Raumvergabe
Die Universität verfügt über eine Vielzahl von Räumen für Lehrveranstaltungen: Der größte Teil dieser Räume wird vom Dezernat Facility Management (FM) zentral verwaltet, ein kleinerer Teil wird dezentral von den Fakultäten verwaltet.
Damit während des Semesters die zentral verwalteten Räume so genutzt werden können, dass alle Lehrveranstaltungen einen ausreichend großen, passend ausgestatteten Raum zu einer bestimmten Zeit bekommen, ist es nötig, die Bedürfnisse von Studierenden und Lehrenden entsprechend zu koordinieren. Wie diese Koordinierungsarbeit funktioniert und welche Schritte dabei von den unterschiedlichen Akteuren durchlaufen werden müssen, wird auf dieser Seite beschrieben.
Einbindung der Raumplanung in die Lehrplanung
Spätestens nachdem der Vorlesungsbetrieb eines Semesters begonnen hat, beginnt hinter den Kulissen die Lehrplanung für das folgende Semester. Sobald das Lehrangebot feststeht, wird es von den Fakultäten ins eKVV eingetragen und zwar unter Angabe von Wochentag und Uhrzeit, sowie der erwarteten Teilnehmerzahl. Zu einem bestimmten Stichtag werden die Veranstaltungen dann im eKVV veröffentlicht. Die Einhaltung dieses Termins ist besonders wichtig, weil im Anschluss an die Veröffentlichung die Online-Bedarfserhebung startet.
Bei der Online-Bedarfserhebung werden die Studierenden dazu aufgefordert, sich im eKVV Stundenpläne für das kommende Semester anzulegen. Über eine Auswertung dieser Stundenpläne erhält man dann aussagekräftige Informationen darüber, wie die Nachfrage der Studierenden nach den geplanten Lehrveranstaltungen sein wird. Nach Abschluss der Online-Bedarfserhebung haben die Fakultäten die Gelegenheit, ihr Veranstaltungsangebot auf Grundlage der erhaltenen Informationen nachzusteuern. Die Daten aus der Online-Bedarfserhebung sind ebenfalls wichtig, um die erwartete Teilnehmerzahl genauer zu schätzen. Erst danach beginnt die Vergabe der zentral verwalteten Räume.
Die einzuhaltenden Fristen können dem Kalender der Lehrplanung im BIS-Wiki entnommen werden. Die hier veröffentlichten Termine beruhen auf Abstimmungen der Studiendekane, die sich 2007 auf gemeinsame Lehrplanungszeiten verständigt und diese festgeschrieben haben. Bei dieser Vereinbarung überwog das Interesse nach einer für alle Fakultäten einheitlichen Lösung deutlich die Einzelinteressen der Fakultäten nach einer „individuelleren“ Zeitplanung.
Lesen Sie hier mehr zur Onlinebedarfserhebung.
Grundsätzliches
Die Raumplanung wird im Dezernat FM verantwortet, durchgeführt wird sie in weiten Teilen über das eKVV, über das Fakultäten Räume anfordern und leere Räume suchen, außerdem wird die Vergabe von Räumen über das eKVV zurückgemeldet.
Das Anfordern von Räumen über das eKVV ist nur mit erweiterten Zugriffsrechten möglich, die über die „normalen“ eKVV-Rechte hinausgehen, die z.B. Lehrenden und Sekretariaten zur Verfügung stehen. In jeder Fakultät sind einzelne Kollegen mit diesen eKVV-Eingaberechten ausgestattet, sie können daher die Raumanforderungen für die ganze Fakultät durchführen. Wer in den einzelnen Fakultäten zuständig ist, kann im eKVV unter dem Punkt „AnsprechpartnerInnen für Korrekturen und Raumbuchungen“ nachgesehen werden.
Die Raumvergabe wird in 5 Vergabe-Runden durchgeführt, die im Folgenden detaillierter beschrieben sind (Hinweise zur Nachsteuerung s.u.).
Die Raumvergabe-Runden im Überblick
Die ersten drei Vergabe-Runden entfallen auf Lehrveranstaltungen der Kategorie "Vorlesungen und Seminare". Zu dieser großen Gruppe zählen alle Veranstaltungsarten außer Blockveranstaltungen, Einzeltermine, Tutorien, Übungen, Arbeitsgruppen und ähnliche. Die Verteilung der Veranstaltungen der Kategorie "Vorlesungen und Seminare" auf die ersten drei Vergabe-Runden geschieht durch die Fakultäten, dazu weisen die Fakultäten den Veranstaltungen dieser Kategorie eine Priorität zu.
