EKVV Handbuch für die zentrale Raumvergabe
Vorlage:Unfertige Seite Hier entsteht das eKVV Benutzerhandbuch für Personen, die die zentrale Raumvergabe an der Universität durchführen.
Raumvergabe und eKVV: Grundlagen und Einstieg
Das eKVV ist das universitätsweite 'elektronische kommentierte Vorlesungsverzeichnis'. Alle Fakultäten und Einrichtungen dokumentieren hier ihr Lehrangebot. Die im eKVV eingetragenen Informationen werden nicht nur in Internetseiten angezeigt, sondern auch in der Prüfungsverwaltung verwendet, füllen die Anzeigetafeln in der Halle und lassen sich sogar per Handy abrufen.
Eine sehr wichtige Funktion ist die Nutzung des eKVVs als das einzige System, über welches Nutzungen der zentral verwalteten Räume für Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld gebucht werden können. In dieser Seite geht es um die Beschreibung der raumbuchenden Funktionen des eKVVs aus der Perspektive der MitarbeiterInnen in der zentralen Raumvergabe.
Wenn Sie MitarbeiterIn in der zentralen Raumvergabe sind sollten Sie sich in Ihrem Webbrowser ein Lesezeichen auf die folgende Seite legen:
- Spezielle eKVV Startseite für die Personen in der zentralen Raumvergabe
Diese Seite bündelt alle Funktionen und Information rund um das Thema und führt auch wieder zu dieser Hilfeseite zurück.
Grundsätzliche Abläufe der Raumvergabe
Die Raumvergabe ist ein ganz zentrales Element des in jedem Jahr zwei Mal stattfindenden Prozesses der Lehrplanung. Von den Fakultäten wird hier erwartet, dass sie frühzeitig ein ausreichendes und überschneidungsfreies Lehrangebot entwerfen, wobei ihnen zum Beispiel die Onlinebedarfserhebung hilft.
Die zentrale Raumvergabe ordnet danach dem geplanten Lehrangebot die verfügbaren Räume zu, wozu ein unfangreiches Regelwerk in mehreren Ablaufphasen gehört. Nach den großen Vergaberunden wird auf die Einzelbuchung der Räume umgestellt, wobei die zentrale Raumvergabe nicht aktiv Veranstaltungen ohne Räume versorgt, sondern hier auf die Initiative der jeweiligen Einrichtung wartet.
Es existierte eine sehr umfangreiche Beschreibung der verschiedenen Phasen und Abläufe in der zentralen Raumvergabe für die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die Räume buchen wollen: Die Raumvergabe
Die konkreten Termine der in dieser Darstellung beschrieben Phasen finden sich im sogenannten 'Kalender der Lehrplanung'. Dieser wird heute von der zentralen Raumvergabe von Semester zu Semester weiterentwickelt, da die Mehrzahl der Termine mit der Raumvergabe zu tun haben. Ggf. erfolgt hier noch eine Abstimmung mit dem BIS Team.
Welche Gruppen sind an der Raumvergabe beteiligt
Es lassen sich mehrere Gruppen unterscheiden, die an der zentralen Raumvergabe beteiligt sind bzw. deren Aufgabenbereiche mit ihr zusammenhängen:
- Die zentrale Raumvergabe
- Dies sind die MitarbeiterInnen in Dez. FM, welche die Aufgabe und die Rechte haben im eKVV Raumbuchungen vorzunehmen.
- Die Raumanforderer in den Fakultäten und Einrichtungen
- Die sind die MitarbeiterInnen in den Fakultäten und Einrichtungen, die die Lehrveranstaltungen ins eKVV eintragen und Räume anfordern. Diese Personen sind oft an einer Schnittstelle zwischen den Lehrenden, die eine bestimmte Veranstaltung halten, und der zentralen Raumvergabe.
- Es gibt je nach Fakultät sehr unterschiedlich große Gruppen von Personen, die solche Raumanforderungen stellen können. Die jeweiligen Hauptansprechpartner findet man in der Fakultätenübersicht des eKVVs.
- Dezentrale Raumverwalter
- In den meisten Fakultäten gibt es Personen, die eigene Räume verwalten. Diese haben aber nichts mit der Raumvergabe im eKVV zu tun.
- Es gibt allerdings im eKVV auch eine spezielle Rolle für Personen in Fakultäten, die eigene Räume mit Hilfe des eKVV verwalten. Solche Personen gibt es heute (02/2011) in der Biologie und im Fachbereich 5 der FH. Diese Personen können ihre Räume in einer ähnlichen Weise verwalten wir die zentrale Raumvergabe, es müssen daher Absprachen getroffen werden.
- Externe Raumnutzer
- Diese Gruppe bezeichnet Personen, die nicht zur Universität gehören, aber trotzdem Räume nutzen. Für diese Gruppe müssen alle Eintragungen im eKVV für die entsprechenden Raumbuchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen werden.
- Hausmeister und Leitwarte
- Die MitarbeiterInnen in diesem Bereichen sind auf die eKVV Anzeigen angewiesen um Schließpläne abzurufen und die Lüftungsanlage zu steuern.
