Raumvergabe: Selbstbuchung
Im Sommersemester 2015 wurde die Funktion zur Selbstbuchung von Räumen für Lehrveranstaltungen eingeführt. Dabei können MitarbeiterInnen in den Fakultäten für die im eKVV eingetragenen Lehrveranstaltungen zu bestimmten Zeiten im eKVV selbst Räume buchen, ohne dass diese durch die zentrale Raumvergabe bestätigt werden müssen.
Auf dieser Seite wird die Selbstbuchung von Räumen im Rahmen der Lehrplanung beschrieben.
Grundsätzliches
Über die Selbstbuchungsfunktion ist es für die eKVV-Beauftragten in den Fakultäten möglich, freie zentral verwaltete Räume für ihre Lehrveranstaltungen direkt zu buchen. Wenn der gewünschte Raum zur gewünschten Zeit frei ist, wird die Buchung dann direkt wirksam, ohne dass ein weiterer Bestätigungsschritt durch die MitarbeiterInnen der Raumvergabe im Dezernat FM nötig wäre.
Dies ist deshalb möglich, weil sowohl alle Lehrveranstaltungen als auch die zentrale Raumvergabe über das eKVV abgewickelt werden und das System daher selbst "entscheiden" kann ob ein Raum belegt werden darf, oder nicht.
Einbindung in die hochschulweite Raumvergabe
Die Selbstbuchung ist eingebettet in die hochschulweit abgestimmten Runden der Raumvergabe, in denen dem größten Teil der Lehrveranstaltungen automatisch Räume zugewiesen werden. Da in den automatischen Vergaberunden nicht immer alle Veranstaltungen mit Räumen versorgt werden können, beginnt anschließend die "Nachsteuerung", in denen die Fakultäten selbst Räume für die Veranstaltungen suchen, die leer ausgegangen sind. Hier kommt jetzt die Selbstbuchung ins Spiel:
In den Phasen der Nachsteuerung nach den großen Vergaberunden geht es darum, die Veranstaltung möglichst zu verschieben und dann im eKVV einen freien Raum für diesen neuen Termin zu finden (über die Freiraumsuche). Bislang wurden die gefundenen freien Räume per Mail bei der Raumvergabe angefordert, was umständlich war und Zeit kostete. Da die Mails nach Reihenfolge des Eingangs abgearbeitet wurden, konnte es leicht passieren, dass zwei Fakultäten den gleichen Raum anforderten, die Fakultät die leer ausging dies aber erst nach einiger Zeit erfuhr. Zeit, in der die Menge der verfügbaren Räume kleiner geworden war, weil andere Fakultäten zeitgleich nach Räumen suchen. Durch eine Selbstbuchungsfunktion wird die Raumsuche wieder realistischer, weil die Anzeige freier und belegter Räume deutlich aktueller ist.
Neben der Selbstbuchung ist es weiterhin möglich, Raumanfragen auch per Mail an das Raumvergabeteam zu stellen.
Wann können welche Veranstaltungen selbst gebucht werden?
Die Selbstbuchungsfunktion dient in erster Linie der Nachsteuerung nach den großen Vergaberunden und ist daher zeitlich an diese gebunden. Nur die Veranstaltungen, die bereits in einer zentralen Vergaberunde bearbeitet wurden, stehen zur Selbstbuchung zur Verfügung. Da die einzelnen Vergaberunden hintereinander stattfinden, wächst die Menge der für die Selbstbuchung zur Verfügung stehenden Veranstaltung wie folgt:
Selbstbuchung nach der ersten Vergaberunde:
- Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden
Selbstbuchung nach der zweiten Vergaberunde:
- Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 2 gemeldet wurden und vor der 2. Vergaberunde angelegt wurden
- Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden
Selbstbuchung nach der dritten Vergaberunde:
- Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, die nicht die Veranstaltungsart Tut, Ü und AG´s haben und vor der 3. Vergaberunde angelegt wurden
- Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 2 gemeldet wurden und vor der 2. Vergaberunde angelegt wurden
- Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden
Selbstbuchung nach der vierten Vergaberunde:
- Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, die die Veranstaltungsart Tut, Ü und AG´s haben und vor der 4. Vergaberunde angelegt wurden
- Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, die nicht die Veranstaltungsart Tut, Ü und AG´s haben und vor der 4. Vergaberunde angelegt wurden
- Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 2 gemeldet wurden und vor der 2. Vergaberunde angelegt wurden
- Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden
Selbstbuchung nach der fünften Vergaberunde:
- Alle Termine, die in der Vorlesungszeit liegen
Für die genauen Termine der verschiedenen Vergaberunden beachten Sie bitte den Kalender der Lehrplanung.
