EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe

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Vorlage:Unfertige Seite Hier entsteht das eKVV Benutzerhandbuch für Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen.

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Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg

Das eKVV ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot. Die im eKVV eingetragenen Informationen werden nicht nur in Internetseiten angezeigt, sondern auch in der Prüfungsverwaltung verwendet, füllen die Anzeigetafeln in der Halle und lassen sich sogar per Handy abrufen.

Eine sehr wichtige Funktion ist die Nutzung des eKVVs als das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der MitarbeiterInnen in der zentralen Raumvergabe.

Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:

Spezielle eKVV Startseite für die Personen in der zentralen Raumvergabe

Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück.

Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe

Die Raumvergabe ist ein ganz zentrales Element des in jedem Jahr zwei Mal stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die Onlinebedarfserhebung hilft.

Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu, wozu ein unfangreiches Regelwerk in mehreren Ablaufphasen gehört. Nach den großen Vergaberunden wird auf die Einzelbuchung der Räume umgestellt, wobei die zentrale Raumvergabe nicht aktiv Veranstaltungen ohne Räume versorgt, sondern hier auf die Initiative der jeweiligen Einrichtung wartet.

Es existierte eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: Die Raumvergabe

Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im sogenannten 'Kalender der Lehrplanung'. Dieser wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt, da die Mehrzahl der Termine mit der Raumvergabe zu tun haben. Ggf. erfolgt hier noch eine Abstimmung mit dem BIS Team.

Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt

Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:

Die zentrale Raumvergabe
Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.
Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen
Die sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und Räume anfordern. Diese Personen sind oft an einer Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe.
Es gibt je nach Fakultät sehr unterschiedlich große Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können. Die jeweiligen Hauptansprechpartner findet man in der Fakultätenübersicht des eKVVs.
Dezentrale Raumverwalter
In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.
Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ihre Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wir die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.
Externe Raumnutzer
Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.
Hausmeister und Leitwarte
Die MitarbeiterInnen in diesem Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.
Die Studierenden und die Lehrenden
Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.

Kommunikation mit den Nutzergruppen

Insbesondere mit der Nutzergruppe der

Die Buchung von Räumen

In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht zunächst die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.

Semesterorientierung vs. Datumsorientierung

Grundsätzlich ist es bei der Buchung von Räumen wichtig zu verstehen, dass der für den Lehrbetrieb der Hochschule so grundlegende Semesterrhythmus hier auf der einen Seite eine große Rolle spielt:

So hängt die Frage, ob man einen Raum für Termin buchen kann sehr stark von der Frage ab, ob der Termin in einer Vorlesungszeit liegt oder nicht und ob man sich.

Räume für Lehrveranstaltungen und andere Veranstaltungen

Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten

Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen

Buchung von Räumen für Externe / Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen

Raumantrag)

Blocken von Räumen

Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails

Die Suche nach freien Räumen

  1. Raumtabellen
  2. Suche nach freien Räumen und Überschneidungsplanung

Suche nach unter- oder überbelegten Räumen

    • Organisation von Raumtauschen
    • Raumliste als Ausgangspunkt

Die Bearbeitung der Raumliste

  1. Die Raumliste und die Bearbeitung von Räumen

Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen

  • FH
  • Fakultäten

Kontrolle der Überschneidungen

Streichung von Einzelterminen

Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen

Pläne für Schließung und Reinigung

    • Welche Formate gibt es

Die Klimasteuerung

    • Berücksichtung bei Raumbuchung / Einpflegen von korrigierten Teilnehmerzahlen
    • Beschreibung und Anzeige für die NutzerInnen in den Fakultäten
    • Pflege der Klimagruppen in der Raumtabelle


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