FAQs zur BIS-Prüfungsverwaltung von Lehrenden
Auf dieser Seite werden Fragen von Lehrenden zur BA/MA Prüfungsverwaltung gesammelt und beantwortet. Fragen von Studierenden werden hier beantwortet.
Was ist die BA/MA-Prüfungsverwaltung? Und inwieweit komme ich als Lehrende/-r damit in Berührung?
Alle Prüfungsleistungen, die BA/MA-Studierende im Laufe ihres Studiums erbringen, werden in der Datenbank der BA/MA-Prüfungsverwaltung elektronisch abgelegt und gespeichert. Die Prüfungsverwaltung ist mit dem eKVV verbunden, so dass die relevanten Veranstaltungsdaten (z.B. für welche Studiengänge und Module die Veranstaltung geöffnet ist) direkt in die Prüfungsverwaltung importiert werden. So werden Doppelarbeiten und Übertragungsfehler vermieden.
Die Hauptaufgaben in Bezug auf die Prüfungsverwaltung, die Eingabe, Bearbeitung und Zuordnung der Prüfungsdaten, übernimmt das jeweilige Prüfungsamt. Ihre vorausgegangene Dokumentation der Prüfungsleistungen und die zeitnahe Weiterleitung an das jeweilige Prüfungsamt ist aber entscheidend dafür, dass die Daten möglichst schnell und fehlerfrei in die Datenbank importiert und dann den Studierenden formal verbucht werden können.
Dafür stellen wir Ihnen elektronische, speziell auf Ihre Veranstaltungen abgestimmte Teilnehmerlisten zur Verfügung, die sich mit wenig Aufwand zu entsprechenden elektronischen Ergebnislisten ergänzen lassen.
Eine Beschreibung des Teilnehmerlistenabrufs finden Sie in den FAQs zum eKVV
Sie als Lehrende haben die Möglichkeit, die zu Ihren Lehrveranstaltungen eingetragenen Prüfungsleistungen einzusehen und sich zusätzlich eine Notenstatistik anzeigen zu lassen. Diese Funktionen können Sie über die Seite Meine Lehrveranstaltungen im eKVV nutzen. Sie benötigen dazu einen BIS-Zugang.
So erhalte ich einen Zugang zum eKVV
Wie erhalten Studierende in BA/MA-Studiengängen eigentlich ihre Prüfungsergebnisse?
In der Regel werden BA/MA-Studierende wie bisher Sie als Lehrende/-n oder Ihr Sekretariat ansprechen, um ihre Prüfungsergebnisse zu erfahren. Mit der BA/MA-Prüfungsverwaltung haben Studierende eine weitere Möglichkeit, sich über ihre Prüfungsergebnisse zu informieren. Sie können hier über das Internet die eigene Leistungsübersicht - ihr so genanntes "Transcript" - einsehen. Dies wird von vielen Studierenden regelmäßig genutzt.
Dafür müssen die Prüfungsergebnisse natürlich vorher von Ihnen an das Prüfungsamt weitergeleitet und vom Prüfungsamt in die Datenbank der BA/MA-Prüfungsverwaltung eingelesen worden sein. In dieser Datenbank findet für BA/MA-Studierende die offizielle Dokumentation aller Prüfungsleistungen statt, d.h. für die Studierenden wird nur das als erbrachte Leistung berücksichtigt, was in die Datenbank eingetragen wurde.
Deswegen ist Ihre vollständige und zeitnahe elektronische Dokumentation und Weiterleitung aller Prüfungsergebnisse so wichtig.
Wie soll ich die Studien- und Prüfungsleistungen von BA/MA-Studierenden dokumentieren, wenn keine Scheine auf Papier mehr ausgestellt werden?
Die formale Dokumentation aller Studien- und Prüfungsleistungen für BA/MA-Studierende findet nur noch elektronisch in der BA/MA-Prüfungsverwaltung statt. Ihre Aufgabe als Lehrende/-r in diesem Prozess ist die umgehende Weiterleitung aller von Ihnen abgenommenen Prüfungsergebnisse an das zuständige Prüfungsamt, damit diese in der Prüfungsdatenbank verbucht werden können. Bitte verwenden Sie dafür elektronische Ergebnislisten in einem der Standardformate (siehe unten).
Die Studierenden haben dann über Einsicht in die Datenbank jederzeit einen aktuellen Überblick über die Prüfungsleistungen, die sie in ihrem bisherigen Studium bereits erbracht haben. Diese Übersicht ist allerdings nur so gut wie die Prüfungsdaten, die dort auch tatsächlich schon eingetragen und verbucht worden sind.
