genauer zu schätzen. Erst danach beginnt die Vergabe der zentral verwalteten Räume.

Die einzuhaltenden Fristen können dem Kalender der Lehrplanung im BIS-Wiki entnommen werden. Die hier veröffentlichten Termine beruhen auf Abstimmungen der Studiendekane, die sich 2007 auf gemeinsame Lehrplanungszeiten verständigt und diese festgeschrieben haben. Bei dieser Vereinbarung überwog das Interesse nach einer für alle Fakultäten einheitlichen Lösung deutlich die Einzelinteressen der Fakultäten nach einer „individuelleren“ Zeitplanung.

Lesen Sie hier mehr zur Onlinebedarfserhebung.

Grundsätzliches

Die Raumplanung wird im Dezernat FM verantwortet, durchgeführt wird sie in weiten Teilen über das eKVV, über das Fakultäten Räume anfordern und leere Räume suchen, außerdem wird die Vergabe von Räumen über das eKVV zurückgemeldet.

Das Anfordern von Räumen über das eKVV ist nur mit erweiterten Zugriffsrechten möglich, die über die „normalen“ eKVV-Rechte hinausgehen, die z.B. Lehrenden und Sekretariaten zur Verfügung stehen. In jeder Fakultät sind einzelne Kollegen mit diesen eKVV-Eingaberechten ausgestattet, sie können daher die Raumanforderungen für die ganze Fakultät durchführen. Wer in den einzelnen Fakultäten zuständig ist, kann im eKVV unter dem Punkt „AnsprechpartnerInnen für Korrekturen und Raumbuchungen“ nachgesehen werden.

Die Raumvergabe wird in 5 Vergabe-Runden durchgeführt, die im Folgenden detaillierter beschrieben sind (Hinweise zur Nachsteuerung s.u.).

Die Raumvergabe-Runden im Überblick

Die ersten drei Vergabe-Runden entfallen auf Lehrveranstaltungen der Kategorie "Vorlesungen und Seminare". Zu dieser großen Gruppe zählen alle Veranstaltungsarten außer Blockveranstaltungen, Einzeltermine, Tutorien, Übungen, Arbeitsgruppen und ähnliche. Die Verteilung der Veranstaltungen der Kategorie "Vorlesungen und Seminare" auf die ersten drei Vergabe-Runden geschieht durch die Fakultäten, dazu weisen die Fakultäten den Veranstaltungen dieser Kategorie eine Priorität zu.

Vergabe-Runde 1: Vorlesungen und Seminare mit Priorität 1

Als erstes werden Räume für diejenigen Veranstaltungen vergeben, die aus Sicht der Fakultät für die Raumvergabe eine besonders hohe Priorität haben (Priorität 1). Dies können Veranstaltungen sein, die nicht verlegt werden können (z.B. weil sie von bestimmten Studierendenkohorten besucht werden müssen, oder weil der Termin bereits mit anderen Fakultäten abgesprochen ist). Die/der Raumbeauftragte jeder Fakultät sendet dazu eine Liste mit den Belegnummern der Veranstaltungen mit „Priorität 1“ an das Raumvergabe-Team. Das Bemühen, allen Veranstaltungen mit Priorität 1 Räume zu den Wunschzeiten zuweisen zu können, kann allerdings nur dann erfolgreich sein, wenn nicht zu viele Veranstaltungen mit „Priorität 1“ an das Raumvergabe-Team gemeldet werden – daher ist die Anzahl je Fakultät begrenzt. Die genaue Anzahl wird vom Team OSL mit den Fakultäten abgestimmt. Gezählt werden die Termine (nicht Veranstaltungen!), Veranstaltungen, die zwei Zeitfenster benötigen (also zum Beispiel von 8-12 Uhr oder zweimal wöchentlich stattfinden) zählen als 2 Termine.

In dieser Vergabe-Runde kann den Veranstaltungen in der Regel ein geeigneter Raum im gewünschten Zeitfenster zugewiesen werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist nicht oder nur in Einzelfällen erforderlich.

