Handbuch zur BIS-Prüfungsverwaltung für Prüfungsämter

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Erzeugung von Transcripten

Im Transcript kann im oberen Bedienblock zwischen drei verschiedenen Darstellungsformen gewählt werden: dem ¿Transcript nach Semestern¿, dem ¿Transcript nach Modulen¿ und der Ansicht ¿Nur Module, keine Leistungen zeigen¿.

Die Transcriptdarstellung, die nur die Module und nicht alle dazugehörigen Leistungen zeigt, ist auch als druckbares PDF verfügbar. Diese Darstellung ermöglicht insbesondere bei eingefrorenen und mit Noten versehenen Fächer einen guten Überblick.

Das Einfrieren der Transcripte

Beim Einfrieren geht es in der BA/MA Prüfungsverwaltung darum, dass Prüfungsämter einzelne Leistungen fest an Module oder allgemeiner an Studiengangselemente binden. Diese Bindung hat zur Folge, dass andere Prüfungsämter und die Studierenden eine Leistung nicht mehr bei anderen Modulen zuordnen können. Das Einfrieren als Teil der (Teil-)Abschlusserstellung hat einen abschließenden Charakter und soll im Normalfall nicht wieder rückgängig gemacht werden.

Durch das Einfrieren kann ein Prüfungsamt das Recht zur Bearbeitung einer Leistung komplett auf sich konzentrieren, da durch das Einfrieren der Zugriff von Studierenden auf die Leistung (z.B. Änderungen der Zuordnung) komplett und Zugriffe von anderen Prüfungsämtern weitgehend unterbunden werden.

Über das Einfrieren kann ein Prüfungsamt daher sicherstellen, dass die Grundlage, auf der z.B. ein Modulabschluss erfolgte, nicht mehr von anderen Stellen verändert werden kann. Das Einfrieren verhindert Änderungen an einer Leistung in der Prüfungsverwaltung nicht komplett und auf Dauer, es stellt aber sicher, dass vor jeder Änderungen das Prüfungsamt, welches das Einfrieren vorgenommen hat, einbezogen werden muss.

Im modulorientierten Transcript finden Sie bei Modulen und Fächern Schlosssymbole. Diese können angeklickt werden, um so das Einfrieren anzustoßen. Das Einfrieren kann dabei sowohl auf der Ebene einzelner Module wie auch für einen komplettes Fach erfolgen.

Durch das Einfrieren von Modulen lassen sich Modul- und Fachnoten sowie weitere Angaben auf Modul- und Fachebene eintragen. Diese Eintragungen sind für andere Prüfungsämter und die Studierenden sichtbar.

Einfrieren von Modulen

Die Angaben zu Noten, Leistungspunkten oder zum Zusatztext können in mehreren Schritten ergänzt werden. Durch das Anklicken des Schlosssymbols gelangen Sie in die Bearbeitungssicht, in der auch die zum Modul zugeordneten Leistungen verzeichnet sind. Sie können die Angaben speichern und in die Modulansicht oder direkt zum nächsten einzufrierenden Modul gelangen. Das Einfrieren kann durch das bearbeitende Prüfungsamt jederzeit rückgängig gemacht bzw. Angaben können ergänzt werden.

Aus dem Modultranscript kann direkt zur Zuordnungsseite einer Leistung gewechselt werden. Sind die Module noch nicht eingefroren, so erscheint neben den Leistungen ein Symbol mit zwei grünen Pfeilen; bei eingefrorenen Leistungen erscheint das Schloss. Durch Anklicken des Symbols lässt sich die Zuordnung der Leistung zum Modul einfach verändern. Die Modullisten sind so sortiert, dass Module, die der Veranstaltung zugeordnet sind, zuerst angezeigt werden. Danach kommen frei verwendbare Module wie die ¿Individuelle Ergänzung¿. Diese Module werden in den Listen farblich hervorgehoben. Erst danach kommen alle weiteren Module aus den Studienfächern der/ des Studierenden. Bei der Bearbeitung von Zuordnungen gibt es darüber hinaus einen Verlauf, der die zuletzt verwendeten Zuordnungen zeigt.

Nach der Änderung der Zuordnung gelangt man direkt wieder in das Modultranscript. Auch aus eingefrorenen Modulen lassen sich Leistungen hinaus verschieben; das Modul bleibt trotzdem eingefroren, bis das Einfrieren aufgehoben wird.

Ein Teil der Standardangaben zu den Modulen kann vom Prüfungsamt selbst bearbeitet werden. Diese Eintragungen können entweder über die ¿Detailsicht des Studiengangs¿ oder beim Modul unter ¿Modulangaben bearbeiten¿ gemacht werden. Sie können für jedes Modul die Anzahl der Leistungspunkte und der Prüfungen sowie einen zusätzlichen Hinweistext (z.B. zur Notenberechnung) eintragen. So wird der Standardeintrag der Leistungspunkte bei jedem Transcript als Vorschlag eingetragen. Diese Modulinformationen sind auch für Studierende sichtbar.

Einfrieren eines Studienfachs

Mit dem Einfrieren eines gesamten Studienfachs werden gleichzeitig alle Module und Leistungen des Fachs eingefroren. Studierende und andere Prüfungsämter können danach dem Studienfach keine Leistungen mehr zuordnen. Als bearbeitendes Prüfungsamt können Sie im Anschluss auch noch Modulnoten eintragen und Leistungen verschieben.

Das gesamte Studienfach kann bereits eingefroren werden, ohne die Abschlussnote und die Zahl der Leistungspunkte einzutragen. Neben den Angaben zu der Fachnote und den Leistungspunkten kann ggf. ein Zusatztext eingeben werden. In der Bearbeitungsansicht sind alle bereits eingefrorenen Module des Fachs mit Note und Leistungspunkten aufgeführt. Nach dem Speichern der Fachangaben kann direkt in die Bearbeitung der Module gewechselt werden.

Hinweise z.B. zur Vorläufigkeit eines Transcripts lassen sich gut im Zusatztextfeld bei den Fachabschlüssen unterbringen. Diese Texte erscheinen auch in den druckbaren PDF Dokumenten.

Das Einfrieren kann jederzeit rückgängig gemacht werden. Dabei können die Fachangaben oder aber auch die Fachangaben und gleichzeitig alle Modulangaben gelöscht werden.

Es wird empfohlen, dass ab jetzt bei allen Abschlusserstellungen immer auch das Transcript eingefroren wird. Auf diese Weise kann z. B. das Nebenfachprüfungsamt seine Note an das Kernfachprüfungsamt melden. Außerdem sind die Zuordnungen von Leistungen zu einem Studienfach nicht mehr veränderbar außer durch das jeweilige Prüfungsamt.

Exportmöglichkeiten

Neben dem Exportformat für alle Leistungen einer/ eines Studierenden gibt es ein Exportformat, welche die eingefrorenen Fächer und Module samt Noten und Punkten liefert. Die Links zu den beiden Exportformaten finden sich auf der ¿Detailseite für Studierende¿, wo sie unter einer eigenen Überschrift gebündelt sind.

Die Sicht der Studierenden

Siehe Handbuch zur BA/MA Prüfungsverwaltung für Studierende