- Die Studierenden und die Lehrenden
- Die Studierenden und Lehrenden nutzen das eKVV als ausschließliche Informationsquelle zum Lehrgeschehen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass Studierende und Lehrende (sofern sie keinen BIS Zugang haben) keine angeforderten zentralen Räume bei ihren Veranstaltungen angezeigt bekommen, bis die entsprechenden Buchungen von der zentralen Raumvergabe vorgenommen wurden.
Kommunikation mit den Nutzergruppen
Insbesondere mit der Nutzergruppe der Raumanforderer aus den Fakultäten ist eine regelmäßige Kommunikation erforderlich, zum Beispiel um den jeweils aktuellen Kalender der Lehrplanung anzukündigen sowie im Zuge der großen Vergaberunden der Raumvergabe in jedem Semester. Für diese Zwecke gibt es einen eMailverteiler aller eKVV Beauftragten an der Universität. Die Adresse dieses Verteilers findet sich in der eKVV Startseite für die Raumvergabe.
Bei der Verwendung dieses Verteiler sollte darauf geachtet werden, dass die verschickten eMail von der Funktionsadresse der Raumvergabe verschickt werden (siehe unten) bzw. dass die Antworten an diese Adresse gehen.
Die Buchung von Räumen
In diesem großen Abschnitt geht es um die Frage der eigentlichen Buchung von Raumanforderungen. Dabei steht zunächst die Einzelbuchung im Vordergrund, nicht die massenweise Vergabe von Räumen im Zuge der großen Vergaberunden.
Semesterorientierung vs. Datumsorientierung
Grundsätzlich ist es bei der Buchung von Räumen wichtig zu verstehen, dass der für den Lehrbetrieb der Hochschule so grundlegende Semesterrhythmus hier auf der einen Seite eine große Rolle spielt:
So hängt die Frage, ob man einen Raum für Termin buchen kann sehr stark von der Frage ab, ob der Termin in einer Vorlesungszeit liegt oder nicht und ob man sich.
Räume für Lehrveranstaltungen und andere Veranstaltungen
Die Buchungsmails von den NutzerInnen in den Fakultäten
Buchung von Raumanforderungen der Fakultäten und Einrichtungen
Buchung von Räumen für Externe und Nicht-Lehrveranstaltungen
Bisher ging es ausschließlich darum Raumbuchungen von Fakultäten und Einrichtungen zu bearbeiten. Bei diesen Buchungen muss (und kann) die zentrale Raumvergabe die eigentlichen Termindaten nicht eintragen, diese Aufgabe obliegt den Fakultäten.
Zusätzlich gibt es allerdings Raumnutzungen durch Externe oder auch durch Hochschulangehörige, die keine regulären Lehrveranstaltungen darstellen. Gerade bei den Externen ist es die Aufgabe der zentralen Raumvergabe die kompletten Veranstaltungsdaten einzutragen, da erst dann eine Raumbuchung erfolgen kann. Auch in solchen Fällen muss das eKVV genutzt werden, damit keine 'Nebenraumvergabe' entsteht und immer durch einen Blick in das eKVV geklärt werden kann, wie ein Raum vergeben wurde.
Anlegen von eigenen Veranstaltungen und Terminen
Damit die Raumnutzung eines externen Veranstalters gebucht werden kann muss zunächst eine Veranstaltung im eKVV angelegt werden, welcher im zweiten Schritt der entsprechende Termin mit der Raumbuchung zugeordnet wird.
In technischer Hinsicht ist es dabei gleichgültig, ob unter einer Veranstaltung die Buchungen für viele verschiedene externe Nutzer gesammelt werden, oder ob für jeden Zweck eine eigene Veranstaltung angelegt wird. Da aber der Titel der Veranstaltung in den meisten Darstellung zunächst die einzige weitere Information zu einer Buchung ist, ist es sinnvoll zumindest für jeden unterschiedlichen Nutzungszweck eine eigene Veranstaltung mit einem entsprechenden aussagekräftigen Titel anzulegen. Unterhalb einer solchen Veranstaltung können dann die einzelnen Buchungen des gleichen Veranstalters übersichtlich gebündelt werden.
Eine weitere Frage ist die in welchem Semester eine Veranstaltung für externe Buchungen angelegt wird, wobei dies in technischer Hinsicht für die Buchung keine Rolle spielt. Allerdings kann es für die verschiedenen Personen in der zentralen Raumvergabe einfacher sein die entsprechenden Veranstaltungen für Buchungen zu finden, wenn hier Regeln zum Anlegen von neuen Veranstaltungen definiert werden. Die Schnellsuche am rechten Rand der eKVV Seiten arbeitet nämlich immer bezogen auf das gerade eingestellt Semester, eine Suche über viele Semester ist hier eher mühsam.
Das eigentliche Anlegen einer neuen Veranstaltung beginnt auf der eKVV Startseite mit dem Schalter 'Neue Veranstaltung'. Dabei wird das in der Startseite gewählte Semester übernommen und kann später nicht mehr geändert werden.
Der erste Schritt beim Anlegen einer Veranstaltung führt in die Maske zur Eingabe der Grunddaten. Diese Maske dient normalerweise der Eingabe von Lehrveranstaltungen und enthält daher etliche Eingabefelder, die für die Raumvergabe irrelevant sind. Wichtig sind folgende Felder:
- Einrichtung
- Hier wird Dez. FM voreingestellt, auf diese Weise können alle von der zentralen Raumvergabe angelegten Veranstaltungen einfach gefunden werden.