Vergabe-Runde 2: Vorlesungen und Seminare mit Priorität 2

Auch für diese Vergabe-Runde sendet die/der Raumbeauftragte eine Liste mit den Belegnummern der Veranstaltungen an das Raumvergabe-Team. Und auch hier gilt, dass die Anzahl an Terminen begrenzt ist. Die Fakultät kann wie in Runde 1 frei entscheiden, welche Veranstaltungen in die Priorität 2-Liste aufgenommen werden. Dies können z.B. Veranstaltungen sein, deren Verlegung auf ein anderes Zeitfenster möglich, aber schwierig ist.

Diesen Veranstaltungen kann in der Regel ein Raum im gewünschten Zeitfenster zugewiesen werden, allerdings teilweise nicht mit der gewünschten Raumgröße. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) kann dadurch zum Teil erforderlich sein.

Vergabe-Runde 3: Vorlesungen und Seminare mit Priorität 3

Für diese Vergabe-Runde werden alle verbleibenden Veranstaltungen der Kategorie „Vorlesungen und Seminare“ durch das Raumvergabe-Team aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also keine Meldung der Belegnummern erforderlich.

In dieser Vergabe-Runde können nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich. Einige Veranstaltungen müssen in der Regel auf andere Zeitfenster verlegt werden.

Vergabe-Runde 4: Tutorien und Übungen

Auch diese Veranstaltungen werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also auch hier keine Meldung der Belegnummern erforderlich. Zu dieser Gruppe von Veranstaltungen zählen auch alle ähnlichen Veranstaltungsarten, z.B. Tutorials und Arbeitsgruppen.

In dieser Vergabe-Runde können ebenfalls nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich. Einige Veranstaltungen müssen in der Regel auf andere Zeitfenster verlegt werden.

Vergabe-Runde 5: Einzeltermine

Einzeltermine (außer Blockveranstaltungen), die in die Vorlesungszeit fallen, werden werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist keine Meldung der Belegnummern erforderlich. Einzeltermine können erst nach dem im Kalender der Lehrplanung angegebenen Stichtag mit Räumen versorgt werden. Vor diesem Stichtage ist es allerdings möglich, Einzeltermine in bereits an andere Veranstaltungen der Fakultät vergebene Räume zu legen, beispielsweise wenn dort Termine ausfallen.

Einzeltermine, die in die vorlesungsfreie Zeit fallen, werden nicht automatisch berücksichtigt. Hierfür muss ab dem im Kalender der Lehrplanung angegebenen Stichtag eine Liste der Belegnummern an das Raumvergabe-Team gesendet werden.

Für Blockveranstaltungen muss immer eine Liste der Belegnummern an das Raumvergabe-Team gesendet werden, da diese nicht von der Vergabe-Software als Einzeltermine erkannt werden. Eine Vergabe von Räumen an Blockveranstaltungen in einer früheren Runde ist nicht möglich, da eine Blockveranstaltung das Zeitfenster im gesamten Semester blockieren würde.

Nachsteuerung der Raumvergabe

Jede einzelne Vergaberunde endet mit der Veröffentlichung der Raumzuweisungen im eKVV. Für alle Veranstaltungen der jeweiligen Runde ist danach im eKVV erkenntlich, welche Räume vergeben wurden oder ob kein passender Raum zu den gewünschten Zeiten verfügbar war. Jetzt können alle Verantwortlichen nachschauen[1], ob ihre Veranstaltungen Räume bekommen haben und ggf. weitere Schritte einleiten.

Für alle diejenigen Veranstaltungen, die in der jeweiligen Vergabe-Runde keinen Raum erhalten haben, beginnt jetzt die Phase der Nachsteuerung. Für diese Termine müssen nun Räume zu einem alternativen Zeitpunkt gefunden werden. Nun ist Initiative gefragt:

Die Fakultäten sind aufgefordert, alternative Zeiten für ihre Veranstaltungen anzugeben und für diese Zeiten gezielt Räume zu suchen. Ein wichtiges Hilfsmittel bei der Suche nach freien Räumen ist die Seite „Freie Räume“ im eKVV. Ist ein Raum gefunden, wird dieser, wiederum per E-Mail, bei der Raumvergabe angefordert. Für die Nachsteuerung ist im Anschluss an jede einzelne Runde der Raumvergabe ein Zeitfenster im Kalender der Lehrplanung vorgesehen. Es gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst - d.h., dass die E-Mails mit Raumwünschen in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitet werden.

FAQs zur Raumvergabe

Inwiefern wird bei der Anforderung von Räumen die gewünschte Ausstattung berücksichtigt?

