FAQs zum eKVV-Teilnahmemanagement von Lehrenden
Auf dieser Seite werden Fragen von Lehrenden zum eKVV Teilnahmemanagement gesammelt und beantwortet.
Was ist das Teilnahmemanagement im eKVV?
Das eKVV-Teilnahmermanagement ist eine seit dem Sommersemester 2007 verfügbare Funktion im eKVV, über die Lehrende und Verantwortliche für Platzvergabeverfahren dokumentieren können, welche Studierenden an einer Veranstaltung teilnehmen und welche nicht.
Die Hauptaufgabe des eKVV-Teilnahmemanagements ist es die Rückmeldung der Ergebnisse von fakultäts- oder fachweiten Vergabeverfahren (z.B. Anglistik oder Pädagogik) zu vereinheitlichen, so dass Studierende nicht mehr auf unterschiedlichen Internetseiten oder in verschiedenen E-Mails nachsehen müssen, in welchen Veranstaltungen Sie einen Platz erhalten haben.
Außerdem ermöglicht das Teilnahmemanagement nun, im eKVV zwischen den Studierenden, die tatsächlich an einer Veranstaltung teilnehmen und denen, die die Veranstaltung nur in ihrem eKVV-Stundenplan gespeichert haben, zu differenzieren. Sie können deshalb das eKVV-Teilnahmemanagement nutzen, um z.B. die Reichweite der automatischen E-Mailverteiler Ihrer Veranstaltung auf den tatsächlichen Kreis der Teilnehmer*innen zu beschränken oder um den Zugriff auf die Dokumentenablage dementsprechend zu steuern.
Sollte ich das eKVV-Teilnahmermanagement nutzen?
Das eKVV Teilnahmemanagement ist nicht für alle Veranstaltungen sinnvoll. Sie sollten genau zwischen Nutzen und Aufwand abwägen, denn das Pflegen des Teilnahmemanagements ist für Sie als Lehrende eine zusätzliche Aufgabe.
Die Vorteile und Möglichkeiten
Bereinigung der Teilnahmeliste für die Leistungsbuchung
Wenn Sie Ihre Teilnahmelisten über das Teilnahmemanagement bearbeiten, hat das deutliche Vorteile für die Verbuchung von Leistungen. Bei den Massenbuchungsfunktionen für die Meldung von "aktiven Teilnahmen" und "Studienleistungen" sind bei aktiviertem Teilnahmemanagement die als "drin" markierten Studierenden vorausgewählt. Darüber hinaus können Sie nur über das Teilnahmemanagement auch Studierende zu Ihrer Teilnahmeliste hinzufügen.
Steuerung der Mailverteiler-Reichweite
Wenn es Sie bisher sehr gestört hat, dass die von Ihnen über die automatischen Verteiler im eKVV verschickten E-Mails auch an Studierende gehen, die nie in Ihrer Veranstaltung aufgetaucht sind, so haben Sie mit dem eKVV-Teilnahmemanagement nun eine Lösung, dies zu steuern. Es stehen Ihnen drei verschiedene Verteiler pro Veranstaltung zur Verfügung:
- Echte Teilnehmer*innen
- "Drin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnahmemanagement als Teilnehmer*innen gesetzt wurden. Studierende auf der Warteliste, oder nicht-teilnehmende Studierende werden nicht erreicht.
- wartende/nicht-teilnehmende Studierende
- "Nichtdrin": Dieser Verteiler erreicht nur die Studierenden, die über das eKVV Teilnahmemanagement keinen Platz erhalten haben (dies umfaßt auch die Warteliste)
- Standard E-Mailverteiler
- Dieser Verteiler entspricht dem, der für jede Lehrveranstaltung ohne Teilnahmemanagement zur Verfügung steht: Sie erreichen damit alle Studierenden, die die Veranstaltung im Stundenplan haben oder denen eine Leistung verbucht wurde, unabhängig davon, ob ihnen über das Teilnahmermanagement ein Platz zugeteilt wurde, oder nicht.
