Arbeiten mit dem persönlichen Transcript
Das persönliche Transcript
Das Transcript ist nicht nur ein Hilfsmittel für Ihren Studienverlauf, sondern gleichzeitig die offizielle Dokumentation der für Sie verbuchten Studien- und Prüfungsleistungen in der zentralen Prüfungsdatenbank, denn Ihre Studien- und Prüfungsleistungen werden darin nach Semestern oder Modulen geordnet angezeigt. Durch regelmäßige Einsichtnahme in Ihr Transcript können Sie leicht erkennen, in welchen Modulen Sie noch Leistungen erbringen müssen oder wo Ihnen erbrachte Leistungen evtl. noch nicht oder nicht korrekt verbucht worden sind.
Ihr Transcript wird automatisch für Sie angelegt und normalerweise von den Prüfungsämtern der Fakultäten gefüllt, bei denen Sie Veranstaltungen besuchen. Ihre ersten Leistungen werden dort gegen Ende Ihres ersten Semesters verbucht werden, also nachdem Sie sie erbracht haben. Zum Abschluss Ihres Studiums bildet das endgültige Transcript einen Teil Ihrer Studienabschlussdokumente.
Ihr Transcript wird Ihnen in zwei Versionen angeboten. Sie finden die Links zu den Transcripten auf der Startseite und in der Navigation am linken Rand. Beide Transcripte enthalten auch die von Ihnen selbst eingetragenen Leistungen (siehe unten).
Transcript nach Semestern
Das nach Semestern gegliederte Transcript gibt Ihnen einen chronologischen Überblick über die schon eingetragenen Leistungen. Die Prüfungsverwaltung arbeitet hier eng mit dem eKVV zusammen:
So werden Ihnen in diesem Transcript auch die Veranstaltungen angezeigt, die Sie in Ihrem eKVV Stundenplan gespeichert haben. Auf diese Weise können Sie leicht vergleichen, wo Leistungen noch nicht eingetragen wurden. Sie sollten daher Ihren eKVV Stundenplan für alle relevanten Semester bereinigen bzw. ergänzen.
Transcript nach Modulen
Das Transcript nach Modulen bietet Ihnen im Vergleich zu dem Transcript nach Semestern einen besseren Überblick darüber, wie sich die von Ihnen erreichten Leistungen auf die Module oder andere Studiengangselemente verteilen.
Sie werden hier kontrollieren müssen, ob die vom System bei der Leistungseintragung automatisch vorgenommenen Modulzuordnungen für Sie richtig sind, oder ob Korrekturen notwendig sind. Alle Leistungen, die noch keine Zuordnung haben, werden ganz am Ende semesterweise aufgeführt.
Sie finden hier bei allen Leistungen einen Link, der Sie direkt zur Bearbeitung der Zuordnung bringt.
Das eigene Transcript drucken
Die Transcriptseiten lassen sich einfach aus dem Webbrowser heraus drucken. Störende Elemente wie die Navigation oder Hinweistexte werden dabei ausgeblendet. Auf diese Weise können Sie sich leicht einen Kontroll- oder Dokumentationsausdruck erstellen.
Ein 'offizielles' Transcript erhalten Sie nur von Ihrem Prüfungsamt (siehe den Abschnitt 'Ansprechpersonen' unten).
Korrektur von Modulzuordnungen
Korrekturen an den Modulzuordnungen Ihrer Prüfungsleistungen können und müssen Sie selbst vornehmen, da letztlich nur Sie entscheiden können, welche Einzelleistungen Sie für welches Modul verwenden möchten. Das wissen weder die Prüfungsämter noch die Lehrenden so genau wie Sie. Besonders geeignet ist hier das Transcript nach Modulen (siehe die vorherige Beschreibung).
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie Änderungen z.B. an der Modulzuordnung einer Prüfungsleistung vornehmen. Die Sicherheitsstruktur der Datenbank hinter der Prüfungsverwaltung sorgt dafür, dass Sie nichts "kaputt machen" können.
Ein Studienfach oder einzelne Module, die durch Ihr Prüfungsamt bereits eingefroren wurden, können nicht mehr geändert werden. 'Einfrieren' meint hierbei, dass gespeichert wird, welche Leistungen für ein Modul oder ein Studienfach 'verbraucht' wurden und somit nicht mehr anderweitig zur Verfügung stehen. Eingefrorene Module oder Studienabschnitte sind durch Schloss-Symbole gekennzeichnet.
Wenn Sie hier bei einer Leistung auf "Zuordnung verändern" klicken, gelangen Sie direkt zur Bearbeitungsseite:
Es werden Ihnen nun die Zuordnungen zu Modulen angeboten, die laut eKVV Eintragung möglich sind und 'freie' Kategorien wie die Individuelle Ergänzung. Falls Sie Ihre Studienordnung nicht mehr im Kopf haben, finden Sie Links zu den FSBs, Studienordnungen, etc. Ihrer Studiengänge am rechten Rand. Dort finden Sie auch einen Link zu den Studienberatungen der Hochschule.
Wenn Sie individuell eine andere Zuordnung der Leistung vereinbart haben, als das eKVV sie Ihnen bei der Zuordnung anbietet, wenden Sie sich bitte an das Prüfungsamt, das für das jeweilige Fach zuständig ist. Einen Link zu Ihren Prüfungsämtern finden Sie ebenfalls am rechten Rand der Seite.
Sonderfall: Es existieren mehrere eKVV Studiengänge für Ihre Einschreibungen
Bei der Anzeige der Modulzuordnungen für Ihre Leistungen muss das eKVV eine Brücke schlagen zwischen den Studiengängen, wie sie im eKVV eingetragen sind, und den Studiengängen, die in der Studierendenverwaltung verwendet werden. Leider sind beide Systeme nicht in allen Fällen deckungsgleich.
In den Fällen, in denen im eKVV mehr als ein passender Studiengang für einen Studiengang in der Studierendenverwaltung existiert, wird die Modulliste noch einmal durch die Namen der entsprechenden eKVV Studiengänge unterteilt. Diese Namen sind kursiv geschrieben. Bei der Zuordnung von Modulen sollten Sie die Module wenn möglich immer aus dem eKVV Studiengang, in dem Sie studieren, wählen.
Beispiele für solche Fälle:
- Der Anglistik BA, der im eKVV einmal für GHR und einmal für Nicht-GHR vorhanden ist
- Ähnlich ist der Germanistik BA im eKVV eingetragen: einmal für GHR und einmal für Nicht-GHR
- Der BA Sportwissenschaft existiert heute in drei Versionen im eKVV, die die unterschiedlichen FSB Versionen widerspiegeln: FSB für die Einschreibungen bis SS 2005, FSB für die Einschreibungen ab WS 05/06 und FSB für die Einschreibungen ab WS 08/09
- Ähnlich verhält es sich mit dem BA Sozialwissenschaften: FSB für die Einschreibungen bis SS 08 und FSB für die Einschreibungen ab WS 08/09
- Im BA Wirtschaftswissenschaften gibt es getrennte Angebote für das Kernfach, das Nebenfach und den '1-Fach'-Studiengang. Da aber 1-Fach-Studierende sowohl im Kern- wie auch im Nebenfach eingeschrieben sind erhalten sie auch diese eKVV Studiengänge zur Auswahl
Selbsteingabe von Leistungen
In einigen Fällen soll die Eingabe von Leistungen durch die Studierenden selbst erfolgen:
- Anerkennungen
- Leistungen, die Sie an einer anderen Hochschule erbracht haben und hier für Ihr Studium anerkennen lassen wollen, müssen Sie selbst eintragen.
- Papierscheine
- Gerade aus der Anfangsphase der BA/MA-Umstellung existieren Fälle, in denen Studierenden noch klassische Papierscheine zur Dokumentation ihrer Leistungen ausgestellt wurden. In einigen Fällen werden Sie von Prüfungsämtern aufgefordert werden, diese Scheine selbst in die Prüfungsverwaltung einzutragen.
- Eigene Buchführung
- Schließlich können Sie die Selbsteintragungsfunktion auch verwenden, um sich schon vor der Verbuchung einer Leistung durch Prüfungsämter einen besseren Überblick über ihren eigenen Stand zu verschaffen.
Sie finden in der Navigationsleiste am linken Rand einen Link zur Liste der von Ihnen selbst eingetragenen Leistungen:
Diese Seite gibt Ihnen einen Überblick über die von Ihnen eingetragenen Leistungen, die bisher nicht von einem Prüfungsamt übernommen wurden. Über den Button kann die Eingabe von Leistungen ohne Veranstaltungsbezug begonnen werden.