Bei der Anforderung von Räumen im eKVV kann eine Reihe von Merkmalen angegeben werden (wie z.B. Ausstattung des Raumes mit Fenstern, großer Tafel, Multimedia-Ausrüstung u.Ä.). Diesen Wünschen kann allerdings von Seiten der Raumvergabe nicht immer entsprochen werden, da die maßgeblichen Planungsgrößen die Uhrzeit und die erwartete Teilnehmerzeit einer Veranstaltung sind.

In allen Hörsälen und in einer Reihe von Seminarräumen ist eine Multimedia-Ausstattung vorhanden, die meisten anderen Räume sind zumindest mit einem Beamer ausgestattet, so dass für Präsentationen lediglich ein Laptop mitgebracht werden muss. Welche Ausstattung ein Raum hat, wird in der Raumsuche im eKVV angezeigt.

Wie können Räume getauscht werden?

Ein etwaiger Raumtausch kann nicht vom Dezernat FM organisiert werden, die KollegInnen beraten Sie aber gern, sollten Sie Fragen haben. Für einen Raumtausch ist es notwendig, dass sich die VeranstalterInnen miteinander abstimmen und einen Tausch vereinbaren. Eine Beschreibung wie sich zum Beispiel Veranstaltungen in möglicherweise zu großen Räumen finden lassen finden Sie in der Seite zur Raumsuche in den Abschnitt Suche nach geeigneten Veranstaltungen für Raumtausche.

Haben die VeranstalterInnen einen Tausch vereinbart, muss dies per E-Mail an die Raumvergabe unter raumvergabe@uni-bielefeld.de gemeldet werden, damit die Räume entsprechend umgebucht werden können.

Wie werden Terminwünsche behandelt, die außerhalb der Vorlesungszeit liegen?

Einzeltermine innerhalb der Vorlesungszeit werden in Vergabe-Runde 5, wie oben beschrieben, angefordert und gebucht. Raumbuchungen für Einzeltermine außerhalb der Vorlesungszeit, können per E-Mail unter raumvergabe@uni-bielefeld.de an die Raumplanung gemeldet werden und sind in der Regel unproblematisch, weil zu diesen Zeiten keinerlei Raum-Knappheit herrscht.

Allerdings gibt es eine Ausnahme: Während die drei Phasen der Raumvergabe für den Semesterbetrieb laufen, ist keine Raumbuchung für Einzeltermine möglich!

Muss ich mich an einen bestimmten Veranstaltungsrhythmus halten?

Der übliche Rhythmus der Lehrveranstaltungen ist: "2 Stunden, Beginn zu geraden Uhrzeiten" (z.B. 2 Stunden, von 10 bis 12 oder von 14 bis 16 Uhr).

Wer „gegen“ diesen Rhythmus plant, z.B. einen Raum für vier Stunden von 9 - 13 Uhr benötigt, blockiert damit insgesamt eine Zeit von sechs Stunden, nämlich 8 -10 Uhr, 10 - 12 Uhr und 12 - 14 Uhr. Das Dezernat FM bittet deshalb ausdrücklich darum, sich bei der Veranstaltungsplanung am üblichen Rhythmus zu orientieren.

Lesen Sie weiter zum Thema Klimasteuerung mit dem eKVV oder gehen Sie zurück zur Übersicht eKVV.

Oder gehen Sie hier direkt ins eKVV.