Begrenzung des Zugriffs auf die Lernräume
Wenn Sie die mit dem eKVV integrierten Lernräume nutzen, dann können Sie mit dem eKVV-Teilnahmemanagement genau steuern, wer Zugriff auf die Inhalte erhalten soll, die Sie dort Ihren Teilnehmer*innen zur Verfügung stehen. Durch die Kopplung mit dem Lernraum ist auch der Zugang zu Angeboten im LernraumPlus durch das Teilnahmemanagement im eKVV steuerbar.
Insbesondere für die Nutzung in Verbindung mit den Lernräumen wurde im Teilnahmemanagement die Option zur Teilnahmebestätigung per Passwort eingeführt.
Teilnahme an Platzvergabeverfahren
Wenn für Ihre Veranstaltung ein Platzvergabe-Verfahren durchgeführt wird, können die Ergebnisse der Platzvergabe über das Teilnahmemanagement dokumentiert werden. Den Studierenden wird dann in der Kurzansicht ihres Stundenplanes angezeigt, ob ihnene in Platz zugeteilt wurde, oder nicht.
Die Kehrseite: der Pflegeaufwand
Durch die Nutzung des eKVV Teilnahmemanagements entsteht Ihnen aber auch Aufwand durch die Verpflichtung zur Pflege der Teilnahmelisten im eKVV: Wenn Teilnehmer*innen zu Ihrer Veranstaltung hinzukommen, so ist es Ihre Aufgabe, diesen Studierenden auch den Zugang bzw. die Teilhabe an den für die Veranstaltung relevanten Informationen zu geben. Es reicht nicht mehr, wenn sich die Studierenden selbst die Veranstaltung in ihren eKVV-Stundenplan setzen.
Unsere Empfehlung
Da es unseres Erachtens in den meisten Fällen nicht schlimm ist, wenn z.B. die E-Mailverteiler mehr Studierende erreichen als tatsächlich regelmäßig zur Veranstaltung kommen, empfehlen wir, das eKVV-Teilnahmemanagement eher sparsam zu nutzen.
Wenn Sie bei der Verbuchung von Ergebnissen am Ende des Semesters feststellen, dass sich deutlich mehr Studierende auf der Teilnahmeliste befinden, als tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen haben und dies die Leistungsbuchung für Sie umständlich und unnötig kompliziert macht, können Sie auch noch dann (am Ende des Semesters) das Teilnahmemanagement aktivieren. Wenn Sie mehr über die Buchung von Prüfungsleistungen erfahren möchten, lesen Sie hier weiter: Leistungsbuchung
Wie funktioniert das Teilnahmemanagement?
Für eine ausführliche Beschreibung der Funktionsweise lesen Sie diese ausführliche Hilfe-Seite zum Teilnahmemanagement.
Zu welchem Zeitpunkt kann ich das eKVV-Teilnahmemanagement nutzen?
Ihnen als Lehrenden steht die Funktion des eKVV-Teilnahmemanagement mit Beginn der Veranstaltungszeit zur Verfügung, und zwar erst dann, wenn der erste Veranstaltungstermin stattfindet. Sie können also beispielsweise nach dem ersten oder zweiten Veranstaltungstermin über das eKVV-Teilnahmemanagement die Teilnahmeliste bereinigen.
In Einzelfällen (z. B. Blockveranstaltungen) kann über den eKVV Support auch eine vorzeitige Öffnung durchgeführt werden. Auch die mit der Platzvergabe beauftragten Belegmanager in den Fakultäten können diese Öffnung durchführen (über die 'Erweiterten Einstellungen' des jeweiligen Teilnahmemanagements), dadurch wird das Teilnahmemanagement aber noch nicht für den oder die Lehrende nutzbar. Freigeschaltet wird die Funktion erst nach dem ersten im eKVV eingetragenen Veranstaltungstermin.
Der Sonderfall der gemanagten Veranstaltungen
Mit der Aufnahme des Lehrbetriebs der Medizinischen Fakultät wurde eine neue Form des Teilnahmemanagements eingeführt, die gemanagte Veranstaltung. Bei diesen Veranstaltungen ist ausschließlich das Belegmanagement der Fakultät in der Lage Teilnahmelisten zu bearbeiten.