- Titel/Thema
- Ist wie beschrieben sehr wichtig um den Anlass der zugeordneten Raumbuchungen zu beschreiben.
- Belegnummer
- Dez. FM ist der Nummernbereich '04****' zugeordnet. Hier kann das eKVV selbstständig eine Nummer vergeben, nur falls eine der speziellen Platzhalterbelegnummern (siehe unten beim Abschnitt zum Blocken von Räumen) verwendet werden soll muss hier explizit eine Zahl eingetragen werden.
Alle weitere Felder können leer bleiben. Zum Speichern der Veranstaltung stehen zwei Schalter zur Verfügung: Über den ersten gelangt man direkt in die Termineingabe, über den zweiten zunächst zur Detailseite der neu angelegten Veranstaltung. In der Detailseite kommt man über den 'Bearbeiten' Link neben der Termine Überschrift zur Eingabe von einzelnen Terminen.
Die eigentliche Raumbuchung erfolgt nun über die Eingabe von Veranstaltungsterminen. In der entsprechenden Maske müssen dazu für jeden Termin eine Reihe von Angaben gemacht werden. Eine Veranstaltung kann dabei eine beliebige Anzahl von Terminen haben, die alle einzelne Raumbuchungen darstellen. Jeder Termin braucht folgende Angaben:
- Wochentag, Rhythmus, Zeit und Zeitraum
- Diese Termingrunddaten erklären sich von selbst, die Angabe 's.t.' hat dabei für die Raumbuchung keine Relevanz.
- Falls bei komplizierten Terminen (Blöcke) Unsicherheit darüber herrscht, wie das eKVV die Termindaten interpretiert, so kann nach der Speicherung eines Termins in der unter der Maske oder auch in der Veranstaltungsdetailseite stehenden Terminliste auf den 'Details' Link geklickt werden, der eine Einzeltermindarstellung zeigt.
- Raum
- Hier wird der Raum oder auch die Räume eingetragen, die gebucht werden. In technischer Hinsicht ist es gleichwertig, ob bei einer Buchung für mehr als einen Raum für jeden Raum ein eigener Termin angelegt wird oder ob bei einem Termin alle Räume (durch Komma getrennt) eingetragen werden.
- Beim Speichern des Termins wird geprüft, ob die Raumnamen bekannt sind.
- Zentrale Raumvergabe
- Wichtig ist es die Option 'ein zentral vergebener Raum wird benötigt' anzuwählen (im Bildschirmfoto rot markiert). Nur dann kann bei den Termin eine Raumvergabe erfolgen.
- Raumausstattung: Raumgröße
- Von der Raumausstattung ist meist nur die Raumgröße relevant (im Bildschirmfoto blau markiert). Falls hier kein Eintrag erfolgt, so wird das Feld mit '1' vorbelegt. Da dieser Wert für die Klimasteuerung relevant ist (siehe den entsprechenden Abschnitt dazu unten) sollte hier wenn möglich ein realistischer Wert eingetragen werden.
Beim Speichern des Termins erfolgt, wenn alle Angaben und auch ein Raum eingetragen sind, sofort die Raumbuchung!
Die Eingabemaske wechselt dabei in den eingeschränkten Bearbeitungsmodus, den auch die Fakultäten sehen, wenn einem ihrer Termine ein Raum zugeordnet wurde. Falls die Buchung rückgängig gemacht werden soll, so kann dies in der Seite durch den 'Raum zurückgeben' Schalter gemacht werden. Alternativ kann in der Terminliste am Ende der Seite über den Link 'Raum zuteilen' bei dem entsprechenden Termin in das gewohnte Raumbuchungsformular gewechselt werden.
Formulare für Externe
In den Internetseiten der zentralen Raumvergabe befindet sich heute ein Formular, über welches externe Raumnutzer ihre Raumbedarfe anmelden können:
Dieses Formular ist nicht mit dem eKVV gekoppelt und wird auch nicht vom BIS Team betreut.
Blocken von Räumen
Mit dem Blocken von Räumen ist eine vorsorgliche Belegung mit Platzhalterveranstaltungen gemeint, durch die der entsprechende Raum in den betroffenen Zeiten als nicht verfügbar gewertet wird. Solche Blockungen sind z. B. in den Fällen notwendig in denen die zentrale Raumvergabe die Verwaltung von Räumen übernimmt, die einer bestimmten Fakultät zugeordnet sind, und bei denen bestimmte Zeitfenster für die Fakultät zur eigenen Nutzung freigehalten werden müssen. Wichtig ist dabei, dass eine Blockung keine überschneidende Buchung anderer Termine durch die zentrale Raumvergabe verhindert. Eine Blockung ist in diesem Sinne eher eine 'Gedächtnisstütze' zur Abbildung entsprechender Raumnutzungsvereinbarungen. Eine weitere Anwendung von Blockungen kann die Kennzeichnung von Zeiträumen sein, an denen ein Raum auf Grund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist.
Wie funktioniert eine Blockung
Für eine Blockung werden normalerweise von der zentralen Raumvergabe spezielle Veranstaltungen angelegt, ähnlich wie für die Buchung von externen Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen werden oft als Platzhalterveranstaltungen bezeichnet. Bei diesen Veranstaltungen werden dann entsprechende Termine zur Belegung der betreffenden Räume angelegt.