Referenzen

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 [[Category:FAQ]][[Category:Raumplanung]][[Category:eKVV]] [[Category:Lehrplanung]]
-Die Universität verfügt über eine Vielzahl von Räumen für Lehrveranstaltungen: Ein Teil dieser Räume wird dezentral von den Fakultäten verwaltet, ein anderer Teil wird vom [[Einrichtung:10007|Dezernat Facility Management (FM)]]  zentral verwaltet. Damit während des Semesters die zentral verwalteten Räume so genutzt werden können, dass alle Lehrveranstaltungen einen ausreichend großen, passend ausgestatteten Raum zu einer bestimmten Zeit bekommen, ist es nötig, die Bedürfnisse von Studierenden und Lehrenden entsprechend zu koordinieren. Wie diese Koordinierungsarbeit funktioniert und welche Schritte dabei von den unterschiedlichen Akteuren durchlaufen werden müssen, wird auf dieser Seite beschrieben.
+Die Universität verfügt über eine Vielzahl von Räumen für Lehrveranstaltungen: Der größte Teil dieser Räume wird vom [[Einrichtung:10007|Dezernat Facility Management (FM)]] zentral verwaltet, ein kleinerer Teil wird dezentral von den Fakultäten verwaltet.
+Damit während des Semesters die zentral verwalteten Räume so genutzt werden können, dass alle Lehrveranstaltungen einen ausreichend großen, passend ausgestatteten Raum zu einer bestimmten Zeit bekommen, ist es nötig, die Bedürfnisse von Studierenden und Lehrenden entsprechend zu koordinieren. Wie diese Koordinierungsarbeit funktioniert und welche Schritte dabei von den unterschiedlichen Akteuren durchlaufen werden müssen, wird auf dieser Seite beschrieben.
 ==Einbindung der Raumplanung in die Lehrplanung==
-Nachdem der Vorlesungsbetrieb eines Semesters begonnen hat, beginnt hinter den Kulissen die Lehrplanung für das folgende Semester. Sobald das Lehrangebot feststeht, wird es von den Fakultäten ins eKVV eingetragen und zwar unter Angabe von Wochentag und Uhrzeit, sowie der erwarteten Teilnehmerzahl. Zu einem bestimmten Stichtag werden die Veranstaltungen dann im eKVV veröffentlicht. Die Einhaltung dieses Termins ist besonders wichtig, weil im Anschluss an die Veröffentlichung die Online-Bedarfserhebung startet.
+Spätestens nachdem der Vorlesungsbetrieb eines Semesters begonnen hat, beginnt hinter den Kulissen die Lehrplanung für das folgende Semester. Sobald das Lehrangebot feststeht, wird es von den Fakultäten ins eKVV eingetragen und zwar unter Angabe von Wochentag und Uhrzeit, sowie der erwarteten Teilnehmerzahl. Zu einem bestimmten Stichtag werden die Veranstaltungen dann im eKVV veröffentlicht. Die Einhaltung dieses Termins ist besonders wichtig, weil im Anschluss an die Veröffentlichung die Online-Bedarfserhebung startet.
-Bei der Online-Bedarfserhebung werden die Studierenden dazu aufgefordert, sich im eKVV Stundenpläne für das kommende Semester anzulegen. Über eine Auswertung dieser Stundenpläne erhält man dann aussagekräftige Informationen darüber, wie die Nachfrage der Studierenden nach den geplanten Lehrveranstaltungen sein wird. Nach Abschluss der Online-Bedarfserhebung haben die Fakultäten die Gelegenheit, ihr Veranstaltungsangebot auf Grundlage der erhaltenen Informationen nachzusteuern. Erst wenn dieses feststeht, beginnt die Vergabe der zentral verwalteten Räume.
+Bei der Online-Bedarfserhebung werden die Studierenden dazu aufgefordert, sich im eKVV Stundenpläne für das kommende Semester anzulegen. Über eine Auswertung dieser Stundenpläne erhält man dann aussagekräftige Informationen darüber, wie die Nachfrage der Studierenden nach den geplanten Lehrveranstaltungen sein wird. Nach Abschluss der Online-Bedarfserhebung haben die Fakultäten die Gelegenheit, ihr Veranstaltungsangebot auf Grundlage der erhaltenen Informationen nachzusteuern. Die Daten aus der Online-Bedarfserhebung sind ebenfalls wichtig, um die erwartete Teilnehmerzahl genauer zu schätzen. Erst danach beginnt die Vergabe der zentral verwalteten Räume.