Leistungen mit und ohne Veranstaltungsbezug
Bei der Eingabe von Leistungen wird unterschieden zwischen Leistungen, die im Rahmen einer bestimmten Lehrveranstaltung erbracht wurden und solchen, bei denen es keine entsprechende Bezugsveranstaltung gibt. Abgesehen von Anerkennungen wird es sich in den meisten Fällen aber um Leistungen mit Veranstaltungsbezug handeln.
Um eine bei einer bestimmten Veranstaltung erbrachte Leistung selbst einzutragen, müssen Sie zunächst die Veranstaltung heraussuchen. Dies ist entweder über die Schnellsuche in der Navigation möglich, oder deutlich einfacher durch die Nutzung des Semestertranscripts. Dort wird Ihnen bei allen Veranstaltungen, die Sie zwar im Stundenplan haben, bei denen Ihnen aber noch keine Leistung verbucht wurde, ein entsprechender Link angeboten. Dieser Link führt Sie zu folgendem Eingabeformular:
Sie müssen also nur wenige Angaben selbst eintragen. Die meisten Angaben werden direkt aus der Lehrveranstaltung übertragen. Unbedingt notwendig ist die Angabe der Leistungsart und der Benotung, auch die Leistungspunkte sind sehr wichtig. Alle nötigen Angaben sollten Sie vorhandenen Dokumenten (Scheine) entnehmen können.
Die Angabe von 'Titel/Thema' ist nur in wenigen Fällen notwendig, z. B. bei Hausarbeiten. Das 'Datum' ist ebenfalls meist unnötig. Eine wichtige Rolle spielt es lediglich bei Klausuren und bei mündlichen Prüfungen.
Der 'Zusatztext' spielt nur dann eine Rolle, wenn Sie sich an anderen Hochschulen erbrachte Leistungen anerkennen lassen wollen. Tragen Sie in diesem Fall hier genau ein, wo Sie die Leistung erbracht haben.
Die Eingabe von Leistungen ohne Bezug zu einer bestimmten Lehrveranstaltung ist nur selten notwendig, der häufigste Fall betrifft vermutlich die Eingabe von an anderen Hochschulen erbrachten Leistungen zur Anerkennung.
Das Eingabeformular wird über die Seite mit der Liste der bereits eingetragenen Leistungen über den entsprechenden Button erreicht und sieht so aus:
Dieses Formular hat deutlich mehr Eingabefelder als das vorherige: So müssen das Semester und die Fakultät ausgewählt werden. Im Fall einer Anerkennung muss die Fakultät gewählt werden, die die Anerkennung vornehmen soll.
Der 'Leistungsname' muss beschreiben, worum es in der Leistung geht. Er muss bei diesen Leistungen die Stelle einnehmen, die bei Leistungen mit Bezug zu einer Lehrveranstaltung von dem Veranstaltungstitel eingenommen wird.
In der Auswahl der 'Zuordnung' werden Ihnen die Module Ihrer Studiengänge angeboten. Sie sollten hier eine sinnvolle Vorauswahl treffen, müssen allerdings nicht unbedingt einen Eintrag auswählen.
Wie kommen selbst eingetragene Leistungen in die offizielle Prüfungsdokumentation?
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass selbst eingetragene Leistungen ohne die Übernahme durch ein Prüfungsamt nicht in die offiziellen Prüfungsdokumentationen eingehen.
Oben wurden einige Fälle genannt, in denen Sie selbst ihre Leistungen in der Prüfungsverwaltung eingeben. Normalerweise werden Sie zur Eingabe durch Ihr Prüfungsamt aufgefordert und müssen anschließend die entsprechenden Dokumente nachreichen, damit das Prüfungsamt die Leistungen übernehmen kann. Bitte beachten Sie, dass Prüfungsämter die von Ihnen eingetragenen Leistungen nicht proaktiv übernehmen.
Möchten Sie, dass selbst eingetragene Leistungen in die offizielle Prüfungsdokumentation übernommen werden, ohne dass Sie von Ihrem Prüfungsamt zur Eingabe aufgefordert wurden, klären Sie dies bitte in einem persönlichen Gespräch mit dem zuständigen Prüfungsamt.
Den eKVV Stundenplan bearbeiten
Sie können über die Prüfungsverwaltung auch Ihren eKVV Stundenplan bearbeiten, in dem Sie Veranstaltungen hinzufügen oder entfernen. Sie finden dazu z. B. in der Detailseite einer Veranstaltung oder auch im Transcript nach Semestern entsprechende Buttons.