Leiten Sie deshalb Prüfungsergebnisse bitte unverzüglich an das Prüfungsamt weiter (auch wenn Sie die Studierenden bereits über ihre Ergebnisse informiert haben sollten).
Alle bestehenden Aufgaben bei der Abnahme von Studien- und Prüfungsleistungen gelten für Sie als Lehrende/-r weiter wie bisher. Nähere Informationen dazu finden Sie in diesem PDF-Dokument bzw. erhalten Sie über den Dekan/die Dekanin Ihrer Fakultät bzw. über Dezernat II.
Was muss ich als Lehrende/r alles dokumentieren, wenn BA/MA-Studierende bei mir eine Studien- oder Prüfungsleistung erbringen?
Mindestens 4 Informationen müssen Sie für jede Studien- und Prüfungsleistung dokumentieren (wie in der Vergangenheit bei den alten Studiengängen auch):
1. die Matrikelnummer der Studentin bzw. des Studenten, 2. die Leistungspunkte, die durch die Studien- oder Prüfungsleistung erzielt wurden, 3. das Bestehen/Nicht-Bestehen bzw. die erzielte Note und 4. die Art der Leistung, die erbracht worden ist (z.B. eine Hausarbeit oder ein Referat).
Geben Sie bitte gegebenenfalls zusätzlich das Datum der Leistungserbringung (z.B. den Tag, an dem die Klausur geschrieben wurde) sowie den Titel einer erbrachten Einzelleistung an (z.B. der Hausarbeit).
Mit diesen Grunddaten einer Prüfungsleistung können die Prüfungsämter die Verbuchung und eine zu den Fächerspezifischen Bestimmungen (FSB) des jeweiligen Studienfaches passende Zuordnung der Leistung vornehmen. Wenn Sie die elektronischen Vorlagen für die Ergebnislisten verwenden, enthalten diese bereits alle notwendigen Spalten. Bitte löschen Sie überzählige Spalten nicht, da für das Einlesen in die Datenbank ohnehin nur die relevanten Spalten verwendet werden.
PDF-Info zum Erstellen von Ergebnislisten
Das Prüfungsamt erwartet von mir eine "Ergebnisliste" für meine Veranstaltungen. Was ist das genau? Wie erstelle ich sie?
Die BA/MA-Prüfungsämter benötigen die Prüfungsergebnisse von Ihnen im elektronischen Format, um sie direkt in die Prüfungsdatenbank einlesen zu können. Dies sind die "Ergebnislisten", die mindestens die Grunddaten der Studien- und Prüfungsleistungen enthalten müssen. Für die Ergebnislisten ist das Einhalten bestimmter Standards notwendig, um den weiteren Prozess der Prüfungsleistungsdokumentation so schnell und so einfach wie möglich zu machen.
Die Grundlage der Ergebnislisten bilden die eKVV-Teilnehmerlisten für Ihre Veranstaltungen. Diese haben bereits ein geeignetes Dateiformat, um sie später direkt in die Datenbank einlesen zu können.
Weitere Informationen finden Sie bei den FAQs zum eKVV von Lehrenden.
Die 2 Standardformate für Teilnehmer- und Ergebnislisten
Sie bekommen die Teilnehmerliste in 2 Dateiformaten per E-Mail zugesendet: als .html- und als .txt-Datei. Über diese Formate können die Listen leicht in einer Tabellenkalkulation oder einer Textverabeitung weiterbearbeitet werden. Dazu müssen die Dateien für die weitere Bearbeitung als Tabelle in das jeweilige Programm importiert werden. Öffnen Sie dazu am besten erst das jeweilige Programm und öffnen die Teilnehmerliste dann darin. In dieser Tabelle können Sie dann die Prüfungsdaten eintragen.
Beispiel für eine Teilnehmerliste im html-Format
Beispiel für eine Teilnehmerliste im txt-Format
Die Weiterbearbeitung
Die einzelnen Schritte, um aus einer Teilnehmerliste eine Ergebnisliste zu machen, können Sie im unten stehenden PDF-Info zum Erstellen von Ergebnislisten nachlesen.
Wichtig ist, dass Sie die grundlegende Tabellenstruktur beibehalten und Matrikelnummer, Leistungspunkte, Bewertung der Leistung und Leistungsart in getrennten Spalten erfassen. Tab-getrennte Felder können nicht automatisch in die Datenbank eingelesen werden, sondern müssen erst wieder mühsam in eine Tabelle umgewandelt werden.