 Die einzuhaltenden Fristen können dem [[Kalender_der_Lehrplanung_an_der_Universität_Bielefeld | Kalender der Lehrplanung]] im BIS-Wiki entnommen werden. Die hier veröffentlichten Termine beruhen auf Abstimmungen der Studiendekane, die sich 2007 auf gemeinsame Lehrplanungszeiten verständigt und diese festgeschrieben haben. Bei dieser Vereinbarung überwog das Interesse nach einer für alle Fakultäten einheitlichen Lösung deutlich die Einzelinteressen der Fakultäten nach einer „individuelleren“ Zeitplanung.
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 Das Anfordern von Räumen über das eKVV ist nur mit [[Zugang_zum_BIS | erweiterten Zugriffsrechten]] möglich, die über die „normalen“ eKVV-Rechte hinausgehen, die z.B. Lehrenden und Sekretariaten zur Verfügung stehen. In jeder Fakultät sind einzelne Kollegen mit diesen eKVV-Eingaberechten ausgestattet, sie können daher die Raumanforderungen für die ganze Fakultät durchführen. Wer in den einzelnen Fakultäten zuständig ist, kann im [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Einrichtung_Tabelle.jsp eKVV] unter dem Punkt „AnsprechpartnerInnen für Korrekturen und Raumbuchungen“ nachgesehen werden.
-Die Raumvergabe wird in drei Phasen durchgeführt, die im Folgenden detaillierter beschrieben sind. Hintergrund dieses "Drei-Phasen-Modells" ist die notwendige Priorisierung von Raumanforderungen: Als erstes werden Räume für Pflichtveranstaltungen vergeben, wobei Pflichtveranstaltungen als diejenigen Veranstaltungen definiert werden, die nicht verlegt werden können (z.B. weil sie von bestimmten Studierendenkohorten besucht werden müssen, oder weil hinter einem Termin bereits Absprachen mit anderen Fakultäten stehen). Das Bemühen, allen diesen Veranstaltungen Räume zu den Wunschzeiten zuweisen zu können, kann allerdings nur dann erfolgreich sein, wenn tatsächlich nur die Veranstaltungen als Pflichtveranstaltungen gemeldet werden, die das o.g. Kriterium der „Nicht-Verschiebbarkeit“  erfüllen.
+Die Raumvergabe wird in 5 Vergabe-Runden durchgeführt, die im Folgenden detaillierter beschrieben sind (Hinweise zur Nachsteuerung s.u.).
+==Die Raumvergabe-Runden im Überblick==
+Die ersten drei Vergabe-Runden entfallen auf Lehrveranstaltungen der Kategorie "Vorlesungen und Seminare". Zu dieser großen Gruppe zählen alle Veranstaltungsarten außer Blockveranstaltungen, Einzeltermine, Tutorien, Übungen, Arbeitsgruppen und ähnliche. Die Verteilung der Veranstaltungen der Kategorie "Vorlesungen und Seminare" auf die ersten drei Vergabe-Runden geschieht durch die Fakultäten, dazu weisen die Fakultäten den Veranstaltungen dieser Kategorie eine Priorität zu.
+===Vergabe-Runde 1: Vorlesungen und Seminare mit Priorität 1===
+Als erstes werden Räume für diejenigen Veranstaltungen vergeben, die aus Sicht der Fakultät für die Raumvergabe eine besonders hohe Priorität haben (Priorität 1). Dies können Veranstaltungen sein, die nicht verlegt werden können (z.B. weil sie von bestimmten Studierendenkohorten besucht werden müssen, oder weil der Termin bereits mit anderen Fakultäten abgesprochen ist). Die/der Raumbeauftragte jeder Fakultät sendet dazu eine Liste mit den Belegnummern der Veranstaltungen mit „Priorität 1“ an das Raumvergabe-Team. Das Bemühen, allen Veranstaltungen mit Priorität 1 Räume zu den Wunschzeiten zuweisen zu können, kann allerdings nur dann erfolgreich sein, wenn nicht zu viele Veranstaltungen mit „Priorität 1“ an das Raumvergabe-Team gemeldet werden – daher ist die Anzahl je Fakultät begrenzt. Die genaue Anzahl wird vom Team OSL mit den Fakultäten abgestimmt. Gezählt werden die Termine (nicht Veranstaltungen!), Veranstaltungen, die zwei Zeitfenster benötigen (also zum Beispiel von 8-12 Uhr oder zweimal wöchentlich stattfinden) zählen als 2 Termine.
+In dieser Vergabe-Runde kann den Veranstaltungen in der Regel ein geeigneter Raum im gewünschten Zeitfenster zugewiesen werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist nicht oder nur in Einzelfällen erforderlich.
-Ebenfalls in dieser Phase werden Räume für alle Seminare und Vorlesungen vergeben, die keine Pflichtveranstaltungen sind. Hier können in der Regel nicht mehr alle Raumwünsche berücksichtigt werden, u.A. weil bestimmte Wochentage und Uhrzeiten (Dienstags bis Donnerstags zwischen 10 und 16 Uhr) besonders nachgefragt werden.
+===Vergabe-Runde 2: Vorlesungen und Seminare mit Priorität 2===
-In der zweiten Phase werden dann die Raume für Übungen und Tutorien vergeben, bevor  in der dritten und letzten Phase die Räume für Einzeltermine vergeben werden, die dann sozusagen "die Lücken füllen", die das reguläre Lehrangebot frei gelassen hat. Einzeltermine können erst am Ende der Vergabe mit Räumen versorgt werden, da sie sonst komplette 'Zeitschienen' für die regelmäßigen Veranstaltungen blockieren und so zu einer Verschlechterung der Raumauslastung führen würden.
+Auch für diese Vergabe-Runde sendet die/der Raumbeauftragte eine Liste mit den Belegnummern der Veranstaltungen an das Raumvergabe-Team. Und auch hier gilt, dass die Anzahl an Terminen begrenzt ist. Die Fakultät kann wie in Runde 1 frei entscheiden, welche Veranstaltungen in die Priorität 2-Liste aufgenommen werden. Dies können z.B. Veranstaltungen sein, deren Verlegung auf ein anderes Zeitfenster möglich, aber schwierig ist.
-==Phase 1: Vergabe der Räume für Vorlesungen und Seminare==
+Diesen Veranstaltungen kann in der Regel ein Raum im gewünschten Zeitfenster zugewiesen werden, allerdings teilweise nicht mit der gewünschten Raumgröße. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) kann dadurch zum Teil erforderlich sein.
-Grundsätzlich erfolgt die Anforderung von Räumen, ebenso wie die Rückmeldung über die erfolgte Zuweisung, über das eKVV. In der ersten Phase gibt es allerdings ein Ausnahme für die Pflichtveranstaltungen: Diese werden per E-Mail an die Raumvergabe gemeldet, und zwar in Form einer Belegnummern-Liste (an ''[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]'') In der Regel sind das pro Fakultät 20 bis 30 Belegnummern. Die zuständigen KollegInnen im Dezernat FM können die übrigen Informationen (wie geplante Zeit, erwartete Teilnehmerzahl und gewünschte Ausstattungsmerkmale) dem eKVV entnehmen.
+===Vergabe-Runde 3: Vorlesungen und Seminare mit Priorität 3===
-Es gibt bereits bei den Pflichtveranstaltungen einige wenige Raumanforderungen, die nicht komplett erfüllt werden können (dies war bisher hochschulweit bei ca. zehn Veranstaltungen pro Semester der Fall). Hierbei werden aber in der Regel keine Terminänderungen vorgenommen, sondern die erwartete Teilnehmerzahl wird (vorsichtig) nach unten korrigiert. Diese Änderungen werden natürlich nicht eigenverantwortlich im Dezernat FM vorgenommen, sondern es wird mit der Fakultät geklärt, wie mit dieser Änderung umzugehen ist (ob die Veränderung der Teilnehmerzahl akzeptiert werden kann, oder ob z.B. eine große Veranstaltung in zwei Kleine aufgesplittet werden soll).
+Für diese Vergabe-Runde werden alle verbleibenden Veranstaltungen der Kategorie „Vorlesungen und Seminare“ durch das Raumvergabe-Team aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also keine Meldung der Belegnummern erforderlich.
-Nachdem die Pflichtveranstaltungen „versorgt“ wurden, wird versucht, allen anderen regelmäßig stattfindenden Vorlesungen und Seminaren Räume zuzuweisen. Dabei bleiben aber immer auch Raumwünsche offen, so dass in einigen Fällen zurückgemeldet werden muss, dass zu dem gewünschten Zeitpunkt kein Raum vergeben werden konnte. Fakultäten, die nur die attraktivsten Kernzeiten gewählt haben, können in dieser Phase notwendigerweise weniger Wünsche erfüllt bekommen als diejenigen, die schon von vornherein Randzeiten für ihre Veranstaltungen angegeben haben.
+In dieser Vergabe-Runde können nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich. Einige Veranstaltungen müssen in der Regel auf andere Zeitfenster verlegt werden.
-Die erste Vergabephase endet mit der Veröffentlichung der Raumzuweisungen im eKVV. Für alle Pflichtveranstaltungen, Vorlesungen und Seminare ist danach im eKVV erkenntlich, welche Räume vergeben wurden oder ob kein passender Raum zu den gewünschten Zeiten verfügbar war. Jetzt können alle Verantwortlichen nachschauen<ref>Im eKVV ist die sogn. '[https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_edit/edit/Raumliste.jsp Raumliste]' die Seite, die am besten für die Ermittlung der nach den Raumvergaberunden ohne Raumzuteilung gebliebenen Veranstaltungen geeignet ist. Hier können Sie sich gezielt alle entsprechenden Veranstaltungen Ihrer Fakultät anzeigen lassen und diese Liste Schritt für Schritt durchgehen.</ref>, ob ihre Veranstaltungen Räume bekommen haben und ggf. weitere Schritte einleiten. Für die Pflichtveranstaltungen gibt es zusätzlich zur Veröffentlichung im eKVV noch eine separate Mitteilung: Von Dezernat FM wird eine E-Mail verschickt, in der diejenigen Pflichtveranstaltungen genannt werden,  bei denen die Teilnehmerzahlen angepasst werden mussten, damit ein  passender Raum gefunden werden konnte.
+===Vergabe-Runde 4: Tutorien und Übungen===
-Für alle diejenigen Vorlesungen und Seminare, die in der ersten Phase keinen Raum erhalten haben, beginnt jetzt die Phase der
+Auch diese Veranstaltungen werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also auch hier keine Meldung der Belegnummern erforderlich. Zu dieser Gruppe von Veranstaltungen zählen auch alle ähnlichen Veranstaltungsarten, z.B. Tutorials und Arbeitsgruppen.
-==Nachsteuerung==
+In dieser Vergabe-Runde können ebenfalls nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich. Einige Veranstaltungen müssen in der Regel auf andere Zeitfenster verlegt werden.
-Für die genannten Termine müssen nun Räume zu einem alternativen Zeitpunkt gefunden werden. Nachdem die Raumvergabe bis hierhin quasi automatisch ablief, d.h. von Seiten der Fakultäten keine andere Aktivität als die Veröffentlichung von Veranstaltungen und Raumanforderungen im eKVV nötig war, ist nun Initiative gefragt:
+===Vergabe-Runde 5: Einzeltermine===
-Die Fakultäten sind aufgefordert, alternative Zeiten für ihre Veranstaltungen anzugeben und für diese Zeiten gezielt Räume zu suchen. Ein wichtiges Hilfsmittel bei der Suche nach freien Räumen ist die Seite „[[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV|Freie Räume]]“ im eKVV.  Ist ein Raum gefunden, wird dieser, wiederum per E-Mail, bei der Raumvergabe angefordert. Die Fakultäten haben für diese Nachsteuerung knapp zwei Wochen Zeit, bis zum Beginn der zweiten Phase. Es gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst - d.h., dass die E-Mails mit Raumwünschen in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitet werden. Im Zweifelsfall gilt auch hier, dass nicht die Zeiten verändert, sondern versucht wird, die angeforderten Merkmale bzw. die Raumgröße anzupassen.
+Einzeltermine (außer Blockveranstaltungen), die in die <u>Vorlesungszeit</u> fallen, werden werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist keine Meldung der Belegnummern erforderlich. Einzeltermine können erst nach dem im Kalender der Lehrplanung angegebenen Stichtag mit Räumen versorgt werden. Vor diesem Stichtage ist es allerdings möglich, Einzeltermine in bereits an andere Veranstaltungen der Fakultät vergebene Räume zu legen, beispielsweise wenn dort Termine ausfallen.
-==Phase 2: Vergabe der Räume für Tutorien und Übungen==
+Einzeltermine, die in die <u>vorlesungsfreie Zeit</u> fallen, werden nicht automatisch berücksichtigt. Hierfür muss ab dem im Kalender der Lehrplanung angegebenen Stichtag eine Liste der Belegnummern an das Raumvergabe-Team gesendet werden.
-Erst wenn Phase 1 abgeschlossen ist, werden in Phase 2 Übungen und Tutorien mit Räumen versehen. Diese stehen in der Priorisierung der Vergabe deshalb hintan, weil von der Hochschulleitung angenommen wird, dass diese am ehesten auf die Randstunden ausweichen können.
+Für <u>Blockveranstaltungen</u> muss immer eine Liste der Belegnummern an das Raumvergabe-Team gesendet werden, da diese nicht von der Vergabe-Software als Einzeltermine erkannt werden. Eine Vergabe von Räumen an Blockveranstaltungen in einer früheren Runde ist nicht möglich, da eine Blockveranstaltung das Zeitfenster im gesamten Semester blockieren würde.
-Auch in Phase 2 erfolgt die Rückmeldung der Raumvergabe über die Veröffentlichung im eKVV. Sollten hier Raumwünsche nicht bedient werden können, ist noch einmal eine Woche Zeit für die Nachsteuerung vorgesehen, bevor in Phase 3 Räume für Einzeltermine vergeben werden.
+==Nachsteuerung der Raumvergabe==
-==Phase 3: Vergabe von Räumen für Einzeltermine==
+Jede einzelne Vergaberunde endet mit der Veröffentlichung der Raumzuweisungen im eKVV. Für alle Veranstaltungen der jeweiligen Runde ist danach im eKVV erkenntlich, welche Räume vergeben wurden oder ob kein passender Raum zu den gewünschten Zeiten verfügbar war. Jetzt können alle Verantwortlichen nachschauen[1], ob ihre Veranstaltungen Räume bekommen haben und ggf. weitere Schritte einleiten.
-Erst ab dieser Phase werden Räume für Einzeltermine vergeben. Hierzu gehören neben einmalig stattfindenden Veranstaltungen auch Blockseminare und Klausurtermine innerhalb der Vorlesungszeit. Hierfür werden Lücken im Veranstaltungsangebot und ausfallende Einzeltermine genutzt.
+Für alle diejenigen Veranstaltungen, die in der jeweiligen Vergabe-Runde keinen Raum erhalten haben, beginnt jetzt die Phase der Nachsteuerung. Für diese Termine müssen nun Räume zu einem alternativen Zeitpunkt gefunden werden. Nun ist Initiative gefragt:
-Die Anforderung von Räumen und die Rückmeldung über die Zuteilung erfolgt wie in den ersten beiden Phasen über das eKVV. Nach dieser Phase ist die eKVV Seite mit den [https://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/Raumueberschneidungen.jsp Raumüberschneidungen] auch noch einmal wichtig, da hier sichtbar wird, wann regelmäßige Veranstaltungen nicht stattfinden können, weil Einzeltermine in die entsprechenden Räume gebucht wurden.
+Die Fakultäten sind aufgefordert, alternative Zeiten für ihre Veranstaltungen anzugeben und für diese Zeiten gezielt Räume zu suchen. Ein wichtiges Hilfsmittel bei der Suche nach freien Räumen ist die Seite „[[Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV|Freie Räume]]“ im eKVV. Ist ein Raum gefunden, wird dieser, wiederum per E-Mail, bei der Raumvergabe angefordert. Für die Nachsteuerung ist im Anschluss an jede einzelne Runde der Raumvergabe ein Zeitfenster im Kalender der Lehrplanung vorgesehen. Es gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst - d.h., dass die E-Mails mit Raumwünschen in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitet werden.
 ==FAQs zur Raumvergabe==
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 ===Wie werden Terminwünsche behandelt, die außerhalb der Vorlesungszeit liegen?===
-Einzeltermine innerhalb der Vorlesungszeit werden in Phase 3, wie oben beschrieben, angefordert und gebucht. Raumbuchungen für Einzeltermine außerhalb der Vorlesungszeit, können per E-Mail unter ''[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]'' an die Raumplanung gemeldet werden und sind in der Regel unproblematisch, weil zu diesen Zeiten keinerlei Raum-Knappheit herrscht.
+Einzeltermine innerhalb der Vorlesungszeit werden in Vergabe-Runde 5, wie oben beschrieben, angefordert und gebucht. Raumbuchungen für Einzeltermine außerhalb der Vorlesungszeit, können per E-Mail unter ''[mailto:raumvergabe@uni-bielefeld.de raumvergabe@uni-bielefeld.de]'' an die Raumplanung gemeldet werden und sind in der Regel unproblematisch, weil zu diesen Zeiten keinerlei Raum-Knappheit herrscht.
 Allerdings gibt es eine Ausnahme: Während die drei Phasen der Raumvergabe für den Semesterbetrieb laufen, ist keine Raumbuchung für Einzeltermine möglich!