Damit diese Veranstaltungen nicht in den Schließ- und Reinigungsplänen (siehe unten) auftauchen - was normalerweise keinen Sinn machen würde - sind im eKVV bestimmte Belegnummern konfiguriert, die für Platzhalterveranstaltungen verwendet werden sollen. Die Termine bei diesen Belegnummern tauchen nie in Schließ- und Reiniungsplänen auf. Heute (02/2011) sind dies folgende Belegnummern:
- 041111
- 042222
- 995000
In der eKVV Startseite für die zentrale Raumvergabe werden die aktuell eingestellten Belegnummern angezeigt.
Die Spezialseite für Raumblockungen
Um einen Raum zu Blocken könnte man zwar einfach einen einzigen Blocktermin anlegen, der über viele Wochen oder Monate und von 8 bis 20 Uhr geht. So eine Lösung würde aber jegliche Flexibilität nehmen um den geblockten Raum später stückweise wieder freizugeben. Besser wäre es einzelne Termine für jeden Tag und für jede Stunde anzulegen, damit man so durch Löschen der entsprechenden Blockungstermine einzelne Zeitfenster schnell wieder öffnen kann.
Da das manuelle Anlegen solcher Terminstrukturen sehr aufwändig wäre gibt es im eKVV eine spezielle Seite für die Generierung solcher Blockungen. In der Seite müssen mehrere Schritte durchlaufen werden und es muss immer eine bereits existierende Veranstaltung genutzt werden können. Weitere Erklärungen zur Nutzung finden sich dann in der Seite selbst.
Aufheben von Raumblockungen
Das Aufheben von Blockungen geschieht einfach durch Löschung oder Bearbeitung der Blockungstermine.
Organisation der Kommunikation mit den Fakultäten per eMail
Die Raumvergabe hat eine Funktionsemailadresse:
Über diese eMailadresse soll die gesamte Kommunikation der Raumvergabe abgewickelt werden, insbesondere um die Vertretung zu sichern. Im eKVV wird diese eMailadresse an allen Stellen verwendet, die mit der Raumvergabe zu tun haben, auch die den Fakultäten angebotenen automatischen eMailvorlagen nutzen diese Adressen.
Auf Seiten der Raumvergabe müssen allerdings auch bestimmte Regeln eingehalten werden, damit die Vorteile der einheitlichen Adresse in vollem Umfang genutzt werden können:
Keine Löschung von eMails
An die Funktionsadresse geschickte eMails sollen nie gelöscht sondern immer in entsprechenden Ordnern im Postfach archiviert werden. Auf diese Weise soll es immer möglich sein nachzuvollziehen welche Kommunikation im Vorfeld der einzelnen Raumbuchungen erfolgt ist.
Bearbeitung der eintreffenden Buchungsmails
Die per eMail eintreffenden Buchungsanfragen werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet. Nach der Bearbeitung werden sie unmittelbar aus dem Posteingang entfernt, damit die anderen KollegInnen in der Raumvergabe sich nicht noch einmal mit der gleichen Anfrage befassen. Alle Buchungsanfragen werden zusätzliche zu Bestätigung oder Ablehnung im eKVV auch per eMail beantwortet.
Einstellungen in eigenen eMailprogramm
Damit immer alle eMails mit Bezug zur Raumvergabe wieder bei der Funktionsadresse ankommen und nicht bei den individuellen eMailadressen der Personen in der Raumvergabe ist es wichtig folgende Regeln beim Schreiben von eMails zu beachten:
- eMails der Raumvergabe sollten immer als Absenderadresse die Funktionsadresse verwenden.
- Ist dies nicht möglich muss in der eMail eine 'Antwort-an' bzw. 'Reply-to' Adresse eingetragen werden, die die Funktionsadresse enthält.
Wenn diese Regeln gefolgt werden gehen Antworten auf verschickte eMails immer bei der Funktionsadresse ein und können gemeinsam bearbeitet und einheitlich archiviert werden.
Die Suche nach freien Räumen
Die Suche nach freien Räumen wird normalerweise von den RaumnutzerInnen in den Fakultäten selbst durchgeführt. Trotzdem ist es für die zentrale Raumvergabe wichtig die vorhandenen Möglichkeiten zu kennen um etwa entsprechende Beratungen durchführen zu können, auch muss die zentrale Raumvergabe selbst bei Gelegenheiten wie der Vergabe von Räumen an externe Nutzer solche Suchen durchführen.
Ausgangspunkt Raumliste
Ein einfacher Ausgangspunkt für solche Suchen sind die später beschriebenen Raumlisten. Diese Suchstrategie kann dann für die Suche nützlich sein, falls nur eine sehr kleiner Teil der vorhandenen Räume grundsätzlich für den betrachteten Termin in Frage kommt. Durch Anklicken des Namens in der Tabelle gelangt man auf den Belegungsplan des Raumes und muss dort noch den gesuchten Datumsbereich einstellen. Im Plan muss dann geprüft werden zu welchen Zeiten der Raum noch verfügbar ist.
Suche nach Räumen für fixe Termine
Die erste Suchstrategie, die alle Räume in der zentralen Vergabe einbezieht, ist die Seite 'Freie Räume' in der passwortgeschützten eKVV Eingabe. Diese Seite kann von jeder MitarbeiterIn genutzt werden, die über eine BIS Passwort verfügt.