Wann keine Selbstbuchung möglich ist
Die Selbstbuchung ist nicht immer und nicht für alle Veranstaltungen verfügbar.
Termine in der vorlesungsfreiern Zeit und vor der ersten Vergaberunde zugeteilte Termine in zentralen und dezentralen Räumen bedürfen immer einer Bestätigung durch die Raumvergabe und müssen daher weiterhin per Mail angefordert werden:
Für alle anderen Termine gilt: wenn die Selbstbuchung bei einer Veranstaltung nicht möglich ist, hat das einen der folgenden Gründe
Es ist eine Überschneidung aufgetreten
Wenn bei einem der im Buchungszeitraum liegenden Veranstaltungstermine eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung in diesem Raum vorliegt, kann der Raum auch nicht für die gesamte Terminserie gebucht werden. Sie können in der Liste der Einzeltermine den betreffenden Termin streichen um die Selbstbuchung für die Serie nutzen zu können und müssten dann anschließend Alternativen für eine Verlegung des ausgefallenen Termines suchen.
Es ist momentan keine Selbstbuchungszeit!
Bevor die erste Vergaberunde der zentralen Raumvergabe startet, steht die Selbstbuchung für keine Veranstaltung zur Verfügung.
Es ist Selbstbuchungszeit, aber nicht für diese Veranstaltung!
Die Selbstbuchung wurde zwar aktiviert, aber die aktuell bearbeitete Veranstaltung ist noch nicht durch einer der Raumvergaberunden erfasst worden.
Die Selbstbuchung wurde für die automatische Vergabe angehalten!
Sobald eine automatische Vergaberunde läuft, wird die Selbstbuchung für alle Veranstaltungen ausgesetzt. Damit es während der Vergabezeit zu keinerlei Änderungen im Datenbestand kommt, ist eine Buchung von Räumen während dieser Zeit nicht möglich.
So funktioniert die Selbstbuchung
Den Schalter zur Selbstbuchung finden Sie in der eKVV-Eingabe bei den Veranstaltungsdetails zur Termineingabe (dort, wo bislang eine Mail an die Raumvergabe erzeugt werden konnte). Das System zeigt Ihnen dort auch direkt an, ob eine Selbstbuchung für die aktuelle Veranstaltung zu diesem Zeitpunkt möglich ist. Sobald Sie dort die Buchung speichern, prüft das System erneut, ob die Buchung durchgeführt werden kann. Wenn diese Prüfung erfolgreich ist - Ihnen also keine Ablehnung gezeigt wird - ist der Raum wie von Ihnen eingegeben gebucht.
Besondere Anlässe und Sonderfälle
Änderungen an den Daten einer Veranstaltung, die zum Verlust der Selbstbuchung führen
- Änderung des Rhythmus (es kann also auch nicht von einem wöchentlichen auf einen 14täglichen Ryhthmus umgestellt werden oder umgekehrt)
- Änderung des Wochentags auf einen unbestimmten Wochentag
- Ausweitung der Dauer (z. B. von einer 2-stündigen auf eine 3-stündige Veranstaltung)
- Ausweitung des Datumsbereichs oder auch eine Verschiebung
- Erhöhung der Anzahl der Räume (Ausnahme: wenn kein Raum eingetragen war kann ein Raum eingetragen werden)
- Abschaltung der Anforderung einer zentralen Raumvergabe
Räume tauschen
Wenn Räume zwischen zwei Veranstaltungen getauscht werden sollen, müssen diese zunächst zurückgegeben und dann in der neuen Belegung wieder gebucht werden. Dabei besteht allerdings das minimale Risiko, dass der frei gewordene Raum von anderen NutzerInnen "gefunden" und gebucht wurde. Es empfiehlt sich daher, die Rückgabe und das Neubuchen ohne Zeitverzug durchzuführen!
Weiterführende Links: