Auswertungen und Statistiken in der BIS-Prüfungsverwaltung

Vorlage:Unfertige Seite Die BIS-Prüfungsverwaltung bietet mehrere Auswertungs- und Statistikfunktionen, die einerseits die jeweilige Fakultät über ihre Studierenden und Absolvent*innen informieren, andererseits aber auch als Unterstützung bei der Generierung von Datenlieferungen für amtliche Statistiken dienen.

Diese Seite gibt eine Übersicht über die verschiendenen Auswertungsformate und deren Verwendungsmöglichkeiten. Detaillierte Hilfeseite zu den einzelnen Funktionen finden sich direkt in der BIS-Prüfungsverwaltung in den dort eingebetteten Hilfen.

Zugriff

Alle hier beschriebenen Auswertungen können aus Gründen des Datenschutzes und der Datensparsamkeit nur aus der BIS-Prüfungsverwaltung abgerufen werden. Das hierzu notwendige Recht haben die Mitarbeiter*innen in den Prüfungsämtern der Fakultäten inne. Wenn Sie Informationen aus den hier genannten Auswertungen benötigen, können Sie sich direkt an das zuständige Prüfungsamt oder an den BIS-Support zur weiteren Beratung wenden.

"Meine Abschlüsse"

Diese Auswertung zeigt eine Übersicht der Studienabschlüsse eines Prüfungsamtes innerhalb eines selbst gewählten Zeitraumes. Dabei werden die Daten automatisch aus den im System erzeugten Abschlüssen generiert, beruhen also unmittelbar auf den im Berichtszeitraum erzeugten Abschlüssen. Es handelt sich hier nicht um eine statistische Auswertung, sondern um die explizite Anzeige von Studierendendaten.

Sinn und Zweck

Das separate Pflegen von Listen oder Übersichten für interne und externe Datensammlungen im Prüfungsamt wird damit überflüssig, Übertragungsfehler und Systembrüche werden vermieden. Die Abschlussdaten können zur weiteren Kontaktpflege mit den Studierenden verwendet werden, zur Auswertung der Geschlechterverhältnisse in bestimmten Studiengängen, für die rein mengenmäßige Betrachtung von Abschlusskohorten und vieles mehr. Die in der Export-Datei angezeigten Adressen sind die beim Zeugnisantrag abgefragten "Alumni-Adressdaten", in deren Verwendung durch die Hochschule die Studierenden eingewilligt haben. Dies ist auch die Quelle der ans Referat für Kommunikation zu liefernden Adressdaten für die Einladung zum Absolvententag.

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Die Auswertung wird als Übersichtsseite direkt in der BIS-Prüfungsverwaltung angezeigt. In der Übersicht werden die folgenden Attributen dargestellt:

• Vornamen
• Nachname
• Zeugnisdatum
• Abschluss-Art
• Zeugnis ausgebendes Fach
• Beteiligte Fachabschlüsse

Datenexport

Aus den Abschlussdaten lässt sich eine CSV-Datei erstellen, die zur Speicherung oder Weiterverwendung (z.B. in Excel) heruntergeladen werden kann. Sie beinhaltet die folgenden Felder:

• Titel
• Anrede
• Straße
• PLZ
• Ort
• Adresszusatz, c/o etc.
• Land
• E-Mail-Adresse
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Studienfach/Kernfach/1. Studienfach
• ggf. Nebenfach/2. Studienfach
• ggf. 2. Nebenfach/3. Studienfach
• ggf. 4. Studienfach
• ggf. 5. Studienfach
• Studiengangstyp
• Zeugnisdatum
• Zeugnisausgebendes Fach

Suche Studierende in bestimmten FsB-Versionen

Mit dieser Auswertung werden alle Studierenden angezeigt, für die eine bestimmte FsB gilt. Sie bezieht sich dabei einerseits auf die Einschreibungsdaten der Studierenden und andererseits auf die FsB-Festlegungen, die Prüfungsämter selbst vornehmen. Dabei erfolgt die Auswertung immer bezogen auf ein bestimmtes Semester, so dass die Suche z.B. die Frage beantworten kann: "Welche Studierenden befanden sich im Wintersemester 18/19 in der FsB XYZ?" Die Suche lässt sich nach den folgenden Kriterien steuern:

• "Nur FsB bzw. Varianten zeigen, die im eKVV sichtbar sind": so lässt sich die Suche auf noch geltende FsBs beschränken, die archivierten FsBs werden nicht berücksichtigt.
• "Nur Studierende berücksichtigen, die heute noch eingeschrieben sind": wenn man ein in der Vergangenheit liegendes Semester betrachtet, kann man auf diese Weise die Studierenden abziehen, die für aktuelle Entscheidungen keine Rolle mehr spielen, weil sie die Universität bereits verlassen haben.
• "Nur Studierende berücksichtigen, die noch keinen Abschluss in dem Fach haben": auch diese Wahlmöglichkeit hat das Ziel, Studierende auszublenden, die für aktuelle Entscheidungen nicht mehr relevant sind. Hier ist zu beachten, dass hier nicht nur die Studierenden erfasst werden, die bereits einen Abschluss haben, sondern auch diejenigen, deren Transcript eingefroren ist (da bei diesen damit gerechnet werden kann, dass keine FsB-Änderung mehr erfolgt und der Abschluss nach der festgelegten FsB erfolgen wird).

Sinn und Zweck

Diese Auswertung hat im Wesentlichen zwei Funktionen: sie bietet einerseits einen Überblick über die Menge an Studierenden, für die verschiedene FsB-Versionen eines Faches gelten und sie zu, dass eine Entwicklung dieser Zahlen über die Zeit verfolgt wird. Und sie ermöglicht es, einzelne Studierende zu finden, die z.B. noch in auslaufenden FsBs eingeschrieben sind und Kontakt zu Ihnen aufzunehmen.

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• Nachname
• Vornamen
• Matrikelnummer
• Exma-Datum
• Status
• Straße
• Postleitzahl
• Ort
• Alias-Adresse
• Variante / Profil
• Fachsemester

Datenexport

Es steht ein Datenexport für alle angezeigten Daten zur Verfügung.

Statistikmeldungen

Diese Auswertung bezieht sich auf die von der Universität für jedes Semester zu liefernde amtliche Prüfungsstatistik. Diese Statistik wird automatisch aus der BIS-Prüfungsverwaltung generiert und nimmt alle im System erfassten Abschlüsse mit den für die Statistik relevanten Daten auf. Die Statistik wird zwei mal im Jahr automatisch erzeugt und "abgesaugt", ohne dass Prüfungsämter aktiv Daten zusammenstellen müssten.

Diese Daten werden angezeigt:

• Matrikelnummer
• Datum der Prüfung
• Prüfungsamt
• Art der Prüfung
• Gesamtnote
• 1. Studienfach
• 2. Studienfach
• 3. Studienfach
• 4. Studienfach
• Berichtszeitraum
• Aktionen

Sinn und Zweck

Diese Anzeige dient einzig der Orientierung darüber, welche Abschlüsse in welche Statistikmeldung eingeht oder einging. Die Anzeige lässt sich zeitlich steuern, indem der Berichtszeitraum ausgewählt werden kann. Die Anzeige ist unterteilt in zwei Blöcke:

Noch nicht ans Land gemeldete manuelle Statistikmeldungen

Für nicht voll-modellierte Studiengänge (modellierte Studiengänge sind die BA- und MA-Studiengänge des Studienmodells 2011) können in der Prüfungsverwaltung keine Abschlüsse und Abschlussdokumente automatisch erzeugt werden. Diese Abschlüsse gehen daher auch nicht in die automatische Statistikmeldung ein. Damit sie dennoch von der Statistik erfasst werden können, müssen sie durch die Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt manuell eingegeben werden (s. auch diese Hilfeseite). Im ersten Block der Statistikmeldungen werden die manuell erfassten und noch nicht ans Lang gemeldeten Abschlüsse angezeigt.

Bereits ans Land gemeldete Statistikmeldungen

Hier werden die bereits gemeldeten Abschlüsse angezeigt und zwar sowohl die automatisch erzeugten als auch die manuell eingetragenen.

ECTS-Einstufungstabelle

Die ECTS-Einstufungstabelle ist ein Notenspiegel, der in jedes Abschluss-Transcript eingefügt werden muss (s. §28,Bachelorprüfungsordnung), damit die Abschluss-Note eines Absolventen/einer Absolventin im Rahmen seiner oder ihrer Abschlusskohorte vergleichbar wird.