In dieser Seite muss der Wochentag, die Uhrzeit und der Datumsbereich ganz konkrete definiert werden, an dem ein Raum gebraucht wird. Zusätzlich können noch die notwendigen Raumeigenschaften eingestellt werden. Sobald die Suche ausgeführt wird zeigt das eKVV in der Standardeinstellung alle Räume an, die die gesuchten Raumeigenschaften erfüllen. Das System prüft also nicht, ob die Räume tatsächlich im gesuchten Zeitraum unbelegt sind.
Statt dessen werden bei jedem Raum die Veranstaltungen gezeigt, die dort im gesuchten Zeitraum stattfinden. Falls ein Raum als frei angezeigt wird muss trotzdem noch einmal im Belegungsplan (der über einen Klick erreichbar ist) geprüft werden, ob tatsächlich keine Buchungen vorhanden sind. Über eine Option in den Sucheinstellungen kann eingestellt werden, dass nur die Räume aufgelistet werden, bei denen keine Termine gefunden werden.
Der Sinn dieser Seite ist es daher nicht nur freie Räume zu suchen sondern auch bei Raumtauschen zu unterstützen, da so auf einen Blick alle potentiell passenden Räume mit den darin stattfindenden Veranstaltungen zu finden sind.
Die Seite 'Freie Räume' kann im übrigen von jedem Termin mit einem einzigen Klick erreicht werden und zwar über den entsprechenden Link, wie ihn der nebenstehende Bildschirmausschnitt zeigt. Über diesen Link wird die Suchmaske aus den Termindaten mit allen relevanten Einstellungen vorausgefüllt und zeigt sofort die passenden Ergebnisse an. Es ist daher z. B. bei der Suche nach Räumen für zeitlich bereits festgelegte Veranstaltungen einfacher zunächst den Termin vollständig ins eKVV einzutragen und erst dann die Suche zu starten.
Die öffentliche Raumsuche mit Überschneidungsprüfung
Die dritte Option bei der Raumsuche ist zugleich die leistungsfähigste, in der Bedienung aber auch die komplexeste. Die Seite 'Freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen' befindet sich im öffentlichen eKVV und kann daher von jeder Person auch ohne Passwort genutzt werden.
In dieser Seite werden komplette Wochenübersichten angeboten, mit denen sich besonders gut Lücken in den Raumbelegungen finden lassen. Zusätzlich können hier die Stundenpläne der TeilnehmerInnen an bestimmten Veranstaltungen mit ausgewertet werden, so dass sich diese Seite insbesondere für die Verlegung von Veranstaltungsterminen nutzen lässt.
Für die umfangreichen Funktionen dieser Seite existiert eine umfangreiche Beschreibung für die NutzerInnen in den Fakultäten.
Suche nach unter- oder überbelegten Räumen
Eine spezielle Form der Raumsuche ist die nach über- oder unterbelegten Räumen. Solche Räume sind zum einen für Raumtausche interessant, zusätzlich gibt es nach den großen Vergaberunden den Bedarf solche Veranstaltungen zu finden, die in kleinere Räume gesteckt wurden als angefordert. Solche Fälle sind normalerweise unerwünscht, können aber bei der Vergabe der Pflichtveranstaltungen vorkommen.
Für beide Suchen ist die Seite der 'Raumliste' ein guter Ausgangspunkt. Hier lassen sich die Termine in der zentralen Raumvergabe selektieren und an Hand der nebenstehend gezeigten Farbcodes können entsprechende Veranstaltungstermine schnell gefunden werden.
In der Seite 'Suche nach Räumen für Lehrveranstaltungen mit dem eKVV' wird noch eine ausführlichere Beschreibung dieser Farbcodes geliefert, sie finden sich im eKVV an jeder Stelle, an der Termindaten angezeigt werden.
Auf diese Weise steht diese Information auch bei der zuvor beschrieben Raumsuche für definierten Termine zur Verfügung und kann daher bei der gezielten Tauschpartnersuche für Veranstaltungen nützlich sein, die sich in zu kleinen Räumen befinden.
Die Raumliste und ihre Bearbeitung
Die Übersicht der Räume, welche im eKVV für die zentrale Raumvergabe verfügbar sind, findet sich sowohl im Bereich der passwortgeschützten eKVV Eingabe wie auch im öffentlichen eKVV:
Beide Tabellen können voneinander abweichen da es möglich ist Räume so zu konfigurieren, dass sie 'versteckt' sind und damit nicht in der öffentlichen Liste auftauchen. Hingegen gibt es keine Räume, die nur in der öffentlichen Liste auftauchen. Der Grund für die Ausblendung von bestimmten Räumen in der öffentlichen Darstellung liegt darin, dass Räume wie etwa das Audimin zwar von der zentralen Raumvergabe gebucht werden, aber in der öffentlichen Darstellung nicht der Eindruck erweckt werden soll es handle sich hier um für Lehrveranstaltungen geeignete Räume.
Zentrale Räume und Räume von Einrichtungen
Auch wenn alle im eKVV eingetragenen Räume im Prinzip von der zentralen Raumvergabe gebucht werden können ist ein Teil der Räume explizit bestimmten Einrichtungen zugeordnet. In den Raumlisten wird dies dargestellt und es ist auch möglich diese Listen auf die Räume bestimmter Einrichtungen zu fokussieren.