Was muss ich tun, wenn ich das Teilnahmemanagement nutzen will? Können Sekretariate ebenfalls einen Zugriff auf das Teilnahmemanagement erhalten?
Um das eKVV-Teilnahmemanagement zu nutzen, benötigen Sie einen Lehrendenzugang zum eKVV. Dort können Sie auf der Seite eKVV: Meine Veranstaltungen das Teilnahmemanagement für Ihre Veranstaltung aktivieren. Weitere Hinweise finden Sie hier.
Auch Sekretariate können Zugänge erhalten und für ihre Lehrenden das eKVV-Teilnahmemanagement nutzen. Hier werden die gleichen Verfahren zur Überprüfung der Berechtigung verwendet, die z.B. auch schon beim Teilnahmelistenabruf oder den automatischen E-Mailverteilern verwendet wurden: d.h. es wird ein automatischer Abgleich (weitere Hinweise dazu finden Sie in den FAQs zum eKVV von Lehrenden) mit den Kontaktdaten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis des BIS durchgeführt.
Hier gehts direkt zur Seite Meine Veranstaltungen
Wer verteilt die Plätze? Welche rechtlichen Grundlagen gibt es dabei zu beachten?
Vergabeverfahren zur Platzvergabe für teilnahmebeschränkte Veranstaltungen werden innerhalb der Fakultät bzw. des Faches durchgeführt. Verantwortlich sind dafür Personen, die die Verfahren für die gesamte Fakultät bzw. das Fach durchführen, oder die einzelnen Lehrenden. Die Platzvergabe für teilnahmebeschränkten Veranstaltungen ist an rechtliche Rahmenbedingungen gebunden, die in der BPO oder den Masterprüfungsordnungen formuliert sind.
Für Sie als Lehrenden bzw. als Lehrende stellt das eKVV-Teilnahmemanagement im Wesentlichen eine Möglichkeit dar, die tatsächlich an einer Veranstaltung teilnehmenden Studierenden zu dokumentieren.
Das eKVV-Teilnahmemanagement ist keine Funktion, um Studierende aus Veranstaltungen "rauszuwerfen". Wenn Sie einen Studierenden im Teilnahmemanagement auf den Status "nicht drin" setzen, behält dieser die entsprechende Veranstaltung dennoch in seinem Stundenplan, bis er sie eigenhändig löscht. Ihm wird allerdings bei der Veranstaltung der Status "nicht teilnehmend" angezeigt.
Bei meiner Veranstaltung ist das Teilnahmemanagement angeschaltet, was heißt das für mich? Kann ich das eKVV-Teilnahmemanagement wieder abschalten?
Es kann sein, dass Sie für eine Ihrer Veranstaltungen das Teilnahmemanagement aktiv vorfinden, weil Ihre Veranstaltung in ein fakultäts- oder fachweites Vergabeverfahren von Veranstaltungsplätzen einbezogen ist.
Für den Fall, dass in Ihrer Veranstaltung alle Studierenden einen Platz erhalten konnten, müssen Sie das Teilnahmemanagement nicht unbedingt weiter nutzen. Sie können es selbst wieder abschalten, damit Sie keinen zusätzlichen Pflegeaufwand haben.
Wenn Sie das Teilnahmemanagement wieder abschalten, werden alle eingetragenen Informationen, die den Teilnahmestatus von Studierenden betreffen, inaktiv. Das heißt z.B., dass der entsprechend bearbeitete E-Mailverteiler sich dann nicht mehr nutzen lässt und den Studierenden in ihrer Stundenplanansicht kein Teilnahmestatus mehr angezeigt wird.
Hat das eKVV-Teilnahmemanagement eine Verbindung zu den Prüfungsämtern bzw. zur BIS-Prüfungsverwaltung?
Nein, das eKVV-Teilnahmemanagement hat keine Verbindung zu den Prüfungsämtern oder der BIS-Prüfungsverwaltung.
Es kann Sie aber bei der Meldung von Prüfungsergebnissen an die Prüfungsämter unterstützen. Lesen Sie hier mehr zum Thema Leistungsbuchung.
Lesen Sie weiter über die Lehrangebotserhebung mit eKVV Unterstützung oder gehen Sie zurück zur Übersicht eKVV.