Vergabe-Runde 1: Vorlesungen und Seminare mit Priorität 1
Als erstes werden Räume für diejenigen Veranstaltungen vergeben, die aus Sicht der Fakultät für die Raumvergabe eine besonders hohe Priorität haben (Priorität 1). Dies können Veranstaltungen sein, die nicht verlegt werden können (z.B. weil sie von bestimmten Studierendenkohorten besucht werden müssen, oder weil der Termin bereits mit anderen Fakultäten abgesprochen ist). Die/der Raumbeauftragte jeder Fakultät sendet dazu eine Liste mit den Belegnummern der Veranstaltungen mit „Priorität 1“ an das Raumvergabe-Team. Das Bemühen, allen Veranstaltungen mit Priorität 1 Räume zu den Wunschzeiten zuweisen zu können, kann allerdings nur dann erfolgreich sein, wenn nicht zu viele Veranstaltungen mit „Priorität 1“ an das Raumvergabe-Team gemeldet werden – daher ist die Anzahl je Fakultät begrenzt. Die genaue Anzahl wird vom Team OSL mit den Fakultäten abgestimmt. Gezählt werden die Termine (nicht Veranstaltungen!). Veranstaltungen, die zwei Zeitfenster benötigen (also zum Beispiel von 8-12 Uhr oder zweimal wöchentlich stattfinden) zählen als 2 Termine.
In dieser Vergabe-Runde kann den Veranstaltungen in der Regel ein geeigneter Raum im gewünschten Zeitfenster zugewiesen werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist nicht oder nur in Einzelfällen erforderlich.
Vergabe-Runde 2: Vorlesungen und Seminare mit Priorität 2
Auch für diese Vergabe-Runde sendet die/der Raumbeauftragte eine Liste mit den Belegnummern der Veranstaltungen an das Raumvergabe-Team. Und auch hier gilt, dass die Anzahl an Terminen begrenzt ist. Die Fakultät kann wie in Runde 1 frei entscheiden, welche Veranstaltungen in die Priorität 2-Liste aufgenommen werden. Dies können z.B. Veranstaltungen sein, deren Verlegung auf ein anderes Zeitfenster möglich, aber schwierig ist.
Diesen Veranstaltungen kann in der Regel ein Raum im gewünschten Zeitfenster zugewiesen werden, allerdings teilweise nicht mit der gewünschten Raumgröße. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) kann dadurch zum Teil erforderlich sein.
Vergabe-Runde 3: Vorlesungen und Seminare mit Priorität 3
Für diese Vergabe-Runde werden alle verbleibenden Veranstaltungen der Kategorie „Vorlesungen und Seminare“ durch das Raumvergabe-Team aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also keine Meldung der Belegnummern erforderlich.
In dieser Vergabe-Runde können nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich. Einige Veranstaltungen müssen in der Regel auf andere Zeitfenster verlegt werden.
Vergabe-Runde 4: Tutorien und Übungen
Auch diese Veranstaltungen werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also auch hier keine Meldung der Belegnummern erforderlich. Zu dieser Gruppe von Veranstaltungen zählen auch alle ähnlichen Veranstaltungsarten, z.B. Tutorials und Arbeitsgruppen.
In dieser Vergabe-Runde können ebenfalls nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich. Einige Veranstaltungen müssen in der Regel auf andere Zeitfenster verlegt werden.
Vergabe-Runde 5: Einzeltermine
Einzeltermine (außer Blockveranstaltungen), die in die Vorlesungszeit fallen, werden werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist keine Meldung der Belegnummern erforderlich. Einzeltermine können erst nach dem im Kalender der Lehrplanung angegebenen Stichtag mit Räumen versorgt werden. Vor diesem Stichtage ist es allerdings möglich, Einzeltermine in bereits an andere Veranstaltungen der Fakultät vergebene Räume zu legen, beispielsweise wenn dort Termine ausfallen.
Einzeltermine, die in die vorlesungsfreie Zeit fallen, werden nicht automatisch berücksichtigt. Hierfür muss ab dem im Kalender der Lehrplanung angegebenen Stichtag eine Liste der Belegnummern an das Raumvergabe-Team gesendet werden.
Für Blockveranstaltungen muss immer eine Liste der Belegnummern an das Raumvergabe-Team gesendet werden, da diese nicht von der Vergabe-Software als Einzeltermine erkannt werden. Eine Vergabe von Räumen an Blockveranstaltungen in einer früheren Runde ist nicht möglich, da eine Blockveranstaltung das Zeitfenster im gesamten Semester blockieren würde.
Nachsteuerung der Raumvergabe
Jede einzelne Vergaberunde endet mit der Veröffentlichung der Raumzuweisungen im eKVV. Für alle Veranstaltungen der jeweiligen Runde ist danach im eKVV erkenntlich, welche Räume vergeben wurden oder ob kein passender Raum zu den gewünschten Zeiten verfügbar war. Jetzt können alle Verantwortlichen nachschauen, ob ihre Veranstaltungen Räume bekommen haben und ggf. weitere Schritte einleiten.
Für alle diejenigen Veranstaltungen, die in der jeweiligen Vergabe-Runde keinen Raum erhalten haben, beginnt jetzt die Phase der Nachsteuerung. Für diese Termine müssen nun Räume zu einem alternativen Zeitpunkt gefunden werden. Nun ist Initiative gefragt:
Die Fakultäten sind aufgefordert, alternative Zeiten für ihre Veranstaltungen anzugeben und für diese Zeiten gezielt Räume zu suchen. Ein wichtiges Hilfsmittel bei der Suche nach freien Räumen ist die Seite „Freie Räume“ im eKVV. Ist ein Raum gefunden, wird dieser, wiederum per E-Mail, bei der Raumvergabe angefordert. Für die Nachsteuerung ist im Anschluss an jede einzelne Runde der Raumvergabe ein Zeitfenster im Kalender der Lehrplanung vorgesehen. Es gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst - d.h., dass die E-Mails mit Raumwünschen in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitet werden.
FAQs zur Raumvergabe
Inwiefern wird bei der Anforderung von Räumen die gewünschte Ausstattung berücksichtigt?
Bei der Anforderung von Räumen im eKVV kann eine Reihe von Merkmalen angegeben werden (wie z.B. Ausstattung des Raumes mit Fenstern, großer Tafel, Multimedia-Ausrüstung u.Ä.). Diesen Wünschen kann allerdings von Seiten der Raumvergabe nicht immer entsprochen werden, da die maßgeblichen Planungsgrößen die Uhrzeit und die erwartete Teilnehmerzeit einer Veranstaltung sind.
In allen Hörsälen und in einer Reihe von Seminarräumen ist eine Multimedia-Ausstattung vorhanden, die meisten anderen Räume sind zumindest mit einem Beamer ausgestattet, so dass für Präsentationen lediglich ein Laptop mitgebracht werden muss. Welche Ausstattung ein Raum hat, wird in der Raumsuche im eKVV angezeigt.
Wie können Räume getauscht werden?
Ein etwaiger Raumtausch kann nicht vom Dezernat FM organisiert werden, die KollegInnen beraten Sie aber gern, sollten Sie Fragen haben. Für einen Raumtausch ist es notwendig, dass sich die VeranstalterInnen miteinander abstimmen und einen Tausch vereinbaren. Eine Beschreibung wie sich zum Beispiel Veranstaltungen in möglicherweise zu großen Räumen finden lassen finden Sie in der Seite zur Raumsuche in den Abschnitt Suche nach geeigneten Veranstaltungen für Raumtausche.
Haben die VeranstalterInnen einen Tausch vereinbart, muss dies per E-Mail an die Raumvergabe unter raumvergabe@uni-bielefeld.de gemeldet werden, damit die Räume entsprechend umgebucht werden können.
Wie werden Terminwünsche behandelt, die außerhalb der Vorlesungszeit liegen?
Einzeltermine innerhalb der Vorlesungszeit werden in Vergabe-Runde 5, wie oben beschrieben, angefordert und gebucht. Raumbuchungen für Einzeltermine außerhalb der Vorlesungszeit, können per E-Mail unter raumvergabe@uni-bielefeld.de an die Raumplanung gemeldet werden und sind in der Regel unproblematisch, weil zu diesen Zeiten keinerlei Raum-Knappheit herrscht.
Allerdings gibt es eine Ausnahme: Während die drei Phasen der Raumvergabe für den Semesterbetrieb laufen, ist keine Raumbuchung für Einzeltermine möglich!
Muss ich mich an einen bestimmten Veranstaltungsrhythmus halten?
Der übliche Rhythmus der Lehrveranstaltungen ist: "2 Stunden, Beginn zu geraden Uhrzeiten" (z.B. 2 Stunden, von 10 bis 12 oder von 14 bis 16 Uhr).
Wer „gegen“ diesen Rhythmus plant, z.B. einen Raum für vier Stunden von 9 - 13 Uhr benötigt, blockiert damit insgesamt eine Zeit von sechs Stunden, nämlich 8 -10 Uhr, 10 - 12 Uhr und 12 - 14 Uhr. Das Dezernat FM bittet deshalb ausdrücklich darum, sich bei der Veranstaltungsplanung am üblichen Rhythmus zu orientieren.
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