Die Zuordnung eines Raumes zu einer bestimmten Einrichtung kann dabei - je nachdem welche Art von Vereinbarungen zwischen der zentralen Raumvergabe und der betreffenden Einrichtung existieren - unterschiedlichen Konsequenzen haben. Die entsprechenden Vereinbarungen müssen bei der Buchung von Veranstaltungen in diesem Räumen berücksichtigt werden.
Die Eigenschaften von Räumen
Räume haben eine Reihe von Eigenschaften, die für die Raumvergabe relevant sind:
- Name
- Der Raumname ist in gewisser Weise der 'Schlüssel' eines Raums bei der Verständigung darüber, um welchen Raum es geht. Er wird in den Veranstaltungsterminen eingetragen und muss mit dem Namen in der Raumtabelle übereinstimmen
- Plätze
- Die Anzahl an Sitzplätzen im jeweiligen Raum ist für fast alle Raumsuchen und -vergaben die wichtigste Größe
- Kategorie
- Heute können Räume in 'Hörsaal' und 'Seminarraum' unterteilt werden. Die gleichen Kategorien finden sich auch bei den Veranstaltungsterminen wieder und definieren auf diese Weise, welche Arten von Raum grundsätzlich in Frage kommen
- Ausstattung
- Auch die Ausstattungsmerkmale finden sich in analoger Weise bei den Veranstaltungsterminen wieder
- Fläche und Tafelfläche
- Die Angaben haben nur informatorischen Wert, zusätzlich zur Angabe zur Tafelfläche gibt es bei der Ausstattung das Attribut 'viel Tafel', welches wichtiger ist
- Einrichtung
- Die Einrichtung kann und soll frei gelassen werden, wenn die Einrichtung komplett von der zentralen Raumvergabe verwaltet und alle NutzerInnen in der Hochschule in gleicher Weise zur Verfügung steht.
- Falls ein Raum aber weiterhin einer bestimmten Einrichtung zugeordnet ist muss dies bei dem Raum entsprechend dokumentiert werden, an dieser Zuordnung können dann auch dezentrale Raumvergaberechte verankert werden
- Klimagruppe
- Für die Klimasteuerung (siehe dazu den späteren Absatz) werden über dieses Feld die Räume gekennzeichnet, die in der Klimasteuerung über das eKVV berücksichtigt werden. Alle Räume die so gesteuert werden müssen in diesem Feld einen Eintrag haben, der Inhalt des Feldes ist dabei gleichgültig und kann frei gewählt werden. Bei den anderen Räumen muss dieses Feld leer bleiben.
- Die Räume, die an der gleichen Klimaanlage angeschlossen sind und damit auch gemeinsam gesteuert werden müssen hier identische Einträge erhalten, damit sie also Gruppe identifiziert werden können
- Kommentar
- Hier können weitere Hinweise zu besonderen Eigenschaften oder Vergabemodalitäten des Raumes eingetragen werden.
- Info extern
- Hier kann ein Link einer Webseite außerhalb des eKVVs mit Informationen zu dem Raum hinterlegt werden
- Sitzplan extern
- Hier kann ein Link zu einer Graphikdatei mit einem Sitzplan des Raumes hinterlegt werden
Es gibt noch folgende Attribute, die nur über das BIS Team verändert werden können:
- Sitzplan
- Das genaue Modell des Sitzplanes eines Raums wird für Sitzplatzzuordnungen bei bestimmten Klausuren verwendet und muss immer 1-zu-1 mit der tatsächlich vorhandenen Stuhlkonfiguration übereinstimmen. Wenn hier Veränderungen eintreten, so müssen so möglichst umgehen an das BIS Team geschickt werden
- Sichtbarkeit
- Wie bereits beschrieben gibt es einzelne Räume, die nicht in der öffentlichen Raumliste gezeigt werden
- Berücksichtigung in Schließplänen
- Bei einem Raum kann eingestellt werden, dass er nicht in den Schließplänen angezeigt werden muss
Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Räumen im eKVV
Die zentrale Raumvergabe kann vorhandene Räume über den 'bearbeiten'-Link in der internen Raumtabelle bearbeiten und die zuvor genannten Raumeigenschaften verändern. Alle weitergehenden Arbeiten müssen vom BIS Team durchgeführt werden:
- Bearbeiten der Raumeigenschaften 'Sitzplan', 'versteckter Raum' und 'Raum der nicht im Schließplan steht'
- Anlegen neuer Räume
- Umbennen von Räumen
- Löschen von Räumen
Insbesondere das Umbenennen und das Löschen von Räumen erfordert ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen zentraler Raumvergabe und BIS Team und einen entsprechenden Vorlauf, damit keine Buchungen verloren gehen.
Kontrolle der Überschneidungen
Die zentrale Raumvergabe hat bei der Buchung der Räume die Aufgabe keine Doppelbuchungen von Räumen (= Überschneidungen) zuzulassen. Trotzdem gibt es Fälle, in denen Überschneidungen auftreten, z. B. wenn Platzhalterbuchungen nicht generell bereinigt werden. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Buchung von einmaligen Veranstaltungen in den großen Vergaberunden. Hier werden zumindest in der Vergangenheit bewusst Überschneidungen mit wöchentlichen und 14täglichen Veranstaltungen produziert um den Fakultäten über die Überschneidungsliste eine einfache Suchmöglichkeit nach solchen Fällen zur Verfügung zu stellen.
Die Überschneidungsliste findet sich im öffentlichen eKVV.
Um solche Überschneidungen zu bereinigen muss in die eKVV Eingabe gewechselt werden. Dort kann über die Schnellsuche eine der betreffenden Veranstaltungen gefunden und über die Detailansicht der Veranstaltung bei dem entsprechenden Termin auf den 'Detail'-Link geklickt werden. In der dann folgenden Einzeltermindarstellung werden auch bei jedem einzelnen Termin die jeweiligen Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen gezeigt. Dabei wird nur in die Zukunft geschaut, für vergangene Einzeltermine erfolgt keine Überschneidungsprüfung.
Wie einzelne Termine zur Bereinigung von Überschneidungen gestrichen werden können erläutert der folgende Abschnitt:
Streichung von Einzelterminen
Bisher ging es nur darum, für einen Veranstaltungstermin einen Raum für den gesamten Terminzeitraum zu buchen, also etwa für die gesamte Vorlesungszeit eines Semesters. Das eKVV bietet allerdings auch die Möglichkeit noch eine Ebene tiefer zu gehen, nämlich bis auf jeden einzelnen Tag, an dem ein Termin stattfindet.
Diese Einzeltermine oder Termindaten können in der Detailseite eines Termins einzeln gestrichen werden um auf diese Weise zu dokumentieren, dass dieses Datum in der Terminkette nicht stattfindet. Die Termindateiseite eines Termins lässt sich auch direkt aus der Buchungsmaske der Raumvergabe erreichen, und zwar über den Detail Link in diesem Text neben den Zeitraum-Eingabefeldern:
- Bei einmaligen Terminen reicht die Angabe von 'Anfang'. Einzelne Termindaten können Sie über die Detailsseite streichen: Details
In der Termindetailseiten wird dann die Kette der Einzeltermine gezeigt, in die das eKVV einen Termin zerlegt. Diese Darstellung ist daher auch an solchen Stellen interessant, an denen die Terminangaben kompliziert sind, wie etwa bei Blöcken.
Neben jedem Termindatum gibt es in der Seite einen streichen Link. Wird dieser angeklickt wird das entsprechende Datum durchgestrichen und in allen Termindarstellungen wird dieses Datum aufgeführt. Es können beliebig viele Einzeltermine gestrichen werden, so lange noch mindestens einer übrig bleibt. Die Raumdarstellungen und Überschneidungsprüfungen berücksichtigen diese Streichungen. Auch erfolgt hier - wie im vorherigen Abschnitt gezeigt - eine Darstellung von Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen.
Die Streichungen lassen sich wieder rückgängig machen, wobei hier folgendes Rechtekonzept gilt: Die zentrale Raumvergabe kann nur bei Terminen mit zentraler Raumvergabe Einzeltermine streichen und die Streichungen auch wieder zurücknehmen. Solche Streichungen müssen natürlich immer mit der Fakultät bzw. den Veranstaltern abgesprochen werden.
Die Fakultäten und Einrichtungen (und auch die Lehrenden und ihre Sekretariate) können bei den Terminen ihrer Veranstaltungen Einzeltermine immer streichen, auch bzw. insbesondere wenn ein Raum aus der zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde. Solche Einzelfreigaben müssen also nicht über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Die Fakultäten können aber eine Streichung bei einem Termin mit zugeteiltem Raum nicht selbst rückgängig machen.
Verlegung von Veranstaltungen in einen anderen Raum für einen einzigen Einzeltermin
Ein Anwendungsfall für die Einzelterminstreichung ist auch der Fall, dass eine Veranstaltung an einem bestimmten Termin den eigentlich zugeteilten Raum nicht erhalten kann, etwa weil eine Tagung stattfinden muss oder dergleichen.
Wenn in einem derartigen Fall der Veranstaltung ein Ausweichraum zur Verfügung gestellt werden kann, so muss dies so im eKVV eingetragen werden:
- Streichung des Einzeltermins bei der Veranstaltung (ggf. im Zuge der Buchung des Raumes beim Termin der Tagung) entweder durch die zentrale Raumvergabe oder die Fakultät
- Die Fakultät muss bei der Veranstaltung einen zusätzlichen einmaligen Termin für den entsprechenden Tag anlegen, bei dem die Buchung durch die zentrale Raumvergabe angefordert wird
- Die zentrale Raumvergabe bucht den Ausweichraum bei dem neu angelegten Einzeltermin
Bereinigung von Raumbuchungen an Feiertagen und in der Weihnachtsschließung
Ein spezieller Fall für die Einzelterminstreichung sind Feiertage oder andere Zeiträume wie die Weihnachtsschließungen, an denen kein Lehrbetrieb stattfindet. An diesen Tagen kann es sinnvoll sein im eKVV bei allen Veranstaltungen die entsprechenden Einzeltermine zu streichen, um auf diese Weise einzelne doch stattfindende Veranstaltungen herausfinden zu können.
Um solchen massenhaften Streichungen durchführen zu können gibt es eine spezielle Seite im eKVV, welche nur für die Raumvergabe verfügbar ist. Wichtig ist bei der Bedienung genau auf die ausgewählten Daten zu achten, da sich fehlerhafte Streichungen nur einzeln und damit mit sehr großem Aufwand wieder zurücknehmen lassen.
Pläne für Schließung und Reinigung
Über die Raumbuchungen im eKVV werden auch die Pläne für die Raumschließungen und die Reinigung generiert. Die verfügbaren Formate sind über die eKVV Startseite der zentralen Raumvergabe verlinkt. Die Seiten, welche die Pläne zeigen sind selbst nicht passwortgeschützt und können daher von den MitarbeiterInnen, die z. B. für die Schließungen zuständig sind, ohne Hindernis erreicht werden. In diesen Plänen tauchen nie die Termine der Platzhalterveranstaltungen auf, siehe den entsprechenden Abschnitt zu Raumblockungen oben.
Die Schließpläne
Die Schließpläne sind heute in drei Formaten verfügbar:
- Öffnungszeiten für eine komplette Wochen
- Öffnungszeiten für ein einzelnen Tag
- Raumbelegung für ein Wochenende
Allen Formate ist gemein, dass sie eine Liste der Räume zeigen, in denen grundsätzlich im betrachteten Zeitraum Veranstaltungen stattfinden. Räume ohne Veranstaltungen werden nicht gezeigt. Bei jedem Raum werden dann folgende Informationen angeboten:
- Raumname mit Link zum Raumbelegungsplan
- Der Uhrzeitbereich, innerhalb dessen der Raum genutzt wird. Dabei werden Lücken in der Belegung nicht ausgewiesen, es wird nur der Anfang der ersten Belegung und das Ende der letzten Belegung gezeigt. Zusätzlich wird ein rotes '*' gezeigt, falls es sich bei dem ersten Termin um eine Klausur handelt, da in diesem Fällen früher aufgeschlossen werden muss
Bei den Anzeigen für einen Tag bzw. für das Wochenende werden noch weitere Informationen zu der jeweils ersten Veranstaltung in dem Raum dargestellt, dort finden sich Angaben zum Rhythmus der Veranstaltung, zum Zeitraum (Datum) und der Titel. An dieser Stelle wird z. B. die schon zuvor besprochene Namensgebung für Raumbuchungen externer Veranstalter wichtig. Bei der Raumbelegung für ein Wochenende gibt es dann noch die Besonderheit, dass hier die Eintragungen für Samstag und Sonntag auf einer Seite untereinander dargestellt werden.
Alle Schließpläne sind darauf ausgelegt ausgedruckt und in Papierform mitgenommen zu werden.
Raumreinigung
Der Plan für die Raumreinigung hat die Aufgabe die Zeiten anzuzeigen, ab denen am Freitag der ausgewählten Kalenderwoche die Reinigung der einzelnen Räume für das Wochenende begonnen werden kann. Auch in dieser Seite werden nur die Räume gezeigt, in denen tatsächlich am Freitag noch Veranstaltungen stattfinden und bei diesen Räumen das Ende der letzten Veranstaltung. Nach dieser Uhrzeit finden demnach keine gebuchten Termine in dem jeweiligen Raum mehr statt (allerdings können am Samstag und am Sonntag Termine stattfinden).
Die Klimasteuerung
Die Klimasteuerung über die eKVV Raumbuchungen wurde Ende 2009 eingeführt. Das Ziel ist es über die bedarfsorientierte Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle Energiekosten einzusparen. Eine ausführlich Beschreibung wurde damals für die NutzerInnen in den Fakultäten angefertigt, dort findet sich auf der Link zu der öffentlichen Anzeigeseite.
Die Klimasteuerung wurde bereits zuvor im Punkt zur Pflege der Raumtabelle im eKVV erwähnt, wo über die Raumeigenschaften definiert werden muss, welche Räume in der Klimasteuerung sind und ob sie sich eine Klimaanlage teilen.
Die Aufgabe der zentralen Raumvergabe ist es dann in der Buchungsmaske ggf. die Teilnehmerzahlen einzelner Veranstaltungen anzupassen, damit die optimale Belüftung erreicht werden kann. Dazu müssen die Eintragungen im Feld Belegung bearbeitet werden.
In diesem Feld wird zunächst die im Termin von der Fakultät angeforderte Raumgröße gezeigt. Ein Wert von '1' wird dabei als unbekannte Belegung interpretiert, was insbesondere bei externen Veranstaltungen zunächst ein passender Eintrag sein kann. Falls bei einem Termin mehrere Räume gebucht werden, so wird die hier eingetragen Teilnehmerzahl als Teilnehmerzahl in jedem der Räume interpretiert. Es gibt keine Möglichkeit in so einem Fall unterschiedliche Belegungen auszudrücken. Ggf. müsste hier für jeden Raum ein eigener Termin angelegt werden.
Nach der erfolgten Raumzuteilung können die Fakultäten den Belegungswert nicht mehr ändern. Falls hier also z. B. durch die Raumauslastungskontrollen neue Angaben bekannt werden, so müssen diese Änderungen immer über die zentrale Raumvergabe erfolgen. Eine Korrektur wirkt sich sofort in der Anzeige für die Klimasteuerung aus, allerdings gibt es keine technische Kopplung zwischen dem eKVV und der Klimaanlage, so dass durch die manuelle Übernahme entsprechende Verzögerungen auftreten können.